Tämä ohje käsittelee tilausten toimitusta, jälkitoimitusta ja laskuttamista. Siinä opastetaan kuinka käsitellä avoimia myyntitilauksia, kuinka palauttaa myyntitilausrivi laskuttamattomaksi ja miten saada toimitettu rivi takaisin toimittamattomaksi.
SISÄLTÖ
- Tilauksen käsittely
Tilauksen käsittely
Voit avata näkymän valitsemalla Avoimet myyntitilaukset > valitse tilaus tai tilaukset > Käsittele tilaukset tai valitsemalla tilaukselta Käsittele tilaus.
Tilausten toimittaminen ja laskuttaminen -sivulla valitaan ensin käsittelytapa. Näkymässä on kaksi vaihtoehtoa:
- Toimitetaan ja laskutetaan
- Vain toimitetaan
Aktivoi haluttu käsittelytapa klikkaamalla vastaavaa painiketta.
Eri toimitustavat
1. Normaali toimitus, jossa kaikki rivit toimitetaan
Normaalissa toimituksessa kaikki tilausrivit toimitetaan ja tarvittaessa laskutetaan kerralla.
- Valitse kaikki tuotteet tilausriviltä.
- Paina Toimita valitut, jos haluat vain toimittaa rivit.
- Paina Toimita valitut ja muodosta laskut, jos haluat toimittaa ja laskuttaa samalla kertaa.
2. Osa riveistä toimitetaan kokonaan, osa osittain, loppuja ei toimiteta
Tässä esimerkissä osa riveistä toimitetaan kokonaan, osa osittain ja osa jätetään kokonaan toimittamatta ilman jälkitoimitusta.
- Toimita ylin rivi kokonaan:
- Täpitä ylin rivi aktiiviseksi. Tämä muodostuu oletuksena.
- Toimita keskimmäisestä rivistä 12 kpl ja jätä loput toimittamatta:
- Vaihda Laskutetaan / toimitetaan -sarakkeeseen määräksi 12.
- Kun tilauksella olevasta määrästä valitaan toimitettavaksi vain osa, ohjelma ehdottaa oletuksena lopuille tuotteille jälkitoimitusta.
- Jos et halua jälkitoimittaa loppuja, klikkaa Jälkitoimitetaan (8) -palkkia. Palkki muuttuu harmaaksi ja jää tilaan Ei jälkitoimitusta.
- Jätä alin rivi kokonaan toimittamatta:
- Aseta määräksi 0.
- Klikkaa Jälkitoimitetaan (30) -palkkia. Palkki muuttuu harmaaksi ja jää tilaan Ei jälkitoimitusta.
- Viimeistele toimitus:
- Paina Toimita valitut tai Toimita valitut ja muodosta laskut.
3. Jälkitoimitukseen jättäminen (1. esimerkki)
Tässä esimerkissä vain ylin rivi toimitetaan ja kaksi alinta riviä jätetään kokonaan jälkitoimitukseen.
- Toimita ylin rivi kokonaan:
- Täpitä ylin rivi aktiiviseksi. Tämä muodostuu oletuksena.
- Jätä kaksi alinta riviä jälkitoimitukseen:
- Täpitä rivi ei-aktiiviseksi.
- Aseta määräksi 0. Ohjelma ehdottaa oletuksena lopuille jälkitoimitusta.
- Viimeistele toimitus:
- Paina Toimita valitut tai Toimita valitut ja muodosta laskut.
4. Jälkitoimitukseen jättäminen (2. esimerkki)
Tässä esimerkissä ylin rivi toimitetaan kokonaan, keskimmäinen rivi osittain ja alin rivi kokonaan jälkitoimitukseen.
- Toimita ylin rivi kokonaan:
- Täpitä ylin rivi aktiiviseksi. Tämä muodostuu oletuksena.
- Toimita keskimmäisestä rivistä 7 kpl ja jätä 13 kpl jälkitoimitukseen:
- Vaihda Laskutetaan / toimitetaan -sarakkeeseen määräksi 7.
- Kun tilauksella olevasta määrästä valitaan toimitettavaksi vain osa, ohjelma ehdottaa oletuksena lopuille tuotteille jälkitoimitusta.
- Jätä alin rivi kokonaan jälkitoimitukseen:
- Vaihda Laskutetaan / toimitetaan -sarakkeeseen määräksi 0.
- Kun tilauksella olevasta määrästä valitaan toimitettavaksi vain osa, ohjelma ehdottaa oletuksena lopuille tuotteille jälkitoimitusta.
- Viimeistele toimitus:
- Paina Toimita valitut tai Toimita valitut ja muodosta laskut.
5. Usean tilauksen koontilaskutus
Avoimissa myyntitilauksissa voi valita käsittelyyn kerralla useamman tilauksen.
- Valitse Avoimet myyntitilaukset -näkymässä useita tilauksia samalta asiakkaalta.
- Varmista, että asiakaskortilla on välilehdellä Lisätietojen muokkaus täpätty valinta käytä koontilaskutusta oletuksena, jos haluat muodostaa koontilaskun automaattisesti.
- Jatka tilausten käsittelyä normaalisti toimittamalla ja laskuttamalla valitut tilaukset.
Kun käsittelyyn otetaan saman asiakkaan useita tilauksia ja asiakaskortilla on valinta käytä koontilaskutusta oletuksena, muodostuu tilauksista koontilasku. Tilauksien laskuttaminen koontilaskuna on mahdollista myös avoimelle myyntilaskulle, kun käsittelyssä olevat myyntitilaukset ovat vain yhdeltä asiakkaalta ja niillä kaikilla on sama valuutta.
Tilauksen toimittaminen ja laskuttaminen
Tilauksen toimittaminen ja laskuttaminen -näkymässä voit valita, miten tilaus laskutetaan.
- Valitse laskutustapa:
- Valitse laskutetaanko tilaus tilauskohtaisesti.
- Valitse yhdistetäänkö useampi tilaus yhteen koontilaskuun, jos olet valinnut useamman tilauksen.
- Valitse koontilaskuta lisäämällä tiedot aiemmalle laskulle, jos haluat lisätä uusia tilauksia jo olemassa olevalle laskulle.
- Tee valinnat liittyen muodostettavan laskun päiväykseen, kun tilaus on laskutusvalmis.
Aseta laskun toimituspäiväksi valittujen rivien viimeisin toimituspäivä -valinta muodostaa laskun toimituspäiväksi valittujen tilausrivien viimeisimmän päivän. Valinta pysyy selaimessa muistissa. Jos valinta on kerran tehty, ruksi on jatkossa oletuksena päällä.
Valinta nollaantuu, jos käyttäjä tyhjentää selaimen välimuistin ja evästeet, vaihtaa toiseen selaimeen tai käyttää eri tietokonetta. Jos et valitse tätä, laskun toimituspäiväksi tulee tilauksella oleva toimituspäivä, eikä se määräydy tilausrivien perusteella.
Tilauksen toimittaminen ja laskuttaminen -näkymässä voi myös:
- Valita kopioidaanko tilaukselta välisummarivit laskulle.
- Valita kopioidaanko tilauksen liitteet laskulle.
- Päivittää keskihankintahinnan muodostettavan laskun laskuriveille.
Lopuksi valitse Toimita valitut ja muodosta laskut.
Muita huomioitavia asioita näkymässä on:
- Laskujen päiväykseksi ehdotetaan oletuksena kuluvaa päivää.
- Näkymä muistaa käyttäjän aiemmat valinnat. Kun näkymään tullaan uudestaan, laskujen päiväys, käsittelytapa ja paneelien auki/kiinni -valinnat ovat edellisen käsittelykerran mukaiset.
- Tilausrivit on ryhmitelty tilan mukaan: toimittamaton ja laskuttamaton.
- Tilauksen aiemmin laskutetut rivit voi halutessaan katsoa samasta näkymästä, mutta oletuksena laskutettujen rivien ryhmittely on kiinni.
- Jokaisen tilauksen kohdalla näytetään tieto, onko se toimitettavissa kokonaan vai ei varastosaldojen perusteella.
- Jos yrityksellä on varastonhallinta ja useita varastoja, toimittava varasto on mahdollista valita tai vaihtaa näkymässä.
- Jokaiselle riville voidaan asettaa oma toimituspäivä. Rivikohtainen toimituspäivä tulee myös varastotapahtuman päivämääräksi.
- Sivun alareunassa kerrotaan yhteenveto toimenpiteistä.
- Välisummarivit voi halutessaan kopioida mukaan laskulle.
Tilausdokumenttien tulostus ja lähetys
Tilauksen käsittelynäkymässä voidaan ottaa kantaa siihen, halutaanko tässä kohtaa tulostaa tai lähettää tilausdokumentteja.
- Valitse käsittelyn yhteydessä, että haluat tulostaa tai lähettää tilausdokumentteja.
- Paina Toimita valitut.
- Valitse, mitä dokumentteja haluat tulostaa tai lähettää.
- Erittele, mitä dokumentteja lähetetään varastohenkilöille ja mitä tilauksen asiakkaalle.
Näkymässä voi tässä vaiheessa vielä antaa sähköpostiosoitteen. Sähköpostiosoite voi olla eri varastohenkilöille kuin vastaanottajan sähköpostiosoite, joka tulee asiakaskortilta.
Myyntitilausrivien tilan palauttaminen takaisin laskuttamattomaksi
Tarvittaessa jo laskutetun tilauksen tilausrivejä on mahdollista palauttaa takaisin laskuttamattomaksi. Tämän jälkeen kyseisen tilausrivin pääsee käsittelemään uudestaan.
- Avaa myyntitilaus, jolta haluat palauttaa rivejä laskuttamattomaksi.
- Klikkaa myyntitilauksella tarvittavat rivit.
- Valitse Tee valituille.
- Valitse Palauta rivit laskuttamattomaksi.
Toimintoa käytettäessä on tärkeää huomioida, että jo laskutetuista riveistä aiemmin muodostuneisiin laskuriveihin ei järjestelmän puolesta kosketa. Käyttäjän tulee itse tehdä tarpeelliset muutokset myyntilaskun rivitietoihin.
Tuotteiden varastotapahtumat palautuvat tilauksen varastotietoihin automaattisesti.
Toimitetun rivin palauttaminen takaisin toimittamattomaksi
Jos merkkasit rivin vahingossa toimitetuksi ja riviä ei ole vielä laskutettu, rivin voi palauttaa toimittamattomaksi.
Kun tilauksen rivejä on tarpeen saada toimittamattomaksi, toimi seuraavasti. Tämä tehdään rivikohtaisesti tai tarpeen mukaan kaikille riveille, mutta muutokset tehdään rivitasolle.
- Valitse myyntitilaukselta halutut rivit ja tee niistä kopiot.
- Poista vanhat, jo toimitetut rivit.
- Tallenna myyntitilaus.
Tällöin tästä uudesta rivistä tulee toimittamaton.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Miten käsittelen avoimen myyntitilauksen toimituksen ja laskutuksen?
Vastaus: Avaa Avoimet myyntitilaukset -näkymä, valitse tilaus ja valitse Käsittele tilaus. Valitse Tilauksen toimittaminen ja laskuttaminen -näkymässä käsittelytapa (Toimitetaan ja laskutetaan tai Vain toimitetaan), tee rivikohtaiset toimitusvalinnat ja paina lopuksi Toimita valitut tai Toimita valitut ja muodosta laskut.
Kysymys: Miten jätän tilausrivin tai osan siitä jälkitoimitukseen?
Vastaus: Muuta Laskutetaan / toimitetaan -sarakkeeseen toimitettava määrä ja jätä loput määrät nollaksi. Ohjelma ehdottaa lopuille tuotteille jälkitoimitusta. Voit tarvittaessa muuttaa jälkitoimituksen tilaksi Ei jälkitoimitusta klikkaamalla Jälkitoimitetaan-palkkia.
Kysymys: Miten muodostan koontilaskun useasta tilauksesta?
Vastaus: Valitse Avoimet myyntitilaukset -näkymässä saman asiakkaan useita tilauksia. Varmista, että asiakaskortilla on valinta käytä koontilaskutusta oletuksena. Kun toimitat ja laskutat tilaukset, järjestelmä muodostaa koontilaskun, jos tilaukset ovat samalta asiakkaalta ja niillä on sama valuutta.
Kysymys: Miten palautan myyntitilausrivin tilan takaisin laskuttamattomaksi?
Vastaus: Avaa myyntitilaus, klikkaa palautettavat rivit, valitse Tee valituille ja valitse Palauta rivit laskuttamattomaksi. Muista päivittää tarvittavat muutokset myyntilaskun rivitietoihin, koska järjestelmä ei muuta aiemmin muodostuneita laskurivejä.
Kysymys: Miten korjaan tilanteen, jossa rivi on merkitty vahingossa toimitetuksi, mutta sitä ei ole vielä laskutettu?
Vastaus: Valitse myyntitilaukselta halutut rivit ja tee niistä kopiot, poista vanhat toimitetut rivit ja tallenna myyntitilaus. Uusista riveistä tulee toimittamattomia, ja voit käsitellä ne uudestaan.
Kysymys: Miten valitsen laskun toimituspäivän muodostettavalle laskulle?
Vastaus: Tilauksen toimittaminen ja laskuttaminen -näkymässä voit valita Aseta laskun toimituspäiväksi valittujen rivien viimeisin toimituspäivä. Tällöin laskun toimituspäiväksi tulee valittujen rivien viimeisin toimituspäivä. Jos et valitse tätä, laskun toimituspäiväksi tulee tilauksella oleva toimituspäivä.
Kysymys: Voinko tulostaa ja lähettää tilausdokumentit eri vastaanottajille?
Vastaus: Kyllä. Tilauksen käsittelynäkymässä voit valita, mitä dokumentteja tulostat tai lähetät. Voit eritellä dokumentit varastohenkilöille ja asiakkaalle sekä antaa erillisen sähköpostiosoitteen varastohenkilöille.
Avainsanat: Tilauksen käsittely, toimitus, jälkitoimitus, koontilaskutus, laskutus.
Avainsanat: Koontilaskutuksen muodostaminen
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback