Haluamme mahdollistaa ostolaskujen asiatarkastuksen ja hyväksynnän kevyemmällä kirjautumisella ilman että laskujen käsittelijän tarvitsee kirjautua pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella sisään Netvisoriin. Suurimman hyödyn tästä saavat henkilöt, jotka pääasiallisesti vain asiatarkastavat ja hyväksyvät laskuja eivätkä tee jatkuvasti muita töitä järjestelmän parissa. Erityisen hyödyllinen tämä keino on ulkomaalaisten henkilöiden laskujen tarkistukseen ja hyväksymiseen.


Jotta viestejä lähetetään henkilölle, pitää ostoreskontran oikeuksissa olla minimissään alla olevat muokkausoikeudet


Toimintaperiaate

Netvisorin taustapalvelu käy läpi laskuja ja kerää näistä lähetyslistaa jokaista henkilöä kohden. Käyttäjät voivat itse määritellä viestinnän ajankohdan ja viestittävät asiat "Omat perustiedot" -näkymästä. Määritettynä ajankohtana lähetyslistalla olevat asiat lähetetään sähköpostilla käyttäjälle, joka näkee sähköpostissa mitkä toimen vaativat hänen toimenpiteitä.

Käyttäjälle lähetetty viesti on oheisen mallin näköinen:


Sähköpostiin saapuvasta linkistä avautuu sivu selaimeen, jossa kysytään vahvistuskoodia, jolla kirjaudutaan sisään. Vahvistuskoodi tulee tekstiviestinä puhelimeen puhelinnumeroon, joka on määritelty lähetysasetuksissa. Tekstiviestistä veloitetaan hinnaston mukainen tapahtumamaksu.

Käyttäjälle on mahdollista määrittää (käyttäjä itse tai yrityksen käyttäjähallitsija) myös kiinteä PIN-koodi, jolloin erillistä tekstiviestiä ei lähetetä. 

Mikäli PIN-koodi syötetään väärin kolme kertaa, koodi lukittuu. Tämän jälkeen käyttäjän tulee kirjautua Netvisorin täysversioon, ja käydä vaihtamassa PIN-koodi uuteen käyttäjän omissa perusasetuksissa.

Mikäli saat pikalinkin kautta ilmoituksen, että "istunto on vanhentunut". Tarkista tällöin omat asetukset Netvisorista. Jos PIN -koodin -kohdalla lukee, että "Istunto on vanhentunut", pitää koodi syöttää uudestaan omiin perusasetuksiin.

Kun vahvistuskoodi on annettu oikein, avautuu käyttäjälle ostoreskontrasivu, jossa on rajatut toiminnallisuudet ja näkyviin on rajattu vain ne laskut, joita käyttäjä voi käsitellä. Laskut voidaan käsitellä suoraan Avoimet ostolaskut -näkymästä. Näkymä näyttää tältä:

Näkymästä voi porautua ostolaskun tietoihin ja myös laskun tiliöintitiedot ovat näkyvissä. Lisäksi on mahdollista siirtyä suoraan laskusta toiseen, jos käsiteltäväksi on valittu samalla kertaa useampi ostolasku. Koska kirjautuminen on tehty pikalinkin kautta, eivät kaikki toiminnot kuitenkaan ole käytössä. Vaativammat toiminnot, kuten kiertolistojen asettaminen, muokkaaminen tai poistaminen edellyttävät kirjautumista Netvisoriin normaaliin tapaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Pääasiatarkastaja ei voi valita pikalinkin kautta tarkistetaanko lasku osittain vai kokonaisuudessaan. Samoin liitteiden liittäminen ostolaskulle on käytettävissä ainoastaan Netvisorin täysversiossa. Pikalinkin kautta ei voi maksaa ostolaskuja, mutta linkin avulla voi siirtyä täyteen Netvisoriin, josta maksatus onnistuu, mikäli henkilöllä on maksatusoikeudet.

Käyttöoikeudet

Käyttäjän perusasetusten kautta voidaan määritellä viestintään liittyviä asetuksia. Valikko löytyy näytön yläreunasta viemällä hiiri oman nimen kohdalle.

Jotta pikalinkin sisältämä viesti voisi saapua onnistuneesti perille on tärkeää, että käyttäjätietoihin on asetettu paikkansa pitävä sähköpostiosoite ja matkapuhelinnumero. Lisäksi kenttään Järjestelmäviestien kanavaksi täytyy valita Email. Kiinteän PIN-koodin asettaminen ei ole pakollista, mutta sen avulla erillistä vahvistuskoodia ei lähetetä ja käyttäjän tunnistaminen tapahtuu PIN-koodin perusteella.

Viestinnän ajastuksessa voidaan määrittää, kuinka useasti järjestelmästä lähetetään sähköposti, jossa edellä mainitut tiedot kerrotaan. Ilmoitukset voidaan ajastaa vuorokausien sekä kellonajan perusteella Lisäksi käyttäjälle voidaan asettaa, onko viestinnän ajastus käytössä pelkästään kyseisessä yrityksessä vai käyttäjän mahdollisissa kaikissa yrityksissä.

Viestittävät asiat -välilehdellä voidaan määrittää ne asiat, joista käyttäjälle lähetetään ilmoitus. Käyttäjällä täytyy myös olla määritettynä Myynti- ja Ostoreskontran oikeuksista vähintään ostolaskujen asiatarkastajan ja/tai hyväksyjän oikeudet. Käyttäjällä täytyy myös olla oikeuksissa muokkausoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin, sekä muokkausoikeus ostoreskontran perustoimintoihin.

Toisen käyttäjän käyttöoikeuksia pääsee muokkaamaan käyttäjähallitsijan (KH) käyttöoikeuksilla, jos on perustanut ko. käyttäjän. Viestinnän ajastuksen ja viestittävien asioiden muokkaaminen onnistuu ”Käyttöoikeusvalikosta” kohdasta ”Muokkaa käyttäjän kirjautumisasetuksia”.

Alla esimerkkiviesti, miltä saapunut pikalinkki näyttää asiakkaan sähköpostissa. Ostolaskujen viestintäpalvelun generoima pikalinkki on seuraavan vuorokauden loppuun asti voimassa. 




 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.