Uusi toimittaja voidaan luoda joko manuaalisesti tai järjestelmä voi luoda uuden toimittajan automaattisesti laskun saapuessa ostoreskontraan, jos laskulla olevaa toimittajaa ei voida kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan. Skannauspalvelusta saapuneilta laskuilta yritetään tunnistaa uudelle toimittajalle nimi, y-tunnus ja pankkitili. Verkkolaskuna saapuneelta laskulta täytetään tämän lisäksi myös osoite- ja yhteystiedot, mikäli ne ovat mainittu aineistolla.

Uuden toimittajan luominen

Lisätiedot

Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen

Toimittajan oletusvaluutta

Toimittajan kirjanpidon tilien hallinta

Toimittajan muokkaaminen

Toimittajan poistaminen

Jotta voi lisätä uusia toimittajia pitää käyttöoikeuksissa olla vähintään muokkausoikeudet toimittajien hallintaan sekä muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.

Uuden toimittajan luominen

Voit aloittaa uuden toimittajan luomisen Ostot > Toimittajat > Uusi toimittaja. Toimittajatiedot kannattaa syöttää mahdollisimman kattavasti. 

 

Toimittajaryhmä: Jos olet luonut Netvisoriin toimittajaryhmän, voit tässä valita halutun toimittajaryhmän.
Toimittajakoodi: Ei ole pakollinen, mutta mikäli halutaan päivittää toimittajalistaa esim. Excelin .CSV- tiedostosta, päivittää saman toimittajakoodin omaava tieto Netvisorin toimittajatietoja. Muuten toimittaja luodaan järjestelmään uudestaan.
Nimi: Toimittajan nimi
Y-tunnus: Suositellaan syötettäväksi, koska esimerkiksi ostolaskun skannaus ja verkkolasku -toiminnot hakevat toimittajatietoja pankkitilin, toimittajan nimen ja y-tunnuksen perusteella.

Tunnus: Mikäli toimittaja on ulkomainen, tähän kenttään voidaan syöttää toimittajan VAT-numero tai muu vastaava organisaatiotunnus. Kenttä näkyy, jos yrityksellä on käytössä rakennusalan ilmoitusmenettely.
Laskutus- ja osoitetietoihin syötetään toimittajan osoitetiedot.
Huom! Postitoimipaikka-kenttään voi syöttää max. 50 merkkiä.
Toimittajalle listalta valittu maa vaikuttaa toimittajan laskujen automaattiseen tiliöintiin sen mukaan, onko kyseessä kotimaa, toinen EU-maa, vai Unionin ulkopuolinen maa. Huom! Ulkomaanmaksuissa ja valuuttamaksuissa toimittajan osoitetiedot on täytettävä, muuten maksuaineisto ei mene pankissa läpi tai laskun maksatusvaiheessa tulee virheilmoitus virheellisistä/puutteellisista osoitetiedoista. Mikäli toimittajan osoitetiedot lisätään tai muokataan toimittajakortille laskun saapumisen / luonnin jälkeen, tulee toimittaja hakea laskulle uudelleen Ostolaskun toiminnot -pudotusvalikosta löytyvällä "Vaihda toimittaja" -toiminteella ennen laskun maksatusta, jotta lisätyt/muutetut tiedot päivittyvät myös pankkiin menevälle maksuaineistolle. Muutos on tullut voimaan SEPA:n myötä.

Ostotilauksen kieli: Valinta määrittää ostotilauksen kielen ostotilaustulosteella/lomakkeella, joka lähtee Netvisorista. Mahdollisia kielivalintoja on suomi, englanti ja ruotsi. Ostotilaus vaatii vähintään professional -paketin uusiin yrityksiin.
Lisätiedot -kohdassa voidaan tehdä lisää (oletus)asetuksia ja hallita oletuslaskentakohteita.

Oletusmaksuehto: Manuaalisesti tehtäville laskuille tarjotaan oletuksena tätä maksuehtoa. Kun laitetaan lisäksi valinta kohtaan "Käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa", oletusmaksuehto asetetaan automaattisesti kaikille saapuville laskuille.
Oletus ALV-kanta: Toimittajalle voidaan määrittää oletus ALV-kanta, jota käytetään aina laskulomakkeella.
Kun vastaanotetaan sähköisiä laskuja, eikä laskutiedoissa (verkkolaskun sanomassa) ole ALV-kantaa annettu, määrittyy se silloin toimittajan perustiedoista. Jos laskusanomassa on ilmoitettu ALV-tieto, luetaan se oletuksena laskusanomalta Netvisoriin lasku- ja tiliöintiriveille. Verkkolaskusanomalla ilmoitettu ALV-tieto yliajaa aina toimittajakortille asetetun oletus ALV-kannan tiedon. Skannauspalvelun kautta tulleesta laskusta ei tule ALV-tietoa, joten tieto luetaan toimittajan oletus ALV-kanta kohdasta. Sama pätee manuaalisesti järjestelmään syötettyihin laskuihin.


Seuraavat kohdat ovat valittavissa, kun toimittajatiedot on vähintään kerran talletettu. 

Lisätiedot

Kun tiedot on talletettu, on mahdollista valita käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa, ilman tuota valintaa verkkolaskulla oleva maksuehto yliajaa toimittajan takana olevan valinnan. Skannauspalvelun kautta tulevista laskuista ei lueta maksuehtoa, joten tällöin käytetään toimittajatietojen taakse valittua oletusmaksuehtoa.

Vain osittainen ALV- vähännysoikeus: Tämä ei varsinaisesti tee mitään, mutta ostolaskuautomaation kautta voi tehdä toimittajan laskulle osittaisen alv vähennyksen. Tästä löytyy oma ohjesivu.

  • Lisätään sääntö “Osittainen ALV-vähennys”
  • Käyttäjän tulee kertoa mikä osuus rivistä on vähennyskelpoista (%)
  • Valitaan minkä perusteella laskurivi tunnistetaan → tuotekoodi tai tuotenimike tai selite (tai näiden kombot).

Ostotilauksen oletusvaluutta: Tämä vaikuttaa, jos yrityksessä on ostotilaukset käytössä. Tällöin ostotilaus saadaan halutulla valuutalla. Oletusvalinta on euro. 

Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen

Toimittajakortilta lisätään toimittajalle pankkitili kohdasta "Toimittajan pankkitilien hallintaan".

Ulkomaisen toimittajan pankkitilitiedoista tulee löytyä pankin nimi, tilinumero ja pankin SWIFT/BIC -koodi.

USA:han menevissä maksuissa ilmoitetaan usein myös Clearing-numero tai Routing-numero. Tämä tieto tallennetaan toimittajan pankkitilitiedoissa kenttään "Clearing-numero". Kenttään "Clearing-koodi" tulee kirjainyhdistelmä USABA.

Mikäli kyseessä on SEPA-alueen ulkopuolelle menevä ulkomaanmaksu, myös pankin osoitetietojen tulee löytyä toimittajan pankkitilin tiedoista. Jotta pankin osoitetiedot saadaan päivittymään laskun maksuaineistolle, tulee tilitietoja lisättäessä laittaa täppä kohtaan "Vie pankin osoitetiedot maksusanomalle BIC-koodin lisäksi".

Maa -kenttään valitaan pankkia vastaava maa (tämä on aina oletuksena Finland), ja oletusvaluutaksi se valuutta, jolla toimittajalle maksetaan. Lopuksi tiedot tallennetaan klikkaamalla "Tallenna" -painiketta.

Toimittajan oletuspankkitili tulee käsin tehdylle laskulle oletuksena. Mikäli verkkolaskusanomalla tai skannauspalvelun kautta tulleella laskulla on sanomassa eri pankkitili, tulee sanoman pankkitili laskulle. 

Toimittajan oletusvaluutta

Kun toimittaja on ensin luotu, voidaan toimittajakortille asettaa oletusvaluutta.

Oletusvaluutta -määritystä käytetään kahdessa paikassa oletuksena:

  • Tuotekortille syötettävän toimittajakohtaisen hankintahinnan käsittelyssä = hankinta syötetään siinä valuutassa, mikä toimittajan taakse on valittu oletukseksi.

  • Kun ostotilaukselle valitaan toimittaja, asetetaan ostotilaukselle automaattisesti käytettäväksi valuutaksi se, mikä löytyy toimittajan takaa.

Toimittajan kirjanpidon tilien hallinta

Kun toimittaja on luotu, voi tämän linkin takaa lisätä toimittajalle oletuskirjanpidon tilejä. Kyseiset valitut tilit ovat listassa ensimmäisenä valittavana, kun ostolasku tiliöidään. Kirjanpidon tilien hallintaan voi myös laittaa yhden tilin oletuskirjanpidon tiliksi. Tällöin tämä tili tulee suoraan kyseisen ostolaskun tiliöintiriville. Netvisor lukee tilin myös saapuvalta verkkolaskuaineistosta alla olevista kohdista, mikäli nämä löytyvät sanomalta. 

  • Kirjanpidon tilin tuonti laskukohtaisesti:

<NormalProposedAccountIdentifier>4000</NormalProposedAccountIdentifier>

  • Kirjanpidon tilin tuonti laskurivikohtaisesti:

<RowNormalProposedAccountIdentifier>4000</RowNormalProposedAccountIdentifier>


Toimittajatietojen liittäminen: Tämän avulla voidaan yhdistää kahden toimittajan tiedot yhdeksi. Tästä löytyy oma ohjesivu.

Listaa toimittajan laskut: Linkin takaa saadaan näkyviin toimittajalle muodostetut ostolaskut.

Hankintatiedot: Hankintatietojen näkemiseen tarvitaan vähintään myyntireskontran oikeuksista hankintahinnan lukuoikeudet. Näkymästä näkee, jos tuotekortilla on tehty toimittajakohtainen hankintahinta. Toimittajan hankintatiedot linkistä näet kaikki toimittajaan linkitetyt hankintatiedot eri tuotteiden osalta. 

Yhteystiedot -välilehti

Toimittajan yhteystietoja voidaan hallita yhteystiedot välilehdellä. Mikäli toimittajan taakse lisää sähköpostiosoite -kenttään oikean sähköpostiosoitteen, voi ostotilauksen lähettää kyseiselle toimittajalle sähköpostitse. Kommentti kenttä on sisäistä kommenttia varten.

Tarkastajat ja kiertolistat -välilehti

Tästä löytyy oma ohjesivu.

Maksukielto -välilehti

Maksukielto -välilehdellä voidaan toimittaja laitaa maksukieltoon ja antaa kommentti maksukiellon syystä (pakollinen tieto). Jos toimittaja on jo maksukiellossa, painikkeesta poista maksukielto voi poistaa kyseisen maksukiellon. Maksukiellon lisäämisestä ja poistosta jää tieto maksukieltohistoriaan.

Toimittajan käsittelyhistoria -välilehti

Toimittajan käsittelyhistoria näyttää toimittajatietoihin tehtyjä muutoksia.

Liitteiden hallinta - välilehti

Toimittajan taakse voidaan lisätä talteen haluttuja liitteitä.

Toimittajan muokkaaminen

Valitaan haluttu toimittaja toimittajalistauksesta, jolloin sen tietoja voi muokata.

Toimittajan poistaminen

Painike toimittajan poistamiseen sijaistee toimittajakortin alareunassa. Toimittajaa ei voi poistaa, mikäli toimittajalla on laskuja tai ostotilauksia reskontrassa. Tällaisissa tapauksissa poistamisen sijaan perustietojen aktiivinen -valinnalla voidaan estää tai sallia uuden ostolaskun syöttäminen.


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.