Tässä ohjeessa käsitellään palkkajaksojen ja palkanlaskentaprosessien hallintaa. Ohjeessa neuvotaan palkkajaksojen luominen, muokkaaminen, lukitusten hallinta sekä palkanlaskennan hyväksyntämenettelyt. Lisäksi ohjeessa käydään läpi tarvittavat käyttöoikeudet toimintojen suorittamiseen.

SISÄLTÖ


Palkanlaskentaan päästään palkkajaksoilta, jotka löytyvät valikosta kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot.



Sivulla listataan kaikkien palkkamallien palkkajaksot. Palkkajaksoista näytetään palkkajakson alku- ja loppupäivämäärä, mahdollinen muodostettu tosite, bruttopalkka, maksettava summa sekä palkkajakson tila.

Palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulla on useita toimintoja, jotka käydään läpi seuraavaksi.

Lisää uusi palkkamalli

Siirry Palkkamallit -sivulle painikkeesta ja kopioi uusi palkkamalli.

Palkkajaksojen suodatus näkymällä

Rajaan näkyviin haluamasi palkkajaksot. Valittavana on seuraavat vaihtoehdot: 

  • Vanhimpaan avoimeen asti
  • Kaikki avoimet
  • 3 edellistä ja kuluva
  • Päivämäärän mukaan
  • Kaikki

Oletuksena näytetään jaksot viimeisimpään avoimeen asti.


Käyttäjän valitsema näyttövaihtoehto (esim. "Kaikki avoimet") säilyy pysyvästi eli istunnoista ja selaimen sulkemisesta huolimatta. Näkymä ei palaudu oletusasetukseen tai muutu odottamatta käyttäjän palatessa sivulle.

Palkkojen hyväksyntä

Mikäli yrityksessä on käytössä palkkojen hyväksyntä, tarkastele hyväksyntään liittyviä sarakkeita taulukosta. Tarkista saraketiedoista, ovatko laskelmat vasta hyväksynnässä vai jo hyväksytty, jolloin voit jatkaa prosessia.

Palkanlaskentaprosessit

Siirry varsinaiseen palkanlaskentaprosessiin porautumalla palkkamallin palkkajakson päivämäärä -linkistä.

Lukitukset, palkkajaksolta poistuminen ja vapauta palkkajakson lukitus

Netvisorin palkanlaskentaprosessissa voi olla vain yksi käyttäjä (palkanlaskija) kerrallaan saman palkkamallin palkkajaksoilla. Tämä estää tilanteet, joissa useampi henkilö muokkaa palkkalaskelmia yhtäaikaisesti. Tunnista lukittu prosessi lukon kuvasta Palkkalaskelmat ja -jaksot -näkymällä:

Vapauta lukitus poistumalla palkanlaskentaprosessista alla olevan kuvan mukaisella painikkeella:

Mikäli toisen käyttäjän lukitus pitää purkaa, voit tehdä sen valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot > vapauta palkkajakson lukitus > vapauta lukitus:

Viimeistele prosessi

Muuta palkkajakso avoimesta käsitellyksi.

Aktiivinen palkkajakso

Avaa aina viimeisin aktiivinen palkkajakso. Jos sinulla on prosessi avoimena, ohjelma ohjaa sinut avoimeksi jääneeseen prosessiin, vaikka yrittäisit avata eri palkkamallin palkkajaksoa. Varmista, ettei palkkajaksoja jää aktiiviseksi poistumalla palkanlaskentaprosessista aina "poistu ja vapauta jakson lukitus" -painikkeella:

Lisää uusi palkkajakso

Voit luoda uuden palkkajakson valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot > Lisää uusi palkkajakso.

Huomioi, että joka palkkamallilla on oma linkkinsä uuden jakson luomiseen. Perusta palkkajaksot siten, että jokainen päivä kuuluu vain yhdelle palkkajaksolle eikä väliin jää tyhjiä päiviä. Jos maksat palkkaa normaalista poikkeavalta ajanjaksolta, muodosta laskelma varsinaiselle palkkajaksolle (tarvittaessa lisälaskelmana). Kirjaa palkkalaskelmaan tarvittaessa selite poikkeavasta palkkajaksosta. Katso lisälaskelman käyttöohje tästä.

Voit muodostaa uuden palkkajakson manuaalisesti, mutta se muodostuu myös automaattisesti, kun merkitset viimeisimmän palkkajakson viimeistellyksi (tila muuttuu avoimesta käsitellyksi) klikkaamalla "viimeistele prosessi".

Palkkajakson päivämäärien muokkaaminen

Voit muokata palkkajaksoa valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot > Muokkaa-ikoni (kynä/lehtiö).

Muokkaa-toiminnolla voit muuttaa palkkajakson alku- ja loppupäivämääriä. Kuvake näkyy, jos palkkajakso ei ole lukittu toisen henkilön toimesta. Palkkajakson muokkaamiseen tarvitaan erikseen Palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa "Muokkausoikeus" kohtaan Palkanlaskenta.

Ohjelma estää palkkajaksojen tallentamisen päällekkäisille päiville. Mikäli haluat muodostaa ns. "rikotun palkkajakson", tallenna ensin ohjelman ehdottama palkkajakso ja muokkaa tämän jälkeen päivämäärät halutuksi.

Esimerkki

Palkkajakson oletusjakso on kuukausi, mutta haluat poikkeuksellisesti perustaa palkkajakson ajalle 01.07.2022-15.07.2022. Viimeisin palkkajakso on kesäkuulta. Ohjelma tarjoaa seuraavaa avointa jaksoa, eli heinäkuuta 01.07.2022-31.07.2022.

  1. Valitse Lisää uusi palkkajakso
  2. Tallenna ohjelman automaattisesti tarjoama kokonainen palkkajakso (01.07.2022-31.07.2022).

  3. Valitse Muokkaa (kynä/lehtiö) -kuva.
  4. Muokkaa palkkajakson loppupäivämääräksi 15.07.2022 ja tallenna.
  5. Päivämäärät tallentuvat ja näkyvät Palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulla.

Palkkajakson avaaminen

Voit avata jo käsitellyksi merkityn palkkajakson, jos jaksolle täytyy laskea lisää palkkoja. Avoimelle palkkajaksolle voit muodostaa lisälaskelmia ja uusia palkkalaskelmia.

Merkitse palkkajakso avoimeksi aina, mikäli on tarve muokata palkkajakson palkkalaskelmia.

  1. Merkitse palkkajakso avoimeksi, kun prosessissa ei ole yhtään keskeneräistä palkkalaskelmaa.

  2. Käsittele palkkajakso valmiiksi valitsemalla palkanlaskentaprosessissa Merkitse palkkajakso käsitellyksi.

  3. Tarkista tilan muutos: käsittelyn jälkeen palkkajakson tila on "käsitelty".

  4. Palauta käsitelty jakso avoimeksi valitsemalla palkanlaskentaprosessista Merkitse palkkajakso avoimeksi.

  5. Aloita palkanlaskenta normaalisti, kun palkkajakso on avoinna. Palkansaajat tulevat valittaviksi laskentaan. Valitse Tarkista valittujen palkkaperusteet.

Käyttöoikeudet

Varmista, että sinulla on Palkanlaskija (P)-rooli, jotta pääset palkkajaksoihin ja niihin liittyviin toimintoihin.

Tarvitset palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa "muokkausoikeuden" kohtaan "Palkkamallit, -lajit ja lomalaskentatavat". Lukuoikeuksilla näet sivun tiedot, mutta et voi tehdä muutoksia.

Tarvitset lisäksi "muokkausoikeuden" kohtaan "Palkanlaskenta", jotta voit hallita avoimia prosesseja, palkkajakson pituutta ja porautua palkkajaksoille. Profiilit, joissa tarvittava oikeus on valmiina ovat "Kaikki oikeudet" ja "Yrityksen johto".


Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi en näe muokkaus-kuvaketta palkkajakson kohdalla?
Palkkajakso voi olla lukittu toisen käyttäjän toimesta, tai sinulla ei ole riittäviä muokkausoikeuksia palkanlaskentaan.

Miten saan lisättyä palkkoja jo käsitellylle jaksolle?
Sinun tulee merkitä palkkajakso uudelleen avoimeksi palkanlaskentaprosessissa. Tämän jälkeen voit muodostaa lisälaskelmia.

Voiko palkkajaksoissa olla taukoja?
Ei, jokaisen päivän tulee kuulua vain yhteen palkkajaksoon ilman tyhjiä välejä. Jos maksat palkkaa poikkeavalta ajalta, käytä varsinaista palkkajaksoa ja kirjaa poikkeama selitteeseen.

Avainsanat: Palkanlaskenta, Palkkajakso, Palkkamalli, Lukitus, Käyttöoikeudet, Hyväksyntä



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.