Lisää uusi palkkamalli
Näytä kaikki palkkajaksot/Näytä avoimet palkkajaksot
Palkkojen hyväksyntä palkkajaksolla
Palkanlaskentaprosessit
Lukitukset
Lisää uusi palkkajakso
Palkkajakson muokkaaminen
Palkkajakson avaaminen
Käyttöoikeudet
Palkanlaskentaan päästään palkkajaksoilta, jotka löytyvät valikosta kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot.
Sivulla listataan kaikkien palkkamallien palkkajaksot. Palkkajaksoista näytetään palkkajakson alku- ja loppupäivämäärä, mahdollinen muodostettu tosite, bruttopalkka, maksettava summa sekä palkkajakson tila.
Palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulla on useita toimintoja, jotka on käydään läpi seuraavaksi.
Lisää uusi palkkamalli
Painikkeesta pääsee Palkkamallit -sivulle, josta voi kopioida uuden palkkamallin.
Näytä kaikki palkkajaksot/Näytä avoimet palkkajaksot
Linkin takaa saa rajattua näkyviin sekä käsitellyt palkkajaksot että avoimet palkkajaksot. Normaalisti Palkkalaskelmat ja jaksot -sivulla näytetään vain palkkajaksot, jotka ovat keskeneräisinä eli avoinna.
Palkkojen hyväksyntä
Jos yrityksessä on valittu käyttöön palkkojen hyväksyntä, näytetään taulukossa myös hyväksyntään liittyvät sarakkeet. Saraketiedoista näkee, ovatko laskelmat vasta hyväksynnässä vai ovatko laskelmat käyneet jo hyväksynnässä, jolloin prosessia voi näiden osalta jatkaa.
Palkanlaskentaprosessit
Varsinaiseen palkanlaskentaprosessiin päästään porautumalla palkkamallin palkkajakson päivämäärä -linkistä.
Lukitukset, palkkajaksolta poistuminen ja avoimet prosessit
Tästä on oma käyttöohje, pääset siihen tästä.
Viimeistele prosessi
Palkkajakso muuttuu avoimesta käsitellyksi.
Aktiivinen palkkajakso
Palkkajaksoista avataan aina viimeisin aktiivinen palkkajakso. Jos siis käyttäjällä on jokin prosessi avoimena, ohjataan hänet avoimeksi jääneeseen prosessiin, vaikka käyttäjä yrittäisi päästä eri palkkamallin palkkajakson päivämääristä palkkajaksolle. Palkkajaksoja ei jää aktiiviseksi, jos palkanlaskentaprosessista poistutaan aina "poistu ja vapauta jakson lukitus" -painikkeella:
Lisää uusi palkkajakso
Uusi palkkajakso voidaan luoda Lisää uusi palkkajakso -linkistä. Joka palkkamallilla on oma linkkinsä, josta uuden jakson voi luoda. Palkkajaksot tulee perustaa siten, että jokainen päivä kuuluu vain yhdelle palkkajaksolle eikä palkkajaksojen väliin saa jäädä ns. tyhjiä päiviä, jotka eivät kuulu millekään palkkajaksolle. Jos palkkaa pitää maksaa normaalista poikkeavalta ajanjaksolta, tulee laskelma muodostaa varsinaiselle palkkajaksolle (tarvittaessa lisälaskelmana). Palkkalaskelmaan voi esimerkiksi kirjata selitteen poikkeavasta palkkajaksosta. Lisälaskelman käyttöohjeeseen pääset tästä.
Uusi palkkajakso voidaan siis muodostaa manuaalisesti, mutta se muodostuu myös aina automaattisesti kun viimeisin palkkajakso on merkitty viimeistellyksi (tila muuttuu avoimesta käsitellyksi) eli palkanlaskentaprosessissa on klikattu viimeistele prosessi -painiketta.
Palkkajakson päivämäärien muokkaaminen
Palkkajakson perästä löytyvästä Muokkaa-ikonista (kynä/lehtiö -kuva) pääsee muokkaamaan palkkajakson alku- ja loppupäivämääriä. Kuvake näkyy, jos palkkajakso ei ole lukittu toisen henkilön toimesta. Palkkajakson muokkaamiseen tarvitaan erikseen Palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa "Muokkausoikeus" kohtaan Palkanlaskenta.
Ohjelma ei anna tallentaa palkkajaksoja päällekkäisille päiville. Mikäli halutaan muodostaa ns. "rikottu palkkajakso", tallennetaan ensin ohjelman ehdottama palkkajakso ja tämän jälkeen muokataan palkkajakson päivämäärät halutusti.
Esimerkki
Palkkajakson oletusjakso kuukausi, mutta halutaan poikkeuksellisesti perustaa palkkajakso ajalle 1.10.2019-15.10.2019.
Viimeisin palkkajakso on syyskuulta. Ohjelma tarjoaa seuraavaa avointa jaksoa, eli lokakuuta 1.10.2019-31.10.2019.
- Valitse Lisää uusi palkkajakso
- Ohjelma tarjoaa automaattisesti kokonaista palkkajaksoa seuraavalle kuukaudelle ajalle 1.10.2019-31.10.2019. Tallenna tämä palkkajakso.
Valitse Muokkaa (kynä/lehtiö) -kuva. Muokkaa palkkajakson loppupäivämääräksi 15.10.2019. Tallenna.
- Päivämäärät tallentuvat ja näkyvät Palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulla.
Palkkajakson avaaminen
Tilanteessa, jossa palkkajakso on jo merkitty käsitellyksi ja se näkyy Palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulla tilassa "käsitelty", voi olla tarve avata palkkajakso, jotta palkkajaksolle saadaan laskettua lisää palkkoja.
Avoimelle palkkajaksolle voi muodostaa lisälaskelmia ja muodostaa uusia palkkalaskelmia. Palkkajakson saa merkittyä avoimeksi, kun prosessissa ei ole yhtään keskeneräistä muodostettua palkkalaskelmaa.
Merkitse palkkajakso avoimeksi aina, mikäli on tarve muokata palkkajakson palkkalaskelmia.
Palkkajakso käsitellään valmiiksi valitsemalla palkanlaskentaprosessissa viimeistele prosessi:
Prosessin viimeistelyn jälkeen palkkajakson tila on "käsitelty":
Mikäli käsitellylle palkkajaksolle onkin laskettava vielä käsittelyn jälkeen lisää palkkoja, saadaan palkkajakso takaisin avoimeksi valitsemalla palkanlaskentaprosessista "merkitse palkkajakso avoimeksi", jolloin lisälaskennat voidaan suorittaa.
Kun palkkajakso on merkitty avoimeksi, tulevat palkansaajat, joilla on Palkat -palvelu käytössä valittaviksi laskentaan ja palkanlaskenta voidaan aloittaa normaalisti valitsemalla "tarkista valittujen palkkaperusteet":
Käyttöoikeudet
Palkkajaksoihin ja niihin liittyviin toimintoihin pääsemiseksi tarvitaan Palkanlaskija (P)-rooli.
Palkkajaksoihin päästäkseen palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa tulee olla "muokkausoikeus" kohtaan "Palkkamallit, -lajit ja lomalaskentatavat". Lukuoikeuksilla sivun tiedot näkee, mutta mitään ei voi tehdä. Tämän vuoksi palkanlaskija tarvitsee sivulle aina muokkausoikeudet.
Avoimien prosessien sekä palkkajakson pituuden hallintaan tarvitaan lisäksi "muokkausoikeus" kohtaan "Palkanlaskenta". Sama oikeus tarvitaan palkkajaksolle porautumiseen. Profiilit, joissa tarvittava oikeus on valmiina: Kaikki oikeudet, Yrityksen johto.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback