Tuotteen lisääminen palvelukoriin
Asiakkaan lisääminen palvelukoriin
Asiakaskohtainen tuotelaskutus
Sopimuslaskutuksella voidaan hallita toistuvia laskutuksia monipuolisesti. Sopimuslaskutuksen avulla voidaan laskuttaa massana toistuvasti haluttuja asiakkaita ja haluttuja tuotteita. Osion avulla voidaan hoitaa esimerkiksi vuokralaskutus ja yrityksen palvelulaskutus.
Palvelukori on sopimuslaskutuksen keskeinen elementti. Laskutuskauden aikana voidaan palvelukoriin lisätä ja poistaa tuotteita sekä asiakkaita. Sopimuslaskutuksen manuaalisen Laskujen muodostamisen näkymän kautta ei pysty muodostamaan laskuja menneisyyteen. Mikäli palvelukori sekä palvelukorin asiakkaat sekä tuotteet on asetettu alkamaan menneisyydestä ja automaattinen aineistojen muodostus on päällä eikä alv-lukitus ole aktiivisena, muodostuu laskut automaattisesti myös menneisyyteen. Laskut muodostetaan seuraavan yön automaattiajossa.
Myynti > Laskutus > Sopimuslaskutus
Palvelukorin tila: Voidaan hakea palvelukorin tilojen perusteella halutut korit. Voimassa olevat palvelukorit ovat voimassa -tilassa. Jos palvelukorin laskutus on jo umpeutunut, on se loppunut -tilassa. Odottaa tilassa olevien palvelukorien laskutus ei ole vielä alkanut.
Sisältää tuotteen: Voidaan hakea ne palvelukorit, joissa on käytetty kyseistä tuotetta.
Sisältään asiakkaan: Voidaan hakea ne palvelukorit, joissa on käytetty kyseistä asiakasta.
Asetettu myyjälle: Voidaan hakea ne palvelukorit, joissa on käytetty kyseistä myyjää.
Laskujen valuutta: Voidaan hakea laskut valitulla valuutalla.
Uusi palvelukori
Uusi palvelukori luodaan painamalla "Luo uusi palvelukori" -nappia.
Nimi: Palvelukorin nimi, käytä kuvaavaa nimeä.
Laskutuskaudet alkaen: Laskutuskauden alkupäivä. Yhdellä palvelukorilla voidaan muodostaa samalle laskutuskaudelle laskuja eri asiakkaille ja tuotteille. Eri laskutuskausille tehdään omat palvelukorit.
Laskutuskaudet asti: Laskutuskauden loppupäivä, tai vaihtoehtoisesti voidaan määrittää, että palvelukori on voimassa toistaiseksi.
Laskutuskausiväli: Valittavissa on x Päivää, Viikkoa, Kuukautta tai Vuotta.
Laskujen valuutta: Valitse laskun valuutta.
Laskujen arvopäivä: Älä käytä arvopäivää, mikäli laskun maksuehto lasketaan laskun päiväyksestä, jätä kenttä tyhjäksi. Arvopäivä on päiväys, josta laskun maksuehdon mukainen eräpäivä lasketaan. Esim. Jos laskun päiväys on 1.1.2019 ja maksuehto on 14pv netto, niin asettamalla arvopäiväksi 4, saadaan laskun eräpäiväksi 18.1.2019. Jos arvopäivä on 15, niin eräpäiväksi tulee 29.1.2019.
Laskujen eräpäivä: Voidaan antaa eräpäivä käsin halutulle päivälle, mikäli ei käytetä olemassa olevaa maksuehtoa. Mikäli tähän laittaa eräpäivän ei myöskään haeta asiakkaan oletusmaksuehtoa, vaan kaikille laskuille tulee tämä eräpäivä.
Aineistopäivä: Koska aineisto muodostetaan
Laskutuskauden ensimmäinen päivä: Tarkoittaa sitä päivää, joka on laitettu laskutuskaudet alkaen päiväksi. Jos jatkossa laskutus tapahtuu esim. kuukausittain tulee tähän aina se sama päivä seuraavan kuun osalta.
Laskutuskauden viimeinen päivä: Jos laskutus on esim. kuukausittain kuun alusta, on tämä päivä aina kyseisen kuun viimeinen päivä. Jos laskutuskausi on kuitenkin jotain muuta kuin kuukausi, niin aineistopäiväksi tulee se laskutuskauden viimeinen päivä.
Laskutuskauden ensimmäisen kuukauden viimeinen päivä: Jos laskutusväli on muuta kuin kuun alusta kuun loppuun tällä valinnalla saadaan aineistopäiväksi aina aloituskuukauden viimeinen päivä. Jos laskutus on kuun alusta kuun loppuun, on valinta laskutuskauden viimeinen päivä ja laskutuskauden kuukauden viimeinen päivä sama.
Näytä laskutuskausi laskulla: Valitse, että näytetäänkö laskutuskausi laskulla. Laskutuskausi tuodaan myyntilaskulla kohtaan "Teksti enne laskurivejä" ja yliajaa asiakkaan takana olevan tekstin kentässä "Oletusteksti ennen laskurivejä"
Luo aineistot automaattisesti muodostamispäivänä: Järjestelmä luo laskut edellisessä kohdassa määritellyn asetuksen mukaisesti. Automaattista muodostusta suositellaan käytettävän suurien laskumassojen kohdalla.
Aineistojen muodostamispäivä: Käytettävissä vain, mikäli edellinen asetus on aktiivinen. Määrittele tässä, kuinka monta päivää ennen aineistopäivää haluat järjestelmän muodostavan laskut Myyntireskontraan.
Käytä muodostuspäivää laskun päiväyksenä: Käytettävissä vain, mikäli aineistot määritetään muodostumaan automaattisesti. Jos olet määrittänyt aineistopäiväksi laskutuskauden viimeisen päivän ja asetat tähän 5 päivää ennen aineistopäivää, niin laskujen päiväykseksi tulee, kuukaudesta riippuen, 23, 24, 25 tai 26 päivä.
Muodostettavan aineiston tyyppi: Tarjous, Tilaus tai Lasku.
Aputoiminimi: Jos yrityksellä on käytössään aputoiminimiä, niin tässä voidaan määrittää, mille aputoiminimelle laskut muodostetaan.
Maksuehto: Muodostettavien aineistojen maksuehto, jota käytetään, mikäli palvelukorille ei ole määritelty eräpäivää.
Asiakkaan oletusmaksuehto yliajaa korin maksuehdon: Jos asiakaskortissa on määritelty asiakaskohtainen oletusmaksuehto, niin sitä käytetään tämän valinnan ollessa aktiivinen.
Kuukauden toimituspäivä: Minä päivänä toimitus tapahtuu. Huomioi, että toimituspäivämäärä käsitellään valitun laskutuskauden mukaisesti. Jos laskut päivätään 1.5.2014, niin toimituspäivämäärä koskee myös toukokuuta. Toimituspäivää ei voida määritellä edelliselle tai tulevalle kuulle.
Myyjä: Voidaan valita olemassa oleva aktiivinen tilassa oleva myyjä laskulle.
Viitteemme: Meidän viite.
Viitteenne: Asiakkaan viite.
Oletustekstit: Oletustekstit ennen ja jälkeen laskurivien. Selitteessä voidaan käyttää alla olevia komentoja. Oletustekstin voi myös määritellä itse palvelukorin asetuksiin (Käytä vain palvelukorin oletustekstiä) tai käyttää asiakkaan taakse lisättyjä oletustekstejä (Käytä vain asiakkaan oletustekstiä). On myös mahdollista käyttää sekä palvelukorin että asiakkaan oletustekstiä (Yhdistä palvelukorin oletusteksti ja asiakkaan oletusteksti). Valinnalla "Ei oletustekstiä" laskuille ei muodostu ollenkaan oletustekstiä vaan kentät jäävät tyhjäksi. Mikäli asiakaskortilla ei ole oletustekstiä, käytetään yrityksen vakiotekstiä.
%viimekuu ja %ensikuu komentoja käytetään yhdessä esim. %kknimi, %pvm, %epvm ja %tpvm kanssa. Esimerkiksi jos laskutetaan kesäkuuta ja käytetään riviselitteessä %kknimi %viimekuu, tulostuu riviselitteeseen toukokuu kirjoitettuna.
Ulkoinen tilausnumero: Asetettu tilausnumero nousee muodostetulle laskulle lisätietojen kenttään "Ulkoinen tilausnumero". Pituus voi olla 0-70 merkkiä
Kirjaa laskun osasuoritukset automaattisesti: Mikäli valittu, laskulle saapuvat osasuoritukset kirjataan laskulle automaattisesti. Tämä asetus yliajaa myynnin perustiedoissa olevan valinnan ja tulee asettaa jokaiselle palvelukorille erikseen.
Huom, toimitusehto ja toimitustapa tulee suoraan asiakkaan taakse määritettyjen asetusten mukaisesti (Oletustoimitusehto ja oletusmaksutapa).
Perustietojen oikealla puolella on Laskutuskauden esikatselu, josta voi tarkistaa palvelukorilla muodostettavien laskutuskausien päiväykset. Nuoli -painikkeesta näkee seuraavan laskutuskauden.
Palvelukorin hallinta
Kun uusi palvelukori on tallennettu, siirrytään palvelukorin hallintaan. Näkymän yläosassa on neljä välilehteä, joista kullakin on omat toimintonsa.
Tuote- ja asiakaslaskutus (katso kuva yllä, kohta 1)
Tämä on palvelukorin yhteenvetosivu. Jotta palvelukorilla voidaan laskuttaa, tulee siihen lisätä sekä tuotteet, että asiakkaat ("Lisää tuote" ja "Lisää asiakas"). Palvelukori on käytännössä nippu parametreja, joilla ohjataan laskutusta. Koriin lisätään tuotteita ja asiakkaita tarpeen mukaan. Itse korilla on tietty voimassaoloaika (laskutuskaudet), mutta myös tuotteille ja asiakkaille voidaan määrittää aika, jona ne tulevat osaksi palvelukoria ja minä aikana ne poistuvat korista. Näkymässä laskutetaan valitut tuotteet niiltä asiakkailta, joidenka palvelukorin voimassaoloaika on päällä.
Huom! Mikäli palvelukorin laskutuskausi on esim. kuukausi, ja laskutusajo on vasta kuukauden lopussa, niin laskutukseen tulevat mukaan kaikki tuotteet ja asiakkaat, jotka ovat olleet mukana palvelukorissa ko. laskutuskautena. Vaikka asiakkaan palvelukorin "jäsenyys" päättyy 3.6.2023, laskutuskauden ollessa 6/2023, niin 30.6.2023 ajettavassa laskutusajossa ko. asiakas on mukana. Sama pätee myös tuotteiden osalta.
Huom! Jos jo aiemmin laskutetulle kaudelle lisätään voimassaolevia asiakkaita laskutuskauden ollessa vielä avoin, muodostetaan näille asiakkaille laskut automaattisesti mikäli automaattinen muodostus on päällä. Laskut muodostetaan seuraavan yön aikana.
Tuotteen lisääminen palvelukoriin
Tämä onnistuu Lisää tuote painikkeesta.
Tuote - Haetaan tuoterekisteristä hakutoiminnolla. Tilapäistuotetta (TEMP) ei voi käyttää sopimuslaskutuksessa.
Korin tuote alkaen - Koska tuote tulee mukaan palvelukoriin
Korin tuote asti - Koska tuote poistuu palvelukorista
Yliaja tuotteen perushinta - Tuotteen myyntihinnasta poikkeava hinta voidaan asettaa tässä. Verollinen = Bruttohinta
Lukumäärä - Montako yksikköä valittua tuotetta koriin lisätään
Tuotteen riviselite - Laskulle tuleva tuotekohtainen riviselite
Tuoteriveille voidaan lisätä myös kommenttirivi. Tämä onnistuu Palvelukorin hallinta näkymän Lisää kommenttirivi -painikkeesta. Tuotteen ja kommenttirivin paikkaa voidaan vaihtaa rivin edessä olevasta painikkeesta. Tällöin voidaan tehdä tuotteet ja kommentit haluttuun järjestykseen muodostuvalle laskulle.
Tuotteen laskentakohteet palvelukorissa: Jos yrityksessä on käytössä laskentakohteet ja ne ohjattu tuotteen taakse, voi näitä käyttää myös sopimuslaskutuksessa. Oletuksena laskentakohde haetaan tuotteen takaa, mutta sen voi tässä vielä vaihtaa joksikin muuksi.
Asiakkaan lisääminen palvelukoriin
Asiakas - Haetaan asiakasrekisteristä hakutoiminnolla
Yhteyshenkilö - Asiakkaan yhteyshenkilö, haetaan valitun asiakkaan tallennetuista yhteyshenkilöistä
Toimipaikka - Asiakkaan toimipaikka, haetaan valitun asiakkaan tallennetuista toimipaikoista. Toimipaikalla saadaan myös eroteltua saman asiakkaan useampi eri tuote eri laskuille.
Korin asiakas alkaen - Koska asiakas tulee mukaan palvelukoriin
Korin asiakas asti - Koska asiakas poistuu palvelukorista
Lisäysten jälkeen palvelukorinäkymä näyttää tältä:
Sekä tuote, että asiakas ovat nyt lisättyinä palvelukoriin ja laskutus alkaa toimia korin asetusten mukaisesti.
Tuotteiden ja asiakkaiden tietoja voi päivittää korin massatoiminnoilla, jotka löytyvät Tee valituille valikosta:
Jos haluat lisätä useita asiakkaita kerralla palvelukoriin, niin se onnistuu palvelukorissa "Asiakashaku" -linkin kautta. Asiakaslistaus-näkymässä hae halutut asiakkaat. Kun asiakkaat on haettu, valitse ne täppäämällä asiakaan nimen edessä oleva valintaruutu. Sivun alareunaan aktivoituu "Asiakaslistauksen toiminnot" -valikko ja sieltä valitaan "Lisää valitut sopimuslaskutuksen palvelukoriin". Avautuvaan ikkunaan valitaan vähintään pakolliset kentät: palvelukori ja mistä alkaen asiakkaat ovat palvelukorissa.
Voit myös valita mihin asti asiakkaat kuuluvat valittuun palvelukoriin.
Asiakaskohtainen tuotelaskutus (2)
Asiakaskohtainen tuotelaskutus mahdollistaa halutun tuotteen laskuttamisen vain valitulta asiakkaalta. Toiminto voidaan käynnistää "Lisää tuote" -painikkeesta:
Tässä näkymässä valitaan asiakas, asiakkaan yhteyshenkilö ja tuote, sekä määritellään muut parametrit kuten aiemmin.
Tämän toiminnon käyttötapaus voisi olla esim. seuraava:
- Jalkapallojoukkue perustetaan asiakkaaksi
- Jokainen pelaaja lisätään asiakaskortille yhteyshenkilöksi
- Perustetaan palvelukori, jossa laskutetaan pelipaitoja
- Lisätään jokainen yhteyshenkilö palvelukoriin ja valitaan heille palvelukorin tuote
- Laskutusajossa muodostetaan yksi lasku ko. joukkueelle, jossa on eriteltynä jokainen pelaaja ja hänen ostamansa tuote
Laskujen muodostaminen (3)
Mikäli palvelukorin asetuksissa ei ole määriteltynä automaattista aineistomuodostusta, voidaan laskutus käynnistää manuaalisesti tästä näkymästä. Mikäli laskumassa on suuri ja sitä se ei kokonaisuudessaan muodostu heti, viimeistellään prosessi seuraavana yönä.
Tarvittaessa aineisto voidaan muutenkin laskuttaa manuaalisesti. Näkymässä voi vielä editoida teksti ennen ja jälkeen laskurivejä ja viitteemme ja viitteenne -tietoja.
Valitaan mihin asti halutaan laskut muodostaa ja painetaan muodosta valittuun kauteen asti -painiketta.
Poistettu aineisto -linkki näyttää, jos jotain laskuja/tilauksia on poistettu.
Laskujen muodostus onnistuu kaudelle, joka on meneillään tai kausille, jotka ovat tulevaisuudessa. Sopimuslaskutuksen manuaalisen Laskujen muodostamisen näkymän kautta ei pysty muodostamaan laskuja menneisyyteen. Mikäli palvelukori sekä palvelukorin asiakkaat sekä tuotteet on asetettu alkamaan menneisyydestä ja automaattinen aineistojen muodostus on päällä eikä alv-lukitus ole aktiivisena, muodostuu laskut automaattisesti myös menneisyyteen.
Mikäli korissa on samalla asiakkaalla useampi eri tuote tai sama asiakas on sekä tuote- että asiakaskohtaisessa laskutuksessa, niin asiakkaalle muodostuu kuitenkin vain yksi lasku, jossa on kaikki asiakkaan tuotteet mukana. Toimipaikan avulla saadaan halutessa saman asiakkaan eri tuotteille eri laskut. Tällöin asiakas kortilla tulee olla kaksi eri toimipaikkaa ja nämä toimipaikat valitaan palvelukorilla tuotteen lisäyksen yhteydessä.
Palvelukorin asetukset (4)
Tämä näkymä on täysin sama kuin uuden palvelukorin lisäämisessä, kuvat ja opastukset aiemmin tällä sivulla. Ainoana muutoksena on "Poista palvelukori" -toiminto.
Myynti- ja rahavirtaennuste, myynnin raportit ja muodostetut aineistot
Myynti ja rahavirtaennustenäkymässä näytetään palvelukorien rahavirtaennuste.
"Muodostettu laskutus ja ennustettu rahavirta" -näkymä näyttää vain sopimuslaskutuksessa tehdyt laskut. Jos lasku on jo muodostettu, pääsee summasta porautumaan kyseisille laskuille. Mikäli luku on keltaisella pohjalla, tarkoittaa tämä että summassa on mukana ennustetta toteutuneen myynnin lisäksi tai että summa on kokonaan ennustetta, eli tulevaisuudessa ja näin ollen tästä ei ole vielä muodostunut laskua. Summat ovat verottomia ja näkyvät laskun laskupäivän mukaisen kuukauden kohdalla. Näkymä huomioi myös hyvityslaskut.
Jos näkymässä valitaan tietty kori, niin näkymän vasemman alakulman "Näytä valittujen myynnin raportointi" -napista voidaan avata ko. koriin liittyvä myynnin raportointi.
Myynnin raportit -linkistä pääsee myynnin raportteihin ja tässä avautuu oletuksena asiakasryhmäraportti.
Muodostetut aineistot näyttää jo aiemmin muodostetut laskut.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko uusia sopimuslaskutuksen palvelukoreja tehdä suoraan myyntilaskulta?
Sopimuslaskutuksen palvelukorit tehdään Myynti > Laskutus > Sopimuslaskutus. Laskulta ei voi tehdä palvelukoreja, kuten toistuvaislaskupohjia pystyi aikaisemmin tekemään.
Kun useita asiakkaita on samalla laskutuskaudella, mutta laskutetaan eri tuotteita: Pitääkö asiakkaan olla Asiakas- ja tuotelaskutus-välilehdellä ja Asiakaskohtainen tuotelaskutus?
Kun käytetään asiakaskohtaista tuotelaskutusta Asiakas- ja tuotelaskutus-välilehdellä ei tarvitse olla mitään. Riittää, että tiedot ovat Asiakaskohtainen tuotelaskutus-välilehdellä.
Milloin sopimuslaskutuksen automaattinen taustapalvelu muodostaa laskuja?
Muodostus tapahtuu sinä päivänä, kun tämä on ajastettu välillä klo. 22.00 - 5.00. Esimerkiksi jos laskujen muodostamispäivä on 31.1.2022, niin laskut muodostuvat aikavälillä 30.1.2022 klo 22.00-31.1.2020 klo 5.00.
Toimiiko hintaryhmät sopimuslaskutuksessa?
Toimii. Eli jos tuotteen taakse on annettu hintaryhmä, jossa on joku haluttu kertoin tai määrätty loppuhinta ja sopimuslaskutuksen asiakkaan takana on sama hintaryhmä, niin laskun hinta muodostuu tämän perusteella. Se siis yliajaa sopimuslaskutukseen syötetyn hinnan. Toimii samalla tapaa riippumatta, onko käytetty tuote ja asiakaslaskutusta tai asiakaskohtaista tuotelaskutusta.
Pystyykö palvelukorin kautta muodostamaan kerralla isoja laskumassoja?
Isompien laskumassojen muodostamiseen kannattaa kytkeä päälle laskujen automaattinen muodostus (Palvelukorin asetuksissa kohta "Luo aineistot automaattisesti muodostamispäivänä"). Isompien laskumassojen (200+) muodostaminen manuaalisesti saattaa aiheuttaa aikakatkaisun, jolloin osa laskuista jää muodostumatta. Jos näin käy, saat muodostettua laskut kytkemällä päälle automaattisen muodostuksen ja odottamalla yön yli, automaattinen muodostus muodostaa laskut seuraavana yönä.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback