Palvelun ottaminen käyttöön

Jotta myyntilaskujen lähetys sähköpostilla onnistuu, tulee palvelu ensin aktivoida Netvisorin sähköisistä palvelukanavista Yritysvalikko > Sähköiset palvelukanavat. Sähköisistä palvelukanavista tulee avata kanava "Myyntilaskun välitys sähköpostitse":

Palvelun käyttöönotto on maksuton. Sähköpostitse lähetetyistä myyntilaskuista peritään hinnaston mukainen transaktiomaksu Netvisor -palvelun laskulla.  

Kun sähköinen palvelukanava on aktivoitu, tulee myynnin perustiedoissa (Myynti > Asetukset > Perustiedot ja asetukset) valita käytettävät sähköpostilaskun saatepohjat laskutyypeittän: 

Saatepohjia pääsee muokkaamaan myynti > Laskutuksen asetukset > Sähköpostien saateviestit -kohdasta.  

  • Lähettäjän sähköpostiosoite: tämä osoite näkyy sähköpostin lähettäjä-kentässä. Mikäli tähän kenttään ei ole määritelty yrityskohtaista osoitetta, näkyy lähettäjänä noreply@netvisor.fi Huomioithan, että mikäli tähän kenttään ei määritellä asiakkaan omaa sähköpostiosoitetta, niin mahdolliset virheviestit eivät tule lähettäjän tietoon.
  • Viestin saate: Tämä teksti tulee osaksi saatetta ja se näkyy saatteessa heti laskutietojen jälkeen. Saatteen yllä olevaa tekstiä, joka alkaa sanoilla hyvä asiakkaamme ei pääse muokkaamaan. 
  • Viestin saate ruotsiksi: kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty ruotsi. Huomioithan, että saate tulee kirjoittaa itse ruotsiksi. 
  • Viestin saate englanniksi: kuten edellä, jos asiakkaan laskutuskieleksi on asiakaskortille määritelty englanti. Huomioithan, että saate tulee kirjoittaa itse englanniksi.
  • Vinkki: Viestin saatteen voi rivittää HTML-merkinnällä <br>

Asiakastietoihin lisättävät sähköpostiosoitteet

Asiakkaan laskutussähköpostiosoite tulee määritellä asiakaskortin "Perustietojen muokkaus" -välilehdelle Sähköpostilaskuosoite -kenttään:

 

Mikäli lasku halutaan lähettää sähköpostitse usealle eri vastaanottajalle, tulee erilliset sähköpostiosoitteet erotella puolipisteellä (;) ko. kenttään. Viimeisen osoitteen perässä ei saa olla puolipistettä.

Osoitteet erotetaan asiakkaan tiedoissa puolipisteellä, mutta lähetysprosessissa ja käsittelyhistoriassa puolipiste näytetään pilkkuna.


Laskujen lähettäminen

Myyntilaskujen lähettäminen sähköpostilla tapahtuu normaalin myyntilaskujen lähetysprosessin mukaisesti. Lähetysprosessissa laskujen lähetyskanavaksi tulee "Välitys sähköpostitse". 

Mikäli laskut halutaan lähettää sekä oletuslähetyskanavaa pitkin sekä sähköpostitse, tulee lähetysprosessissa ruksata kohta "Aineisto sähköpostitse". 

Sähköpostitse lähetetyt laskut lähtevät saapumisjärjestyksessä joko heti tai pienellä viiveellä. Netvisorista sähköpostitse lähetettävät laskut lähetetään sähköpostin liitteenä pdf-muodossa eivätkä liitteet ole salattuja. Lähetettyä aineistoa ei voi enää perua.


SPF Asetukset

Sender Policy Framework (SPF) on domainin (esimerkiksi yritys.fi) nimipalvelimelle tehty määritys, joka kertoo, millä IP-osoitteilla on lupa lähettää kyseisen domainin alla olevista sähköpostiosoitteista sähköpostia. Asettamalla Netvisorin sähköpostipalvelimet nimipalvelimenne SPF-tietueeseen voi Netvisor lähettää sähköpostiosoitteenne (osoite@yritys.fi) nimissä sähköpostia ilman, että vastaanottava sähköpostiosoite tulkitsee ne roskapostiksi.

Mikäli sähköpostilaskujen vastaanotto estyy laskun vastaanottajan sähköpostipalvelimella olevan SPF-tarkastuksen vuoksi, lähettävän tahon on lisättävä Netvisorin sähköpostipalvelimen osoitteet sallittuihin osoitteisiin omalla nimipalvelimellaan (DNS). Tämä käytännössä tarkoittaa sitä, että Domain-nimeä hallinnoiva palvelin sallii, että Netvisorin lähettävä palvelin voi käyttää kyseistä Domain-nimeä. Muutoksen voi toteuttaa organisaation jäsen, jolla on tunnukset DNS-hallintaan tai sitten pyynnön voi lähettää sinne, mistä verkkotunnus on hankittu. Suosittelemme käyttämään Netvisorin sähköpostipalvelimien käyttöön varattua spf.netvisor.fi aliosoitetta lisäämällä TXT-rekisterinne SPF-tietueeseen include:spf.netvisor.fi .

"v=spf1 spf.yritys.fi include:spf.netvisor.fi ~all"

Tietueemme sisällyttää seuraavat hyväksytyt osoitteet SPF-tietueeseenne.

smtp1-1.xenetic.net ip4:217.77.192.9/32
smtp2-1.xenetic.net ip4:217.77.193.9/32

SPF-määritys tulee tehdä vain silloin kun myyntilaskujen lähetysasetuksiin on määritetty yrityksen oma sähköposti laskuja lähettäväksi osoitteeksi. SPF-asetuksella ei ole väliä, jos käytetään oletusta, noreply@netvisor.fi.


Jos lähettäjän osoitteena käytetään yrityksen omassa hallinnassa olevaan domain-nimeen (yritys.fi, yritys.com) liittyvää osoitetta, esim. laskutus@yritys.fi tai etunimi.sukunimi@yritys.com, niin tällaiseen domain-nimeen voi tehdä spf-asetukset. Sen sijaan jos lähettäjän osoite on esim. @gmail.com niin sen spf-asetukset voi tehdä vain Google. 



Liitteet


Sähköpostitse lähetettävien laskujen liitteet voidaan lisätä alla olevilla tavoilla:

  • eScan -palvelun avulla. Tällöin pitää muistaa ruksata kyseinen liite ja valita se tulostettavaksi laskun liitetiedostot linkin takaa.

  • Verkkolaskun mukana välitettävät liitetiedostot -linkin taakse
  • Lähetysprosessissa 
  • Tuotekortille

txt
(298 Bytes)
txt
(338 Bytes)
txt
(263 Bytes)

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.