Tässä ohjeessa kerrotaan ostolaskuluettelo-näkymän käytöstä ja rajaamisesta haluttujen tulosten saamiseksi. Ohjeessa käydään läpi laskujen haku erilaisin hakuehdoin sekä listauksien muokkaaminen ja rajaaminen erilaisin asetuksilla.
Voit avata näkymän valitsemalla Ostot > Ostolaskut > Ostolaskuluettelo.
SISÄLTÖ
Avaa ostolaskuluettelo vähintään lukuoikeuksilla ostoreskontran näkymiin ja luetteloihin. Huomioi, että tällöin et voi vielä avata laskuja laskunumeroista. Laskun avaamiseen tarvitaan vähintään lukuoikeudet ostoreskontran perustoimintoihin. Toimittajatietojen avaamiseen tarvitaan vähintään lukuoikeudet toimittajien hallintaan. Lukuoikeuksilla et voi tehdä muutoksia.
Hae listaukseen halutut ostolaskut sivun yläreunassa näkyvillä hakuehdoilla. Hae ostolaskuja esimerkiksi laskun tilan, toimittajan, käsittelijän ja lasku-/erä-/ ja maksupäivien mukaan. Rajaa ja käsittele haettua laskulistaa tarkemmin haun jälkeen laskulistan ohessa olevien asetusten avulla.
Listaa kaikki laskut jättämällä kaikki rajaukset tyhjiksi ennen listauksen hakemista.
Tarkista hakuehtojen mukaisten laskujen määrä painikkeen vierestä. Määrä päivittyy aina hakuehtoja muutettaessa.
Laskun tila
- Avoin: Hakee kaikki ei kokonaan maksetut laskut.
- Erääntynyt: Hakee laskut, joiden eräpäivä on menneisyydessä.
- Maksettu: Hakee kokonaan maksetut laskut.
- Tiliöity: Hakee laskut, jotka on tiliöity ja joilla on tosite.
- Esitiliöity: Hakee laskut, jotka on jo tiliöity, mutta näillä ei vielä ole tositetta. Tosite tulee näkyviin, kun laskun asiatarkastaa.
- Tiliöimätön: Hakee laskut, joita ei ole vielä tiliöity.
Toimi seuraavasti, kun haluat listata ja rajata laskuja:
- Anna halutut hakuehdot.
- Listaa ehtojen mukaiset laskut painikkeella.
- Rajaa hakuehtoja tarkemmin ruudun vasemmassa reunassa olevilla valinnoilla.
- Valitse listaukseen lisää haluttuja sarakkeita Näytä sarakkeet -painikkeesta.
- Paina Päivitä valinnat -painiketta sarakkeiden valinnan jälkeen.
- Palauta tarvittaessa oletusnäkymä valitsemalla Päivitä valinnat -painikkeen vieressä olevasta alaspäin osoittavasta kolmiosta Palauta oletukset. Käytä tätä apuna, jos olet määritellyt näkymän niin, että oletuksena kaikki tarvittavat laskut eivät tule näkyviin. Huomioi, että käyttäjän muokkaukset häviävät palautuksen yhteydessä.
Käytä laskuluettelon ja sen asetusten toimintoja samalla tavoin kuin ostoreskontranäkymässä.
- Pienennä laskun tilan otsikot listauksen selkeyttämiseksi klikkaamalla otsikkoa hiirellä.
- Rajaa hakua kohdasta Lisäksi näytä vain.
Huomioi ulkomaan laskujen kohdalla, että maa haetaan toimittajan pankkitilin perusteella. Jos ulkomaisella toimittajalla on tiedoissa suomalainen pankkitili, lasku katsotaan kotimaan laskuksi.
Valitse laskutaulukossa näytettävät sarakkeet asetuksista. Jos lisäät tai poistat laskuluettelon sarakkeita näkyvistä, päivitä näkymä Päivitä valinnat -painikkeella.
Tarkista esimerkiksi kohdasta Laskun perustiedot valinnalla "Kanava", onko lasku saapunut verkkolaskuna, skannauspalvelun kautta vai onko se luotu manuaalisesti.
Laskun tila -sarake näkyy, jos käyttäjällä on jokin seuraavista rooleista:
- Kirjanpitäjä
- Hyväksyjä
- Laskun maksaja
Valitse näytettävät
- Uudet laskut: Näyttää laskut, jotka ovat uusi lasku tilassa. Näitä ei ole vielä asiatarkastettu tai hyväksytty tai laitettu kiertoon joillekin henkilöille asiatarkastettavaksi tai hyväksyttäväksi.
- Käsittelyssä olevat laskut: Laskut, joissa on mukana asiatarkastajana tai hyväksyjänä.
- Maksatusvalmiita laskut: Laskut, jotka on hyväksytty, muttei vielä lähetetty maksuun.
- Hylätyt laskut: Näyttää laskut, jotka on hylätty kierrossa.
Lisäksi näytä vain
- Minulle kohdistetut laskut: Näyttää vain ne laskut, jotka on kohdistettu käyttäjälle asiatarkastus / hyväksyntä kierrossa.
- Käsiteltävissä olevat laskut: Näyttää vain ne laskut, jotka voin käsitellä tällä hetkellä. Eli olen esimerkiksi kierrossa seuraavana asiatarkastajana, kenen pitäisi tarkistaa kyseinen lasku.
- Kassa-alennetut laskut: Näyttää laskut, joiden maksuehdossa on kassa-alennusta.
- Kotimaan laskut: Näyttää vaan laskut, jotka ovat kotimaisia.
- Ulkomaan laskut: Näyttää laskut, joissa toimittajan maa on jotain muuta kuin suomi.
- Vain valuuttamaksut: Näyttää laskut, joissa valuutta on jotain muuta kuin euro.
- Erääntyneet laskut: Näyttää laskut, joiden eräpäivä on menneisyydessä.
- Maksukiellossa olevat lasku: Näyttää laskut, joille on annettu maksukielto
- Ei jälleenlaskutetut: Näyttää laskut, mitä ei ole jälleenlaskutettu myyntilaskuksi.
Rajaa hakusanalla
Hae tietoja seuraavista kentistä tällä toiminnolla:
- Laskun numero
- Laskun lisätietokenttä
- Toimittaja
- Viitenumero
- Laskun viestikenttä
- Laskun päivä
- Kirjauspäivä
- Eräpäivä
- Alennuksen eräpäivä
- Alkuperäinen asiatarkastaja
- Laskun asiatarkastaja
- Laskun hyväksyjä
- Tositenumero
- Kaikki kierrossa olevat käyttäjät
- Laskun loppusumma
- Sopimustunnus
Vie laskuluettelo Netvisorista Excel-tiedostona. Toimi seuraavasti, jos laskut eivät siirry Exceliin:
- Paina Päivitä valinnat -napin vierestä Palauta oletukset.
- Paina uudestaan Päivitä valinnat.
- Tallenna näkymä uudestaan Exceliin.
Valitse Tallenna Excel tiedostona, kun haluat viedä kaikki olemassa olevat kentät Exceliin, myös ne, mitä ei ole näkyvillä näytöllä.
Valitse Valitut Excel tiedostona, kun haluat viedä Exceliin vain näytöllä näkyvillä olevat kentät.
Jos samalla tilikaudella on kaksi saman toimittajan laskua samalla laskunumerolla, laskulle tulee ilmoitus: "Ostoreskontrassa on jo toinen lasku samalta toimittajalta, jossa on sama numero". Ohjelma käyttää laskun ja tilikauden vertailuun laskun kirjauspäivää, mikäli se on määritelty. Muutoin käytetään laskupäivää.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
K: Poistin vahingossa ostolaskun. Voinko palauttaa laskun reskontraan?
V: Poistetusta laskusta ei jää jälkeä eikä poistettua laskua voi palauttaa reskontraan. Mikäli lasku on tullut Maventan kautta, voit koittaa etsiä laskua Maventa-tililtä.
Avainsanat: Ostolaskuluettelo, Ostoreskontra, Laskun tila, Hakuehdot, Excel, Sarakkeet, Raportointi
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback