Yleisesti

Netvisor mahdollistaa Visma Scannerilla muodostettujen kuittien toimittamisen lisäksi mahdollisuuden muodostaa tositteen tai matkalaskurivin. Mitä enemmän kuitin tietoja on täytetty Visma Scannerissa otetun kuvan yhteyteen, sitä nopeammin kirjanpitäjä saa käsiteltyä tiedot kirjanpitoon, mutta sovelluksella on myös mahdollista tuoda vaikka pelkkä kuva ja kirjanpitäjä pystyy hoitaamaan loput.

Palvelusta on valittavana joko kiinteä kuukausihinta (=skanneria käyttävällä henkilölllä on resurssien hallinta aktiivisena) tai tapahtumittain perustuva laskutus, jolloin veloitusperusteena käytetään eScan hinnoittelua.

Katso kuittiskannerista lyhyt esittelyvideo täältä

Tilin lisääminen tililuetteloon

eScan aineistoa varten luodaan kirjanpidon tililuetteloon välitili Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Tililuettelo > Uusi tili. Tämä tehdään esimerkiksi tuloslaskelmaan ostojen ryhmään, ja nimetään esim. Toimittamattomat pankkikorttikuitit.

Kyseessä olevalle tilille asetetaan käyttöön saldokohtainen seuranta, jotta voidaan seurata tilille ja sieltä pois kirjattavia tapahtumia ja kohdistaa niitä toisiinsa.

Seurantakohteiden lisääminen

Tälle kirjanpidon välitilille lisätään seuraavaksi tarpeen mukaan eri seurantakohteita Taloushallinto > Tilinpäätös > Seurantakohteet. Näillä seurantakohteilla voidaan esimerkiksi seurata henkilöittäin kenen kuluista ja/tai puuttuvista kuiteista on kyse. Tiliotteen kautta saadaan pankkikorttinumeron avulla kohdistettua kulu tietylle seurantakohteelle ja tähän liitetylle kirjanpidon tilille (8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit) tuloslaskelmassa ilman ALV-käsittelyä.

Visma Scannerin selvittelytili

Jotta tosite voi muodostua automaation avulla Netvisoriin, asetetaan lisätty kirjanpidontili "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit" selvittelytiliksi Visma Scannerin käyttöä varten: Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit > Kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytili. 

Kululajien hallinta

Applikaatiosta / Netvisorista löytyy automaattisesti seuraavat kululajit:

  • Majoituskulut (7820)
  • Matkaliput (7800)
  • Muut kustannukset (7860)
  • Paikoituskulut (7850)
  • Taksikulut (7810)

Näiden lisäksi kululajeja voidaan lisätä Netvisoriin lisää yrityskohtaisesti.

Mikäli yrityksellä on Netvisorin Palkat-osio käytössä, tulevat kululajit Visma Scanneriin palkkalajien mukaisesti. Uuden kululajin luominen matka- ja kulukirjauksiin ohje luettavissa täällä.

Jos yrityksellä ei ole Palkat-osio käytössä, voi Visma Scannerissa näytettäviä kululajeja hallita Laajennokset > eScan aineiston käsittely -näkymästä:

  1. Painetaan "Yrityskohtaiset toiminnot" -painiketta
  2. Avautuvasta valikosta avataan "Kululajien hallinta" -valinta
  3. Kululaji ja oletustili saadaan lisättyä "Lisää uusi kululaji" -linkistä

Kululajia voi muokata tai poistaa rivin viimeisen sarakkeen nuolinäppäimen kautta. Käytettävä kirjanpidon tili tulee kululajivalinnan takaa.

Esivalmistelut ovat tämän jälkeen valmiit ja jokainen yrityksen Visma Scannerin käyttäjä voi luoda itselleen Visma Scanner käyttäjätunnukset ja ladata sovelluksen puhelimeen. Visma Scannerin käyttöönottoa varten löytyvät erilliset ohjeet tästä linkistä: Ohje Appsin käytöstä.

Saapuneen aineiston käsittely kirjanpitoon

Vaihtoehto 1. Automaatio 

Kirjanpitoon muodostuu automaattisesti tosite, kun kuitin yhteyteen sovelluksessa on kirjoitettu vähintään seuraavat tiedot:

  • Loppusumma
  • ALV 
  • Maksutapa (jokin muu kuin "Kirjaa matkalasku")
  • Kululaji

Tilin "8888 Toimittamattomat pankkikorttikulut" järjestelmä hakee kirjanpidon oletustiliöinneistä ja tilin "7850 Paikoituskulut" -kululajeista.

HUOM! Tositteeseen ei saada automaattisesti tulemaan seurantakohdetta, joten jos ne ovat käytössä, tulee tieto lisätä manuaalisesti tositteelle. Nämä tositteet tulevat kirjanpitäjälle "Tarkastamattomat tiliöinnit" -kohtaan, mikäli käyttöoikeudet on asetettu kuntoon.

Vaihtoehto 2. Manuaalinen käsittely

eScan-aineiston käsittely kirjanpitoon Käsittelemättömät aineistot -näkymästä Laajennokset > eScan aineiston käsittely

Minimissään riittää pelkkä valokuvan ottaminen kuitista ja sen lähettäminen Netvisoriin. Tällöin kirjanpitäjän on hyvä käydä säännöllisesti nämä aineistot läpi ja käsitellä kirjanpitoon "Luo uusi tosite" -toiminnolla

Tarvittaessa kuitit on myös mahdollista liittää olemassa olevalle ostolaskulle (luottokorttilasku) liitteeksi.

Vaihtoehto 3. Matkalasku

Netvisor muodostaa tuodusta aineistosta automaattisesti uuden matka- tai kululaskun, mikäli mobiilisovelluksessa on vähintään annettu seuraavat tiedot:

  • Loppusumma
  • ALV
  • Maksutapa on "Kirjaa matkalasku"
  • Kululaji

Huomaa, että ALV:n määrä tulee olla tismalleen sama kuin skannatulla kuitilla, muuten matkalasku ei muodostu Netvisoriin automaattisesti.

Tarkemmat ohjeet "eScan aineistojen liittäminen matkalaskulle" sekä "Luo uusi matka- ja kulukirjaus" löytyvät täältä.

Maksun käsittely kirjanpitoon tiliotteelta

Kun kulut on tiliöity kirjanpitoon joko automaationa Visma Scanner siirron yhteydessä tai "Käsittelemättömät aineistot" -näkymästä, voidaan maksutapahtuma tiliöidä suoraan tiliotteelta välitilille "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit". Mikäli yrityksessä on käytössä seurantakohteet, kirjataan tapahtuma tässä kohtaa myös oikealle seurantakohteelle sekä kohdistetaan tilinsisäisessä saldoseurannassa nämä tapahtumat toisiinsa.

Raportointi

Puuttuvat kuitit näkyvät esimerkiksi seurantakohderaporteilla; Taloushallinto > Kirjanpidon raportit; Tilisaldot -raportilta, josta nähdään suoraan keltä käyttäjältä ja minkä suuruinen kuitti on toimittamatta. "Näytä kohteet" -pudotusvalikosta valitaan näkyviin "Seurantakohteet".

Klikkaamalla seurantakohdetta saadaan vielä tarkennettu näkymä tapahtumista ja mikäli tilinsisäinen saldoseuranta on asetettu käyttöön, saadaan tieto myös aiemmista tapahtumista.

Katso koulutusvideo oheisesta linkistä: Taseen seuranta

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.