Verkkolaskutustietojen lisääminen asiakkaan tietoihin

Laskun lähettäminen verkkolaskuna

Virheviestintä

Tutustu verkkolaskutukseen Netvisorilla. 

Yleistä
Yritysverkkolaskujen lähettämisestä ei tarvitse sopia yrityksen oman pankin kanssa tehtävällä maksuliikennesopimuksella. Yritysverkkolaskujen lähetys on mahdollistettu kaikille Netvisorin myyntireskontraa käyttäville asiakkaillemme automaattisesti. Laskut lähetetään Netvisorista Finvoice 3.0 formaatissa.

Jotta voitte lähettää verkkolaskun asiakkaallenne, tulee asiakkaalta saada tieto heidän verkkolaskutustiedoistaan. Verkkolaskutustiedot muodostuvat verkkolaskuosoitteesta ja verkkolaskuoperaattorin operaattoritunnuksesta. Operaattoritunnusta kutsutaan mm. Tieken verkkolaskuosoitteistossa välittäjän tunnukseksi.

Verkkolaskuosoite

Verkkolaskuosoite on joko IBAN- tai OVT-muotoinen. Yleisimmin verkkolaskuosoite muodostetaan joko IBAN-muotoisesta yrityksen pankkitilinumerosta tai yrityksen "normaalimuotoisesta" OVT-tunnuksesta (0037+yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa).

Verkkolaskuoperaattori

Verkkolaskuoperaattori on se, joka välittää verkkolaskut vastaanottajan järjestelmään. Verkkolaskuoperaattoreita on kahdenlaisia:

  • Pankkiverkko: useimmat pankit tarjoavat verkkolaskun välityspalveluita, ja asiakas voi tehdä sopimuksen verkkolaskun vastaanotosta tilipankkinsa kanssa
  • Operaattoriverkko: verkkolaskuoperaattorina toimii yritys, joka tuottaa verkkolaskupalveluita. Esimerkiksi Maventa kuuluu tähän ryhmään.

Operaattoritunnus (välittäjän tunnus)

Jokaisella verkkolaskuoperaattorilla on oma välittäjän tunnus (Intermediator-tunnus), joka kertoo, mille verkkolaskuoperaattorille lasku pitäisi lähettää. Pankkiverkon operaattoreilla tunnuksena toimii pankin BIC-tunnus, ja operaattoriverkossa välittäjätunnuksena on yleensä kyseisen yrityksen OVT-tunnus.

Katso Netvisorissa tuetut verkkolaskuoperaattorit tästä listasta

Verkkolaskutustietojen lisääminen asiakkaan tietoihin
Jotta voit lähettää asiakkaillesi verkkolaskuja, tulee asiakaskortin Perustietojen muokkaus -välilehdelle tallentaa asiakaskohtaiset verkkolaskutustiedot:

  • verkkolaskuosoite
  • verkkolaskuoperaattori

Mikäli asiakkaan verkkolaskuosoitteen muoto poikkeaa normaalimuotoisesta IBAN- tai OVT-muotoisesta verkkolaskuosoitteesta, tulee ennen tietojen tallennusta laittaa ruksi kohtaan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa". Muutoin verkkolaskuosoitteen tallennus asiakaskortille ei onnistu. Asiakkaan verkkolaskuoperaattori valitaan Verkkolaskuoperaattori -pudotusvalikosta. Valikosta löytyy kaikki ne verkkolaskuoperaattorit, jotka ovat tuettuina Netvisorissa. Mikäli asiakkaan verkkolaskuoperaattoria ei löydy listasta, ei asiakkaalle voi lähettää laskuja verkkolaskuina Netvisorista. 

Muut laskutusasiakkaan asiakaskortille vaadittavat perustiedot, jotta laskujen lähetys verkkolaskuna onnistuu:

  • y-tunnus
  • täydelliset laskutusosoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)

  

Mikäli asiakaskortille on täytetty toimipaikka ja toimipaikka valitaan verkkolaskuna lähetettävälle laskulle, tulee myös toimipaikalla olla täydelliset osoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka) täytettynä. Mikäli osoitetiedot puuttuvat, laskun lähetys verkkolaskuna ei onnistu. Tällöin käyttäjä saa lähetysprosessissa herjan puutteellisista toimitusosoitetiedoista. 

Mikäli verkkolaskuaineistolla tulee välittää jokin asiakaskohtainen tunnus (esim. tehdasnumero, työmaan numero tms.) voidaan tunnus syöttää asiakaskortille Perustietojen muokkaus -välilehdelle kenttään "Vastaanottajan OVT-tunnus, jos tieto poikkeaa yrityksen y-tunnuksesta". Tällöin tieto tuodaan laskusanomalle kenttään "BuyerOrganisationUnitNumber".

Liitteiden lisääminen verkkolaskuna lähetettävälle laskulle

Mikäli verkkolaskuna lähetettävälle laskulle tulee lisätä liitteitä, liitteet lisätään laskulle linkin Verkkolaskun mukana välitettävät liitetiedostot taakse sen jälkeen, kun lasku on luotu järjestelmään. Suositeltavin liitetiedostomuoto on .pdf-muoto. Myyntilaskujen liitetiedostojen koko rajoitus on pääsääntöisesti 5MT verkkolaskujen osalta. Osalla vastaanottajien operaattoreista voi olla vastaanottajakohtaisia rajoitteita, mitkä voivat olla 2MT. Netvisorin ja Maventan osalta liitteiden määrää ei ole rajattu, mutta vastaanottavassa päässä saattaa olla rajoitteita, joten määrä kannattaa pitää muutamassa kappaleessa. Liitteen maksimipituus on 46 -merkkiä. (50 -merkkiä tiedostopäätteen kanssa, eli esim .pdf).

Kun yritysverkkolasku lähetetään pankkiverkkoon (ts. vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on jokin pankki), laskun kuva ja laskulle liitetyt liitetiedostot välitetään vastaanottajan operaattorille linkkimuodossa laskun Finvoice-aineistolla. Tämä johtuu siitä, että pankkiverkko ei pysty vastaanottamaan laskun kuvaa ja liitteitä muussa muodossa. Jotta vastaanottaja näkee laskun kuvan ja liitteet, tulee vastaanottajan järjestelmän tukea liitteiden esittämistä linkkimuodossa laskun Finvoice-aineistolla. 

Operaattoriverkkoon lähetettyjen yritysverkkolaskujen liitteet ja laskun kuva välitetään sellaisinaan vastaanottajan verkkolaskuoperaattorille.

eScan -aineistoa ei voi liittää liitteeksi verkkolaskuille.

Laskun lähettäminen verkkolaskuna

Myyntilaskujen lähettäminen verkkolaskuina tapahtuu normaalin lähetysprosessin mukaisesti. Lähetys tapahtuu klikkaamalla painiketta "Käsittele laskut":

Mikäli asiakastiedoissa on puutteita jotka estävät verkkolaskun lähettämisen, käyttäjä saa tästä ilmoituksen lähetysprosessinäkymässä. 

Tilanteessa, jossa verkkolaskutus ei ole valittavissa laskulle, kannattaa tarkistaa asiakkaan laskutusosoite ja verkkolaskutustiedot, sekä tarvittaessa päivittää ne asiakkaan takaa laskulle klikkaamalla lähetysprosessissa 'Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta'. Hyvä on myöskin varmistaa, että laskulle lisätyt liitteet on lisätty nimenomaan verkkolaskun liitteenä. Tarvittaessa poista tulostettava liite ja lisää se uudestaan verkkolaskun liitteenä valitsemalla Myyntilaskun toiminnot > Lisää verkkolaskun liite.

 

Virheviestintä

Mikäli verkkolaskuna lähetetyn laskun asiakastiedoissa on jokin virhe, lasku palautuu lähettäjälle takaisin Avoimet myyntilaskut -näkymään "Hylätty" -otsikon alle. Laskunumeron vieressä on kuvake, jota klikkaamalla näet virheen syyn, miksi lasku on palautunut takaisin:

Ilmoitus virheessä palautuneista laskuista näkyy myös Netvisorin etusivulla Poikkeukset ja huomiot -otsikon alla:

Yleisimpiä syitä miksi verkkolaskuna lähetetty lasku palautuu virheessä takaisin:

  • Asiakkaan verkkolaskuosoite ja/tai operaattoritieto on virheellinen, eikä vastaanottajaa näin ollen löydy 
  • Laskun eräpäivä on menneisyydessä laskun lähetyspäivään nähden

Jotta virheessä palautunutta laskua voi muokata, tulee virheessä palautuneen laskun kohdalla avoimien myyntilaskujen listalla klikata oikeassa reunassa näkyvää nuolta ja valita avautuvasta valikosta toiminne "Peruuta lasku":

Tämä palauttaa laskun takaisin Lähettämättömät laskut -otsikon alle, ja lasku on muokattavissa.

Mikäli asiakaskortille asiakkaan tietoihin joudutaan korjaamaan asiakkaan verkkolaskutustietoja, tulee laskulle tehdä alla olevat toimenpiteet sen jälkeen, kun asiakaskortin tiedot on korjattu ja tallennettu:

  • Hae virheessä palautunut lasku ja avaa lasku auki laskunumerosta klikkaamalla
  • Klikkaa asiakkaan nimen vieressä olevasta Vaihda asiakasta -painikkeesta (nuoliympyrä-ikoni)
  • Hae laskulle jokin toinen asiakas ja klikkaa "Vaihda"
  • Klikkaa laskulla olevan asiakkaan nimen vieressä olevasta Vaihda asiakasta -painikkeesta uudelleen ja hae oikea laskutusasiakas laskulle takaisin ja klikkaa "Vaihda" 

Näin asiakaskortille päivitetyt tiedot päivittyvät myös laskuaineistolle. Tämän jälkeen laskun voi lähettää uudelleen.

EU-standardin mukainen verkkolasku jää virheeseen

Myyntilaskulla olevat ristiriitaiset tiedot aiheuttavat EU-standardin mukaisten verkkolaskujen lähetyksen hylkääntymisen. Alla esimerkkejä yleisimmistä virheistä:

Esimerkki 1: Myyntilaskulla on alv 0% kotimaan myyntiä. Tässä tapauksessa tuotteen kirjanpidon tilin tai laskurivin tiliöintiehdotuksessa valitun tilin tiedoissa tulee olla ALV-koodina KOMY 0%.
Mikäli alv-koodina on KOMY jää lasku virheeseen, koska KOMY:n oletus "S (normaali veroprosentti)" ei salli ALV:n arvoa 0%. Virheeseen jäänyttä laskua ei pysty tämän tiedon osalta enää korjaamaan, vaan se tulee tarvittaessa hyvittää ja muodostaa uusi lasku oikeilla tiedoilla. Ennen uuden laskun muodostamista tuotteen kirjanpidon oletustili korjataan. Vaihtoehtoisesti tilin voi korjata muodostettavan myyntilaskun laskuriville kohtaan "Tiliöintiehdotus". Tämä tulee tehdä ennen laskun lähetystä.

Esimerkki 2: Myyntilaskulla olevien tuotteiden EU myynnin kirjanpidon oletustiliksi on valittu tili, jonka ALV-koodi on kotimaan myynti vaikka sen kuuluisi olla ulkomaan myyntiä. Tämän vuoksi myös tosittelle tulee alv-tunnukseksi KOMY. Kohdassa Myynti > Laskutuksen asetukset > Verkkolaskutuksen verokoodit on taas valittu, että KOMY = S Normaali veroprosentti. Tilanne korjataan samalla tavalla kuin esimerkin 1 kohdalla.

Esimerkki 3: Myyntilaskulle on sekä verollista, että verotonta myyntiä. Standardin mukaisilla laskuilla ei voi olla samanaikaisesti molempia.

 

EU-standardin mukainen verkkolasku

Valtionkonttori edellyttää EU-standardin eli ns. EU-normin mukaisia verkkolaskuaineistoja. Nämä verkkolaskut pitävät normaalia laskutusta tarkempia tietokenttiä sisällään. Netvisorissa EU-normin mukaista verkkolaskutusta varten olevat tietokentät saat aktivoitua helposti näkyviin asiakaskohtaisesti. Mikäli tätä asetusta ei ole aktivoitu, eivät laskut mene Valtiokonttorin tarkastuksista läpi. Myös yksittäiset muut kotimaiset ja ulkomaiset toimijat saattavat vaatia tämän asetuksen aktivoinnin. Kuluttajaverkkolaskuihin ja rahoituspalveluihin meneviin laskuaineistoihin ei ole tehty muutoksia.

Verkkolasku_asiakas.png

Asetuksen aktivointi halutuille asiakkaille tapahtuu asiakaskortilta (yllä), asiakkaan perustiedot -välilehdeltä. Valitsemalla oheisen kentän, kyseiselle asiakkaalle lähetetään aineiston mukana “Laskutuksen asetuksista” löytyvät lisätiedot (alla). Nämä tiedot on esitäytetty Valtiokonttorilta saadun ohjeistuksen mukaisesti, mutta tietoja voi muuttaa tarvittaessa. “Esitäyttö” on tehty siksi, että myös näissä EU-standardin mukaisissa laskuissa tositekirjaukset saataisiin menemään mahdollisimman automaattisesti. Huomioitavaa on, että nämä asetukset vaikuttavat vain niiden asiakkaiden laskuille, joissa asiakkaan taakse on valittu “EU-standardin mukainen verkkolasku”.

Verkkolasku_asetukset.png

Laskunäkymässä tai -tulosteella näitä tietoja ei näytetä, mutta tiedot menevät verkkolaskusanomalla EU-standardin mukaisesti.On myös hyvä huomioida, että näille asiakkaille ei voi lähettää koontilaskuja. 

Uudet Finvoice 3.0 ja EU-Standardin mukaisesti tuetut kentät:

  • QuantityUnitCodeUN aina C62
  • CountryCode toimitusosoitteelle
  • InvoiceTypeCodeUN 380/381
  • Hyvityslaskun tieto OriginalInvoiceNumber + OriginalInvoiceDate
  • RowsTotalVatExcludedAmount
  • BuyerReferenceIdentifier
  • VatCode
  • VatFreeText (AE, E, G, K, O verokoodeille)
  • InvoicedQuantity
  • UnitPriceNetAmount
  • RowPositionIdentifier
  • SubRowPositionIdentifier
  • EpiPaymentMeansCode aina 58








Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.