Tässä ohjeessa kerrotaan ostolaskuluettelo-näkymän käytöstä ja rajaamisesta haluttujen tulosten saamiseksi. Ohjeessa käydään läpi laskujen haku erilaisin hakuehdoin sekä listauksien muokkaaminen ja rajaaminen erilaisin asetuksilla.
Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Ostolaskuluettelo.
SISÄLTÖ
Ostolaskuluettelo avautuu, kun käyttäjällä on vähintään lukuoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Näkymässä ei voi avata laskuja laskunumeroista, jos käyttäjällä ei ole vähintään lukuoikeuksia ostoreskontran perustoimintoihin. Toimittajatietojen avaaminen edellyttää vähintään lukuoikeuksia toimittajien hallintaan. Lukuoikeuksilla ei voi tehdä muutoksia.
Ostolaskuluettelo näyttää laskut, jotka haetaan sivun yläreunassa näkyvillä hakuehdoilla. Laskuja voi hakea esimerkiksi laskun tilan, toimittajan, käsittelijän sekä lasku-, erä- ja maksupäivien mukaan. Haettua laskulistaa voi rajata ja käsitellä tarkemmin laskulistan ohessa olevien asetusten avulla.
Listaus näyttää kaikki laskut, kun jätät kaikki rajaukset tyhjiksi ennen listauksen hakemista.
Hakuehtojen mukaisten laskujen määrä näkyy painikkeen vieressä. Määrä päivittyy aina, kun muutat hakuehtoja.
Laskun tila
- Avoin: Hakee kaikki ei kokonaan maksetut laskut.
- Erääntynyt: Hakee laskut, joiden eräpäivä on menneisyydessä.
- Maksettu: Hakee kokonaan maksetut laskut.
- Tiliöity: Hakee laskut, jotka on tiliöity ja joilla on tosite.
- Esitiliöity: Hakee laskut, jotka on jo tiliöity, mutta näillä ei vielä ole tositetta. Tosite tulee näkyviin, kun laskun asiatarkastaa.
- Tiliöimätön: Hakee laskut, joita ei ole vielä tiliöity.
Toimi seuraavasti, kun haluat listata ja rajata laskuja:
- Anna halutut hakuehdot sivun yläreunassa oleviin kenttiin.
- Listaa ehtojen mukaiset laskut painamalla listauksen hakupainiketta.
- Rajaa hakuehtoja tarkemmin ruudun vasemmassa reunassa olevilla valinnoilla.
- Valitse listaukseen lisää haluttuja sarakkeita painamalla Näytä sarakkeet -painiketta.
- Paina Päivitä valinnat -painiketta sarakkeiden valinnan jälkeen.
- Palauta tarvittaessa oletusnäkymä valitsemalla Päivitä valinnat -painikkeen vieressä olevasta alaspäin osoittavasta kolmiosta Palauta oletukset. Käytä tätä, jos olet määritellyt näkymän niin, että oletuksena kaikki tarvittavat laskut eivät tule näkyviin. Huomioi, että käyttäjän muokkaukset häviävät palautuksen yhteydessä.
Laskuluettelo ja sen asetusten toiminnot toimivat samalla tavoin kuin ostoreskontranäkymässä.
- Pienennä laskun tilan otsikot listauksen selkeyttämiseksi klikkaamalla otsikkoa hiirellä.
- Rajaa hakua kohdasta Lisäksi näytä vain.
Ulkomaan laskuissa maa haetaan toimittajan pankkitilin perusteella. Jos ulkomaisella toimittajalla on tiedoissa suomalainen pankkitili, lasku katsotaan kotimaan laskuksi.
Laskutaulukossa näytettävät sarakkeet näkyvät asetusten mukaisesti. Jos lisäät tai poistat laskuluettelon sarakkeita näkyvistä, päivitä näkymä painamalla Päivitä valinnat -painiketta.
Kohdasta Laskun perustiedot valinnalla "Kanava" näkyy, onko lasku saapunut verkkolaskuna, skannauspalvelun kautta vai onko se luotu manuaalisesti.
Laskun tila -sarake näkyy, jos käyttäjällä on jokin seuraavista rooleista:
- Kirjanpitäjä
- Hyväksyjä
- Laskun maksaja
Valitse näytettävät
- Uudet laskut: Näyttää laskut, jotka ovat uusi lasku tilassa. Näitä ei ole vielä asiatarkastettu tai hyväksytty tai laitettu kiertoon joillekin henkilöille asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi.
- Käsittelyssä olevat laskut: Näyttää laskut, joissa käyttäjä on mukana asiatarkastajana tai hyväksyjänä.
- Maksatusvalmiita laskut: Näyttää laskut, jotka on hyväksytty, muttei vielä lähetetty maksuun.
- Hylätyt laskut: Näyttää laskut, jotka on hylätty kierrossa.
Lisäksi näytä vain
- Minulle kohdistetut laskut: Näyttää vain ne laskut, jotka on kohdistettu käyttäjälle asiatarkastus / hyväksyntä kierrossa.
- Käsiteltävissä olevat laskut: Näyttää vain ne laskut, jotka käyttäjä voi käsitellä tällä hetkellä. Käyttäjä on esimerkiksi kierrossa seuraavana asiatarkastajana, jonka pitäisi tarkistaa kyseinen lasku.
- Kassa-alennetut laskut: Näyttää laskut, joiden maksuehdossa on kassa-alennusta.
- Kotimaan laskut: Näyttää vain laskut, jotka ovat kotimaisia.
- Ulkomaan laskut: Näyttää laskut, joissa toimittajan maa on jotain muuta kuin Suomi.
- Vain valuuttamaksut: Näyttää laskut, joissa valuutta on jotain muuta kuin euro.
- Erääntyneet laskut: Näyttää laskut, joiden eräpäivä on menneisyydessä.
- Maksukiellossa olevat lasku: Näyttää laskut, joille on annettu maksukielto.
- Ei jälleenlaskutetut: Näyttää laskut, mitä ei ole jälleenlaskutettu myyntilaskuksi.
Rajaa hakusanalla
Toiminto hakee tietoja seuraavista kentistä:
- Laskun numero
- Laskun lisätietokenttä
- Toimittaja
- Viitenumero
- Laskun viestikenttä
- Laskun päivä
- Kirjauspäivä
- Eräpäivä
- Alennuksen eräpäivä
- Alkuperäinen asiatarkastaja
- Laskun asiatarkastaja
- Laskun hyväksyjä
- Tositenumero
- Kaikki kierrossa olevat käyttäjät
- Laskun loppusumma
- Sopimustunnus
Laskuluettelo on vietävissä Netvisorista Excel-tiedostona. Toimi seuraavasti, jos laskut eivät siirry Exceliin:
- Paina Päivitä valinnat -napin vierestä Palauta oletukset.
- Paina uudestaan Päivitä valinnat.
- Tallenna näkymä uudestaan Exceliin.
Valitse Tallenna Excel tiedostona, kun haluat viedä kaikki olemassa olevat kentät Exceliin, myös ne, mitä ei ole näkyvillä näytöllä.
Valitse Valitut Excel tiedostona, kun haluat viedä Exceliin vain näytöllä näkyvillä olevat kentät.
Jos samalla tilikaudella on kaksi saman toimittajan laskua samalla laskunumerolla, laskulle tulee ilmoitus: "Ostoreskontrassa on jo toinen lasku samalta toimittajalta, jossa on sama numero". Ohjelma käyttää laskun ja tilikauden vertailuun laskun kirjauspäivää, mikäli se on määritelty. Muutoin käytetään laskupäivää.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
K: Miten avaan ostolaskuluettelo-näkymän?
V: Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Ostolaskuluettelo. Näkymä avautuu, kun sinulla on vähintään lukuoikeudet ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin.
K: Miksi en voi avata laskua laskunumerosta ostolaskuluettelossa?
V: Laskun avaaminen laskunumerosta edellyttää vähintään lukuoikeuksia ostoreskontran perustoimintoihin. Pelkillä lukuoikeuksilla ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin voit tarkastella listaa, mutta et avata laskuja.
K: Miten saan listattua kaikki ostolaskut ilman rajauksia?
V: Jätä kaikki hakuehdot ja rajaukset tyhjiksi ja hae listaus. Tällöin ostolaskuluettelo listaa kaikki laskut.
K: Miten rajaan ostolaskuluettelon näkymää, jos haluan nähdä vain erääntyneet laskut?
V: Valitse laskun tilaksi Erääntynyt tai käytä Lisäksi näytä vain -kohdasta valintaa Erääntyneet laskut. Tämän jälkeen hae listaus.
K: Miten valitsen, mitä sarakkeita ostolaskuluettelo näyttää?
V: Avaa sarakevalinnat painamalla Näytä sarakkeet, valitse halutut sarakkeet ja paina Päivitä valinnat. Näkymä päivittyy valintojesi mukaiseksi.
K: Miksi en näe Laskun tila -saraketta ostolaskuluettelossa?
V: Laskun tila -sarake näkyy vain, jos käyttäjällä on rooli Kirjanpitäjä, Hyväksyjä tai Laskun maksaja. Jos sinulla ei ole mitään näistä rooleista, sarake ei näy.
K: Miten vien ostolaskuluettelon Exceliin?
V: Valitse joko Tallenna Excel tiedostona, jos haluat viedä kaikki olemassa olevat kentät, tai Valitut Excel tiedostona, jos haluat viedä vain näytöllä näkyvät kentät. Jos laskut eivät siirry Exceliin, paina Palauta oletukset, sen jälkeen Päivitä valinnat ja tallenna näkymä uudestaan Exceliin.
K: Miten järjestelmä tunnistaa kotimaan ja ulkomaan laskut?
V: Järjestelmä hakee maan toimittajan pankkitilin perusteella. Jos ulkomaisella toimittajalla on suomalainen pankkitili, lasku katsotaan kotimaan laskuksi.
K: Mitä tarkoittaa ilmoitus "Ostoreskontrassa on jo toinen lasku samalta toimittajalta, jossa on sama numero"?
V: Ilmoitus tulee, jos samalla tilikaudella on kaksi saman toimittajan laskua samalla laskunumerolla. Ohjelma vertaa laskua ja tilikautta ensisijaisesti laskun kirjauspäivän perusteella, ja jos kirjauspäivää ei ole määritelty, vertailussa käytetään laskupäivää.
K: Poistin vahingossa ostolaskun. Voinko palauttaa laskun reskontraan?
V: Poistetusta laskusta ei jää jälkeä eikä poistettua laskua voi palauttaa reskontraan. Mikäli lasku on tullut Maventan kautta, voit koittaa etsiä laskua Maventa-tililtä.
Avainsanat: Ostolaskuluettelo, Ostoreskontra, Laskun tila, Hakuehdot, Excel, Sarakkeet, Raportointi
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback