Den här guiden beskriver hur fakturor skapade i Rackbeat överförs till Netvisor, där fakturorna skickas och reskontran hanteras. Fakturor kan skapas antingen baserat på order eller manuellt. Guiden täcker faktureringsprocessen från början till slut, inklusive hantering av kreditfakturor och förhandsfakturering från order.

INNEHÅLL

Skapa fakturor i Rackbeat

Fakturor skapas i Rackbeat, varifrån de överförs med integration till Netvisor för sändning och reskontraprocess. En faktura kan skapas från en eller flera order, eller fakturan kan skapas manuellt utan order. Fakturan överförs till Netvisor när den har registrerats som färdig i Rackbeat. Du kan komma åt fakturavyen enligt bilden nedan genom att gå till Försäljning > Fakturor.

Rackbeats försäljningsprocess bygger på kedjan: Offert - Order - Leverans - Faktura. Varje steg är inte obligatoriskt, så kedjan kan vid behov startas direkt från fakturan. Om ordern har plockats, bekräftats och skickats till Netvisor som faktura, görs ingen separat faktura. Om du istället börjar med att skapa en helt ny faktura, följ instruktionerna nedan.

  1. Klicka på "Skapa ny" högst upp i Rackbeat.
  2. Välj kunden som fakturan ska göras för.
  3. Fakturanumreringen är löpande, vilket innebär att fakturanumret alltid är ett nummer högre än det fakturanumret som tidigare finns i programmet. 
  4. Ange fakturans rubrikinformation: vilken dag fakturan är utfärdad. Med hjälp av fakturarubriken och anteckningarna kan fri textinformation läggas till fakturadokumentet.
  5. Fakturans adressuppgifter kommer från kunden, men adressuppgifterna kan fortfarande redigeras från fakturavyen. Det kan finnas en anteckning bakom kunden som du kan se genom att klicka på "Kunden har 1 anteckning" enligt bilden nedan. Informationen kan kontrolleras från den nämnda platsen under fakturaskapandet.

Fakturareferenser

  • I fältet "Vår referens" kommer som standard fakturaskaparens information, men du kan ändra informationen.
  • I fältet "Kundens rabattprocent" kommer standardprocenten från kundinformationen i fältet "kundens rabattprocent". Du kan ändra den rabattprocent som kunden får för hela fakturan.
  • Fältet "Notering" kommer från kundens notering. 
  • I fältet "Er referens" kommer informationen från kundens fält "er referens".
  • I fältet "Ytterligare information" kan du ge ytterligare information relaterad till fakturan. Fältets maximala längd är 80 tecken.
  • I fältet "Valuta" kommer informationen från kundens information. Informationen är redigerbar.
  • I fältet "Betalningsvillkor" kommer informationen från kundens information. Informationen är redigerbar.
  • I fältet "Leveransvillkor" kommer informationen från kundens information. Informationen är redigerbar. 
  • I fältet "Momsbehandling" kan du välja önskad behandling, vilket påverkar momsprocentens bestämning på fakturan. 
  • I fältet "Layout" kan du välja vilken dokumentlayout du vill använda.
  • I fältet "Projekt" kan du välja vilket projekt fakturan är relaterad till.
  • I fältet "Bifogad pdf" visas eventuell pdf-bilaga som har lagts till fakturan.

Lägga till produktlinjer

  1. Börja lägga till en produktlinje genom att klicka på knappen "Produktlinje".
     
  2. Lägg till produktlinjer på fakturan antingen en i taget eller flera genom att välja att lägga till paketprodukt. Du kan välja från produktinställningarna vilka produkter som ingår i ett visst paket. Dessutom kan du lägga till kommentarrader på fakturan.
  3. Välj önskad produkt och ange önskad mängd. Enheten och priserna kommer från produkten, men de kan fortfarande redigeras här. 
  4. Välj produkt från önskat lager i fältet "Lager", där produktens saldo visas.
  5. Spara slutligen informationen genom att klicka på knappen "Spara" eller om du vill lägga till en annan rad på fakturan, klicka på knappen "Spara och ny".  
  6. Om du lägger till en paketprodukt på fakturan, lägger knappen "Lägg till paketprodukt" till produkterna som ingår i paketet på fakturan enligt bilden nedan.  

När en produkt läggs till i ordern, aktiveras menyn "Fält" högst upp i vyn bredvid rubriken "Allmänt" efter att produkten har valts. Härifrån kan du vid behov ändra önskade fält:

Bilden nedan visar fakturarader, inklusive en kommentarrad. Radernas position kan fortfarande ändras innan fakturan skickas och varje rad kan redigeras eller tas bort från ikonen ... längst till höger på raden. Från knappen "Ladda ner" kan du ladda ner fakturan till Excel som en csv-fil. Från knappen "Visa PDF" kan du se fakturan som en förhandsgranskning i pdf-format.

Skicka fakturan från Rackbeat till Netvisor

När du har lagt till produktlinjer på fakturan och fakturan är klar, tryck på "Skicka till Netvisor". Från vyn enligt bilden nedan kan du välja om fakturan också ska skickas via e-post direkt från Rackbeat till kunden. Valet "Skapa leverans" skapar automatiskt en leverans för fakturan.

Om "Skapa leverans" är valt, kan du välja om fakturan ska markeras som färdig och om fakturadagen ska användas som dagen då produkterna lämnar lagret. Annars används leveransdagen. 

Om du inte valde "Skapa leverans", så är fakturan skickad till Netvisor, men redo att skickas. Från vyn enligt bilden nedan görs en leverans för fakturan.

När fakturan har skickats till Netvisor och en leverans har gjorts för den, går fakturan i Rackbeat till arkiverat läge. Dessa fakturor visas i fakturalistan när du väljer "Arkiverat" i arkiverat fältet. 

Skapa kreditfaktura och kopiera faktura

För en skapad faktura kan du skapa en kreditfaktura från knappen ... längst till höger på fakturaraden > Skapa kredit. Från samma vy kan du också se fakturan och skapa en kopia av fakturan. Att skapa en kreditfaktura gör hela fakturan till en kredit, vilket innebär att samma belopp visas med negativt värde som var positivt på den ursprungliga fakturan. Du kan redigera raden om du vill göra en delkredit av fakturan. Kreditfakturan måste skickas till Netvisor och kreditfakturans matchning måste göras på Netvisors sida. Vid skapandet av kreditfakturan kan du ta ställning till om produkterna på raderna ska returneras till lagret.

Kredit kan inte skapas från en order. Du kan inte lägga till negativa rader på en ny order om du vill kreditera produkter från en tidigare order.




Kontantkvitto för betalning

Direkt från Rackbeat kan du inte få ett kontantkvitto för betalning, eftersom betalningar inte hanteras där. Du kan först överföra fakturan till Netvisor och där göra en manuell betalning med betalningsmetoden kontant och skriva ut den. Ett annat alternativ är att skriva ut fakturan från Rackbeat och skriva i anteckningarna att fakturan har betalats kontant.

Skapa förhandsfaktura från order

Det finns ingen direkt möjlighet att skapa en förhandsfaktura från en order i Rackbeat, men det kan göras enligt följande:

  1. Gör hela ordern i Rackbeat och lägg till alla rader som ingår och bekräfta den.
  2. När ordern är bekräftad, skapa en faktura för ordern, dvs. öppna ordern > Åtgärder > Skapa faktura. Välj alla fakturarader för fakturan. Alla rader som finns på ordern kommer med på fakturan, men du kan ta bort de rader som du inte vill ha med på förhandsfakturan. Du kan också ändra antalet till önskade och kontrollera att beloppet är önskat. Du kan lägga till en kommentarrad på fakturan där du anger att det är en förhandsfaktura.
  3. Skicka fakturan från Rackbeat till Netvisor och gör samtidigt också en leverans och markera fakturan som skickad i Rackbeat.
  4. Skicka fakturan på önskat sätt från Netvisor. När fakturan har ett referensnummer och företaget har kommit överens om maskinläsbara referenser i betalningsavtalet, matchas betalningen automatiskt till fakturan när kunden har betalat denna förhandsfaktura.
  5. När pengarna har mottagits, hantera de återstående raderna i ordern i Rackbeat normalt. Skapa en faktura för de återstående raderna och skicka den slutligen till Netvisor, där den skickas till kunden.

OBS! Om en förhandsbetalning har registrerats för en order som har överförts till Netvisor, kan försäljningsfakturan inte längre överföras från Rackbeat till Netvisor. I dessa situationer måste fakturan skapas manuellt i Netvisor. Fakturanumret måste ändras för att matcha Rackbeats fakturanummer innan försäljningsfakturan skickas i Netvisor.

Momsändring 1.9.2024

Om företaget har öppna order i slutet av augusti och början av september, måste företaget själv säkerställa att transaktionerna har rätt momssats. Momssatsen hanteras i Rackbeat med produktgrupper, som kan uppdateras manuellt eller med Excel till rätt momssatser.
För öppna transaktioner: Om ordern har gjorts med moms 24 %, och den har levererats men inte ännu fakturerats. Efter leveransen ändras momssatsen från 24 till 25,5. Ändringen återspeglas inte på fakturan. Så fakturan går enligt den ursprungliga orderraden. Om ordern har gjorts med moms 24 %, och momssatsen uppdateras från 24 till 25,5. Därefter hämtas produkten igen till orderraden -> den nya momsen uppdateras på raden. Detta gäller om ordern är en utkast. Momssatsen på en orderrad som har bekräftats en gång kan inte ändras. Så om en bekräftad order öppnas igen för momsändring, måste den gamla raden tas bort och sedan läggas till en ny rad.

Faktura eller order överförs inte från Rackbeat till Netvisor

Överföringen av fakturan/order misslyckas på grund av ett redan befintligt faktura-/ordernummer. Framöver måste order och fakturor göras på Rackbeats sida. Om du gör order eller fakturor på Netvisors sida och de får samma nummerserie som Rackbeat använder, kommer fakturan/order inte att överföras till Netvisor. Netvisor måste framöver ha en egen nummerserie för sådana order/fakturor som fortfarande görs på Netvisors sida och denna måste använda en betydligt större nummerserie så att de inte överlappar i framtiden. Om Netvisors faktura redan har skickats, kan den inte längre redigeras för nummer. Då måste en ny faktura med ett nummer som inte används i Netvisor göras på Rackbeats sida. Du kan göra en kreditfaktura för den gamla felaktiga fakturan, men den ska inte skickas till Netvisor. Kontrollera att lagersaldona är korrekta på Rackbeats sida efter detta och om det finns korrigeringar att göra, gör korrigeringarna i lagret med en manuell transaktion. 


Om fakturan inte överfördes eftersom en faktura med samma nummer hade gjorts i Netvisor för en annan kund, måste den faktura som inte överfördes matas in manuellt i Netvisor. Då måste den få en betydligt större nummerserie och matas in med den så att framtida fakturor inte hamnar i fel. Sedan erbjuder Netvisor direkt denna betydligt större nummerserie för manuellt gjorda fakturor. 


Faktura/order överförs inte till Netvisor om det finns en momssats på Rackbeats sida som inte finns i Netvisor. I denna situation rekommenderar vi att du gör fakturan manuellt i Netvisor med samma fakturanummer. På Rackbeats sida måste produktens produktgrupp kontrolleras så att det inte längre finns en icke-existerande momssats där.

Nyckelord: Rackbeat fakturor, Rackbeat kreditfakturor, Rackbeat förhandsfaktura

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.