Uusi toimittaja voidaan luoda joko manuaalisesti tai järjestelmä voi luoda uuden toimittajan automaattisesti laskun saapuessa ostoreskontraan, jos laskulla olevaa toimittajaa ei voida kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan. Skannauspalvelusta saapuneilta laskuilta yritetään tunnistaa uudelle toimittajalle nimi, y-tunnus ja pankkitili. Verkkolaskuna saapuneelta laskulta täytetään tämän lisäksi myös osoite- ja yhteystiedot, mikäli ne ovat mainittu aineistolla. 

Uuden toimittajan luominen
Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen
Toimittajan oletusvaluutta
Toimittajan muokkaaminen
Yhteystiedot-välilehti
Tarkastajat ja kiertolistat -välilehti
Maksukielto-välilehti
Toimittajan käsittelyhistoria
Toimittajan poistaminen

Uuden toimittajan luominen

Voit aloittaa uuden toimittajan luomisen Ostot > Toimittajat > Uusi toimittaja. Toimittajatiedot kannattaa syöttää mahdollisimman kattavasti. 

 

Toimittajaryhmä: Jos olet luonut Netvisoriin toimittajaryhmän, voit tässä valita halutun toimittajaryhmän.
Toimittajakoodi: Ei ole pakollinen, mutta mikäli halutaan päivittää toimittajalistaa esim. Excelin .CSV- tiedostosta, päivittää saman toimittajakoodin omaava tieto Netvisorin toimittajatietoja. Muuten toimittaja luodaan järjestelmään uudestaan.
Nimi: Toimittajan nimi
Y-tunnus: Suositellaan syötettäväksi, koska esimerkiksi ostolaskun skannaus ja verkkolasku -toiminnot hakevat toimittajatietoja pankkitilin, toimittajan nimen ja y-tunnuksen perusteella.

Tunnus: Mikäli toimittaja on ulkomainen, tähän kenttään voidaan syöttää toimittajan VAT-numero tai muu vastaava organisaatiotunnus. Kenttä näkyy, jos yrityksellä on käytössä rakennusalan ilmoitusmenettely.
Laskutus- ja osoitetietoihin syötetään toimittajan osoitetiedot.
Huom! Postitoimipaikka-kenttään voi syöttää max. 50 merkkiä.
Toimittajalle listalta valittu maa vaikuttaa toimittajan laskujen automaattiseen tiliöintiin sen mukaan, onko kyseessä kotimaa, toinen EU-maa, vai Unionin ulkopuolinen maa. Huom! Ulkomaanmaksuissa ja valuuttamaksuissa toimittajan osoitetiedot on täytettävä, muuten maksuaineisto ei mene pankissa läpi. Mikäli toimittajan osoitetiedot lisätään toimittajakortille laskun saapumisen / luonnin jälkeen, tulee toimittaja hakea laskulle uudelleen Ostolaskun toiminnot -pudotusvalikosta löytyvällä "Vaihda toimittaja" -toiminteella ennen laskun maksatusta. Muutos on tullut voimaan SEPA:n myötä.

Ostotilauksen kieli: Valinta määrittää ostotilauksen kielen ostotilaustulosteella/lomakkeella, joka lähtee Netvisorista. Mahdollisia kielivalintoja on suomi, englanti ja ruotsi. Ostotilaus vaatii vähintään professional -paketin uusiin yrityksiin.
Lisätiedot -kohdassa voidaan tehdä lisää (oletus)asetuksia ja hallita oletuslaskentakohteita.

Oletusmaksuehto: Manuaalisesti tehtäville laskuille tarjotaan oletuksena tätä maksuehtoa. Kun laitetaan lisäksi valinta kohtaan "Käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa", oletusmaksuehto asetetaan automaattisesti kaikille saapuville laskuille.
Oletus ALV-kanta: Toimittajalle voidaan määrittää oletus ALV-kanta, jota käytetään aina laskulomakkeella.
Kun vastaanotetaan sähköisiä laskuja, eikä laskutiedoissa (laskun sanomassa) ole ALV-kantaa määriteltynä, valitaan se silloin toimittajan perustiedoista. Jos sanomassa on ALV tieto, luetaan se oletuksena siitä.

Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen

Toimittajakortilta lisätään toimittajalle pankkitili kohdasta "Toimittajan pankkitilien hallintaan".

Ulkomaisen toimittajan pankkitilitiedoista tulee löytyä pankin nimi, tilinumero ja pankin SWIFT/BIC -koodi.

USA:han menevissä maksuissa ilmoitetaan usein myös Clearing-numero tai Routing-numero. Tämä tieto tallennetaan toimittajan pankkitilitiedoissa kenttään "Clearing-numero". Kenttään "Clearing-koodi" tulee kirjainyhdistelmä USABA.

Mikäli kyseessä on SEPA-alueen ulkopuolelle menevä ulkomaanmaksu, myös pankin osoitetietojen tulee löytyä toimittajan pankkitilin tiedoista. Jotta pankin osoitetiedot saadaan päivittymään laskun maksuaineistolle, tulee tilitietoja lisättäessä laittaa täppä kohtaan "Vie pankin osoitetiedot maksusanomalle BIC-koodin lisäksi".

Maa -kenttään valitaan pankkia vastaava maa (tämä on aina oletuksena Finland), ja oletusvaluutaksi se valuutta, jolla toimittajalle maksetaan. Lopuksi tiedot tallennetaan klikkaamalla "Tallenna" -painiketta.

Toimittajan oletusvaluutta

Kun toimittaja on ensin luotu, voidaan toimittajakortille asettaa oletusvaluutta.

Oletusvaluutta -määritystä käytetään kahdessa paikassa oletuksena:

  • Tuotekortille syötettävän toimittajakohtaisen hankintahinnan käsittelyssä = hankinta syötetään siinä valuutassa, mikä toimittajan taakse on valittu oletukseksi.

  • Kun ostotilaukselle valitaan toimittaja, asetetaan ostotilaukselle automaattisesti käytettäväksi valuutaksi se, mikä löytyy toimittajan takaa.

Toimittajan muokkaaminen

Valitaan haluttu toimittaja toimittajalistauksesta, jolloin sen tietoja voi muokata.

Aktiivinen -valinnalla voidaan joko estää tai sallia uuden ostolaskun syöttäminen.
Toimittajaryhmä: Toimittaja voidaan valita kuulumaan johonkin ryhmään. Toimittajalistauksessa toimittajat näytetään ryhmittäin.

Toimittajan kirjanpidon tilien hallinta: Kun toimittaja on luotu, voi tämän linkin takaa lisätä toimittajalle oletuskirjanpidon tilejä. Kyseiset valitut tilit ovat listassa ensimmäisenä valittavana, kun ostolasku tiliöidään. Kirjanpidon tilien hallintaan voi myös laittaa yhden tilin oletuskirjanpidon tiliksi. Tällöin tämä tili tulee suoraan kyseisen ostolaskun tiliöintiriville.

Toimittajatietojen liittäminen: Tämän avulla voidaan yhdistää kahden toimittajan tiedot yhdeksi. Tästä löytyy oma ohjesivu.

Listaa toimittajan laskut: Linkin takaa saadaan näkyviin toimittajalle muodostetut ostolaskut.

Yhteystiedot -välilehti

Toimittajan yhteystietoja voidaan hallita yhteystiedot välilehdellä. Mikäli toimittajan taakse lisää sähköpostiosoite -kenttään oikean sähköpostiosoitteen, voi ostotilauksen lähettää kyseiselle toimittajalle sähköpostitse. Kommentti kenttä on sisäistä kommenttia varten.

Tarkastajat ja kiertolistat -välilehti

Tästä löytyy oma ohjesivu.

Maksukielto -välilehti

Maksukielto -välilehdellä voidaan toimittaja laitaa maksukieltoon ja antaa kommentti maksukiellon syystä (pakollinen tieto). Jos toimittaja on jo maksukiellossa, painikkeesta poista maksukielto voi poistaa kyseisen maksukiellon. Maksukiellon lisäämisestä ja poistosta jää tieto maksukieltohistoriaan.

Toimittajan käsittelyhistoria

Toimittajan käsittelyhistoria näyttää toimittajatietoihin tehtyjä muutoksia.

Liitteiden hallinta

Toimittajan taakse voidaan lisätä talteen haluttuja liitteitä.

Toimittajan poistaminen

Painike toimittajan poistamiseen sijaistee toimittajakortin alareunassa. Toimittajaa ei voi poistaa, mikäli toimittajalla on laskuja reskontrassa. Tällaisissa tapauksissa poistamisen sijaan perustietojen aktiivinen -valinnalla voidaan estää tai sallia uuden ostolaskun syöttäminen.

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.