Yleisesti
Netvisor mahdollistaa Visma Scannerilla muodostettujen kuittien toimittamisen lisäksi mahdollisuuden muodostaa tositteen tai matkalaskurivin. Mitä enemmän kuitin tietoja on täytetty Visma Scannerissa otetun kuvan yhteyteen, sitä nopeammin kirjanpitäjä saa käsiteltyä tiedot kirjanpitoon, mutta sovelluksella on myös mahdollista tuoda vaikka pelkkä kuva ja kirjanpitäjä pystyy hoitamaan loput.
Palvelusta on valittavana joko kiinteä kuukausihinta (=skanneria käyttävällä henkilöllä on matkat-palvelu aktiivisena) tai tapahtumittain perustuva laskutus, jolloin veloitusperusteena käytetään eScan hinnoittelua. Mikäli Matkat -palvelu aktivoidaan päälle kesken kuukauden, veloitetaan aktivointipäivään asti tuoduista kuiteista transaktiomaksu sekä Matkat -palvelun veloitus koko kuukauden osalta.
Katso kuittiskannerista lyhyt esittelyvideo täältä
Tilin lisääminen tililuetteloon
eScan aineistoa varten luodaan kirjanpidon tililuetteloon välitili Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Tililuettelo > Uusi tili. Tämä tehdään esimerkiksi tuloslaskelmaan ostojen ryhmään, ja nimetään esim. Toimittamattomat pankkikorttikuitit.
Kyseessä olevalle tilille asetetaan käyttöön saldokohtainen seuranta, jotta voidaan seurata tilille ja sieltä pois kirjattavia tapahtumia ja kohdistaa niitä toisiinsa.
Seurantakohteiden lisääminen
Tälle kirjanpidon välitilille lisätään seuraavaksi tarpeen mukaan eri seurantakohteita Taloushallinto > Tilinpäätös > Seurantakohteet. Näillä seurantakohteilla voidaan esimerkiksi seurata henkilöittäin kenen kuluista ja/tai puuttuvista kuiteista on kyse. Tiliotteen kautta saadaan pankkikorttinumeron avulla kohdistettua kulu tietylle seurantakohteelle ja tähän liitetylle kirjanpidon tilille (8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit) tuloslaskelmassa ilman ALV-käsittelyä.
Visma Scannerin selvittelytili
Jotta tosite voi muodostua automaation avulla Netvisoriin, asetetaan lisätty kirjanpidontili "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit" selvittelytiliksi Visma Scannerin käyttöä varten: Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit > Kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytili.
Kululajien hallinta
Applikaatiosta / Netvisorista löytyy automaattisesti seuraavat kululajit:
- Majoituskulut (7820)
- Matkaliput (7800)
- Muut kustannukset (7860)
- Paikoituskulut (7850)
- Taksikulut (7810)
Näiden lisäksi kululajeja voidaan lisätä Netvisoriin lisää yrityskohtaisesti.
Mikäli yrityksellä on Netvisorin Palkat-osio käytössä, tulevat kululajit Visma Scanneriin palkkalajien mukaisesti. Uuden kululajin luominen matka- ja kulukirjauksiin ohje luettavissa täällä.
Jos yrityksellä ei ole Palkat-osio käytössä, voi Visma Scannerissa näytettäviä kululajeja hallita Laajennokset > eScan aineiston käsittely -näkymästä:
- Painetaan "Yrityskohtaiset toiminnot" -painiketta
- Avautuvasta valikosta avataan "Kululajien hallinta" -valinta
- Kululaji ja oletustili saadaan lisättyä "Lisää uusi kululaji" -linkistä
Kululajia voi muokata tai poistaa rivin viimeisen sarakkeen nuolinäppäimen kautta. Käytettävä kirjanpidon tili tulee kululajivalinnan takaa.
Jos yrityksessä on palkat käytössä, näkymään pääsy vaatii vähintään lukuoikeuden palkanlaskennan oikeuksien kohtaan
Esivalmistelut ovat tämän jälkeen valmiit ja jokainen yrityksen Visma Scannerin käyttäjä voi luoda itselleen Visma Scanner käyttäjätunnukset ja ladata sovelluksen puhelimeen. Visma Scannerin käyttöönottoa varten löytyvät erilliset ohjeet tästä linkistä: Ohje Appsin käytöstä.
Saapuneen aineiston käsittely kirjanpitoon
Vaihtoehto 1. Automaatio
Kirjanpitoon muodostuu automaattisesti tosite, kun kuitin yhteyteen sovelluksessa on kirjoitettu vähintään seuraavat tiedot:
- Loppusumma
- ALV
- Maksutapa (jokin muu kuin "Kirjaa matkalasku")
- Kululaji
- Maksupäivä
Tilin "8888 Toimittamattomat pankkikorttikulut" järjestelmä hakee kirjanpidon oletustiliöinneistä ja tilin "7850 Paikoituskulut" -kululajeista.
Järjestelmän muodostumat tositteet kirjataan tositelajille "Pump Tuodut tapahtumat". Kirjanpidon tili valitaan käyttäjän mobiilisovelluksessa valitseman kululajin perusteella. Vastakirjaus tehdään aina kirjanpidon oletustiliöinneissä määritettyyn kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytiliin. Mikäli selvittelytiliä ei ole asetettu Netvisoriin, ei järjestelmä voi muodostaa kirjanpidon kirjausta automaattisesti, vaan dokumentti tulee käsitellä manuaalisesti.
Visma Scannerissa annettu Kuvaus -kentän tieto (iPhonessa Kommentti -kenttä) lisätään automaattisessa tositteen muodostuksessa sekä tositteen "Riviselite" -kenttään, että "Selite" -kenttään. Mikäli tosite ei muodostu automaattisesti kuittia tuodessa, Kuvaus -kentän tieto tallennetaan eScan-aineiston käsittelyn yhteydessä liitteen kuvaukseen, eikä tietoa tallenneta Selite tai Riviselite -kenttiin. Visma Scannerissa annettu Kuvaus tulee tässä tilanteessa lisätä manuaalisesti tositteen Selite ja Riviselite -kenttiin, jotta tämä tieto tulee näkyviin aineistokopiolle.
Jotta tosite muodostuu automaattisesti, tulee Scanneriin eritellä alv oikein. Mikäli kirjanpidon tilin taakse valittu jokin ALV-käsittely ja tämä on ristiriidassa tuodun aineiston ALV-kannan kanssa, niin tositetta ei voida muodostaa oikein. Eli esimerkiksi tilin taakse valittu ALV-tunniste "Ei ALV-käsittelyä" ei riitä kuitin ALV 0% käsittelyyn, vaan oikea ALV % tulee olla skannausvaiheessa määritetty. Esim. jos ostoksen summa on 100 e ja kaikkien rivien osalta alv= 0%, niin "alv 0%" kenttään syötetään koko summa 100 e. Eli alv kenttään syötetään aina se summa, jolle sovelletaan ko. alv käsittelyä. Mikäli alv, jota sovelletaan on 24%, niin "alv 24%" kenttään syötetään 100 e ja Netvisor laskee ALV osuuden tositteelle tämän perusteella.
HUOM! Tositteeseen ei saada automaattisesti tulemaan seurantakohdetta, joten jos ne ovat käytössä, tulee tieto lisätä manuaalisesti tositteelle. Nämä tositteet tulevat kirjanpitäjälle "Tarkastamattomat tiliöinnit" -kohtaan, mikäli käyttöoikeudet on asetettu kuntoon.
Vaihtoehto 2. Manuaalinen käsittely
eScan-aineiston käsittely kirjanpitoon Käsittelemättömät aineistot -näkymästä Laajennokset > eScan aineiston käsittely
Minimissään riittää pelkkä valokuvan ottaminen kuitista ja sen lähettäminen Netvisoriin. Tällöin kirjanpitäjän on hyvä käydä säännöllisesti nämä aineistot läpi ja käsitellä kirjanpitoon "Luo uusi tosite" -toiminnolla
Tarvittaessa kuitit on myös mahdollista liittää olemassa olevalle ostolaskulle (luottokorttilasku) liitteeksi.
Vaihtoehto 3. Matkalasku
Netvisor muodostaa tuodusta aineistosta automaattisesti uuden matka- tai kululaskun, mikäli mobiilisovelluksessa on vähintään annettu seuraavat tiedot:
- Loppusumma
- ALV
- Maksutapa on "Kirjaa matkalasku"
- Kululaji
- Kommentti/kuvaus
Huomaa, että ALV:n määrä tulee olla tismalleen sama kuin skannatulla kuitilla, muuten matkalasku ei muodostu Netvisoriin automaattisesti.
Tarkemmat ohjeet "eScan aineistojen liittäminen matkalaskulle" sekä "Luo uusi matka- ja kulukirjaus" löytyvät täältä.
Maksun käsittely kirjanpitoon tiliotteelta
Kun kulut on tiliöity kirjanpitoon joko automaationa Visma Scanner siirron yhteydessä tai "Käsittelemättömät aineistot" -näkymästä, voidaan maksutapahtuma tiliöidä suoraan tiliotteelta välitilille "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit". Mikäli yrityksessä on käytössä seurantakohteet, kirjataan tapahtuma tässä kohtaa myös oikealle seurantakohteelle sekä kohdistetaan tilinsisäisessä saldoseurannassa nämä tapahtumat toisiinsa.
Raportointi
Puuttuvat kuitit näkyvät esimerkiksi seurantakohderaporteilla; Taloushallinto > Kirjanpidon raportit; Tilisaldot -raportilta, josta nähdään suoraan keltä käyttäjältä ja minkä suuruinen kuitti on toimittamatta. "Näytä kohteet" -pudotusvalikosta valitaan näkyviin "Seurantakohteet".
Klikkaamalla seurantakohdetta saadaan vielä tarkennettu näkymä tapahtumista ja mikäli tilinsisäinen saldoseuranta on asetettu käyttöön, saadaan tieto myös aiemmista tapahtumista.
Katso koulutusvideo oheisesta linkistä: Taseen seuranta
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback