Työajan kirjaaminen tapahtuu kohdasta Työaika > Työajan kirjaus

SISÄLTÖ

Käsiteltävä palkansaaja

Sivun yläreunassa on henkilövalikko, josta voidaan valita palkansaaja, jonka työaikatietoja halutaan käsitellä. Passiiviset palkansaajat eivät näy listauksessa. 

Jos valikkoa ei näy, on käyttäjällä tällöin oikeus vain yhteen palkansaajaan (johonkin toiseen tai itseensä), jolloin vain tuon yhden palkansaajan nimi näkyy valikon paikalla. Kts. Käyttöoikeudet.

Palkkamallikohtaiset kirjausohjeet

Palkkamallille voidaan tallentaa ohjeet työajansyöttämistä varten "Ohje työajan kirjaamiseen".

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Palkkamallin nimi > Työajan kirjaus -välilehti Jos palkkamallikohtaiset ohjeet on annettu, näkyy ohjelinkki sivun yläreunassa työajan kirjausnäkymässä.

Näytettävät ohjeet haetaan sen palkkamallin takaa, johon valittu palkansaaja kuuluu. Ohjeen kieli valitaan liittymäkielen mukaan. Jos valittu palkansaaja ei kuulu mihinkään palkkamalliin tai liittymäkielenmukaista kieliversiota ei löydy, ei ohjelinkkiä näytetä.

Ohjeet avautuvat omaan ikkunaansa.

Avoin palkkajakso

Työtuntien kirjauksessa palkansaajalla on näkyvissä ensimmäisenä Avoin palkkajakso, jotka näkyvät "Palkkalaskelmat ja -jaksot" -sivulla. Tämä tarkoittaa palkanlaskennassa olevaa seuraavaa uutta jaksoa, josta seuraavaksi maksetaan palkka. 

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot

Linkkinä oleva työaika tuo esille kyseisen viikon työaikakirjaukset alapuolella olevaan taulukkoon. Tätä kautta käyttäjä voi syöttää palkkajaksolle puuttuvat tunnit.

Avoimen palkkajakson voi piilottaa/tuoda esille palkkia klikkaamalla.

Liukuma

Liukumasaldo näkyy sivun oikeassa reunassa, jos käsiteltävällä palkansaajalla on liukuman seuranta käytössä. Liukumaseuranta asetetaan käyttöön palkansaajan perusteidoista. 

Palkat > Henkilstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajan nimi > Ajanhallinnan tiedot

Käyttöohje: Liukumat

Liukumalaskennassa huomioidaan ne kirjauslajit, joiden asetuksissa on valittuna "Vaikuttaa liukumaan". 


Päiväkohtainen liukuma

Liukuma näytetään myös päivätasolla työaikakirjausriveillä, mikäli työaika ylittää tai alittaa päiväkohtaisen työajan. Tarkista myös sivun oikeasta yläreunasta liukumasaldo, kun tallennat työtunteja. Mikäli päivälle kirjataan 0h Normaalia tuntityötä, tämän osalta ei näytetä päiväkohtaista liukumavaikutusta, mutta se näkyy kokonaisliukumasaldossa. 0h kirjausta käyteään, jos palkansaaja on liukumavapaalla.

Kirjauslajin asetukset vaikuttaa tunteihin ja liukumaan

Jos valitulla kirjauslajilla on valinta, ettei se vaikuta työssäolotunteihin, rivin tunteja ei lasketa mukaan päivätason tunteihin. Kirjauslajin asetukset: Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

 Tästä kerrotaan info-ikonilla. Jos kirjauslajia ei käytetä liukuman laskennassa, ei rivin merkintä vaikuta päivätason liukumaan.

Ajanhallinnan kalenteri

Käyttäjä voi selailla kalenteria kuukausi- ja vuositasolla. Käyttäjä voi kalenterissa olevan päivän valitsemalla katsoa esim. maksetun palkkajakson tietoja takautuvasti tai tallentaa avoinna olevaa palkkajaksoa eteenpäin. Kalenterin viikkoa tai päivää klikkaamalla tuntikirjaustaulukko päivittyy näyttämään valitun ajanhetken tiedot. Valittu viikkonumero (jonka kirjaukset näytetään sivulla) näkyvät kalenterissa violetilla. 

Kalenterissa olevat värit kertovat käyttäjälle missä tallennusvaiheessa työaikakirjaus on:

Sininen: avoin palkkajakso

Keltainen: käyttäjä on syöttänyt tietoja kyseiseen ajankohtaan

Vihreä: ajanjakso, jolta palkka on jo maksettu

 

Tuntirivit

Tuntirivit näkyvät omassa taulukossaan allekkain avoimen palkkajakson päivämäärien alla päiväkohtaisesti. Yhdelle päivälle voi tallentaa useamman tuntirivin.

Päivärivi

Jokapäivälle on oma rivi, johon lasketaan yhteen päivälle kirjattujen merkintöjen tuntimäärä niiltä kirjauslajeilta, jotka vaikuttavat työssäolotunteihin.

Kirjauslaji

Työpäivän kirjauslajin voi valita Kirjauslaji-valikosta. Kirjauslajeja pääsee asettamaan ja muokkaamaan sivulla: 
Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

Käyttöohje: Kirjauslajit

Kirjauslaji-listauksessa näytetään yrityksen kaikki kirjauslajit numero- ja aakkosjärjestyksessä.


Selite

Selite-sarake on vapaamuotoinen kenttä palkanlaskentaan ja/tai hyväksyjälle tiedoksi. Selite-kentän tiedot eivät nouse palkkalaskelmalle. Selite on näkyvissä esimerkiksi työaikaraporteilla.

Tehtyjä tuntitietoja voidaan kohdistaa asiakkaaseen, tehtäviin ja laskentakohteille.


Asiakas

Tunnit voidaan kohdistaa halutulle asiakkaalle valitsemalla asiakas valikosta. Asiakaslistaus tulee myyntireskontrasta. Kun työtunnille valitaan asiakas, voidaan esimerkiksi hakea työaikaraportti asiakkaittain.


 Asiakasrekisterin ottaminen pois käytöstä

Jos asiakasvalikosta halutaan asiakasrekisteri pois näkyvistä, voidaan tämä tehdä Palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Asetukset >  poista asiakasrekisteri käytöstä työajankirjauksessa

Tehtävä

Huom. Tehtävänhallinta (CRM) -osiota ei ole enää saatavilla uusiin perustettaviin yrityksiin. Tai yrityksiin, jotka ovat pakettihinnoittelussa. 

Ennen laskentakohteita on Tehtävä-sarake, joka näkyy jos CRM-osio on käytössä. Tehtävät näytetään työnkuluittain. Suljetut tehtävät näkyvät harmaalla.

Jos Tehtävä-sarake halutaan poistaa näkyvistä työajan kirjauksessa, voidaan se tehdä Tehtähallinnan asetuksista: 

Tehtävät > Asetukset > Tehtävähallinnan asetukset 

Asetussivun alareunassa Muut asetukset -osiosta poistetaan täppä kohdasta Näytä tehtäväkohdistus työajansyötössä.

Tuntimerkintä voidaan helposti saada myös tehtävälle kuluriviksi valitsemalla tehtävän perässä oleva valintalaatikko. Tällöin tallentamisen yhteydessä lisätty työaikarivi näkyy myös tehtävällä taloustiedoissa laskutettavana kuluna.

Laskentakohteet

Työaikaa voidaan kohdistaa eri laskentakohteille/kustannuspaikoille. Luodut laskentakohteet näkyvät työaikarivillä. Kustannuspaikkojen luominen tapahtuu kohdasta:

Taloushallinto > Asetukset > Laskentakohteiden hallinta 

Lue lisää: Laskentakohteiden hallinta

Jos samalle päivälle halutaan kirjata useampia tietoja erilaisen palkkalajin, asiakkaan, tehtävän tai kustannuspaikan voidaan uusi rivi lisätä vihreästä plus-näppäimestä. 

Liitteet

Tuntikirjauksen tallentamisen jälkeen rivillä näkyy liitteiden määrä. Lehtiö-ikonista avautuu ikkuna, jossa nähdään lisätyt liitteet ja jota kautta liitteitä voidaan lisätä ja poistaa.

Liitteet-ikkunan Lisää liitteitä -painikkeesta voi lisätä uuden liitteen.Liite etsitään painikkeella, sille annetaan kuvaus ja tallentamalla liite tallentuu tuntikirjausriville.

Lisätyn tuntikirjausrivin liitteen saa auki liitteen nimestä ja liitteen voi poistaa punaisesta raksista. 

Käyttöoikeudet

Työajan kirjaus -sivulle pääsyä varten pitää palkanlaskennan toimintakohtaisissa oikeuksissa olla ajanhallinnan Työaikakirjaus-kohtaan muokkausoikeudet.

Käyttöohje: Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja roolit

Palkansaaja ilman rooleja ja hierarkiaoikeuksia voi työajansyöttönäkymässä hallita vain omaa työaikaansa.

Ei rooleja

Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa vain omia tunteja tai niiden palkansaajien puolesta, joihin hänellä on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus.

Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli

Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa vain palkansaajien osalta, joihin hänellä on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus. 

Palkanlaskija (P)-rooli

Käyttäjä voi syöttää/muokata kaikkien palkansaajien työaikaa ilman yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksia. P-rooli yliajaa yrityshierarkian.


 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.