Tjänstebeskrivning och debiteringsgrunder
Elektronisk signatur: Alla dokument
Elektronisk signatur Nytt dokument att signera
Signaturprocessen ur undertecknarens perspektiv
Hur underskrifter ser ut i ett signerat dokument
Tjänstebeskrivning och debiteringsgrunder
Netvisor låter dig skicka dokument för elektronisk signering. Tjänsten har utformats i samarbete med Visma Sign-programmet. Företaget kan välja önskat PDF-dokument för elektronisk signatur i vyn Elektronisk signatur-vyn. Vyn kan nås med alla behörigheter, förutom användarprofilen "Inga rättigheter". I fortsättningen kan bokslutet signeras elektroniskt direkt via räkenskapsperiodsarkivet. Avsändaren kan antingen i sändningsstadiet eller senare välja synligheten för inbjudningar som skickas via företagsmenyn. Alternativen är privat eller offentlig, där offentlig syns för alla företagets Netvisor-användare, medan personlig endast syns för avsändaren. Inbjudningar som skickats via räkenskapsperiodsarkivet kan endast ses av dem som har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet.
Tjänsten är transaktionsbaserad och betalas endast enligt antalet skickade signaturförfrågningar. Om ett meddelande har exempelvis två undertecknare bildar detta två transaktioner. Tjänsten har ingen separat månadsavgift. Tjänstens pris framgår av prislistan under Elektronisk signatur och textmeddelanden (om textmeddelanden används). Priset beror på företagets volymklass. Debitering sker endast om materialet har undertecknats.
Fakturering av signaturinbjudningar som skickats via Netvisor sker direkt via Netvisors fakturering: Om företaget dessutom är Visma Sign-tjänstens direktkund faktureras elektroniska signaturer som skickats från Visma Signs användargränssnitt separat. Om företaget har aktiverat elektroniska signaturer via Netvisor och vill ha ett användarnamn även för Visma Signs användargränssnitt ska du fylla i nedanstående fullmakt (Fullmakt för att lägga till Visma Sign-huvudanvändare) och därefter meddela antingen Netvisors eller Visma Signs kundtjänst om att du fyllt i formuläret.
För att kunna skicka en signatur måste företagets adressuppgifter finnas med under företagets basuppgifter. Obligatoriska uppgifter är: Namn, FO-nummer, gatuadress, postanstalt och postnummer.
Det signerade dokumentets namn kan vara högst 100 tecken långt. Detsamma gäller företagsnamnet.
En elektronisk signatur kan göras med en finsk personbeteckning. Undertecknaren kan även identifiera sig med BankID (för Sverige och Norge) eller NemID (danska användare). Språket i inbjudan kan vara finska, engelska eller svenska.
Elektronisk signatur: Alla dokument
Visar en lista över redan skapade dokument.
Sök på namn, beskrivning, datum, dokument eller inbjudare.
Visa i lista: Valet låter dig visa önskade fält i listan. När du valt fält, klicka på Uppdatera vy.
Gruppera: Här kan du välja i vilken ordning listan visar de skapade formulären. Om du ändrar grupperingen ska du till sist klicka på Uppdatera vy.
Gå till Dokument att signera-vyn genom att klicka på fältet Dokumentnamn. Dokument att signera-vyn visar detaljer om dokumentet som ska signeras och själva dokumentet som ska signeras, samt uppgifter om de inbjudna undertecknarna och inbjudaren.
Intern beskrivning visas inte till mottagarna av inbjudan, utan endast internt. Meddelandefältet visar det meddelande som medföljer inbjudan.
Dokumentstatus:
Utkast: Dokumentet är klart men ännu inte skickat. Klicka på utkastets namn för att öppna vyn Dokument att signera, där du kan skicka inbjudan.
Skickad: Dokumentet är i sändningskön. Inbjudan skickas vid nästa automatiserade hantering.
Mottagen: Inbjudan har förmedlats till undertecknaren(/-arna). Mottagaren har ännu inte undertecknat dokumentet.
Signerad: Alla undertecknare har signerat dokumentet.
Arkiverad: Materialet har manuellt placerats i arkiveringsläge. Det här kan du göra från den nedåtpekande triangeln i slutet av raden.
Förkastad: Om dokumentet inte signeras inom giltighetstiden blir dess status Förkastad. En inbjudan med Förkastad-status kan inte redigeras och måste skickas på nytt. Om inbjudan har skickats från räkenskapsperiodsarkivet finns två alternativ. Ett bokslut som ska signeras kan sparas på datorn i PDF-format och skickas som ett nytt dokument för signering via elektronisk signatur. Observera att alla företagets användare i så fall kan se dokumentet. Ett annat alternativ är att upplösa bokslutet, skapa det på nytt och skicka inbjudningarna på nytt.
Klass: För närvarande finns det två kategorier i tjänsten. Material som skapas via företagsmenyn utgör kategorin Övriga dokument. Material som skickas via räkenskapsperiodsarkivet utgör materialkategorin Bokslut. Om en person inte har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet ser hen inte inbjudningar för bokslutskategorin.
Signaturstatus: Vyn visar hur många som har signerat formuläret. Färgen blir grön när alla undertecknare har undertecknat formuläret.
Nedanför den blå pilen i slutet av raden finns en meny där du kan ta bort inbjudan, arkivera inbjudan eller redigera inbjudans offentlighetsstatus. För att ta bort en inbjudan måste status för inbjudan vara "Utkast". En skickad inbjudan kan inte raderas. Inbjudan kan även arkiveras, varvid inbjudan/dokumentet inte syns på framsidan. För att hitta en arkiverad inbjudan klickar du på "Arkiverat" under Visa i lista. Inbjudaren kan göra dokumentet offentligt eller privat. När inbjudan är offentlig ser alla användare dokumentet och när inbjudan är privat ser endast inbjudaren dokumentet.
Elektronisk signatur: Nytt dokument att signera
När du skapar ett nytt dokument som ska signeras är fälten med en asterisk obligatoriska.
Ange uppgifter för dokumentet som ska signeras
Dokumentnamn: Fältets maximala längd är 100 tecken.
Intern beskrivning: syns inte för formulärets mottagare.
Meddelande som skickas med dokumentet: Meddelandets teckengräns är 840 tecken. Meddelandet förmedlas efter det personliga meddelandet.
Lägg till dokument att signera
Välj först ett nytt dokument att signera på datorn från fönstret som öppnar sig. Bilagans ändelse måste vara PDF och storleken på bilagan måste vara mindre än 15 MB. Namnet på bilagan visas inte för mottagaren. Själva bilagan medföljer emellertid. Förklaring är en intern kommentar.
Lägg till undertecknare:
Kontrollera att undertecknarens e-postadress är korrekt. Om det finns ett stavfel i e-postadressen skickas inte inbjudan till personen i fråga och e-postadressen kan inte redigeras efter att inbjudan har skickats. I så fall måste du skicka en ny inbjudan.
Lägg till en undertecknande person i inbjudan. Innan du skickar inbjudan kan du redigera undertecknarens information eller ta bort undertecknaren från den blå rutan efter raden. Alla undertecknare måste läggas till på en gång. Antalet undertecknare är obegränsat.
Om du matar in ett personligt meddelande att skicka tillsammans med inbjudan ser mottagaren detta först, följt av dokumentets meddelande. För personliga meddelanden är teckengränsen 160 tecken. Meddelandet syns endast för valda personer.
Telefonnummer: Telefonnumret måste vara finskt, antingen med eller utan internationell landskod. Om du vill skicka ett textmeddelande måste telefonnumret vara angivet.
Underskrift som organisation: Om den här punkten är vald kommer användaren att behöva lägga till information om den organisationen hen representerar vid undertecknandet.
Textmeddelande: Ett enskilt meddelande kan bestå av 160 tecken långt, inklusive både det personliga och allmänna meddelandet. Om meddelandet är längre än så skickas fler meddelanden till mottagaren. Om du väljer "Skicka inbjudan även som textmeddelande" får mottagaren en inbjudningslänk både via textmeddelande och e-post.
Tvinga signaturordningen enligt ovanstående: Inbjudan skickas inte till nästa person före föregående person har undertecknat.
Du kan välja antingen finska, engelska eller svenska som språk för inbjudan att signera.
Uppgifter om inbjudare:
När dokumentet signerats, förkastats eller får respons skickas ett meddelande till inbjudarens e-postadress.
Inbjudans synlighet
Dokumentets synlighet kan ställas in att vara antingen offentlig eller privat. Offentlig syns för alla företagets Netvisor-användare, medan personlig endast syns för avsändaren. Avsändaren av inbjudan kan även ändra synligheten senare.
Skicka inbjudan till undertecknare:
Underskriften gäller: När giltighetstiden för inbjudan går ut styrs inbjudan till Förkastad-status, om den inte signerats. När du ställer in giltighetstiden ska du komma ihåg att du inte kan redigera inbjudan i fråga och måste skicka den på nytt till alla undertecknare efter att den gått ut. Vi rekommenderar att du ställer in en tillräckligt lång giltighetstid för inbjudan.
Om inbjudan ursprungligen skickades via vyn Elektronisk signatur måste du skapa en helt ny inbjudan. Om inbjudan har skickats från räkenskapsperiodsarkivet finns två alternativ. Ett bokslut som ska signeras kan sparas på datorn i PDF-format och skickas som ett nytt dokument för signering via elektronisk signatur. Observera att alla företagets användare i så fall kan se dokumentet. Ett annat alternativ är att upplösa bokslutet, skapa det på nytt och skicka inbjudningarna på nytt.
Skicka inbjudan: Materialet skickas till undertecknarna och därefter kan formuläret inte längre redigeras.
Spara som utkast: Materialet skickas inte ännu till undertecknaren och inbjudan kan redigeras före utskicket. Skicka ett utkast genom att öppna det i vyn Elektronisk signatur, vilket öppnar vyn Dokument att signera, där du kan skicka inbjudan.
Skicka påminnelse i Netvisor
Om någon av personerna i inbjudan inte har signerat en inbjudan som skickats till hen kan du skicka en påminnelse till personen. Påminnelsemeddelandet innehåller samma uppgifter som den ursprungliga inbjudan. För att skicka en påminnelse ska du öppna inbjudan och klicka på klockknappen framför den person som ännu inte har signerat inbjudan. Påminnelsen kan skickas så länge inbjudan är giltig. Om inbjudan förkastas måste du skapa en helt ny inbjudan.
Visa signatur på Netvisor
När ett dokument har undertecknats syns det i Netvisor inom ungefär en timme efter undertecknandet. Tjänsten hämtar signaturer från servern ungefär en gång i timmen, så uppgiften om signaturer uppdateras inte nödvändigtvis i realtid.
Dokumentet syns som signerat när alla personer i inbjudan har signerat det. Du kan följa med signaturens status både i vyn Elektronisk signatur och i räkenskapsperiodsarkivet. Avsändaren av signaturinbjudan meddelas via e-post när alla har signerat dokumentet.
Signerad-status för inbjudan baserar sig på e-postadresser, inte på namn. Om en inbjudan exempelvis har skickats till samma person i mer än ett e-postmeddelande tolkas dokumentet inte som undertecknat förrän det har undertecknats via alla e-postmeddelanden.
Signaturprocessen ur undertecknarens perspektiv
Undertecknaren får ett e-postmeddelande med ämnet "Inbjudan att signera dokumentet xx". E-postadressen som meddelandet kommer från är följande: "Namn på avsändaren av inbjudan" via domänen onnistuu.fi. Om signeringsinbjudan trots att den skickats inte visas i inkorgen ska du kontrollera din skräppost.
Signaturinbjudan visas även i tjänsten Visma Sign, om användaren har tillgång till tjänsten.
Steg för att signera:
E-postmeddelandet innehåller ett lösenord och en inbjudningslänk. Att ange lösenordet och öppna dokumentet signerar inte inbjudan.
1 Ta del av dokumentet: I denna vy kan du granska inbjudan
2. Gå till Identifiering Undertecknaren identifierar sig med nätbankskoder eller mobilcertifikat. Autentiseringen undertecknar ännu inte inbjudan.
3 Signera dokument: Klicka på knappen Signera dokument för att signera dokumentet. Efter att ha undertecknat dokumentet får undertecknaren också en e-postbekräftelse
Om signerandet blir på hälft eller mottagaren endast gått in för att titta på dokumentet kan hen återvända till dokumentet via länken i e-posten.
Hur underskrifter ser ut i ett signerat dokument
Underskrifterna finns på sin egen sida i slutet av dokumentet. Sidans rubrik är "ALLEKIRJOITUKSET / UNDERSKRIFTER / SIGNATURES". Nedan finns en lista över namnen på undertecknarna. Namnet på varje undertecknare åtföljs av datum och tid då dokumentet signerades. Härefter följer en UUID-kod, det vill säga användarens signatur-ID, en lång rad bokstäver och siffror. Dessutom visas personens organisation under hens namn. Om underskrifterna inte visas i dokumentet ska du försöka öppna det i en annan webbläsare, exempelvis i Chrome.
Aom exempel:
ALLEKIRJOITUKSET / UNDERSKRIFTER / SIGNATURES
Maija Mallikas – 22.6.2017 9:33:02 – 2459j685-4575-9u65-4rt1b2548p9
Företag Ab
Matti Mallikas – 22.6.2017 9:34:00 – 9659j685-4575-2u65-4rt1r2548p9
Företag Ab
Vanliga frågor
Måste jag ha ett Netvisor-användarnamn för att skicka en signaturinbjudan?
Ja.
Vilka uppgifter medföljer om jag väljer att skicka inbjudan även via textmeddelande?
Textmeddelandet innehåller ett personligt meddelande som skickas med inbjudan, ett meddelande som medföljer dokumentet, en länk till inbjudan och ett lösenord.
Inbjudan har inte kommit fram till en av undertecknarna, varför?
- Kontrollera om signaturlänken har hamnat i e-postprogrammets skräppostmapp. Meddelandena skickas från Visma Signs e-postserver, vilket gör att de i vissa fall kan hamna i kundernas skräppost.
- Har en tvingande signaturordning valts för dokumentet? I så fall kommer signaturinbjudan inte att skickas till nästa person före den tidigare undertecknaren har signerat inbjudan.
- Är undertecknarens e-postadress rättstavad? Om den är felaktig måste en ny inbjudan skickas.
- Om allt borde vara i skick efter ovanstående åtgärder men problemen kvarstår ska du kontakta vår kundtjänst.
Hur kan jag skicka signaturinbjudan på nytt/lägga till undertecknare till en inbjudan?
När en inbjudan har skickats för underskrift kan den inte längre redigeras i efterskott. Därför måste alla önskade undertecknare väljas på en gång i samband med inbjudan. Giltighetstiden för inbjudan bör väljas på ett sådant sätt att alla undertecknare garanterat hinner signera inbjudan.
Inbjudan har gått in i "Förkastat"-status, hur kan jag skicka den igen?
När en inbjudan har skickats för underskrift kan den inte längre redigeras i efterskott. Alla undertecknare måste underteckna inbjudan under dess giltighetstid. När inbjudan har "Förkastad"-status, bör inbjudan skickas om helt och hållet till de önskade undertecknarna. (Mer information under rubrikerna "Alla handlingar" och "Nytt dokument")
När det gäller ett dokument som skickas via räkenskapsperiodsarkivet finns två alternativ för hur man går tillväga:
- Materialet kan sparas på maskinen och via vyn för elektronisk signatur (under Företagets namn > Elektronisk signatur) kan du manuellt skapa en ny inbjudan till elektronisk signatur. Ett undertecknat dokumentet kan bifogas manuellt som bilaga till räkenskapsperiodsarkivet. OBS! Om inbjudan skickas den här vägen kan vem som helst se dokumentet. Tills vidare kan dokument som skickas via räkenskapsperiodsarkivet ses endast av personer med behörighet till räkenskapsperiodsarkivet.
- Om du vill skicka inbjudan på nytt via räkenskapsperiodsarkivet kan du ta bort förseglingen i räkenskapsperiodsarkivet: Klicka på "Ta bort bokslutsrapporter och försegling"-knappen. Härefter skapas bokslutsmaterialet på nytt och inbjudan att signera skickas på nytt till önskade personer. OBS! Den här åtgärden skapar ett nytt arkiveringsreferensnummer.
Hur signerar jag inbjudan?
Inbjudan signeras genom att logga in med nätbankskoder via länken i e-posten. Undertecknaren behöver inte ha NetvisorID. (Läs mer under rubriken Signaturprocessen ur undertecknarens perspektiv)
Kan jag lägga till bilagor till räkenskapsperiodsarkivet?
Ja, du kan lägga till bilagor till räkenskapsperiodsarkivet via knappen "Bifoga fil". Det här är ett bra alternativ när du exempelvis utöver ett redan signerat dokument vill lägga till ett annat manuellt signerat dokument till räkenskapsperiodsarkivet.
Kan en minderårig person underteckna ett dokument genom Visma Sign?
En minderårig person (under 18 år) kan underteckna ett formulär via Visma Sign om hen har nätbankskoder.
Ser en person som inte har NetvisorID ett formulär hen har signerat efteråt?
Alla dokument som signeras med Visma Sign sparas automatiskt i Visma Sign-kontots arkiv, som personen kommer åt när hen registrerar sig för tjänsten, exempelvis som privatperson på https://sign.visma.net/sv/register. Registrering kostar inget, men därefter kan du ladda ner dokumentet från kontots arkiv. Av datasäkerhetsskäl syns dokumenten i en privatpersons arkiv efter 30 dagar, om inte undertecknaren anmäler sig till tjänsten inom den tiden.
Kan inte signera, klagar på fel ID
Om inbjudan har gått i skräpposten måste den först flyttas till inkorgen och sedan signeras.
Hur gör jag för att först skicka bokslutet för underskrift till styrelsen och sedan till revisorn?
När du skapar en inbjudan till elektronisk signatur kan du välja en tvingande ordning för undertecknarna, varvid inbjudan inte skickas till nästa person förrän föregående har signerat.
När du skapar en inbjudan till elektronisk signatur är ett alternativ att exempelvis göra följande; Skicka först bokslutet från räkenskapsperiodsarkivet till styrelsen för godkännande. När underskrifterna är ok ska du spara det undertecknade dokumentet på din egen dator och skicka det till revisorn separat under "Elektronisk signatur" i företagsmenyn. I den här modellen finns inte revisorns signatur kvar i räkenskapsperiodsarkivets version, men finns tillgänglig i Netvisor och kan exempelvis i efterskott bifogas till räkenskapsperiodsarkivet som bilaga.
Dokumentet kan också granskas vid tidpunkten för underskrift av bokslutet. Med andra ord, om alla undertecknare läggs till i inbjudan omedelbart (inklusive revisorn) och när alla andra signerat bokslutet utom revisorn, kan hen granska det undertecknade bokslutet när hen öppnar inbjudan till underskrift. I det här skedet kan du också själv ladda ner dokumentet för granskning. Tyvärr kan Netvisor inte skriva ut ett bokslut för vilket signeringsprocessen fortfarande pågår.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback