Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja roolit

SISÄLTÖ

• Profiilit eli toimintokohtaiset oikeudet
• Palkansaaja -profiili
• Kaikki oikeudet -profiili
• Hyväksyjä -profiili
• Yrityksen johto -profiili
• Selausoikeus -profiili
• Ei oikeutta -profiili
• Roolit
  • Palkanlaskija (P-rooli)
  • Esihenkilö (E-rooli)
  • Henkilötietojen hallinoija -rooli
  • Roolien vertailu

Käyttöoikeusprofiili tai toimintokohtaiset oikeudet määrittävät ensisijaisesti sen, mille palkanlaskenta-osion sivuille käyttäjällä on luku- tai muokkausoikeus. Sivu näkyy käyttäjälle valikossa, jos siihen on luku- tai muokkausoikeudet.

Osalle sivuista käyttäjä tarvitsee erikseen "Palkanlaskija"-roolin, koska pelkällä roolilla ilman oikeita toimintokohtaisia käyttöoikeuksia ei käyttäjällä ole pääsyä palkanlaskennan toimintoihin. Annettu rooli siis ainoastaan täydentää annettuja toimintokohtaisia oikeuksia.

Profiilit eli toimintokohtaiset oikeudet

Palkanlaskennan profiileilla tarkoitetaan Palkansaaja-, Hyväksyjä- ja Yrityksen johto -profiileja. Profiilien ja roolien muokkaaminen tapahtuu "Käyttäjät ja roolit" -sivulla.

Usein profiilien lisäksi vaaditaan yrityshierarkiasta hyväksyntäoikeus tai jokin palkanlaskennan rooli, jotta käyttäjä näkee kaikkien palkansaajien tiedot tai käyttäjällä on pääsy palkanlaskennan raportteihin. Pelkkä profiili yleensä riittää vain palkansaajalle, koska hänen tarvitsee nähdä vain omat tietonsa. Muiden palkansaajien tietojen näkemiseen ja muokkaamiseen vaaditaan laajemmat käyttöoikeudet ja hyväksyntäoikeudet.

Yrityksen nimi > Käyttäjät ja roolit

Käyttäjät ja roolit -sivulla hallinnoidaan jokaisen yrityksen omien käyttäjien käyttöoikeuksia tai muita käyttäjiä, joilla on käyttöoikeus yritykseen. Palkansaajat -välilehdeltä ei voida muokata palkansaajien käyttöoikeuksia. Palkansaajan on oltava yrityksen omissa käyttäjissä, jotta käyttöoikeudet palkansaajalle voidaan muokata.

 Toiselle käyttäjälle profiilin voi asettaa joko tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai käyttäjähallitsija (KH). Itselleen profiilia ei voi asettaa. Tarvittaessa profiili voidaan lisätä tuen toimesta vaadituin ehdoin. Valmiin palkanlaskennan profiilin voi valita pudotusvalikosta.

Käyttöoikeuksien hallinnasta voidaan hallinnoida palkanlaskenta osion profiileja ja rooleja. Palkanlaskija, esihenkilö ja henkilötietojen hallinnoija ovat rooleja. Pudotusvalikosta aukeavat valittavat profiilit.

Palkanlaskennan valmiit profiilit löytyvät valikosta. Vaihtoehtoina ovat:

• Palkansaaja
• Kaikki oikeudet
• Hyväksyjä
• Yrityksen johto
• Ei oikeutta
• Selausoikeus

Valmiit profiilit sisältävät tietyn yhdistelmän toimintokohtaisia oikeuksia. Mikäli palkanlaskennan profiili ei sellaisenaan ole riittävä, voi profiilin antamia valmiita toimintokohtaisia oikeuksia myös muokata ja määrittää oikeudet haluamallaan tavalla.

Toimintokohtaisia oikeuksia pääsee muokkaamaan "Toimintokohtaiset oikeudet" -linkistä.

Pelkällä profiililla käyttäjä näkee vain osan toisten palkansaajien tiedoista tai pelkästään omansa. Jos halutaan, että käyttäjä näkee myös toisten palkansaajien tietoja, on käyttäjälle lisättävä yrityshierarkiasta hyväksyntäoikeus niihin palkansaajiin, joiden tietoja halutaan käyttäjälle näytettävän.

Palkansaaja -profiili

Palkansaaja -profiili on nimensä mukaan tarkoitettu palkansaajaa varten, joka on lisätty yrityksen käyttäjäksi. Profiili antaa automaattisesti kaikki pakolliset toimintokohtaiset käyttöoikeudet, jota palkansaaja tarvitsee työaikatietojen ja matkalaskujen syöttämiseen. Lisäksi palkansaaja voi tarkastella omia palkkalaskelmiaan ja lomatietoja.

Palkansaaja -profiililla ei anneta oikeuksia palkanlaskentaprosessiin eikä palkanlaskennan asetuksien muokkaukseen. Palkansaaja -profiililla on oikeus vain käyttäjän omien ajanhallinnan (työajankirjaus ja matkalaskut) tietojen kirjaamiseen ja muokkaukseen.

Vanhassa hinnoittelumallissa työaika ja matkalaskut vaatii, että Matkat -palvelu on otettu palkansaajalle käyttöön palkansaajan perustiedoista. Palkansaaja näkee vain omat palkanlaskennan perustiedot ja voi katsella sekä tulostaa omat palkkalaskelmansa.

Palkansaaja-profiilin antamat toimintokohtaiset oikeudet:

Alla näkyy listattuna palkansaaja -profiilin antaman toimintokohtaiset oikeudet.

• Palkanlaskenta: Ei oikeutta
• Ajanhallinta: Työajankirjaus, matkalaskujen hallinta, hyväksyntä, raportointi, lomat ja poissaolot
• Hallinta: Ei oikeutta
• Henkilörekisteri: Palkansaajien hallinta

Näiden sivujen osalta palkansaaja -profiililla näkee vain omat tiedot.

Alla kuva Palkat -valikon näkymät palkansaaja -profiilin toimintokohtaisilla oikeuksilla.

Palkat

• Palkansaajalistaus: näkee vain omat perustiedot
• Palkka- ja matkaennakot: Näkee vain omansa
• Työaikaraportti: Voi hakea omat työaikatiedot
• Lomakalenteri: Voi hakea vain omat tietonsa

Työaika

• Näkee vain omat työaika- ja lomatiedot

Kaikki oikeudet -profiili

Kaikki oikeudet -profiili on tarkoitettu palkanlaskijaa tai yrityksen pääkäyttäjää varten. Profiili pelkästään ei riitä, mikäli käyttäjän on laskettava palkkoja. Profiilia on täydennettävä tarvittaessa tarvittavilla rooleilla, jotta tietyt toiminnot onnistuvat.

Kaikki oikeudet -profiili antaa toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet kaikkiin palkat, työaika- ja matkat -osioihin. Tietyille sivuille on kuitenkin käyttöoikeuksia rajattu niin, että ilman P-roolia (palkanlaskijan roolia) ei sivulle ole muokkausoikeuksia.

Kaikki oikeudet -profiilin antamat toimintokohtaiset oikeudet.

Alla näkyy listattuna kaikki toimintokohtaiset oikeudet Kaikki oikeudet -profiililla:

• Palkanlaskenta: Kaikki oikeudet, paitsi Etera-vakuutusilmoitus
• Ajanhallinta: Kaikki oikeudet
• Hallinta: Kaikki oikeudet
• Henkilörekisteri: Kaikki oikeudet
• Palkansaajakohtaiset palvelut: Ei oikeutta

Alla kuva Palkat -valikon näkymä Kaikki oikeudet -profiililla. Kuten huomaa, vaikka profiili on Kaikki oikeudet, ei pelkällä profiililla ole pääsyä kaikkiin Palkat -osioihin, koska tiettyihin toimintoihin vaaditaan P-rooli (palkanlaskijan rooli), joka on tarkoitettu palkanlaskijaa varten. Esimerkiksi palkanlaskentaprosessiin ei pääse ilman P-roolia

Palkat

• Palkansaajalistaus: Näkee vain omat tiedot
• Henkilöstöhallinnon valvontanäkymä: Näkee kaikki palkansaajat
• Palkka- ja matkaennakot: Näkee vain omansa
• Palkkamallien hallinta: Pääsee näkemään ja muokkaamaan palkkamallien asetuksia
• Lomalaskentanäkymä: Näkee kaikki
• Lomakalenteri: Näkee kaikkien palkansaajien merkatut lomapäivät
• Palkanlaskennan asetukset: Voi muokata palkanlaskennan asetuksia
• Käyttöönotto: Pääsee palkanlaskennan ja Matkojen käyttöönoton vaiheisiin
• Työaikaraportit: Näkee vain omat työaikatiedot

Matkat

• Uusi matka- ja kululasku: Voi luoda uuden matkalaskun vain itselleen
• Avoimet matka- ja kululaskut: Voi nähdä kaikkien palkansaajien matkalaskut
• Hyväksy matka- ja kululaskuja: Näkee sivun, mutta ei näe matkalaskuja, mikäli ei ole asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeutta
• Kohdista ostolaskurivejä matkalaskulle

Työaika

• Näkee vain omat tiedot

Hyväksyjä -profiili

Hyväksyjä -profiili on tarkoitettu työajankirjausten ja matkalaskujen hyväksyjää varten. Hyväksyjälle täytyy tämän lisäksi määrittää riittävät hierarkiaoikeudet yrityshierarkiasta, jotta hän näkee alaistensa tuntikirjaukset ja matkalaskut, joita voi hyväksyä. Ilman hyväksyntäoikeutta ei hyväksyminen ole mahdollista.

Hyväksyjä -profiililla ei saa käyttöoikeutta palkanlaskentaprosessiin eikä perustietojen muokkaukseen. Profiililla saa luku- tai muokkausoikeudet tarvittaville sivuille ajanhallinnan tietoihin kuten matkalaskujen ja tuntikirjausten hyväksyntä näkymiin. Itse hyväksyntää ei voida suorittaa ilman hyväksyntäoikeutta.

Hyväksyjä-profiilin antamat toimintokohtaiset käyttöoikeudet näkyvät alla olevassa kuvassa.

Hyväksyjä -profiili antaa seuraavat oikeudet ilman yrityshierarkian hyväksyntäoikeutta:

• Palkanlaskenta: Ei oikeutta
• Ajanhallinta: Työajankirjaus, matkalaskujen hallinta, hyväksyntä, raportointi, lomat ja poissaolot
• Hallinta: Ei oikeutta
• Henkilörekisteri: Palkansaajien hallinta
• Palkansaajakohtaiset palvelut: Ei oikeutta

Alla kuva Hyväksyjä -profiilin näkymästä Palkat -osiosta. Pelkkä Hyväksyjä -profiili ei riitä näkemään kaikkien palkansaajien tietoja, vaan rinnalle tarvitaan yrityshierarkiasta hyväksyntäoikeus.

Mikäli käyttäjälle lisätään yrityshierarkiasta myös hyväksyntäoikeus, näkee hyväksyjä kaikkien palkansaajien tiedot.

Palkat

• Palkansaajalistaus: Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Palkka- ja matkaennakot: Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Lomakalenteri: Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Työaikaraportti: Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Lomakalenteri: Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)

Työaika

• Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Kun hyväksyntäoikeus on asetettu yrityshierarkiasta, käyttäjä voi hyväksyä työajankirjauksia

Matkat

• Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Kun hyväksyntäoikeus on asetettu yrityshierarkiasta, käyttäjä voi hyväksyä matkalaskuja

Hyväksyntäoikeus lisätään yrityshierarkiasta Yrityksen nimi > Yrityksen hierarkia > Hierarkiaoikeudet

Yrityshierarkiassa annetaan hyväksyntäoikeus siihen tasoon, mihin palkansaajat kuuluvat joiden tiedot halutaan hyväksyjän näkevät. Tarkemmin yrityshierarkian asettamisesta ja tasoista yrityshierarkian käyttöohjeista.

Yrityksen johto -profiili

Yrityksen johto -profiili on tarkoitettu yrityksen esihenkilöiden käyttöön. Yrityksen johto- profiili antaa valmiiksi tarvittavat toimintokohtaiset käyttöoikeudet palkkojen hyväksyntänäkymään ja työaikaraportteihin.

Mikäli käyttäjän pitää päästä palkanlaskennan raportteihin, on profiilin lisäksi annettava E-rooli (esihenkilörooli) tai Palkanlaskija -rooli (P-rooli). Ilman roolia, ei yrityksen johdolla ole pääsyä palkanlaskennan raportteihin. Palkkojen hyväksyntä vaatii myös E-roolin. Palkkalaskelmien näkemiseen tarvitaan Palkanlaskija-rooli.

Kuten hyväksyjä -profiili, vaatii yrityksen johto -profiili myös yrityshierarkiasta hyväksyntäoikeudet siihen tasoon, kenen tietoja halutaan esihenkilöiden tarkasteltavan. Ilman hyväksyntäoikeutta yrityksen johto -profiililla näkee vain omat tietonsa.

Yrityksen johto -profiililla on muokkausoikeus palkansaajien perustietoihin sekä Ajanhallinnan tietoihin. Profiililla ei ole oikeuksia työnantajan kuukausi-ilmoituksille tai työnantajan vuosi-ilmoituksille. Yrityksen johto -profiililla ei voi muokata palkanlaskennan perustietoja tai asetuksia.

Mikäli käyttäjän tulee hyväksyä palkkoja tai nähdä palkanlaskennan raportteja, on lisättävä Esihenkilö-rooli.

Yrityksen johto -profiilin Palkat -valikon näkymä. Mikäli käyttäjälle ei ole annettu hyväksyntäoikeutta tai P-roolia tai E-roolia, näkee käyttäjä pelkällä profiililla vain omat tietonsa.

Palkat

• Palkansaajalistaus: Näkee vain omansa (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Henkilöstöhallinnon valvontanäkymä: Näkee kaikki
• Palkka- ja matkaennakot: Näkee vain omansa (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Työaikaraportit: Näkee vain omansa (Ilman hyväksyntäoikeutta)
• Lomakalenteri: Näkee vain omansa (Ilman hyväksyntäoikeutta)

Työaika

• Näkee vain omat tiedot (Ilman hyväksyntäoikeutta)

Matkat

• Näkee kaikki

Hyväksyntäoikeus lisätään yrityshierarkiasta Yrityksen nimi > Yrityksen hierarkia > Hierarkiaoikeudet

Yrityshierarkiassa annetaan hyväksyntäoikeus siihen tasoon, mihin palkansaajat kuuluvat joiden tiedot halutaan hyväksyjän näkevät. Tarkemmin yrityshierarkian asettamisesta ja tasoista yrityshierarkian käyttöohjeista.

Selausoikeus -profiili

Pelkkä selausoikeus -profiili ei yksinään riitä, vaan se vaatii rinnalleen P-roolin (palkanlaskijaroolin), jotta käyttäjä pääsee katselemaan kaikkia palkanlaskennan sivuja. Ilman roolia eivät sivut ole käyttäjälle näkyvissä. Selausoikeus -profiili ja P-rooli antaa vain lukuoikeudet tietyille sivuille eli tietoja voi selata, mutta käyttäjä ei voi muokata asetuksia.

Selausoikeus-profiilin antamat oikeudet:

• Palkanlaskenta: Lukuoikeus kaikille sivuille
• Ajanhallinta: Lukuoikeus kaikille sivuille
• Hallinta: Lukuoikeus kaikille sivuille
• Henkilörekisteri: Lukuoikeus kaikille sivuille
• Palkansaajakohtaiset palvelut: Ei oikeutta

Selausoikeus -profiilin näkymä Palkat -osiosta ilman P-roolia. Kun P-rooli on annettu, avautuu kaikki sivut, mutta käyttäjä ei voi muokata kyseisten sivujen tietoja, ainoastaan tarkastella.

Koska käyttäjällä ei ole kuin lukuoikeus, hän ei voi keskeyttää palkanlaskentaprosessia. Mikäli selausoikeus -profiililla menee palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulle, valitsee palkkajakson,  ei käyttäjä pysty valitsemaan "Vapauta palkkajakson lukitus" - nappulaa, vaan prosessi lukittuu käyttäjän toimesta. Vain palkanlaskija voi P-roolilla käydä vapauttamassa palkkajakson lukituksen selauksen jälkeen.

Ei oikeutta -profiili

Ei oikeutta -profiililla ei anneta käyttöoikeuksia mihinkään palkanlaskenta-osion toiminnallisuuksiin. Tämän profiili on tarkoitettu käyttäjille, joilla ei ole oikeutta palkanlaskentaan.

Ei oikeutta -profiilin antamat oikeudet:

• Palkanlaskenta: Ei oikeutta
• Ajanhallinta: Ei oikeutta
• Hallinta: Ei oikeutta
• Henkilörekisteri: Ei oikeutta
• Palkansaajakohtaiset palvelut: Ei oikeutta

Roolit

Palkanlaskennan roolien asettaminen löytyy käyttäjät ja roolit -sivulta profiilin valikon alapuolelta. Käyttäjälle roolin voi antaa joko tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai saman yrityksen pääkäyttäjä. Itselleen oikeutta ei voi antaa. Tarvittaessa rooli voidaan asettaa tuen toimesta.

Käyttöohje: Käyttäjät - käyttöoikeuksien lisäys ja hallinta

Rooleina on valittavissa:

• Palkanlaskija (P-rooli)
• Esihenkilö (E-rooli)
• Henkilötietojen hallinnoija (HH-rooli)

Roolien tarkoituksena on täydentää toimintokohtaisia käyttöoikeuksia. Esimerkiksi mikäli käyttäjällä voi olla toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus palkanlaskentaan, mutta jotta hän pääsee laskelmaan palkkoja, on hänelle lisättävä P-rooli, jotta kyseinen toiminta on mahdollista suorittaa. 

Palkanlaskija (P-rooli)

Palkanlaskija-rooli on pakollinen käyttäjälle, joka laskee palkkoja. Suositeltavaa on, että palkanlaskijalla on palkanlaskennan profiilinaan "Kaikki oikeudet". Palkanlaskija tarvitsee myös maksatusoikeudet reskontraoikeuksista, jotta hän voi maksaa palkkoja. Palkanlaskija-roolin voi antaa joko  tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) tai yrityksen pääkäyttäjä, itselleen oikeutta ei voi antaa. Tarvittaessa rooli voidaan asettaa tuen toimesta. 

Lue lisää: Käyttöoikeudet: Palkanlaskija-rooli

Esihenkilö (E-rooli)

Esihenkilö-rooli voidaan nimensä mukaisesti antaa esisasemassa toimivalle käyttäjälle. E-rooli kunnioittaa yrityshierarkiaa ja käyttäjä näkee palkansaajista vain ne, joihin hänellä on yrityshierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus. Rooli oikeuttaa näkemään palkansaajien palkkatietoja. E-rooli tarvitaan palkkojen hyväksyntää varten.

Lue lisää: Käyttöoikeudet: Esihenkilö-rooli

Henkilötietojen hallinoija -rooli

Henkilötietojen hallinnoija -roolilla voi hallita palkansaajien tietoja palkanlaskijan roolia rajoitetummin. Tällä roolilla ei pääse palkanlaskentaprosessiin eikä lähtökohtaisesti palkansaajien palkkatietoja sisältäville sivuille. HH-rooli kunnioittaa yrityshierarkiaa ja käyttäjä näkee palkansaajista vain ne, joihin hänellä on hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus.

Lue lisää: Käyttöoikeudet: Henkilötietojen hallinnoija -rooli

Roolien vertailu

Käyttäjillä on oletuksena oikeus vain niihin palkansaajiin, joihin heillä on yrityshierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus.

Palkanlaskija (P-rooli) näkee kaikki palkansaajat kaikkine tietoineen (yliajaa hierarkiaoikeudet). Muiden palkkatietoja näkee vain P-roolilla (palkansaaja näkee omat palkkalaskelmansa). Roolien tarkemmat kuvaukset löytyvät roolien varsinaisilta omilta käyttöohjesivuilta.

Alla taulukko, jossa vertailtu miten roolit eroavat toisistaan (toukokuun 2015 päivityksen jälkeen).

+ oikeus sivulle/toimintoon
- ei oikeutta sivulle/toimintoon
(H) kunnioittaa hierarkioita eli  näkee vain hierarkian mukaiset palkansaajat, ilman tätä näkee siis kaikki palkansaajat

Vaadittavat roolit P = Sivu vaatii P-roolin, ilman P-roolia ei ole oikeutta sivulle/toimintoon

Ei tarvitse, oikeudet määrää = Ei tarvita rooleja, toimintokohtaiset oikeuksissa luku- tai muokkausoikeus antaa käyttöoikeuden ko. sivuun/toimintoon.

Sivut ja toiminnot, joihin ei ole pääsyä tai ei pysty muokkaamaan ilman palkanlaskijan (P)-roolia:

• Palkkamallien hallinta
• Palkansaajan poistaminen
• Palkansaajan perustietojen kaikki muut kuin ensimmäisen välilehden näkeminen
• Verokortit
• Palkkaperusteiden hallinta
• Palkkojen historiatiedot
• Lomalaskennan asetukset
• Työajan tehohallinta
• Työaikaraportointi: työaikaraportti työmaittain tai urakoittain
• Lomapäiväkirjanpito
• Palkkalaskelmat ja -jaksot
• Palkanlaskentaprosessi
• Palkanlaskennan raportit
• Palkkatodistukset
• Palkkakortit
• Palkkalista
• Palkkatietoilmoitukset
• Erillisilmoitukset

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei