Kiitos, kun olet valinnut verkkolaskutuksen! Pienennät samalla ympäristövaikutuksia.

Tässä ohjeessa opastetaan, miten lisäät verkkolaskutustiedot asiakkaan tietoihin Netvisorissa, miten lähetät laskun verkkolaskuna, miten EU-standardin mukainen verkkolasku laaditaan, miten käsittelet virheviestinnän ja mihin yleisimpiin kysymyksiin verkkolaskutuksesta vastataan.

Sisällysluettelo

Tutustu verkkolaskutukseen Netvisorilla.

Yleistä
Yritysverkkolaskujen lähettämisestä ei tarvitse sopia yrityksen oman pankin kanssa tehtävällä maksuliikennesopimuksella. Yritysverkkolaskujen lähetys on mahdollistettu kaikille Netvisorin myyntireskontraa käyttäville asiakkaille automaattisesti. Laskut lähetetään Netvisorista Finvoice 3.0 -formaatissa.

Jotta verkkolaskuja voi lähettää, hanki asiakkaalta tieto heidän verkkolaskutustiedoistaan. Verkkolaskutustiedot muodostuvat verkkolaskuosoitteesta ja verkkolaskuoperaattorin operaattoritunnuksesta. Operaattoritunnusta kutsutaan mm. Tieken verkkolaskuosoitteistossa välittäjän tunnukseksi.

Verkkolaskuosoite

Verkkolaskuosoite on joko IBAN- tai OVT-muotoinen. Yleisimmin verkkolaskuosoite muodostetaan joko IBAN-muotoisesta yrityksen pankkitilinumerosta tai yrityksen normaalimuotoisesta OVT-tunnuksesta (0037 + yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa).

Verkkolaskuoperaattori

Verkkolaskuoperaattori on taho, joka välittää verkkolaskut vastaanottajan järjestelmään. Verkkolaskuoperaattoreita on kahdenlaisia:

  • Pankkiverkko: useimmat pankit tarjoavat verkkolaskun välityspalveluita, ja asiakas voi tehdä sopimuksen verkkolaskun vastaanotosta tilipankkinsa kanssa.
  • Operaattoriverkko: verkkolaskuoperaattorina toimii yritys, joka tuottaa verkkolaskupalveluita. Esimerkiksi Maventa kuuluu tähän ryhmään.

Operaattoritunnus (välittäjän tunnus)

Jokaisella verkkolaskuoperaattorilla on oma välittäjän tunnus (Intermediator-tunnus), joka kertoo, mille verkkolaskuoperaattorille lasku lähetetään. Pankkiverkon operaattoreilla tunnuksena toimii pankin BIC-tunnus, ja operaattoriverkossa välittäjätunnuksena on yleensä kyseisen yrityksen OVT-tunnus.

Katso Netvisorissa tuetut verkkolaskuoperaattorit tästä listasta.

Verkkolaskutustietojen lisääminen asiakkaan tietoihin 

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynti > Asiakkaat > Asiakasrekisteri > valitse asiakas > Perustietojen muokkaus.

Jotta asiakkaille voi lähettää verkkolaskuja, tallenna asiakaskortin Perustietojen muokkaus -välilehdelle asiakaskohtaiset verkkolaskutustiedot:

  • verkkolaskuosoite
  • verkkolaskuoperaattori

Toimi seuraavasti, kun lisäät verkkolaskutustiedot asiakkaalle:

  1. Täytä asiakkaan verkkolaskuosoite IBAN- tai OVT-muodossa.
  2. Jos asiakkaan verkkolaskuosoitteen muoto poikkeaa normaalimuotoisesta IBAN- tai OVT-muotoisesta verkkolaskuosoitteesta, laita ruksi kohtaan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa" ennen tallennusta. Muutoin verkkolaskuosoitteen tallennus asiakaskortille ei onnistu.
  3. Valitse asiakkaan verkkolaskuoperaattori Verkkolaskuoperaattori-pudotusvalikosta. Valikossa näkyvät kaikki verkkolaskuoperaattorit, jotka ovat tuettuina Netvisorissa.
  4. Jos asiakkaan verkkolaskuoperaattoria ei löydy listasta, älä lähetä asiakkaalle laskuja verkkolaskuina Netvisorista, koska lähetys ei onnistu.

Muut laskutusasiakkaan asiakaskortille vaadittavat perustiedot, jotta laskujen lähetys verkkolaskuna onnistuu:

  • y-tunnus
  • täydelliset laskutusosoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)

Toimipaikan verkkolaskusoite

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynti > Asiakkaat > Asiakasrekisteri > valitse asiakas > Toimipaikat.

Kun asiakaskortille on täytetty toimipaikka ja valitset toimipaikan verkkolaskuna lähetettävälle laskulle, täytä toimipaikalle täydelliset osoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka). Jos osoitetiedot puuttuvat, laskun lähetys verkkolaskuna ei onnistu.

Lähetysprosessissa järjestelmä näyttää herjan puutteellisista toimitusosoitetiedoista, esimerkiksi: "Valituissa laskuissa on verkkolaskuiksi kelpaamattomia laskuja puutteellisten toimitusosoitetietojen johdosta."

Toimipaikalle voi antaa myös verkkolaskuosoitteen. Kun käytät laskulla tätä toimipaikkaa, toimipaikan verkkolaskuosoite yliajaa asiakkaan takana olevan verkkolaskuosoitteen.


Mikäli verkkolaskuaineistolla tulee välittää jokin asiakokohtainen tunnus (esim. tehdasnumero, työmaan numero tms.), syötä tunnus asiakaskortille Perustietojen muokkaus -välilehdelle kenttään "Vastaanottajan OVT-tunnus, jos tieto poikkeaa yrityksen y-tunnuksesta". Tieto tuodaan tällöin laskusanomalle kenttään "BuyerOrganisationUnitNumber".

Liitteiden lisääminen verkkolaskuna lähetettävälle laskulle

Liitteen lisäämisestä laskulle löytyy lisätietoa tässä ohjeessa.

Kun yritysverkkolasku lähetetään pankkiverkkoon (ts. vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on jokin pankki), laskun kuva ja laskulle liitetyt liitetiedostot välitetään vastaanottajan operaattorille linkkimuodossa laskun Finvoice-aineistolla. Tämä johtuu siitä, että pankkiverkko ei pysty vastaanottamaan laskun kuvaa ja liitteitä muussa muodossa. Jotta vastaanottaja näkee laskun kuvan ja liitteet, vastaanottajan järjestelmän tulee tukea liitteiden esittämistä linkkimuodossa laskun Finvoice-aineistolla.

Operaattoriverkkoon lähetettyjen yritysverkkolaskujen liitteet ja laskun kuva välitetään sellaisinaan vastaanottajan verkkolaskuoperaattorille.

Laskun lähettäminen verkkolaskuna

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon seuraavasti:

  • valitsemalla Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut, tai
  • avaamalla yksittäisen myyntilaskun Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut > valitse lasku.

Myyntilaskujen lähettäminen verkkolaskuina tapahtuu normaalin lähetysprosessin mukaisesti. Toimi näin:

  1. Avaa lähetettävä myyntilasku ja paina painiketta "Lähetä lasku", tai
  2. Avaa Avoimet myyntilaskut -näkymä, täppää aktiiviseksi halutut laskut ja paina painiketta "Lähetä laskut".

Jos asiakastiedoissa on puutteita, jotka estävät verkkolaskun lähettämisen, järjestelmä näyttää ilmoituksen lähetysprosessinäkymässä.

Jos verkkolaskutus ei ole valittavissa laskulle, tarkista asiakkaan laskutusosoite ja verkkolaskutustiedot ja päivitä ne tarvittaessa asiakkaan takaa laskulle seuraavasti:

  1. Siirry lähetysprosessiin.
  2. Paina painiketta "Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta".

Kun ohjelmasta on lähetetty verkkolasku, lähetystä ei voi enää perua. Pankkiverkon kautta kulkevien verkkolaskujen reititysaika on 2–3 pankkipäivää lähetyksestä, ja tämä koskee sekä yritys- että kuluttajaverkkolaskuja.

EU-standardin mukainen verkkolasku

EU-standardin mukaisesta verkkolaskusta on kerrottu omassa ohjeessa täällä. Jos EU-standardin mukainen verkkolasku on valittu asiakkaan tiedoissa, asetusta käytetään myös silloin, kun asiakkaan takana on verkkolaskuosoite toimipaikalla.

Virheviestintä

Voit tarkastella virheessä palautuneita laskuja valitsemalla Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut > Hylätty.

Kun verkkolaskuna lähetetyn laskun asiakastiedoissa on virhe, lasku palautuu lähettäjälle takaisin Avoimet myyntilaskut -näkymään "Hylätty"-otsikon alle. Laskunumeron vieressä näkyy kuvake, jota klikkaamalla näet virheen syyn, miksi lasku on palautunut takaisin.

Ilmoitus virheessä palautuneista laskuista näkyy myös Netvisorin etusivulla Poikkeukset ja huomiot -otsikon alla.

Yleisimpiä syitä, miksi verkkolaskuna lähetetty lasku palautuu virheessä takaisin:

  • asiakkaan verkkolaskuosoite ja/tai operaattoritieto on virheellinen, eikä vastaanottajaa löydy
  • laskun eräpäivä on menneisyydessä laskun lähetyspäivään nähden
  • Maventa-yhteyden rekisteröimiseen liittyvää Visma Sign -lomaketta ei ole allekirjoitettu. Lisätietoja tähän virheeseen liittyen löytyy Uuden Maventa-verkkolaskuyhteyden avaaminen Netvisoriin -tiedotteesta.
  • verkkolaskun lähetys epäonnistui, koska myyntilaskulla olevien tuotteiden kirjanpidon oletustiliksi on valittu tili, jonka ALV-tunnus on ristiriidassa verkkolaskutuksen verokoodin (Myynti > Laskutuksen asetukset > Verkkolaskutuksen verokoodit) kanssa. Ohjeet tähän virheeseen liittyen löytyvät EU-standardin mukaiset verkkolaskut -ohjeesta.

Jotta virheessä palautunutta laskua voi muokata, peruuta lasku. Peruuttaminen mitätöi laskun tositteen ja palauttaa laskun "Lähettämätön"-tilaan, jos tosite ei ole lukitulla kaudella.

Voit peruuttaa laskun seuraavasti:

  1. Avaa lasku Avoimet myyntilaskut -näkymästä.
  2. Klikkaa huomautuskuvaketta.
  3. Valitse toiminto "Peruuta lasku".

Jos laskun tosite on lukitulla kaudella (esim. ALV on lukittu), peruutus ei mitätöi laskun tositetta.


Voit peruuttaa laskun myös Avoimet myyntilaskut -listalta:

  1. Avaa Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut.
  2. Täppää vasemmassa laidassa kyseinen lasku tai laskut.
  3. Valitse toiminto "Peruuta lasku" (sama toiminto löytyy myös Myyntilaskun toiminnot -valikosta).


EU-standardin mukainen verkkolasku jää virheeseen

Myyntilaskulla olevat ristiriitaiset tiedot aiheuttavat EU-standardin mukaisten verkkolaskujen lähetyksen hylkääntymisen. Alla on esimerkkejä yleisimmistä virheistä:

Esimerkki 1: Myyntilaskulla on alv 0 % kotimaan myyntiä. Tässä tapauksessa tuotteen kirjanpidon tilin tai laskurivin tiliöintiehdotuksessa valitun tilin tiedoissa tulee olla ALV-koodina KOMY 0 %. Jos alv-koodina on KOMY, lasku jää virheeseen, koska KOMY:n oletus "S (normaali veroprosentti)" ei salli ALV:n arvoa 0 %.

Tilanteen korjaamiseksi toimi näin:

  1. Korjaa tuotteen kirjanpidon oletustili siten, että ALV-koodina on KOMY 0 %.
  2. Päivitä myyntilaskun laskurivit, jotta uusi tili tulee voimaan, tai korjaa tili suoraan myyntilaskun laskuriville kohtaan "Tiliöintiehdotus".
  3. Suorita korjaukset ennen laskun uudelleenlähetystä.

Esimerkki 2: Myyntilaskulla olevien tuotteiden EU-myyntiin on kirjanpidon oletustiliksi valittu tili, jonka ALV-koodi on kotimaan myynti, vaikka myynnin kuuluisi olla ulkomaan myyntiä. Tämän vuoksi tositteelle tulee alv-tunnukseksi KOMY. Kohdassa Myynti > Laskutuksen asetukset > Verkkolaskutuksen verokoodit on valittu, että KOMY = S Normaali veroprosentti.

Tilanne korjataan samalla tavalla kuin esimerkin 1 kohdalla:

  1. Korjaa EU-myyntiin käytettävä kirjanpidon oletustili oikealla ALV-koodilla.
  2. Päivitä myyntilaskun laskurivit tai korjaa tili suoraan laskuriville.
  3. Lähetä lasku uudelleen korjausten jälkeen.

Esimerkki 3: Myyntilaskulla on sekä verollista että verotonta myyntiä. Standardin mukaisilla laskuilla ei voi olla samanaikaisesti molempia.

Mikäli verkkolaskun ei tarvitse olla EU-standardin mukainen, poista asiakkaan tiedoista rasti kohdasta Perustietojen muokkaus > EU-standardin mukainen verkkolasku. Tämän jälkeen voit lähettää myyntilaskun uudelleen verkkolaskuna ilman yllä mainittuja korjauksia.

FAQ

Voidaanko verkkolaskun lähetys perua?
Kun ohjelmasta on lähetetty verkkolasku, lähetystä ei voi enää perua.

Milloin verkkolaskuna lähetetty myyntilasku lähtee Netvisorista eteenpäin?
Kun verkkolasku lähetetään Netvisorista, se siirtyy saman tien eteenpäin.

Voidaanko Netvisorista lähettää verkkolasku ruotsalaiselle yritykselle PEPPOL-osoitteeseen?
Netvisorista voidaan lähettää lasku Ruotsiin käyttäen PEPPOL-osoitetta. Aseta asiakkaan taakse verkkolaskuosoitteeksi PEPPOL-osoite ja operaattoriksi PEPPOL ja laita täppä kohtaan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa".  

Voidaanko Netvisorista lähettää verkkolasku ruotsalaiselle yritykselle, jolla on käytössä EXPSYS-operaattori?

Kyllä, Netvisorista voidaan lähettää verkkolasku ruotsalaiseen verkkolaskuosoitteeseen, jos vastaanottajan operaattorina on  EXPSYS.

Miksi verkkolasku jää virheeseen eräpäivän takia?
Pankit edellyttävät, että kaikilla pankkiverkkoon lähetettävillä laskuaineistoilla on vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. Maventa ei pysty välittämään laskuja pankeille, jos eräpäivä ei ole sallitussa aikarajassa, koska vastaanottava pankkioperaattori hylkää laskun. Operaattoriverkkoon lähetettäessä eräpäivä ei saa olla menneisyydessä.

Miksi verkkolasku jäi virheeseen: "Verkkolaskun lähetys epäonnistui, sillä lasku tällä numerolla on jo lähetetty. Olkaa hyvä ja korjatkaa lasku."

Tämä johtuu siitä, että yrityksen Maventa-tilillä on tuplalähetyksen esto päällä ja se estää, jos sama lasku on lähetetty viikon sisään. Voit toimia kahdella tavalla:

  • odota viikko onnistuneen lähetyksen jälkeen ja lähetä lasku sen jälkeen uudestaan, tai
  • ilmoita asiasta Netvisorin tukeen ja pyydä tuplalähetyksen eston poistamista Maventa-tililtä.

Mitä tehdä, jos verkkolasku jää virheeseen?
Riippuen virheen syystä, peruuta lasku valitsemalla kyseinen rivi avoimista myyntilaskuista ja valitsemalla rivin perästä kolmiosta toiminto "Peruuta lasku". Tämä palauttaa laskun lähettämättömäksi ja mitätöi olemassa olevan tositteen, jos se on avoimella ALV- ja tilikaudella. Tämän jälkeen voit muokata ja korjata laskun ja lähettää sen uudestaan.

Voinko vielä muokata myyntilaskua sen lähetyksen jälkeen?
Laskunäkymässä laskun tietoja voi muokata tietyiltä osin myös laskun lähetyksen jälkeen. Muokkausten tekeminen on rajattu niin, että reskontraoikeuksilla voi muokata sellaisia laskutietoja, jotka eivät verottajan ohjeen mukaan pakota lähettämään laskua uudelleen. Laskun summaan vaikuttavia tietoja tai laskun osoitetietoja ei voi muuttaa lähetyksen jälkeen.

Reskontraoikeuksilla muokattavat tiedot ovat:

  • laskun lisätietokentän muutokset ja laskun kommentointi yleensä
  • laskurivien selitteet ja kommentit
  • Viitteemme- ja Viitteenne-kenttien muutokset
  • vapaa teksti ennen tai jälkeen laskurivien
  • toimitustavan tai -ehtojen muuttaminen
  • kirjauspäivän muokkaaminen (ei vaikuta jo olemassa olevan tositteen tietoihin)
  • sopimustunnuksen lisääminen
  • myyjän lisääminen tai muuttaminen
  • sisäiset tiedot kuten:
    • korko- ja perintäkiellot
    • maksusuunnitelman lisääminen laskulle
    • liitteen lisääminen laskulle
    • hankintahinnan päivittäminen (vaikuttaa myyntikatteeseen ja provisioon)

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miten lisään asiakkaan verkkolaskutustiedot Netvisorissa?

  • Avaa Myynti > Asiakkaat > Asiakasrekisteri > valitse asiakas > Perustietojen muokkaus.
  • Täytä verkkolaskuosoite ja valitse verkkolaskuoperaattori pudotusvalikosta.
  • Tarvittaessa laita täppä kohtaan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa".

Mitä tietoja tarvitsen, jotta voin lähettää verkkolaskun asiakkaalle?

  • asiakkaan verkkolaskuosoite (IBAN- tai OVT-muotoinen tai muu sovittu osoite)
  • asiakkaan verkkolaskuoperaattori ja sen operaattoritunnus
  • asiakkaan y-tunnus
  • täydelliset laskutusosoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)

Miten lähetän myyntilaskun verkkolaskuna Netvisorissa?

  • Avaa myyntilasku ja paina "Lähetä lasku", tai
  • valitse Avoimet myyntilaskut -näkymässä laskut ja paina "Lähetä laskut".

Mistä näen, miksi verkkolasku on hylätty?

  • Avaa Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut > Hylätty.
  • Klikkaa hylätyn laskun numeron vieressä olevaa kuvaketta ja tarkista virheen syy.

Miten korjaan virheessä palautuneen verkkolaskun?

  • Peruuta lasku (Avoimet myyntilaskut > valitse lasku > "Peruuta lasku").
  • Korjaa virheen aiheuttanut tieto (esim. verkkolaskuosoite, eräpäivä, ALV-koodi).
  • Lähetä lasku uudelleen verkkolaskuna.

Miten toimin, jos EU-standardin mukainen verkkolasku jää virheeseen ALV-tietojen takia?

  • Tarkista tuotteiden kirjanpidon oletustilit ja niihin liitetyt ALV-koodit.
  • Korjaa tilit ja ALV-koodit vastaamaan myynnin tyyppiä (kotimaa, EU, veroton).
  • Päivitä laskurivit ja lähetä lasku uudelleen, tai poista EU-standardin mukainen verkkolasku -valinta asiakkaan tiedoista, jos standardia ei tarvita.

Avainsanat: Verkkolasku, Netvisor, Finvoice, asiakaskortti, EU-standardi, virheviestintä, PEPPOL.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.