Uusi palvelukori

Palvelukorin hallinta

Tuote- ja asiakaslaskutus

Tuotteen lisääminen palvelukoriin

Asiakkaan lisääminen palvelukoriin

Asiakaskohtainen tuotelaskutus

Laskujen muodostaminen

Palvelukorin asetukset

Myynti- ja rahavirtaennuste

Usein kysytyt kysymykset

 

Sopimuslaskutus on Toistuvaislaskutuksen uudistettu ja laajennettu toiminnollisuus. Sopimuslaskutuksella voidaan hallita toistuvia laskutuksia monipuolisesti. Sopimuslaskutuksen avulla voidaan laskuttaa massana toistuvasti haluttuja asiakkaita ja haluttuja tuotteita. Osion avulla voidaan hoitaa muunmuassa vuokralaskutus ja yrityksen palvelulaskutus. 

Palvelukori on sopimuslaskutuksen keskeinen elementti. Laskutuskauden aikana voidaan palvelukoriin lisätä ja poistaa tuotteita sekä asiakkaita.

Myynti > Laskutus > Sopimuslaskutus

Palvelukorin tila: Voidaan hakea palvelukorin tilojen perusteella halutut korit. Voimassa olevat palvelukorit ovat voimassa -tilassa. Jos palvelukorin laskutus on jo umpeutunut, on se loppunut -tilassa. Odottaa tilassa olevien palvelukorien laskutus ei ole vielä alkanut.

Sisältää tuotteen: Voidaan hakea ne palvelukorit, joissa on käytetty kyseistä tuotetta.

Sisältään asiakkaan: Voidaan hakea ne palvelukorit, joissa on käytetty kyseistä asiakasta. 

Asetettu myyjälle: Voidaan hakea ne palvelukorit, joissa on käytetty kyseistä myyjää.

Laskujen valuutta: Voidaan hakea laskut valitulla valuutalla.

Uusi palvelukori

Uusi palvelukori luodaan painamalla "Luo uusi palvelukori" -nappia.


Nimi: Palvelukorin nimi, käytä kuvaavaa nimeä.
Laskutuskaudet alkaen: Laskutuskauden alkupäivä. Yhdellä palvelukorilla voidaan muodostaa samalle laskutuskaudelle laskuja eri asiakkaille ja tuotteille. Eri laskutuskausille tehdään omat palvelukorit.
Laskutuskaudet asti: Laskutuskauden loppupäivä, tai vaihtoehtoisesti voidaan määrittää, että palvelukori on voimassa toistaiseksi.
Laskutuskausiväli: Valittavissa on x Päivää, Viikkoa, Kuukautta tai Vuotta.
Laskujen valuutta: Valitse laskun valuutta.
Laskujen arvopäivä: Älä käytä arvopäivää, mikäli laskun maksuehto lasketaan laskun päiväyksestä, jätä kenttä tyhjäksi. Arvopäivä on päiväys, josta laskun maksuehdon mukainen eräpäivä lasketaan. Esim. Jos laskun päiväys on 1.1.2019 ja maksuehto on 14pv netto, niin asettamalla arvopäiväksi 4, saadaan laskun eräpäiväksi 18.1.2019. Jos arvopäivä on 15, niin eräpäiväksi tulee 29.1.2019.
Laskujen eräpäivä: Voidaan antaa eräpäivä käsin halutulle päivälle, mikäli ei käytetä olemassa olevaa maksuehtoa. Mikäli tähän laittaa eräpäivän ei myöskään haeta asiakkaan oletusmaksuehtoa, vaan kaikille laskuille tulee tämä eräpäivä.

Aineistopäivä: Koska aineisto muodostetaan

Näytä laskutuskausi laskulla: Valitse, että näytetäänkö laskutuskausi laskulla.
Luo aineistot automaattisesti muodostamispäivänä: Järjestelmä luo laskut edellisessä kohdassa määritellyn asetuksen mukaisesti. Automaattista muodostusta suositellaan käytettävän suurien laskumassojen kohdalla.
Aineistojen muodostamispäivä: Käytettävissä vain, mikäli edellinen asetus on aktiivinen. Määrittele tässä, kuinka monta päivää ennen aineistopäivää haluat järjestelmän muodostavan laskut Myyntireskontraan.
Käytä muodostuspäivää laskun päiväyksenä: Käytettävissä vain, mikäli aineistot määritetään muodostumaan automaattisesti. Jos olet määrittänyt aineistopäiväksi laskutuskauden viimeisen päivän ja asetat tähän 5 päivää ennen aineistopäivää, niin laskujen päiväykseksi tulee, kuukaudesta riippuen, 23, 24, 25 tai 26 päivä.
Muodostettavan aineiston tyyppi: Tarjous, Tilaus tai Lasku.
Aputoiminimi: Jos yrityksellä on käytössään aputoiminimiä, niin tässä voidaan määrittää, mille aputoiminimelle laskut muodostetaan.
Maksuehto: Muodostettavien aineistojen maksuehto, jota käytetään, mikäli palvelukorille ei ole määritelty eräpäivää.
Asiakkaan oletusmaksuehto yliajaa korin maksuehdon: Jos asiakaskortissa on määritelty asiakaskohtainen oletusmaksuehto, niin sitä käytetään tämän valinnan ollessa aktiivinen.
Kuukauden toimituspäivä: Minä päivänä toimitus tapahtuu. Huomioi, että toimituspäivämäärä käsitellään valitun laskutuskauden mukaisesti. Jos laskut päivätään 1.5.2014, niin toimituspäivämäärä koskee myös toukokuuta. Toimituspäivää ei voida määritellä edelliselle tai tulevalle kuulle.

Myyjä: Voidaan valita olemassa oleva aktiivinen tilassa oleva myyjä laskulle.
Viittemme: Meidän viite.
Viitteenne: Asiakkaan viite.
Oletustekstit: Oletustekstit ennen ja jälkeen laskurivien. Selitteessä voidaan käyttää alla olevia komentoja. 


Kirjaa laskun osasuoritukset automaattisesti: Mikäli valittu, laskulle saapuvat osasuoritukset kirjataan laskulle automaattisesti. Tämä asetus yliajaa myynnin perustiedoissa olevan valinnan ja tulee asettaa jokaiselle palvelukorille erikseen.

Perustietojen oikealla puolella on Laskutuskauden esikatselu, josta voi tarkistaa palvelukorilla muodostettavien laskutuskausien päiväykset.

Jos on laitettu asetuksiin, että laskut muodostetaan muodostamispäivänä, niin nämä muodostetaan muodostamispäivän seuraavana yönä. Eli yllä olevassa esimerkissä laskut muodostuisivat myyntireskontraan 26-27.6 välisenä yönä. 

 

Palvelukorin hallinta
Kun uusi palvelukori on tallennettu, siirrytään palvelukorin hallintaan. Näkymän yläosassa on neljä välilehteä, joista kullakin on omat toimintonsa.

Tuote- ja asiakaslaskutus (katso kuva yllä, kohta 1)
Tämä on palvelukorin yhteenvetosivu. Jotta palvelukorilla voidaan laskuttaa, tulee siihen lisätä sekä tuotteet, että asiakkaat ("Lisää tuote" ja "Lisää asiakas"). Palvelukori on käytännössä nippu parametreja, joilla ohjataan laskutusta. Koriin lisätään tuotteita ja asiakkaita tarpeen mukaan. Itse korilla on tietty voimassaoloaika (laskutuskaudet), mutta myös tuotteille ja asiakkaille voidaan määrittää aika, jona ne tulevat osaksi palvelukoria ja minä aikana ne poistuvat korista. Näkymässä laskutetaan valitut tuotteet niiltä asiakkailta, joidenka palvelukorin voimassaoloaika on päällä.
Huom! Mikäli palvelukorin laskutuskausi on esim. kuukausi, ja laskutusajo on vasta kuukauden lopussa, niin laskutukseen tulevat mukaan kaikki tuotteet ja asiakkaat, jotka ovat olleet mukana palvelukorissa ko. laskutuskautena. Vaikka asiakkaan palvelukorin "jäsenyys" päättyy 3.6.2014, laskutuskauden ollessa 6/2014, niin 30.6.2014 ajettavassa laskutusajossa ko. asiakas on mukana. Sama pätee myös tuotteiden osalta.

Tuotteen lisääminen palvelukoriin
Tuote - Haetaan tuoterekisteristä hakutoiminnolla
Korin tuote alkaen - Koska tuote tulee mukaan palvelukoriin
Korin tuote asti - Koska tuote poistuu palvelukorista
Yliaja tuotteen perushinta - Tuotteen myyntihinnasta poikkeava hinta voidaan asettaa tässä. Verollinen = Bruttohinta
Lukumäärä - Montako yksikköä valittua tuotetta koriin lisätään
Tuotteen riviselite - Laskulle tuleva tuotekohtainen riviselite

Tuoteriveille voidaan lisätä myös kommenttirivi. Tämä onnistuu Palvelukorin hallinta näkymän Lisää kommenttirivi -painikkeesta. Tuotteen ja kommenttirivin paikkaa voidaan vaihtaa rivin edessä olevasta painikkeesta. Tällöin voidaan tehdä tuotteet ja kommentit haluttuun järjestykseen muodostuvalle laskulle. 

Asiakkaan lisääminen palvelukoriin

Asiakas - Haetaan asiakasrekisteristä hakutoiminnolla
Yhteyshenkilö - Asiakkaan yhteyshenkilö, haetaan valitun asiakkaan tallennetuista yhteyshenkilöistä
Toimipaikka - Asiakkaan toimipaikka, haetaan valitun asiakkaan tallennetuista toimipaikoista
Korin asiakas alkaen - Koska asiakas tulee mukaan palvelukoriin
Korin asiakas asti - Koska asiakas poistuu palvelukorista

Lisäysten jälkeen palvelukorinäkymä näyttää tältä:

Sekä tuote, että asiakas ovat nyt lisättyinä palvelukoriin ja laskutus alkaa toimia korin asetusten mukaisesti.
Tuotteiden ja asiakkaitten tietoja voi päivittää korin massatoiminnoilla, jotka löytyvä tee valituille valikosta:

Jos haluat lisätä useita asiakkaita kerralla palvelukoriin, niin se onnistuu palvelukorissa "Asiakashaku" -linkin kautta. Asiakaslistaus-näkymässä hae halutut asiakkaat. Kun asiakkaat on haettu, valitse ne täppäämällä asiakaan nimen edessä oleva valintaruutu. Sivun alareunaan aktivoituu "Asiakaslistauksen toiminnot" -valikko ja sieltä valitaan "Lisää valitut sopimuslaskutuksen palvelukoriin". Avautuvaan ikkunaan valitaan vähintään pakolliset kentät: palvelukori ja mistä alkaen asiakkaat ovat palvelukorissa.
Voit myös valita mihin asti asiakkaat kuuluvat valittuun palvelukoriin.

Asiakaskohtainen tuotelaskutus (2)

Asiakaskohtainen tuotelaskutus mahdollistaa halutun tuotteen laskuttamisen vain valitulta asiakkaalta. Toiminto voidaan käynnistää "Lisää tuote" -painikkeesta:
Tässä näkymässä valitaan asiakas, asiakkaan yhteyshenkilö ja tuote, sekä määritellään muut parametrit kuten aiemmin.
Tämän toiminnon käyttötapaus voisi olla esim. seuraava:

    1. Jalkapallojoukkue perustetaan asiakkaaksi
    2. Jokainen pelaaja lisätään asiakaskortille yhteyshenkilöksi
    3. Perustetaan palvelukori, jossa laskutetaan pelipaitoja
    4. Lisätään jokainen yhteyshenkilö palvelukoriin ja valitaan heille palvelukorin tuote
    5. Laskutusajossa muodostetaan yksi lasku ko. joukkueelle, jossa on eriteltynä jokainen pelaaja ja hänen ostamansa tuote

Laskujen muodostaminen (3)

Mikäli palvelukorin asetuksissa ei ole määriteltynä automaattista aineistomuodostusta, voidaan laskutus käynnistää manuaalisesti tästä näkymästä. Mikäli laskumassa on suuri ja sitä se ei kokonaisuudessaan muodostu heti, viimeistellään prosessi seuraavana yönä. 

Tarvittaessa aineisto voidaan muutenkin laskuttaa manuaalisesti. Näkymässä voi vielä editoida teksti ennen ja jälkeen laskurivejä ja viitteemme ja viitteenne -tietoja. 

Valitaan mihin asti halutaan laskut muodostaa ja painetaan muodosta valittuun kauteen asti -painiketta. 

Poistetut laskut -linkki näyttää, jos jotain laskuja on poistettu.

Palvelukorin asetukset (4)
Tämä näkymä on täysin sama kuin uuden palvelukorin lisäämisessä, kuvat ja opastukset aiemmin tällä sivulla. Ainoana muutoksena on "Poista palvelukori" -toiminto.

Myynti- ja rahavirtaennuste, myynnin raportit ja muodostetut aineistot

Myynti ja rahavirtaennustenäkymässä näytetään palvelukorien rahavirtaennuste.

"Muodostettu laskutus ja ennustettu rahavirta" -näkymä näyttää vain sopimuslaskutuksessa tehdyt laskut. Jos lasku on jo muodostettu, pääsee summasta porautumaan kyseisille laskuille.

Jos näkymässä valitaan tietty kori, niin näkymän vasemman alakulman "Näytä valittujen myynnin raportointi" -napista voidaan avata ko. koriin liittyvä myynnin raportointi.

Myynnin raportit -linkistä pääsee myynnin raportteihin ja tässä avautuu oletuksena asiakasryhmäraportti. 

Muodostetut aineistot näyttää jo aiemmin muodostetut laskut.

Usein kysytyt kysymykset

 Voiko uusia sopimuslaskutuksen palvelukoreja tehdä suoraan myyntilaskulta?

Sopimuslaskutuksen palvelukorit tehdään Myynti > Laskutus > Sopimuslaskutus. Laskulta ei voi tehdä palvelukoreja, kuten toistuvaislaskupohjia pystyi aikaisemmin tekemään.

Kun useita asiakkaita on samalla laskutuskaudella, mutta laskutetaan eri tuotteita: Pitääkö asiakkaan olla Asiakas- ja tuotelaskutus-välilehdellä ja Asiakaskohtainen tuotelaskutus?

Kun käytetään asiakaskohtaista tuotelaskutusta Asiakas- ja tuotelaskutus-välilehdellä ei tarvitse olla mitään. Riittää, että tiedot ovat Asiakaskohtainen tuotelaskutus-välilehdellä.

Milloin sopimuslaskutuksen automaattinen taustapalvelu muodostaa laskuja?

Muodostus tapahtuu sinä päivänä, kun tämä on ajastettu välillä klo. 22.00 - 5.00

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.