Tässä ohjeessa on kerrottu Rackbeatin asetuksista. Asetuksiin pääsee oikeasta yläreunasta Omasta nimestä ja Yrityksen perustiedot ja asetukset kohdasta.

Tässä kootusti käytön aloituksen kannalta tärkeimmät asetukset:
  • Yleistä > Kirjanpito > Varaston arvostusmenetelmä. Varastonarvostusmenetelmää ei voi enää vaihtaa sen jälkeen, kun ensimmäinen varastotapahtuma on muodostunut
  • Lisäosat > Sarjanumerot ja eräseuranta voidaan lisätä lisäosien kautta. Kun eräseuranta tai sarjanumerot on aktivoitu, asetetaan vielä tuotekortilla tuotekohtaisesti eräseuranta tai sarjanumerot päälle. Huomioitahan, että eräseuranta ja sarjanumerot tulee olla aktivoitu päälle tuotteen takana, ennen kuin tuotteella on varastotapahtumia. Tuotteelle, jolla on varastotapahtumia, ei voida enää jälkikäteen aktivoida eräseurantaa tai sarjanumeroita päälle. Tällä sivulla näkyvistä hinnoista ei tarvitse välittää.
  • Yleistä > Edistyneet asetukset > Salli tuen toimia ympäristössäsi. Tämän avulla asiakaspalvelu voi asiakkaan pyynnöstä päästä ympäristöön
  • Yleistä > Pankki > Mikäli Rackbeatin dokumenteille halutaan pankkitiedot näkyviin, ne voidaan määritellä tänne. Asetus ei vaikuta Netvisorin pankkiliikenteeseen
  • Valuutat >Varmista, että euro on oletusvaluutta
  • Kohdassa Asettelut voidaan muokata tilauspohjia ja räätälöidä pohjat itse. Myyntilasku lähetetään Netvisorista, eli tarvittaessa on tehtävä kieliversiot

  • Maksuehdot > Lisää tarvittavat maksuehdot

  • Numeroinnissa on hyvä varmistaa, että niissä ei esiinny päällekkäisyyttä. Mikäli Netvisorissa on olemassa esim. osto- ja  myyntitilauksia, niin tulee varmistaa, että numerosarjat eivät mene päällekkäin ja aiheuta sekaannusta. Mikäli jatkossa kaikki tilaukset/laskut hoidetaan Rackbeatin puolella tulisi asettaa Rackbeatin numerointi alkamaan suuremmasta luvusta kuin mitä Netvisorissa on olemassa. Mikäli osa tilauksista/laskuista hoidetaan pelkästään Netvisorin puolelta, niin tässä tapauksessa Netvisorin omat tilaus/laskunumerot pitää olla reilusti isommat, mitä Rackbeatin käyttämät numerot, etteivät nämä mene päällekkäin. Tämä siksi, että Netvisor jatkaa laskunumerointia aina suurimmasta järjestelmästä löytyvästä tilaus/laskunumerosta juoksevasti eteenpäin.

  • Kielet > tarkasta kielet ja lisää Suomi, jos se puuttuu

Yleiset Asetukset

Täältä löytyy ohjelman yleiset asetukset. 

Numerot

Numeroinnissa on hyvä varmistaa, että niissä ei esiinny päällekkäisyyttä. Mikäli Netvisorissa on olemassa esim. osto- ja  myyntitilauksia, niin tulee varmistaa, että numerosarjat eivät mene päällekkäin ja aiheuta sekaannusta. Mikäli jatkossa kaikki tilaukset/laskut hoidetaan Rackbeatin puolella tulisi asettaa Rackbeatin numerointi alkamaan suuremmasta luvusta kuin mitä Netvisorissa on olemassa. Mikäli osa tilauksista/laskuista hoidetaan pelkästään Netvisorin puolelta, niin tässä tapauksessa Netvisorin omat tilaus/laskunumerot pitää olla reilusti isommat, mitä Rackbeatin käyttämät numerot, etteivät nämä mene päällekkäin. Tämä siksi, että Netvisor jatkaa laskunumerointia aina suurimmasta järjestelmästä löytyvästä tilaus/laskunumerosta juoksevasti eteenpäin. 

  • Yleinen numerosarja: Mistä kohdin aloitetaan tapahtumien numerointi, jos tapahtumatyypille ei ole omaa numerosarjaa.
  • Ostotilausnumero: Mistä aloitetaan ostotilausten numerointi.
  • Laskunumero: Mistä aloitetaan ostolaskujen numerointi. Tämä vaikuttaa ostolaskujen numerointiin Rackbeatin sisällä. Netvisor ottaa vastaan aidon ostolaskunumeron, joka tulee ohjelmaan. 
  • Vastaanoton numero: Mistä aloitetaan ostojen vastaanottojen numerointi.
  • Myyntitilausnumero: Mistä aloitetaan myyntitilausten numerointi.
  • Laskunumero: Mistä aloitetaan myyntilaskujen numerointi. Laskujen numero siirtyy sellaisenaan Netvisoriin laskun numeroksi. 
  • Tarjousnumero: Mistä aloitetaan myyntitarjousten numerointi.

Tiedot

Tiedot -välilehdellä syötetään yrityksen tiedot ohjelmaan. Tietoja käytetään Rackbeatin dokumenteilla, kuten esimerkiksi myyntitilauksella. Tänne asetetut tiedot eivät vaikuta esimerkiksi Netvisorista lähtevään verkkolaskusanomaan.

Osoitteet

Voivat olla esimerkiksi toimitusosoitteita, joita voidaan käyttää silloin, kun yrityksen varasto sijaitsee eri osoitteessa kuin yrityksen päätoimipaikka.

Pankki

Mikäli Rackbeatin dokumenteille halutaan pankkitiedot näkyviin, ne voidaan määritellä tänne. Asetus ei vaikuta Netvisorin pankkiliikenteeseen. Jos esimerkiksi halutaan vastaanottaa ennakkosuorituksia tilauksia vastaan, niin pankkitili tulee olla lisättynä. Huomioithan myös, että jos haluat maksuehdot näkyviin tilaukselle, niin myös tämä vaatii pankkitilin lisäämisen ohjelmaan.

Oletukset

Välilehti näyttää tuotteiden, Asiakkaiden ja toimittajien oletusasetukset.

Tuotteen oletukset

Yksikkö = Ehdotetaanko tiettyä yksikköä jokaiselle uudelle tuotteelle.
Ryhmä = Ehdotetaanko tiettyä tuoteryhmää jokaiselle uudelle tuotteelle.
Oletussijainti = Mikä varastosijainti toimii oletuksena uusille tuotteille. Jos yrityksellä on vain yksi varasto, tai halutaan käyttää varaston sisällä aluksi tiettyä varastoa, määritetään se tähän.
Oletustoimittaja = Ehdotetaanko tiettyä toimittajaa tuotteelle.
Ehdota uutta numeroa = Jos halutaan ehjä numerointi tuotekoodeihin, tämä valitaan aktiiviseksi. Tällöin Rackbeat ehdottaa tuotteille juoksevasti numeroa. 

Asiakkaiden oletusasetukset

Valuutta = Halutaanko käyttää tiettyä valuuttaa asiakkaiden oletuksena.
Kieli = Halutaanko käyttää tiettyä kieltä asiakkaiden oletuksena. Kielen avulla voidaan vaikuttaa esimerkiksi tuotteiden nimien kääntymiseen tilausvahvistukselle.
Maksuehdot = Mikä maksuehto halutaan oletusmaksuehdoksi. Maksuehdot liikkuvat tilausten mukana Netvisoriin. Nämä pitää luoda ennen asiakkaita.
Ryhmä = Halutaanko käyttää tiettyä asiakasryhmää oletuksena.
Asettelu = Halutaanko käyttää tiettyä dokumenttipohjien asettelua vakiona.
ALV-käsittely = Halutaanko käyttää tiettyä ALV-käsittelyä oletuksena.
Maa = Halutaanko tietty maa asiakkaiden oletusmaaksi.
Toimitusehdot = Halutaanko käyttää tiettyä toimitusehtoa oletuksena.
Ehdota uutta numeroa = Jos valittu, Rackbeat ehdottaa uudelle asiakkaalle juoksevasti uutta asiakasnumeroa. Asiakasnumero siirtyy Netvisoriin asiakastietojen mukana. Rackbeat määrää asiakasnumeron.

Toimittajien oletusasetukset

Valuutta = Halutaanko käyttää tiettyä valuuttaa toimittajan oletusvaluuttana.
Kieli = Halutaanko käyttää tiettyä kieltä toimittajan oletuskielenä.
Maksuehdot = Halutaanko tietyt maksuehdot oletukseksi toimittajalle.
Ryhmä = Käytetäänkö tiettyä toimittajaryhmää oletusryhmänä.
Asettelu = Halutaanko tietty dokumenttipohjien asettelu oletuksena toimittajille.
ALV-käsittely = Halutaanko tietty ALV-käsittely toimittajille oletuksena.
Maa = Halutaanko tietty maa toimittajille oletuksena.
Toimitusehdot = Halutaanko tietty toimitusehto toimittajille oletuksena.
Ehdota uutta numeroa = Jos valittu, Rackbeat ehdottaa toimittajille juoksevasti uutta numeroa. Toimittajan numero siirtyy Netvisoriin. Rackbeat määrää toimittajan numeron.

Kirjanpito

Varaston arvostusmenetelmä = Mikä varastonarvostusmenetelmä on käytössä. HUOM! Tätä ei voi muuttaa sen jälkeen, kun tapahtumia on järjestelmässä. Rackbeatissa on valittavissa FIFO tai keskihinta.

Juokseva keskihintalaskenta 

  • Juokseva keskihintalaskenta on varaston arvostusmenetelmä, joka saadaan summaamalla koko varaston hankinnat yhteen jaettuna varastossa olevalla määrällä.
  • Tällöin et voi korjata tuotteen keskihintaa missään vaiheessa.

FIFO-laskenta

  • Ensimmäiseksi ostettujen yksiköiden kustannukset  kohdentuvat viimeksi myytyihin yksiköihin.
  • Menetelmässä oletetaan ensimmäiseksi varastoon saapuneiden ainesten ja tarvikkeiden tulevan käytetyiksi ensimmäisinä.
  • Liikekirjanpitoon voimakkaasti vaikuttavan elinkeinotuloverolain perusteella inventaariarvo on laskettava FIFO-menetelmän mukaan.

Kentät

Käyttäjä voi luoda Rackbeatiin lisätietokenttiä seuraaviin osa-alueisiin:

- Tuote
- Asiakas
- Toimittaja
- Osto
- Myynti

Kentät eivät suoraan siirry integraatiossa Netvisoriin, jos käyttäjä on lisännyt ne itse. Mikäli kenttä lisätään integraation avulla Rackbeatiin, sitä voidaan hyödyntää integraatiossa. Kenttien avulla voidaan esimerkiksi ryhmitellä tuotteita tarkemmin, tai voidaan ottaa kantaa siihen mitkä tuotteet halutaan siirtää verkkokauppaan. 

Edistyneet asetukset

Salli varastojen saldojako = Jos tuotekohtainen varastosaldo halutaan näyttää toisessa järjestelmässä suoralla linkillä, valitaan tämä asetus päälle. Mahdollistaa esim. tuotteen saldon näyttämisen CRM-järjestelmässä.

Ilmoita integraation virheistä sähköpostilla = Jos aktiivinen, Rackbeat ilmoittaa havaitsemistaan virheistä käyttäjälle sähköpostilla. Tämä ei vaikuta Netvisor-integraatioon. 

Logo = Kuva, jonka yritys haluaa näkyvän Rackbeatin dokumenteilla, kuten myyntivahvistus.

Desimaalien määrä hinnoissa = Monenko desimaalin tarkkuudella hinnoitellaan.
Desimaalierotin = Mitä merkkiä käytetään tulosteilla desimaalierottimena.
Tuhaterotin = Mitä merkkiä käytetään tulosteilla tuhaterottimena.
Desimaalien määrä määrissä = Monenko desimaalin tarkkuudella määriä seurataan.
Päivämäärämuoto = Missä muodossa päivämäärät näytetään.
Maanantai ensin = Alkaako viikon seuranta maanantaista.
Salli tuoterakenteiden muokkaus työmääräimillä = Jos aktiivinen, tuoterakennetta voidaan käydä muokkaamassa, vaikka se olisi käytössä avoimella tuotantotilauksella.
Salli tuen toimia ympäristössäsi = Tämän avulla tukihenkilöstö voi asiakkaan pyynnöstä päästä hänen ympäristöönsä. Tämä on tärkeä olla aktiivinen.

Sisällytä tuotteen kuvaus myyntiriville = Tällä valinnalla tuotekortin Kuvaus-kenttään sisällytetty teksti nousee myyntirivin selitteeseen mukaan ja teksti näkyy myös asiakkaalle pdf-tulosteilla.
Varaston arvo liitetty laskutukseen: Jos tämä on otettu käyttöön, vastaanotto ja lähetys eivät vaikuta kirjanpitoon ennen kuin vastaava lasku (myynti / osto) on kirjattu. Lisäksi laskun kirjaaminen ilman siihen liittyvää tilausta tai ostoa säätää myös varastomäärää automaattisesti.
Sulje palvelu = Sulkee palvelun. Mikäli yritys haluaa lopettaa Rackbeatin käytön, on suositeltavaa ilmoittaa asiasta Netvisorin asiakastukeen. 

Valuutat

Sivulla voidaan määrittää, mitä valuuttoja halutaan käyttää tuotteiden hinnoittelussa. Käyttäjä voi vapaasti lisätä tarvitsemansa valuutat järjestelmään. Valuutan kohdalla voidaan ottaa kantaa siihen, käytetäänkö kiinteää valuuttakurssia vai vaihtuvaa markkinaehtoista kurssia. 

Ylimääräiset valuutat voi poistaa tämän näkymän kautta

Työntekijät

Sivulla nähdään listaus työntekijöistä, jotka on lisätty Rackbeatiin. Näkymästä pääsee lisäämään uusia työntekijöitä. Työntekijät ovat käytössä tilauspohjilla Viitteemme- ja Toimitusvastaava-kentissä.

Työntekijää pääsee muokkaamaan sekä työntekijän numerosta että rivin oikeassa reunassa olevasta lehtiökuvakkeesta.

Työntekijän tietoihin täydennetään nimi ja sähköposti. Sähköpostiosoitetta käytetään kirjautumisessa. Tiedot periytyvät käyttäjien lisäämisen kautta. Työntekijän numerointi on automaattista ja juoksevaa. Titteli voidaan määritellä, jos halutaan.

Vastaanota ilmoituksia? = Valinnalla ohjataan järjestelmäviestintää

Puhelin = Työntekijän puhelinnumero

Kieli = Valittavana on ne kielet, jotka järjestelmään on määritetty. Tämä valinta ei ohjaa käyttöliittymän kielivalintaa. 

Oletusvarasto = Jos työntekijän tekemät ostotilaukset halutaan oletuksena ohjata tiettyyn varastoon, tulee kyseinen varasto asettaa täällä työntekijän taakse.

Asettelut

Käyttäjä voi määrittää erilaisia tulostepohjia omien tarpeidensa mukaan, esimerkiksi eri asiakkaille voidaan laatia erilaiset tilausvahvistukset. Mallipohjia voi tehdä niin monta, kuin käyttäjä tarvitsee.

Dokumentit, joiden asettelua voidaan muokata ovat seuraavat:

Laskujen ulkoasua ei lähtökohtaisesti muuteta, koska Netvisor on laskutuksen master-järjestelmä. Asettelun perusasetukset ovat:


Mallipohjan perusasetuksissa otetaan kantaa seuraaviin asioihin:

Nimi = Millä nimellä mallipohja löytyy esimerkiksi asiakaskortilla.

Kieli = Mikä on mallipohjan kieli. Tämän avulla varmistetaan oikea kieli tulosteille. Mikäli tarvitset tulosteita muilla, kuin Suomen kielellä, niin uudet asettelu-pohjat tulee luoda eri kieliä varten

Pankkitili = Näytetäänkö tietyn pankkitilin tiedot mallipohjalla

Fontin koko = Minkä kokoista fonttia halutaan käyttää. Tämä on pakollinen tieto.

Logo = Käyttäjä voi ladata kuvatiedoston, mikäli haluaa käyttää logoa mallipohjalla. Jos logoa ei ladata, käytetään Rackbeatiin määritettyä yrityksen nimeä.

Logon sijainti = Sijaitseeko logo dokumentin vasemmassa reunassa, onko se keskitetty vai sijaitseeko se oikeassa reunassa. 

Logon koko = Rajoitetaanko logo sopimaan pohjaan, vai käytetäänkö kuvatiedoston aitoa leveyttä.

Allekirjoitus = Tähän voidaan lisätä toinen kuvatiedosto, jota käytetään asettelun alaosassa. 

Maksuehdot

Rackbeatiin voidaan määritellä maksuehtoja käytettäväksi esimerkiksi myyntitilauksilla.

Maksuehdolle annetaan nimi, tyyppi, päivät ja kuvaus. Kielet-välilehdellä maksuehdolle voidaan myös määritellä kielikäännökset. Maksuehdolle voidaan määritellä erilaisia tyyppejä. Näihin on suositeltavaa valita tyypiksi Netto. Varsinainen reskontraseuranta tapahtuu Netvisorissa. Mikäli maksuehto halutaan näkyviin pdf-dokumenteille, tulee myös pankkitili olla lisättynä Rackbeatiin.

Toimitusehdot

Rackbeatissä voidaan hallinnoida toimitusehtoja, joita käytetään esimerkiksi myyntitilauksilla. Toimitusehdolle annetaan nimi, kuvaus sekä mahdolliset kielikäännökset.

Varastotapahtumatyypit

Varastotapahtumatyyppeihin määritetään tarpeen mukaan erilaisia varastotapahtumien tyyppejä. Näitä käytetään esimerkiksi varastotapahtumien seurantaan ja raportointiin. Yleisimmät tapahtumatyypit löytyvät järjestelmästä oletuksena. Tapahtumatyyppejä voi tarvittaessa luoda lisää. Anna tyypille nimi ja tyyppi, esim. “hankita”. Tyypin valinta vaikuttaa siihen, voidaan raportoida esim. kaikki Hankintatyypin tapahtumat kerralla.

Kielet

Kielissä voidaan määrittää, mille kaikille kielille voidaan määrittää kielikäännöksiä esimerkiksi tuotekortilla. Käyttäjä saa vapaasti lisätä tarvitsemansa kielet järjestelmään. Kielelle annetaan nimi ja kielikoodi, jonka jälkeen se on käytettävissä.

Projektit

Rackbetiin voidaan määrittää projekteja esimerkiksi ostojen seurantaa varten. Projekteja voidaan myös tuoda rajapinnan yli projektinhallintajärjestelmistä. Projektille annetaan numero, nimi ja mahdollinen kuvaus. Rackbeatiin määritellyt projektit eivät siirry Netvisoriin.


Käyttäjät

Käyttäjälistauksen kautta päästään lisäämään uusia käyttäjiä järjestelmään, sekä muokkaamaan olemassa olevan käyttäjän tietoja.


Käyttäjälle annetaan nimi, sähköposti, salasana, kieli sekä valitaan tilauspaketti. Käyttäjän kielivalinta vaikuttaa käyttöliittymän kieleen, ja se voidaan myöhemmin vaihtaa. Käyttäjän tilauspaketti vaikuttaa käytettävissä oleviin toimintoihin. Huom! Tilauspaketissa näkyvästä hinnasta ei tarvitse välittää, kun käytetään ohjelmaa Netvisorin kanssa. 

Tilauspaketti määrittää käyttäjän käyttöoikeudet. 

Varastotyöntekijä = Käyttäjä voi käsitellä lähetyksiä, vastaanottoja sekä luoda uusia varastotapahtumia mobiilisovelluksen kautta. Varastotyöntekijän näkymä käyttöliittymässä:

Standard = Kaikki oikeudet kaikkiin toimintoihin mitä järjestelmästä löytyy.

Käyttäjästä luodaan myös työntekijä oletusarvoisesti Rackbeatiin. Käyttäjän salasana voidaan vaihtaa, ja käyttäjä voi tehdä sen myös itsenäisesti. Käyttäjätunnukset ei maksa erikseen Rackbeatissä. Uudelle käyttäjälle lähtee viesti erikseen hänen sähköpostiinsa. Viestissä ei tule käyttäjän salasanaa. Tämä pitää kertoa käyttäjälle erikseen vaikka lähettämällä tästä hänelle tekstiviesti tai sähköposti omasta sähköpostista. 

Huom! Käyttäjän irtisanominen Rackbeatissa noudattaa irtisanomisaikaa, joka on 3 kuukautta. Eli kun käyttäjät näkymästä poistetaan käyttäjiä, tulee käyttäjän nimen perään päivämäärä milloin käyttäjä poistuu käyttäjistä. 

Laskutus

Näyttää käyttäjien määrän ja mahdolliset lisäosat. 

Sovellukset

Sovellukset-sivulle tulee näkymään sovellukset, joilla käyttäjä voi laajentaa Rackbeatin käyttöä kolmannen osapuolen tuotteilla. Sovelluksissa aktivoidaan esimerkiksi Shopify ja Woocommerce verkkokaupat.

Ilmoitukset

Tälle sivulle tulee näkyviin mahdolliset sovellusten virheilmoitukset. Jos esimerkiksi käytetään Rackbeatin omaa Shopify-integraatiota, kyseisen integraation mahdolliset virheilmoitukset listautuvat tänne.

Viestilogi

Viestilogista voidaan tarkistaa järjestelmästä lähteneet sähköpostit. Logista nähdään mistä tapahtumasta viesti on luotu, sen aikaleima. Sekä osoite, johon se on lähetetty ja onko lähetys onnistunut vai ei.

Lisäosat

Lisäosien kautta voidaan aktivoida eräseuranta, sarjanumeroseuranta sekä B2B-portaali käyttöön. Kun eräseuranta tai sarjanumerot on aktivoitu lisäosissa, asetetaan vielä tuotekortilla tuotekohtaisesti eräseuranta tai sarjanumerot päälle. Huomioitahan, että eräseuranta ja sarjanumerot tulee olla aktivoitu päälle tuotteen takana, ennen kuin tuotteella on varastotapahtumia. Tuotteelle, jolla on varastotapahtumia, ei voida enää jälkikäteen aktivoida eräseurantaa tai sarjanumeroita päälle.Huom! Tällä sivulla näkyvistä hinnoista ei tarvitse välittää. 

Tietojen Vienti

Tietojen viennin kautta voidaan käydä keskitetysti lataamassa järjestelmän sisältämiä tietoja excel-tiedostoihin.

B2B Käyttäjät

B2B käyttäjien kautta voidaan luoda Rackbeatin käyttäjän asiakkaille käyttäjätilejä Rackbeatin sisältämään B2B-verkkokauppaan. Näkymästä ei toistaiseksi vielä ole saatavilla suomenkielistä sivua. B2B-käyttäjän luomisesta lähtee asiakkaalle sähköposti. Tämän jälkeen asiakkaalle tulee vielä erikseen toimittaa B2B näkymässä oleva verkkokaupan linkki. Kun B2B käyttäjä tekee verkkokaupassa tilauksen, muodostuu myyntitilaus automaattisesti Rackbeatiin. 

Nimi = Käyttäjän nimi
Sähköposti = Käyttäjän sähköposti
Asiakas = Mikä on käyttäjän edustama asiakkuus Rackbeatin asiakasrekisterissä. Käyttäjän tekemät tilaukset kohdistuvat tälle asiakkuudelle.
Sallitut tuoteryhmät = Onko käyttäjällä oikeus tilata kaikkien vai vain valikoitujen tuoteryhmien tuotteita.
Tilausten tila = Tulevatko tilaukset vahvistettuina vai vahvistettuina että toimitusvalmiina Rackbeatiin.
Piilota varastosaldot = Näytetäänkö käyttäjälle B2B-portaalissa varastosaldot
Salli jälkitoimitukset = Otetaanko vastaan tilauksia myös tuotteista, joita ei tilaushetkellä ole varastossa.
Käyttäjän kieli = Millä kielellä käyttäjä käyttää B2B-portaalia.

Huom! Vain päätuote näkyy B2B käyttäjälle, eli mallivariaatiot ja niiden varastosaldot eivät näy, mikäli on otettu mallivariaatiot käyttöön. 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.