Asiakaslistaukseen pääset seuraavasti: Myynti > Asiakkaat > AsiakaslistausTämän jälkeen avautuu Asiakaslistaus- näkymä.

Sisällysluettelo:

Asiakaslistan haut

Asiakaslistan sarakkeet

Asiakaslistan ryhmittely

Asiakaslistan toiminnot

Asiakaskortti

Asiakaskortin yleisnäkymä

Asiakkaan perustiedot

Asiakkaan lisätietojen muokkaus

Asiakaskortin lisätietokenttien muokkaus

Asiakaskortin liitteet -välilehti

Asiakkaan käsittelyhistoria

Asiakaskortin palvelukori -välilehti

Asiakkaan taloustiedot

Asiakaskortti CRM osion kanssa

Asiakaskortin tehtävät -välilehti

Asiakaskortin taloustiedot CRM -osiolla

Perushaku
Asiakkaita voidaan hakea nimen, asiakaskoodin tai y-tunnuksen perusteella. Haussa ei ole pakko käyttää esim. koko nimeä, vaan voi hakea vaikkapa 3 kirjaimen perusteella. "Hae"-painikkeella saa näkyviin kaikki asiakkaat.

Laajennettu haku
Haun perusteella voidaan hakea haluttuja tietoja, tai hakuyhdistelmiä. Esimerkiksi alla olevassa kuvassa on haettu asiakasryhmästä yksityiset kaikki asiakkaat, joiden postitoimipaikka on Lappeenranta.

"+" ja "-" painikkeista saadaan lisää kenttiä hakuun, eli voidaan hakea mm. useammasta asiakasryhmästä samalla kertaa.

"Poista hakuehdot": Poistaa kaikki tiedot kyseisestä hausta.

"Tyhjennä hakuehdot": Tyhjentää hakutiedot, mutta jättää hakukentät näkyville.

"Tallenna muutokset": Haku voidaan tallentaa myöhempää käyttöä varten. Tällöin kyseiselle haulle pitää antaa nimi.

Kun halutut ehdot on annettu, voit tehdä haun "Tallenna ja hae"- painikkeesta.

Kyseinen tallennettu haku tulee näkyville laajennetun haun viereen. Nimeä klikkaamalla saat haun näkyville uudestaan. Sitä voi myös muokata, kopioida tai poistaa alaspäin olevasta kolmiosta, kun haku on kerran tehty.

"Näytä sarakkeet":
Tämän avulla voidaan määritellä mitä tietoja halutaan näkyville asiakaslistaan. Ruksataan halutut tiedot näkyville ja lopuksi painetaan "Päivitä näkymä" -nappia. Asiakaslistaus näyttää nyt halutut tiedot listauksessa. Listaukseen saa mm. laskutushistorian, joka näyttää laskujen määrän ja kokonaissumman. Näistä klikkaamalla voi listan myös siirtää Exceliin. Tehtävälistaus vaatii meidän CRM -osion ja se näyttää avoimet ja suljetut tehtävät.

"Ryhmittele":
Tämän avulla voidaan määritellä minkä perusteella listauksen ryhmitys tehdään. Oletuksena ryhmittelyä ei ole. 

"Tallenna Excel -tiedostona":
Halutessaan hakutuloksen voi viedä Exceliin.

Rivikohtaiset toimintonapit
Tällä painikkeella on mahdollisuus käsitellä yksittäistä asiakasta.

"Asiakaslistauksen toiminnot":
Tämä toiminnon avulla on mahdollista valita haluttu toimenpide useammalle asiakkaalle kerrallaan.

Laskutushistoria
Kyseisen otsakkeen alta on mahdollista tarkastella asiakkaan tarjous- / tilaus- / laskutushistoriaa halutulta aikajaksolta.

Asiakaslistaus- näkymän oikeasta yläkulmasta löytyy "Asiakasryhmien hallinta"- sekä "Lisää uusi asiakas"- painikkeet.

"Asiakasryhmien hallinta" (1) Toiminnossa hallinnoidaan asiakasryhmiä, muokataan olemassa olevia ja lisätään uusia.

"Lisää uusi asiakas" (2) - Toiminnolla lisätään uusi asiakas asiakasrekisteriin.

Asiakaskortti ja sen toiminnot

Asiakaskortti on jaettu neljälle välilehdelle, joilla kullakin on omat toimintonsa:

Asiakkaan yleisnäkymä

Tälle sivulle on koostettu yhteenveto asiakastiedoista (perustiedot, yhteystiedot, toimipaikat ja yhteyshenkilöt, taloustiedot). Näkymästä voidaan lisätä uusi yhteyshenkilö tai toimipaikka (ilman CRM-osiota molempia voi olla vain yksi per asiakas).
Perustiedot - Kooste Perustietojen muokkaus -välilehden tiedoista.
Yhteystiedot - Kooste Perustietojen muokkaus -välilehden tiedoista.
Toimipaikat ja Yhteyshenkilöt - Yrityksen toimipaikkojen ja yhteyshenkilöiden listaus.
Taloustiedot - Asiakkaan laskutushistoria.
Viimeisimmät myyntilaskut - Viimeisimmät asiakkaalle tehdyt laskut. 

Mikäli käytössä on Tilausosio, näkymässä näytetään myös viimeisimmät tarjoukset ja tilaukset.

"Lisää uusi yhteyshenkilö" - Toiminnolla lisätään uusi yhteyshenkilö asiakkaalle ja tämän jälkeen avautuu Asiakaskohtainen yhteystieto- näkymä.

Täytä yhteyshenkilön tiedot tarvittavassa laajuudessa. Huom! Voit lisätä vain yhden yhteyshenkilön ilman CRM- osiota.

"Avaa toimipaikkojen hallinta" (1) - Linkistä listataan kaikki järjestelmään syötetyt asiakaskohtaiset toimipaikat sekä voidaan lisätä uusia toimipaikkoja asiakkaille. Samassa näkymässä voi toimipaikan myös poistaa.

"Avaa asemien hallinta" (2) Linkistä avataan toiminto, jonne syötetään halutut asemat (esim. kirjanpitäjä, toimitusjohtaja, palkanlaskija, ostaja, myyjä jne.). Samassa näkymässä voi aseman myös poistaa.

"Lisää uusi toimipaikka" - Toiminnolla lisätään asiakkaalle uusi toimipaikka. Muista täyttää toimipaikan nimen lisäksi vähintään toimipaikan osoitetiedot, sillä laskujen sähköinen tulostaminen estyy ilman niitä.

Toimipaikalle voi antaa oman verkkolaskuosoitteen. Mikäli asiakkaalla on sekä toimipaikan verkkolaskuosoite, että ns. normaali verkkolaskuosoite, käytetään lähetyksessä ensisijaisesti toimipaikan verkkolaskuosoitetta, mikäli toimipaikka on annettu laskulla. Mikäli toimipaikkakohtaista verkkolaskuosoitetta ei ole, niin sitten poimitaan verkkolaskuosoite asiakkaan perustiedoista.

Perustietojen muokkaus

Perustiedot (1)
Perustietojen muokkauksessa hallinnoidaan asiakkaan perustietoja, kuten Nimi, Asiakasryhmä, Asiakaskoodi ja Y-tunnus.

Vastaanottajan OVT-tunnus, jos tieto poikkeaa yrityksen Y-tunnuksesta - Tähän kenttään voi laittaa jonkun asiakaskohtaisen tiedon, joka pitää välittyä verkkolaskuaineistolla vastaanottajalle. Esim. tehdasnumero tms. muuttumaton tieto, jonka vastaanottaja vaatii. Tämän kentän tieto menee finvoice-aineistolla tagiin BuyerOrganisationUnitNumber. Kenttään ei pidä laittaa asiakkaan verkkolaskuosoitetta.

Yhteystiedot (2)
Määrittele tarvittaessa tässä asiakkaan laskutusosoite, postinumero- ja toimipaikka, maa, puhelin, fax, sähköposti ja internet.

Mikäli lasku halutaan lähettää sähköpostitse usealle eri vastaanottajalle, tulee erilliset sähköpostiosoitteet erotella puolipisteellä (;) ko. kenttään. Viimeisen osoitteen perässä ei saa olla puolipistettä.

Verkkolaskutustiedot (3)
Verkkolaskuosoite - Asiakkaan ilmoittama verkkolaskuosoite syötetään tähän kenttään. Kentässä on muototarkistus, eli vain standardin mukainen osoite voidaan syöttää. 

Mikäli asiakas on henkilöasiakas, niin tällöin pitää tehdä sopimus kuluttajaverkkolaskutuksesta ja kun sopimus on kunnossa ja kyseinen henkilö on hyväksynyt, että haluaa laskunsa verkkopankkiinsa, tulee asiakaskortille verkkolaskuosoite automaattisesti, jos alla olevat ehdot täyttyvät.

  • asiakasta on ainakin kertaalleen laskutettu paperilaskulla Netvisorista
  • asiakas antaa vastaanottoilmoituksella laskuttajailmoitukselle valitun tunnistetiedon (laskun viitenumero tai asiakasnumero)

Muuten kohdistus pitää tehdä manuaalisesti, tästä tarkemmin kuluttajaverkkolaskutuksen ohjeissa. Henkilöasiakkaalle ei voi syöttää käsin verkkolaskuosoitetta.

Verkkolaskuoperaattori - Listalta valitaan asiakkaan verkkolaskuoperaattori. Vain listassa olevia operaattoreita voidaan käyttää, listaa päivitetään palveluntarjoajan toimesta.

Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa - Mikäli asiakkaan verkkolaskuosoite poikkeaa ns. standardeista (sisältää esim. OVT:ssa yrityskohtaisen tarkenteen), niin järjestelmä ei anna tallentaa tällaista osoitetta ilman tämän valinnan tekemistä. Kun tiedot on tallennettu, rasti häviää ruudusta, sitä käytetään vain poikkeavan tiedon tallentamisvaiheessa.

"Tallenna" - Tallentaa sivulle tehdyt muutokset.

"Poista asiakas" - Poistaa asiakkaan asiakasrekisteristä. Jos asiakkaalle on kertynyt laskutus- tai muuta historiaa, niin asiakasta ei tule poistaa (tämä on myös tietyissä tapauksissa estetty). Asiakkaan voi passivoida "Lisätietojen muokkaus" -välilehdellä.

Asiakastiedot voi yhdistää toiseen asiakkaaseen Perustietojen muokkaus-välilehdellä linkin "Siirrä asiakkaan laskutustiedot toiselle asiakkaalle"-kautta. Toiminto siirtää tiedot toiselle asiakaskortille, mutta ei automaattisesti poista siirrettyä asiakaskorttia, vaan siirron jälkeen toisen asiakaskortin poisto tulee vielä tehdä "Poista asiakas"-toiminnon kautta. Laskutustietojen yhdistäminen vaatii KP-roolin.

Lisätietojen muokkaus

 

Vaihtoehtoinen laskutusasiakas - Asiakkaalle voidaan määrittää vaihtoehtoinen laskutusasiakas, esim. perheen lapset ovat kukin omina asiakkainaan ja heidän laskutuksensa ohjataan vanhemman asiakastietoihin.
Laskun kieli - Asiakkaan laskujen oletuskieli. Asetus vaikuttaa myös tarjouksen sekä tilauksen kieleen.
Vakioviite - Kenttään voidaan syöttää pankkiviitenumero, jota käytetään kaikissa asiakkaan laskuissa. Viite pitää olla muodollisesti oikein. Eri pankeilla on olemassa viitenumerolaskureja, joiden avulla voidaan saada muodostettua muodollisesti oikea viitenumero.
Toimituskielto - Asiakas asetetaan toimituskieltoon. Toimituskiellossa olevalle asiakkaalle ei voi tehdä tarjousta, tilausta tai laskua. Toimituskielto ei estä asiakkaalle ennen kiellon asettamista tehtyjen tarjousten, tilausten tai laskujen lähettämistä. Toimituskielto ei estä myöskään ennen kiellon asettamista tehtyjen tilausten toimittamista tai laskuttamista, eikä ennen kiellon asettamista tehtyjen tarjousten muuttamista tilauksiksi.
Perintäkielto - Asiakas asetetaan perintäkieltoon. Tällöin järjestelmästä ei voi tehdä maksumuistutusta tai kehoitusta laskujen perintä kohdan kautta. Eli ei voi tehdä maksumuistutusta / kehoitusta, jossa on lisänä perintäkulu. Avoimista myyntilaskuista voi kuitenkin tehdä maksumuistutuksen / kehoituksen, mutta tätä kautta näihin ei saa perintäkulua.
Verotuskäsittely

  • Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely
    • Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi - Kotimainen käsittely, EU - Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV0%, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV%), EU:n ulkopuolinen > ALV0%).
  • Ei arvonlisäverokäsittelyä
    • Kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV0%
  • Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely
    • Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.
  • Kotimaan mukainen ALV- käsittely
    • Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV- käsittelyä maasta riippumatta.

Tässä on hyvä ottaa huomioon, että mikäli asiakkaan laskutusosoite on kotimaan ulkopuolella, mutta kyseessä on kuitenkin Suomessa ALV- velvollinen yritys, voidaan myyntilaskulle pakottaa kotimainen alv-käsittely seuraavasti:

1. Avataan asiakaskortti ja sieltä "Lisätietojen muokkaus" -välilehti ja asetetaan verotuskäsittelyksi "Kotimaan mukainen ALV- käsittely". Tämä kannattaa tehdä, jos myynti on jatkuvaa näillä ALV- kriteereillä.

2. Vaihtoehtoisesti, mikäli myynti on satunnaista näillä ALV- kriteereillä, asetetaan Verotuskäsittely suoraan laskulle. Tästä löytyy kattavampi ohjeistus Uuden laskun luominen- ohjeesta.

Käytä koontilaskutusta oletuksena - Jos asiakkaalla on useampia tilauksia ja ne käsitellään samassa prosessissa, muodostetaan niistä koontilasku. Ilman tilaustenkäsittelyä, tällä kohdalla ei ole merkitystä.
Sopimustunnus - Käytössä vain verkkolaskutuksessa, kentän tieto välitetään Finvoice-sanomalla siihen tarkoitetussa kentässä (AgreementIdentifier).
Tulostusmuodot - Asiakaskohtaiset oletustulostusmuodot.

Aktiivinen - Jos valintaruutu on rastitettu, voidaan asiakkaalle kirjata laskuja (tarjouksia ja tilauksia jos ko. osio käytössä).
Factoring-tili - Jos yritys käyttää Factoring-laskutusta, tästä valitaan käytettävä tili.
"Hintaryhmä" - Jos tuoterekisteriin on perustettu hintaryhmiä, valitaan tästä asiakkaalle sovellettava hintaryhmä.
Alennusprosentti - Alennusprosentti, joka vaikuttaa kaikkeen asiakkaalle tehtävään myyntiin.
Saldoraja - Asiakkaalle asetettu saldoraja, joka on lähinnä sisäiseen käyttöön, ei sisällä mitään automatiikkaa. Tieto näytetään asiakaskortin ensimmäisellä välilehdellä, kohdassa Taloustiedot.
"Koronlaskentakielto" - Listalta valitaan syy, miksi asiakas on asetettu koronlaskentakieltoon. Listaa voi ylläpitää toiminnon linkistä. Tämä vaikuttaa siihen, että tämän valinnan jälkeen uusille asiakkaan laskuille ei voi tehdä erillistä korkolaskua Netvisorista. Valinta ei vaikuta takautuvasti jo olemassa oleville laskuille. Myöskin tämä tieto voidaan päivittää laskulle koronlaskenta kielto -kenttään, joka yliajaa asiakkaan takana olevan valinnan.
Viimeisin korkoajo - Koska viimeisin korkoajo on tehty tälle asiakkaalle.
Asiakasstatus -
Suspekti; asiakkaalla ei ole yhtään tarjouksia tai laskuja
Prospekti; asiakkaalle on muodostettu tarjouksia
Kanta-asiakas; asiakkaalla on useita laskuja
Kokeilija; asiakkaalla on yksi lasku.
Kenttää voidaan päivittää manuaalisesti tai automaattisesti. Status muuttuu automaattisesti asiakkaalle tehtyjen myyntitapahtumien mukaan.
Kommentti - Asiakaskortin kommenttikenttä sisäiseen käyttöön.

 

"Oletusmyyjä" - Yrityksen asettama asiakkaan oletusmyyjä. Tietoa käytetään laskutuksessa.
"Oletusmaksuehto" - Asiakkaan oletusmaksuehto.
"Oletustoimitusehto" - Asiakkaan oletustoimitusehto.
"Oletustoimitustapa" - Asiakkaan oletustoimitustapa.
Oletustoimipaikka - Mikäli asiakaskortille on perustettu toimipaikkoja, määritetään tästä oletuksena käytettävä toimipaikka.
Oletusyhteyshenkilö - Mikäli asiakaskortille on perustettu yhteyshenkilöitä, määritetään tästä oletuksena käytettävä yhteyshenkilö. Tämä tieto menee mukaan verkkolaskuaineistolle.
Oletusviitteenne - Asiakkaan laskulle, Viitteenne-kenttään automaattisesti lisättävä perustieto.
Oletusteksti ennen laskurivejä - Asiakaskohtaiset oletustekstit laskuille, tarjouksille ja tilauksille (esim. rakennuspalvelun myynnin klausuulit).
Oletusteksti jälkeen laskurivien - Asiakaskohtaiset oletustekstit laskuille, tarjouksille ja tilauksille (esim. rakennuspalvelun myynnin klausuulit).

Viittaukset asiakkaisiin ja toimittajiin - Viittauksia asiakkaiden ja toimittajien tietojen välillä järjestelmän rekistereissä. Tällä voidaan siirtyä helposti viitatun asiakkaan asiakaskortille tai toimittajan tietoihin. 

Lisätietokenttien muokkaus 

Mikäli ei ole luotu yhtään lisätietokenttiä, tulee tähän ilmoitus: Järjestelmässä ei ole yhtään lisätietokenttää, jotka on asetettu näkymään asiakastiedoissa. Voit hallita lisätietokenttiä lisätietokenttien hallinnasta.

Näitä pääsee lisäämään klikkaamalla yrityksen nimeä ja valitsemalla valikosta yrityksen lisätietokentät. Näkymässä on linkki, josta voi luoda uuden lisätietokentän.

Mikäli lisätietokenttä halutaan näkyviin asiakastietoihin, pitää ruksata kohta "näkyy asiakkaalla". Tyyppi kenttään valitaan, onko kyseinen lisätietokenttä valintalistana, tekstinä, desimaalilukuna tai päivämääränä.

Mikäli valitaan valintalista, pitää tallenna painikkeen jälkeen antaa tähän haluttuja arvoja. Jos arvoja on useampi voi sitten listasta valita halutun arvon asiakaskortin lisätietojen muokkaus välilehdellä.

Liitteiden hallinta

Liitteiden hallinta -välilehdelle voidaan tallettaa asiakasta koskevia liitetiedostoja. Nämä eivät ole muuten palvelussa käytettävissä. Nämä ovat pelkästään asiakaskortilla tallessa. 

Asiakkaan käsittelyhistoria

Tällä välilehdellä näytetään asiakaskorttiin tehtyjen muutosten lokihistoria.

Asiakkaan palvelukorit

Tämä välilehti näyttää, mikäli asiakkaalle on tehty palvelukoreja. Eli on käytetty sopimuslaskutusta. Siitä löytyy tarkempi ohjeistus täältä.

Taloustiedot

Asiakaskortilla näkyy asiakkaan taloustiedot, eli laskutustietoja. Mikäli näitä on, pääsee luvuista myyntilaskunäkymään. 

 

Asiakaskortti CRM -osion kanssa

Mikäli yrityksessä on CRM -osio päällä, näkyy asiakaskortilla samat tiedot, mitä näkyisi ilman CRM -osiota, mutta tähän tulee alla olevat lisäykset.

Asiakkaan tehtävät

Asiakaskortille tule näkyviin asiakkaan tehtävät -välilehti, joka näyttää kyseiselle asiakkaalle tehdyt CRM -tehtävät. Tehtävän numerosta/nimestä pääsee porautumaan kyseiselle tehtävälle.

 Asiakkaan yleisnäkymään tulee lisäksi alla oleva lisäys. Tämä näyttää asiakkaaseen liittyvät projektit, tehtävät ja mahdolliset CRM -aktiviteetit.

Taloustiedot 

CRM -osion avulla taloustietojen alle tulee lisäksi välilehdet "Tehtävien taloustiedot projekteittain" ja "Tehtävien taloustiedot vastuuhenkilöittäin".

Tehtävien taloustiedot projekteittain näyttää mahdollisen projektin tehtäville kirjatut, tarjoukset, tilaukset ja myyntilaskutuksen, sekä tehtävään liittyvät mahdolliset kustannukset. Tehtävän numerosta pääsee porautumaan tehtävälle ja tiedot löytyvät tehtävän taloustiedot -välilehdeltä.

Tehtävien taloustiedot vastuuhenkilöittäin näyttää vastaavat tiedot, mutta tiedot näytetään vastuuhenkilöittäin.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.