Ostolaskujen käsittelijä voi asiatarkastaa, tiliöidä ja hyväksyä ostolaskuja, jos käyttäjälle on määritelty riittävät oikeudet Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa. Lisäksi käyttäjällä on oltava vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja ostoreskontran näkymiin luetteloihin. Suosittelemme myös muokkausoikeutta toimittajien hallintaan, mikäli toimittajien tietoja pitäisi korjata.

Laskun asiatarkastajan tehtävänä on tarkistaa, että ostoreskontrassa oleva lasku on aiheellinen eikä se sisällä virheitä.

Toimenpiteitä vaativat ostolaskut on mahdollista saada listattuna sähköpostiin ja ajankohdan voi valita itse. Ostolaskujen hyväksyntää ja asiatarkastusta varten riittää kevyempi kirjautuminen pikalinkin avulla. Lisää tietoa viestinnästä ja kevyemmästä kirjautumisesta löydät täältä: Ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä pikalinkin avulla

Ostolaskun käsittely aloitetaan laskujen asiatarkastamisella ja tiliöinnillä (mikäli käyttäjällä on oikeus tiliöidä laskuja). Ostolaskun käsittely voidaan tehdä joko avointen ostolaskujen/ostolaskuluettelon listauksen kautta tai siirtymällä laskun tietoihin klikkaamalla hiirellä sen numeroa.

Laskujen käsittely yksitellen

Kun halutaan käsitellä jokin tietty ostolasku, siirrytään siis laskun tietoihin valitsemalla sen numero laskulistauksesta. Laskun vasemmalla puolella on Hyväksynnän tila (1), joka laskun käsittelyn alussa Uusi lasku. Tämä tila muuttuu, kun laskun käsittely etenee. Samalta riviltä näkyy myös, että onko lasku vielä Tiliöity (2) sekä paljonko laskun kokonaissummasta on maksettuna (3) tähän mennessä.

Saman rivin oikealla puolella on vihreä painike (4), jolla lasku on mahdollista asiatarkastaa tai hyväksyä suoraan, riippuen reskontrien oikeuksista. Napista voi myös hylätä laskun. Lisäksi samalta riviltä löytyy Ostolaskun toiminnot -painike (5).


Laskun päivä: Päivä, jolle lasku on päivätty.

Kirjauspäivä: Oletuksena laskun päivä, mutta tämä kentän avulla saadaan lasku kirjanpitoon halutulle päivälle. Tosite muodostuu kirjauspäivän perusteella. 

Viitteemme: Tieto luetaan verkkolaskusanomalta alla olevasta kentästä: <SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier> 

Viitteenne: Tieto luetaan verkkolaskusanomalta alla olevasta kentästä:<OrderIdentifier>Viitteenne</OrderIdentifier>


Viitenumero/Viesti: Mikäli verkkolaskulla tulee validi viitenumero, näytetään tämä viitenumero -kentässä. Mikäli saapuneessa laskussa on ei validi viite viitenumero -kenttä muuttuu laskulla viestikentäksi ja tieto näytetään siinä. Laskulla ei voi olla sekä viitenumero ja viestikenttää. Verkkolaskun osalta ei lueta viestikenttää. Verkkolaskun viite luetaan sanoman EpiRemittanceInfoIdentifier -kentästä.

Ennustettu maksupäivä: Ohjelma näyttää tässä laskun maksuehdon eräpäivän ennustettuna maksupäivänä. Mikäli eräpäivä on erääntynyt, ennustettuna maksupäivänä on tämä päivä. Jos maksuehto sisältää kassa-alen, näytetään ennustettuna maksupäivänä maksuehdon varsinaista eräpäivää. Päivää on mahdollista muokata käsin ja tämä vaikuttaa kassavirtaennusteeseen. Kenttä häviää näkymästä, kun lasku on maksettu. Mikäli eräpäivä osuisi viikonloppuun, näytetään ennustettuna eräpäivänä seuraavaa arkipäivää. Halutessaan käyttäjä voi edelleen muuttaa laskun ennustetun maksupäivän viikonlopulle tai arkipyhälle.

Aivan oikeassa reunassa on mahdollista tallentaa laskuille liitteitä. Laskun käsittelyhistoriaan tallentuvat kaikki laskun käsittelyn vaiheet sekä käyttäjän omat mahdolliset kommentit, joita voi kirjoittaa sille varattuun kenttään.

Laskun lisätieto: Kenttään voi laittaa sisäisen kommentin ostolaskusta. Jotta tämä kenttä näkyy, pitäisi olla reskontra oikeuksissa ruksattuna kohta: Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja. Ilman tätä tuota lisätietokenttää ei näy laskulla. (kirjanpitäjän oikeuksilla sen saa muokkaa linkin takaa). Lisätieto kenttä näkyy myös, jos on asiatarkistaja tai hyväksyntä oikeus kyseiseen laskuun. Jotta kenttään saa syötettyä halutun tekstin pitää olla muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja näkymiin ja luetteloihin.

Laskun muokkaaminen

Laskun perustietoja on myös tässä vaiheessa mahdollista vielä muokata Muokkaa-toiminnon (6) avulla. Laskua voi muokata jos

  • Laskulla ei ole tositetta ALV lukitulla kaudella tai lukitulla tilikaudella
  • Lisäksi jos lasku ei ole hyväksytty, sitä voi muokata alla olevin ehdoin
    • Käyttäjä on laskun hyväksyjä.
    • Laskun hyväksyjää ei ole asetettu ja käyttäjällä on oikeus hyväksyä laskuja.
    • Käyttäjä on laskun asiatarkastaja.
    • Laskun asiatarkastajaa ei ole asetettu, mutta käyttäjällä on oikeus asiatarkistaa laskuja.
    • käyttäjä, jolla on kierron asettaja oikeus
    • Jos lasku on syötetty käsin, voi laskun tekijä muokata laskua. Muiden käyttäjien osalta muokkaus vaatisi kirjanpitäjän -oikeudet.
  • Kirjanpitäjän oikeuksilla voi muokata hyväksyttyä laskua.
  • Mikäli lasku on jo hyväksytty ja sisältää tositteen ei maksuehtoa voi enää muokata, lasku pitää palauttaa käsittelemättömäksi tai asiatarkastetuksi.

Pankkitilin vaihto

Laskulle voi vaihtaa pankkitilin, mikäli toimittajan takana on useampi pankkitili valittavissa. Lisäksi tässä on seuraavat ehdot:

1) Lasku on käsittelemätön ja lasku on joko käyttäjän itsensä tekemä tai sitten käyttäjä on kirjanpitäjä.
2) Lasku on käsitelty, mutta sillä ei ole maksuja ja käyttäjä on kirjanpitäjä.

Käsittelemättömille tai omille laskuille voi vaihtaa pankkitilin, lisäksi tämän voi tehdä kirjanpitäjän oikeuksilla. Pankkitilin voi vaihtaa verkkolaskulle ja skannauspalvelussa olevalla laskulle ilman kirjanpitäjän oikeutta, mikäli lasku on käsittelemätön ja henkilöllä on asiatarkastus-oikeudet kyseiseen laskuun.

Lukitun kauden osalta pankkitilin voi vaihtaa, mikäli tosite ei muutu taustalla tästä vaihdosta johtuen. Pankkitilin valuutta tai valuuttakurssi ei siis saa muuttua. Kotimaisen pankkitilin osalta muutos on mahdollinen.

Laskun asiatarkastaminen

1. Aloitus:

Prosessi käynnistetään klikkaamalla vihreätä "Asiatarkasta lasku" -painiketta.

2. Hylkääminen:

Mikäli lasku päätetään hylätä, valitaan "Asiatarkasta lasku" -painikkeen vierestä pienempi painike. Avautuvasta valikosta valitaan "Hylkää lasku".

 

4. Kommentointi:

Asiatarkastaja voi lisätä laskuun kommentteja. Kommentit tallentuvat laskun käsittelyhistoriaan. Kommenttien lisääminen on vapaaehtoista.

5. Tiliöinti:

Lasku on mahdollista tiliöidä asiatarkastuksen aikana, jos asiatarkastajan ei tarvitse muokata tiliöintitietoja ja asiatarkastajalla on ostolaskujen tiliöintioikeudet.

Automatisoitu tiliöinti onnistuu, jos käyttäjälle on myönnetty tiliöintimahdollisuus ja oletuksena on, että laskut tiliöidään, "Tiliöi lasku" -kohta valitaan automaattisesti. Jos oletuksena ei tiliöidä, "Tiliöi lasku" tulee valita manuaalisesti, jotta tiliöinti tapahtuu.

6. Kirjanpidon tosite:

Tiliöidessä lasku saa kirjanpidon tositteen. Tiliöinti voidaan suorittaa myös ennen tai jälkeen asiatarkastuksen. Jos tiliöinti tapahtuu ennen asiatarkastusta, kirjataan tositteeseen "esitiliöity". Tositteeseen syntyvä merkintä vahvistetaan, kun lasku on tiliöity ja asiatarkastettu.

7. Käsittelyhistoria:

Asiatarkastetusta laskusta jää merkintä käsittelyhistoriaan, joka näkyy ruudun oikeassa reunassa. Merkintään lisätään mahdolliset asiatarkastajan kommentit.


Ostolaskujen käsittelyyn voidaan luoda monipuolisia kiertoprosesseja, jotka mahdollistavat laskun käsittelyn usean eri asiatarkastajan toimesta. Prosessi voidaan automatisoida toivotulla tavalla käyttäen ostolaskuautomaatiota. Alla on tiivistetty ohje kiertoprosessin asettamisesta ja toiminnasta:

1. Kiertoprosessin perusta:

Ostolaskuille voidaan asettaa kiertoprosessi, jossa on useampi asiatarkastaja. Kierto voi toimia automatisoidusti, ehdollisesti määritettyjen sääntöjen mukaan.

2. Kiertoprosessin esimerkki:

Esimerkiksi kierto voidaan asettaa sisältämään kaksi asiatarkastajaa. Henkilö, joka on merkitty tähdellä (*), toimii pääasiatarkastajana. Pääasiatarkastajalla on erityisoikeudet, kuten mahdollisuus tarkastaa ostolasku kiertoprosessin missä vaiheessa tahansa ja tarkastaa koko lasku kerralla.

3. Tarkastusjärjestyksen pakottaminen:

Jos on aktivoitu vaihtoehto "Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaisesti", kiertoprosessi etenee järjestyksessä, alkaen ylimpänä listalla olevasta henkilöstä. Pääasiatarkastaja (tähti) sijoitetaan listan alimmaiseksi ja tarkastaa laskun viimeisenä, kuitenkin vain omalta osaltaan, jos tarkastusjärjestys on pakotettu.

4. Pääasiatarkastajan valinnat:

Pääasiatarkastaja voi valita, tarkastaako hän laskun ainoastaan omalta osaltaan vai kokonaisuudessaan. Jos pääasiatarkastaja tarkastaa koko laskun, se siirtyy suoraan hyväksyntävaiheeseen ilman, että kaikki asiatarkastajat ovat sitä tarkastaneet. Kaikki tarkastajat säilyvät kiertolistalla näkyvinä, ja ne, joilla on oikeudet, näkevät laskun edelleen, vaikka eivät olisi sitä vielä tarkastaneet.

Kun asiatarkastuksia tehdään pikalinkin kautta tai Visma Managerissa, valintaa tarkastuksen laajuudesta (oma osa vs. kokonaisuus) ei ole saatavilla. Vaikka pääasiatarkastaja tarkastaa laskun, ja se siirtyy eteenpäin, toinen asiatarkastaja voi silti suorittaa tarkastuksen ennen hyväksyntää.

Laskun hyväksyminen

1. Hyväksyjä:

Ostolaskun voi hyväksyä ainoastaan yksi henkilö. Hyväksyminen on mahdollista vain, kun lasku on ennalta asiatarkastettu.

2. Asiatarkastus ja hyväksyntä samaan aikaan:

Jos käyttäjällä on sekä asiatarkastuksen että hyväksynnän oikeudet, hän voi suorittaa molemmat toimenpiteet samanaikaisesti. Näin hyväksyessäsi laskun, se katsotaan samalla myös asiatarkastetuksi.

3. Tiliöinti hyväksynnän yhteydessä:

Mikäli käyttäjä omaa myös tiliöintioikeudet, hän voi tiliöidä laskun samalla, kun suorittaa hyväksynnän. Tämä edellyttää, että "Tiliöi lasku" -kohta on aktiivisesti valittu. Kun "Tiliöi lasku" -vaihtoehto on valittuna, lasku tulee automaattisesti tiliöidyksi hyväksynnän yhteydessä.


Laskurivivertailu: Jos lasku on tullut verkkolaskuna, näytetään laskurivikohdassa painike laskurivivertailu. Tämän avulla voidaan verrata saman toimittajan aikaisemmin saapuneita laskuja ja niiden laskurivejä keskenään. Näkymä tuo oletuksena näkyville nykyisen laskun ja myös kaksi viimeksi saapunutta laskua samalta toimittajalta. Jos laskuja on enemmän olemassa, niin listauksesta voi valita halutun laskun, johon vertaa laskurivejä nykyiseen laskuun.


Tiliöintirivit

Laskun tiliöintiriveillä on mahdollista vaikuttaa niiden ALV-prosenttiin (1), ALV-tunnukseen (2), kirjanpidon tileihin (3) sekä kohdistaa rivejä tietyille kustannuspaikoille (4). Lisäksi voidaan kirjata riviselite, riviselitteen maksimi merkkimäärä laskulla on 200 merkkiä. Kirjanpidon oletustilit haetaan suoraan toimittajan tiedoista. Jos kuitenkin halutaan käyttää jotakin toista kirjanpidon tiliä, voidaan se tässä vaihtaa. Lisätietoja ALV-tunnuksista löytyy täältä: Arvonlisäveron käsittely ja järjestelmän ALV-tunnisteet

Netvisoriin saapuneen laskun summaa voi muokata muokkaamalla tiliöintirivejä. Laskun tiliöintirivit määrittävät laskun summan Netvisorissa. Laskun hyväksymisen yhteydessä laskun summa muuttuu vastaamaan tiliöintirivejä.

Ostolaskun tiliöintiä voi päivittää ostolaskuriviltä.

Laskun tosite päivittyy kolmessa tapauksessa, mikäli lasku on tiliöity:
1) Lasku asiatarkastetaan
2) Lasku hyväksytään
3) Laskun tietoja päivitetään hyväksynnän jälkeen (tiliöi lasku tai tallenna rivit)

Jos laskulla on tosite olemassa, niin tiliöintirivien tallenna painike päivittää myös tositetta, jos tiliöintiriveille on tehty muutoksia.

Jos lasku on hyväksytty ja sillä on tosite, niin ostolaskun tositerivien muokkaus vaatii kirjanpitäjän oikeudet, jos ei halua palauttaa laskua käsittelemättömäksi tai asiatarkastetuksi. Jos lasku on esitiliöity ja uusi tilassa, niin tiliöintirivien muokkaus vaatii kp roolin ja tiliöintimahdollisuuden myynti ja ostoreskontrien oikeuksista tai asiatarkastaja -oikeudet + tiliöintimahdollisuuden ostolaskuille. 

Tiliöintirivien otsikkotasolla on toimintopainikkeita:

Lisää rivi: Lisää tyhjän rivin olemassa olevien rivien alapuolelle.

Ohjelma tuo ALV % ja ALV -koodin uudelle riville alla olevan logiikan avulla.
1. Katsotaan toimittajan oletuskirjanpidon tiliä ja katsotaan, mikä on tämän tilin takana oleva alv koodi. Jos tilin takana on sellainen ALV koodi, mihin ei tule ALV %, niin prosentiksi tuodaan nolla.
2. Jos tätä ei ole, niin sitten katsotaan kirjanpidon perustiedoista ja mikä on sen takana oleva alv koodi.


Kertatiliöi laskurivit: Tällä toiminnolla voidaan yhdistää yhdelle tiliöintiriville kaikki ne rivit, joilla on sama ALV-prosentti ja ALV-tunnus. Tämä helpottaa käsittelyä laskuilla, joilla on paljon laskurivejä. Jotta kertatiliöinnin voi tehdä, pitää olla tiliöinti -oikeudet. Kertatilöinti onnistuu, jos lasku on käsittelemätön tai asiatarkastettu, voi olla myös jo tiliöity. Kertatiliöinti ei onnistu enää laskulle, joka on hyväksytty ja tiliöity tai jos se on jaksotettu. Tai lasku on ALV -lukitulla kaudella tai ostoreskontra on lukittuna kyseisen kuukauden osalta. Kertatiliöintiä ei voi tehdä pikalinkin kautta, vaan on kirjauduttava normaalisti Netvisoriin, jotta voi kertatiliöidä ostolaskun. Kertatiliöinti nollaa laskulla mahdollisesti olevat laskentakohteet. Samoiten kirjanpidon tilit, jotka eivät ole toimittajan takana oletustilinä. 

Kopioi ensimmäiseltä riviltä: Kopioi laskun tiliöintiriveistä ensimmäisen tiedot muille riveille. Valittavina on kirjanpidon oletustilit sekä mahdollisesti laskentakohteet ja muut projektit, riippuen onko niitä tallennettu yrityksen tietoihin aikaisemmin.

Tee valituille: 

  • Poista rivit: Poistaa valitut rivit.
  • Jaa rivit: Jos laskun summa halutaan jakaa useammalle riville, valitaan rivin valintaruutu ja muutetaan näkyvissä olevan rivin summaa. Tämän jälkeen painetaan Tee valituille -painiketta ja sieltä valitaan Jaa rivit -toiminto. Järjestelmä laskee automaattisesti uudelle riville muutetun summan ja alkuperäisen summan erotuksen. Jakaminen tulee tehdä ennen laskun tiliöintiä.

 

  • Vyörytä rivit: Toiminnolla voidaan määrittää rivin laskentakohteiden toimintaa. Jos esimerkiksi halutaan, että kyseinen rivi jaetaan kahtia jollekin tietylle laskentakohteelle, voidaan se tehdä tällä toiminnalla. Tämä täytyy tehdä ennen kuin lasku tiliöidään.
  • Jaksota rivit: Toiminnolla voidaan asettaa tiliöintirivikohtainen jaksotus. Laskulle voi tehdä joko laskukohtaisen jaksotuksen tai rivikohtaisen jaksotuksen. Jos rivi halutaan poistaa tai vyöryttää, pitää jaksotus ensin poistaa. Lisää rivikohtaisesta jaksotuksesta löydät täältä.
  • Osittaisen ALV:n vähennys / Vähennä osittainen ALV: Laskurivi jaetaan kahteen osaan, jolloin toiselle riville jää näkyviin alkuperäinen ALV-prosentti ja toiselle 0-summainen arvonlisäveroton osuus. Jakamista varten syötetään arvonlisäverottoman osan osuus summasta, esimerkiksi 40%. Järjestelmä ehdottaa oletuksena jaon suhdelukua, joka on määritetty kirjanpidon perustiedoissa. Osittainen ALV vähennys pitää tehdä ennenkuin lasku on hyväksytty ja tiliöity. Sen jälkeen tätä ei voi enää tehdä.
  • Linkitä matkanhallintaan: Laskurivi voidaan kohdistaa käyttäjän tekemälle matkalaskulle.

Laskun tiliöinti

Tiliöinnin suorittaminen edellyttää, että sinulla on tiliöintivaltuudet myynti- ja ostoreskontran oikeuksissa. Mikäli sinulle on myönnetty hyväksyntä-oikeudet, on mahdollista toteuttaa laskun tiliöinti samanaikaisesti sen hyväksynnän kanssa. Tämän voi myös tehdä erikseen ja tiliöidä pelkästään kyseinen lasku.

Jos lasku ei ole vielä läpikäynyt asiatarkastusta ja se tiliöidään, merkintänä ilmestyy "esitiliöity", mutta varsinaista tositetta ei ole vielä saatavilla. Tosite tulee näkyville, kun lasku on asiatarkastettu. Tämän jälkeen luotu tosite on nähtävissä laskun "tiliöity" -osiossa. Tositenumeron avulla on mahdollista siirtyä tarkastelemaan itse tositetta yksityiskohtaisemmin. 

Jos laskun tosite poistetaan vahingossa, laskun tiliöinti täytyy suorittaa alusta. Tämä edellyttää, että lasku palautetaan käsittelemättömäksi tilaan, jonka jälkeen se on asiatarkastettava, hyväksyttävä ja tiliöitävä uudelleen.  

Ostolaskun toiminnot

Tämän valikon toimintojen aktiivisuus vaihtelee riippuen käsiteltävän laskun tilasta.

  • Luo toimittajalle automaatiosääntö: Jos kyseisen toimittajan ostolaskun automaattiselle käsittelylle ei ole vielä luotu automaatiosääntöä, voidaan se tehdä tästä. Säännölle annetaan nimi, sekä sille voidaan määritellä kriteerejä, joiden toteutuessa lasku käsitellään automaattisesti. Kriteerien täyttyessä lasku voidaan siis asiatarkastaa ja/tai hyväksyä automaattisesti. Maksatukseen laskuja ei saa lähetettyä tämän toiminnon kautta. Automaatiosäännölle määritellään kuukausi, jonka jälkeen se ei ole enää voimassa.
  • Automaattisen käsittelyn tapahtumat: Mikäli yrityksessä on käytössä ostolaskuautomaatiota, näyttää tämä mitä tapahtumia laskulle on tehty.
  • Ostolaskun kopiointi: Ostolasku voidaan kopioida, mikäli lasku on tehty käsin. Kirjanpitäjä voi kopioida skannauspalvelusta tulleen ostolaskun. Verkkolaskun kautta tullutta laskua ei voi kopioida.
  • Kohdista eScan -dokumenttiin: Lasku voidaan lisätä Netvisoriin lähetettyyn eScan -aineistoon. Kyseinen aineisto voidaan myös linkittää ostolaskulle eScan -aineiston käsittelyjonosta.
  • Aseta jaksotussääntö: Ostolaskun jaksotuksessa koko lasku jaetaan halutuille kuukausille. Säännössä valitaan haluttu aloitusajankohta ja lopetusajankohta. Jos on tarkoitus jaksottaa useammalle tilikaudelle, tilikausien tulee olla luotuna Netvisorissa ennen jaksotusta. Jos jaksotussääntö on tehty laskulle, muodostuvat sille asiatarkastuksen ja tiliöinnin yhteydessä laskun oma tosite sekä jaksotustositteet. Jaksotussääntöä on mahdollista muokata uudelleen samasta Ostolaskun toiminnot -painikkeen valikosta. Tehty jaksotussääntö on myös mahdollista poistaa. Mikäli jaksotus on tehty, mutta laskulla ei ole vielä ostolaskun tositetta, näkyy laskulla teksti Esijaksotettu. Rivikohtainen jaksotus on mahdollista tehdä erikseen tiliöintirivien kautta. Jakokäyriä on mahdollista muokata tai lisätä kirjanpidon asetusten kautta. Tässä linkissä tarkemmat ohjeet tähän.

  • Näytä maksut: Näyttää ostoreskontrasta pankkiin lähetetyt maksuaineistot sekä laskulle muodostuneet maksusuoritukset.
  • Poista lasku: Poistaa laskun ostoreskontrasta. Mikäli lasku on käsitelty (esim. Hyväksytty-tilassa) tulee lasku palauttaa ensin käsittelemättömäksi, jotta voit poistaa laskun.
  • Toimittajan aikaisemmat maksut: Näkymä siirtyy takaisin ostolaskuluetteloon ja listaa kaikki toimittajan laskut, jotka on päivätty ennen tätä kyseistä laskua
  • Toimittajatietojen yhdistäminen: Jos ostolaskujen tuomisen yhteydessä on tapahtunut tilanne, jossa sama toimittaja on luotu järjestelmään useampaan kertaan, voidaan tällä toiminnolla yhdistää toimittajien tiedot yhdeksi toimittajaksi. Toimittajatietojen yhdistämistä on käsitelty laajemmin tässä ohjeessa.
  • Vaihda toimittaja: Toimittajan voi vaihtaa verkkolaskulle vain, jos on kirjanpitäjän -oikeudet. Ilman kirjanpitäjän oikeuksia toimittajaa voi muuttaa laskulle, jos on laskulle asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus tai maksatusoikeudet, sekä lasku on tehty manuaalisesti tai se on tullut skannauspalvelun kautta. Jos lasku on jo hyväksytty ei toimittajaa voi enää vaihtaa, vaikka olisi kirjanpitäjän oikeudet.
  • Vie ostolaskurivit Visma Severaan: Jos ohjelmistorajapinta Netvisorista Severaan on auki, voidaan ostolaskun rivitiedot siirtää tästä. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
  • Kohdista rivejä ostotilauksiin: Mikäli yrityksellä on ostotilaukset käytössä, voidaan tästä kohdistaa ostolasku ostotilaukseen. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
  • Kohdistetut ostotilaukset: Näyttää jos ostolasku on kohdistettu ostotilaukseen tai ostotilauksiin.
  • Linkitetyt matkalaskut: Jos ostolaskulle on linkitetty matkalaskuja, näkyvät ne tämän toiminnon kautta. Ostolaskun täytyy olla käsittelemätön, jotta sen voi linkittää matkalaskuun. Asiatarkastettua tai hyväksyttyä ostolaskua ei pysty kohdistamaan palkansaajalle.
  • Jälleenlaskuta ostolaskurivit: Tämän avulla voidaan ostolaskusta muodostaa myyntilasku. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
  • Varastohallinnan tietojen linkitys: Mikäli yrityksellä on käytössä varastonhallinta, voidaan tämän valikon avulla kirjata ostolaskulta tuotteet varastoon. Tuote tulee näkyville, jos ostolaskun nimike kenttä täsmää olemassa olevaan nimikkeeseen. Kirjaus tekee varastoon hankinta -tapahtuman ja sen tilaksi tulee oletuksena käsitelty. Tämä linkki tulee näkyville, jos käyttäjällä on asiatarkastusoikeudet tai hyväksyntäoikeudet laskuun + oikeudet varastonhallintaan. 
  • Palauta käsittelemättömäksi: Palauttaa laskun alkuperäiseen tilaan. Laskun tilaksi muuttuu Uusi lasku. Jos laskulla on tosite, se mitätöityy samalla. Kirjanpitäjä -roolilla muutoksen voi tehdä kaikille avoimen kauden laskuille. Laskun asiatarkastaja voi palauttaa omat asiatarkastetut laskut. Jos sama henkilö on ollut sekä asiatarkastajana, sekä hyväksyjänä, voi hän palauttaa hyväksytyn laskun käsittelemättömäksi.
  • Palauta asiatarkastetuksi: Palauttaa hyväksytyn laskun takaisin asiatarkastetuksi. Kirjanpitäjä -roolilla muutoksen voi tehdä kaikille avoimen kauden laskuille. Laskun hyväksyjä voi palauttaa omat hyväksytyt laskut. Jos lasku on suoraan hyväksytty ilman asiatarkastusta, ei kyseistä laskua pysty palauttamaan asiatarkastetuksi. Laskun voi palauttaa käsittelemättömäksi. 
  • Aseta maksukielto: Estää tämän toimittajan laskujen maksattamisen Netvisorissa. Maksukielto voidaan poistaa samasta valikosta.
  • Näytä Finvoice sisältö: Jos lasku on saapunut verkkolaskuna, nähdään tästä saapunut verkkolaskusanoma, jonka pohjalta lasku on muodostunut.

Kun lasku on tiliöity ja asiatarkastettu, voidaan lasku hyväksyä painamalla vihreää Hyväksy -painiketta. Lasku on valmis maksamista varten.

Laskujen käsittely laskulistauksen kautta

Jos laskut halutaan käsitellä suoraan listaukselta, valitaan käsiteltävien laskujen valintaruudut (1), jonka jälkeen vihreä Käsittele -painike aktivoituu. Jos käyttäjä painaa painikkeen "Käsittele... laskua" -osaa, siirtyy näkymä suoraan käsiteltävälle laskulle tai jos laskuja oli valittuna useampi, siirtyy näkymä niistä ensimmäiselle.

Käsittelypainikkeen viereisestä painikkeesta laskuja voidaan käsitellä massana.

Laskun asiatarkastajan/hyväksyjän vaihto massana

Laskulle voidaan vaihtaa massana haluttu asiatarkastaja/hyväksyjä. Tämä onnistuu valitsemalla listalta halutut laskut. Alhaalla oleva käsittele laskua -painikkeen vierestä saadaan näkymä, jossa voidaan massana vaihtaa asiatarkastajaa tai hyväksyjää.

Listalla on ylempänä valittu 3 laskua. Avautuvasta näytöstä voidaan valita ensiksi korvattava asiatarkastaja. Kun nimi on valittu, tulee listalle näkyviin moneenko laskuun tämä muutos tulisi vaikuttamaan. Jos korvattava asiatarkastaja ei ole ollut mukana laskun kierrossa, niin silloin häntä ei myöskään korvata uudella asiatarkastajalla.

Uusi asiatarkastaja - valintaan valitaan haluttu uusi asiatarkastaja. Vaihda -nappi tallentaa tiedot. Laskulle tulee ilmoitus käsittelyhistoriaan asiatarkastajan/hyväksyjän vaihdosta ja kuka tämän on tehnyt.

Laskuja ei voi vaihtaa massana itselle asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi. Jos näin halutaan, pitää laskut vaihtaa itselle yksitellen käsittelyyn avaamalla ostolasku ja muokkaamalla kiertoa laskulta.

Laskun asiatarkastus / hyväksyntä massana

Käsittele x laskua -painikkeen vierestä avautuvasta valikosta (nuoli ylös) voidaan myös massana asiatarkastaa ja hyväksyä valitut ostolaskut. Valikossa tulee näkyviin valitut laskut ja niiden lukumäärä, jotka voidaan kerralla asiatarkastaa tai hyväksyä. 


Henkilö tulee näkyviin asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi, mikäli lasku ei ole lukitulla kaudella (Ei saa olla ALV -lukitusta, ostoreskontran lukitusta tai tilikausi ei saa olla päätetty). Henkilön pitää olla mukana laskun kierrossa tai jos ostolaskulle ei ole valittu kiertoa, niin henkilöllä pitää olla oikeus asiatarkastaa / hyväksyä kyseiset laskut. Hyväksyntä onnistuu massana myös alv lukitun kauden laskuille, jos laskuilla on tosite jo olemassa. 


HUOM! Tiliöinti ei ole mahdollista massana, vaan tiliöinti pitää tehdä lasku kerrallaan. Ostolaskujen asiatarkastus  / hyväksyntä massana ei tee tiliöintiä ja laskuille tositetta, vaikka käyttäjällä olisi tiliöintioikeudet.

 


Erillisen alv -laskun kirjaus

Mikäli esimerkiksi tuontiostoon liittyy erillinen tulli- tai rahtilasku, jossa laskutetaan pelkkä ALV-osuus, voidaan se kirjata ALV-tunnisteella 100% vero. Vastaavasti voidaan menetellä, kun kirjataan veron osuus muistiotositteella.

Rivikohtainen jaksotus

Ostolaskun rivikohtainen jaksotus tehdään niin, että ensin valitaan jaksotettavat tiliöintirivit ja sitten Tee valituille > Jaksota rivit. Yhden rivin saa jaksotettua valitsemalla kyseisen tiliöintirivin rivivalikosta Jaksota rivi.
Laskulle voi tehdä joko laskukohtaisen jaksotuksen tai rivikohtaisen jaksotuksen, molemmat eivät voi olla käytössä samaan aikaan. Jos laskulle on tehty laskukohtainen jaksotus ja halutaan tehdä rivikohtainen jaksotus, tulee avautuvassa jaksotusnäkymässä hyväksyä vanhan jaksotuksen poisto. Sama koskee myös tilannetta, jossa riveille on jo tehty jaksotus ja halutaan lisätä kyseinen rivi toiseen jaksotussääntöön.
Kun jaksotus on luotu, tiliöintirivien poisto ja vyörytys on estetty jaksotetuille riveille sekä 'Tee valituille' -valikosta. Jaksotus pitää ensin poistaa, jos halutaan vyöryttää tai poistaa jaksotettuja rivejä. Esitiliöinti ei ole sallittu, jos laskulle on tehty jaksotus. Jaksotuksilla olevia seurantakohteita voidaan seurata näkymässä Taloushallinto > Tilinpäätös > Jaksotuksen seurantakohteet.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.