Voit käsitellä ostolaskuja asiatarkastamalla, tiliöimällä ja hyväksymällä laskuja, kun sinulla on tarvittavat oikeudet reskontrassa. Ohjeessa käydään läpi asiatarkastuksen, hyväksynnän ja tiliöinnin vaiheet sekä niiden vaatimukset.

SISÄLTÖ

Voit avata ostolaskujen käsittelyn valitsemalla Taloushallinto > Ostoreskontra > Ostolaskut > valitse lasku.

Voit asiatarkastaa, tiliöidä ja hyväksyä ostolaskuja, kun sinulle on määritelty riittävät oikeudet Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa. Toimintokohtaisissa oikeuksissa (Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > Klikkaa käyttäjän nimeä > Toimintokohtaiset oikeudet) pitää olla vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Suosittelemme myös muokkausoikeutta toimittajien hallintaan, jos toimittajien tietoja pitää korjata.

Laskun asiatarkastajan tehtävänä on tarkistaa, että ostoreskontrassa oleva lasku on aiheellinen eikä sisällä virheitä.

Voit saada toimenpiteitä vaativat ostolaskut listattuna sähköpostiin ja valita ajankohdan itse. Viestintä ostolaskuista tapahtuu ohjeen mukaisesti: Viestintä ostolaskuista.

Aloita ostolaskun käsittely asiatarkastamalla ja tiliöimällä lasku (jos sinulla on oikeus tiliöidä laskuja). Voit käsitellä ostolaskun joko avointen ostolaskujen/ostolaskuluettelon listauksen kautta tai siirtymällä laskun tietoihin valitsemalla laskun numeron.

Laskujen käsittely yksitellen

Kun haluat käsitellä tietyn ostolaskun, siirryt laskun tietoihin valitsemalla sen numeron laskulistauksesta.

  • Laskun vasemmalla puolella näkyy Hyväksynnän tila (1). Laskun käsittelyn alussa tila on Uusi lasku. Tila muuttuu, kun laskun käsittely etenee.
  • Samalla rivillä näkyy, onko lasku Tiliöity (2).
  • Samalla rivillä näkyy, paljonko laskun kokonaissummasta on maksettu (3) tähän mennessä.
  • Rivin oikealla puolella näkyy vihreä painike (4), jolla voit asiatarkastaa tai hyväksyä laskun suoraan, riippuen reskontrien oikeuksista. Samasta painikkeesta voit myös hylätä laskun.
  • Samalta riviltä löytyy myös Ostolaskun toiminnot -painike (5).


Laskun päivä: Päivä, jolle lasku on päivätty.

Kirjauspäivä: Oletuksena laskun päivä. Kirjauspäivän avulla lasku saadaan kirjanpitoon halutulle päivälle. Tosite muodostuu kirjauspäivän perusteella. 

Viitteemme: Tieto luetaan verkkolaskusanomalta kentästä: <SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier> 

Viitteenne: Tieto luetaan verkkolaskusanomalta kentästä:<OrderIdentifier>Viitteenne</OrderIdentifier>

Viitenumero/Viesti: Jos verkkolaskulla tulee validi viitenumero, tieto näkyy viitenumero-kentässä. Jos saapuneessa laskussa on ei-validi viite, viitenumero-kenttä muuttuu laskulla viestikentäksi ja tieto näytetään siinä. Laskulla ei voi olla sekä viitenumeroa että viestikenttää. Verkkolaskun osalta viestikenttää ei lueta. Verkkolaskun viite luetaan sanoman EpiRemittanceInfoIdentifier-kentästä.

Ennustettu maksupäivä: Ohjelma näyttää tässä laskun maksuehdon eräpäivän ennustettuna maksupäivänä. Jos eräpäivä on erääntynyt, ennustettuna maksupäivänä näkyy tämä päivä. Jos maksuehto sisältää kassa-alen, ennustettuna maksupäivänä näkyy kassa-alen eräpäivä. Päivää voi muokata käsin ja muutos vaikuttaa kassavirtaennusteeseen. Kenttä häviää näkymästä, kun lasku on maksettu. Jos eräpäivä osuisi viikonloppuun, ennustettuna eräpäivänä näytetään seuraava arkipäivä. Halutessasi voit muuttaa ennustetun maksupäivän viikonlopulle tai arkipyhälle.

Näkymän oikeassa reunassa voit tallentaa laskuille liitteitä. Laskun käsittelyhistoriaan tallentuvat kaikki laskun käsittelyn vaiheet sekä käyttäjän omat mahdolliset kommentit, joita voi kirjoittaa sille varattuun kenttään.

Laskun lisätieto: Kenttään voi tallentaa sisäisen kommentin ostolaskusta. Kenttä näkyy, kun reskontraoikeuksissa on valittuna kohta Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja. Ilman tätä lisätietokenttä ei näy laskulla. Kirjanpitäjän oikeuksilla kentän saa näkyviin muokkaa-linkin takaa. Lisätietokenttä näkyy myös, jos sinulla on asiatarkastaja- tai hyväksyntäoikeus kyseiseen laskuun. Jotta voit syöttää kenttään tekstiä, sinulla pitää olla muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja näkymiin ja luetteloihin.

Laskun muokkaaminen

Voit muokata laskun perustietoja Muokkaa-toiminnolla (6), kun seuraavat ehdot täyttyvät.

  • Laskulla ei ole tositetta ALV-lukitulla kaudella tai lukitulla tilikaudella.
  • Jos lasku ei ole hyväksytty, voit muokata sitä, kun jokin seuraavista ehdoista täyttyy:
    • Olet laskun hyväksyjä.
    • Laskun hyväksyjää ei ole asetettu ja sinulla on oikeus hyväksyä laskuja.
    • Olet laskun asiatarkastaja.
    • Laskun asiatarkastajaa ei ole asetettu, mutta sinulla on oikeus asiatarkastaa laskuja.
    • Sinulla on kierron asettaja -oikeus.
    • Jos lasku on syötetty käsin, laskun tekijä voi muokata laskua. Muiden käyttäjien osalta muokkaus vaatii kirjanpitäjän oikeudet.
  • Kirjanpitäjän oikeuksilla voit muokata hyväksyttyä laskua.
  • Jos lasku on jo hyväksytty ja sisältää tositteen, et voi muokata maksuehtoa. Palauta lasku käsittelemättömäksi tai asiatarkastetuksi, jos haluat muokata maksuehtoa.

Pankkitilin vaihto

Voit vaihtaa laskulle pankkitilin, jos toimittajalla on useampi pankkitili valittavissa ja seuraavat ehdot täyttyvät.

  • Tilanne 1:
    • Lasku on käsittelemätön.
    • Lasku on joko sinun itsesi tekemä tai sinulla on kirjanpitäjän oikeudet.
  • Tilanne 2:
    • Lasku on käsitelty, mutta sillä ei ole maksuja.
    • Sinulla on kirjanpitäjän oikeudet.

Voit vaihtaa pankkitilin käsittelemättömille tai omille laskuille. Voit tehdä vaihdon myös kirjanpitäjän oikeuksilla. Voit vaihtaa pankkitilin verkkolaskulle ja skannauspalvelussa olevalle laskulle ilman kirjanpitäjän oikeutta, jos lasku on käsittelemätön ja sinulla on asiatarkastusoikeudet kyseiseen laskuun.

Lukitun kauden osalta voit vaihtaa pankkitilin, jos tosite ei muutu vaihdon seurauksena. Pankkitilin valuutta tai valuuttakurssi ei saa muuttua. Kotimaisen pankkitilin osalta muutos on mahdollinen.

Laskun asiatarkastaminen

1. Aloitus:

  • Käynnistä asiatarkastus valitsemalla vihreä Asiatarkasta lasku -painike.

2. Hylkääminen:

  • Valitse Asiatarkasta lasku -painikkeen vieressä oleva pienempi painike.
  • Valitse avautuvasta valikosta Hylkää lasku.

 

4. Kommentointi:

  • Lisää tarvittaessa laskuun kommentteja.
  • Kirjoita kommentit kommenttikenttään.
  • Tallenna kommentit, jolloin ne näkyvät laskun käsittelyhistoriassa.

Kommenttien lisääminen on vapaaehtoista.

5. Tiliöinti:

  • Tiliöi lasku asiatarkastuksen aikana, jos sinun ei tarvitse muokata tiliöintitietoja ja sinulla on ostolaskujen tiliöintioikeudet.

Automatisoitu tiliöinti toimii seuraavasti:

  • Jos sinulle on myönnetty tiliöintimahdollisuus ja oletuksena on, että laskut tiliöidään, Tiliöi lasku -kohta valitaan automaattisesti.
  • Jos oletuksena ei tiliöidä, valitse Tiliöi lasku manuaalisesti, jotta tiliöinti tapahtuu.

6. Kirjanpidon tosite:

  • Tiliöi lasku, jotta lasku saa kirjanpidon tositteen.
  • Voit suorittaa tiliöinnin ennen asiatarkastusta, asiatarkastuksen aikana tai sen jälkeen.

Jos tiliöit laskun ennen asiatarkastusta, tositteeseen kirjautuu merkintä esitiliöity. Merkintä vahvistuu, kun lasku on tiliöity ja asiatarkastettu.

7. Käsittelyhistoria:

  • Asiatarkastetusta laskusta tallentuu merkintä käsittelyhistoriaan.
  • Näkymä näkyy ruudun oikeassa reunassa.
  • Merkintään lisätään mahdolliset asiatarkastajan kommentit.

Laskun kiertolistat

Ostolaskujen käsittelyyn voidaan luoda monipuolisia kiertoprosesseja, jotka mahdollistavat laskun käsittelyn usean eri asiatarkastajan toimesta. Prosessi voidaan automatisoida ostolaskuautomaatiolla.

1. Kiertoprosessin perusta:

  • Voit asettaa ostolaskuille kiertoprosessin, jossa on useampi asiatarkastaja.
  • Kierto voi toimia automatisoidusti, ehdollisesti määritettyjen sääntöjen mukaan.

2. Kiertoprosessin esimerkki:

  • Voit asettaa kierron sisältämään esimerkiksi kaksi asiatarkastajaa.
  • Henkilö, joka on merkitty tähdellä (*), toimii pääasiatarkastajana.
  • Pääasiatarkastajalla on oikeus tarkastaa ostolasku kiertoprosessin missä vaiheessa tahansa.
  • Pääasiatarkastaja voi tarkastaa koko laskun kerralla.

3. Tarkastusjärjestyksen pakottaminen:

  • Jos valitset vaihtoehdon Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaisesti, kiertoprosessi etenee listan järjestyksessä, alkaen ylimpänä olevasta henkilöstä.
  • Pääasiatarkastaja (tähti) sijoitetaan listan alimmaiseksi ja tarkastaa laskun viimeisenä, omalta osaltaan, jos tarkastusjärjestys on pakotettu.

4. Pääasiatarkastajan valinnat:

  • Pääasiatarkastaja voi valita, tarkastaako hän laskun vain omalta osaltaan vai kokonaisuudessaan.
  • Jos pääasiatarkastaja tarkastaa koko laskun, lasku siirtyy suoraan hyväksyntävaiheeseen ilman, että kaikki asiatarkastajat ovat sitä tarkastaneet.
  • Kaikki tarkastajat säilyvät kiertolistalla näkyvinä.
  • Kaikki tarkastajat, joilla on oikeudet, näkevät laskun edelleen, vaikka eivät olisi sitä vielä tarkastaneet.

Laskun asiatarkastajalta vaaditaan asiatarkastusoikeus myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa. Lisäksi pitää olla muokkausoikeus ostoreskontran perustoimintoihin ja muokkausoikeus ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin, jotta käyttäjä voi asiatarkastaa laskun. 

Kun asiatarkastuksia tehdään pikalinkin kautta tai Netvisor-mobiilisovelluksessa, valintaa tarkastuksen laajuudesta (oma osa vs. kokonaisuus) ei ole saatavilla. Vaikka pääasiatarkastaja tarkastaa laskun ja se siirtyy eteenpäin, toinen asiatarkastaja voi silti suorittaa tarkastuksen ennen hyväksyntää.

Laskun hyväksyminen

1. Hyväksyjä:

  • Hyväksy ostolasku, kun sinulla on hyväksyntäoikeus.

Ostolaskun voi hyväksyä ainoastaan yksi henkilö. Hyväksyminen on mahdollista vain, kun lasku on ennalta asiatarkastettu.

2. Asiatarkastus ja hyväksyntä samaan aikaan:

  • Suorita asiatarkastus ja hyväksyntä samanaikaisesti, jos sinulla on molemmat oikeudet.

Kun hyväksyt laskun ja sinulla on myös asiatarkastusoikeus, lasku katsotaan samalla asiatarkastetuksi.

3. Tiliöinti hyväksynnän yhteydessä:

  • Valitse Tiliöi lasku, jos haluat tiliöidä laskun hyväksynnän yhteydessä ja sinulla on tiliöintioikeudet.

Kun Tiliöi lasku -vaihtoehto on valittuna, lasku tiliöityy automaattisesti hyväksynnän yhteydessä.

Laskurivivertailu: Jos lasku on tullut verkkolaskuna, laskurivikohdassa näkyy painike Laskurivivertailu. Tämän avulla voidaan verrata saman toimittajan aikaisemmin saapuneita laskuja ja niiden laskurivejä keskenään. Näkymä tuo oletuksena näkyville nykyisen laskun ja kaksi viimeksi saapunutta laskua samalta toimittajalta. Jos laskuja on enemmän, voit valita listauksesta halutun laskun, johon vertaat laskurivejä nykyiseen laskuun.

Tiliöintirivit

Laskun tiliöintiriveillä voit vaikuttaa seuraaviin tietoihin:

  • ALV-prosentti (1)
  • ALV-tunnus (2)
  • Kirjanpidon tilit (3)
  • Kustannuspaikat (4)
  • Riviselite (maksimipituus 200 merkkiä)

Kirjanpidon oletustilit haetaan toimittajan tiedoista. Jos haluat käyttää toista kirjanpidon tiliä, vaihda tili tiliöintirivillä. Lisätietoja ALV-tunnuksista löytyy täältä: Arvonlisäveron käsittely ja järjestelmän ALV-tunnisteet

Netvisoriin saapuneen laskun summaa voi muokata muokkaamalla tiliöintirivejä. Laskun tiliöintirivit määrittävät laskun summan Netvisorissa. Laskun hyväksymisen yhteydessä laskun summa muuttuu vastaamaan tiliöintirivejä.

Voit päivittää ostolaskun tiliöintiä ostolaskuriviltä.

Laskun tosite päivittyy kolmessa tapauksessa, jos lasku on tiliöity:
1) Lasku asiatarkastetaan
2) Lasku hyväksytään
3) Laskun tietoja päivitetään hyväksynnän jälkeen (Tiliöi lasku tai Tallenna rivit)

Jos laskulla on tosite, tiliöintirivien Tallenna-painike päivittää myös tositetta, jos tiliöintiriveille on tehty muutoksia.

Jos lasku on hyväksytty ja sillä on tosite, ostolaskun tositerivien muokkaus vaatii kirjanpitäjän oikeudet, jos et palauta laskua käsittelemättömäksi tai asiatarkastetuksi. Jos lasku on esitiliöity ja Uusi- tai Asiatarkastuksessa-tilassa, tiliöintirivien muokkaus (oletustilien, kustannuspaikkojen ja laskentakohteiden lisäys) vaatii kirjanpitäjän roolin ja tiliöintimahdollisuuden myynti- ja ostoreskontrien oikeuksista tai asiatarkastaja-oikeudet ja tiliöintimahdollisuuden ostolaskuille. 

Tiliöintirivien otsikkotasolla on toimintopainikkeita:

Lisää rivi: Lisää tyhjän rivin olemassa olevien rivien alapuolelle.

Ohjelma tuo ALV-prosentin ja ALV-koodin uudelle riville seuraavan logiikan mukaan:
1. Ohjelma tarkistaa toimittajan oletuskirjanpidon tilin ja sen takana olevan ALV-koodin. Jos tilin takana on ALV-koodi, johon ei tule ALV-prosenttia, prosentiksi tuodaan nolla.
2. Jos tätä ei ole, ohjelma tarkistaa kirjanpidon perustiedoista oletustilin ja sen takana olevan ALV-koodin.

Kertatiliöi laskurivit: Tällä toiminnolla voit yhdistää yhdelle tiliöintiriville kaikki ne rivit, joilla on sama ALV-prosentti ja ALV-tunnus. Tämä helpottaa laskujen käsittelyä, joilla on paljon laskurivejä.

Kertatiliöinti edellyttää tiliöintioikeuksia ja seuraavien ehtojen täyttymistä:

  • Lasku on käsittelemätön tai asiatarkastettu.
  • Lasku voi olla jo tiliöity.
  • Lasku ei ole hyväksytty ja tiliöity.
  • Lasku ei ole jaksotettu.
  • Lasku ei ole ALV-lukitulla kaudella.
  • Ostoreskontra ei ole lukittuna kyseisen kuukauden osalta.

Kertatiliöintiä ei voi tehdä pikalinkin kautta, vaan sinun pitää kirjautua Netvisoriin. Kertatiliöinti nollaa laskulla mahdollisesti olevat laskentakohteet sekä kirjanpidon tilit, jotka eivät ole toimittajan oletustilejä.

HUOM! Kun valitset Kertatiliöi laskurivit, kertatiliöintiä ei voi perua eikä aiempia tiliöintirivejä palauttaa.

Kopioi ensimmäiseltä riviltä: Kopioi laskun tiliöintiriveistä ensimmäisen rivin tiedot muille riveille. Voit kopioida kirjanpidon oletustilit sekä mahdolliset laskentakohteet ja projektit, jos niitä on tallennettu yrityksen tietoihin.

Tee valituille: 

  • Poista rivit: Poistaa valitut rivit.
  • Jaa rivit: Jos haluat jakaa laskun summan useammalle riville, toimi näin:
    • Valitse rivin valintaruutu.
    • Muuta näkyvissä olevan rivin summaa.
    • Valitse Tee valituille -painike.
    • Valitse Jaa rivit -toiminto.
    Järjestelmä laskee automaattisesti uudelle riville muutetun summan ja alkuperäisen summan erotuksen. Tee jakaminen ennen laskun tiliöintiä.

 

  • Vyörytä rivit: Voit määrittää rivin laskentakohteiden toimintaa. Jos haluat esimerkiksi jakaa rivin kahtia jollekin tietylle laskentakohteelle, käytä tätä toimintoa. Tee vyörytys ennen kuin lasku on tiliöity ja hyväksytty.
  • Jaksota rivit: Voit asettaa tiliöintirivikohtaisen jaksotuksen. Laskulle voi tehdä joko laskukohtaisen jaksotuksen tai rivikohtaisen jaksotuksen. Molemmat eivät voi olla käytössä samaan aikaan. Jos rivi halutaan poistaa tai vyöryttää, poista jaksotus ensin. Lisätietoja rivikohtaisesta jaksotuksesta löydät täältä. Jos laskun summa on nolla ja sisältää vain nollasummaisia rivejä, laskulle ei voi tehdä jaksotusta. 
  • Osittaisen ALV:n vähennys / Vähennä osittainen ALV: Laskurivi jaetaan kahteen osaan. Toiselle riville jää alkuperäinen ALV-prosentti ja toiselle 0-summainen arvonlisäveroton osuus. Syötä arvonlisäverottoman osan osuus summasta, esimerkiksi 40 %. Järjestelmä ehdottaa oletuksena jaon suhdelukua, joka on määritetty kirjanpidon perustiedoissa. Tee osittainen ALV-vähennys ennen kuin lasku on hyväksytty ja tiliöity. Tämän jälkeen toimintoa ei voi käyttää.
  • Linkitä matkanhallintaan: Voit kohdistaa laskurivin käyttäjän tekemälle matkalaskulle.

Ostolaskun tiliöinti

Voit tiliöidä ostolaskun, kun sinulla on tiliöintivaltuudet myynti- ja ostoreskontran oikeuksissa. Jos sinulle on myönnetty hyväksyntäoikeudet, voit tiliöidä laskun samanaikaisesti sen hyväksynnän kanssa. Voit myös tiliöidä pelkästään kyseisen ostolaskun erikseen.

Jos ostolasku ei ole vielä läpikäynyt asiatarkastusta ja tiliöit laskun, laskulle tulee merkintä esitiliöity, mutta varsinaista tositetta ei vielä muodostu. Tosite muodostuu, kun lasku on asiatarkastettu. Tämän jälkeen tosite näkyy laskun Tiliöity-osiossa. Voit siirtyä tarkastelemaan tositetta valitsemalla tositenumeron. 

Jos poistat laskun tositteen vahingossa, tiliöi lasku uudelleen alusta. Palauta lasku ensin käsittelemättömäksi tilaan, asiatarkasta lasku, hyväksy lasku ja tiliöi se uudelleen.  

Ostolaskun toiminnot

Ostolaskun toiminnot -valikon toimintojen aktiivisuus vaihtelee laskun tilan mukaan.

  • Luo toimittajalle automaatiosääntö: Voit luoda automaatiosäännön, jos kyseisen toimittajan ostolaskun automaattiselle käsittelylle ei ole vielä sääntöä.
    • Anna säännölle nimi.
    • Määritä kriteerit, joiden toteutuessa lasku käsitellään automaattisesti.
    • Valitse, asiatarkastetaanko ja/tai hyväksytäänkö lasku automaattisesti, kun kriteerit täyttyvät.
    • Huomioi, että maksatukseen laskuja ei voi lähettää tämän toiminnon kautta.
    • Määritä automaatiosäännölle kuukausi, jonka jälkeen sääntö ei ole enää voimassa.
    Linkki on inaktiivinen, jos ostolaskuautomaatio ei ole yrityksessä käytössä. Automaatiosta löytyy tarkemmat ohjeet täältä. 
  • Automaattisen käsittelyn tapahtumat: Näyttää, mitä tapahtumia laskulle on tehty, jos yrityksessä on käytössä ostolaskuautomaatio.
  • Ostolaskun kopiointi: Voit kopioida ostolaskun, jos lasku on tehty käsin. Kirjanpitäjä voi kopioida skannauspalvelusta tulleen ostolaskun. Verkkolaskun kautta tullutta laskua ei voi kopioida.
  • Kohdista eScan -dokumenttiin: Voit lisätä laskun Netvisoriin lähetettyyn eScan-aineistoon. Voit myös linkittää eScan-aineiston ostolaskulle eScan-aineiston käsittelyjonosta.
  • Aseta jaksotussääntö: Voit jaksottaa koko ostolaskun halutuille kuukausille.
    • Valitse jaksotussäännölle aloitusajankohta ja lopetusajankohta.
    • Varmista, että tilikaudet on luotu Netvisoriin, jos jaksotus tehdään useammalle tilikaudelle.
    • Kun jaksotussääntö on tehty, laskulle muodostuu asiatarkastuksen ja tiliöinnin yhteydessä laskun oma tosite sekä jaksotustositteet.
    • Muokkaa jaksotussääntöä tarvittaessa samasta Ostolaskun toiminnot -valikosta.
    • Poista jaksotussääntö tarvittaessa samasta valikosta.
    Jos jaksotus on tehty, mutta laskulla ei ole vielä ostolaskun tositetta, laskulla näkyy teksti Esijaksotettu. Rivikohtainen jaksotus on mahdollista tehdä erikseen tiliöintirivien kautta. Voit muokata tai lisätä jakokäyriä kirjanpidon asetusten kautta. Tässä  linkissä on tarkemmat ohjeet.
  • Näytä maksut: Näyttää ostoreskontrasta pankkiin lähetetyt maksuaineistot sekä laskulle muodostuneet maksusuoritukset.
  • Poista lasku: Poistaa laskun ostoreskontrasta.
    • Palauta lasku ensin käsittelemättömäksi, jos lasku on käsitelty (esimerkiksi Hyväksytty-tilassa).
    • Varmista, että sinulla on vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja lukuoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin, kun lasku on käsittelemätön.
  • Toimittajan aikaisemmat maksut: Siirtää näkymän takaisin ostolaskuluetteloon ja listaa kaikki toimittajan laskut, jotka on päivätty ennen tätä laskua.
  • Toimittajatietojen yhdistäminen: Voit yhdistää toimittajien tiedot yhdeksi toimittajaksi, jos sama toimittaja on luotu järjestelmään useampaan kertaan. Toimittajatietojen yhdistämistä on käsitelty laajemmin tässä ohjeessa.
  • Vaihda toimittaja: Voit vaihtaa toimittajan seuraavin ehdoin:
    • Voit vaihtaa toimittajan verkkolaskulle vain, jos sinulla on kirjanpitäjän oikeudet.
    • Ilman kirjanpitäjän oikeuksia voit muuttaa toimittajaa laskulle, jos sinulla on laskulle asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus tai maksatusoikeudet ja lasku on tehty manuaalisesti tai tullut skannauspalvelun kautta.
    • Jos lasku on jo hyväksytty, toimittajaa ei voi enää vaihtaa, vaikka sinulla olisi kirjanpitäjän oikeudet.
  • Vie ostolaskurivit Visma Severaan: Voit siirtää ostolaskun rivitiedot Severaan, jos ohjelmistorajapinta Netvisorista Severaan on käytössä. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
  • Kohdista rivejä ostotilauksiin: Voit kohdistaa ostolaskun ostotilaukseen, jos yrityksellä on ostotilaukset käytössä. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
  • Kohdistetut ostotilaukset: Näyttää, jos ostolasku on kohdistettu ostotilaukseen tai ostotilauksiin.
  • Valitse matkahallinnossa näytettävät ostolaskurivit. Voit valita, mitkä ostolaskurivit näytetään matkahallinnossa. Tarkempi ohjeistus löytyy ohjesivulta. Toiminto tulee valittavaksi laskulle, jos sinulla on laskuun vähintään asiatarkastaja-oikeudet. Ostolaskun tulee olla käsittelemätön, jotta se voidaan linkittää matkalaskulle. Asiatarkastettuja tai hyväksyttyjä ostolaskuja ei voi enää kohdistaa. 
  • Linkitetyt matkalaskut: Näyttää ostolaskulle linkitetyt matkalaskut.
  • Jälleenlaskuta ostolaskurivit: Voit muodostaa ostolaskusta myyntilaskun. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä.
  • Varastohallinnan tietojen linkitys: Voit kirjata ostolaskulta tuotteet varastoon, jos yrityksellä on varastonhallinta käytössä.
    • Tuote näkyy, jos ostolaskun nimikekenttä täsmää olemassa olevaan nimikkeeseen.
    • Kirjaus tekee varastoon hankinta-tapahtuman ja sen tilaksi tulee oletuksena Käsitelty.
    • Linkki näkyy, jos sinulla on asiatarkastusoikeudet tai hyväksyntäoikeudet laskuun sekä oikeudet varastonhallintaan.
  • Palauta käsittelemättömäksi: Palauttaa laskun alkuperäiseen tilaan. Laskun tilaksi tulee Uusi lasku.
    • Jos laskulla on tosite, tosite mitätöityy.
    • Kirjanpitäjä-roolilla voit palauttaa kaikki avoimen kauden laskut.
    • Laskun asiatarkastaja voi palauttaa omat asiatarkastetut laskunsa.
    • Jos sama henkilö on ollut sekä asiatarkastajana että hyväksyjänä, hän voi palauttaa hyväksytyn laskun käsittelemättömäksi.
  • Palauta asiatarkastetuksi: Palauttaa hyväksytyn laskun takaisin Asiatarkastettu-tilaan.
    • Kirjanpitäjä-roolilla voit palauttaa kaikki avoimen kauden laskut.
    • Laskun hyväksyjä voi palauttaa omat hyväksytyt laskunsa.
    • Jos lasku on suoraan hyväksytty ilman asiatarkastusta, laskua ei voi palauttaa asiatarkastetuksi. Voit palauttaa laskun käsittelemättömäksi.
  • Aseta maksukielto: Estää tämän toimittajan laskujen maksattamisen Netvisorissa. Voit poistaa maksukiellon samasta valikosta.
  • Näytä Finvoice sisältö: Näyttää saapuneen verkkolaskusanoman, jos lasku on saapunut verkkolaskuna.

Kun lasku on tiliöity ja asiatarkastettu, voit hyväksyä laskun valitsemalla vihreän Hyväksy-painikkeen. Lasku on tämän jälkeen valmis maksamista varten.

Laskujen käsittely laskulistauksen kautta

Voit käsitellä laskuja suoraan listaukselta seuraavasti:

  • Valitse käsiteltävien laskujen valintaruudut (1).
  • Odota, että vihreä Käsittele-painike aktivoituu.
  • Valitse Käsittele... laskua -painikkeen osa, jos haluat siirtyä suoraan käsiteltävälle laskulle. Jos valittuna on useampi lasku, näkymä siirtyy ensimmäiselle valitulle laskulle.

Voit käsitellä laskuja massana valitsemalla käsittelypainikkeen vieressä olevan painikkeen (nuoli ylös).

Laskun asiatarkastajan/hyväksyjän vaihto massana

Voit vaihtaa laskuille massana halutun asiatarkastajan tai hyväksyjän.

  • Valitse listalta halutut laskut.
  • Valitse alhaalla olevan Käsittele laskua -painikkeen vierestä avautuva valikko.
  • Valitse toiminto, jolla vaihdat asiatarkastajaa tai hyväksyjää massana.

Kun olet valinnut esimerkiksi 3 laskua, toimi näin:

  • Valitse avautuvasta näytöstä ensin korvattava asiatarkastaja.
  • Tarkista, moneenko laskuun muutos vaikuttaa. Jos korvattava asiatarkastaja ei ole ollut mukana laskun kierrossa, häntä ei korvata uudella asiatarkastajalla.
  • Valitse Uusi asiatarkastaja -kenttään haluttu uusi asiatarkastaja.
  • Valitse Vaihda-painike, jotta tiedot tallentuvat.

Laskun käsittelyhistoriaan tallentuu ilmoitus asiatarkastajan/hyväksyjän vaihdosta ja siitä, kuka muutoksen on tehnyt.

Et voi vaihtaa laskuja massana itsellesi asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi. Jos haluat tämän, avaa ostolasku yksitellen ja muokkaa kiertoa laskulta.

Laskun asiatarkastus / hyväksyntä massana

Voit asiatarkastaa ja hyväksyä valitut ostolaskut massana seuraavasti:

  • Valitse laskut listalta.
  • Valitse Käsittele x laskua -painikkeen vieressä oleva valikko (nuoli ylös).
  • Valitse, asiatarkastatko vai hyväksytkö valitut laskut.

Valikossa näkyvät valitut laskut ja niiden lukumäärä, jotka voit kerralla asiatarkastaa tai hyväksyä. 

Henkilö tulee näkyviin asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Lasku ei ole lukitulla kaudella (ei ALV-lukitusta, ei ostoreskontran lukitusta, tilikausi ei ole päätetty).
  • Henkilö on mukana laskun kierrossa tai laskulle ei ole valittu kiertoa ja henkilöllä on oikeus asiatarkastaa/hyväksyä kyseiset laskut.

Hyväksyntä onnistuu massana myös ALV-lukitun kauden laskuille, jos laskuilla on tosite jo olemassa. 

HUOM! Tiliöinti ei ole mahdollista massana. Tee tiliöinti lasku kerrallaan. Ostolaskujen asiatarkastus/hyväksyntä massana ei tee tiliöintiä eikä laskuille tositetta, vaikka sinulla olisi tiliöintioikeudet.

 Erillisen alv-laskun kirjaus

Jos tuontiostoon liittyy erillinen tulli- tai rahtilasku, jossa laskutetaan pelkkä ALV-osuus, voit kirjata sen ALV-tunnisteella 100% vero. Voit toimia vastaavasti, kun kirjaat veron osuuden muistiotositteella.

Rivikohtainen jaksotus

Voit tehdä ostolaskun rivikohtaisen jaksotuksen seuraavasti:

  • Valitse jaksotettavat tiliöintirivit.
  • Valitse Tee valituille > Jaksota rivit.

Voit jaksottaa yhden rivin myös näin:

  • Valitse tiliöintirivin rivivalikosta Jaksota rivi.

Laskulle voi tehdä joko laskukohtaisen jaksotuksen tai rivikohtaisen jaksotuksen. Molemmat eivät voi olla käytössä samaan aikaan. Jos laskulle on tehty laskukohtainen jaksotus ja haluat tehdä rivikohtaisen jaksotuksen, hyväksy avautuvassa jaksotusnäkymässä vanhan jaksotuksen poisto. Sama koskee tilannetta, jossa riveille on jo tehty jaksotus ja haluat lisätä kyseisen rivin toiseen jaksotussääntöön.

Kun jaksotus on luotu, tiliöintirivien poisto ja vyörytys on estetty jaksotetuille riveille sekä Tee valituille -valikosta. Poista jaksotus ensin, jos haluat vyöryttää tai poistaa jaksotettuja rivejä. Esitiliöinti ei ole sallittu, jos laskulle on tehty jaksotus. Jaksotuksilla olevia seurantakohteita voidaan seurata näkymässä Taloushallinto > Tilinpäätös > Jaksotuksen seurantakohteet.

Tiliöintiongelmat mobiilikäytössä

Netvisor Mobiilissa ostolaskujen tiliöintiehdotukset eivät näy, mikä voi johtaa tiliöintien katoamiseen, kun lasku asiatarkastetaan tai hyväksytään mobiilissa. Tämä ongelma on tiedossa ja tuotekehityksen listalla, mutta korjausaikataulua ei ole vielä saatavilla.

Voit kiertää ongelman seuraavasti:

  • Tee automaatiosääntö halutuille yrityksille ja toimittajille, jotta tiliöinnit säilyvät.
  • Tallenna tai vaihda kirjanpitotili ja tallenna rivit ennen mobiilikäyttöä.
  • Asiatarkasta lasku mobiilissa, jolloin tosite muodostuu ja tiliöinnit säilyvät.

Avainsanat: asiatarkastus, hyväksyntä, tiliöinti

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Mitä oikeuksia tarvitsen, jotta voin asiatarkastaa, tiliöidä ja hyväksyä ostolaskuja?
Vastaus: Tarvitset riittävät oikeudet Myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa sekä vähintään muokkausoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin ja ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Asiatarkastukseen ja hyväksyntään tarvitaan lisäksi erikseen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeudet.

Kysymys: Miten tiliöin ostolaskun ja milloin tosite muodostuu?
Vastaus: Voit tiliöidä ostolaskun laskun tiliöintiriveillä, kun sinulla on tiliöintivaltuudet. Jos tiliöit laskun ennen asiatarkastusta, lasku merkitään esitiliöidyksi ja varsinainen tosite muodostuu, kun lasku asiatarkastetaan. Tositteen näet laskun Tiliöity-osiossa.

Kysymys: Voinko muokata hyväksyttyä laskua?
Vastaus: Voit muokata hyväksyttyä laskua kirjanpitäjän oikeuksilla. Jos lasku on hyväksytty ja sillä on tosite, et voi muokata maksuehtoa, ellei laskua palauteta käsittelemättömäksi tai asiatarkastetuksi.

Kysymys: Miten toimin, jos haluan palauttaa laskun käsittelemättömäksi tai asiatarkastetuksi?
Vastaus: Valitse Ostolaskun toiminnot -valikosta Palauta käsittelemättömäksi tai Palauta asiatarkastetuksi. Kirjanpitäjä voi palauttaa kaikki avoimen kauden laskut. Asiatarkastaja ja hyväksyjä voivat palauttaa omat laskunsa ohjeen mukaisesti.

Kysymys: Voinko käsitellä useita laskuja kerralla?
Vastaus: Voit käsitellä laskuja massana laskulistaukselta. Voit vaihtaa massana asiatarkastajan tai hyväksyjän sekä asiatarkastaa tai hyväksyä useita laskuja kerralla. Tiliöintiä ei voi tehdä massana, vaan se pitää tehdä lasku kerrallaan.

Kysymys: Miten jaksotan ostolaskun summan usealle kuukaudelle?
Vastaus: Voit asettaa jaksotussäännön koko laskulle Ostolaskun toiminnot -valikosta tai tehdä rivikohtaisen jaksotuksen tiliöintiriveiltä valitsemalla Tee valituille > Jaksota rivit tai Jaksota rivi. Laskukohtainen ja rivikohtainen jaksotus eivät voi olla yhtä aikaa käytössä.

Kysymys: Miksi tiliöinnit katoavat, kun asiatarkastan laskun mobiilissa?
Vastaus: Netvisor Mobiilissa tiliöintiehdotukset eivät näy, mikä voi johtaa tiliöintien katoamiseen asiatarkastuksen tai hyväksynnän yhteydessä. Voit kiertää ongelman tekemällä automaatiosäännön, tallentamalla kirjanpitotilin ja rivit ennen mobiilikäyttöä tai asiatarkastamalla mobiilissa siten, että tosite muodostuu ja tiliöinnit säilyvät.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.