Tällä ohjesivulla käsitellään matkalaskujen asiatarkastamiseen ja hyväksyntään liittyviä toimintokohtaisia käyttöoikeuksia, hierarkiaoikeuksia sekä palkanlaskennan roolien vaikutuksia. Ohjeessa esitellään, kuinka asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeudet määräytyvät yrityshierarkian perusteella ja miten niihin voidaan asettaa poikkeuksia palkansaaja- tai matkalaskukohtaisesti.

SISÄLTÖ

Oletuksena matkalaskun tiedoissa ei näytetä, kuka on matkalaskun oletushyväksyjä, koska oikeudet noudattavat yrityshierarkiaa automaattisesti. Matkalaskun asiatarkastamisesta ja hyväksynnästä jää matkalaskun kuluriville merkintä, milloin ja kuka on matkalaskun kuluriviä käsitellyt. Matkalaskun kuittauksesta ei jää merkintää kuluriville.

Toimintokohtaisissa oikeuksissa määritellään, mille sivuille sinulla on luku- tai muokkausoikeus. Yrityshierarkiassa annat asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuden siihen tasoon, kenen palkansaajien matka- ja kululaskuja saat asiatarkastaa tai hyväksyä.

Matkalaskujen hyväksyntäkierto

Matkalaskun käsittelyvaiheet avoimet matka- ja kululaskut -näkymässä ovat:

  1. Luominen (avoin)
  2. Kuittaaminen
  3. (Asiatarkastaminen / hylkääminen asiatarkastuksessa)
  4. Hyväksyminen / Hylkääminen
  5. Maksatukseen siirtäminen
  6. Maksaminen / Maksetuksi merkitseminen matkaennakolla

Kun kuittaat matkalaskurivin syötetyksi, se siirtyy oletuksena hyväksyttäväksi ja siitä edelleen maksettavaksi. Voit halutessasi ottaa matkalaskujen hyväksyntäkiertoon käyttöön kuittaamisen ja hyväksynnän väliin asiatarkastusvaiheen.

Käyttöohje: Matka- ja kululaskujen käsitteleminen

Hyväksyntä on valmiina omana vaiheenaan matkalaskukierrossa, eikä sitä tarvitse kytkeä erikseen käyttöön, kuten asiatarkastustoimintoa.

Asiatarkastus

Asiatarkastustoiminto tuo matkalaskuriveille lisävaiheen kuittaamisen ja hyväksymisen väliin. Asiatarkastusvaihe ei oletuksena ole käytössä matkalaskujen käsittelyssä. Kytke asiatarkastustoiminto erikseen päälle tai pois palkanlaskun asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset

Palkanlaskennan asetuksiin pääsee henkilö, jolla on Palkanlaskijan (P) -rooli ja palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet kohtiin "Perustiedot" ja "Kirjauslajien hallinta".

Jos kytket asiatarkastustoiminnon pois päältä:

  • Asiatarkastukseen liittyvät tiedot poistuvat matkalaskulta
  • Hyväksymättömät, asiatarkastetut rivit palautetaan tilaan "kuitattu"
  • Hyväksytyt, asiatarkastetut rivit jäävät normaalisti hyväksytyiksi

Toimintokohtaiset oikeudet

Jotta voit asiatarkastaa ja/tai hyväksyä kulurivejä, sinun tulee päästä Matkat-osion "Avoimet matka- ja kululaskut" -näkymiin.

Matkat > Avoimet matka- ja kululaskut

Matkalaskujen käsittelyä (kuittaaminen, muokkaaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen) varten tarvitset palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeudet Matkalaskujen hallinta -kohtaan.

Lukuoikeudella saat pääsyn avoimet matka- ja kululaskut -näkymään, mutta et voi muokata matkalaskuja tai kulurivejä.

Hyväksy matka- ja kululaskuja -näkymään pääset tiedotusnäkymän "Minulla käsittelyssä" -widgetin linkkien kautta.

Matkat > Matka- ja kululaskut > Hyväksy matka- ja kululaskuja

Sivulle pääsemiseksi sinulle on annettava palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeus kohtaan "Hyväksyntä".

Kulurivien muokkaaminen

Et voi vain asiatarkastaa tai hyväksyä kulurivejä ilman, että niihin on samalla myös kuittaus- tai muokkausoikeus. Asiatarkastus/hyväksyntäoikeuksien myötä voit automaattisesti käsitellä kuluriviä myös muuten.

Poraudu matkalaskun tietoihin ja kuluriveille "Matkan otsikko" -sarakkeesta matkalaskun otsikon nimestä.

Pääset matkalaskulle samoilla oikeuksilla kuin matkalaskulistaankin. Asiatarkastamista varten tarvitset ajanhallinnan Matkalaskujen hallinta -kohtaan muokkausoikeuden. Pelkällä lukuoikeudella näet kulurivitiedot, mutta et voi muokata tai käsitellä niitä.

Palkanlaskennan roolit

Palkanlaskennan roolit vaikuttavat matkalaskujen rivien käsittelyyn ja matkat-valikon näkymiin toimintokohtaisten oikeuksien lisäksi.

  • Ei rooleja
    • Näet matkalaskurivit vain palkansaajilta, joihin sinulla on hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus. Oletuksena näet vain omat matkalaskusi.
  • Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli
    • Näet matkalaskurivit vain palkansaajilta, joihin sinulla on hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus.
  • Palkanlaskija (P) -rooli
    • Näet kaikki matkalaskun matkalaskurivit.

Hierarkiaoikeudet

Matka- ja kululaskujen käsittelyoikeuksiin vaikuttavat sekä hierarkiaoikeutesi että matkalaskukohtaiset sekä palkansaajakohtaiset oikeudet.

Yrityshierarkiassa asiatarkastusoikeus ja hyväksymisoikeus määrittävät oletuksena, kenen palkansaajien matkalaskuja saat asiatarkastaa tai hyväksyä. Jos palkansaaja kuuluu tasoon, johon sinulla on asiatarkastusoikeus tai hyväksyntäoikeus, saat käsitellä ja muokata kyseisen tason palkansaajien matkalaskurivejä.

Lue lisää hierarkiaoikeuksien asettamisesta: Yrityshierarkiat

Esimerkissä Pomo Pasi hyväksyy ylintä tasoa, eli voi hyväksyä kaikkien matkalaskut. Osakas Osku asiatarkastaa "Hallinto" tasoon kuuluvien palkansaajien matkalaskut ja hyväksyy "MYYJÄT" tasoon kuuluvien matkalaskut.

Palkansaajakohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus

Voit asettaa palkansaajan perustietoihin oletuksena käytettävän asiatarkastajan ja hyväksyjän. Asetus antaa valitulle käyttäjälle oikeudet palkansaajan kaikkiin matkalaskuriveihin, vaikka hänellä ei muuten oikeudet riveihin riittäisi. Oikeus säilyy, vaikka matkalaskulle valittaisiin matkalaskukohtainen asiatarkastaja/hyväksyjä.

Suorita palkansaajakohtaisen oikeuden asettaminen seuraavasti:

  1. Avaa palkansaajanäkymän ensimmäinen välilehti.
  2. Valitse kohta "Asetukset".
  3. Valitse matkalaskujen asiatarkastajaksi käyttäjä, jolla on hierarkiassa johonkin tasoon asiatarkastusoikeus.
  4. Valitse vastaavasti matkalaskujen hyväksyjäksi henkilö, jolla on yrityshierarkiassa hyväksymisoikeuksia.

Jos palkansaajan taakse on valittu asiatarkastaja tai hyväksyjä, jolta myöhemmin poistetaan hierarkiaoikeuksista kaikki asiatarkastus- tai hyväksymisoikeudet, poistuu henkilön valinta automaattisesti myös palkansaajan takaa.

Matkalaskukohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus

Voit lisätä matkalaskun kautta hyväksyntä- tai asiatarkastusoikeuden henkilölle, jolla ei oikeutta muuten olisi. Valittavissa ovat käyttäjät, joilla on hierarkiaoikeuksien mukaan edes johonkin tasoon asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus. Valittu käyttäjä saa asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuden kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin. Matkalaskukohtainen oikeus ei poista mahdollisia palkansaajakohtaisia oikeuksia.

Minulla käsittelyssä -widgetti

Widgetissä näytetään sinulle kuittaamattomat, asiatarkastettavat, hyväksyttävät ja maksettavat matkalaskut toimintokohtaisten oikeuksien ja hyväksyntäoikeuksien asetuksien mukaisesti. Voit muokata omia widgettejäsi aloitussivulta.

Käyttöohje: Aloitusnäkymän widgettien muokkaus

Kirjautuessasi Netvisoriin voit Minulla käsittelyssä -widgetistä nähdä matkalaskut, jotka sinun pitää:

  • Kuitata
  • Vain asiatarkastaa
  • Vain hyväksyä
  • Sekä asiatarkastaa että hyväksyä
  • Merkitse tällaiset suoraan hyväksytyiksi ilman, että niitä tarvitsee erikseen ensin merkitä asiatarkastetuiksi ja sitten erikseen hyväksytyiksi.

Näiden linkkien kautta pääset suoraan Hyväksy matka- ja kululaskuja -näkymään.

Matkat > Matka- ja kululaskut > Hyväksy matka- ja kululaskuja

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Kuka näkee kaikki yrityksen matkalaskurivit?
Vastaus: Palkanlaskija (P) -roolilla varustettu käyttäjä näkee kaikki matkalaskun matkalaskurivit.

Kysymys: Mitä tapahtuu asiatarkastetuille riville, jos asiatarkastustoiminto kytketään pois päältä?
Vastaus: Hyväksymättömät, asiatarkastetut rivit palautetaan tilaan "kuitattu", ja hyväksytyt rivit jäävät hyväksytyiksi. Asiatarkastukseen liittyvät tiedot poistuvat matkalaskulta.

Kysymys: Voiko kulurivejä asiatarkastaa ilman muokkausoikeutta?
Vastaus: Ei ole mahdollista. Asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeuksien myötä kuluriviä voi automaattisesti myös käsitellä ja muokata muuten.

Avainsanat: matkalasku, asiatarkastus, hyväksyntä, yrityshierarkia, käyttöoikeudet, palkanlaskenta, widgetti, hyväksyntäkierto



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.