Den här guiden handlar om avtalsfakturering och dess servicekorgar. Du lär dig hur man lägger till produkter och kunder i servicekorgen samt hur man skapar fakturor. Guiden innehåller stegvisa instruktioner för att skapa, hantera och fakturera servicekorgar samt vanliga frågor relaterade till denna process.

INNEHÅLL

• Ny servicekorg
• Hantera servicekorg
  • Lägga till produkt i servicekorg
  • Lägga till kund i servicekorg
  • Kundspecifik produktfakturering 
  • Skapa fakturor
  • Inställningar för servicekorg
  • Försäljnings- och kassaflödesprognos
• Vanliga frågor

 

Med avtalsfakturering kan återkommande fakturering hanteras på ett mångsidigt sätt. Avtalsfakturering gör det möjligt att fakturera massvis återkommande önskade kunder och produkter. Sektionen kan användas för att hantera exempelvis hyresfakturering och företagsservicefakturering. 

Servicekorgen är en central del av avtalsfaktureringen. Under faktureringsperioden kan produkter och kunder läggas till och tas bort från servicekorgen. Genom den manuella vyn Skapa fakturor i avtalsfakturering skapas inga fakturor för det förflutna. Om servicekorgen samt dess kunder och produkter är inställda att börja i det förflutna och automatisk skapande av material är aktiverat och moms-låsning inte är aktiv, skapas fakturorna automatiskt även för det förflutna. Fakturorna skapas under nästa nattens automatiska körning. 

Försäljning > Fakturering > Avtalsfakturering

Servicekorgens status: I vyn visas servicekorgar baserat på vald status. Giltiga servicekorgar är i statusen giltig. Om faktureringen för servicekorgen redan har avslutats, är servicekorgen i statusen avslutad. För servicekorgar i statusen väntar har faktureringen ännu inte påbörjats.

Innehåller produkt: I vyn visas de servicekorgar där den valda produkten har använts.

Innehåller kund: I vyn visas de servicekorgar där den valda kunden har använts. 

Tilldelad säljare: I vyn visas de servicekorgar där den valda säljaren har använts.

Fakturans valuta: I vyn visas fakturor i vald valuta.

Spara som Excel-fil: Excel-filen innehåller en lista över servicekorgarnas kunder och produkter. Tomma servicekorgar exporteras inte till Excel.

Ny servicekorg

Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Försäljning > Fakturering > Avtalsfakturering och välja vyn för avtalsfakturering.

Skapa en ny servicekorg enligt följande:

1. Tryck på knappen "Skapa ny servicekorg".

Fyll i servicekorgens basinformation enligt följande:

1. Namn: Ange ett beskrivande namn för servicekorgen.
2. Faktureringsperioder från: Välj startdatum för faktureringsperioden. Med en servicekorg skapas fakturor för samma faktureringsperiod för olika kunder och produkter. För olika faktureringsperioder skapas separata servicekorgar.
3. Faktureringsperioder till: Välj slutdatum för faktureringsperioden eller ange att servicekorgen är giltig tills vidare.
4. Faktureringsintervall: Välj faktureringsintervall x dagar, veckor, månader eller år.
5. Fakturans valuta: Välj fakturans valuta.

Fakturans värdedag: Värdedagen är det datum från vilket fakturans förfallodag enligt betalningsvillkoret beräknas. Om fakturans betalningsvillkor beräknas från fakturadatumet, lämna fältet tomt. Exempel: Om fakturadatumet är 1.1.2019 och betalningsvillkoret är 14 dagar netto, blir fakturans förfallodag 18.1.2019 med värdedag 4. Om värdedagen är 15, blir förfallodagen 29.1.2019. Om värdedagen har angetts i korgens inställningar, visas texten längst ner på fakturasidan: "Fakturans förfallodag har beräknats enligt värdedagen. Fakturans värdedag är (beräknat datum enligt inställningarna)".
Fakturans förfallodag: Förfallodagen kan anges manuellt till önskat datum om du inte använder ett befintligt betalningsvillkor. Om du anger en förfallodag här, hämtas inte kundens standardbetalningsvillkor, utan alla fakturor får denna förfallodag.

Materialdag: Materialdagen anger när materialet skapas

Välj beräkningssätt för materialdagen enligt följande:

• Faktureringsperiodens första dag: Materialdagen är den dag som har angetts som datumet Faktureringsperioder från. Om faktureringen sker till exempel månadsvis, är materialdagen alltid samma dag för följande månader. 
• Faktureringsperiodens sista dag: Om faktureringen är till exempel månadsvis från början av månaden, är materialdagen alltid den sista dagen i den aktuella månaden. Om faktureringsperioden är något annat än en månad, blir materialdagen den sista dagen i faktureringsperioden. 
• Faktureringsperiodens första månads sista dag: Om faktureringsintervallet är något annat än från början till slutet av månaden, är materialdagen alltid den sista dagen i startmånaden. Om faktureringen är från början till slutet av månaden, ger valen Faktureringsperiodens sista dag och Faktureringsperiodens första månads sista dag samma materialdag. 

Visa faktureringsperiod på fakturan: Inställningen anger om faktureringsperioden ska visas på fakturan. Faktureringsperioden visas på försäljningsfakturan i fältet "Text före fakturarader" och ersätter kundens fält "Standardtext före fakturarader". Om inställningarna för avtalsfakturering har valet "Använd endast kundens standardtext" i fältet Standardtext före rader, visas endast kundens text och faktureringsperioden visas inte. Faktureringsperioden kan visas om inställningen Standardtext före rader sätts till "Kombinera servicekorgens standardtext och kundens standardtext".

Skapa material automatiskt på skapandedagen: Inställningen anger att systemet skapar fakturor enligt den materialdagsinställning som definierats ovan. Automatisk skapande rekommenderas för stora fakturamassor.

Materialets skapandedag: Inställningen är endast tillgänglig om automatisk skapande av material är aktiv. Här definieras hur många dagar före materialdagen systemet skapar fakturorna i Kundreskontra.

Använd skapandedagen som fakturadatum: Inställningen är endast tillgänglig om materialet är inställt att skapas automatiskt. Om materialdagen har definierats som faktureringsperiodens sista dag och detta fält sätts till exempelvis 5 dagar före materialdagen, blir fakturadatumet, beroende på månad, den 23, 24, 25 eller 26 dagen.

Typ av material som ska skapas: Typen av material som ska skapas kan vara Offert, Order eller Faktura.

Bifirma: Om företaget har bifirmor, definieras här för vilken bifirma fakturorna skapas.

Betalningsvillkor: Betalningsvillkor för det material som skapas och som används om ingen förfallodag har definierats för servicekorgen.

Kundens standardbetalningsvillkor ersätter korgens betalningsvillkor: Om ett kundspecifikt standardbetalningsvillkor har definierats på kundkortet, använder systemet det när detta val är aktivt.
Leveransdag i månaden: Leveransdagen är den dag då leveransen sker. Leveransdatumet hanteras enligt den valda faktureringsperioden. Om fakturorna är daterade 1.5.2014, gäller leveransdatumet även för maj. Leveransdagen kan inte definieras för föregående eller kommande månad.

Säljare: En befintlig aktiv säljare kan väljas för fakturan.
Vår referens: "Vår referens" på fakturan.
Er referens: "Kundens referens" på fakturan. Inställningen i servicekorgen för avtalsfakturering ersätter ett eventuellt värde i kundens standardfält för er referens.
Standardtexter: Standardtexter före och efter fakturarader. Fältens maximala längd är 500 tecken. I beskrivningen kan kommandona nedan användas. Standardtexten kan definieras i servicekorgens inställningar (Använd endast servicekorgens standardtext) eller så kan standardtexter som lagts till bakom kunden användas (Använd endast kundens standardtext). Om kundkortet inte har någon standardtext, används företagets standardtext.

Du kan använda både servicekorgens och kundens standardtext genom att välja "Kombinera servicekorgens standardtext och kundens standardtext". Med valet "Ingen standardtext" skapas ingen standardtext för fakturorna och fälten förblir tomma. 

%lastmonth och %nextmonth-kommandon används tillsammans med exempelvis kommandona %monthname, %date, %duedate och %deliverydate. Till exempel om juni faktureras och du använder texten "%monthname %lastmonth" i radbeskrivningen, skrivs maj ut i radbeskrivningen.

Externt ordernummer: Det angivna ordernumret visas på den skapade fakturan i fältet "Externt ordernummer". Längden kan vara 0–70 tecken. Informationen skickas i e-fakturameddelandet i fältet OrderIdentifier. Informationen skrivs ut på pdf-formuläret under leveransadressen i fältet Ordernummer. 

Om externt ordernummer har angetts i kundspecifik produktfakturering i fältet Externt ordernummer, visas informationen på försäljningsfakturaraden i fältet Externt ordernummer per fakturarad. Informationen visas då inte på fakturans pdf-utskrift, men skickas i e-fakturameddelandet i fältet

<RowIdentifier>Här är nummersekvensen</RowIdentifier>

Registrera delbetalningar automatiskt på fakturan: Om valet är aktiverat, registreras delbetalningar som kommer till fakturan automatiskt. Denna inställning ersätter valet i försäljningsbasinformation och måste ställas in separat för varje servicekorg.

Observera, leveransvillkor och leveranssätt kommer direkt från de inställningar som definierats bakom kunden (Standardleveransvillkor och standardbetalningssätt).

Till höger om basinformationen finns Förhandsgranskning av faktureringsperiod, där du kan kontrollera datum för faktureringsperioder som skapas med servicekorgen. Med pilknappen kan du se nästa faktureringsperiod.

 

Hantera servicekorg

När en ny servicekorg har sparats, går systemet till hanteringen av servicekorgen. I toppen av vyn finns fyra flikar, var och en med sina egna funktioner.

Produkt- och kundfakturering (se bild ovan, punkt 1) är servicekorgens sammanfattningssida. För att kunna fakturera med servicekorgen måste både produkter och kunder läggas till ("Lägg till produkt" och "Lägg till kund"). Servicekorgen är en samling parametrar som styr faktureringen. Produkter och kunder läggs till i korgen efter behov. Servicekorgen har en viss giltighetstid (faktureringsperioder), och även produkter och kunder kan definieras med en tid då de hör till servicekorgen och en tid då de tas bort från korgen. I vyn faktureras de valda produkterna för de kunder vars servicekorgs giltighetstid är aktiv.
Observera! Om faktureringsperioden för servicekorgen är exempelvis en månad och faktureringen sker i slutet av månaden, kommer alla produkter och kunder som har varit med i servicekorgen under den faktureringsperioden att inkluderas i faktureringen. Om kundens "medlemskap" i servicekorgen avslutas den 3.6.2023 och faktureringsperioden är 6/2023, kommer kunden att inkluderas i faktureringen den 30.6.2023. Samma gäller för produkterna.

Observera! Om aktiva kunder läggs till en redan fakturerad period medan faktureringsperioden fortfarande är öppen, skapas fakturor automatiskt för dessa kunder om automatisk skapande är aktiverat. Fakturorna skapas under nästa natt.

Lägga till produkt i servicekorg

Lägg till en produkt i servicekorgen enligt följande:

1. Tryck på knappen Lägg till produkt på fliken Produkt- och kundfakturering i hanteringen av servicekorgen.

Fyll i produktens uppgifter enligt följande:

1. Produkt – Sök produkten i produktregistret med sökfunktionen. Tillfällig produkt (TEMP) kan inte användas i avtalsfakturering.
2. Korg produkt från – Välj datum från vilket produkten hör till servicekorgen.
3. Korg produkt till – Välj datum då produkten tas bort från servicekorgen.
4. Åsidosätt produktens grundpris – Ange vid behov ett pris som avviker från produktens försäljningspris. Inklusive moms betyder bruttopris.
5. Antal – Ange hur många enheter av den valda produkten som läggs till i servicekorgen.
6. Produktens radbeskrivning – Ange produktens radbeskrivning som visas på fakturan.

Kommentarer kan också läggas till på produktlinjerna. Lägg till en kommentarrad enligt följande:

1. Tryck på knappen Lägg till kommentarrad i vyn Hantera servicekorg.
2. Redigera texten på kommentarraden.
3. Ändra produktens och kommentarradens plats med knappen framför raden, så att produkterna och kommentarerna får önskad ordning på den skapade fakturan.

Produktens kalkylobjekt i servicekorgen: Om företaget använder kalkylobjekt och de är kopplade till produkten, kan samma kalkylobjekt användas i avtalsfakturering. Som standard hämtas kalkylobjektet från produkten, men du kan byta kalkylobjekt här.

• Lägg till kalkylobjekt per fakturarad: Kalkylobjekt kan läggas till i servicekorgen antingen när en ny produkt läggs till eller i efterhand på produktlinjerna.
  1. Lägg till en ny produkt och välj kalkylobjekt i sektionen Produktens kalkylobjekt i servicekorgen, eller
  2. Välj önskade rader i servicekorgens produktlinjer och välj funktionen Redigera kalkylobjekt för valda rader i menyn Do for selected product lines.

  För att kunna lägga till kalkylobjekt per fakturarad måste inställningen "Default calculation objects for sales invoices" i försäljningsbasinformation (Sales > Basic data and settings > Sales basic data) vara inställd på "Per invoice line". Dessutom måste kalkylobjektets rubrikdata i kalkylobjektshanteringen (Financial management > Calculation object management) i redigeringsvyn ha exempelvis "Product data" valt som standardobjekt, så att kalkylobjektet kan väljas för fakturaraden.

Lägga till kund i servicekorg

Lägg till en kund i servicekorgen enligt följande:

1. Tryck på knappen Lägg till kund på fliken Produkt- och kundfakturering i hanteringen av servicekorgen.
2. Sök kunden i kundregistret med sökfunktionen i fältet Kund.
3. Välj kundens kontaktperson i fältet Kontaktperson från kundens sparade kontaktpersoner.
4. Välj kundens verksamhetsställe i fältet Verksamhetsställe från kundens sparade verksamhetsställen. Verksamhetsstället kan användas för att separera flera olika produkter för samma kund på olika fakturor.
5. Välj i fältet Korg kund från det datum från vilket kunden hör till servicekorgen.
6. Välj i fältet Korg kund till det datum då kunden tas bort från servicekorgen.

Efter tillägg ser servicekorg-vyn ut så här:

Både produkten och kunden är nu tillagda i servicekorgen och faktureringen fungerar enligt korgens inställningar.
Produkt- och kunddata kan uppdateras med korgens massfunktioner, som finns i menyn Do for selected:

Om du vill lägga till flera kunder samtidigt i servicekorgen, gör så här:

1. Öppna servicekorgen och välj länken "Customer search".
2. Sök önskade kunder i vyn Customer listing med sökfunktionen.
3. Välj kunderna genom att kryssa i rutan framför kundens namn.
4. Gå till sidans nederkant och öppna menyn "Customer listing actions".
5. Välj funktionen "Add selected to contract billing service basket".
6. Välj i det öppnade fönstret minst de obligatoriska fälten: servicekorg och datum från vilket kunderna är i servicekorgen.
7. Välj vid behov också datum till vilket kunderna hör till den valda servicekorgen.

Kundspecifik produktfakturering

Kundspecifik produktfakturering gör det möjligt att fakturera en önskad produkt endast till en vald kund. Funktionen startas med knappen "Add product" på fliken Kundspecifik produktfakturering.

I vyn för kundspecifik produktfakturering väljs kund, kundens kontaktperson och produkt, och övriga parametrar definieras på samma sätt som i Produkt- och kundfakturering.

Ett användningsfall för denna funktion kan vara exempelvis följande:

1. Ett fotbollslag registreras som kund.
2. Varje spelare läggs till på kundkortet som kontaktperson.
3. En servicekorg skapas där matchtröjor faktureras.
4. Varje kontaktperson läggs till i servicekorgen och produkten för korgen väljs för dem.
5. Vid faktureringen skapas en faktura för laget där varje spelare och dennes köpta produkt specificeras.
   

Skapa fakturor

Om automatisk skapande av material inte är definierat i servicekorgens inställningar, kan du starta faktureringen manuellt från fliken Skapa fakturor.

1. Välj på fliken Skapa fakturor till vilken period du vill skapa fakturor.
2. Redigera vid behov fälten Text före fakturarader, Text efter fakturarader, Vår referens och Er referens.
3. Tryck på knappen create until selected period.

Om fakturamassan är stor och den inte skapas helt direkt, slutförs processen nästa natt. Materialet kan vid behov faktureras manuellt även senare.

Länken Deleted material visar om några fakturor eller ordrar har tagits bort.

Fakturor kan skapas för den pågående perioden eller för framtida perioder. Genom den manuella vyn Skapa fakturor i avtalsfakturering skapas inga fakturor för det förflutna. Om servicekorgen samt dess kunder och produkter är inställda att börja i det förflutna och automatisk skapande av material är aktiverat och moms-låsning inte är aktiv, skapas fakturorna automatiskt även för det förflutna.

Om samma kund har flera olika produkter i korgen eller samma kund finns både i Produkt- och kundfakturering och i Kundspecifik produktfakturering, skapas ändå bara en faktura för kunden med alla kundens produkter inkluderade. Med verksamhetsställe kan olika fakturor skapas för olika produkter för samma kund. Då måste kundkortet ha två olika verksamhetsställen och dessa verksamhetsställen väljs vid produktens tillägg i servicekorgen.

Kan nya servicekorgar för avtalsfakturering skapas direkt från försäljningsfakturan?

Servicekorgar för avtalsfakturering skapas i Försäljning > Fakturering > Avtalsfakturering. Korgar kan inte skapas från fakturan, som återkommande fakturamallar kunde tidigare skapas.

När flera kunder är på samma faktureringsperiod, men olika produkter faktureras: Måste kunden vara på fliken Kund- och produktfakturering och Kundspecifik produktfakturering?

När kundspecifik produktfakturering används behöver inget vara på fliken Kund- och produktfakturering. Det räcker att informationen finns på fliken Kundspecifik produktfakturering.

När skapar den automatiska bakgrundstjänsten för avtalsfakturering fakturor?

Skapandet sker den dag det är schemalagt, mellan kl. 22.00–5.00. Till exempel om fakturans skapandedag är 31.1.2022, skapas fakturorna mellan 30.1.2022 kl. 22.00–31.1.2022 kl. 5.00.

Fungerar prisgrupper i avtalsfakturering?

Ja, det fungerar. Om en prisgrupp har angetts för produkten med en önskad multiplikator eller ett bestämt slutpris och samma prisgrupp finns bakom kunden i avtalsfakturering, skapas fakturans pris baserat på detta. Prisgruppen ersätter alltså det pris som matats in i avtalsfakturering. Det fungerar på samma sätt oavsett om Produkt- och kundfakturering eller Kundspecifik produktfakturering används.

Kan stora fakturamassor skapas på en gång via servicekorgen?

För att skapa större fakturamassor rekommenderas att aktivera automatisk fakturaskapande (i inställningarna för servicekorgen, "Skapa material automatiskt på skapandedagen"). Manuell skapande av större fakturamassor (200+) kan orsaka timeout, vilket resulterar i att vissa fakturor inte skapas. Om detta händer, kan fakturorna skapas genom att aktivera automatisk skapande och vänta över natten. Den automatiska skapandet skapar fakturorna nästa natt.

Varför har avtalsfakturering-fakturorna inte skapats vid bokslutet?

Den automatiska skapandet för avtalsfakturering kontrollerar alltid om den fakturerade perioden finns på en befintlig räkenskapsperiod. Kontrollera därför om den aktuella räkenskapsperioden har skapats. Efter att räkenskapsperioden har skapats kan fakturorna skapas igen från sektionen Deleted materials i servicekorgen.

Verksamhetsställe-specifik fakturering, hur skulle detta fungera?

Om samma kund har flera verksamhetsställen, kan verksamhetsställe-specifik fakturering göras via kundspecifik produktfakturering. Då kan kunden anges per verksamhetsställe och den önskade produkten kopplas till det. Produkten läggs då till samma faktura per verksamhetsställe. En separat faktura skapas för varje verksamhetsställe och dessa kan inte kombineras. Fakturering av samma kund med olika verksamhetsställen kan inte göras via sektionen Produkt- och kundfakturering.

Nyckelord: servicekorg, avtalsfakturering, skapa servicekorg

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback