Tässä ohjeessa käsitellään Visma Scannerin käyttöä Netvisorissa, mukaan lukien tilin lisääminen tililuetteloon, seurantakohteiden lisääminen, Visma Scannerin selvittelytilin asettaminen, kululajien hallinta, saapuneen aineiston käsittely kirjanpitoon, maksun käsittely kirjanpitoon tiliotteelta ja raportointi.

SISÄLTÖ

Yleisesti

Netvisor mahdollistaa Visma Scannerilla muodostettujen kuittien toimittamisen lisäksi mahdollisuuden muodostaa tositteen tai matkalaskurivin. Mitä enemmän kuitin tietoja on täytetty Visma Scannerissa otetun kuvan yhteyteen, sitä nopeammin kirjanpitäjä saa käsiteltyä tiedot kirjanpitoon, mutta sovelluksella on myös mahdollista tuoda vaikka pelkkä kuva ja kirjanpitäjä pystyy hoitamaan loput.

Palvelusta on valittavana joko kiinteä kuukausihinta (=skanneria käyttävällä henkilöllä on matkat-palvelu aktiivisena) tai tapahtumittain perustuva laskutus, jolloin veloitusperusteena käytetään eScan hinnoittelua. Mikäli Matkat -palvelu aktivoidaan päälle kesken kuukauden, veloitetaan aktivointipäivään asti tuoduista kuiteista transaktiomaksu sekä Matkat -palvelun veloitus koko kuukauden osalta.

Löydät kuittiskannaeria käsittelevän esittelyvideon seuraavasta linkistä: Visma Scanner - Näin käytät kuittiskanneria

Tilin lisääminen tililuetteloon

  1. Luodaan kirjanpidon tililuetteloon välitili eScan aineistoa varten. Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Tililuettelo > Uusi tili.
  2. Nimeä tili esimerkiksi "Toimittamattomat pankkikorttikuitit".
  3. Aseta tilille käyttöön saldokohtainen seuranta, jotta voidaan seurata tilille ja sieltä pois kirjattavia tapahtumia ja kohdistaa niitä toisiinsa. Lisätietoja saldoseurannasta löytyy täältä.

Seurantakohteiden lisääminen

  1. Lisää kirjanpidon välitilille tarpeen mukaan eri seurantakohteita. Valitse Taloushallinto > Tilinpäätös > Seurantakohteet.
  2. Seurantakohteilla voidaan esimerkiksi seurata henkilöittäin kenen kuluista ja/tai puuttuvista kuiteista on kyse.
  3. Tiliotteen kautta saadaan pankkikorttinumeron avulla kohdistettua kulu tietylle seurantakohteelle ja tähän liitetylle kirjanpidon tilille (8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit) tuloslaskelmassa ilman ALV-käsittelyä.

Visma Scannerin selvittelytili

Aseta lisätty kirjanpidontili "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit" selvittelytiliksi Visma Scannerin käyttöä varten. Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit > Kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytili.

Kululajien hallinta

Applikaatiosta / Netvisorista löytyy automaattisesti seuraavat kululajit:

  • Majoituskulut (7820)
  • Matkaliput (7800)
  • Muut kustannukset (7860)
  • Paikoituskulut (7850)
  • Taksikulut (7810)

Näiden lisäksi kululajeja voidaan lisätä Netvisoriin lisää yrityskohtaisesti.

Mikäli yrityksellä on Netvisorin Palkat-osio käytössä, tulevat kululajit Visma Scanneriin palkkalajien mukaisesti. Uuden kululajin luominen matka- ja kulukirjauksiin ohje luettavissa seuraavasta linkistä: Uuden kululajin luominen matka- ja kulukirjauksiin.

Jos yrityksellä ei ole Palkat-osio käytössä, voi Visma Scannerissa näytettäviä kululajeja hallita Laajennokset > eScan aineiston käsittely -näkymästä:

  1. Painetaan "Yrityskohtaiset toiminnot" -painiketta
  2. Avautuvasta valikosta avataan "Kululajien hallinta" -valinta
  3. Kululaji ja oletustili saadaan lisättyä "Lisää uusi kululaji" -linkistä

Kululajia voi muokata tai poistaa rivin viimeisen sarakkeen nuolinäppäimen kautta. Käytettävä kirjanpidon tili tulee kululajivalinnan takaa.

Jos yrityksessä on palkat käytössä, näkymään pääsy vaatii vähintään lukuoikeuden palkanlaskennan oikeuksien kohtaan

Esivalmistelut ovat tämän jälkeen valmiit ja jokainen yrityksen Visma Scannerin käyttäjä voi luoda itselleen Visma Scanner käyttäjätunnukset ja ladata sovelluksen puhelimeen. Visma Scannerin käyttöönottoa varten löytyvät erilliset ohjeet tästä linkistä: Ohje Appsin käytöstä.

Saapuneen aineiston käsittely kirjanpitoon

Vaihtoehto 1. Automaatio

  1. Kirjanpitoon muodostuu automaattisesti tosite, kun kuitin yhteyteen sovelluksessa on kirjoitettu vähintään seuraavat tiedot:
    • Loppusumma
    • ALV
    • Maksutapa (jokin muu kuin "Kirjaa matkalasku")
    • Kululaji
    • Maksupäivä
  2. Tilin "8888 Toimittamattomat pankkikorttikulut" järjestelmä hakee kirjanpidon oletustiliöinneistä ja tilin "7850 Paikoituskulut" -kululajeista.
  3. Järjestelmän muodostumat tositteet kirjataan tositelajille "Pump Tuodut tapahtumat". Kirjanpidon tili valitaan käyttäjän mobiilisovelluksessa valitseman kululajin perusteella. Vastakirjaus tehdään aina kirjanpidon oletustiliöinneissä määritettyyn kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytiliin.
  4. Visma Scannerissa annettu Kuvaus -kentän tieto (iPhonessa Kommentti -kenttä) lisätään automaattisessa tositteen muodostuksessa sekä tositteen "Riviselite" -kenttään, että "Selite" -kenttään.
  5. Jotta tosite muodostuu automaattisesti, tulee Scanneriin eritellä alv oikein. Mikäli kirjanpidon tilin taakse valittu jokin ALV-käsittely ja tämä on ristiriidassa tuodun aineiston ALV-kannan kanssa, niin tositetta ei voida muodostaa oikein. Eli esimerkiksi tilin taakse valittu ALV-tunniste "Ei ALV-käsittelyä" ei riitä kuitin ALV 0% käsittelyyn, vaan oikea ALV % tulee olla skannausvaiheessa määritetty. Esim. jos ostoksen summa on 100 e ja kaikkien rivien osalta alv= 0%, niin "alv 0%" kenttään syötetään koko summa 100 e. Eli alv kenttään syötetään aina se summa, jolle sovelletaan ko. alv käsittelyä. Mikäli alv, jota sovelletaan on 25,5%, niin "alv 25,5%" kenttään syötetään 100 e ja Netvisor laskee ALV osuuden tositteelle tämän perusteella.

HUOM! Tositteeseen ei saada automaattisesti tulemaan seurantakohdetta, joten jos ne ovat käytössä, tulee tieto lisätä manuaalisesti tositteelle. Nämä tositteet tulevat kirjanpitäjälle "Tarkastamattomat tiliöinnit" -kohtaan, mikäli käyttöoikeudet on asetettu kuntoon.

Vaihtoehto 2. Manuaalinen käsittely

  1. eScan-aineiston käsittely kirjanpitoon Käsittelemättömät aineistot -näkymästä. Valitse Laajennokset > eScan aineiston käsittely.
  2. Minimissään riittää pelkkä valokuvan ottaminen kuitista ja sen lähettäminen Netvisoriin. Tällöin kirjanpitäjän on hyvä käydä säännöllisesti nämä aineistot läpi ja käsitellä kirjanpitoon "Luo uusi tosite" -toiminnolla.

Tarvittaessa kuitit on myös mahdollista liittää olemassa olevalle ostolaskulle (luottokorttilasku) liitteeksi.

Vaihtoehto 3. Matkalasku

  1. Netvisor muodostaa tuodusta aineistosta automaattisesti uuden matka- tai kululaskun, mikäli mobiilisovelluksessa on vähintään annettu seuraavat tiedot:
    • Loppusumma
    • ALV
    • Maksutapa on "Kirjaa matkalasku"
    • Kululaji
    • Kommentti/kuvaus
  2. Huomaa, että ALV:n määrä tulee olla tismalleen sama kuin skannatulla kuitilla, muuten matkalasku ei muodostu Netvisoriin automaattisesti.

Tarkemmat ohjeet "eScan aineistojen liittäminen matkalaskulle" sekä "Luo uusi matka- ja kulukirjaus" löytyvät seuraavasta linkistä: Luo uusi matka- ja kululasku.

Maksun käsittely kirjanpitoon tiliotteelta

  1. Kun kulut on tiliöity kirjanpitoon joko automaationa Visma Scanner siirron yhteydessä tai "Käsittelemättömät aineistot" -näkymästä, voidaan maksutapahtuma tiliöidä suoraan tiliotteelta välitilille "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit".
  2. Mikäli yrityksessä on käytössä seurantakohteet, kirjataan tapahtuma tässä kohtaa myös oikealle seurantakohteelle sekä kohdistetaan tilinsisäisessä saldoseurannassa nämä tapahtumat toisiinsa.

Raportointi

  1. Puuttuvat kuitit näkyvät esimerkiksi seurantakohderaporteilla. Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon raportit.
  2. Tilisaldot -raportilta nähdään suoraan keltä käyttäjältä ja minkä suuruinen kuitti on toimittamatta.
  3. "Näytä kohteet" -pudotusvalikosta valitaan näkyviin "Seurantakohteet".

Klikkaamalla seurantakohdetta saadaan vielä tarkennettu näkymä tapahtumista ja mikäli tilinsisäinen saldoseuranta on asetettu käyttöön, saadaan tieto myös aiemmista tapahtumista.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

  • Miten lisään tilin tililuetteloon Netvisorissa? - Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Tililuettelo > Uusi tili.
  • Miten seurantakohteet lisätään kirjanpidon välitilille? - Valitse Taloushallinto > Tilinpäätös > Seurantakohteet.
  • Miten Visma Scannerin selvittelytili asetetaan? - Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit > Kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytili.
  • Miten kululajeja hallitaan Netvisorissa? - Valitse Laajennokset > eScan aineiston käsittely ja seuraa ohjeita.
  • Miten saapunut aineisto käsitellään kirjanpitoon? - Seuraa ohjeita automaation, manuaalisen käsittelyn tai matkalaskun osalta.
  • Miten maksut käsitellään kirjanpitoon tiliotteelta? - Tiliöi maksutapahtuma suoraan tiliotteelta välitilille "8888 Toimittamattomat pankkikorttikuitit".
  • Miten raportointi tapahtuu Netvisorissa? - Valitse Taloushallinto > Kirjanpidon raportit ja seuraa ohjeita.

Avainsanat: Visma Scanner, Netvisor, kuitti, kirjanpito, automaatio, tiliöinti, matkalasku, seurantakohteet



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.