Tässä ohjeessa kerrotaan, kuinka hallita ostolaskujen sijaisuustoimintoa Netvisorissa, jolloin käyttäjät voivat asettaa sijaisia ostolaskujen kiertoon poissaolojen ajaksi. Sijaiset voivat asiatarkastaa tai hyväksyä ostolaskuja alkuperäisen käsittelijän puolesta ilman muutoksia yrityksen kiertolistoihin tai ostolaskuautomaation sääntöihin.

SISÄLTÖ


Ostolaskun sijaisuustoiminto mahdollistaa käyttäjälle sijaisten asettamisen ostoreskontran laskujen kiertoon. Ominaisuuden avulla voidaan määritellä käyttäjille sijaiset, jotka asiatarkastavat ja/tai hyväksyvät ostolaskuja sillä aikaa, kun alkuperäinen käsittelijä on poissa. Ostolaskun sijaisuus ei vaikuta laskun alkuperäiseen asiatarkastus- tai hyväksyntäkiertoon. Käyttäjän ollessa sijaisena, hän voi kuitenkin asiatarkastaa tai hyväksyä ostolaskun kuin olisi itse poissaolijan paikalla ostolaskun kierrossa. Sijaisuustoiminto on voimassa aina kulloisenkin ajanhetken mukaan eikä laskun päiväyksillä ole vaikutusta tähän. 

Poissaolot eivät muuta henkilöitä, jotka on asetettu ostolaskun kiertoon, yrityksen kiertolistoihin tai ostolaskuautomaation sääntöihin. Ostolaskun kiertoon asetetut alkuperäiset käsittelijät eivät vaihdu poissaolojen perusteella. Ostolaskuautomaatio asettaa henkilön kiertoon hänen poissaolostaan huolimatta. Yrityksen kiertolistojen henkilöt eivät muutu.

Jos määrittelet itsesi poissaolevaksi, voit kuitenkin saada viestejä laskuista sähköpostiviestinnän kautta. Tällöin samasta laskusta lähtee viesti sekä poissaolijalle että tätä sijaistavalle. Jos et halua poissaolon aikana viestejä ostolaskuista, ota viestintä pois päältä poissaolon ajaksi.

Palvelun kytkentä

Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta. Näkymässä palvelu kytketään käyttöön, ja sijaisuustoiminto mahdollistaa laskun asiatarkastamisen tai hyväksynnän sijaiselta, vaikka hän ei olisi itse mukana ostolaskun kierrossa. Yrityksen täytyy ottaa sijaisuustoiminto kertaalleen käyttöön.

  1. Paina Ei käytössä -painiketta.
  2. Varmista, että painike muuttuu vihreäksi ja tekstiksi tulee Käytössä.

Palvelun voi kytkeä päälle seuraavilla käyttäjäoikeuksilla:

  • Yrityksen pääkäyttäjä (pitää olla myös muokkausoikeus ostoreskontran perustoimintoihin)
  • Tilitoimiston pääkäyttäjä (pitää olla myös muokkausoikeus ostoreskontran perustoimintoihin)
  • Käyttäjähallitsija -oikeuden omaava henkilö (pitää olla myös muokkausoikeus perustoimintoihin)
  • Käyttäjä, jolla on Kaikki oikeudet -profiili Accounting-puolelle
  • Käyttäjä, jolla on Yrityskäyttäjä-profiili Accounting-puolelle

Näkymässä on tapahtumalogi. Tapahtumalogi näyttää palvelun päälle kytkennän, poiston sekä käyttäjien lisäämät poissaolot ja sijaiset henkilön poissaolojen aikana. 

Käyttäjän poissaolon lisääminen

Voit avata omat poissaolo- ja sijaisuusasetukset valitsemalla Oma nimi > Omat perusasetukset > Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti.

Omista perustiedoista voi määritellä oman poissaoloajan. Aloituspäivämäärä on pakollinen tieto. Sijaisuudet päättyvät automaattisesti poissaolon päättymispäivän jälkeen. Mikäli poissaolon päättymispäivä jätetään tyhjäksi, poissaolo ja sijaisuudet ovat voimassa toistaiseksi.

  1. Valitse Oma nimi > Omat perusasetukset > Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti.
  2. Syötä poissaolon aloituspäivämäärä (pakollinen).
  3. Syötä poissaolon päättymispäivä tai jätä se tyhjäksi, jos poissaolo on voimassa toistaiseksi.
  4. Tallenna tekemäsi muutokset.

KH-roolilla pystyy asettamaan poissaoloja toisille käyttäjille. KH-käyttäjä voi hallita käyttäjän poissaoloa kohdasta: Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit (> klikkaa käyttäjän nimeä) > Muokkaa käyttäjän henkilötietoja > Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti.

  1. Valitse Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit.
  2. Valitse käyttäjän nimi, jolle haluat asettaa poissaolon.
  3. Valitse Muokkaa käyttäjän henkilötietoja.
  4. Valitse Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti.
  5. Määrittele käyttäjän poissaolo ja tallenna.

Jos käyttäjällä ei ole ostoreskontrien oikeuksissa asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuksia, Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti ei näy, vaikka sijaisuustoiminto olisi päällä yrityksessä. 

Sijaisuudet

Ostolaskujen asiatarkistukseen ja hyväksyntään voi määritellä sijaiset. Näkymään voi antaa korkeintaan viisi sijaista sekä asiatarkastajaksi että hyväksyjäksi. Näitä käytetään sijaisuuksissa näkyvässä järjestyksessä. Vain yksi sijainen voi sijaistaa poissaolijaa kerrallaan. Jos ensimmäinen sijainen on myös poissa, sijaiseksi valitaan seuraavaksi määritelty sijainen. 

  1. Avaa Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti omista perustiedoista tai KH-käyttäjänä toisen käyttäjän tiedoista.
  2. Lisää enintään viisi sijaista asiatarkastajiksi.
  3. Lisää enintään viisi sijaista hyväksyjiksi.
  4. Järjestä sijaiset haluttuun järjestykseen, jossa heitä käytetään sijaisuuksissa.
  5. Tallenna sijaisuusasetukset.

Kun henkilölle annetaan sijainen, sijainen saa sijaistettavan henkilön paikan ostolaskujen kierrossa. Sijainen saa viestejä ostolaskuista, joissa on sijaisena.

Sijaiseksi voi valita vain niitä henkilöitä, joilla on oikeudet asiatarkastaa tai hyväksyä laskuja. Nämä oikeudet määritellään Myynti- ja Ostoreskontrien oikeuksissa.

Käsiteltävä yritys

Asetukset voi määritellä koskemaan myös mahdollisia muita yrityksiä. Näkymässä annetaan sijaisuudet yrityksittäin. 

 

Käyttäjä, joka on laitettu sijaiseksi, voi asiatarkastaa tai hyväksyä niitä laskuja, ketä hän sijaistaa. Vaikka sijaisella olisi hyväksyntärajana esimerkiksi 1000 € ja lomalle jäävällä henkilöllä ei ole asiatarkastus- tai hyväksyntärajoja, sijainen voi asiatarkastaa ne laskut, joissa hänet on laitettu sijaiseksi, vaikka nämä laskut olisivat summaltaan yli 1000 €. 

Jos ensimmäinen sijainen jää lomalle tai on poissa, hänen tulee asettaa itselleen poissaolo, jotta laskut siirtyvät seuraavalle sijaiselle. Poissaoloja voi asettaa myös KH-roolin omaava käyttäjä. Jos on tarvetta asettaa eri sijainen eri lomaviikoille, KH-roolisen käyttäjän tulee tehdä tämä lomaviikkojen vaihteessa.

Sijaisuuksien näkyminen ostoreskontrassa

Ostolaskuluettelo ja avoimet ostolaskut näkymät

Ostolaskuluettelo- ja Avoimet ostolaskut -näkymiin on mahdollista saada näkyviin alkuperäinen asiatarkastaja- ja alkuperäinen hyväksyjä -kentät. Nämä kentät ovat valittavissa Näytä sarakkeet -painikkeesta. Mikäli laskun alkuperäisellä käsittelijällä on sijainen, alkuperäinen käsittelijä näytetään näissä sarakkeissa.

  1. Avaa Ostolaskuluettelo- tai Avoimet ostolaskut -näkymä.
  2. Paina Näytä sarakkeet -painiketta.
  3. Valitse sarakkeet Alkuperäinen asiatarkastaja ja Alkuperäinen hyväksyjä.
  4. Tallenna sarakevalinnat, jos haluat säilyttää ne jatkossa.

 

Mikäli halutaan hakea lasku asiatarkastajalla tai hyväksyjällä, lasku tulee näkyviin hakemalla sijaisen tiedoilla. 

  1. Avaa hakutoiminnot Ostolaskuluettelo- tai Avoimet ostolaskut -näkymässä.
  2. Syötä hakuehdoksi asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi sijaisen tiedot.
  3. Suorita haku ja tarkastele hakutuloksia.

Laskun käsittelyhistoria

Laskun käsittelyhistoria näyttää jatkossa, mikäli lasku on käsitelty sijaisen toimesta.

Kysymys: 

Henkilö B sijaistaa henkilöä A. Näkeekö henkilö A lomalta palattuaan henkilön B asiatarkastamat ostolaskut, jos hänellä (henkilöllä A) on ostoreskontran oikeuksissa ostolaskujen asiatarkastaja kohdassa täppä "vain käyttäjälle kohdistetut" 

Vastaus:

Näkee. Koska henkilö A on ostolaskun kierrossa ja se ei muutu, vaikka hän olisikin poissa ja joku tarkastaisi laskun hänen puolestaan. Hän näkee siis omat laskunsa myös palattuaan. 

Palvelun poiskytkentä

Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta.

Kun sijaisuustoiminto kytketään pois päältä, poissaolevien käyttäjien laskut eivät ohjaudu enää heidän sijaisilleen. Käyttäjien sijaisuusasetukset jäävät kuitenkin talteen, jos myöhemmin halutaan sijaisuustoiminto uudelleen käyttöön. Toimintoa ei tarvitse ottaa pois käytöstä. Mikäli henkilöillä ei ole poissaoloja, sijaisuustoiminto ei vaikuta yrityksen laskujen käsittelijöihin.

  1. Avaa Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta.
  2. Paina Käytössä -painiketta, jotta palvelu kytkeytyy pois päältä.
  3. Varmista, että painike ei ole enää vihreä ja että sijaisuustoiminto ei ole käytössä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten otan ostolaskujen sijaisuustoiminnon käyttöön Netvisorissa?

Voit ottaa sijaisuustoiminnon käyttöön valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta ja painamalla Ei käytössä -painiketta, jolloin painike muuttuu vihreäksi ja tekstiksi tulee Käytössä. Sinulla täytyy olla ohjeessa kuvatut riittävät käyttäjäoikeudet palvelun kytkemiseen.

Kysymys: Muuttuuko ostolaskun kierto, kun asetan poissaolon ja sijaisen?

Ostolaskun alkuperäinen asiatarkastus- ja hyväksyntäkierto ei muutu poissaolojen perusteella. Ostolaskuautomaatio ja yrityksen kiertolistat asettavat edelleen alkuperäiset käsittelijät kiertoon, ja sijainen käsittelee laskuja poissaolijan puolesta ilman, että kiertoon asetetut henkilöt vaihtuvat.

Kysymys: Saanko sähköpostiviestejä ostolaskuista poissaolon aikana?

Jos määrittelet itsesi poissaolevaksi, voit silti saada viestejä laskuista sähköpostiviestinnän kautta. Samasta laskusta lähtee viesti sekä poissaolijalle että sijaiselle. Jos et halua viestejä poissaolon aikana, ota viestintä pois päältä poissaolon ajaksi.

Kysymys: Kuinka monta sijaista voin määritellä ja miten heitä käytetään?

Voit määritellä korkeintaan viisi sijaista sekä asiatarkastajaksi että hyväksyjäksi. Sijaisia käytetään siinä järjestyksessä, jossa he näkyvät sijaisuuksissa. Vain yksi sijainen voi sijaistaa poissaolijaa kerrallaan, ja jos ensimmäinen sijainen on poissa, seuraava määritelty sijainen toimii sijaisena.

Kysymys: Mitä tapahtuu, jos sijaisella on alempi hyväksyntäraja kuin poissaolevalla henkilöllä?

Sijainen voi asiatarkastaa ne laskut, joissa hänet on laitettu sijaiseksi, vaikka laskujen summat ylittäisivät sijaisen oman hyväksyntärajan. Esimerkiksi, jos sijaisen hyväksyntärajana on 1000 € ja poissaolevalla henkilöllä ei ole rajoja, sijainen voi silti asiatarkastaa yli 1000 € laskut, joissa hän toimii sijaisena.

Kysymys: Näkeekö poissaolija sijaisen käsittelemät laskut palattuaan?

Näkee. Koska poissaolija on edelleen ostolaskun kierrossa ja kierto ei muutu poissaolon aikana, hän näkee omat laskunsa myös palattuaan, vaikka sijainen olisi asiatarkastanut laskut hänen puolestaan. Tämä koskee myös tilannetta, jossa ostoreskontran oikeuksissa on valittuna "vain käyttäjälle kohdistetut".

Kysymys: Miten poistan sijaisuustoiminnon käytöstä ja säilyvätkö asetukset?

Voit kytkeä sijaisuustoiminnon pois päältä valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Sijaisuustoiminnon hallinta ja painamalla Käytössä -painiketta. Poissaolevien käyttäjien laskut eivät tämän jälkeen ohjaudu sijaisille, mutta käyttäjien sijaisuusasetukset jäävät talteen mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Kysymys: Miksi en näe Poissaolot ja sijaisuudet -välilehteä?

Poissaolot ja sijaisuudet -välilehti ei näy, jos käyttäjällä ei ole ostoreskontrien oikeuksissa asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuksia, vaikka sijaisuustoiminto olisi yrityksessä päällä.

 Avainsanat: sijaisuus, poissaolo



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.