Uusi toimittaja voidaan luoda joko manuaalisesti tai järjestelmä luo uuden toimittajan automaattisesti laskun saapuessa ostoreskontraan, jos laskulla olevaa toimittajaa ei voida kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan. Skannauspalvelusta saapuneilta laskuilta yritetään tunnistaa uudelle toimittajalle nimi, y-tunnus ja pankkitili. Verkkolaskuna saapuneelta laskulta täytetään tämän lisäksi myös osoite- ja yhteystiedot, mikäli ne ovat mainittu aineistolla.

Jotta voit lisätä uusia toimittajia, varmista seuraavat käyttöoikeudet:

  • Vähintään muokkausoikeudet toimittajien hallintaan.
  • Muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.

Uuden toimittajan luominen

Voit avata toiminnon valitsemalla Ostot > Toimittajat > Uusi toimittaja. Syötä toimittajatiedot mahdollisimman kattavasti.

Toimittajaryhmä: Toimittajaryhmäksi voidaan valita Netvisoriin luotu toimittajaryhmä.

Toimittajakoodi: Toimittajakoodi ei ole pakollinen. Jos haluat päivittää toimittajalistaa esimerkiksi Excelin .CSV-tiedostosta, saman toimittajakoodin omaava tieto päivittää Netvisorin toimittajatietoja. Muussa tapauksessa toimittaja luodaan järjestelmään uudestaan.

Nimi: Nimi-kenttään syötetään toimittajan nimi.

Y-tunnus: Y-tunnus suositellaan syötettäväksi, koska ostolaskun skannaus ja verkkolasku -toiminnot hakevat toimittajatietoja pankkitilin, toimittajan nimen ja y-tunnuksen perusteella.

Muu toimittajan tunnustieto: Kenttä näkyy, jos yrityksellä on käytössä rakennusalan ilmoitukset.

Tunnus: Jos toimittaja on ulkomainen, tähän kenttään voidaan syöttää toimittajan VAT-numero tai muu vastaava organisaatiotunnus. Kenttä näkyy, jos yrityksellä on käytössä rakennusalan ilmoitusmenettely.

Laskutus- ja osoitetietoihin syötetään toimittajan osoitetiedot.
Huom! Postitoimipaikka-kenttään voi syöttää enintään 50 merkkiä.
Toimittajalle listalta valittu maa vaikuttaa toimittajan laskujen automaattiseen tiliöintiin sen mukaan, onko kyseessä kotimaa, toinen EU-maa vai Unionin ulkopuolinen maa. Huom! Ulkomaanmaksuissa ja valuuttamaksuissa toimittajan osoitetiedot on täytettävä, muuten maksuaineisto ei mene pankissa läpi tai laskun maksatusvaiheessa tulee virheilmoitus virheellisistä tai puutteellisista osoitetiedoista. Jos lisäät tai muokkaat toimittajan osoitetietoja toimittajakortille, muutos tallettuu jatkossa kaikkiin maksamattomiin ostolaskuihin, eikä toimittajaa ole enää pakko hakea manuaalisesti uudestaan.

Ostotilauksen kieli: Valinta määrittää ostotilauksen kielen ostotilaustulosteella tai -lomakkeella, joka lähtee Netvisorista. Mahdollisia kielivalintoja ovat suomi, englanti ja ruotsi. Ostotilaus vaatii vähintään professional-paketin uusiin yrityksiin.

Lisätiedot -kohdassa voidaan tehdä lisää oletusasetuksia ja hallita oletuslaskentakohteita.

Oletusmaksuehto: Manuaalisesti tehtäville laskuille tarjotaan oletuksena tätä maksuehtoa. Kun valitset lisäksi kohdan "Käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa", oletusmaksuehto asetetaan automaattisesti kaikille saapuville laskuille (myös skannauspalvelun ja verkkolaskujen kautta saapuville laskuille).

Oletus ALV-kanta: Toimittajalle voidaan määrittää oletus ALV-kanta, jota käytetään aina laskulomakkeella. Kun vastaanotetaan sähköisiä laskuja, eikä laskutiedoissa (verkkolaskun sanomassa) ole ALV-kantaa annettu, määrittyy ALV-kanta toimittajan perustiedoista. Jos laskusanomassa on ilmoitettu ALV-tieto, luetaan se oletuksena laskusanomalta Netvisoriin lasku- ja tiliöintiriveille. Verkkolaskusanomalla ilmoitettu ALV-tieto yliajaa aina toimittajakortille asetetun oletus ALV-kannan tiedon. Skannauspalvelun kautta tulleesta laskusta ei tule ALV-tietoa, joten tieto luetaan toimittajan oletus ALV-kanta -kohdasta. Sama pätee manuaalisesti järjestelmään syötettyihin laskuihin.

Seuraavat kohdat ovat valittavissa, kun toimittajatiedot on vähintään kerran talletettu.

Aktiivinen: Jos poistat tästä valinnan, et voi tehdä kyseiselle toimittajalle uutta ostolaskua käsin, eikä toimittaja tule valittavaksi. Jos toimittajalle tulee verkkolasku, lasku tulee läpi, mutta toimittaja on edelleen inaktiivinen.

Lisätiedot

Kun tiedot on talletettu, voit valita kohdan käytä aina oletusmaksuehtoa saapuvissa laskuissa.

  • Skannauspalvelun kautta tulevista laskuista ei lueta maksuehtoa, joten tällöin käytetään toimittajatietojen taakse valittua oletusmaksuehtoa.
  • Ostolaskulla maksuehto tulee verkkolaskusanomalla tekstikentässä ("PaymentTermsFreeText"), jolloin maksuehtoa ei osata suoraan lukea Netvisoriin.

Vain osittainen ALV- vähennysoikeus: Tämä valinta ei itsessään tee mitään, mutta ostolaskuautomaation kautta voidaan tehdä toimittajan laskulle osittainen ALV-vähennys. Tästä löytyy oma ohjesivu.

  • Lisätään sääntö “Osittainen ALV-vähennys”.
  • Käyttäjän tulee kertoa, mikä osuus rivistä on vähennyskelpoista (%).
  • Valitaan, minkä perusteella laskurivi tunnistetaan: tuotekoodi, tuotenimike, selite tai näiden yhdistelmät.

Ostotilauksen oletusvaluutta: Oletusvaluutta vaikuttaa, jos yrityksessä on ostotilaukset käytössä. Tällöin ostotilaus saadaan halutulla valuutalla. Oletusvalinta on euro.

Oletuslaskentakohteet: Jos yritykseen on tehty laskentakohdeotsikko tai otsikoita, näiden alla olevat laskentakohteet ovat valittavissa toimittajan taakse. Tällöin laskentakohde tulee automaattisesti uudelle ostolaskulle, jos lasku on tehty käsin tai tullut skannauspalvelun kautta. Verkkolaskun osalta kohde tulee myös automaattisesti, jos verkkolaskulla ei ole sellaista laskentakohdetta mukana sanomalla, joka täsmälleen löytyy yrityksen laskentakohteista. Tällöin sanomalla oleva kohde yliajaa toimittajan takana olevan laskentakohteen.

Toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen

Voit lisätä toimittajalle pankkitilin toimittajakortilta kohdasta "Toimittajan pankkitilien hallintaan".

Ulkomaisen toimittajan pankkitilitiedoista tulee löytyä pankin nimi, tilinumero ja pankin SWIFT/BIC-koodi.

USA:han menevissä maksuissa ilmoitetaan usein myös Clearing-numero tai Routing-numero. Tämä tieto tallennetaan toimittajan pankkitilitiedoissa kenttään "Clearing-numero". Kenttään "Clearing-koodi" tulee kirjainyhdistelmä USABA. BIC/SWIFT-numero menee myös maksusanomalle, vaikka käytetään Clearing-koodia.

Lisätietoja Osuuspankin Clearing-koodeista täällä ja Nordean Clearing-koodeista täällä.

Jos kyseessä on SEPA-alueen ulkopuolelle menevä ulkomaanmaksu, pankin osoitetietojen tulee löytyä toimittajan pankkitilin tiedoista. Jotta pankin osoitetiedot saadaan päivittymään laskun maksuaineistolle, valitse tilitietoja lisättäessä kohta "Vie pankin osoitetiedot maksusanomalle BIC-koodin lisäksi". Pankin osoitetiedot saavat sisältää enintään 140 merkkiä.

Maa-kenttään valitaan pankkia vastaava maa (oletuksena Finland) ja oletusvaluutaksi se valuutta, jolla toimittajalle maksetaan. Lopuksi tallenna tiedot klikkaamalla "Tallenna"-painiketta.

Toimittajan oletuspankkitili tulee käsin tehdylle laskulle oletuksena. Jos verkkolaskusanomalla tai skannauspalvelun kautta tulleella laskulla on sanomassa eri pankkitili, laskulle tulee sanomalla ilmoitettu pankkitili. Jos skannauspalvelun kautta tulleella laskulla ei ole skannattu pankkitiliä, pankkitili haetaan toimittajan oletuspankkitilistä.

Toimittajan oletusvaluutta

Kun toimittaja on luotu, voit asettaa toimittajakortille oletusvaluutan.

Oletusvaluutta-määritystä käytetään oletuksena kahdessa paikassa:

  • Tuotekortille syötettävän toimittajakohtaisen hankintahinnan käsittelyssä: hankinta syötetään siinä valuutassa, joka on valittu toimittajan taakse oletukseksi.

  • Kun valitset ostotilaukselle toimittajan, ostotilaukselle asetetaan automaattisesti käytettäväksi valuutaksi se, joka löytyy toimittajan takaa.

Toimittajan kirjanpidon tilien hallinta

Kun toimittaja on luotu, voit lisätä toimittajalle oletuskirjanpidon tilejä linkin takaa. Valitut tilit ovat listassa ensimmäisenä valittavana, kun ostolasku tiliöidään. Kirjanpidon tilien hallintaan voidaan myös asettaa yksi tili oletuskirjanpidon tiliksi. Tällöin tämä tili tulee suoraan kyseisen ostolaskun tiliöintiriville. Netvisor lukee tilin myös saapuvalta verkkolaskuaineistosta alla olevista kohdista, jos nämä löytyvät sanomalta.

  • Kirjanpidon tilin tuonti laskukohtaisesti:

<NormalProposedAccountIdentifier>4000</NormalProposedAccountIdentifier>

  • Kirjanpidon tilin tuonti laskurivikohtaisesti:

<RowNormalProposedAccountIdentifier>4000</RowNormalProposedAccountIdentifier>
Jos tieto tulee sanomalta, se yliajaa toimittajan takana olevan oletustilivalinnan.

Toimittajatietojen liittäminen: Tämän avulla voidaan yhdistää kahden toimittajan tiedot yhdeksi. Tästä löytyy oma ohjesivu.

Listaa toimittajan laskut: Linkin takaa saadaan näkyviin toimittajalle muodostetut ostolaskut.

Hankintatiedot: Hankintatietojen näkemiseen tarvitaan vähintään myyntireskontran oikeuksista hankintahinnan lukuoikeudet. Näkymästä näkee, jos tuotekortilla on tehty toimittajakohtainen hankintahinta. Toimittajan hankintatiedot -linkistä näet kaikki toimittajaan linkitetyt hankintatiedot eri tuotteiden osalta.

Päivitä tiedot toimittajan avoimille laskuille: Oletuksena tämä on aina valittuna. Tämän valinnan avulla, jos muokkaat toimittajan osoitetietoja, muutokset tallentuvat myös avoimille laskuille, eikä toimittajaa tarvitse hakea uudestaan. Huom! Jos ostolaskun maksu on jäänyt virheeseen, poista ensin virheellinen maksu ja päivitä vasta sen jälkeen toimittajan tietoja. Muuten tiedot eivät päivity automaattisesti ostolaskuille, koska lasku on tilassa "Maksupalvelussa". Jos lasku on maksukiellossa, toimittajatietojen muutokset eivät myöskään päivity automaattisesti tällaisiin laskuihin. Ota lasku ensin pois maksukiellosta ja päivitä sen jälkeen toimittajan tietoja.

Yhteystiedot -välilehti

Yhteystiedot-välilehdellä hallitaan toimittajan yhteystietoja. Jos lisäät toimittajan taakse sähköposti-kenttään sähköpostiosoitteen, voit lähettää ostotilauksen kyseiselle toimittajalle sähköpostitse. Ostotilauksen voi lähettää sähköpostilla myös useaan sähköpostiosoitteeseen samalla kertaa. Tällöin sähköpostiosoitteet tulee tallentaa toimittajan tietoihin puolipisteellä eroteltuina.

Tarkastajat ja kiertolistat -välilehti

Tarkastajat ja kiertolistat -välilehdestä löytyy oma ohjesivu.

Maksukielto -välilehti

Maksukielto-välilehdellä voidaan toimittaja laittaa maksukieltoon ja antaa kommentti maksukiellon syystä (pakollinen tieto). Jos toimittaja on jo maksukiellossa, voit poistaa maksukiellon painikkeesta Poista maksukielto. Maksukiellon lisäämisestä ja poistosta jää tieto maksukieltohistoriaan. Maksukiellon voi lisätä tai poistaa, jos käyttäjällä on muokkausoikeudet toimittajien hallintaan.

Toimittajan käsittelyhistoria -välilehti

Toimittajan käsittelyhistoria -välilehti näyttää toimittajatietoihin tehdyt muutokset.

Liitteiden hallinta - välilehti

Toimittajan taakse voidaan lisätä talteen haluttuja liitteitä.

Toimittajan muokkaaminen

Valitse toimittajalistauksesta haluttu toimittaja, jonka tietoja haluat muokata. Kun muokkaat toimittajan tietoja, muutokset päivittyvät kaikkiin maksamattomiin laskuihin. Jos esimerkiksi korjaat toimittajan osoitetietoja, sinun ei jatkossa tarvitse hakea olemassa olevaan maksamattomaan ostolaskuun tietoja uudestaan, vaan riittää, että tiedot on korjattu toimittajakortin taakse.

Toimittajan poistaminen

Toimittajan poistamiseen tarkoitettu painike sijaitsee toimittajakortin alareunassa Yhteystiedot-välilehdellä. Toimittajaa ei voi poistaa, jos toimittajalla on laskuja tai ostotilauksia reskontrassa. Tällaisissa tapauksissa voit estää tai sallia uuden ostolaskun syöttämisen käyttämällä perustietojen aktiivinen-valintaa poistamisen sijaan.


Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten voin luoda uuden toimittajan Netvisorissa?

Vastaus: Voit aloittaa uuden toimittajan luomisen valitsemalla Ostot > Toimittajat > Uusi toimittaja ja syöttämällä toimittajatiedot mahdollisimman kattavasti.

Kysymys: Mitä käyttöoikeuksia tarvitsen, jotta voin lisätä uusia toimittajia?

Vastaus: Tarvitset vähintään muokkausoikeudet toimittajien hallintaan sekä muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin.

Kysymys: Miten oletusmaksuehto ja oletus ALV-kanta vaikuttavat saapuviin laskuihin?

Vastaus: Oletusmaksuehto tarjotaan manuaalisille laskuille ja voidaan asettaa käytettäväksi aina saapuvissa laskuissa. Oletus ALV-kanta käytetään, jos verkkolaskusanomalla ei ole ALV-tietoa. Jos verkkolaskusanomalla on ALV-tieto, se yliajaa toimittajakortille asetetun oletus ALV-kannan.

Kysymys: Miten tallennan toimittajan pankkitilitiedot, erityisesti ulkomaanmaksuja varten?

Vastaus: Lisää pankkitili toimittajakortilta kohdasta "Toimittajan pankkitilien hallintaan". Ulkomaiselle toimittajalle tulee tallentaa pankin nimi, tilinumero ja SWIFT/BIC-koodi. SEPA-alueen ulkopuolisissa maksuissa lisää myös pankin osoitetiedot ja valitse "Vie pankin osoitetiedot maksusanomalle BIC-koodin lisäksi".

Kysymys: Miten toimittajan oletusvaluuttaa käytetään ostotilauksilla ja hankintahinnoissa?

Vastaus: Toimittajan oletusvaluuttaa käytetään tuotekortin toimittajakohtaisen hankintahinnan valuuttana ja ostotilauksella valuuttana, joka asetetaan automaattisesti, kun valitset toimittajan ostotilaukselle.

Kysymys: Voinko estää toimittajalle uusien ostolaskujen tekemisen poistamatta toimittajaa?

Vastaus: Kyllä. Voit poistaa valinnan perustietojen Aktiivinen-kohdasta. Tällöin toimittajalle ei voi tehdä uusia ostolaskuja käsin, mutta toimittajaa ei poisteta järjestelmästä.

Kysymys: Milloin toimittajaa ei voi poistaa?

Vastaus: Toimittajaa ei voi poistaa, jos toimittajalla on laskuja tai ostotilauksia reskontrassa. Tällöin voit käyttää aktiivinen-valintaa estääksesi uusien ostolaskujen syöttämisen.

Kysymys: Miten toimittajan tietojen muokkaus vaikuttaa avoimiin ostolaskuihin?

Vastaus: Kun muokkaat toimittajan tietoja ja valinta "Päivitä tiedot toimittajan avoimille laskuille" on käytössä, muutokset päivittyvät automaattisesti kaikkiin avoimiin laskuihin, ellei lasku ole tilassa "Maksupalvelussa" tai maksukiellossa.

Kysymys: Miten voin asettaa toimittajan maksukieltoon?

Vastaus: Avaa Maksukielto-välilehti toimittajakortilla, aseta toimittaja maksukieltoon ja anna pakollinen kommentti maksukiellon syystä. Voit poistaa maksukiellon painikkeesta "Poista maksukielto".

Kysymys: Miten yhdistän kahden toimittajan tiedot?

Vastaus: Käytä toimintoa Toimittajatietojen liittäminen, jonka avulla kahden toimittajan tiedot voidaan yhdistää yhdeksi. Tarkemmat ohjeet löytyvät erilliseltä ohjesivulta.

Avainsanat

toimittaja, uusi toimittaja, toimittajakortti, toimittajaryhmä, toimittajakoodi, toimittajan pankkitilitietojen tallentaminen, toimittajan oletusvaluutta, toimittajatietojen liittäminen, toimittajan käsittelyhistoria, toimittajan muokkaaminen, toimittajan poistaminen



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.