Netvisoriin voi lähettää kuitit sähköpostin liitetiedostona, jolloin ne voidaan käsitellä Netvisorin eScan-aineiston käsittely -näkymässä käyttäjän toimesta. Aineisto on mahdollista käsitellä valmiiksi eScan-käsittely -näkymästä joko tositteeksi, matkalaskuksi, myyntilaskuksi tai ostolaskuksi.

eScan-palvelun käyttö edellyttää, että kuitin lähettäjän sähköpostiosoite on tallennettu Netvisorissa eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteisiin tai käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin. Mikäli sähköpostiosoite on tallennettu käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin, eScan-aineiston lähetys kohdistuu käyttäjän perusyritykseen. Jos eScan-aineistoa tuovalla henkilöllä on Matkat -palvelu aktiivisena, ei kuittien tuomisesta veloiteta erikseen. Muutoin veloitusperusteena käytetään eScan-hinnoittelua. Mikäli Matkat -palvelu aktivoidaan päälle kesken kuukauden, veloitetaan aktivointipäivään asti tuoduista kuiteista transaktiomaksu sekä Matkat -palvelun veloitus koko kuukauden osalta. 

Sähköpostituonnin käyttöönotto

Ennen kuin aineistoa voidaan lähettää Netvisoriin, tulee käyttäjän lisätä oma sähköpostiosoitteensa Netvisoriin. Sähköpostiosoitteen pääsee lisäämään avaamalla Netvisorin yläpalkista Laajennokset> eScan-asetukset > eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet. Sähköpostiosoitteen käyttäjä -kohtaan tulee valita valintalistalta sähköpostiosoitteen käyttäjän nimi. Huomaa, että kun sähköpostiosoite on määritelty käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin, kyseisen sähköpostiosoitteen voi lisätä "eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet" -näkymään  toisen käyttäjän toimesta vain, jos hänellä on sama perusyritys kuin kyseisen sähköpostin käyttäjällä.

eScan-palvelun kautta vastaanotettu aineisto kohdistetaan yritykselle, johon sähköpostiosoite on määritetty. Yksi sähköpostiosoite voi siis olla tallenettu vain yhdelle yritykselle. Mikäli sähköpostiosoite tulee siirtää toisesta yrityksestä toiseen, tulee sähköpostiosoite ensin poistaa vanhasta yrityksestä ja lisätä tämän jälkeen uuteen yritykseen.

Yhdellä käyttäjällä voi olla samassa yrityksessä useampi sähköpostiosoite tallennettuna eli yksi käyttäjä voi samassa yrityksessä olla usean sähköpostiosoitteen käyttäjä.

Sähköpostin lähetys eScan-palveluun

eScan -palveluun tuotava kuitti lähetetään osoitteeseen escan@netvisor.fi. Kuitin lähettämisessä tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:

  • Lähetettävän sähköpostiviestin liite tulee olla PDF-muodossa
  • Sähköpostiviesti on hyvä otsikoida kuvaavasti. Otsikko toimii Netvisoriin tullessaan liitetiedostojen kuvauksena
  • Yhdessä sähköpostissa voi olla liitteenä useita tiedostoja. Huomioithan, että yksi tiedosto on Netvisoriin saapuessaan 1 aineisto. Jos yhdessä saapuneessa PDF- tiedostossa on useampi lasku, niin näitä ei voi enää Netvisorissa erottaa useammaksi aineistoksi, vaan aineiston kohdistaminen koskee aina yhtä "kokonaista" PDF-tiedostoa. Eri tapahtumille kohdistettavat aineistot on hyvä erotella eri tiedostoiksi
  • Kaikki sähköpostiviestin sisältämät PDF-tiedostot käsitellään eScan-dokumenteiksi. Mikäli siis sähköpostiviestissä on esimerkiksi kuvallinen allekirjoitus, luetaan myös allekirjoitus dokumentiksi eScan aineistokäsittelynäkymään
  • Yhden eScan-aineiston koko ei saa ylittää puolta megatavua, eli 512 kilotavua. Varaamme oikeuden estää suurempien tiedostojen lähettämisen

Mikäli liitetiedostoa ei tuoda oikeassa muodossa, lähetetty viesti ohitetaan eikä aineistoa tuoda Netvisorin eScan-aineiston käsittelynäkymään. Tässä tilateessa ei myöskään lähetetä eScan-aineiston lähettäjälle virheilmoitusta, mikäli aineiston tuonti on ohitettu.

Veloitus ja aineiston siirto toiselle yritykselle

Sama eScan sähköpostiosoite voidaan lisätä vaan yhteen yritykseen, vaikka käyttäjällä olisi oikeuksia moneen eri yritykseen. Aineisto voidaan siirtää sitten tästä yrityksestä toiseen. Veloitus menee niin, että se yritys maksaa tämän, johon aineisto siirretään. Eli jos se siirretään yrityksestä a yritykseen b, niin veloitus myös siirtyy yritykseen b. Jos aineisto jää pitemmäksi aikaa yritykseen a ja tämä keretään jo laskuttaa, niin tästä muodostuu sitten tuplaveloitus siirron yhteydessä, jos tämä siirretään toiseen yritykseen. Sama logiikka on myös Visma scannerin suhteen, jos sen avulla tuodun kuitin siirtää toiseen yritykseen. Jos kohdeyrityksessä käyttäjällä on resurssinhallinta (matkat ja työaika) palvelu päällä, niin e-scan aineiston veloitus sisältyy siihen ja tästä ei tule erillistä veloitusta.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.