Tässä ohjeessa käydään läpi uuden matka- ja kululaskun luominen, perustietojen hallinta, osallistujien lisääminen sekä matkalaskun poistaminen Netvisorissa.

Netvisor-mobiilisovelluksella kirjaat kätevästi työajan ja matkalaskut. Lue lisää:  Netvisor-mobiilisovellus

SISÄLTÖ

Uuden matka- ja kululaskun luominen

Jotta yritykseen voi luoda matkalaskuja, on oltava valittuna Netvisor Storesta Matkat -lisäpalvelu käyttöön. Tämän lisäksi Palkansaajan perustiedoissa palkansaajalle tulee olla aktiivisena "Veloitettavat palvelut" -kohdasta Matkat -palvelu.

Voit luoda uuden matkalaskun valitsemalla Matkat > Uusi matkalasku.

  1. Luo uusi matkalasku valitsemalla Matkat-osiosta "Uusi matkalasku". Vaihtoehtoisesti valitse Netvisorin etusivulla oikeasta reunasta "Luo uusi" -valikko.

Matkalaskun perustiedot

Anna uutta matkalaskua luodessasi matkalaskun perustiedot.

Matkalaskun perustietoja ovat otsikko, kuvaus ja osallistujat. Perustiedoissa voit asettaa myös poikkeustietona asiatarkastajan ja/tai hyväksyjän. Oletuksena matkalasku noudattaa yrityshierarkiassa rakennettua hyväksyntäkiertoa. Matkalaskun tietoja pääset muokkaamaan "Muokkaa otsikon tietoja" -linkistä.

Matkan otsikko

Anna matkan otsikoksi matkalaskua kuvaava nimi. Voit käyttää tätä matkalaskun tarkennetussa haussa.

Kuvaus

Kirjoita vapaamuotoinen teksti, joka tarkentaa tai täydentää otsikon tietoja.

Osallistujat

Matkalaskulla tulee olla vähintään yksi osallistuja, jolle kulurivit tullaan maksamaan. Kulurivejä voi luoda matkalaskulle vain henkilöille, jotka on valittu listalta osallistujiksi.

  1. Valitse osallistuja listalta.
  2. Valitse useampi osallistuja pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa samalla kun valitset henkilöitä.

Jos käyttäjä on luotu palkansaajaksi, hän näkee listalla itsensä ja voi siten luoda itselleen matkalaskuja. Käyttäjä näkee myös muita palkansaajia hierarkiaoikeuksiensa mukaisesti. Jotta käyttäjä voi lisätä osallistujia, tulee hänelle olla asetettuna asiatarkastus ja/tai hyväksyntä -oikeus halutulle yrityshierarkian tasolle. Käyttäjä, jolla on palkanlaskijan (P) -rooli, näkee listalla kaikki palkansaajat.

Listalla näkyy sekä aktiiviset että passiiviset palkansaajat. Listalla näkyvät myös ne palkansaajat, joilla Matkat -palvelu ei ole enää käytössä. Tällaisille käyttäjille ei tosin voi lisätä uusia kulurivejä.

Käyttöohje: Palkanlaskennan laskutusperusteet

Matkalaskun asiatarkastaja

Oletuksena matkalaskurivien asiatarkastaminen tapahtuu yrityshierarkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.

Asiatarkastus on vapaaehtoinen valinta ja sen voi asettaa käyttöön tai ottaa pois käytöstä palkanlaskennan asetuksista.

Voit muokata asetuksia valitsemalla Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset.

Jos käsittelyä halutaan laajentaa tai asettaa poikkeus, valitse matkalaskulle tähän kohtaan hyväksyjä, joka saa hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.

Asiatarkastaja -valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on asiatarkastusoikeus johonkin hierarkiatasoon. 

Matkalaskun hyväksyjä 

Oletuksena matkalaskurivien hyväksyntä tapahtuu yrityshierarkian hierarkiaoikeuksien mukaisesti. Silloin matkalaskun perustiedoissa tämä rivi näkyy tyhjänä.

Käyttöohje: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä

Jos käsittelyä halutaan laajentaa tai asettaa poikkeus, valitse matkalaskulle hyväksyjä, joka saa siten itselleen hyväksyntäoikeudet kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin.

Hyväksyjä-valintalistaan tuodaan käyttäjät, joilla on hyväksyntäoikeus johonkin hierarkiatasoon.

Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Perustietojen muokkaaminen

  1. Muokkaa matka- ja kululaskun perustietoja valitsemalla oikeasta yläreunasta "Muokkaa otsikon tietoja".
  2. Tee tarvittavat muutokset muokkaustilassa.
  3. Tallenna muutokset valitsemalla "Tallenna". Painike löytyy perustietojen (tai keskeneräisten matkalaskurivien, jos sellaisia on) alta.

Avoimet matka- ja kululaskut

Siirry matka- ja kulukirjauksen käsittelynäkymään porautumalla matkalaskun nimestä (esim. matkalaskulistauksesta). Pääset matkalaskunäkymään myös uutta matkalaskua luotaessa perustietojen antamisen jälkeen.

Matkalaskun poistaminen

  1. Valitse sivun oikeasta yläreunasta "Poista matkalasku".
  2. Vahvista poisto, kun ohjelma kysyy "Haluatko varmasti poistaa matkalaskun ja kaikki sen rivit?".

Matkalaskun hyväksyntäkierto

Matkalaskujen hyväksyntäkierto, aina rivien luomisesta maksatukseen asti, on kuvattu vaiheittain omalla ohjesivullaan.

Lue lisää: Matka- ja kululaskujen käsitteleminen

Käyttöoikeudet

Matkalaskunäkymään pääsemiseksi tarvitaan palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeus ajanhallinnan "Matkalaskujen hallinta" -kohtaan. Lukuoikeudella voi nähdä tapahtumia, mutta matkalaskun luominen vaatii muokkausoikeuden.

Matkalaskujen käsittelyyn liittyvistä käyttöoikeuksista on tarkemmin omalla sivullaan: Käyttöoikeudet: Matkalaskujen asiatarkastus ja hyväksyntä

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä lisäpalveluita matkalaskujen luominen vaatii?

Yrityksellä on oltava käytössä Matkat-lisäpalvelu, ja palkansaajan tiedoissa tulee olla aktiivisena Matkat-palvelu.

Voiko matkalaskulla olla useampi osallistuja?

Kyllä. Voit valita listalta useamman osallistujan pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa samalla kun valitset henkilöitä.

Voinko lisätä kulurivejä passiiviselle palkansaajalle?

Et voi. Vaikka passiiviset palkansaajat näkyvät listalla, heille ei voi lisätä uusia kulurivejä.

Miten voin muokata matkalaskun perustietoja?

Voit muokata tietoja valitsemalla oikeasta yläreunasta "Muokkaa otsikon tietoja".

Miten käsittelen hotelliaamiaisen kululaskulla?

Kun kirjaat kululaskun hotelliyöpymisestä, muista kirjata hotelliaamiaisen osuus 0 % alv-kannalla ja yöpyminen kulloinkin voimassa olevalla alv-kannalla omina riveinään.

Avainsanat: Matkalasku, Kululasku, Netvisor, Matkat-palvelu, Asiatarkastus, Hyväksyntä, Osallistujat, Matkalaskujen hallinta, Palkanlaskenta



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.