Den här guiden beskriver hur en inköpsorder hanteras i Netvisor och Rackbeat. Guiden förklarar hanteringen av inköpsorder, fälten i ordern och matchningen av inköpsorder till leverantörsfaktura.
INNEHÅLL
Hantering av inköpsorder
- När inköpsordern har skickats till Netvisor, är den i status "Ej levererad" på Netvisors sida.
- När inköpsordern tas emot på Rackbeats sida, ändras ordern till "Levererad" på Netvisors sida.
- När inköpsordern får en leverantörsfaktura, matchas den på Netvisors sida. Då överförs leverantörsfakturan till Rackbeat och inköpsordern arkiveras.
- Leverantörsfakturan betalas på Netvisors sida.
Från listan får man en översikt över aktiva inköpsorder. Listan kan granskas antingen på rubrik- eller orderradnivå. Om man vill granska på orderradnivå, så ändrar knappen "Visa rader" listan.
- Sök efter nummer = Order kan sökas baserat på ordernummer eller del av ordernummer
- Sök efter produkter = Order kan filtreras baserat på en viss produkt. När en produkt väljs här, filtreras de order som innehåller en rad med produkten i tabellen nedan.
Inköpsorderns fält
Filter
Genom att söka inköpsorderlistan baserat på en viss produkt och filtrera med status "Ej mottagen", får man en rapport över ej levererade produkter från inköpsorderlistan.
- Per sida = Hur många order som visas åt gången
- Arkiverad = Om arkiverade eller aktiva order söks. Inköpsordern arkiveras när den matchas med en leverantörsfaktura. Om ingen leverantörsfaktura överförs till Rackbeat antingen via integration eller manuellt, förblir inköpsordern i "Ej arkiverad" listan.
- Skickad = Filtrerar order baserat på om ordern är ett utkast eller registrerad
- Fakturerad = Filtrerar order baserat på om ordern är fakturerad eller inte
- Status = Filtrerar order baserat på om ordern är Ej mottagen, Klar för mottagning, delvis mottagen eller Mottagen.
- Leverantör = Filtrerar för att visa en viss leverantörs order
- Från datum = Söker order baserat på datum för de order vars orderdatum är det angivna datumet eller senare
- Till datum = Söker order baserat på datum för de order vars orderdatum är det angivna datumet eller tidigare
- Leveransdatum från = Söker order baserat på förväntade leveransdatum för de order vars förväntade leveransdatum är det angivna datumet eller senare
- Leveransdatum till = Söker order baserat på förväntade leveransdatum för de order vars förväntade leveransdatum är det angivna datumet eller tidigare
- Rubrik = Söker i orderns rubrikfält
- Ytterligare information = Söker i orderns ytterligare information
Orderlistans kolumner
I listan kan man välja att visa kolumnerna i bilden nedan när listan är ordnad efter rubriknivå:
När listan är ordnad efter radnivå, kan man välja att visa kolumnerna nedan:
Listans radfunktioner
Radfunktioner är endast tillgängliga när listan är ordnad efter rubriknivå.
- Kryss = Avbryter ordern. Systemet frågar fortfarande om bekräftelse för att avbryta ordern
- Bock = Om leverantören har bekräftat ordern. Systemet ber fortfarande om kvitto för funktionen:
Om denna funktion används, visas leverantörens bekräftelse i kolumnen "Godkänd"
- Tumme upp = Intern godkännande av inköpsförslag. Godkännarens namn visas i kolumnen "Godkänd" i listan.
- Papper och + = Skapa faktura. Denna funktion skapar manuellt en leverantörsfaktura för ordern. Användningen av denna rekommenderas inte. Manuellt skapad leverantörsfaktura överförs inte till Netvisor.
- Varukärra = Klar för mottagning. Detta skapar en väntande mottagning för ordern. Används till exempel när leverantören har meddelat att varorna har skickats från dem. Då kan lagret förbereda sig för varornas ankomst, och mottagningen visas i mobilappen.
- Penna och anteckningsblock = Redigering. Med detta kan inköpsordern redigeras. Används till exempel om leverantören meddelar uppdaterat pris eller leveransdatum för produkterna.
- Två papper = Kopieringsfunktion. Detta skapar en identisk kopia av inköpsordern med ett nytt ordernummer.
- Papper och förstoringsglas = Öppna för mer detaljerad granskning av inköpsordern.
- Soptunna = Ta bort inköpsordern
- Öppna igen = Om en inköpsorder som skickats till leverantören behöver redigeras, måste inköpsordern öppnas igen med funktionen "Öppna igen" i listan. Därefter kan inköpsordern redigeras och efter redigeringen skickas ordern till leverantören igen.
Om man vill ta bort mottagna rader från inköpsordervyn (de visas under Rapporter --> Lagerhändelser), kan det göras så här:
- Matcha inköpsorder och faktura i Netvisor
- Skapa manuellt en leverantörsfaktura för order i Rackbeat och registrera den där.
Matchning av inköpsorder till leverantörsfaktura
- Inköpsordern skickas till Netvisor
- Inköpsordern matchas i Netvisor med leverantörsfakturan. Instruktioner för matchning finns här: Matchning av inköpsorder till leverantörsfaktura.
- När inköpsordern har matchats med leverantörsfakturan, överförs leverantörsfakturan till Rackbeat inom nästa hela timme.
Om radpriserna på leverantörsfakturan har varit olika priser än på inköpsordern, korrigeras priserna till Rackbeats lager värde. Inköpsordern visar fortfarande de priser som har matats in på ordern, men lagerrapporterna visar lagervärdet enligt leverantörsfakturans rader.
Om leverantörsfakturan har endast en rad som länkas till flera inköpsorderrader, kan Rackbeat inte läsa detta korrekt och överför en nollfaktura till Rackbeat. Då kan till exempel inköpsordern inte arkiveras eftersom leverantörsfakturan inte har ett identifierat pris. Om en sådan situation uppstår på leverantörsfakturan, bör inköpsorderraderna först föras till leverantörsfakturan och matchas med inköpsordern. Efter denna hantering överförs fakturan korrekt till Rackbeat och inköpsordern kan arkiveras normalt.
Om inköpsordern matchas i Netvisor med en leverantörsfaktura som har kommit via skanningstjänsten och då har endast en rad, måste man välja "Ersätt alla nya matchningar med leverantörsfakturans rader med inköpsorderrader" i matchningen. Detta gör att leverantörsfakturan överförs korrekt till Rackbeat.
Om ersättning av inköpsorderrader inte valdes och matchningen gjordes direkt, överförs leverantörsfakturan till Rackbeat som nollsumma och inköpsordern arkiveras inte. Detta kan korrigeras genom att ta bort nollfakturan från Rackbeat. Därefter går man till matchningen på Netvisors sida. Återställ matchningen > spara informationen > gör om med valet "Ersätt alla nya matchningar med leverantörsfakturans rader med inköpsorderrader"
Till slut går inköpsordern till arkivering på Rackbeats sida. Detta gör att Rackbeats leverantörsfakturor får ett nytt nummer. Det borttagna leverantörsfakturans nummer lämnas i detta fall utanför, men fakturanumret i Netvisor visas i Rackbeat i fälten "Anteckningar" och "Fakturanummer i Netvisor".
Om inköpsordern inte kan matchas helt på Netvisors sida med leverantörsfakturan, går inköpsordern inte till arkivering på Rackbeats sida. I detta fall bör en leverantörsfaktura skapas manuellt från inköpsordern på Rackbeats sida. Då försvinner inköpsordern från listan (den går till arkivering). Om varor fortfarande är på väg, bör man välja de levererade raderna i faktureringen. Sedan, om alla lagerövervakade produkter har anlänt, väljer man alla rader. Detta arkiverar inköpsordern. På Netvisors sida bör man också manuellt arkivera den återstående inköpsordern vars rader inte längre matchas.
Nyckelord: Rackbeat inköpsorder, orderhantering, mottagning av inköpsorder, matchning av inköpsorder
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback