Myyntilaskujen ja myyntitilauksien siirto

Asetukset
Laskun tai tilauksen haun rajaaminen
Hakutuloksen ja siirtonäkymän tarkastelu
Laskun tai tilauksen esikatselu
Laskun tai tilauksen siirto
Laskun tai tilauksen kenttien vastaavuudet
Huomioita ja lisätietoja myyntilaskujen siirrossa

Myyntilaskujen tai myyntitilauksien siirrossa laskuja siirretään Severasta Netvisoriin päin ja laskut voidaan tuoda Netvisoriin avoimina tai lähettämättöminä tai tilaukset voidaan tuoda toimittamattomina tai toimitettuina. Ohjeet myyntilaskun tai myyntitilauksen siirtoasetuksista löytyy: Siirtoasetukset-ohjeesta. Siirtoliittymä löytyy "Laajennokset > Severa > Myyntilaskujen siirto", siirto tapahtuu aineistosiirtonäkymän ensimmäiseltä välilehdeltä. 

Vaadittavat käyttöoikeudet myyntilaskujen siirtoon: "Accounting:" myyntireskontran perustoimintoihin muokkausoikeus.

Asetukset

Ennen myyntilaskun tai myyntitilauksen siirtoa tulee asiakas- ja tuoterekistereiden synkronointiasetukset olla valittuna ja tallennettuna. Tarkemmat ohjeet löytyvät: Rekistereiden synkronointi-ohjeesta.

Myyntilaskujen tai myyntitilauksien siirtoa varten tulee myös Severasta löytyä laskun tilat: "Vedos", "Valmis lähetettäväksi Netvisoriin" sekä "Lasku lähetetty Netvisoriin". Vaadittavat tilat voi tarkastaa ohjeesta: Laskun tilat.

Tositteiden muodostumisessa myyntilaskujen tilinumerot määräytyvät seuraavasti:

• Myyntisaamistilinä toimii Netvisorin oletustiliöinneissä käytettävä myyntisaamistili
• Myyntitilit tuodaan joko laskun mukana Severasta tai mikäli tietoja ei ole määritetty Severaan, käytetään tositteen myyntitilinä Netvisorin tuoterekisterin tuotteen takana olevaa kirjanpidonoletustiliä.

Myyntilaskuille muodostetaan myös jaksotustositteita, mikäli myyntilaskuilla käytetään Severan toistuvaistuotteita. Jos myyntilaskulla on useita laskurivejä, joilla on toisistaan poikkeavat jaksotuspäivämäärät/kaudet, tulee näistä tehdä erilliset myyntilaskut. Samalla myyntilaskulla voi olla vain samalla jaksotuspäivämäärillä olevia rivejä. Mikäli jaksotustositteita ei haluta muodostettavan, voidaan ominaisuus ottaa pois käytöstä siirtoasetuksista. Ohjeet jaksotuksen ohittamiseen löytyy: Myyntilaskun siirtoasetukset-ohjeesta.

Kirjanpidon tositteen muodostumista varten voi Severassa määrittää halutut myyntitilit seuraavasti:

1. Valitse "Työkalut > Asetukset"
2. Valitse "Organisaatio" –osion alta "Myyntitili"
3. Lisää haluttu myyntitili antamalla "Nimi" sekä myyntitilin "Numero" ja paina "Lisää"-painiketta

"Myyntitilit"–näkymässä voi myös valita oletusmyyntitilin tuotteille, työaikakirjauksille sekä matkakuluille.

Myyntitilin numeron on täsmättävä Netvisoriin lisätyn myyntitilin numeron kanssa.

Myyntitilien liittämisen avulla voi valita tietyn myyntitilin tuotteelle, työlajille ja matkakululle:

1. Valitse "Työkalut > Asetukset"
2. Valitse "Organisaatio" –osion alta "Myyntitilien liittäminen"
3. Tee mahdolliset poikkeukset oletusmyyntitileihin valitsemalla tuotteen, matkakulun tai työlajin pudotusvalikosta haluttu myyntitili
4. Tallenna muutokset "Tallenna"-painikkeella

Tuotteille on mahdollista määrittää poikkeava myyntitili myös tuoterekisterin kautta.

1. Valitse "Työkalut > Asetukset"
2. Valitse "Työ" –osion alta "Tuotteet"
3. Klikkaa "Kynä" -kuvaketta halutun tuotteen kohdalla
4. Tarkista tai korjaa "Myyntitili" –kohta
5. Tallenna muutokset "Tallenna"-painikkeella

Myyntilaskun haun rajaaminen

Siirrettäviä myyntilaskuja ei näytetä oletuksena siirtonäkymässä, vaan ne tulee hakea haluttujen hakuehtojen mukaan. Laskujen hakua voidaan rajata "Asiakas" ja "Laskupäivä" -tietojen mukaan (katso kuva alla, kohta 1). "Severan liiketoimintayksikkö" -valinnalla voidaan noutaa ja käsitellä vain valitun liiketoimintayksikön laskut siirtonäkymässä (2). Tämän rajauksen käyttäminen edellyttää, että Severassa olevat liiketoimintayksiköt, myös hierarkinen yksikkörakenne, on siirretty Netvisorin laskentakohteiksi. Ohjeet yksikkörakenteen siirtämisestä löytyvät tukisivuilta: Rekistereiden synkronointi. Hakuehtojen valinnan jälkeen painetaan "Hae"-painiketta, jolloin Severassa siirtovalmiina olevat laskut listautuvat hakutulokseen (3). 

Isoja laskumassoja siirrettäessä siirtoliittymässä näytetään 30 laskua per sivu, jotta siirtovaiheessa vältyttäisiin turhilta suorituskykyongelmilta. 

Hakutulokset ja siirtonäkymän tarkastelu

Siirtonäkymän hakutuloksessa laskun tiedoista näytetään seuraavat kentät: Laskunumero, Asiakas, Laskupäivä, Kirjauspäivä, Summa ja Selite, jotta ennen Netvisoriin siirtoa voidaan tarkastaa tuotavat laskut. Lisäksi näkymässä näkyy liitteiden, laskurivien ja tositerivien määrä sekä mahdollisien jaksotusten määrä.

"Laskunumero" -kohdassa näkyy siirtoasetuksista riippuen joko Severasta tuotavan laskun numero "1049"-linkki (katso, yllä oleva kuva) tai mikäli siirtoasetuksissa on valittu käyttöön Netvisorin laskunumerosarja, niin "Laskunumero"-kohdassa on "[Ei laskunumeroa]"-linkki. Laskunumerosta klikkaamalla pääsee näkemään tuotavan laskun esikatselu -tilassa. Tarkemmat ohjeet kohdassa "Esikatselu".

Punaisella värillä ilmoitettu "laskunumero-/[Ei laskunumeroa]"-linkki ilmoittaa, ettei aineistoa pystytä tuomaan Netvisoriin. Viemällä hiiren osoittimen laskunumeron päälle, avautuu kuvaus siirron estävästä virheestä. "Huomiomerkki" asiakkaan nimen perässä kertoo taas, että siirto on mahdollinen, mutta esim. asiakkaan alv-käsittelyssä on poikkeavuuksia ja nämä tulee myöhemmin korjata manuaalisesti tositteelle.

Laskun esikatselu

Myyntilaskua tai myyntitilausta ja laskun tositetta voi esikatsella laskun numerosta klikkaamalla.

• Perustiedoissa näkyy, millä tiedoilla laskua ollaan tuomassa Netvisoriin. 
• Myyntilaskun siirtoasetuksista riippuen laskurivien tuotekuvaus on joko piilotettu tai näkyvissä.
  • Klikkaamalla linkkiä "Piilota selite" voi vielä tässä vaiheessa kumota siirtoasetuksissa määritetyn asetuksen kuvauksen osalta.
• Tositeriveillä näkyy sama huomautus huomiomerkillä kuin siirtoliittymässä, mikäli Alv-käsittelyssä on poikkeavuuksia (ALV-koodi ja prosentti eivät täsmää).
• Mikäli laskulla on ollut Severan toistuvaistuotteita, näkyy "Jaksotukset"-otsikon alla muodostuvat jaksotustositteet.

Laskujen siirtäminen

Laskut siirretään valitsemalla ensin siirrettävät laskut siirtonäkymässä ja laskujen tai tilauksien tuonti tapahtuu tämän jälkeen sivun alareunan "Tuo valitut myyntilaskut" tai "Tuo valitut myyntitilaukset" -painikkeella. Myyntilaskujen tai myyntitilauksien tuonnin jälkeen "Netvisor - Severa liittymän tietojen tuonti"-näkymässä näytetään tuotujen laskujen laskunumero-, laskupäiväys- sekä summa-tieto. "Laskunumero"-linkkiä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan tuodun laskun tietoja tarkemmin.

Laskun kenttien vastaavuudet

Alla olevassa taulukossa on Severan laskujen ja Netvisorin laskujen/tilauksien kenttien vastaavuudet.

Tilausnumero siirtyy Lisätiedot-osion tietoihin "Ulkoinen tilausnumero" -kenttään.

Kenttä Netvisorissa	Kenttä Severassa	Maksimi merkkimäärä ja lisätietoja
Asiakaskoodi (ei näy laskulla)	Asiakasnumero (ei näy laskulla)	Sama asiakasnumero on oltava molemmissa järjestelmissä laskulla olevalla asiakkaalla
Laskutusasiakas	Asiakkaan nimi (Asiakaskortilta)	250 merkkiä
Osoite	Asiakkaan laskutusosoite (laskulla olevat osoitetiedot)	100 merkkiä. Severan laskulla tulee olla asiakkaan osoitetiedot
Osoitteen jatko	Severan laskulla ei ole ko. kenttää	Netvisoriin ei siirry tähän kenttään mitään
Postinumero	Postinumero (laskulla olevat osoitetiedot)	50 merkkiä
Postitoimipaikka	Kaupunki (laskulla olevat osoitetiedot)	50 merkkiä
Laskun tai tilauksen numero	Laskun numero
Päiväys	Laskun päivämäärä
Kirjauspäivä	Kirjauspäivä	Netvisorissa tositteen päiväys muodostuu kirjauspäivän mukaan
Toimitus-/Lähtöpäivä	Laskun päivämäärä
Maksuehto	Maksuehto
Eräpäivä	Lasketaan: Laskun päivämäärä + Maksuehto
Kommentti (ei tulostu laskulomakkeelle)	Muistiinpanot (ei tulostu asiakkaan laskulle)	255 merkkiä
Vapaa teksti ennen laskurivejä	Vapaa teksti ennen laskurivejä	500 merkkiä
Vapaa teksti laskurivien jälkeen	Vapaa teksti laskurivien jälkeen	500 merkkiä
Viitteemme	Viitteemme	Voidaan antaa 200 merkkiä Netvisorin käyttöliittymässä näytetään 200 merkkiä Laskun kuvalle visualisoidaan 24 merkkiä
Viitteenne	Viitteenne	Voidaan antaa 200 merkkiä Netvisorin käyttöliittymässä näytetään 200 merkkiä Laskun kuvalle visualisoidaan 26 merkkiä
Viivästyskorkoprosentti	Viivästyskorko	Viivästyskorkoprosentti määräytyy Severassa määritellyn asetuksen mukaisesti.
Tilausnumero	Tilausnumero	Tilausnumero näkyy Netvisorissa Lisätiedot modalissa 'Ulkoinen tilausnumero' -kenttään.
Myyjä	Severan laskulla oleva "laskutuksen yhteyshenkilö" (tulee oletuksena projektin asetuksista tai jos sitä ei ole määritelty, oletuksena laskun luoja)	50 merkkiä
Valuutta	Laskulla oleva valuutta (määritetään asiakaskortilla)
Valuuttakurssi
Riviselite		200 merkkiä
Liitteen tiedostonimi		100 merkkiä

Severan laskun laskutusyhteyshenkilön nimi voidaan tuoda myyntilaskulle Netvisoriin joko kenttään "Vapaa teksti ennen laskurivejä" tai "Vapaa teksti laskurivien jälkeen", riippuen kuinka se on Netvisorin siirtoasetuksissa määritelty.

Huomoita ja lisätietoja myyntilaskujen siirrossa

Yksittäisen myyntilaskun tai myyntitilauksen siirrossa voi olla ongelma, joka mahdollisesti jopa estää sen siirtämisen. Mikäli laskunumero näkyy siirtoliittymässä punaisella, niin viemällä hiiren osoittimen laskunumeron päälle saadaan näkyville lisätietoa ongelmasta. Korjaamalla ilmoitetun virheen Severan laskulle "Vedos"-tilassa ja muutosten tallennusten jälkeen valitsemalla lasku uudelleen "Valmis lähetettäväksi Netvisoriin"-tilaan, voidaan lasku tämän jälkeen noutaa uudelleen siirrettäväksi siirtoliittymään.

Testilaskujen on Severassa oltava vähintään 4-numeroisia, jotta ne toimivat.

Laskujen ja tilauksien pyöristyserot siirrossa Severasta Netvisoriin johtuvat siitä, että laskun tai tilauksen loppusumma voi poiketa laskurivien summasta johtuen ohjelmistojen välillä tapahtuvista pyöristyseroista.

Severassa pyöristyslaskenta toimii seuraavasti:

1. Lasketaan määrä * yksikköhinta ja pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella per laskurivi
2. Kerrotaan alv-prosentilla ja pyöristetään kahden desimaalin tarkkuudella
3. Lasketaan laskurivien pyöristetyt summat yhteen. Tarkemmin sanoen pyöristysero syntyy laskurivien alv-osuuksista.

Pyöristyserot liittyvät esiintyvät yleisimmin tuntilaskutuksessa. Helpoin tapa välttää pyöristyserot on käyttää Severassa tuntilaskennassa kahden desimaalin tarkkuutta minuuttien sijaan 0,33 h (20 min) tai 0,66 h (40 min). Jos taas tuntilaskennassa käytettäisiin esim. 00:20 h tai 00:40 h, niin tällöin syntyisi näitä pyöristyseroja. Esim. jos laskutetaan 20 min hintaan 100 € / tunti alv. 24, pyöristysero on 41 snt. Vuositasolla pyöristyserot kuitenkin pääsääntöisesti tasottuvat, koska näitä pyöristyseroja tulee molempiin suuntiin.

Laskun tai tilauksen siirrossa tulee virhe: Asiakkaan maata ei voitu kohdistaa:[*MAA*]. Virhe tulee siitä, että Severan laskulla ja Netvisorin asiakaskortilla olevat maatiedot eivät täsmää.

Virhe voi esiintyä myös silloin kun Severan laskulta puuttuu asiakkaan osoitetiedot.

Laskuja tai tilauksia ei saa siirrettyä Severasta Netvisoriin ilman manuaalisia välivaiheita. Severa että Netvisor ovat monipuolisia järjestelmiä ja sallivat käyttäjän tehdä asioita usealla tavalla, eri asetuksin ja vieläpä kaksisuuntaisesti. Näin virhetilanteiden korjaaminen on helpompaa, kun laskut tarkastetaan käyttäjän toimesta ennen siirtoa. Syinä manuaalisen siirtoon ovat siis virhetilanteiden hallinta ja aineiston validointi. Asiakaspalautteen mukaan hyvänä asiana pidetään myös mahdollisuutta tarkistaa tiliöinnit laskun lähetyksen yhteydessä.

Laskuilla, voi olla vain yhtä ALV-koodia per lasku. Netvisorissa ei ole mahdollista olla laskua, jolla on useampaa ALV-koodia. Esimerkiksi laskulla ei voi olla riviä jolla on KOMY ja toisella RAMY, näistä tulisi tehdä erilliset laskut.

Tuotteet siirtyvät TEMP-tuotteina Netvisoriin. Mikäli Severan laskurivit ryhmitellään ja laskurivin takana on Severassa useampi tuote/työlaji/matkakulu, siirtyvät tuotteet Netvisoriin TEMP-tuotteena. Mikäli halutaan, että tuotteet siirtyvät oikealla tuotekoodilla Netvisoriin, ei laskurivejä voi ryhmitellä Severassa.

Myyntilaskujen verokoodit Netvisorissa. Verokoodit haetaan Netvisorissa myyntitilin takaa seuraavassa järjestyksessä:

1. Mikäli myyntitili on annettu Severassa, haetaan verokoodi tämän myyntitilin tiedoista.
2. Mikäli myyntitiliä ei anneta Severassa, haetaan kirjanpidon tili Netvisorin tuotteen takaa ottaen huomioon asiakkaan kotimaan oikean tilivalinnan suhteen (kotimaa, EU, EU -ulkopuolinen).

 

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback