Den här hjälpen behandlar hur en inköpsfaktura allokeras/hänföras till rätt leverantör när den anländer till Netvisor. Samma allokerings-/hänföringskriterier gäller både för e-fakturor och fakturor som kommer från skanningstjänsten. Instruktioner för att byta leverantör på fakturan beskrivs också.
INNEHÅLL
Allokering/hänföring av inköpsfaktura till leverantör
Allokeringen/hänföringen av en inköpsfaktura som anländer till Netvisor till leverantör sker enligt följande kriterier. Dessa samma kriterier används både för e-fakturor och fakturor som anländer från skanningstjänsten. Om det finns både en aktiv och en passiv leverantör med identiska uppgifter i leverantörsregistret, görs allokeringen/hänföringen till den aktiva leverantören.
Systemet söker leverantörer där:
- namnet matchar den inkommande fakturan och FO-nummer/VAT-nummer är samma som på fakturan. Om FO-nummer och VAT-nummer innehåller olika värden, kontrollerar systemet VAT-numret från det inkommande meddelandet.
- VAT-nummer / FO-nummer matchar den inkommande fakturan. I första hand kontrolleras VAT-numrets värde, om VAT-nummer och FO-nummer innehåller olika värden.
- leverantörskoden matchar den inkommande fakturan.
- namnet matchar den inkommande fakturan.
- den inkommande fakturans kontonummer matchar leverantörens bankkonto, bankkontots land är definierat och det är något annat än Finland.
FO-numret jämförs i normalform, VAT-nummerform och utan bindestreck.
Om flera leverantörer matchar fakturan, väljer systemet leverantören enligt följande:
- en starkare allokering/hänföring enligt ovanstående allokerings-/hänföringslista, dvs. tidigare allokerings-/hänföringskriterium först
- om flera leverantörer finns med samma allokerings-/hänföringskriterium, föredras aktiva leverantörer
- om flera aktiva leverantörer finns, väljs den äldsta i skapelseordning.
Om inget av kriterierna uppfylls, skapas en ny leverantör i systemet. För den nya leverantören fylls namn, FO-nummer och bankkonto i, om dessa kan identifieras från fakturan.
För att allokeringen/hänföringen ska ske till rätt leverantör och en befintlig leverantör inte skapas på nytt, lägg till alla uppgifter som leverantören har angett, inklusive bankkonton, och fyll i leverantörens uppgifter så omfattande som möjligt.
Inköpsfakturaautomationen tar fakturan för behandling om det är en e-faktura eller om leverantören av skanningsfakturan har identifierats starkt, det vill säga minst med namn och FO-nummer.
Byta leverantör på fakturan
Du kan öppna inköpsfakturavyn genom att välja Inköp > Inköpsfakturor > välj inköpsfaktura.
Om inköpsfakturan allokeras/hänföras till fel leverantör, gör så här:
- Skapa ett eget leverantörskort för den nya leverantören med alla uppgifter, inklusive bankkontouppgifter.
- Öppna den felaktigt allokerade/hänförda inköpsfakturan i inköpsfakturavyn.
- Välj "Byt leverantör" i menyn Inköpsfakturans funktioner i inköpsfakturavyn.
- Sök och välj rätt leverantör.
- Om fakturan redan har behandlats, återställ fakturan först till obearbetad genom att välja Inköpsfakturans funktioner > "Återställ till obearbetad".
Nödvändiga rättigheter för att byta leverantör
- E-fakturor: Att byta leverantör på e-fakturan kräver bokförarens rättigheter.
- Andra fakturor: Leverantören kan ändras på fakturan om du har sakgranskning-, godkännande- eller betalningsrättigheter, och fakturan har skapats manuellt eller kommit via skanningstjänsten.
Om fakturan redan har godkänts, kan leverantören inte längre bytas, även om du har bokförarens rättigheter.
Vanliga frågor
Fråga: Hur allokerar/hänför Netvisor en inkommande inköpsfaktura till leverantör?
Svar: Systemet söker leverantören utifrån flera kriterier, såsom namn och FO-nummer/VAT-nummer, enbart VAT-/FO-nummer, leverantörskod, namn eller utländskt bankkonto, och väljer utifrån det starkaste allokerings-/hänföringskriteriet.
Fråga: Vad händer om inget allokerings-/hänföringskriterium uppfylls?
Svar: Systemet skapar en ny leverantör och fyller i namn, FO-nummer och bankkonto för denna, om uppgifterna kan identifieras från fakturan.
Fråga: Hur säkerställer jag att inköpsfakturan allokeras/hänföras till rätt leverantör?
Svar: Lägg till alla uppgifter och bankkonton som leverantören har angett och fyll i leverantörens uppgifter så omfattande som möjligt, så att systemet identifierar leverantören korrekt.
Fråga: När tar inköpsfakturaautomationen fakturan för behandling?
Svar: Inköpsfakturaautomationen tar fakturan för behandling om fakturan är en e-faktura eller om leverantören för skanningsfakturan har identifierats minst med namn och FO-nummer.
Fråga: Hur byter jag leverantör på en inköpsfaktura som allokerats/hänförts till fel leverantör?
Svar: Skapa först ett leverantörskort för den nya leverantören, öppna inköpsfakturan, välj "Byt leverantör" i menyn Inköpsfakturans funktioner och sök rätt leverantör. Om fakturan redan har behandlats, återställ den först till obearbetad.
Fråga: Vilka rättigheter behöver jag för att byta leverantör på en e-faktura?
Svar: Att byta leverantör på en e-faktura kräver bokförarens rättigheter.
Fråga: Kan jag byta leverantör på en faktura som skapats manuellt eller kommit från skanningstjänsten utan bokförarens rättigheter?
Svar: Ja, du kan byta leverantör om du har sakgranskning-, godkännande- eller betalningsrättigheter och fakturan har skapats manuellt eller kommit via skanningstjänsten.
Fråga: Kan jag byta leverantör på en faktura som redan har godkänts?
Svar: Du kan inte byta leverantör om fakturan redan har godkänts, även om du har bokförarens rättigheter.
Nyckelord
inköpsfaktura, allokering/hänföring av inköpsfaktura, leverantör, byte av leverantör, e-faktura, skanningstjänst, FO-nummer, VAT-nummer, leverantörskod, bankkonto, inköpsfakturaautomation, bokförarens rättigheter, sakgranskning, godkännande, betalningsrättigheter
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback