Den här guiden handlar om contract billing och dess service baskets, du lär dig hur man lägger till produkter och kunder i service baskets samt hur man skapar fakturor. Guiden innehåller steg-för-steg instruktioner för att skapa, hantera och fakturera service baskets samt vanliga frågor relaterade till denna process.

INNEHÅLL

• Ny service basket
• Hantera service basket
  • Lägga till produkt i service basket
  • Lägga till kund i service basket
  • Kundspecifik produktfakturering 
  • Skapa fakturor
  • Inställningar för service basket
  • Försäljnings- och kassaflödesprognos
• Vanliga frågor

Med contract billing kan återkommande fakturering hanteras på ett mångsidigt sätt. Contract billing gör det möjligt att fakturera massvis återkommande önskade kunder och produkter. Sektionen kan användas för att hantera exempelvis hyresfakturering och företagsservicefakturering. 

Service basket är en central del av contract billing. Under faktureringsperioden kan produkter och kunder läggas till och tas bort från service basket. Genom den manuella faktureringsvyn för contract billing kan fakturor inte skapas för det förflutna. Om service basket samt dess kunder och produkter är inställda att börja i det förflutna och automatisk skapande av material är aktiverat och moms-låsning inte är aktiv, skapas fakturorna automatiskt även för det förflutna. Fakturorna skapas under nästa nattens automatiska körning. 

Försäljning > Fakturering > Avtalsfakturering

Service basket status: Du kan söka efter önskade baskets baserat på deras status. Aktiva service baskets är i aktiv status. Om faktureringen för service basket redan har avslutats, är den i avslutad status. Faktureringen för service baskets i väntande status har ännu inte börjat.

Innehåller produkt: Du kan söka efter de service baskets där den specifika produkten har använts.

Innehåller kund: Du kan söka efter de service baskets där den specifika kunden har använts. 

Tilldelad säljare: Du kan söka efter de service baskets där den specifika säljaren har använts.

Fakturans valuta: Du kan söka efter fakturor med den valda valutan.

Spara som Excel-fil: Excel-filen innehåller en lista över kunder och produkter i service baskets. Observera att tomma service baskets inte exporteras till Excel.

Ny service basket

En ny service basket skapas genom att trycka på "Skana ny servicekorg" -knappen.

Namn: Namnet på service basket, använd ett beskrivande namn.
Faktureringsperioder från: Startdatum för faktureringsperioden. Med en service basket kan fakturor skapas för samma faktureringsperiod för olika kunder och produkter. För olika faktureringsperioder skapas separata service baskets.
Faktureringsperioder till: Slutdatum för faktureringsperioden, eller alternativt kan det anges att service basket är giltig tills vidare.
Faktureringsintervall: Valbart är x dagar, veckor, månader eller år.
Fakturans valuta: Välj fakturans valuta.
Fakturans värdedag: Använd inte värdedag om fakturans betalningsvillkor beräknas från fakturadatumet, lämna fältet tomt. Värdedagen är datumet från vilket fakturans betalningsvillkor beräknas. Exempel: Om fakturadatumet är 1.1.2019 och betalningsvillkoret är 14 dagar netto, genom att sätta värdedagen till 4, blir fakturans förfallodag 18.1.2019. Om värdedagen är 15, blir förfallodagen 29.1.2019.
Fakturans förfallodag: Förfallodagen kan anges manuellt till önskat datum om inget befintligt betalningsvillkor används. Om du anger en förfallodag här, hämtas inte kundens standardbetalningsvillkor, utan alla fakturor får denna förfallodag.

Materialdag: När materialet skapas

Faktureringsperiodens första dag: Det betyder den dag som har angetts som startdag för faktureringsperioden. Om faktureringen fortsätter exempelvis månadsvis, kommer det alltid att vara samma dag för nästa månad. 

Faktureringsperiodens sista dag: Om faktureringen är exempelvis månadsvis från början av månaden, är denna dag alltid den sista dagen i den aktuella månaden. Om faktureringsperioden är något annat än en månad, blir materialdagen den sista dagen i faktureringsperioden. 

Faktureringsperiodens första månads sista dag: Om faktureringsintervallet är något annat än från början till slutet av månaden, med detta val får man alltid den sista dagen i startmånaden som materialdag. Om faktureringen är från början till slutet av månaden, är valet faktureringsperiodens sista dag och faktureringsperiodens månads sista dag samma. 

Visa faktureringsperiod på fakturan: Välj om faktureringsperioden ska visas på fakturan. Faktureringsperioden visas på försäljningsfakturan under "Text före fakturarader" och ersätter texten i kundens fält "Standardtext före fakturarader". Men om inställningarna för contract billing har valt "Använd endast kundens standardtext" för texten före rader, kommer endast kundens text att visas och faktureringsperioden visas inte. Detta kan visas om inställningarna för standardtext före rader väljer "Kombinera service basket standardtext och kundens standardtext".

Skapa material automatiskt på skapandedagen: Systemet skapar fakturor enligt den inställning som definierats i föregående punkt. Automatisk skapande rekommenderas för stora fakturamassor.

Materialets skapandedag: Endast tillgänglig om föregående inställning är aktiv. Definiera här hur många dagar före materialdagen du vill att systemet ska skapa fakturorna i försäljningsreskontran.

Använd skapandedagen som fakturadatum: Endast tillgänglig om materialet är inställt att skapas automatiskt. Om du har definierat materialdagen som faktureringsperiodens sista dag och ställer in detta till 5 dagar före materialdagen, kommer fakturadatumet att vara, beroende på månad, den 23, 24, 25 eller 26 dagen.

Typ av material som ska skapas: Offer, Order eller Faktura.

Bifirma: Om företaget har bifirmor, kan det här definieras vilken bifirma fakturorna ska skapas för.

Betalningsvillkor: Betalningsvillkor för det skapade materialet som används om ingen förfallodag har definierats för service basket.

Kundens standardbetalningsvillkor ersätter basketens betalningsvillkor: Om ett kundspecifikt standardbetalningsvillkor har definierats på kundkortet, används det när detta val är aktivt.
Leveransdag i månaden: Vilken dag leveransen sker. Observera att leveransdatumet hanteras enligt det valda faktureringsperioden. Om fakturorna är daterade 1.5.2014, gäller leveransdatumet även för maj. Leveransdagen kan inte definieras för föregående eller kommande månad.

Säljare: En befintlig aktiv säljare kan väljas för fakturan.
Vår referens: Vår referens.
Er referens: Kundens referens.
Standardtexter: Standardtexter före och efter fakturarader. Fältens maximala längd är 500 tecken. I beskrivningen kan följande kommandon användas. Standardtexten kan också definieras i inställningarna för service basket (Använd endast service basket standardtext) eller använda standardtexter som lagts till bakom kunden (Använd endast kundens standardtext). Om kundkortet inte har någon standardtext, används företagets standardtext.

Det är också möjligt att använda både service basket och kundens standardtext (Kombinera service basket standardtext och kundens standardtext). Med valet "Ingen standardtext" skapas ingen standardtext för fakturorna och fälten förblir tomma. 

%lastmonth och %nextmonth kommandon används tillsammans med exempelvis %monthname, %date, %duedate och %deliverydate. Till exempel om juni faktureras och %monthname %lastmonth används i radbeskrivningen, skrivs maj ut i radbeskrivningen.

Extern ordernummer: Det angivna ordernumret visas på den skapade fakturan i fältet "Extern ordernummer". Längden kan vara 0-70 tecken. Informationen skickas i e-fakturameddelandet i fältet OrderIdentifier. Det skrivs ut på pdf-formuläret under leveransadressen i Ordernummer-fältet. 

Om detta externa ordernummer har angetts i kundspecifik produktfakturering i fältet för extern ordernummer, visas denna information på försäljningsfakturaraden i fältet för extern ordernummer per respektive fakturarad. Detta visas inte på fakturans pdf-utskrift, men skickas i e-fakturameddelandet i fältet 

<RowIdentifier>Här är nummersekvensen</RowIdentifier>

Registrera delbetalningar automatiskt på fakturan: Om valt, registreras delbetalningar som kommer till fakturan automatiskt. Denna inställning ersätter valet i försäljningsgrunddata och måste ställas in separat för varje service basket.

Observera, leveransvillkor och leveranssätt kommer direkt från de inställningar som definierats bakom kunden (Standardleveransvillkor och standardbetalningssätt).

Till höger om grunddata finns Förhandsgranskning av faktureringsperiod, där du kan kontrollera datum för faktureringsperioder som skapas med service basket. Med pilknappen kan du se nästa faktureringsperiod.

Hantera service basket

När en ny service basket har sparats, går du till hanteringen av service basket. I toppen av vyn finns fyra flikar, var och en med sina egna funktioner.

Produkt- och kundfakturering (se bild ovan, punkt 1)
Detta är sammanfattningssidan för service basket. För att kunna fakturera med service basket måste både produkter och kunder läggas till ("Add product" och "Add customer"). Service basket är i praktiken en samling parametrar som styr faktureringen. Produkter och kunder läggs till i basketen efter behov. Själva basketen har en viss giltighetstid (faktureringsperioder), men även produkter och kunder kan definieras med en tid då de blir en del av service basket och en tid då de tas bort från basketen. I vyn faktureras de valda produkterna för de kunder vars service basket giltighetstid är aktiv.
Observera! Om faktureringsperioden för service basket är exempelvis en månad, och faktureringen sker först i slutet av månaden, kommer alla produkter och kunder som har varit med i service basket under den faktureringsperioden att inkluderas i faktureringen. Även om kundens "medlemskap" i service basket avslutas den 3.6.2023, om faktureringsperioden är 6/2023, kommer kunden att inkluderas i faktureringen den 30.6.2023. Samma gäller för produkterna.

Observera! Om aktiva kunder läggs till en redan fakturerad period medan faktureringsperioden fortfarande är öppen, skapas fakturor automatiskt för dessa kunder om automatisk skapande är aktiverat. Fakturorna skapas under nästa natt.

Lägga till produkt i service basket

Detta görs genom knappen Add product.
Produkt - Sök i produktregistret med sökfunktionen. Tillfällig produkt (TEMP) kan inte användas i contract billing.
Basket produkt från - När produkten kommer med i service basket
Basket produkt till - När produkten tas bort från service basket
Åsidosätt produktens grundpris - Ett pris som avviker från produktens försäljningspris kan anges här. Inklusive moms = Brutto pris
Antal - Hur många enheter av den valda produkten som läggs till i basketen
Produktens radbeskrivning - Produktens radbeskrivning som visas på fakturan

Kommentarer kan också läggas till på produktlinjerna. Detta görs i vyn Hantera service basket med knappen Add comment line. Produktens och kommentarens plats kan ändras med knappen framför raden. På så sätt kan produkterna och kommentarerna ordnas i önskad ordning på den skapade fakturan. 

Produktens kalkylobjekt i service basket: Om företaget använder kalkylobjekt och de är kopplade till produkten, kan dessa också användas i contract billing. Som standard hämtas kalkylobjektet från produkten, men det kan fortfarande ändras till något annat här. 

• Lägg till kalkylobjekt per fakturarad: Kalkylobjekt kan läggas till i service basket antingen när en ny produkt läggs till eller i efterhand på produktlinjerna. När en ny produkt läggs till kan kalkylobjekten väljas i sektionen Produktens kalkylobjekt i service basket. I efterhand kan kalkylobjekten läggas till på produktlinjerna i service basket enligt följande: välj önskade produktlinjer > I menyn "Do for selected product lines" välj "Edit selected lines' calculation objects". För att kunna lägga till kalkylobjekt per fakturarad måste inställningen "Default calculation objects for sales invoices" i försäljningsgrunddata (Sales > Basic data and settings > Sales basic data) vara inställd på "Per invoice line". Dessutom måste kalkylobjektets rubrikdata i kalkylobjektshanteringen (Financial management > Calculation object management) i redigeringsvyn ha "Product data" valt som standardobjekt, så att kalkylobjektet kan väljas för fakturaraden.

Lägga till kund i service basket

Kund - Sök i kundregistret med sökfunktionen
Kontaktperson - Kundens kontaktperson, hämtas från de sparade kontaktpersonerna för den valda kunden
Plats - Kundens plats, hämtas från de sparade platserna för den valda kunden. Platsen kan också användas för att separera flera olika produkter för samma kund på olika fakturor.
Basket kund från - När kunden kommer med i service basket
Basket kund till - När kunden tas bort från service basket

Efter tillägg ser service basket-vyn ut så här:

Både produkten och kunden är nu tillagda i service basket och faktureringen börjar fungera enligt basketens inställningar.
Produkt- och kunddata kan uppdateras med basketens massfunktioner, som finns i menyn "Do for selected":

Om du vill lägga till flera kunder samtidigt i service basket, kan det göras i basketen via länken "Customer search". I kundlistningsvyn, sök efter önskade kunder. När kunderna har sökts, välj dem genom att kryssa i rutan framför kundens namn. I botten av sidan aktiveras menyn "Customer listing actions" och där väljer du "Add selected to contract billing service basket". I det öppnade fönstret väljer du minst de obligatoriska fälten: service basket och från när kunderna är i service basket.
Du kan också välja till när kunderna tillhör den valda service basket.

Kundspecifik produktfakturering

Kundspecifik produktfakturering gör det möjligt att fakturera en önskad produkt endast till en vald kund. Funktionen kan startas med knappen "Add product":

I denna vy väljs kund, kundens kontaktperson och produkt, samt definieras andra parametrar som tidigare.

Ett användningsfall för denna funktion kan vara exempelvis följande:

1. Ett fotbollslag registreras som kund
2. Varje spelare läggs till på kundkortet som kontaktperson
3. En service basket skapas där matchtröjor faktureras
4. Varje kontaktperson läggs till i service basket och produkten för basketen väljs för dem
5. Vid faktureringen skapas en faktura för laget där varje spelare och deras köpta produkt specificeras
   

Skapa fakturor

Om automatisk materialskapande inte är definierat i inställningarna för service basket, kan faktureringen startas manuellt från denna vy. Om fakturamassan är stor och den inte skapas helt direkt, slutförs processen nästa natt. 

Vid behov kan materialet faktureras manuellt ändå. I vyn kan texten före och efter fakturarader samt vår referens och er referens -information fortfarande redigeras. 

Välj till vilken period du vill skapa fakturor och tryck på create until selected period -knappen. 

Deleted material -länken visar om några fakturor/ordrar har tagits bort.

Fakturor kan skapas för den pågående perioden eller för framtida perioder. Genom den manuella faktureringsvyn för contract billing kan fakturor inte skapas för det förflutna. Om service basket samt dess kunder och produkter är inställda att börja i det förflutna och automatisk skapande av material är aktiverat och moms-låsning inte är aktiv, skapas fakturorna automatiskt även för det förflutna. 

Om samma kund har flera olika produkter i basketen eller samma kund är både i produkt- och kundspecifik fakturering, skapas ändå bara en faktura för kunden med alla kundens produkter inkluderade. Med plats kan olika fakturor skapas för olika produkter för samma kund. Då måste kundkortet ha två olika platser och dessa platser väljs vid produktens tillägg i service basket.

Kan nya service baskets för contract billing skapas direkt från försäljningsfakturan?

Service baskets för contract billing skapas i Sales > Billing > Contract billing. Baskets kan inte skapas från fakturan, som återkommande fakturamallar kunde tidigare skapas.

När flera kunder är på samma faktureringsperiod, men olika produkter faktureras: Måste kunden vara på fliken Kund- och produktfakturering och Kundspecifik produktfakturering?

När kundspecifik produktfakturering används behöver inget vara på fliken Kund- och produktfakturering. Det räcker att informationen finns på fliken Kundspecifik produktfakturering.

När skapar den automatiska bakgrundstjänsten för contract billing fakturor?

Skapandet sker den dag det är schemalagt mellan kl. 22.00 - 5.00. Till exempel om fakturans skapandedag är 31.1.2022, skapas fakturorna mellan 30.1.2022 kl. 22.00-31.1.2020 kl. 5.00.

Fungerar prisgrupper i contract billing?

Ja, det fungerar. Om en prisgrupp har angetts för produkten med en önskad multiplikator eller ett bestämt slutpris och samma prisgrupp finns bakom kunden i contract billing, skapas fakturans pris baserat på detta. Det ersätter alltså det pris som matats in i contract billing. Det fungerar på samma sätt oavsett om produkt- och kundfakturering eller kundspecifik produktfakturering används.

Kan stora fakturamassor skapas på en gång via service basket?

För att skapa större fakturamassor rekommenderas att aktivera automatisk fakturaskapande (I inställningarna för service basket, "Skapa material automatiskt på skapandedagen"). Manuell skapande av större fakturamassor (200+) kan orsaka timeout, vilket resulterar i att vissa fakturor inte skapas. Om detta händer, kan fakturorna skapas genom att aktivera automatisk skapande och vänta över natten, den automatiska skapandet skapar fakturorna nästa natt.

Varför har contract billing-fakturorna inte skapats vid bokslutet?

Den automatiska skapandet för contract billing kontrollerar alltid om den fakturerade perioden finns på en befintlig bokslutsperiod. Kontrollera därför om den aktuella bokslutsperioden har skapats. Efter att bokslutsperioden har skapats kan fakturorna skapas igen från sektionen Deleted materials i service basket.

Nyckelord: service basket, contract billing, skapa service basket

Hjälpte det här svaret? Ja Nej