Kuittien skannaaminen taloushallintoon sähköisesti mahdollistaa, että paperikuiteista ja -tositteista voidaan luopua kokonaan ja taloushallinto arkistointeineen saadaan täysin sähköiseksi. Sähköinen kuittien siirto vähentää myös asiakkaiden tilitoimistokäyntien tarpeen minimiin, koska aineistoja ei tarvitse enää siirtää tilitoimistoon fyysisesti.
eScan- ja Mobil Scanner -palveluiden avulla onnistuu kuittien sähköisten kuvien ja paperimuotoisten ostolaskujen skannaaminen Netvisoriin. Laskun kuva tai kuitti voidaan lähettää Netvisoriin sähköpostin liitetiedostona tai tuoda Netvisoriin Visma Scanner -mobiilisovelluksella. Kun kuitteja lähetetään sähköpostitse, voi yhdessä tiedostossa tuoda useamman kuitin. Sovelluksen voi ladata iPhonelle App Storesta tai Android-laitteelle Googlen Play-kaupasta. Palvelu on tarkoitettu sekä tilitoimistojen että loppuasiakasyritysten käyttöön.
Sähköpostitse käytettävä escan ei vaadi käyttäjätunnusta ohjelmaan, mutta kuitin lähettäjän sähköpostiosoite pitää olla tallennettuna Netvisorissa eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteisiin tai käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin. Jos käyttää puhelimen mobilscanneria, tämä vaatii Netvisor käyttäjätunnuksen. Käyttäjätunnuksen lisäämisessä tulee huomioida, että käyttäjälle tulee tällöin myös pääsy Sähköisen allekirjoittamisen näkymään.
Mikäli käyttäjällä on käytössään Netvisorin Matka- ja kululaskut -lisäpalvelu eli Matkat -palvelu (käyttäjä pitää olla perustettu käyttäjäksi Netvisoriin ja palkansaajaksi yritykseen sekä palkansaajan tiedoissa pitää olla ruksattuna päälle Matkat -palvelu), kuittien skannaaminen sisältyy Matkat -palvelun kuukausiveloitukseen sekä sähköpostin kautta lähetettynä, että Visma Scanner -sovelluksen kautta tuotuna. Tällöin myös osoite pitää olla linkitetty haluttuun käyttäjätunnukseen, jotta ohjelma osaa hakea tähän taustalta linkityksen palkanlaskennan tiedoista.
Muussa tapauksessa jokaisesta tuodusta kuitista/kuvasta veloitetaan hinnaston mukainen transaktiomaksu tuontitavasta riippumatta. Mobiilisovelluksessa tämä tarkoittaa sitä, että jokaisesta lähetetystä kuitista tulee veloitus. Sähköpostitse jokaisesta sähköpostin mukana laitetusta erillisestä pdf-tiedostosta peritään erilliset tapahtumamaksut. Mikäli Matkat -palvelu aktivoidaan päälle kesken kuukauden, veloitetaan aktivointipäivään asti tuoduista kuiteista transaktiomaksu sekä Matkat -palvelun veloitus koko kuukauden osalta.
Katso erilliset ohjeet eScan-aineiston tuonnista sähköpostitse, Mobil Scanner-mobiilisovelluksesta sekä eScan-aineiston käsittely Netvisorissa.
Avainsanat: kuittien skannaus, Netvisor, eScan, Mobil Scanner, sähköpostisiirto, Visma Scanner, paperiton taloushallinto
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback