Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta
Ostolaskun sijaisuustoiminto mahdollistaa käyttäjälle sijaisten asettamisen ostoreskontran laskujen kiertoon. Ominaisuuden avulla voidaan määritellä käyttäjille sijaiset, jotka asiatarkastavat ja/tai hyväksyvät ostolaskuja sillä aikaa, kun alkuperäinen käsittelijä on poissa. Ostolaskun sijaisuus ei vaikuta laskun alkuperäiseen asiatarkastus- tai hyväksyntäkiertoon. Käyttäjän ollessa sijaisena, hän voi kuitenkin asiatarkastaa tai hyväksyä ostolaskun kuin olisi itse poissaolijan paikalla ostolaskun kierrossa. Sijaisuustoiminto on voimassa aina kulloisenkin ajanhetken mukaan eikä laskun päiväyksillä ole vaikutusta tähän.
Poissaolot eivät muuta henkilöitä, jotka on asetettu ostolaskun kiertoon, yrityksen kiertolistoihin tai ostolaskuautomaation sääntöihin. Toisin sanoen ostolaskun kiertoon asetetut alkuperäiset käsittelijät eivät vaihdu poissaolojen perusteella. Ostolaskuautomaatio asettaa henkilön kiertoon hänen poissaolostaan huolimatta. Yrityksen kiertolistojen henkilöt eivät muutu.
Jos määrittelee itsensä poissaolevaksi, voit kuitenkin saada viestejä laskuista pikalinkkien kautta. Tällöin samasta laskusta lähtee viesti sekä poissaolijalle, että tätä sijaistavalle. Jos et halua poissaolon aikana viestejä ostolaskuista, pitäisi täksi aikaa ottaa viestintä pois päältä.
Palvelun kytkentä
Palvelu kytketään Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta -kohdasta. Klikataan Ei käytössä -painiketta, jolloin painike muuttuu vihreäksi ja siinä lukee Käytössä. Yrityksen täytyy ottaa sijaisuustoiminto kertaalleen käyttöön. Sijaisuustoiminto mahdollistaa laskun asiatarkastamisen tai hyväksynnän sijaiselta, vaikka hän ei olisi itse mukana ostolaskun kierrossa.
Palvelun voi kytkeä päälle:
- Yrityksen pääkäyttäjä (pitää olla myös muokkausoikeus järjestelmän perustoimintoihin)
- Tilitoimiston pääkäyttäjä (pitää olla myös muokkausoikeus järjestelmän perustoimintoihin)
- Käyttäjähallitsija -oikeuden omaava henkilö (pitää olla myös muokkausoikeus järjestelmän perustoimintoihin)
- Käyttäjä, jolla on Kaikki oikeudet -profiili Accounting-puolelle
- Käyttäjä, jolla on Yrityskäyttäjä-profiili Accounting-puolelle
Näkymässä on myös tapahtumalogi, joka näyttää mm. palvelun päälle kytkennän, poiston ja käyttäjien lisäämät poissaolot ja sijaiset henkilön poissaolojen aikana.
Käyttäjän poissaolon lisääminen
Oma nimi ja Omat perusasetukset > Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti
Omista perustiedoista voi määritellä oman poissaoloajan. Aloituspäivämäärä on pakollinen tieto. Sijaisuudet päättyvät automaattisesti poissaolon päättymispäivän jälkeen. Mikäli poissaolon päättymispäivä jätetään tyhjäksi, poissaolo ja sijaisuudet ovat voimassa toistaiseksi. KH-roolilla pystyy asettamaan poissaoloja toisille käyttäjille. KH-käyttäjä voi hallita käyttäjän poissaoloa kohdasta: Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit (> klikkaa käyttäjän nimeä) > Muokkaa käyttäjän henkilötietoja > Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti.
Sijaisuudet
Ostolaskujen asiatarkistukseen ja hyväksyntään voi määritellä sijaiset. Näkymään voi antaa korkeintaan viisi sijaista sekä asiatarkastajaksi että hyväksyjäksi. Näitä käytetään sijaisuuksissa näkyvässä järjestyksessä. Vain yksi sijainen voi sijaistaa poissaolijaa kerrallaan. Esimerkiksi, jos ensimmäinen sijainen on myös poissa, sijaiseksi valitaan seuraavaksi määritelty sijainen.
Kun henkilölle annetaan sijainen, sijainen saa sijaistettavan henkilön paikan ostolaskujen kierrossa. Sijainen saa viestejä ostolaskuista, joissa on sijaisena.
Sijaiseksi voi valita vain niitä henkilöitä, joilla on oikeudet asiatarkastaa tai hyväksyä laskuja. Nämä oikeudet määritellään Myynti- ja Ostoreskontrien oikeuksissa.
Käsiteltävä yritys
Asetukset voi määritellä koskemaan myös mahdollisia muita yrityksiä. Näkymässä annetaan sijaisuudet yrityksittäin.
Käyttäjä, joka on laitettu sijaiseksi voi sitten asiatarkastaa/hyväksyä niitä laskuja, ketä hän sijaistaa. Vaikka sijaisella olisi hyväksyntärajana esim. 1000 € ja lomalle jäävällä henkilöllä ei ole asiatarkastus tai hyväksyntärajoja, niin sijainen voi asiatarkastaa ne laskut, joissa hänet on laitettu sijaiseksi, vaikka nämä laskut olisivat summaltaan yli 1000€.
Sijaisuuksien näkyminen ostoreskontrassa
Ostolaskuluettelo ja avoimet ostolaskut näkymät
Näkymiin on mahdollista saada näkymään alkuperäinen asiatarkastaja, sekä alkuperäinen hyväksyjä -kenttä. Nämä kentät ovat valittavissa näytä sarakkeet -painikkeesta. Mikäli laskun alkuperäisellä käsittelijällä on sijainen, alkuperäinen käsittelijä näytetään näissä sarakkeissa.
Mikäli halutaan hakea laskun asiatarkastajalla tai hyväksyjällä, tällöin lasku tulee näkyviin hakemalla sijaisen tiedoilla.
Laskun käsittelyhistoria
Laskun käsittelyhistoria näyttää jatkossa, mikäli lasku on käsitelty sijaisen toimesta.
Kysymys:
Henkilö B sijaistaa henkilöä A. Näkeekö henkilö A lomalta palattuaan henkilön B asiatarkastamat ostolaskut, jos hänellä (henkilöllä A) on ostoreskontran oikeuksissa ostolaskujen asiatarkastaja kohdassa täppä "vain käyttäjälle kohdistetut"
Vastaus:
Näkee. Koska henkilö A on ostolaskun kierrossa ja se ei muutu, vaikka hän olisikin poissa ja joku tarkastaisi laskun hänen puolestaan. Hän näkee siis omat laskunsa myös palattuaan.
Palvelun poiskytkentä
Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta
Kun sijaisuustoiminto kytketään pois päältä, poissaolevien käyttäjien laskut eivät ohjaudu enää heidän sijaisilleen. Käyttäjien sijaisuusasetukset jäävät kuitenkin talteen, jos myöhemmin halutaan sijaisuustoiminnon käyttöön. Toimintoa ei kuitenkaan tarvitse ottaa pois käytöstä. Mikäli henkilöillä ei ole poissaoloja, ei sijaisuustoiminto vaikuta yrityksen laskujen käsittelijöihin.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback