Tällä ohjesivulla käydään läpi matkalaskujen asiatarkastamiseen ja hyväksyntään liittyvät toimintokohtaiset käyttöoikeudet, hierarkiaoikeudet ja palkanlaskennan roolien vaikutukset. Oletuksena asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus noudattaa yrityshierarkian asetuksia, mutta palkansaaja- ja matkalaskukohtaisella oikeudella voi asettaa poikkeuksen asiatarkastukseen tai hyväksyntään. 

Matkalaskujen hyväksyntäkierto
Asiatarkastus
Toimintokohtaiset oikeudet
Kulurivien muokkaaminen
Palkanlaskennan roolit
Hierarkiaoikeudet
Palkansaajakohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus
Matkalaskukohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus
Minulla käsittelyssä -widgetti 
 

Oletuksena matkalaskun tiedoissa ei näytetä, kuka on matkalaskun oletushyväksyjä, koska oikeudet noudattavat yrityshierarkiaa automaattisesti. Matkalaskun asiatarkastamiseta ja hyväksynnästä jää matkalaskun kuluriville merkintä, milloin ja kuka on matkalaskun kuluriviä käsitellyt. Matkalaskun kuittauksesta ei jää merkintää kuluriville.

 Toimitokohtaisissa oikeuksissa määritellään, mille sivuille käyttäjällä on luku- tai muokkausoikeus ja yrityshierarkiassa annetaan asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus siihen tasoon, kenen palkansaajien matka- ja kululaskuja käyttäjä saa asiatarkastaa tai hyväksyä. 

 

 

Matkalaskujen hyväksyntäkierto

Matkalaskun käsittelyvaiheet avoimet matka- ja kululaskut näkymässä: 

  1. Luominen (avoin)
  2. Kuittaaminen 
  3. (Asiatarkastaminen / hylkääminen asiatarkastuksessa) 
  4. Hyväksyminen / Hylkääminen 
  5. Maksatukseen siirtäminen
  6. Maksaminen / Maksetuksi merkitseminen matkaennakolla

Kun matkalaskurivi kuitataan syötetyksi, se siirtyy oletuksena hyväksyttäväksi ja siitä edelleen maksettavaksi. Matkalaskujen hyväksyntäkiertoon voidaan halutessa ottaa käyttöön kuittaamisen ja hyväksynnän väliin asiatarkastusvaihe. 

Käyttöohje: Matka- ja kululaskujen käsitteleminen

Hyväksyntä on valmiina omana vaiheenaan matkalaskukierrossa, eikä sitä tarvitse kytkeä erikseen käyttöön, kuten asiatarkustoiminto.

 

 

Asiatarkastus

Asiatarkastustoiminto tuo matkalaskuriveille lisävaiheen kuittaamisen ja hyväksymisen väliin. Asiatarkastusvaihe ei oletuksena ole käytössä matkalaskujen käsittelyssä. Asiatarkastustoiminto pitää erikseen kytkeä päälle/pois käytöstä Palkanlaskennan asetuksista. 

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Palkanlaskennan asetuksiin pääsee henkilö, jolla on Palkanlaskijan (P) -rooli ja palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet kohtiin "Perustiedot" ja "Kirjauslajien hallinta".

Jos asiatarkastustoiminto kytketään pois päältä:

  • Asiatarkastukseen liittyvät tiedot poistuvat matkalaskulta
  • Hyväksymättömät, asiatarkastetut rivit palautetaan tilaan "kuitattu"
  • Hyväksytyt, asiatarkastetut rivit jäävät normaalisti hyväksytyiksi

 

 

Toimintokohtaiset oikeudet

Jotta kulurivejä voisi asiatarkastaa ja/tai hyväksyä, tulee käyttäjän päästä Matkat -osion "Avoimet matka- ja kululaskut" -näkymiin, joista tämän toiminnon voi tehdä.

Matkat > Avoimet matka- ja kululaskut

Matkalaskujen käsittelyä (kuittaaminen, muokkaaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen) varten tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeudet Matkalaskujen hallinta -kohtaan.

 Lukuoikeudella saa kyllä pääsyn avoimet matka- ja kululaskut -näkymään, mutta matkalaskuja tai kulurivejä ei voi lukuoikeudella muokata.

Hyväksy matka- ja kululaskuja -näkymässä pääsee tiedotusnäkymän "Minulla käsittelyssä" - widgetin linkkien kautta.

Matkat > Matka- ja kululaskut > Hyväksy matka- ja kululaskuja

 Sivulle pääsemiseksi käyttäjälle on annettava palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeus kohtaan "Hyväksyntä". 

 

Kulurivien muokkaaminen

Ei ole mahdollista, että käyttäjä voisi vain asiatarkastaa tai hyväksyä kulurivejä ilman, että niihin olisi samalla myös kuittaus- tai muokkausoikeus. Asiatarkastus/hyväksyntäoikeuksien myötä kuluriviä voi automaattisesti myös käsitellä muuten.

Matkalaskun tietohin ja kuluriveille pääsee porautumaan "Matkan otsikko" -sarakkeesta matkalaskun otsikon nimestä.

Matkalaskulle pääsee samoilla oikeuksilla kuin matkalaskulistaankin, eli asiatarkastamista varten tarvitaan ajanhallinnan Matkalaskujen hallinta -kohtaan muokkausoikeus. Pelkällä lukuoikeudella kulurivitiedot näkee, mutta kulurivejä ei voi muokata tai käsitellä.

Palkanlaskennan roolit

 

Palkanlaskennan roolit vaikuttavat matkalaskujen rivien käsittelyyn ja matkat-valikon näkymiin toimintokohtaisten oikeuksien lisäksi.

  • Ei rooleja
    • Näkee matkalaskurivit vain palkansaajilta, joihin hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus. Oletuksena näkee vain omat matkalaskut.
  • Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli
    • Näkee matkalaskurivit vain palkansaajilta, joihin hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus
  • Palkanlaskija (P) -rooli
    • Näkee kaikki matkalaskun matkalaskurivit

 

 

Hierarkiaoikeudet

Matka- ja kululaskujen käsittelyoikeuksiin vaikuttavat sekä käyttäjän hierarkiaoikeudet ja matkalaskukohtaiset sekä palkansaajakohtaiset oikeudet. 

Yrityshierarkiassa asiatarkastusoikeus ja hyväksymisoikeus määrittävät oletuksena keiden palkansaajien matkalaskuja käyttäjä saa asiatarkastaa tai hyväksyä. Jos palkansaaja kuuluu tasoon, johon käyttäjällä on asiatarkastusoikeus tai hyväksyntäoikeus, saa käyttäjä käsitellä ja muokata kyseisen tason palkansaajien matkalaskurivejä.

Lue lisää hierarkiaoikeuksien asettamisesta: Yrityshierarkiat

Esimerkissä Pomo Pasi hyväksyy ylintä tasoa, eli voi hyväksyä kaikkien matkalaskut. Osakas Osku asiatarkastaa "Hallinto" tasoon kuuluvien palkansaajien matkalaskut ja hyväksyy "MYYJÄT" tasoon kuuluvien matkalaskut. 

 

 

Palkansaajakohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus

Palkansaajan perustietoihin voidaan asettaa oletuksena käytettävä asiatarkastaja ja hyväksyjä. Asetus antaa valitulle käyttäjälle oikeudet palkansaajan kaikkiin matkalaskuriveihin, vaikka hänellä ei muuten riveihin oikeudet riittäisi. Oikeus säilyy vaikka matkalaskulle valittaisiin matkalaskukohtainen asiatarkastaja/hyväksyjä.

  Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus  

 Palkansaajakohtaiset asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeudet voi asettaa käyttäjä, jolla on oikeus päästä palkansaajan tietoihin palkansaajalistauksen kautta.  

 Lue lisää: Käyttöoikeudet: Palkansaajien hallinta 

Palkansaajakohtaisen oikeudet asettaminen tapahtuu palkansaajanäkymän ensimmäiseltä välilehdeltä kohdasta "Asetukset". Matkalaskujen asiatarkastajaksi voidaan valinta käyttäjä, jolla on hierarkiassa johonkin tasoon asiatarkastusoikeus. Vastaavasti matkalaskujen hyväksyjäksi voidaan valinta henkilö, jolla on yrityshierarkiassa hyväksymisoikeuksia.

Jos palkansaajan taakse on valittu asiatarkastaja tai hyväksyjä, jolta myöhemmin poistetaan hierarkiaoikeuksista kaikki asiatarkastus tai hyväksymisoikeudet, poistuu henkilön valinta automaattisesti myös palkansaajan takaa.

 

 

Matkalaskukohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus

Matkalaskun kautta voidaan lisätä hyväksyntä- tai asiatarkastusoikeus henkilölle, jolla ei oikeutta muuten olisi. Valittavissa on käyttäjät, joilla on hierarkiaoikeuksien mukaan edes johonkin tasoon asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus (kuten palkansaajakohtaisten oikeuksien asettamisessa). Valittu käyttäjä saa asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuden kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin. Matkalaskukohtainen oikeus ei poista mahdollisia palkansaajakohtaisia oikeuksia.

 

 

  

 

Minulla käsittelyssä -widgetti

Widgetissä näytetään käyttäjälle kuittaamattomat, asiatarkastettavat, hyväksyttävät ja maksettavat matkalaskut käyttäjän toimintokohtaisten oikeuksien ja hyväksyntäoikeuksien asetuksien mukaisesti. Omia widgettejä voi  muokata aloitussivulta.

Käyttöohje: Aloitusnäkymän widgettien muokkaus

Minulla käsittelyssä -widgetistä käyttäjä voi helposti Netvisoriin kirjautuessaan päästä näkemään matkalaskut, jotka hänen pitää:

  • Kuitata
  • Vain asiatarkastaa
  • Vain hyväksyä 
  • Sekä asiatarkastaa että hyväksyä
  • Käyttäjä voi suoraan merkitä tällaiset hyväksytyksi, ilman että niitä tarvitsee erikseen ensin merkitä asiatarkastetuiksi ja sitten erikseen hyväksytyiksi

Näiden linkkien kautta pääsee suoraan Hyväksy matka- ja kululaskuja -näkymään.

Matkat > Matka- ja kululaskut > Hyväksy matka- ja kululaskuja

 

 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.