Denna guide täcker användningen av Netvisors elektroniska signaturtjänst, som har implementerats i samarbete med Visma Sign. Du lär dig hur du kan skicka dokument för signering, hantera signeringsprocesser, avbryta eller redigera inbjudningar, och följa processens framsteg.

INNEHÅLL

Beskrivning av tjänsten och debiteringsgrunder

I Netvisor-programmet finns möjlighet att skicka dokument för elektronisk signering. Tjänsten är skapad i samarbete med Visma Sign -programmet. Företaget kan välja önskat .pdf-dokument för elektronisk signering i företagsmenyn under Elektronisk signering-vyn. Synligheten för inbjudningar som skickas via företagsmenyn kan väljas av avsändaren antingen vid sändningstillfället eller senare. Alternativen är personlig eller offentlig, där offentlig är synlig för alla företagets Netvisor-användare, personlig är endast synlig för avsändaren.

Tjänsten är transaktionsbaserad och debiteras endast för skickade signeringsförfrågningar. Om meddelandet har t.ex. 2 signatörer, blir det 2 transaktioner. Tjänsten har ingen separat månadsavgift. Priset för tjänsten visas i prislistan under Elektronisk signatur och SMS (om SMS används). Priset beror på företagets volymklass. Debitering sker för sändning av materialet, inte för om materialet slutligen signeras eller inte.

Faktureringen för signeringsinbjudningar som skickas via Netvisor kommer direkt med Netvisors fakturering: Om ni också är direktkund hos Visma Sign, faktureras elektroniska signaturer som skickas från dess gränssnitt separat. Om ni har aktiverat elektronisk signering via Netvisor och vill ha användarkonton även på Visma Signs gränssnitt, vänligen fyll i följande fullmakt (Fullmakt för att lägga till huvudadministratör för Visma Sign-tjänsten) och meddela sedan Visma Signs kundtjänst om att formuläret har fyllts i: [email protected] .

För att skicka en signatur krävs att företagets adressuppgifter har matats in i företagets grunduppgifter. Obligatoriska uppgifter är: Namn, FO-nummer, gatuadress, postort och postnummer.

Namnet på det dokument som ska signeras kan vara högst 100 tecken långt. Detsamma gäller även företagets namn.

Elektronisk signatur kan göras med finska bankkoder eller mobilcertifikat. Dessutom kan signatören identifiera sig med BankID (för Sverige och Norge) eller NemID (dansk användare). Språket för signeringsinbjudan kan vara finska, engelska eller svenska.

Behörigheter

Elektronisk signering-vyn kan nås från företagsmenyn med vilken som helst kombination av behörigheter. Vyn kan nås även om profilen är "inga rättigheter", men med "inga rättigheter"-profilen kan inga inbjudningar skickas. Inte heller med den färdiga Bläddringsrättighet-profilen är det möjligt att skicka signeringsinbjudningar. Avsändaren måste ha någon annan användarprofil i Netvisor än "Inga rättigheter" eller "Bläddringsrättighet", men inga roller behövs nödvändigtvis. Bokslutet kan skickas för elektronisk signering direkt via räkenskapsperiodsarkivet . Inbjudningar som skickas via räkenskapsperiodsarkivet kan endast ses av de personer som har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet.

Elektronisk signering

Alla dokument

Detta ger en lista över redan skapade dokument.

Inbjudningar kan sökas efter namn, beskrivning, datum, dokument och inbjudare.

Visa i listan: Med valet kan du få fram önskade fält i listan. När de nödvändiga valen har gjorts, tryck på knappen Uppdatera vy.

Gruppera: Med detta kan du välja i vilken ordning listan visar de skapade formulären. Om du ändrar gruppering, tryck till slut på knappen Uppdatera vy.

Från fältet Dokumentnamn kan du komma till vyn Dokument för signering. I vyn Dokument för signering ser du information om det dokument som ska signeras och det dokument som ska signeras samt information om de inbjudna signatörerna och inbjudaren.

Intern beskrivning syns inte för mottagarna av inbjudan, detta syns endast internt. I fältet Meddelande syns meddelandet som följer med inbjudan.

Dokumentstatus:

Utkast: Dokumentet har skapats men inte skickats ännu. Utkastet kan skickas genom att öppna utkastet från dokumentnamnet, vilket öppnar vyn Dokument för signering där inbjudan kan skickas.

Skickat: Dokumentet är i sändningskön. Sändningen sker vid nästa automatiska behandling.

Mottaget: Inbjudan har vidarebefordrats till signatören/signatörerna. Mottagaren har ännu inte signerat dokumentet.

Signerad: Alla signatörer har signerat dokumentet.

Arkiverad: Materialet har manuellt satts i arkiveringsläge. Detta görs från triangeln nedåt vid raden. Om inbjudan inte är helt signerad kan den inte arkiveras. Om inbjudan inte har signerats av alla inom giltighetstiden går inbjudan till statusen avvisad. Därefter kan den arkiveras.

Avvisad: Om dokumentet inte signeras inom giltighetstiden går dokumentet till statusen avvisad. En inbjudan i avvisad status kan inte redigeras och inbjudan måste skickas om. Om inbjudan har skickats från räkenskapsperiodsarkivet finns det två alternativ. Det signerade bokslutet kan sparas på datorn i pdf-format och skickas via elektronisk signering som ett nytt dokument för signering. Observera att alla företagets användare kan se dokumentet. Det andra alternativet är att bryta bokslutet, skapa det på nytt och skicka inbjudningarna igen.

Kategori: För närvarande finns det 2 kategorier i tjänsten. Material som skapas via företagsmenyn får kategorin Övriga dokument. Material som skickas via räkenskapsperiodsarkivet får materialkategorin Bokslut. Om en person inte har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet ser han inte inbjudningar i kategorin bokslut i listan.

Signaturstatus: Vyn visar hur många personer som har signerat formuläret. Färgen ändras till grönt när alla signatörer har signerat formuläret.

Från den blå pilen i slutet av raden öppnas en meny där du kan ta bort inbjudan, arkivera inbjudan eller redigera inbjudans offentlighetsinformation. Inbjudan kan endast tas bort om inbjudans status är "Utkast". En skickad inbjudan kan inte tas bort. Inbjudan kan också arkiveras, vilket gör att inbjudan/dokumentet inte syns på startsidan. En arkiverad inbjudan finns genom att välja "Arkiverad" under Visa i listan. Inbjudans skapare kan redigera dokumentet till offentligt eller personligt. När inbjudan är offentlig kan alla användare se dokumentet och när inbjudan är personlig kan endast inbjudans skapare se dokumentet.

Nytt dokument för signering

När du skapar ett nytt dokument för signering är fält markerade med en stjärna obligatoriska.

Ange information om dokumentet som ska signeras:

Dokumentnamn: Fältets maximala längd är 100 tecken.

Intern beskrivning: syns inte för mottagarna av formuläret.

Meddelande som skickas med dokumentet: Meddelandets teckenbegränsning är 840 tecken. Meddelandet överförs efter det personliga meddelandet.

Lägg till dokument för signering:

Från den öppnade vyn väljer du först dokumentet som ska signeras från datorn. Bilagan måste vara i pdf-format och storleksbegränsningen för bilagan är 15 MB eller 350 sidor. Om bilagans storlek överskrider den tillåtna storleksbegränsningen resulterar skapandet av inbjudan i ett fel och bilagan måste signeras på annat sätt. Ett typiskt exempel på en stor bilaga kan vara stora huvud- och dagbokfiler under bokslutstiden som överskrider 350 sidor. Bilagans namn syns inte för mottagaren. Själva bilagan syns dock. Förklaringen är en intern kommentar.

Lägg till signatör:

Kontrollera signatörens e-postadress noggrant. Om det finns ett skrivfel i e-postadressen skickas inte inbjudan till den personen och e-postadressen kan inte redigeras efter att inbjudan har skickats. Då måste en ny inbjudan skickas.

Obs! Du kan lägga till maximalt 50 signatörer till inbjudan.

Lägg till person som signatör till inbjudan. Innan inbjudan skickas kan signatörens information redigeras eller signatören tas bort från menyn i den blå rutan i slutet av raden. Alla signatörer måste läggas till på en gång. Det maximala antalet signatörer på en inbjudan kan vara högst. Inbjudan bör skickas till en personlig e-postadress så att den går till rätt person för signering. Allmänna e-postadresser bör inte användas.

Om du också anger ett personligt meddelande med inbjudan kommer det att synas först för den personen och dokumentets meddelande kommer efter det. Det personliga meddelandet har en teckenbegränsning på 160 tecken. Meddelandet syns endast för den valda personen.

Telefonnummer: Telefonnummer måste vara finskt, antingen med internationell landskod eller utan. Om du vill skicka ett SMS måste telefonnumret vara angivet.

Signering som organisation: Om detta alternativ är valt krävs att användaren lägger till information om den organisation han representerar vid signeringen.

SMS: Ett meddelande kan innehålla 160 tecken inklusive både det personliga meddelandet och det allmänna meddelandet. Om meddelandet är längre skickas flera meddelanden till mottagaren. Om "Skicka inbjudan även som SMS" väljs får mottagaren inbjudningslänken både via SMS och e-post.

Tvinga signeringsordning enligt ovanstående: Inbjudan skickas till nästa person först när den föregående personen har signerat den.

Språket för signeringsinbjudan kan väljas till antingen finska, engelska eller svenska.

Inbjudarens information:

Ett meddelande skickas till inbjudarens e-post när dokumentet har signerats, avvisats eller feedback ges.

Inbjudans synlighet:

Dokumentets synlighet kan ställas in som antingen offentlig eller personlig. Offentlig syns för alla företagets Netvisor-användare, personlig syns endast för inbjudans skapare. Inbjudans avsändare kan ändra synlighetsstatusen senare.

Skicka inbjudan till signatörerna:

Signeringen är giltig: När inbjudans giltighetstid går ut går dokumentet till statusen avvisad om det inte har signerats. Observera giltighetstiden när du ställer in den, att efter giltighetstidens utgång kan inbjudan inte redigeras och den måste skickas om helt till alla signatörer. Vi rekommenderar att du sätter en tillräckligt lång giltighetstid för inbjudan. Den aktuella dagen kan inte ställas in som giltighetstid.

Om inbjudan ursprungligen har skickats via Elektronisk signering-vyn måste en helt ny inbjudan göras. Om inbjudan har skickats från räkenskapsperiodsarkivet finns det två alternativ. Det signerade bokslutet kan sparas på datorn i pdf-format och skickas via elektronisk signering som ett nytt dokument för signering. Observera att alla företagets användare kan se dokumentet. Det andra alternativet är att bryta bokslutet, skapa det på nytt och skicka inbjudningarna igen.

Skicka inbjudan: Materialet skickas till signatörerna och formuläret kan inte längre redigeras efter detta.

Spara som utkast: Materialet skickas inte ännu till signatörerna och inbjudan kan redigeras innan den skickas. Utkastet kan skickas genom att öppna utkastet i Elektronisk signering-vyn, vilket öppnar vyn Dokument för signering där inbjudan kan skickas.

Skicka påminnelse från Netvisor

Om någon av personerna i inbjudan inte har signerat den inbjudan som skickats till dem kan en påminnelse skickas till dem. Påminnelsemeddelandet innehåller samma information som den ursprungliga inbjudan. Detta görs genom att öppna inbjudan och klicka på klockknappen framför personen som ännu inte har signerat inbjudan. Påminnelsen kan göras så länge inbjudan är giltig. Om inbjudan går till avvisad måste en helt ny inbjudan göras. Påminnelsen debiteras samma pris som den ursprungliga inbjudan.

Avbryt inbjudan

- En skickad inbjudan kan avbrytas i vyn Dokument för signering med funktionen “Avbryt signeringsprocessen och börja om”

- Med avbrytningsfunktionen slutar signeringslänken att fungera för dem som ännu inte har signerat dokumentet.

- Befintliga signaturer tas bort.

- När signeringsprocessen har avbrutits kan en ny signeringsinbjudan göras vid behov.

- I räkenskapsperiodsarkivet återgår signeringsstatusen till “Inbjud signatörer…” utan att bokslutsmaterialet behöver skapas på nytt.

Markera delvis signerat dokument som signerat

- Ett delvis signerat dokument kan markeras som signerat med funktionen “Markera dokumentet som signerat”.

Här är de nedanstående kraven:

Minst en godkänd signatur måste finnas
Innan dokumentet markeras som signerat måste användaren säkerställa att signaturerna på det delvis signerade dokumentet är tillräckliga och lagliga.
Information om när dokumentet har markerats som signerat av användaren sparas i dokumentets information.

Följ signeringsprocessens framsteg från räkenskapsperiodsarkivet

En kolumn har lagts till i räkenskapsperiodsarkivet där du kan se signeringsprocessens status utan att behöva gå till vyn för elektronisk signering.
Genom att klicka på ikonen får du fram en lista över personer som har signerat och vilka signaturer som fortfarande saknas.

Signaturens synlighet i Netvisor

När dokumentet har signerats kommer det att synas i Netvisor inom cirka en timme efter signeringen. Tjänsten hämtar signaturer från servern ungefär en gång i timmen, så informationen om signeringen uppdateras inte nödvändigtvis i realtid.

Dokumentet syns som signerat när alla personer i inbjudan har signerat det aktuella dokumentet. Signaturens status kan följas både i Elektronisk signering-vyn och i räkenskapsperiodsarkivet. Avsändaren av signeringsinbjudan får ett e-postmeddelande när alla har signerat dokumentet.

Inbjudans Signerad -status baseras på e-postadresser och inte namn. Till exempel, om inbjudan har skickats till samma person på flera e-postadresser, anses dokumentet som signerat först när det har signerats via alla e-postadresser.

Signeringsprocessen ur signerarens perspektiv

E-postmeddelandet kommer till signatören med ämnet ”Inbjudan att signera dokument xx”. E-postadressen som meddelandet kommer från är följande: ””Inbjudarens namn” via domänen lyckas.fi. Om signeringsinbjudan inte syns i inkorgen, även om det syns i systemet att inbjudan har skickats, kontrollera skräpposten.

Signeringsinbjudan syns också i Visma Sign-tjänsten om användaren har tjänsten tillgänglig.

Steg för signering:

E-postmeddelandet innehåller ett lösenord och en länk till inbjudan. Att ange lösenordet och öppna dokumentet signerar inte inbjudan.

Granska dokumentet: I denna vy kan du granska inbjudan
Gå till identifiering: Signatörens identifiering sker med bankkoder eller mobilcertifikat. Identifiering signerar inte inbjudan ännu.
Signera dokumentet: Med knappen Signera dokumentet signeras dokumentet. Efter att dokumentet har signerats får signatören en bekräftelse även via e-post

Om signeringen av inbjudan avbryts eller om inbjudan endast har granskats kan du återgå till den via länken i e-postmeddelandet.

Signaturernas synlighet i det signerade dokumentet

Signaturerna kommer på en egen sida som den sista sidan i dokumentet. Sidans rubrik är "SIGNATURER / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES". Under detta listas signatörernas namn rad för rad. Efter varje signatörs namn finns datum och tid då dokumentet signerades. Därefter kommer UUID-koden, dvs. användarens signaturidentifiering, som är en lång rad bokstäver och siffror. Dessutom kommer den aktuella personens organisation under namnet. Om signaturerna inte syns i dokumentet, prova att öppna dokumentet i en annan webbläsare, t.ex. Chrome.

Exempel:

SIGNATURER / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES

Maija Mallikas - 22.6.2017 9:33:02 - 2459j685-4575-9u65-4rt1b2548p9

Företag Ab

Matti Mallikas - 22.6.2017 9:34:00 - 9659j685-4575-2u65-4rt1r2548p9

Företag Ab

Vanliga frågor

Måste man ha Netvisor-konton för att kunna skicka signeringsinbjudan?

Ja.

Om jag väljer att skicka inbjudan även via SMS, vilken information innehåller det?

SMS:et innehåller det personliga meddelandet som skickas med inbjudan, meddelandet som skickas med dokumentet, länken till inbjudan och lösenordet.

Signeringsförfrågan har inte kommit till en av signatörerna, varför?

Kontrollera om signeringslänken har hamnat i skräppostmappen. Meddelanden skickas från Visma Signs e-postserver, vilket kan göra att de i vissa fall hamnar i skräpposten hos kunder.
Har dokumentet valts med tvingad signeringsordning? I så fall skickas signeringsinbjudan till nästa person först när den föregående signatören har signerat inbjudan.
Är signatörens e-postadress korrekt skriven? Om den är felaktig måste en ny inbjudan skickas.
Om allt borde vara i ordning efter ovanstående åtgärder, kontakta vår kundtjänst.

Hur kan jag skicka signeringsförfrågan igen/lägga till signatörer?

När inbjudan har skickats för signering kan den inte längre redigeras i efterhand. Därför måste alla önskade signatörer väljas på en gång till inbjudan. Giltighetstiden för inbjudan bör väljas så att alla signatörer säkert hinner signera inbjudan.

Inbjudan har gått till "Avvisad" status, hur kan den skickas igen?

När inbjudan har skickats för signering kan den inte längre redigeras i efterhand. Alla signatörer måste signera inbjudan inom dess giltighetstid. När inbjudan går till "Avvisad" status måste inbjudan skickas om helt till önskade signatörer. (Mer information under rubrikerna "Alla dokument" och "Nytt dokument")

Om det är ett dokument som skickats via räkenskapsperiodsarkivet finns det två alternativ för hur man kan agera:

Materialet kan sparas på datorn och en ny elektronisk signeringsinbjudan kan göras manuellt via vyn för elektronisk signering (under företagets namn > Elektronisk signering). Det signerade dokumentet kan manuellt bifogas till räkenskapsperiodsarkivet som en bilaga till räkenskapsperioden. OBS! Om inbjudan skickas på detta sätt kan vem som helst se dokumentet. För närvarande, när det skickas via räkenskapsperiodsarkivet, kan endast de personer som har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet se dokumentet.
Om du vill skicka inbjudan igen via räkenskapsperiodsarkivet kan du bryta förseglingen från räkenskapsperiodsarkivet: "Ta bort bokslutsrapporter och försegling"-knappen. När förseglingen bryts tas alla tidigare gjorda signaturer bort. Därefter skapas bokslutsmaterialet på nytt och signeringsinbjudningarna skickas igen. OBS! Denna åtgärd skapar arkiveringsreferensnumret på nytt.

Hur signeras inbjudan?

Inbjudan signeras genom att identifiera sig med bankkoder via länken som kommer till e-postmeddelandet. Signatören behöver inte ha Netvisor-konton. (Mer information under rubriken Signeringsprocessen ur signerarens perspektiv)

Kan bilagor läggas till i räkenskapsperiodsarkivet?

Ja, bilagor kan läggas till i räkenskapsperiodsarkivet via knappen "Bifoga fil". Detta är ett bra alternativ när man till exempel vill lägga till ett redan signerat dokument till räkenskapsperiodsarkivet tillsammans med något annat manuellt signerat dokument.

Kan en minderårig person göra en signatur via Visma Sign?

En minderårig person (under 18 år) kan signera formuläret via Visma Sign om han har egna bankkoder.

Kan en person som inte har Netvisor-konton senare se det formulär han har signerat?

Alla dokument som signeras med Visma Sign sparas automatiskt i Visma Sign-kontots arkiv, där personen kan komma åt när han registrerar sig för tjänsten, t.ex. som privatperson på https://sign.visma.net/fi/register Registreringen kostar inget, men efter det kan dokumentet laddas ner från kontots arkiv. Dokumenten tas bort av säkerhetsskäl från privatpersonens arkiv efter 30 dagar, om inte signatören registrerar sig för tjänsten inom den tiden.

Signeringen lyckas inte, felaktigt ID meddelas

Om inbjudan har hamnat i skräpposten måste den först flyttas därifrån till inkorgen och sedan göras signeringen.

Hur gör jag när bokslutet ska skickas för signering först till styrelsen och sedan till revisorn?

När du skapar en elektronisk signeringsinbjudan är det möjligt att välja tvingad ordning för signatörerna, vilket gör att inbjudan skickas till nästa person först när den föregående personen har signerat den.

Om tvingad ordning inte önskas kan ett alternativ vara att göra följande; Skicka först bokslutet från räkenskapsperiodsarkivet till styrelsen för godkännande. När signaturerna är ok sparas det signerade dokumentet på datorn och skickas till revisorerna separat från företagsmenyn under "Elektronisk signering". I detta fall syns revisorns signatur inte i versionen i räkenskapsperiodsarkivet, men finns tillgänglig i Netvisor och kan vid behov senare bifogas som bilaga till räkenskapsperiodsarkivet.

Dokumentet kan också granskas när bokslutet ska signeras. Så till exempel om alla signatörer läggs till inbjudan direkt (inklusive revisorn) och när alla andra har signerat bokslutet utom revisorn, kan han när han öppnar signeringsinbjudan granska det signerade bokslutet. Vid denna tidpunkt är det också möjligt att ladda ner dokumentet för granskning. Tyvärr kan bokslutet med signaturer inte skrivas ut från Netvisor om signeringsprocessen fortfarande pågår, om inte det delvis signerade dokumentet markeras som signerat. I så fall kommer dock inga fler signaturer att läggas till i programmet.

Vad händer om ett redan signerat formulär skickas igen till någon annan för signering?

Detta kan göras från företagsmenyn och elektronisk signering. Detta skapar en ny sida i slutet av formuläret med den nya personens signatur. De gamla signaturerna syns före det.

Nyckelord: Netvisor, elektronisk signatur, Visma Sign, signeringsinbjudan, räkenskapsperiodsarkiv, aktivering, dokumenthantering

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej