Tässä ohjeessa opastetaan, miten lisäät verkkolaskutustiedot asiakkaan tietoihin Netvisorissa, kuinka lähetät laskun verkkolaskuna, EU-standardin mukaisen verkkolaskun laatimisen sekä miten käsittelet virheviestinnän ja vastataan yleisimpiin kysymyksiin verkkolaskutuksesta.
Sisällysluettelo
Tutustu verkkolaskutukseen Netvisorilla.
Yleistä
Yritysverkkolaskujen lähettämisestä ei tarvitse sopia yrityksen oman pankin kanssa tehtävällä maksuliikennesopimuksella. Yritysverkkolaskujen lähetys on mahdollistettu kaikille Netvisorin myyntireskontraa käyttäville asiakkaillemme automaattisesti. Laskut lähetetään Netvisorista Finvoice 3.0 formaatissa.
Jotta verkkolaskuja voi lähettää, tulee asiakkaalta saada tieto heidän verkkolaskutustiedoistaan. Verkkolaskutustiedot muodostuvat verkkolaskuosoitteesta ja verkkolaskuoperaattorin operaattoritunnuksesta. Operaattoritunnusta kutsutaan mm. Tieken verkkolaskuosoitteistossa välittäjän tunnukseksi.
Verkkolaskuosoite
Verkkolaskuosoite on joko IBAN- tai OVT-muotoinen. Yleisimmin verkkolaskuosoite muodostetaan joko IBAN-muotoisesta yrityksen pankkitilinumerosta tai yrityksen "normaalimuotoisesta" OVT-tunnuksesta (0037+yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa).
Verkkolaskuoperaattori
Verkkolaskuoperaattori on se, joka välittää verkkolaskut vastaanottajan järjestelmään. Verkkolaskuoperaattoreita on kahdenlaisia:
- Pankkiverkko: useimmat pankit tarjoavat verkkolaskun välityspalveluita, ja asiakas voi tehdä sopimuksen verkkolaskun vastaanotosta tilipankkinsa kanssa
- Operaattoriverkko: verkkolaskuoperaattorina toimii yritys, joka tuottaa verkkolaskupalveluita. Esimerkiksi Maventa kuuluu tähän ryhmään.
Operaattoritunnus (välittäjän tunnus)
Jokaisella verkkolaskuoperaattorilla on oma välittäjän tunnus (Intermediator-tunnus), joka kertoo, mille verkkolaskuoperaattorille lasku pitäisi lähettää. Pankkiverkon operaattoreilla tunnuksena toimii pankin BIC-tunnus, ja operaattoriverkossa välittäjätunnuksena on yleensä kyseisen yrityksen OVT-tunnus.
Katso Netvisorissa tuetut verkkolaskuoperaattorit tästä listasta
Verkkolaskutustietojen lisääminen asiakkaan tietoihin
Jotta asiakkaille voi lähettää verkkolaskuja, tulee asiakaskortin Perustietojen muokkaus -välilehdelle tallentaa asiakaskohtaiset verkkolaskutustiedot:
- verkkolaskuosoite
- verkkolaskuoperaattori
Mikäli asiakkaan verkkolaskuosoitteen muoto poikkeaa normaalimuotoisesta IBAN- tai OVT-muotoisesta verkkolaskuosoitteesta, tulee ennen tietojen tallennusta laittaa ruksi kohtaan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa". Muutoin verkkolaskuosoitteen tallennus asiakaskortille ei onnistu. Asiakkaan verkkolaskuoperaattori valitaan Verkkolaskuoperaattori -pudotusvalikosta. Valikosta löytyy kaikki ne verkkolaskuoperaattorit, jotka ovat tuettuina Netvisorissa. Mikäli asiakkaan verkkolaskuoperaattoria ei löydy listasta, ei asiakkaalle voi lähettää laskuja verkkolaskuina Netvisorista.
Muut laskutusasiakkaan asiakaskortille vaadittavat perustiedot, jotta laskujen lähetys verkkolaskuna onnistuu:
- y-tunnus
- täydelliset laskutusosoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka)
Toimipaikan verkkolaskusoite
Mikäli asiakaskortille on täytetty toimipaikka ja toimipaikka valitaan verkkolaskuna lähetettävälle laskulle, tulee myös toimipaikalla olla täydelliset osoitetiedot (katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka) täytettynä. Mikäli osoitetiedot puuttuvat, laskun lähetys verkkolaskuna ei onnistu. Tällöin käyttäjä saa lähetysprosessissa herjan puutteellisista toimitusosoitetiedoista, kuten "Valituissa laskuissa on verkkolaskuiksi kelpaamattomia laskuja puutteellisten toimitusosoitetietojen johdosta.".
Toimipaikalle voi myös antaa verkkolaskuosoitteen ja mikäli laskulla on käytetty tätä toimipaikkaa, yliajaa tämä asiakkaan takana olevan verkkolaskuosoitteen.
Mikäli verkkolaskuaineistolla tulee välittää jokin asiakaskohtainen tunnus (esim. tehdasnumero, työmaan numero tms.) voidaan tunnus syöttää asiakaskortille Perustietojen muokkaus -välilehdelle kenttään "Vastaanottajan OVT-tunnus, jos tieto poikkeaa yrityksen y-tunnuksesta". Tällöin tieto tuodaan laskusanomalle kenttään "BuyerOrganisationUnitNumber".
Liitteiden lisääminen verkkolaskuna lähetettävälle laskulle
Liitteen lisäämisestä laskulle löytyy lisätietoa tässä ohjeessa.
Kun yritysverkkolasku lähetetään pankkiverkkoon (ts. vastaanottajan verkkolaskuoperaattori on jokin pankki), laskun kuva ja laskulle liitetyt liitetiedostot välitetään vastaanottajan operaattorille linkkimuodossa laskun Finvoice-aineistolla. Tämä johtuu siitä, että pankkiverkko ei pysty vastaanottamaan laskun kuvaa ja liitteitä muussa muodossa. Jotta vastaanottaja näkee laskun kuvan ja liitteet, tulee vastaanottajan järjestelmän tukea liitteiden esittämistä linkkimuodossa laskun Finvoice-aineistolla.
Operaattoriverkkoon lähetettyjen yritysverkkolaskujen liitteet ja laskun kuva välitetään sellaisinaan vastaanottajan verkkolaskuoperaattorille.
Laskun lähettäminen verkkolaskuna
Myyntilaskujen lähettäminen verkkolaskuina tapahtuu normaalin lähetysprosessin mukaisesti. Lähetys tapahtuu joko suoraan laskulta klikkaamalla painiketta "lähetä lasku" tai Avoimet myyntilaskut -näkymästä täppäämällä aktiiviseksi halutut laskut ja klikkaamalla painiketta "Lähetä laskut":
Mikäli asiakastiedoissa on puutteita, jotka estävät verkkolaskun lähettämisen, käyttäjä saa tästä ilmoituksen lähetysprosessinäkymässä.
Tilanteessa, jossa verkkolaskutus ei ole valittavissa laskulle, kannattaa tarkistaa asiakkaan laskutusosoite ja verkkolaskutustiedot, sekä tarvittaessa päivittää ne asiakkaan takaa laskulle klikkaamalla lähetysprosessissa 'Päivitä valituille osoitetiedot asiakkaalta'. Kun ohjelmasta on lähetetty verkkolasku, ei tätä voi enää perua.
EU-standardin mukainen verkkolasku
EU-Standardin mukaisesta verkkolaskusta on kerrottu omassa ohjeessa täällä. Jos tämä on valittu, niin tätä asetusta käytetään myös, jos asiakkaan takana on verkkolaskuosoite toimipaikalla.
Virheviestintä
Mikäli verkkolaskuna lähetetyn laskun asiakastiedoissa on jokin virhe, lasku palautuu lähettäjälle takaisin Avoimet myyntilaskut -näkymään "Hylätty" -otsikon alle. Laskunumeron vieressä on kuvake, jota klikkaamalla näkee virheen syyn, miksi lasku on palautunut takaisin:
Ilmoitus virheessä palautuneista laskuista näkyy myös Netvisorin etusivulla Poikkeukset ja huomiot -otsikon alla:
Yleisimpiä syitä miksi verkkolaskuna lähetetty lasku palautuu virheessä takaisin:
- Asiakkaan verkkolaskuosoite ja/tai operaattoritieto on virheellinen, eikä vastaanottajaa näin ollen löydy
- Laskun eräpäivä on menneisyydessä laskun lähetyspäivään nähden
- Maventa-yhteyden rekisteröimiseen liittyvää Visma Sign-lomaketta ei ole allekirjoitettu. Lisätietoja tähän virheeseen liittyen löytyy Uuden Maventa-verkkolaskuyhteyden avaaminen Netvisoriin -tiedotteesta
- Verkkolaskun lähetys epäonnistui, koska myyntilaskulla olevien tuotteiden kirjanpidon oletustiliksi on valittu tili, jonka ALV-tunnus on ristiriidassa verkkolaskutuksen verokoodin (Myynti > Laskutuksen asetukset > Verkkolaskutuksen verokoodit) kanssa. Ohjeet tähän virheeseen liittyen löytyy EU-standardin mukaiset verkkolaskut -ohjeesta
Jotta virheessä palautunutta laskua voi muokata, tulee lasku peruuttaa. Peruuttaminen mitätöi laskun tositteen ja palauttaa laskun Lähettämätön -tilaan. Lasku voidaan peruuttaa avaamalla lasku, ja klikkaamalla huomautuskuvakkeesta löytyvää Peruuta lasku -kohtaa. Jos laskun tosite on lukitulla kaudella esim. ALV on lukittu, tällöin peruutus ei mitätöi laskun tositetta.
Toinen vaihtoehto on avoimien myyntilaskujen listalla täpätä vasemmassa laidassa ko. lasku/laskut ja valita toiminto "Peruuta lasku" (sama toiminne löytyy myös Myyntilaskun toiminnot-valikosta):
EU-standardin mukainen verkkolasku jää virheeseen
Myyntilaskulla olevat ristiriitaiset tiedot aiheuttavat EU-standardin mukaisten verkkolaskujen lähetyksen hylkääntymisen. Alla esimerkkejä yleisimmistä virheistä:
Esimerkki 1: Myyntilaskulla on alv 0% kotimaan myyntiä. Tässä tapauksessa tuotteen kirjanpidon tilin tai laskurivin tiliöintiehdotuksessa valitun tilin tiedoissa tulee olla ALV-koodina KOMY 0%.
Mikäli alv-koodina on KOMY jää lasku virheeseen, koska KOMY:n oletus "S (normaali veroprosentti)" ei salli ALV:n arvoa 0%. Tilanteen korjaamiseksi tulee ensin korjata tuotteen kirjanpidon oletustili ja tämän jälkeen päivittää myyntilaskun laskurivit. Vaihtoehtoisesti tilin voi korjata myyntilaskun laskuriville kohtaan "Tiliöintiehdotus". Tämä tulee tehdä ennen laskun uudelleenlähetystä.
Esimerkki 2: Myyntilaskulla olevien tuotteiden EU myynnin kirjanpidon oletustiliksi on valittu tili, jonka ALV-koodi on kotimaan myynti, vaikka sen kuuluisi olla ulkomaan myyntiä. Tämän vuoksi myös tositteelle tulee alv-tunnukseksi KOMY. Kohdassa Myynti > Laskutuksen asetukset > Verkkolaskutuksen verokoodit on taas valittu, että KOMY = S Normaali veroprosentti. Tilanne korjataan samalla tavalla kuin esimerkin 1 kohdalla.
Esimerkki 3: Myyntilaskulle on sekä verollista, että verotonta myyntiä. Standardin mukaisilla laskuilla ei voi olla samanaikaisesti molempia.
Mikäli verkkolaskun ei tarvitse olla EU-standardin mukainen, voi asiakkaan tiedoista käydä poistamassa rastin kohdasta Perustietojen muokkaus > EU-standardin mukainen verkkolasku. Tämän jälkeen myyntilaskun voi lähettää uudelleen verkkolaskuna ilman yllä mainittuja korjauksia.
FAQ
Voidaanko verkkolaskun lähetys perua?
Kun ohjelmasta on lähetetty verkkolasku, ei tätä voi enää perua.
Milloin verkkolaskuna lähetetty myyntilasku lähtee Netvisorista eteenpäin?
Kun verkkolasku lähetetään Netvisorista siirtyy se saman tien eteenpäin.
Voidaanko Netvisorista lähettää verkkolasku Ruotsalaiselle yritykselle PEPPOL-osoitteeseen?
Netvisorista voidaan lähettää lasku Ruotsiin käyttäen PEPPOL-osoitetta. Asiakkaan taakse asetetaan verkkolaskuosoitteeksi PEPPOL-osoite ja operaattoriksi PEPPOL ja laitetaan täppä kohtaan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa".
Miksi verkkolasku jää virheeseen eräpäivän takia?
Pankit edellyttävät, että kaikilla pankkiverkkoon lähetettävillä laskuaineistoilla on vähintään neljä pankkipäivää eräpäivään. Maventa ei pysty välittämään laskuja pankeille, mikäli eräpäivä ei ole sallitussa aikarajassa, sillä vastaanottava pankkioperaattori hylkää laskun. Operaattoriverkkoon lähetettäessä eräpäivä ei saa olla menneisyydessä.
Miksi verkkolasku jäi virheeseen: Verkkolaskun lähetys epäonnistui, sillä lasku tällä numerolla on jo lähetetty. Olkaa hyvä ja korjatkaa lasku.
Tämä johtuu siitä, että yrityksen Maventatilillä on tuplalähetyksen esto päällä ja se estää, jos on lähetetty sama lasku viikon sisään. Tässä pitää joko odottaa viikko onnistuneen lähetyksen jälkeen ja lähettää lasku sitten uudestaan tai sitten ilmoittaa asiasta Netvisorin tukeen, että halutaan tuplalähetyksen esto pois Maventatililtä.
Mitä tehdä, jos verkkolasku jää virheeseen?
Riippuen mikä on virheen syy, pitää lasku peruuttaa valitsemalla kyseinen rivi avoimista myyntilaskuista ja rivin perästä kolmiosta peruuta lasku. Tämä palauttaa laskun lähettämättömäksi ja myös mitätöi olemassa olevan tositteen, mikäli se on avoimella alv ja tilikaudella. Sitten laskua voi muokata ja korjata ja lähettää tämä uudestaan.
Voinko vielä muokata myyntilaskua sen lähetyksen jälkeen?
Laskunäkymässä laskun tietoja pääsee muokkaamaan tietyiltä osin myös laskun lähetyksen jälkeen. Muokkausten tekeminen on rajattu niin, että reskontraoikeuksilla voidaan muokata sellaisia laskutietoja, jotka eivät verottajan ohjeen mukaan “pakota” lähettämään laskua uudelleen. Laskun summaan vaikuttavia tietoja tai laskun osoitetietoja ei ole mahdollista muuttaa lähetyksen jälkeen.
Reskontraoikeuksilla muokattavat tiedot ovat:
- Laskun lisätietokentän muutokset ja laskun kommentointi yleensä
- Laskurivien selitteet ja kommentit
- Viitteemme ja viitteenne kenttien muutokset
- Vapaa teksti ennen tai jälkeen laskurivien
- Toimitustavan tai -ehtojen muuttaminen
- Kirjauspäivän muokkaaminen (huom. ei vaikuta jo olemassa olevan tositteen tietoihin)
- Sopimustunnuksen lisääminen
- Myyjän lisääminen / muuttaminen
- Sisäiset tiedot kuten:
- korko- ja perintäkiellot
- Maksusuunnitelman lisääminen laskulle
- Liitteen lisääminen laskulle
- Hankintahinnan päivittäminen (vaikuttaa myyntikatteeseen ja provisioon)
Avainsanat: Verkkolasku, Netvisor, Finvoice, asiakaskortti, EU-standardi, virheviestintä, PEPPOL.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback