Työajan kirjaaminen tapahtuu kohdasta Työaika > Työajan kirjaus

SISÄLTÖ

Käsiteltävä palkansaaja

Sivun yläreunassa on henkilövalikko, josta voidaan valita palkansaaja, jonka työaikatietoja halutaan käsitellä. Passiiviset palkansaajat eivät näy listauksessa. 

Jos valikkoa ei näy, on käyttäjällä tällöin oikeus vain yhteen palkansaajaan (johonkin toiseen tai itseensä), jolloin vain tuon yhden palkansaajan nimi näkyy valikon paikalla.

Palkkamallikohtaiset kirjausohjeet

Palkkamallille voidaan tallentaa ohjeet työajan syöttämistä varten työajan syöttönäkymässä näytettäväksi ohjeistukseksi.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > klikkaa palkkamallin nimestä > työajan kirjaus -välilehti Jos palkkamallikohtaiset ohjeet on annettu, näkyy ohjelinkki sivun yläreunassa työajan kirjausnäkymässä.

Näytettävät ohjeet haetaan sen palkkamallin asetuksista, johon palkansaaja kuuluu. Ohjeen kieli valitaan liittymäkielen mukaan. Jos palkansaaja ei kuulu mihinkään palkkamalliin tai liittymäkielen mukaista kieliversiota ei ole luotu, ei ohjelinkkiä näytetä. Ohjeet avautuvat omaan ikkunaansa.

Avoin palkkajakso

Työtuntien kirjauksessa on palkansaajalle näkyvissä avoin palkkajakso. Avoimet palkkajaksot näkyvät palkanlaskijalle kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot. Jos palkanlaskennassa on useita avoimia palkkajaksoja, näytetään työajan kirjauksessa pisimmällä menneisyydessä olevan palkkajakson päivämäärät.

Liukuma

Liukumasaldo näkyy sivun oikeassa reunassa, jos käsiteltävällä palkansaajalla on liukuman seuranta käytössä. Liukumaseuranta asetetaan käyttöön palkansaajan perustiedoista. 

Palkat > Henkilstö > Palkansaajalistaus > palkansaajan nimi > ajanhallinnan tiedot

Käyttöohje: Liukumat

Liukumalaskennassa huomioidaan ne kirjauslajit, joiden asetuksissa on valittuna asetus "käytä liukuman laskennassa". 

Päiväkohtainen liukuma

Liukuma näytetään myös päivätasolla työaikakirjausriveillä, mikäli työaika ylittää tai alittaa päiväkohtaisen työajan. Tarkista sivun oikeasta yläreunasta liukumasaldo, kun tallennat työtunteja. Mikäli päivälle kirjataan 0h "Normaali tuntityö" -kirjauslajia, tämän osalta ei näytetä päiväkohtaista liukumavaikutusta, mutta se näkyy kokonaisliukumasaldossa. 0h päiväkohtaista kirjausta käytetään esimerkiksi tilanteissa, joissa palkansaaja on liukumavapaalla koko päivän.

Kirjauslajin asetukset vaikuttaa tunteihin ja liukumaan

Jos valitulla kirjauslajilla on valinta, ettei se vaikuta työssäolotunteihin, rivin tunteja ei lasketa mukaan päivätason tunteihin. Kirjauslajin asetukset: Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

Tästä asetuksesta kerrotaan info-ikonilla. Jos kirjauslajia ei käytetä liukuman laskennassa, ei rivin merkintä vaikuta päivätason liukumaan.

Ajanhallinnan kalenteri

Käyttäjä voi selailla kalenteria kuukausi- ja vuositasolla. Kalenterin viikkoa tai päivää klikkaamalla tuntikirjaustaulukko päivittyy näyttämään valitun ajanhetken tiedot. Valittu viikkonumero (jonka kirjaukset näytetään sivulla) näkyvät kalenterissa violetilla. 

Kalenterissa olevat värit kertovat käyttäjälle missä tallennusvaiheessa työaikakirjaus on:

Sininen: avoin palkkajakso

Keltainen: käyttäjä on syöttänyt tietoja kyseiseen ajankohtaan

Vihreä: ajanjakso, jolta palkka on jo maksettu

 

Tuntirivit

Tuntirivit näkyvät omassa taulukossaan allekkain avoimen palkkajakson päivämäärien alla päiväkohtaisesti. Yhdelle päivälle voi tallentaa useamman rivin.

Päivärivi

Jokaiselle päivälle on oma rivi, johon lasketaan yhteen päivälle kirjattujen merkintöjen tuntimäärä niiltä kirjauslajeilta, jotka vaikuttavat työssäolotunteihin.

Kirjauslaji

Työpäivän kirjauslajin voi valita "Kirjauslaji" -pudotusvalikosta. Kirjauslajeja pääsee luomaan sivulla: 
Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit

Käyttöohje: Kirjauslajit

Kirjauslaji-listauksessa näytetään yrityksen kaikki kirjauslajit numero- ja aakkosjärjestyksessä.


Selite

Työajan kirjausrivillä on selite-kenttä. Siihen kirjoitetut tiedot eivät nouse palkkalaskelmalle. Selite on näkyvissä esimerkiksi työaikaraporteilla. Tehtyjä tuntitietoja voidaan kohdistaa tarvittaessa asiakkaisiin ja/tai laskentakohteille.


Asiakas

Tunnit voidaan kohdistaa halutulle asiakkaalle valitsemalla "asiakas" -pudotusvalikosta asiakaslistauksella olevan asiakkaan nimi. Asiakaslistaus tulee myyntireskontrasta. Kun työtunnille valitaan asiakas, voidaan esimerkiksi hakea työaikaraportti asiakkaittain.


 Asiakasrekisterin ottaminen pois käytöstä

Jos asiakasvalikosta halutaan asiakasrekisteri pois näkyvistä, voidaan tämä tehdä palkanlaskennan asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Asetukset >  "poista asiakasrekisteri käytöstä työajankirjauksessa"

Tehtävä

Huom. Tehtävänhallinta (CRM) -osiota ei ole enää saatavilla uusiin perustettaviin yrityksiin.

Ennen laskentakohteita on Tehtävä-sarake, joka näkyy jos CRM-osio on käytössä. Tehtävät näytetään työnkuluittain. Suljetut tehtävät näkyvät harmaalla.

Jos Tehtävä-sarake halutaan poistaa näkyvistä työajan kirjauksessa, voidaan se tehdä Tehtävähallinnan asetuksista: 

Tehtävät > Asetukset > Tehtävähallinnan asetukset > poista "Näytä tehtäväkohdistus työajansyötössä"

Tuntimerkintä voidaan helposti saada myös tehtävälle kuluriviksi valitsemalla tehtävän perässä oleva valintalaatikko. Tällöin tallentamisen yhteydessä lisätty työaikarivi näkyy myös tehtävällä taloustiedoissa laskutettavana kuluna.

Laskentakohteet

Työaikaa voidaan kohdistaa eri laskentakohteille/kustannuspaikoille. Luodut laskentakohteet näkyvät työaikarivillä. Kustannuspaikkojen luominen tapahtuu kohdasta:

Taloushallinto > Asetukset > Laskentakohteiden hallinta 

Lue lisää: Laskentakohteiden hallinta

Liitteet

25.5.2022 viikkojulkaisussa poistimme Työajan kirjauksesta mahdollisuuden lisätä kirjausriveille liitteitä. Suosittelemme jatkossa toimittamaan liiteaineistot palkanlaskentaan Netboxin kautta.

Käyttöoikeudet

Työajan kirjaus -sivulle pääsyä varten tulee palkanlaskennan toimintakohtaisissa oikeuksissa olla muokkausoikeus kohtaan "Työajankirjaus".

Käyttöohje: Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja roolit

Jotta käyttäjä voi hallita muita kuin omia työajan kirjauksia, tulee hänellä olla yrityshierarkiassa riittävät käyttöoikeudet.

Ei rooleja

Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa omien merkintöjen lisäksi myös niiden palkansaajien puolesta, joihin hänellä on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus.

Käyttöohje: Yrityshierarkiat

Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli

Käyttäjä voi syöttää/muokata työaikaa omien merkintöjen lisäksi myös niiden palkansaajien puolesta, joihin hänellä on yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus. 

Palkanlaskija -rooli (P)

Käyttäjä voi syöttää/muokata kaikkien palkansaajien työaikaa ilman yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksia. P-rooli yliajaa yrityshierarkian.
 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.