Ohjeessa käsitellään lomalaskennan käyttöä, lomien kirjaamista työaikaan sekä lomalaskennan toimintaa palkanlaskentaprosessissa ja lomapalkkavelkajaksotuksissa. Ohjeistuksessa opastetaan lomakertymien tallentaminen, lomapäivien oikaisu ja palkkalaskelman tietojen tarkistaminen esimerkin avulla.

Sisällysluettelo

Lähtötilanne

Kuukausipalkkalaisen palkansaajan työsuhde on alkanut 1.4.2021. Hänelle on kertynyt vuosilomapäiviä ajalta 1.4.2021 - 31.3.2022 yhteensä 30 vuosilomapäivää, joita ei ole pidetty. Palkansaajalle on asetettu lomalaskennan asetukset Lomaoikeuden hallinnasta.

  • Lomalaskentatapa: Kuukausipalkkalaisten lomalaskenta (Kuukausipalkkalaiset)
  • Lomapäivien kertymäsääntö: Vuosilomalain mukainen kertymä
  • Kuukaudessa kertyvä lomapäivät: 2,5 pv/kk
  • Palkkaperusteet: Kuukausipalkka 4000 €
  • Palkansaajan oletuslaskentakohde: Lappeenranta (100%)

(Kuva 1 Lomaoikeuden hallinta)

Tässä esimerkillä esitetään lomalaskennan käyttöä, miten lomia kirjataan Netvisorin työaikaan ja kuinka lomalaskenta käyttäytyy palkanlaskentaprosessissa sekä lomapalkkavelkajaksotuksissa.

Lomakertymien tallennus

Lomien hallinnan Lomakertymät -näkymälle tallennetaan kuukausittain ko. lomavuodelle lomapäivien ja eurojen kertymät. Näkymällä voidaan muodostaa lomapalkkajaksotuksen tosite, joka vie kirjanpitoon jaksotettavat lomapalkkajaksotukset. Palkansaajalla on 30 maksamatonta lomapäivää, lomapalkkaa ja lomarahaa.

  1. Klikkaa palkansaajan riviltä haluttua kuukautta.
  2. Tallenna aukeavaan näkymään kuukauden kertymäeurot ja lomapäivät.
  3. Huomioi, että palkansaajalle asetettu Lomalaskentatapa on lihavoituna.
  4. Raja näkymä tarvittaessa haluamallesi aikajaksolle (esim. koko lomavuosi) ja yhdelle palkansaajalle kerrallaan kertymien tallennuksen helpottamiseksi.

Käyttöohje: Lomakertymät

(Kuva 2 Lomakertymät)

Lomakertymiin lisätyt tiedot esitetään Lomapalkkavelassa. Käyttöohje: Lomapalkkavelka

(Kuva 3 Lomapalkkavelka)

Lomapäivien kirjaaminen työaikaan

Netvisorin kirjauslajeissa ei välttämättä ole valmiina omaa kirjauslajia vuosilomille. Tarvittaessa luo uusi kirjauslaji kirjauslajien asetuksista.

Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Kirjauslajit > Lisää uusi kirjauslaji

Vuosiloma-kirjauslaji voi näyttää esimerkiksi tältä:

Käytä kirjauslajia vain lomapäivien kirjaamiseen työajassa. Kirjauslajilla ei ole palkkamallikohtaista kaavaa, koska vuosilomapäivän hintaa ei lasketa kirjauslajin kaavalla, vaan Lomalaskentatavan kaavalla.

Palkansaaja on lomalla huhtikuussa 4.4.2022 - 9.4.2022 yhteensä 6 päivää.

  1. Valitse työajan kirjauksesta "Lisää Loma/poissaolo" -työkalu.
  2. Tarkista "Kirjattavissa olevat lomapäivät" (esimerkissä 30 päivää), jotka tulevat Lomien hallinnan tiedoista.

Kun kuittaat ja hyväksyt avoimet tunnit, siirtyvät lomapäivät maksuun palkanlaskentaprosessiin. Jäljelle jää vielä 24 pitämätöntä lomapäivää.

Palkkalaskelman muodostaminen

Tarkista palkansaajan palkkaperusteet ennen palkkalaskelman muodostamista. Näkymässä näytetään työaikaan kirjatut ja hyväksytyt vuosilomapäivät "Pidetyt lomapäivät", "Maksettavat lomapäivät" ja "Maksettavat lomarahapäivät" -sarakkeissa.

Pidetyt lomapäivät

  • Pidettyihin lomapäiviin tuodaan oletuksena palkkajakson hyväksytyt lomapäivät.
  • Jos tieto on jo työaikakirjauksissa, korjaa lomapäivät työaikakirjauksista, jotta laskelman ja työaikanäkymän kirjaukset ovat yhtenevät (tietoa ei voi muokata suoraan sarakkeeseen).
  • Jos työaikakirjauksia ei ole, anna pidetyt päivät kenttään manuaalisesti.

Maksettavat lomapäivät

  • Maksettaviksi lomapäiviksi tarjotaan palkkalaskelman lomatietojen pidetyt ja maksetut erotusta. Arvo voi poiketa "Pidetyt lomapäivät" -sarakkeen arvosta.

Maksettavat lomarahapäivät

  • Maksettaviksi lomarahapäiviksi tarjotaan palkkalaskelman lomatietojen pidetyt ja maksetut erotusta. Arvo voi poiketa aiempien sarakkeiden arvosta.
  • Määritä maksettavat lomarahapäivät erikseen yrityksen toimintatapojen mukaisesti.

Lomapäivien oikaisu

Mikäli palkansaajalle on aiemmilla palkkakausilla merkitty pidetyiksi tai/ja maksetuiksi liikaa lomapäiviä, oikaise "Pidetyt lomapäivät", "Maksettavat lomapäivät" ja "Maksettavat lomarahapäivät" Lomien hallinnan Pidetyt ja maksetut -näkymällä.

Käyttöohje: Pidetyt ja maksetut

Palkkalaskelman tiedot ja tarkistaminen

Muodosta palkkalaskelma. Palkkalaskelman muokkauksesta näet maksettavat vuosilomapäivät. Vuosilomapäivän hinta lasketaan Lomalaskentatavan vuosilomapäivän hinnan kaavalla. Jos Lomavuosien hinnat ja lomapalkkalaskelmat-näkymälle on annettu vuosilomapäivän tai lomarahapäivän hinta, käyttää ohjelma tätä arvoa lomapalkkaa ja lomarahaa laskettaessa.
Käyttöohje: Lomavuosien hinnat ja lomapalkkalaskelmat

Palkanlaskentaprosessissa palkkalaskelman muokkauksessa "Palkkalaskelman rivitiedot" -välilehdellä näytetään palkkalajitiedot, jotka näkyvät myös palkansaajan lopullisella pdf-tulosteella. Tarkista "Palkanlaskijan näkymä" -välilehdeltä palkkalaskelmasta muodostuvan "Lomapalkkajaksotus" ja "Lomarahajaksotuksen" eurot sekä laskentakaavat.

Lomapalkan laskemiseen vaikuttavat palkkalajit:

  • KK-palkan päivähinta
  • Ansioissa huomioitavat palkkalajit
  • Vuosilomapäivän hinta
  • Lomapalkka (Kuukausipalkkalaiset)
  • Lomarahapäivän hinta
  • Lomaraha (Kuukausipalkkalaiset)

Lomapalkan jaksotukseen vaikuttavat palkkalajit:

  • Jaksotuksen ansioissa huomioitavat palkkalajit
  • Jaksotuspäivän hinta
  • Lomapalkkajaksotus
  • Lomarahajaksotus

Tarkista kaikkien palkkalajien laskentakaava viemällä hiiren osoitin palkkalajin nimen kohdalle. Samat laskentakaavat löytyvät myös Lomalaskentatavoilta:

Palkat > Asetukset > Lomalaskennan asetukset > Lomalaskentatavat > Kuukausipalkkalaisten lomalaskenta

Lomien hallinnan Lomakertymät -välilehdelle muodostuu lomapalkkajaksotus toukokuulle (esim. 400 euroa ja Lomarahajaksotus 200 euroa) ja uudet lomakertymät 2,5 päivää. Nämä lasketaan vasta palkkalaskelman maksamisen jälkeen. Käyttöohje: Lomakertymät

Palkkalaskelman muokkauksessa "Palkkalaskelman lisätiedot" -välilehdellä näkyvät "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheessa lisätyt lomapäivätiedot.

Tarkista palkansaajan kustannuspaikka ja jakokäyrä "Jakokäyrä" -välilehdeltä. Esimerkissä palkkakulut kohdistuvat 100% oletuslaskentakohteelle "Kustannuspaikka 1". Lomapalkkajaksotuksen tosite muodostuu samalle laskentakohteelle.

Tarkista työaikaan kirjatut vuosilomapäivät "Työaika, matkat ja poissaolot" -välilehdeltä. Tässä näkymässä 1 lomapäivä tarkoittaa 7,5 tuntia.

Palkkalaskelman pdf-tulosteesta näet maksettavan lomapalkan, lomarahat ja mahdollisen kuukausipalkan oikaisun. Voit muokata tulosteen muotoilua ja palkkalajien järjestystä palkkamallin muotoilusta.

Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Kuukausipalkkalaiset (perusmalli) > Muotoilu

Käyttöohje: Palkkamallin muotoilu

Pdf-tulosteessa esitetään myös "Käytettävissä olevat lomapäivät" ja "Uusi lomapäivien kertymä", jotka tulevat Lomien hallinnasta.

Tarkista lomapäivät Lomien hallinnan eri näkymiltä. Kumulatiiviset tiedot näet Lomapalkkavelan välilehdeltä.

Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Lomapalkkavelka

Käyttöohje: Lomalaskennan uudet näkymät

Palkkalaskelmalla pidetyt ja maksetut lomapäivät

Kun palkansaajan palkkalaskelma on maksettu tai merkitty maksetuksi, muodostuvat palkkalaskelmalla pidetyt lomapäivät sekä maksetun lomapalkan ja lomarahan arvot Pidetyt ja Maksetut -välilehdelle.

Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Pidetyt ja maksetut

Käyttöohje: Pidetyt ja maksetut

Lomien hallinta ja lomakertymät

Kun palkka on maksettu tai merkitty maksetuksi, muodostuu palkkalaskelma laskennan perusteeksi Lomakertymät -välilehdelle palkkalaskelman palkkajakson viimeisen päivän mukaan.

Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Lomakertymät > Toukokuu

  1. Muodosta lomapalkkavelkajaksotus palkkajakson päivämäärien mukaan valitsemalla "Laske lomakertymät".

Lomapalkkajaksotus muodostetaan aina ansainnan mukaan eli palkkajakson viimeisen päivän mukaisesti. Tämä on huomioitu myös kustannusten kohdistamisessa laskentakohteille.

Lue tarkemmin käyttöohje: Lomapalkkavelan käsitteleminen kirjanpidossa

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mistä vuosilomapäivän hinta muodostuu?
Vuosilomapäivän hinta lasketaan Lomalaskentatavan vuosilomapäivän hinnan kaavalla, ei kirjauslajin kaavalla.

Voiko pidettyjä lomapäiviä muokata suoraan palkkalaskelmalla?
Jos tieto on tuotu työaikakirjauksista, sitä ei voi muokata suoraan. Lomapäivät tulee korjata työaikakirjauksiin, jotta tiedot ovat yhtenevät.

Milloin uudet lomakertymät lasketaan näkymille?
Uudet lomakertymät lasketaan vasta palkkalaskelman maksamisen tai maksetuksi merkitsemisen jälkeen.

Miten toimin, jos lomapäiviä on merkitty aiemmin liikaa?
Voit oikaista pidetyt, maksettavat ja lomarahapäivät Lomien hallinnan "Pidetyt ja maksetut" -näkymällä.

Avainsanat: lomalaskenta, lomakertymät, vuosiloma, lomapalkkavelka, palkanlaskenta, kuukausipalkka, jaksotus, työaikakirjaus, lomapalkka, lomaraha



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.