Nedanstående beskrivning av Netvisors metod kan användas som grund för beskrivningen av bokföringsmetoden. Den är utformad på en allmän nivå och den bokföringsskyldige måste säkerställa att beskrivningens nivå och omfattning är tillräcklig. Grundbeskrivningen innehåller inte detaljerade beskrivningar av exempelvis vilka tjänster och beräkningsregler som har implementerats. Dessutom, om ekonomihanteringen sköts med flera system, måste andra system läggas till i beskrivningen samt en beskrivning av hur dataöverföringen mellan systemen är organiserad.
INNEHÅLL
Netvisor -taloushallinto-ohjelmiston översikt
Visma Netvisor är en ekonomihanteringstjänst som erbjuds som en molntjänst, vilket gör det möjligt för enskilda företag eller företagskunder att få tillgång till elektroniska betalnings- och faktureringstjänster samt ekonomihanteringstjänster online via sin bokföringsbyrå. Tjänsten är tillgänglig på alla vanliga webbläsare och enheter. Inloggning till tjänsten sker alltid säkert via tvåfaktorsautentisering.
Netvisor-tjänstens mer detaljerade tekniska beskrivning: Netvisor -tjänstens teknologi- och säkerhetsbeskrivning.
Ekonomihantering översikt
I Netvisor-tjänsten finns det inga separata delbokföringar, utan informationen är i realtid densamma i olika delar av systemet. I den nya Controller där budgetering, prognostisering och mer omfattande rapportering görs, uppdateras informationen från bokföringen varje natt och alltid vid behov via gränssnittets uppdateringsfunktion. Från den nya Controller kommer ingen information till bokföringssidan, så bokföringsinformationen är trots detta alltid i realtid. Netvisor kan användas i olika omfattningar, det vill säga utöver grundbokföringen kan man till exempel använda reskontra och andra försäljnings- och inköpstilläggstjänster, lagerhantering, löneberäkning, arbetstid och resor samt den redan nämnda nya Controller-tjänsten.
Ekonomihanteringsmaterialet kan vara helt i elektronisk form eller en del av bokföringsmaterialet kan vara i pappersform. I denna översikt över ekonomihantering beskrivs Netvisors grundlogik. Metodbeskrivningen bör anpassas företagsvis beroende på vilka tjänstedelar som har implementerats, vilka beräkningsregler som används och hur systemets automatiseringsmöjligheter utnyttjas. Dessutom bör den företagsvisa metodbeskrivningen kompletteras med eventuella andra system som är relaterade till ekonomihantering, såsom eventuella försystem.
Bokföringens grundlogik
I Netvisor bildas bokföringsbokningar på olika sätt. Bokningar kan bildas direkt, till exempel vid försäljningsfakturering, enligt de förinställda konton som har matats in bakom produkterna, eller försäljningsbokningen kan göras manuellt som en bokföringspost. På samma sätt bildas förinställda konton för inköpsfakturor vid sakgranskning enligt leverantörens information eller enligt de gjorda automationsreglerna.
Försäljningsbokningar
När en försäljningsfaktura skickas från Netvisor bildas automatiskt en bokföringsbokning för den dokumenttyp som har definierats som standard i bokföringsinställningarna (standard är ML Försäljningsfaktura) och den försäljningsfaktura som verifierar affärshändelsen bildas som den så kallade källinformationen för denna bokning och kan borras ner från det bildade dokumentet (dokumentets rubrikinformation - avsnitt Källa). Även dokumentets behandlingshistorik, som är synlig bredvid dokumentet i gränssnittet, kan verifiera hur det aktuella dokumentet har bildats och vilka eventuella ändringar som har gjorts på dokumentet efter detta. Bilagor kan också läggas till dokumentet. Från försäljningsfakturan kan man också se de betalningar och deras dokument som är relaterade till den aktuella händelsen.
Inköpsbokningar
På samma sätt bildas en bokföringsbokning baserat på inköpsfakturan för den dokumenttyp som har definierats som standard (standard är OL Inköpsfakturor) och den inköpsfaktura som verifierar affärshändelsen bildas som källan för denna bokning. Dokumenthistoriken visar dokumentets bildning och de ändringar som har gjorts på dokumentet, och via inköpsfakturan kan man se inköpsfakturans information med betalningsinformation och periodisering samt fakturans behandlingshistorik och eventuella bilagor till inköpsfakturan.
Lönebokningar
Lönebokningar kan bildas i löneberäkningsprocessen efter att lönebeskeden har betalats. Dokumentbildningen sker av användaren. Dokumenttypen definieras i löneberäkningsinställningarna (standard är PA Lön). Den lönebeskedslista som verifierar affärshändelsen bildas som den så kallade källinformationen för denna bokning och kan borras ner från det bildade dokumentet (dokumentets rubrikinformation - avsnitt Källa). Även dokumentets behandlingshistorik, som är synlig bredvid dokumentet i gränssnittet, kan verifiera hur det aktuella dokumentet har bildats och vilka eventuella ändringar som har gjorts på dokumentet efter detta.
Bokningar från reseräkningar
På samma sätt bildas en bokföringsbokning automatiskt från reseräkningar när reseräkningen betalas direkt och inte med lönebeskedet. Även reseräkningar bokförs på den dokumenttyp som har definierats i löneberäkningsinställningarna (standard är PA Lön). Den reseräkningslista som verifierar affärshändelsen bildas som den så kallade källinformationen för denna bokning och kan borras ner från det bildade dokumentet (dokumentets rubrikinformation - avsnitt Källa). Från reseräkningslistan kan man också se resedatumet och bilagorna. Även dokumentets behandlingshistorik, som är synlig bredvid dokumentet i gränssnittet, kan verifiera hur det aktuella dokumentet har bildats och vilka eventuella ändringar som har gjorts på dokumentet efter detta.
Boknings- och automationsregler
Netvisor möjliggör användningen av förinställda konton, periodiseringsregler, bokföringsregler och olika automationsregler för att uppnå hög automatisering i ekonomihanteringen.
Förinställda konton kan definieras på olika platser. Genom de produkter som säljs kan förinställda konton definieras, vilka används för att bokföra försäljningshändelser för den aktuella produkten. På samma sätt kan det finnas förinställda konton sparade för inköp per leverantör. Om det inte finns några förinställda konton definierade separat bakom produkterna eller leverantörerna, bestäms försäljnings- och inköpskonton enligt den allmänna inställningen (från menyn Ekonomihantering - Inställningar - Bokföringsinställningar - Förinställda konton som används).
I funktionerna för försäljnings- och inköpsfakturor finns en periodiseringsfunktion, med vilken fakturor kan periodiseras, till exempel med en månatlig jämn fördelning för att fördela intäkter eller kostnader på rätt perioder enligt prestationsprincipen. När periodiseringen görs via försäljnings- eller inköpsfakturan, länkas periodiseringsdokumenten till den aktuella fakturan och deras bokföring kan ses från fakturans information. Om till exempel en inköpsfaktura har periodiserats, är de periodiseringsdokument som är relaterade till inköpsfakturan synliga från inköpsfakturans information under avsnittet “Periodiseringsdokument”, där det finns en länk till en lista över dokument relaterade till inköpsfakturan (inköpsfakturadokumentet samt alla relaterade periodiseringsdokument). På samma sätt är även periodiseringsdokumenten för försäljningsfakturan synliga. För försäljnings- och inköpsfakturornas periodisering bildas också automatiskt ett uppföljningsobjekt, och därmed bildas en lista över gjorda periodiseringar för balansspecifikationerna. Uppföljningsobjekten för periodiseringar kan granskas, till exempel från avsnittet Årsredovisning: Uppföljningsobjekt för periodisering - Inköp och Uppföljningsobjekt för periodisering - Försäljning. Periodiseringar kan också bildas med bokföringens periodiseringsverktyg (Ekonomihantering - Periodiseringar).
Genom att använda bokföringsregler kan man öka den automatiska hanteringen av kontoutdragets händelser. Bokföringsregler kan bildas via bokföringsinställningarna samt på kontoutdraget när man bokför en händelse med funktionen Bokför. De bokföringsregler som är i bruk finns i Bokföringsinställningar - Bokföringsregler.
För inköpsfakturor är det möjligt att ställa in olika villkor, och när dessa villkor uppfylls, utförs de åtgärder som har definierats i regeln på inköpsfakturan. Automationsreglerna finns under avsnittet Inköp - Automatisk hantering. Där kan man också se om inköpsfakturans automation har aktiverats för det aktuella företaget.
Moms-hantering
Netvisor baseras på nettobokföringsmetoden, där bokföringshändelsen alltid resulterar i en nettobokning och där momsandelarna är bokförda som egna händelserader. Vid manuell inmatning av ett nytt dokument är det också möjligt att välja bruttohantering som moms-hanteringsmetod. Då beräknar systemet momsen enligt den valda momssatsen och följer den valda inmatningsmetoden. Dokument som automatiskt bildas från inköps- och försäljningsreskontra följer nettobokföringsmetoden för moms.
I Netvisor används momsidentifiering och skattesats per händelserad. Med deras hjälp styrs beräkningen och rapporteringen av moms. Baserat på momsidentifieringen hamnar händelsen i rätt grupp i momsberäkningen och momsdeklarationen.
I bokföringens kontoplan kan man ställa in de momsidentifieringar som ska användas som standard för kontona, vilka även används av systemets förinställda bokföringsfunktioner. Användaren kan ändra den momsidentifiering som kommer som standard till den som behövs.
När ett dokument sparas med funktionen ‘Nytt dokument’, beräknar systemet momsen, ändrar de belopp som har matats in som bruttosumma till nettobokning, och bokför momsbeloppet på momsfordrings- eller momsskuldkontot. Momsbokningarna bildas alltså direkt vid dokumentets sparningsfas. När momsberäkningen bildas och momsregistreringen görs, bokför systemet momsen från momsfordrings- och momsskuldkontot till skattekontot.
Kontoutdragshantering
Det mottagna kontoutdraget i Netvisor hanteras genom att länka de mottagna referensbetalningarna och deras bokföringsdokument, hantera betalda inköpsfakturor och bilda ett dokument för dem i bokföringen samt ändra reskontrans fakturastatus till betald. De bildade dokumenten länkas till kontoutdragets händelser. Vid kontoutdragshantering kan man utnyttja bokföringsregler, med vilka man kan bokföra önskade rader baserat på den regel som har skapats för kontoutdraget.
Dokumenttyper
I Netvisor används som standard följande dokumenttyper som listas nedan. Utöver dessa kan användare lägga till nya dokumenttyper i systemet samt fritt namnge de dokumenttyper som bildas som standard.
ML Försäljningsfaktura
MS Försäljningsbetalning
PT Bank
KT Kassa
Pump Importerade händelser
T Automatiska bokslutsbokningar
AT Systemgenererade
MU Övriga
OL Inköpsfaktura
OS Inköpsbetalning
JK Periodiseringar
PL Lön
Bokningskedja
Bokningskedjan bildas i systemet som obruten. Mer information om bokföringsbokningens och dokumentets helhet finns i avsnittet “Bokföringens grundlogik”. Dokumentet får ett dokumentnummer som består av dokumenttypen och ett löpande nummer. De dokument som verifierar affärshändelsen, såsom försäljnings- och inköpsfaktura, länkas fast till bokföringsbokningen. Från bokningen kan man alltid se källan, varifrån och på vilken grund bokningen har bildats. Nödvändiga förklaringar kan bifogas manuellt bokförda dokument, till exempel som bilaga till dokumentet. På dag- och huvudboken, liksom på alla andra bokföringsrapporter, syns samma dokumentnummer för händelserna. Kontospecifik resultaträkning och balansräkning bildas från samma information som även de resultaträknings- och balansrapporter som bildas för den officiella årsredovisningen. För att bokningskedjan också ska dokumenteras för inkomstskattedeklarationen rekommenderar vi att dokumentera skillnaderna mellan bokföring och beskattning, till exempel som bilaga till periodiseringsdokumentet för räkenskapsperiodens skatteperiodisering.
Bokföringens kontroller och avstämningar
För avstämning av bokföringen finns det i systemet en separat avstämningsvy där man kan stämma av företagets bankkonton mot motsvarande bokföringsbankkontosaldo samt försäljnings- och inköpsreskontrans saldon mot motsvarande bokföringskontosaldon samt lager mot bokföringslagersaldon.
Systemet lyfter också fram olika anmärkningar som kan relatera till olika undantagssituationer i faktura- eller betalningsflödet eller anmärkningar om händelser som fortfarande kräver åtgärder.
Integrationer och användning av programgränssnitt
Olika uppgifter kan importeras till Netvisor med hjälp av programgränssnittet. Information om användningen av gränssnittet för varje företag finns i Netvisors Företagsmeny under avsnittet Programgränssnitt. Information om tjänster som avviker från det vanliga grundtjänstepaketet finns i Netvisor Store.
Bevarande av bokföringsmaterial
Allt elektroniskt material bevaras permanent i servercentret, där det kan läsas i realtid. Säkerhetskopiering utförs av leverantören av servercentertjänster. Material som rör årsredovisningen arkiveras i systemet per räkenskapsperiod. Dokumenten för räkenskapsperioden förblir oförändrade när räkenskapsperiodens avslutning låser räkenskapsperiodens händelser. Förseglingen och arkiveringen av årsredovisningen i årsredovisningsarkivet förhindrar öppning av räkenskapsperioden. Kunden har också möjlighet att beställa en materialkopia som innehåller företagets ekonomihanteringsmaterial.
Nyckelord: netvisor, bokföring, moms-hantering, bokföringsregler, kontoutdragshantering, automationsregler
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback