Tämä ohje kertoo, mitä käyttöoikeuksia ja asetuksia tulee määrittää Netvisoriin, jotta käsiteltävistä ostolaskuista saa muistutuksen sähköpostiin.
SISÄLTÖ
Netvisorista on mahdollista saada sähköpostimuistutus, mikäli käyttäjällä on käsittelemättömiä ostolaskuja asiatarkastuksen, hyväksynnän tai maksatuksen osalta. Käsittelemättömissä ostolaskuissa on yllä mainitut asiat tekemättä ja käyttäjä voi tehdä nuo toimet. Tilisiirtojen osalta ei tule viestejä, eikä viestintä myöskään toimi koulutusympäristön puolella.
Ostolaskujen viestinnän käyttöoikeudet ja asetukset
Toisen käyttäjän käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan käyttäjähallitsijan (KH) käyttöoikeuksilla, jos on perustanut ko. käyttäjän. Toisen käyttäjän toimintokohtaisien oikeuksien muokkaaminen onnistuu Käyttäjät ja roolit -valikosta käyttäjän nimeä klikkaamalla kohdasta "Toimintokohtaiset oikeudet". Jotta viestejä lähetetään käyttäjälle, pitää hänen toimintokohtaisissa oikeuksissa ostoreskontran alla olla minimissään muokkausoikeudet ostoreskontrien perustoimintoihin ja ostoreskontrien näkymiin ja luetteloihin alla olevan kuvan mukaisesti.
Käyttäjällä täytyy myös olla määritettynä Myynti- ja Ostoreskontran oikeuksista vähintään ostolaskujen asiatarkastaja- ja/tai ostolaskujen hyväksyjä -oikeudet. Näitä pääsee muokkaamaan itse tai toisen käyttäjän toimesta, jos on käyttäjähallitsijan (KH) oikeus.
Toisen käyttäjän viestinnän ajastuksen ja viestittävien asioiden muokkaaminen onnistuu Käyttäjät ja roolit -valikosta käyttäjän nimeä klikkaamalla kohdasta ”Muokkaa käyttäjän kirjautumisasetuksia” ja menemällä Viestintä -välilehdelle.
Lisäksi käyttäjän perusasetusten kautta viestintä -välilehdellä voidaan määritellä viestintään liittyviä asetuksia. Valikko löytyy näytön oikeasta yläreunasta viemällä hiiri oman nimen kohdalle > Omat perusasetukset > Viestintä. Omia perusasetuksia käyttäjä pääsee muokkaamaan itse.
Käyttäjän omien perusasetuksien viestintäasetuksissa pitää olla sähköpostikanavana email ja sähköpostiosoite pitää varmentaa käyttäjän toimesta. Sähköpostiosoite pitää lisätä käyttäjän toimesta henkilökohtaisesti. Kun sähköpostiosoitteen lisää, tulee tähän osoitteeseen vahvistuskoodi ja se pitää syöttää ohjelmaan, jotta osoitetta voi käyttää. Jos sähköpostiosoitetta pitää vaihtaa, niin vaihto pitää tehdä henkilökohtaisesti, eikä se onnistu toisen käyttäjän toimesta. Sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä käyttäjällä.
Viestittävät asiat -kohdassa voidaan määrittää ne asiat, joista käyttäjälle lähetetään ilmoitus.
Asiatarkastettavat ostolaskut - Tällöin viesti lähtee kaikille henkilöille, kuka pystyy asiatarkastamaan tämän ostolaskun
Kohdistetut asiatarkastettavat ostolaskut - Tällöin viesti lähtee vain sille henkilölle, kenellä lasku on kohdistettu asiatarkistuksen osalta.
Hyväksyttävät ostolaskut - Viesti lähtee henkilölle, joka voi hyväksyä tämän ostolaskun
Maksuvalmiit ostolaskut - Viesti lähtee henkilölle, jolla on ostolaskujen maksatus oikeudet ja yrityksessä on maksuvalmiita ostolaskuja.
Automaattisesti maksettavat ostolaskut - Kun automaatiosääntö käsittelee laskun ja maksaa tämän, jää lasku pankkiliikennejonoon 72 tunnin ajaksi. Laskun voi tänä aikana käydä poistamassa maksusta, mikäli siinä huomataan jotain korjattavaa. Poistaminen onnistuu laskunäkymästä (sininen infoteksti). Säännön käsittelemät laskut tulevat mukaan myös ostolaskuviestintään ja näistä maksuautomaation käsittelemistä laskuista tulee myös sähköpostilla ilmoitus yrityksen maksuoikeudet omaaville käyttäjille, mikäli viestintäasetuksissa (omat perustiedot) on aktivoitu valinta “Automaattisesti maksettavat ostolaskut.
Ostoreskontran viestinnän ajastus -kohdassa voidaan määrittää, kuinka useasti järjestelmästä lähetetään sähköposti, jossa edellä mainitut tiedot kerrotaan. Ilmoitukset voidaan ajastaa vuorokausien sekä kellonajan perusteella. Lisäksi käyttäjälle voidaan asettaa, onko viestinnän ajastus käytössä pelkästään kyseisessä yrityksessä vai käyttäjän mahdollisissa kaikissa yrityksissä.
Ostolaskujen viestinnän toimintaperiaate
Netvisorin taustapalvelu käy läpi laskuja ja kerää näistä lähetyslistaa jokaista henkilöä kohden. Käyttäjät voivat itse määritellä viestinnän ajankohdan ja viestittävät asiat "Omat perustiedot" -näkymästä. Määritettynä ajankohtana lähetyslistalla olevat asiat lähetetään sähköpostilla käyttäjälle, joka näkee sähköpostissa mitkä asiat vaativat hänen toimenpiteitä.
Käyttäjälle lähetetty viesti on oheisen mallin näköinen:
Alla esimerkki laskusta:
Viestistä pääsee kirjautumaan Netvisoriin, jossa nämä laskut voidaan käsitellä.
Avainsanat: viestintä, viestintä ostolaskuista, viestintäasetukset, viestien oletuskanava, viestittävät asiat, asiatarkastettavat ostolaskut, hyväksyttävät ostolaskut, viestinnän ajastus
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback