Den här artikeln handlar om att överföra faktureringsinformation från externa system till Netvisor med hjälp av ett smart formulär.
INNEHÅLL
Allmänt
Formuläret för import av faktureringsinformation är utformat för att användas vid överföring av data från ett externt system till Netvisor när det inte går att få försäljningsfakturadata i Finvoice-format från det externa systemet eller när försäljningsfaktura-/orderdata inte kan importeras via programintegrationen. Med formuläret för import av faktureringsinformation kan man importera försäljningsorder till Netvisor antingen i ej levererat eller levererat tillstånd eller försäljningsfakturainformation i ej skickat eller öppet tillstånd. Användningsprincipen för formuläret är att antingen mata in eller kopiera fakturainformationen till formuläret, kontrollera informationen innan den skickas och efter att den har skickats kontrollera informationen igen i Netvisors reskontra (Försäljning > Öppna försäljningsfakturor).
I Netvisors användargränssnitt finns en funktion för automatisk sändning av fakturor, som kunden kan aktivera om så önskas. Detta finns inte direkt i gränssnittet, utan är en funktion som kan hanteras från användargränssnittet. I funktionens inställningar kan man definiera vilka fakturor som skickas automatiskt och man kan till exempel definiera att endast fakturor som importeras via programgränssnittet omfattas av automatisk sändning. Automatisk sändning fungerar endast för fakturor i "Ej skickat" -tillstånd, så om man vill använda funktionen med smarta Excel-fakturor bör de importeras i ej skickat tillstånd (unsent).
Innan du använder det smarta formuläret måste förberedelserna för användningen vara gjorda. Gå först igenom de allmänna instruktionerna för smarta formulär, som finns här: Smarta Excel-formulär.
Gränssnittet måste tillåtas för det smarta formuläret för import av faktureringsinformation. Formuläret för import av faktureringsinformation behöver resurserna salesinvoice.nv, customerlist.nv, productlist.nv samt salespersonnellist.nv. Mer detaljerade instruktioner för att aktivera gränssnittsresurser hittar du i instruktionen Aktivera programgränssnittet.
Grundläggande funktioner i formuläret
Formuläret för import av faktureringsinformation är uppdelat i "Fakturans grundläggande information" -fält och "Fakturaradens information" -fält, obligatoriska fält i formuläret är markerade med en röd stjärna. Innan du matar in information i formuläret, välj i fältet Format för material från den första rullgardinsmenyn om du vill importera "Försäljningsfaktura" eller "Order" -information till Netvisor (se bild nedan, punkt 1) och från den andra rullgardinsmenyn om du vill importera orderinformation i "Ej levererat" eller "Levererat" -tillstånd eller försäljningsfakturainformation i "Ej skickat" eller "Öppet" -tillstånd(2). 
Formuläret kan användas för att importera både en- och flerradiga order eller försäljningsfakturor till Netvisor. Vid import av flerradiga order eller försäljningsfakturor separeras fakturorna från varandra baserat på fakturans grundläggande information.
Nedan finns ett exempel på import av en flerradig försäljningsfaktura:
I tabellen nedan finns "Fakturans grundläggande information" -fält och deras ytterligare information:
| Fält | Ytterligare information | Exempel |
| Fakturanummer | Ej obligatorisk information. Fakturanummer genereras i Netvisor om informationen inte ges i formuläret | 12345 |
| Fakturadatum | Obligatorisk information. Ges i formatet dd.mm.åååå | 1.2.2012 |
| Kundkod | Obligatorisk information. Fakturan kopplas till kundkortet med kundkoden. Kunden måste vara skapad i Netvisor innan materialet skickas. | 123 |
| Vår referens | Ej obligatorisk information. Fri referensinformation, maximalt antal tecken 35 | Order 2.3.2012 |
| Er referens | Ej obligatorisk information. Fri referensinformation, maximalt antal tecken 35 | PO: 123456 |
| Referensnummer | Ej obligatorisk information. Antingen används den fasta referensen som är definierad i kundens information eller referensnummer genereras automatiskt av Netvisor om referensnummer inte ges i formuläret | 1 23453 |
| Betalningstid (dagar) | Obligatorisk information. Information om betalningstid i dagar | 14 |
| Bifirma | Ej obligatorisk information. Bifirman måste finnas i Netvisor. Matchning med bifirmans namn. | Testbifirma |
| Säljare | Ej obligatorisk information. Säljaren måste finnas i Netvisor. Matchning med säljarens namn. | Matti Meikäläinen |
Grundläggande information matas in på fakturans första rad och fakturaradens information därefter. Om fakturainformationen kopieras från en fil som producerats av ett annat system (t.ex. csv), måste fakturans grundläggande information och fakturanummer vara identiska på varje rad för att fakturaraderna ska kunna samlas på en faktura. Innan sändning, "Radbehandlingens status" beskriver hur fakturor och fakturarader kommer att bildas i Netvisor.
Fakturaradens datakolumner
| Fält | Ytterligare information | Exempel |
| Produktkod | Obligatorisk information. Fakturaraden kopplas till rätt produkt med produktkoden. Produkten måste vara skapad i Netvisor innan materialet skickas | TU-12345 |
| Antal | Obligatorisk information. Produktens enhetsantal utan enhetsmarkering, separator är komma | 5 eller 1,5 |
| Enhetspris | Obligatorisk information. Produktens enhetspris utan valutamarkering, separator är komma | 100,25 |
| Momsprocent | Obligatorisk information. Momsprocenten måste vara en procent som finns i Netvisor | 24 |
| Typ av summa (netto/brutto) | Ej obligatorisk information. Som standard används brutto som summatyp om informationen inte ges i formuläret | netto |
| Momskod (öppna fakturor) | Ej obligatorisk information. Fungerar endast om det ges för en faktura som importeras i "Öppet"-tillstånd. Får inte vara i konflikt med momsprocenten. Se Netvisors stödda momskoder här. Momskoden RAMY stöds inte av smarta Excel. | KOMY |
| Radbeskrivning | Ej obligatorisk information. Fri radbeskrivning, maximalt antal tecken 200 | Beskrivande text relaterad till fakturaraden |
Momskoden RAMY stöds inte av smarta Excel. Om kunden ska ha momsbehandling för byggtjänster, bör KOMY ges på raden i smarta Excel och innan fakturan importeras bör kunden ha momsbehandlingen "Inhemsk momsbehandling för byggtjänster". När fakturan importeras till Netvisor och Netvisor skapar en verifikation för den, kommer momskoden RAMY att tilldelas verifikationen. Fakturan kan importeras i "Ej skickat" eller "Öppet" tillstånd.
Efter att faktureringsinformationen har matats in, importeras formulärets information till Netvisor med "Skicka" -knappen. Vid import av information meddelar formuläret efter sändning om lyckade eller felaktiga överföringar av faktureringsinformation. Lyckade överföringar markeras med grönt i formuläret och misslyckade överföringar markeras med rött och "Radbehandlingens status" -kolumnen anger orsaken till den misslyckade sändningen.
Nyckelord: Import av faktureringsinformation, Netvisor, Försäljningsfaktura, Order, Automatisk sändning, Gränssnitt, Smart formulär
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback