Tämä ohje kertoo, miten voit luoda uuden asiakkaan manuaalisesti suoraan Rackbeatissa tai tuomalla tiedot CSV-tiedostosta. Ohje neuvoo molempien tapojen käytön sekä asiakastietojen hallinnan Rackbeatissa.
SISÄLTÖ
Uuden asiakkaan luominen
Voit luoda uuden asiakkaan kahdella tavalla: Manuaalisesti lisäämällä tai tietojen tuonnilla. Ensin käydään läpi kuinka luodaan asiakas manuaalisesti.
Huom! Ennen kun voit luoda uuden asiakkaan, sinun täytyy luoda asiakasryhmä, koska se täytyy yhdistää asiakkaaseen. Ryhmän pääset perustamaan kohdasta Myynti > Asiakasryhmät Rackbeat Asiakasryhmät -ohjeen mukaan.
Näin lisäät uuden asiakkaan:
- Valitse ylävalikosta "Myynnit"
- Klikkaa valikossa "Asiakkaat"
- Klikkaa oikeassa yläkulmassa "Luo uusi"
- Täytä asiakkaan tiedot
- Klikkaa "Luo Asiakas" viimeistelläksesi
Voit määritellä, että millä numerolla asiakkaiden numerointi aloitetaan, sen jälkeen asiakkaat perustuvat juoksevan numeroinnin mukaan.
Jatkossa uudet asiakkaat perustetaan Rackbeatiin ja ne siirtyvät rajapinnan kautta myös Netvisorin puolelle.
Asiakkaan luonti tuomalla tiedot
Asiakaslistauksesta voidaan noutaa asiakastiedot csv-tiedostoon valitsemalla "Lataa tiedot". Tuo tietoja/lataa tiedot- painikkeen kautta voidaan myös tuoda asiakkaita csv-tiedostosta.
Huom! Ennen kun voit luoda uuden asiakkaan sinulla täytyy olla asiakasryhmä, joka perustetaan Asiakasryhmät -ohjeen mukaisesti, koska se täytyy yhdistää asiakkaaseen. Myös maksuehdot tulee olla tehtynä perusasetuksiin Maksuehdot -ohjeen mukaisesti.
Asiakaslistauksen ladattavaan tiedostoon voidaan käyttäjän toimesta valita halutut tiedot, johon on seuraava mallitiedosto: Tuo asiakkaat.csv Asiakastietojen osalta pakollisia kenttiä ovat numero, nimi, ryhmän numero, alv-käsittely, maksuehdot, valuutta, sijainti ja asettelu.
Vaihtoehdoista voit valita relevantit tiedot, tai vaihtoehtoisesti listauksen lopusta voit valita "Valitse kaikki".
Toimitusosoitteet on mahdollista tuoda myös csv-aineistona Rackbeatiin. Tuonti lähtee liikkeelle yhden asiakkaan asiakaskortilta kohdassa osoitteet > tuo tietoja. Näkymästä saa ladattua myös malliaineiston.
Huom!
- Asiakasnumero ei saa olla yli 9 merkkiä
- Asiakkaan nimi ei saa olla yli 255 merkkiä
Asiakaslistaus ja sen toiminnot
- Etsi = Tämän avulla voit etsiä tietyn asiakkaan nimen tai asiakaskoodin perusteella
- Per sivu = Montako tulosta per sivu halutaan. Vaikuttaa listauksen luettavuuteen
- Tila = Haetaanko kaikki asiakkaat vai suodatetaanko listauksesta pois ei-aktiiviset tai aktiiviset asiakkaat
- Asiakasryhmä = Suodattaa tietyn asiakasryhmän asiakkaat listaukseen
- Muista = Toiminnon avulla voit tallentaa hakuasetuksen selaimen evästeisiin, mikäli haluat esim. tulosten määrä per sivu tai asiakkaan tila jätettävän muistiin seuraavaa hakua varten
- Ratas -painike= voit muokata asiakaslistauksella näkyviä tietoja per käyttäjä, esimerkiksi valita näkyviin seuraavat sarakkeet:
Valinta "Nollaa taulukko" palauttaa oletussarakkeet, jotka ovat numero, asiakkaan nimi, ALV-tunnus sekä sähköposti.
Listauksen rivitoiminnot
Asiakkaan rivin perässä olevasta kolmen pisteen -painikkeesta saat näkyviin kolme toimintoa:
- Myyntihistoria= Listaukselta voit etsiä kaikki tälle asiakkaalle tehdyt myynnit
- Luo tilaus = Vasemman puoleinen nappi aloittaa uuden tilauksen luomisen kyseisen rivin asiakkaalle
- Muokkaa = Oikeanpuoleisella napilla pääsee muokkaamaan asiakkaan tietoja
Asiakaskortti
Perustietojen oikeassa yläkulmassa voit joko tallentaa asiakaskortin muutokset tai poistaa asiakasrekisteristä.
Yleistiedot ja asetukset
- Numero = Asiakaskoodi
- ALV-tunnus = Y-tunnus tai ALV-tunnus
- Asiakkaan nimi = Nimi
- Vaihtoehtoinen OVT-tunnus = OVT-tunnus, mikäli se poikkeaa yrityksen normaalista verkkolaskuosoitteesta. Käytetään esimerkiksi isojen yritysten tiettyjen toimipaikkojen yksilöintiin
- Ryhmä = Asiakasryhmä
- Tila = Avoin tarkoittaa, että asiakas on aktiivisessa käytössä, Estetty tarkoittaa, että asiakas on ei-aktiivinen
- Oletusvaluutta = Millä valuutalla asiakkaalle myydään
- Luottoraja = Tähän voit laittaa muistiin asiakkaan ohjeellinen luottoraja per lasku
- Kieli = Asiakkaan oletuskieli. Tämän avulla voit hallinnoida esimerkiksi tuotteiden käännöksiä tilausvahvistukselle Asetteluissa tulee olla rakennettu kieliversiot, jotta koko tuloste tulee kääntymään oikein
- Maksuehdot = Mitä maksuehtoa käytetään oletuksena asiakkaalla
- Verkkolaskutietokentät = Jos kenttiin syöttää arvoa, niin ne valuvat asiakaskortille Netvisoriin ja myös, jos kenttien arvoihin tehdään muutoksia/päivitetään uusi verkkolaskuosoite, niin tieto päivittyy Netvisoriin. Jos kentät ovat Rackbeatissa tyhjät, mutta Netvisorissa verkkolaskuosoite löytyy, niin tyhjä kenttä ei tyhjennä Netvisorissa olevaa tietoa, vaan Netvisorissa kuitenkin säilyy osoitteet ja laskut saadaan lähtemään verkkolaskuina
- ALV-käsittely = Asiakkaan oletus ALV-käsittely
- Asiakkaan alennusprosentti = Tähän voit asettaa mahdollisen yleisen asiakkaan alennusprosentin
Osoitteet
- Laskutusosoite = Asiakkaan yleinen laskutusosoite
- Toimitusosoitteet = Asiakkaan oletustoimitusosoite. Muita osoitteita voit asettaa Osoitteet-välilehdellä. Tähän näkymään täydennetty toimitusosoite tulee oletuksena myyntitilaukselle
- Sähköposti = Voit lisätä pilkulla eroteltuna useita asiakkaan sähköposteja
Yhteystiedot
Oletusyhteystiedot asiakkaalle.
Viitteet
- Asettelu = Mitä dokumenttiasettelua asiakkaalla käytetään. Tämän avulla voit helposti tuottaa erinäköisiä pdf-tulosteita esimerkiksi vientiasiakkaille.
Hinnat ja alennukset
Tällä välilehdellä hallinnoidaan asiakaskohtaista hinnoittelua.
Jos asiakas kiinnitetään hintaryhmään, aktivoituu hintaryhmäkohtainen alennusprosentti niille tuotteille, jotka ovat myös kiinnitetty hintaryhmään eli asiakas pitää kiinnittää hintaryhmään JA hintaryhmä pitää kiinnittää tuotteelle, jotta alennusprosentti astuu voimaan.
- Yliaja ryhmän alennus (%) = Mikäli asiakas halutaan kiinnittää tiettyyn hintaryhmään, mutta jostain syystä asiakkaalle halutaan antaa hintaryhmän tuotteista eri alennus kuin muille, voidaan tähän määrittää haluttu alennusprosentti. Tämä alennusprosentti pätee niille tuotteille jotka kuuluvat hintaryhmään, ja se yliajaa hintaryhmän normaalin alennusprosentin.
- Etsi = Voit etsiä tuotteen nimellä tai numerolla hinnoiteltavaksi
- Ryhmä = Suodattaa hinnoittelutaulukkoon tietyn tuoteryhmän tuotteet
- Lataa tiedot = Lataa hinnoittelutaulukon csv-tiedostoksi. Tiedosto sisältää seuraavat sarakkeet:
| Tuote | Myyntihinta | Alennus(%) |
| Tuotenimi (koodi) | Hinta euroina | Prosentti |
- Tuo tietoja = Tämän avulla voit tuoda hinnasto sisälle csv-tiedostosta. Tiedostossa pitää olla sarakkeet tuotekoodi, asiakasnumero, myyntihinta ja alennus(%).
Tuotekohtainen hinnoittelu annetaan käyttöliittymän kautta hinnoittelutaulukkoon.
- Tuote = Mikä tuotekoodin on kyseessä
- Perushinta = Tuotteen perusmyyntihinta, joka haetaan tuotekortilta
- Hinta (EUR) = Asiakaskohtainen loppuhinta euroissa
- Alennus (%) = Asiakaskohtainen alennus kyseisestä tuotteesta. Jos asiakas ja tuote on kiinnitetty hintaryhmään, hintaryhmän alennusprosentti näkyy tässä
- Alennusryhmä = Jos tuote on kiinnitetty johonkin hintaryhmään, hintaryhmän nimi näkyy tässä
- Uusi porras = Mikäli tuote halutaan hinnoitella kappalemääräisesti porrastetusti, se tehdään tässä. Portaalle annetaan kappalemäärä sekä yksikköhinta tai alennusprosentti. Portaita voi olla useita per tuote eli tuotteelle voidaan antaa hinta per 5 kpl, hinta per 10 kpl, hinta per 15 kpl jne. Sen jälkeen Rackbeat noutaa tilausriville oikean yksikköhinnan perustuen rivin kappalemäärään.
Huom! Mikäli alennuksia on määritelty useammassa paikassa (hintaryhmänä/asiakasryhmän takana/asiakkaan takana) niin logiikka menee niin, että jos asiakkaalla on kiinteä euro-hinta määritelty, niin siitä hinnasta lasketaan prosenttialennukset. Jos prosenttialennuksia on sekä hintaryhmän takana että asiakkaan takana, niin käytetään hintaryhmän takana olevaa alennusta. Kun tallennetaan asiakkaan etusivulla alennusprosentin, niin se valuu asiakkaan Hinnat-välilehdelle näkyviin, eli nämä kaksi kenttää ovat ns. samat.
Esimerkki alennuksesta: tuotteen perushinta on 10€ ja asiakaskohtainen hinta 8€ + asiakkaalla on alennusprosentti -50€, tilaukselle nousee hinnaksi 4€. Jos tämän lisäksi on ollut hintaryhmä -60%, niin tilauksen hinta laskettaisiin siis 8€ -60%.
Muistiinpanot
Asiakkaan taakse voidaan tallentaa muistiinpanoja myöhempää käyttöä varten. Muistiinpanosta ilmoitetaan käyttäjälle myyntitilauksella:
Yllä olevan kuvan mukaista näkymää klikkaamalla käyttäjä pääsee lukemaan muistiinpanot poistumatta tilaukselta:
Yhteyshenkilöt
Asiakkaan taakse voidaan lisätä yhteyshenkilöitä. Valinnalla "Sähköpostin kopio" voidaan ohjata esimerkiksi sitä, kenelle kaikille tilausvahvistus lähetetään Rackbeatistä. Yhteystietoa lisätessä sähköposti on pakollinen tieto, muuten yhteyshenkilö ei tallennu.
Osoitteet
Osoitteet -välilehdelle voit määritellä asiakaskohtaiset toimitusosoitteet. Toimitusosoite on valittavissa tilaukselle tarpeen mukaan, eli jos asiakkaalla on esimerkiksi 3 eri toimipaikkaa, voidaan per myyntitilaus valita mihin toimipaikkaan tehdään toimitusta. HUOM! Osoitteisiin lisätyt tiedot ei siirry Netvisorin Toimipaikkoihin, mutta esim. laskulle nämä valitut osoitetiedot tulee näkyviin.
Myyntihistoria
Myyntihistoria -näkymä koostaa listauksen asiakkaalle tehdyistä myynneistä. Suodattimen avulla voit valita näkyviin vain esimerkiksi asiakkaalle tehdyt tilaukset. 
Avainsanat: Rackbeat asiakkaat, asiakasryhmä, asiakaskortti, alennukset
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback