Matkalaskujen käsittelyprosessi sisältää matkalaskun kuittaamisen, (asiatarkastamisen), hyväksymisen ja lopulta maksamisen. Asiatarkastaminen on vapaaehtoinen valinta. Yrityshierarkiasta valitaan matkalaskujen hyväksyjä sekä asiatarkastaja. Matka- ja kululaskut voidaan maksaa suoraan Netvisorista tai palkanlaskennan yhteydessä. 

Käyttöoikeudet
Matkalaskun luominen
Kuittaaminen
Asiatarkastaminen
Hyväksyminen
Maksaminen ja palkkatietoilmoitus
Maksaminen Netvisorista palkanlaskennan kautta
Maksaminen maksatusnäkymässä
Maksaminen muusta järjestelmästä/kuittaaminen maksetuksi Netvisorissa
Kirjanpito/tositteet

Matka- ja kululaskujen kierto ja käsittelyprosessi

Matkalaskujen hyväksyntäkierrolla tarkoitetaan matkalaskun kulurivien kulkemista syöttämisestä aina maksamiseen asti. Tällä ohjesivulla on kuvattu tämä prosessi kokonaisuudessaan sen eri vaiheineen.

  1. Palkansaaja lisää uuden matka- ja kululaskun, jonka hän tallentaa ja lopulta kuittaa. Kun matka- ja kululasku on kuitattu, siirtyy se asiatarkastukseen tai hyväksyntään.
  2. Esimies tarkistaa ja tarvittaessa muokkaa matka- ja kululaskua. Esimies asiatarkastaa ja hyväksyy matkalaskun. Kun matka- ja kululasku on hyväksytty, siirtyy matkalasku maksatusvaiheeseen. Matkalasku voidaan vain hyväksyä, jolloin se maksetaan palkanlaskennan yhteydessä tai hyväksyä ja siirtää suoraan maksuun.
  3. Hyväksytty matkalasku maksetaan palkanlaskennan yhteydessä. Hyväksytyt matkalaskut nousevat palkkalaskelmalle "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheeseen. "Matka- ja kulukirjaukset" -otsikon alla näytetään hyväksytyt matkalaskut, jotka ovat oletuksena valittu maksettavaksi palkkalaskelmalle. Kuitatut matkalaskut näkyvät myös ja ne voi tässä vaiheessa hyväksyä ja valita matkalaskulle maksuun, mutta niitä ei ole oletuksena valittu laskelmalle.

    Mikäli matkalaskua ei haluta maksaa muodostettavalla palkkalaskelmalla, valitaan täppä pois kulurivin kohdalta ja valitaan "Tallenna". Hyväksytty matkalaskun kulurivi palautuu tällöin takaisin kuitatuksi. Kulurivi on asiatarkastettava ja hyväksyttävä uudelleen maksamista varten.

    Kun kulurivi on valittu palkkalaskelmalle maksettavaksi, näkyy kulurivi palkkalaskelman rivitiedoissa.

    Matkalaskulta muodostuvan kulurivin tiedot näytetään palkkalaskelman "Työaika, matkat ja poissaolot" -välilehdellä. Palkkalaskelmalle käsin lisätyt kulurivit eivät näy matkalaskutiedoissa.



    Kulurivin voin tarvittaessa poistaa punaisesta rukista, mikäli sitä ei ole tarkoitus maksaa palkkalaskelmalla. Kun palkanlaskija poistaa kulurivin valinnan ja tallentaa tiedot, palautuu kulurivi takaisin maksamattomaksi "Avoimet matka- ja kululaskut" -sivulla ja aikaisemmin tehty hyväksyntämerkintä jää näkyville matkalaskun kuluriville.

  4. "Hyväksy ja siirrä maksuun" siirtää matkalaskun "Maksa matka- ja kululaskuja" -sivulle, josta matkalasku siirretään maksuun ja veloitus lähtee yrityksen tililtä. Käyttäjä, jolla on oikeudet maksamiseen voi siirtää kululaskun maksuun. Maksamisen käyttöoikeuksista tarkemmin ohjeissa Käyttöoikeudet: Maksaminen.
  5. Kun matka- ja kululasku on maksettu, muodostuu suoraan maksetusta matkalaskusta tosite heti maksamisen jälkeen kirjanpitoon maksupäivämäärän mukaan.
    Palkkalaskelman kautta maksettu matka- ja kululaskuriveistä tulevat kirjanpidon tiliöinnit palkanlaskennan tositteelle palkkalaskelman tositteen kirjauspäivämäärän mukaan.

 

Käyttöoikeudet

Matka- ja kululaskujen käsittelyyn tarvittavat käyttöoikeudet ja asetukset on kuvattu erikseen omalla sivullaan, jossa käydään läpi käyttöoikeuksien ja roolien vaikutukset sekä yrityshierarkian rakentaminen hyväksyjälle.  

Lue lisää: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä

Matkalaskuja voidaan luoda vain henkilölle, kuka on palkansaajana yrityksessä. Palkansaajalla on oltava resurssihallintapapalvelu (työaika ja matkalaskut) käytössä.

Palkansaajille voidaan antaa palkanlaskennan käyttöoikeuksista "Palkansaaja" -profiili, jonka kautta tulevat automaattisesti toimintokohtaiset oikeudet työajan kirjaamiseen ja matkalaskujen tekemiseen.

"Palkansaaja" -profiilin takaa löytyvät toimintokohtaiset oikeudet ajanhallintaan ja palkansaajien hallintaan. Ilman yrityshierarkiasta annettavaa hyväksyntäoikeutta, palkansaaja näkee vain omat työaika- ja matkalaskutiedot.

Tiedotusnäkymän oikeudet

Netvisorin käyttöliittymässä voidaan ilmoittaa hyväksyjälle kohdistetut asiatarkastamattomat ja hyväksymättömät matkalaskut.

Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä massana tapahtuu Matkat > Hyväksy matka -ja kululaskuja.

Omat asiatarkastettavat ja hyväksyttävät matkalaskut löytyvät helpoiten tiedotusnäkymän kautta, josta päästään matkalaskurivien massakäsittelynäkymään.

Matkalaskun kulurivejä voidaan käsitellä massana massakäsittelynäkymästä tai yhden matkalaskun rivit kerrallaan porautumalla matkalaskulle.

 

Uuden matkalaskun luominen

Matkalaskun kierto alkaa matkalaskun luomisella. Käyttäjä voi luoda uuden matkalaskun eri reittejä:

"Luo uusi" -valikosta tai käyttöliittymän valikosta kohdasta Matkat > Uusi matkalasku.

Matkalaskun voi luoda kätevästi myös suoraan Mobiilisti.

Mikäli palkansaaja ei ole käyttäjänä Netvisorissa, voidaan palkansaajalle lähettää työajansyötön turvalinkki, jonka kautta työajan lisäksi onnistuu matkalaskun lisääminen. Linkin lähettäminen vaatii, että palkansaajalla on resurssihallintapalvelu (työaika ja matkalaskut) käytössä.

Turvalinkin kautta avattu syöttönäkymä on samanlainen kuin Netvisorin käyttöliittymän näkymä.

 

Matka- ja kululaskun kuittaaminen

Luodut matkalaskurivit tulee kuitata (1), jotta ne siirtyvät asiatarkastettaviksi ja hyväksyttäviksi. Valmiit rivit, jotka halutaan kuitata, valitaan ja siirretään ne hyväksyntään kuittauspainikkeella.

Keskeneräinen rivi voidaan myös poistaa rivin perässä olevasta punaisesta raksista.

 

Asiatarkastaminen ja hylkääminen asiatarkastuksessa

Mikäli asiatarkastusvaihe on otettu käyttöön Palkanlaskennan asetuksista, kulurivit asiatarkastetaan kuittaamisen jälkeen. 
Jos yritys on pieni ja sama henkilö asiatarkastaa ja hyväksyy matkalaskut, asiatarkastusvaihe voi olla turha ja sitä ei tarvitse ottaa käyttöön, jolloin rivit siirtyvät kuittaamisesta suoraan hyväksyttäviksi.

Kunnossa olevat rivit valitaan ja merkitään ne asiatarkastetuiksi (2) asiatarkastuspainikkeella.

Asiatarkastajan nimi ja tarkastushetki jää rivin alle näkyville lokitukseen.

Hylkääminen asiatarkastuksessa

Matkalaskun kulurivi voidaan myös palauttaa takaisin edelliseen vaiheeseen avoimeksi hylkäämällä kulurivin perässä olevasta punaisesta nuolesta. Tämän jälkeen matkalaskun kulurivi on kuitattava uudestaan, jotta se tulee uudelleen asiatarkastettavaksi.

 

Hyväksyminen ja hylkääminen

Asiatarkastuksesta matkalaskun kulurivi siirtyy valitulle hyväksyjälle hyväksyntään. Hyväksyjä voidaan määrittää palkansaajan tietojen taakse, yrityshierarkian mukaan tai yliajaa matkalaskuntiedoissa. Lue lisää matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä.

Hyväksyminen

Asiatarkastuksen jälkeen kulurivit tulee hyväksyä. Vain hyväksytyt kulurivit voidaan siirtää maksatukseen tai maksaa palkanlaskennan yhteydessä. Jos hyväksyjällä on myös maksatusoikeudet, voi hän halutessaan siirtää kulurivejä suoraan maksatukseen hyväksymisen yhteydessä.

"Hyväksy valitut" -painike (3) mahdollistaa matkalaskun kulurivien maksaminen palkanlaskennan yhteydessä.


"Hyväksy ja siirrä valitut maksatukseen" -painike (4) siirtää matkalaskut "Maksa matka- ja kululaskuja" -sivulle.

Tarkemmat ohjeet myöhemmin tässä käyttöohjeessa kohdassa Maksaminen.

Hyväksyjän nimi ja hyväksymishetki jää kulurivin alle näkyville lokiin.

Hylkääminen

Matkalaskun kulurivi voidaan myös hylätä ja palauttaa se takaisin asiatarkastusvaiheeseen kulurivin perässä olevasta punaisesta nuolesta. Hylätylle riville jää talteen sillä olleet hyväksyntätiedot.


 

 

Maksaminen ja palkkatietoilmoitus

Matkalaskun kulurivit voidaan maksaa Netvisorista joko palkkalaskelman yhteydessä tai erillisellä tilisiirrolla. Kummassakin tapauksessa sellaisesta matkalaskusta, joka pitää sisällään tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja kuten kilometrikorvauksia ja päivärahoja muodostuu automaattisesti palkkatietoilmoitus. Maksatusvaiheessa on mahdollisuus lähettää muodostunut palkkatietoilmoitus tulorekisteriin. 

Lähetetty ilmoitus on nähtävillä kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset. 

Käyttöohje: Matkalaskut tulorekisteriin

Jotta palkkatietoilmoitukset muodostuvat oikein, tulee Netvisorin "Verottomien kustannusten korvausten" palkkalajien tulolajikohdistukset olla asetettuna kohtaan Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > klikkaa palkkalajista >  tulolaji.

Esimerkki tulolajikohdistuksesta:

Palkkalajille "Kokopäiväraha" annetaan yrityskohtaisiin palkkalajin asetuksiin tulolajiksi 331 Päiväraha. Tämän lisäksi päivärahan tyyppi valitaan pudotusvalikosta, tässä esimerkissä valinta on "Kokopäiväraha".

 

 

Maksaminen Netvisorista palkanlaskennan yhteydessä

Jos matkalasku halutaan maksaa palkanlaskennan kautta, valitaan "Hyväksy valitut" (3).

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot

Mikäli kulurivi halutaan maksaa palkanlaskennan yhteydessä, eikä suoraan tilisiirtona, kuluriviä ei tule siirtää maksatukseen "Maksa matka- ja kululaskuja" -sivulle vaan jättää "Hyväksytty"-tilaan, josta palkanlaskija tietää, että rivi on valmis maksettavaksi palkkalaskelmalle. Kun matkalaskun kulurivi on hyväksytty, näkyy matkalasku "Maksamattomat matkalaskut" -otsikon alla.

Palkanlaskennassa matkalaskun kulurivit tulevat näkyviin "Tarkista valittujen palkkaperusteet"-vaiheessa.

Palkansaajan kaikki hyväksytyt ja maksamattomat matkalaskurivit näkyvät palkanlaskennassa palkkaperusteiden tarkistuksessa. Oletuksena vain "Hyväksytty"-tilassa olevat rivit otetaan palkkalaskelmalle maksuun palkan yhteydessä.

Muutkin kulurivit voidaan valinta maksettavaksi, jolloin niiden tila samalla päivittyy suoraan hyväksytyksi. Valitut kulurivit tulevat mukaan palkkalaskelman maksettavaan summaan ja näkyvät palkkalaskelman rivitiedoissa.

Kirjanpidon tosite muodostetaan kun palkanlaskentaprosessissa muodostetaan kirjanpidon tosite.

 

Maksaminen maksatusnäkymässä

"Hyväksy ja siirrä valitut maksatukseen" -valinta (4) siirtää matkalaskun kulurivit "Maksa matka- ja kululaskuja" -sivulle.

Mikäli matkalaskun kulurivit halutaan maksaa erikseen palkasta, hyväksytään rivit ja siirretään ne tämän jälkeen maksatukseen ja maksaminen tapahtuu maksatusnäkymästä eikä palkanlaskennan kautta.

Matkat > Matka- ja kululaskut > Maksa matka- ja kululaskuja

Jos hyväksyjällä on myös maksatusoikeudet, voi hän samalla hyväksyä ja siirtää rivit maksatukseen ilman välivaihetta. Voi myös olla, että eri henkilö hyväksyy ja maksaa matkalaskuja, jolloin hyväksyjä ei edes oikeuksiensa takia näe maksatuspainikkeita vaan hoitaa vaan hyväksymisen ja toinen henkilö siirtää rivit maksatukseen.

 

Valituista riveistä muodostetaan saajakohtainen tilisiirtomaksu, joka on maksettavissa maksatusnäkymässä. Mikäli matkalaskurivejä valitaan samalle henkilölle usealta eri matkalaskulta, kootaan ne yhteen maksuun maksatuksessa. Samalla kun rivit valitaan maksatukseen, muodostetaan niistä kirjanpidon tosite maksupäivämäärän mukaan. 

Mikäli ohjelma antaa virheilmoituksen "Aineiston lähettäminen epäonnistuu. Yritä myöhemmin uudelleen." kun valitsee "Jatka vahvistusnäkymään" ja "Lähetä maksuun", tarkista palkkamallien hallinnan yrityskohtaisista palkkalajeista, että kaikilta palkkalajeilta löytyvät tiliöintiasetukset molemmille debet- ja kredit -puolille.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit 

Maksu epäonnistuu, mikäli palkkalajeilta puuttuvat tiliöinnit.

 

 

Matka-ja kululasku maksettu toisen järjestelmän kautta ja halutaan merkitä Netvisorissa maksetuksi

Matkalasku on maksettu palkansaajalle jo toisen järjestelmän kautta ja maksamisen sijaan matkalasku halutaan merkitä maksetuksi Netvisorissa. Tällöin matkalasku kuitataan maksetuksi tallentamalla kyseiselle pakansaajalle saman summainen matkaennakko "Palkka- ja matkaennakot" -osion kautta, kuin mitä kuitattava matkalaskun summa on.

Pääset kirjaamaan matkaennakon Palkat > Palkanlaskenta > Palkka ja matkaennakot > Lisää uusi palkka- tai matkaennakko

  • Valitse Tyypiksi: "Matkaennakko"
  •  Maksupäivä ei voi olla kuluvaa päivää aikaisempi, mutta "Selite" -kenttään voit merkitä todellisen maksupäivän  
  • Tallenna ja merkitse maksetuksi

Kuitattavan matkalaskun tulee olla tilassa "Maksatusta odottavat matkalaskut", jotta se näkyy "Maksa matka- ja kululaskuja" -sivulla.

Pääset maksatusnäkymään Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja tai Matkat > Matka- ja kululaskut > Maksa matka- ja kululaskuja

Klikkaamalla palkansaajan nimen edessä olevaa valintaruutua, avautuu kohdistettavan matkaennakon tiedot:

Kohdista matkaennakkoa matkalaskun summan verran, jotta "Maksetaan" -riville jää saldoksi nolla.

Tämän jälkeen valitse käytettävä tili ja "Jatka vahvistusnäkymään"
 
 
Lähetä aineisto normaalisti pankkiin. Rahaa ei siirry palkansaajalle, koska maksettava summa on nolla. Maksatustapahtuma kohdistaa matkalaskun ja matkaennakon toisiinsa ja ohjelma muodostaa tapahtumasta kirjanpidon tositteen. Matkalaskusta on huolehdittava palkkatietoilmoitus tulorekisteriin, joten myös sellaisesta matkalaskusta jonka maksettavaksi summaksi jää ennakon kuittaamisen jälkeen nolla, muodostuu palkkatietoilmoitus lähetettäväksi vahvistusnäkymään.
 
 

 

Maksetut matka- ja kululaskut

Lopulta rivit näkyvät maksettuina. "Avoimet matka- ja kululaskut" -sivun kautta maksetut matkalaskut voidaan hakea näkyville tarkennetun haun kautta valitsemalla näytettäviksi maksetut matkalaskut.

 

 

 

Kirjanpito ja tositteet

Palkanlaskennan kautta maksettu matkalasku 

Kirjanpidon tosite muodostetaan kun palkanlaskentaprosessissa muodostetaan kirjanpidon tosite palkkalaskelmalle.

Maksatukseen siirretty matkalasku

Kirjanpidon tosite muodostetaan maksupäivämäärän mukaan.

Muualla maksettu matkalasku

Tosite muodostetaan heti kun 0-summainen matkalasku maksetaan maksatusnäkymästä kohdistamalla se matkaennakkoon.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.