Denna guide beskriver hanteringen av räkenskapsperioder i Netvisor. Guiden täcker skapande, redigering, avslutning och öppning av räkenskapsperioder. Du kan öppna vyn genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokslut > Hantera räkenskapsperioder.
Observera följande principer vid användning av räkenskapsperioder:
- Ha vid behov flera räkenskapsperioder öppna samtidigt, så att transaktioner kan bokföras på dem manuellt eller via systemets automatik.
- Skapa nya räkenskapsperioder som användare som utför bokföring.
- Välj standardräkenskapsperiod eller ändra räkenskapsperiod endast för den aktuella sessionen. Vid nästa inloggning eller när företaget byts återställs företagets dåvarande standardräkenskapsperiod.
- Ändra vid behov standardperioden. Ändringen av standardperioden gäller alla användare från och med nästa inloggning eller byte till företaget.
Observera systemets automatiska bokningar:
- Låt verifikationer som skapas av systemets automatik bokföras på rätt räkenskapsperiod enligt datum.
- Om räkenskapsperioden är låst bokför systemet transaktionen på nästa öppna räkenskapsperiod och meddelar om detta när verifikationen eller fakturan skapas.
- Utnyttja räkenskapsperiodens datumuppgifter vid beräkning av resultat och balansräkning. På så sätt fungerar hanteringen av vinst/förlust korrekt vid räkenskapsperiodsskiftet även om räkenskapsperioden inte har stängts, och rapportering kan göras även för perioden mellan två räkenskapsperioder.
Säkerställ rättigheter för att skapa en ny räkenskapsperiod:
- Säkerställ att du har redigeringsrättigheter i de funktionella rättigheterna för följande punkter:
- hantering av grunduppgifter
- hantering av räkenskapsperioder
- grundläggande funktioner för bokslut
Första räkenskapsperioden
Gör så här med den första räkenskapsperioden:
- Observera att innevarande kalenderår som standard utgör den första räkenskapsperioden när tjänsten öppnas.
- Redigera vid behov uppgifterna för den första räkenskapsperioden genom att välja knappen Redigera räkenskapsperioder. Du kan inte redigera den första räkenskapsperiodens begynnelsedatum direkt i systemet.
- Kontakta Netvisors support om du behöver ändra den första räkenskapsperiodens begynnelsedatum.
- Meddela supporten det nya datum som ska anges för räkenskapsperioden.
- Säkerställ före ändringen att inga verifikationer finns kvar i bokföringen mellan det gamla och det nya datumet. Kontrollera detta via verifikationsbläddringen.
- Spara eventuella ändringar i bokslutsrapporterna på din egen dator, eftersom en ändring av räkenskapsperiodens datum återställer standardrapporterna i bokslutsvyn.
Vid införande av systemet, gör så här:
- Mata in ingående balansräkning och resultaträkning för föregående räkenskapsperiod.
- Stäng räkenskapsperioden när du vill att stängningen av räkenskapsperioden och bokföringen av vinsten på nästa period ska ske automatiskt.
- Klicka på länken Stäng räkenskapsperiod, varvid perioden låses och vinsten bokförs automatiskt.
- Läs mer vid behov: Jämförelseuppgifter från föregående räkenskapsperiod.
Hantera räkenskapsperioder
Skapa ny räkenskapsperiod
Gör så här innan du stänger räkenskapsperioden:
- Öppna en ny räkenskapsperiod i systemet innan du stänger den föregående räkenskapsperioden.
- Låt systemet automatiskt bokföra transaktioner som uppstår med den nya räkenskapsperiodens datum på den nya räkenskapsperioden.
Observera systemets automatik i början av en ny räkenskapsperiod:
- Låt betalningsrörelseprogrammet och annan automatik hämta transaktioner genast på årets första dag.
- Säkerställ att en ny räkenskapsperiod har skapats, så att transaktionerna bokförs på den nya perioden om räkenskapsperioden byts.
- Observera att om ingen ny räkenskapsperiod har skapats kan alla verifikationer som genereras av systemet få verifikationsnumret ”1”.
- Korrigera vid behov verifikationsnumreringen genom att omnumrera verifikationerna direkt efter att den nya räkenskapsperioden har skapats. Mer information: Omnumrera verifikationer.
Observera verifikationsnumreringen på den nya perioden:
- Låt systemet vid bokföring på en ny period starta den verifikationsslagsspecifika verifikationsnumreringen från början (1).
- Ändra vid behov numreringen genom att ange önskat nummer för en befintlig verifikation. Systemet fortsätter numreringen från detta nummer framåt.
Lägga till räkenskapsperioder i förväg:
- Lägg till kommande räkenskapsperioder i förväg efter behov.
- Skapa föregående räkenskapsperioder utan begränsningar så länge ingen räkenskapsperiod ännu är stängd.
Ny räkenskapsperiod:
- Skapa först föregående räkenskapsperiod om du behöver skapa gamla räkenskapsperioder. Skapa alltså först de gamla perioderna och därefter de kommande perioderna.
- Observera att om räkenskapsperioderna skapas i fel ordning måste Netvisors support flytta räkenskapsperiodens låsningsdatum till rätt datum.
- Säkerställ i så fall att alla räkenskapsperioders status är öppen för att låsningsdatumet ska kunna flyttas.
Om företagets räkenskapsperiod är bruten:
- Ange korrekta datum för räkenskapsperioden innan de första låsningarna görs.
Redigera räkenskapsperioder:
- Ändra räkenskapsperiodens namn samt begynnelse- och slutdatum i räkenskapsperiodens uppgifter.
- Säkerställ att datumen inte överlappar föregående eller nästa räkenskapsperiod. Gör ändringarna i en ordning som förhindrar överlappande datum.
- Observera att uppgifter för en stängd eller förseglad räkenskapsperiod inte kan ändras.
- Kontakta Netvisors support om du behöver ta bort en räkenskapsperiod från systemet.
Aktiv räkenskapsperiod:
- Ändra aktiv räkenskapsperiod om du vill bokföra på både den period som håller på att avslutas och på följande period.
- Ange räkenskapsperioden som standardräkenskapsperiod om du vill att ändringen ska gälla alla företagets användare från och med nästa inloggning eller byte till företaget.
- Aktivera även en annan än företagets standardperiod för dig själv. Denna inställning gäller fram till nästa inloggning eller byte av företag.
- Välj länken Ange i kolumnen Aktiv räkenskapsperiod när du vill hantera vilken räkenskapsperiod som är aktiv för företaget.
- Kontrollera i widgeten Aktiv räkenskapsperiod uppe till höger vilken räkenskapsperiod som för tillfället är aktiv.
Stäng räkenskapsperiod
Stäng räkenskapsperioden enligt följande:
- Välj den räkenskapsperiod som ska stängas i vyn Hantera räkenskapsperioder.
- Klicka på länken Stäng räkenskapsperiod i kolumnen Stäng räkenskapsperiod.
När du stänger räkenskapsperioden gör systemet följande åtgärder automatiskt:
- Skapar en ensidig verifikation där den kalkylmässiga vinsten för den räkenskapsperiod som stängs bokförs på balansräkningens vinst/förlust-konto 2371 eller 2375.
- Skapar en verifikation för den första dagen av följande räkenskapsperiod, där räkenskapsperiodens vinst överförs till föregående räkenskapsperioders vinst/förlust-konto 2251.
- Säkerställer att den rapporterade periodens vinst för olika räkenskapsperioder visas på kontot för räkenskapsperiodens vinst i balansräkningen.
- Låser alla bokföringstransaktioner för räkenskapsperioden så att ändringar inte kan göras utan att öppna den stängda räkenskapsperioden.
- Beräknar vinsten för den öppna räkenskapsperioden till balansräkningen alltid kalkylmässigt från resultatkontona 3000-> från låsningsdagen och framåt.
- Beräknar övriga balansräkningsposter alltid kumulativt från transaktioner från historikens början.
Öppna stängd räkenskapsperiod
Öppna en stängd räkenskapsperiod enligt följande:
- Säkerställ att räkenskapsperiodens status inte är förseglad. Räkenskapsperiodens bokslut får inte ha skapats i räkenskapsperiodsarkivet.
- Välj den räkenskapsperiod som ska öppnas i vyn Hantera räkenskapsperioder.
- Klicka på länken Öppna i kolumnen Stäng räkenskapsperiod.
Observera vid öppning av en stängd räkenskapsperiod:
- Öppningen makulerar den ensidiga verifikation som skapades vid stängningen av räkenskapsperioden och öppnar räkenskapsperioden.
- Öppningen tar inte bort momslåset för månaderna. Gör vid behov en separat kringgå låst momsperiod.
Räkenskapsperiodens statusar:
- Öppen: Öppen räkenskapsperiod.
- Låst: Statusen blir låst när du har klickat på länken Stäng räkenskapsperiod. Låsningen tas bort via länken Öppna i vyn Hantera räkenskapsperioder.
- Förseglad: Statusen ändras till förseglad när bokslutsmaterialet har körts in i räkenskapsperiodsarkivet via länken Skapa och arkivera bokslutsrapport i bokslutets sammanställningsvy. Borttagande av en försegling kräver makulering av bokslutsmaterialet i räkenskapsperiodens material.
- Fastställt: Statusen kommer när materialet har fastställts i räkenskapsperiodsarkivet. Vid behov kan fastställt-märkningen tas bort från räkenskapsperiodsarkivet.
- Reviderat: Endast revisor kan göra denna markering. Valet finns i räkenskapsperiodsarkivet när materialet först har fastställts. Vid behov kan revisionsmärkningen tas bort från räkenskapsperiodsarkivet.
Räkenskapsperiodsarkiv
Utnyttja räkenskapsperiodsarkivet enligt följande:
- Arkivera i systemet företagets bokslutsdokument som hänför sig till räkenskapsperioden.
- Arkivera annan dokumentation som hänför sig till räkenskapsperioden samt dokument som hänför sig till företaget.
- Läs mer i de detaljerade anvisningarna: Räkenskapsperiodsarkiv.
Låsningar
Lås period
Utnyttja låsning av period enligt följande:
- Kontrollera i fältet den sista dagen för den senast stängda räkenskapsperioden.
- Observera att funktionerna för att stänga period och öppna låsningen alltid också skapar eller makulerar räkenskapsperiodens stängningsverifikation.
- Flytta låsningsdatumet endast en räkenskapsperiod i taget.
- Stäng endast den äldsta av de öppna perioderna.
- Öppna endast den nyaste av de låsta perioderna.
Momslåsning
Utnyttja momslåsningen enligt följande:
- Kontrollera i fältet den sista dagen i månaden då momsberäkningen gjordes.
- Förhindra skapande och redigering av verifikationer under en låst momsperiod med hjälp av momslåsningen.
- Hantera momslåsningen som bokförare.
- Kringgå momslåset för en enskild månad med funktionen Kringgå låst moms när räkenskapsperioden är öppen.
- Ta vid behov bort momslåset för vald period utan att makulera momsbeslutet genom att direkt ändra datumet för momslåset via knappen Redigera.
- Ta tillfälligt bort momslåset genom att ändra låsningens datum om ändringarna inte har någon momseffekt.
- Använd alltid kringgående av momslåset om ändringarna påverkar momsen och bokför därefter den ändrade momsberäkningen.
- Återställ det datum för momslåsningen som du själv har flyttat efter ändringarna. Systemet uppdaterar låsningsdatumet till följd av den avslutande bokningen på momsberäkningen och låser transaktioner före periodens datum.
- Föredra kringgående av momslåsningen eftersom kringgåendet är personligt. På så sätt kan andra användare inte göra ändringar i den låsta perioden och du säkerställer att månadens momsredovisning uppdateras i enlighet med ändringarna.
Kringgå låst momsperiod
Kringgå momslåset enligt följande:
- Säkerställ att räkenskapsperioden är öppen.
- Välj Kringgå låst moms och öppna önskad momslåst månad personligen.
- Redigera de verifikationer som behövs för månaden i fråga. Observera att låsningen är personlig och att månaden fortfarande är låst för andra användare.
- När ändringarna är gjorda, välj knappen Ångra kringgående via länken Kringgå låst moms.
- Låt systemet ta dig till momsberäkningen där momsen beräknas på nytt.
Observera vid kringgående av momslåsningen:
- Kringgåendet makulerar i bakgrunden momsverifikationen för perioden i fråga.
- Ångrandet bokför en ny momsverifikation med uppdaterade uppgifter.
- Läs mer vid behov: Kringgå låst momsperiod.
Lås inköpsreskontra
Utnyttja låsning av inköpsreskontra enligt följande:
- Lås inköpsreskontran vid behov före momslåsningen (upptagning av moms via momsberäkningen).
- Förhindra att kostnader för den nya räkenskapsperioden av misstag förs in i den gamla räkenskapsperiodens inköpsreskontra när räkenskapsperioden avslutas.
- Använd låsning av inköpsreskontran också för att hindra reskontraanvändare från att redigera inköpsfakturor i månadsskiftet.
- Redigera inköpsfakturor i månadsskiftet med bokförarebehörighet om momsen inte är låst.
- Observera att om inköpsfakturaautomationen körs på en faktura för en låst inköpsreskontraperiod och detta gör en ändring i bokföringen (till exempel konterar fakturan), ändras fakturans bokföringsdag till den första dag som inte är låst.
Nyckelord: räkenskapsperiod, stänga räkenskapsperiod, öppna räkenskapsperiod, första räkenskapsperioden
Vanliga frågor
Fråga: Hur kommer jag till hanteringen av räkenskapsperioder i Netvisor?
Svar: Öppna vyn genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokslut > Hantera räkenskapsperioder.
Fråga: När ska jag skapa en ny räkenskapsperiod?
Svar: Öppna en ny räkenskapsperiod innan du stänger den föregående räkenskapsperioden, så att transaktioner som uppstår med den nya räkenskapsperiodens datum bokförs automatiskt på den nya perioden.
Fråga: Kan jag själv ändra den första räkenskapsperiodens begynnelsedatum?
Svar: Du kan inte ändra den första räkenskapsperiodens begynnelsedatum direkt i systemet. Kontakta Netvisors support, meddela det nya datumet och säkerställ att inga verifikationer finns mellan datumen.
Fråga: Vad händer när jag stänger räkenskapsperioden?
Svar: Systemet skapar en ensidig verifikation där räkenskapsperiodens vinst bokförs på balansräkningens vinst/förlust-konto 2371 eller 2375, och en verifikation för den första dagen av följande räkenskapsperiod där vinsten överförs till konto 2251. Räkenskapsperiodens transaktioner låses.
Fråga: Hur öppnar jag en stängd räkenskapsperiod?
Svar: Säkerställ att räkenskapsperiodens status inte är förseglad och välj i vyn Hantera räkenskapsperioder länken Öppna i kolumnen Stäng räkenskapsperiod. Momslåsningar tas inte bort utan måste kringgås separat.
Fråga: Hur fungerar kringgående av momslåsningen?
Svar: Öppna önskad momslåst månad personligen med funktionen Kringgå låst moms, gör ändringarna och ångra kringgåendet. Systemet makulerar den gamla momsverifikationen och bokför en ny verifikation med uppdaterade uppgifter.
Fråga: Varför lönar det sig att låsa inköpsreskontran vid räkenskapsperiodens slut?
Svar: Lås inköpsreskontran för att förhindra att kostnader för den nya räkenskapsperioden av misstag förs in på den gamla räkenskapsperioden och för att reskontraanvändare inte ska kunna redigera inköpsfakturor i månadsskiftet utan bokförarebehörighet.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback