Ohjeessa kuvataan palkanlaskennan käyttöoikeuksien ja roolien hallinta. Siinä määritellään eri toimintokohtaiset profiilit, kuten Palkansaaja, Kaikki oikeudet ja Hyväksyjä. Lisäksi ohjeessa käsitellään palkanlaskennan roolien, kuten Palkanlaskija-, Esihenkilö- ja Henkilötietojen hallinnoija -roolien ominaisuudet ja asettaminen.

SISÄLLYSLUETTELO

Huomioi, että valmis käyttöoikeusprofiili tai muokatut toimintokohtaiset oikeudet määrittävät sen, mille Palkat -osion sivuille sinulla on luku- tai muokkausoikeus.

Hallitse käyttäjien käyttöoikeuksia seuraavasti:

  1. Valitse Yritysvalikko (yrityksen nimi) > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Käyttäjät ja roolit > klikkaa käyttäjän nimestä.

Tiedosta, että osalle Palkat -osion sivuista tarvitset toimintokohtaisten oikeuksien lisäksi Palkanlaskija (P)-roolin. Määritä palkanlaskijan käyttöoikeudet itse "Palkanlaskija" -roolista ja sitä täydentävistä palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista.

Profiilit ja toimintokohtaiset oikeudet

Huomioi, että palkanlaskennan profiililla tarkoitetaan toimintokohtaisten oikeuksien eri käyttöoikeusyhdistelmää, joka on valmiiksi koottu. Valitse ohjelmassa valmiina olevia eri nimisiä profiileja eri käyttötarkoituksiin:

Muokkaa profiiliin kuuluvia valmiita toimintokohtaisia oikeuksia haluamallasi tavalla, mikäli mikään valmisprofiili ei ole sellaisenaan sopiva. Muokkaa toimintokohtaisia oikeuksia käyttäjän tiedoista Toimintokohtaiset oikeudet -linkistä. Varmista, että sinulla on "tilitoimiston pääkäyttäjä" -rooli (TPK) tai "käyttäjähallitsija" -rooli (KH), jotta voit lisätä toiselle käyttäjälle profiileja. Muista, ettet voi asettaa profiilia itsellesi.

Palkansaaja -profiili

Anna "Palkansaaja" -profiili palkansaajalle, joka on lisätty palkansaajalistauksen lisäksi yrityksen käyttäjäksi käyttäjälistaukselle. Huomioi, että profiili antaa automaattisesti kaikki tarvittavat toimintokohtaiset käyttöoikeudet, joita palkansaaja tarvitsee työaikatietojen sekä matka- ja kululaskujen syöttämiseen. Tarkastele palkansaajana omia palkkalaskelmia ja lomatietoja. Tiedosta, että "Palkansaaja" -profiililla ei sellaisenaan pääse palkanlaskentaprosessiin eikä palkanlaskennan asetusten muokkaukseen. Muista, että ilman erillistä yrityshierarkian hyväksymisoikeutta tai varsinaista "palkanlaskija" -roolia pelkällä "palkansaaja" -profiililla on oikeus vain käyttäjän omia tietoja.

Alla kuva Palkat -valikosta "palkansaaja" -profiilin toimintokohtaisilla oikeuksilla:

Palkansaaja -profiililla pääsee myös näkymälle Yritysvalikko (yrityksen nimi) > Sähköinen allekirjoittaminen. Mikäli ympäristöstä on lähetetty julkisia sähköisen allekirjoituksen kutsuja, näkee palkansaaja nämä listauksessa.

Kaikki oikeudet -profiili

Anna "Kaikki oikeudet" -profiili palkanlaskijaa tai yrityksen pääkäyttäjää varten. Täydennä sitä yrityshierarkian käyttöoikeuksien avulla. Määrittele sen avulla, keitä kaikkia koskevia tietoja käyttäjä saa nähdä.

Lisää käyttäjälle "kaikki oikeudet" toimintokohtaisen käyttöprofiilin lisäksi varsinainen "palkanlaskija" -rooli, jos käyttäjän tulee päästä laskemaan palkkoja eikä palkansaajien näkyvyyttä ole tarvetta rajata.

Alla kuva Palkat -valikosta kun käyttäjällä on palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa "kaikki oikeudet" -profiili:

Alla kuva Palkat -valikosta kun käyttäjällä on sekä "Kaikki oikeudet" -profiili, että "Palkanlaskija" -rooli (P):

Hyväksyjä -profiili

Määritä Hyväksyjä -profiili työajankirjausten ja matkalaskujen hyväksyjää varten. Määritä hyväksyjälle tämän käyttöoikeusprofiilin lisäksi riittävät hierarkiaoikeudet yrityshierarkiasta. Varmista näin, että hän näkee haluttujen palkansaajien tuntikirjaukset ja matkalaskut, joita hyväksyä. Huomioi, että ilman yrityshierarkian hyväksymisoikeutta ei hyväksyminen ole mahdollista.

Tiedosta, että Hyväksyjä -profiililla ei saa käyttöoikeutta palkanlaskentaprosessiin eikä perustietojen muokkaukseen. Aseta niihin aina erikseen Palkanlaskijan (P)-rooli. Muista toimintokohtaisten oikeuksien luku- ja muokkausoikeuden ero: lukuoikeus sallii sivujen katselemisen ja muokkausoikeus muokkausten tekemisen kyseiselle sivulle.

Alla kuva "Palkat" -valikosta kun käyttäjällä on "Hyväksyjä" -profiili:

Yrityksen johto -profiili

Anna "Yrityksen johto" -profiili esimerkiksi yrityksen esihenkilöiden käyttöön. Huomioi, että tämä profiili antaa valmiiksi tarvittavat toimintokohtaiset käyttöoikeudet työaikakirjausten ja matkalaskujen hyväksyntänäkymiin sekä työaikaraportteihin. Muokkaa "Yrityksen johto" -profiililla palkansaajien perustietoja sekä työajan kirjausta että matkalaskuja.

Täydennä profiilia yrityshierarkian oikeuksin. Määrittele niiden avulla keiden kaikkien palkansaajien tietoja käyttäjä saa hallinnoida. Aseta käyttöoikeudet kaikkinensa tämän käyttöohjeen mukaisesti, jos käyttäjän on tarkoitus hyväksyä myös palkkalaskelmia.
Alla kuva "Palkat" -valikosta kun käyttäjällä on "yrityksen johto" -profiili:

Selausoikeus -profiili

Huomioi, että pelkkä "selausoikeus" -profiili ei yksinään riitä. Aseta sen rinnalle "Palkanlaskija" -rooli, jotta käyttäjä pääsee katselemaan kaikkia palkanlaskennan sivuja. Anna rooli käyttäjälle, jonka tulee päästä katselemaan Palkat -osion sivuja, mutta älä anna hänen tehdä sinne muokkauksia.

Alla kuva "Palkat" -valikosta kun käyttäjällä on "selausoikeus" -profiili ja "palkanlaskija" -rooli:

Tiedosta, että mikäli käyttäjä menee "selausoikeus" -profiililla palkanlaskentaprosessiin jollekin palkkajaksolle, hän ei pysty valitsemaan "poistu ja vapauta jakson lukitus" -painiketta. Prosessi lukkiutuu käyttäjän toimesta. Lukitusta ei saa purettua itse, vaan jonkin muun "palkanlaskija" -roolillisen, jolla on myös palkanlaskentaan kaikki toimintokohtaiset oikeudet tulee käydä vapauttamassa lukitus.

Ei oikeutta -profiili

"Ei oikeutta" -profiililla ei saa käyttöoikeuksia mihinkään "Palkat" -osion toiminnallisuuksiin.

Roolit

Aseta palkanlaskennan roolit seuraavasti:

  1. Valitse Yritysvalikko (yrityksen nimi) > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Käyttäjät ja roolit > klikkaa käyttäjän nimestä.

Anna rooleja muille käyttäjille tilitoimiston pääkäyttäjänä (TPK), jolla on myös käyttäjähallitsijan rooli (KH), tai toimi käyttäjänä, joka on yrityksen Netvisor-ympäristön pääkäyttäjä ja jolla on käyttäjähallitsijan rooli (KH). Muista, ettet voi antaa roolia itsellesi. Lue lisää: Käyttäjät - käyttöoikeuksien lisäys ja hallinta

Palkanlaskija -rooli (P)

Aseta Palkanlaskija -rooli pakollisena käyttäjälle, joka laskee palkkoja. Määritä palkanlaskijalle palkanlaskennan profiiliksi "kaikki oikeudet". Lisää palkanlaskijalle myös maksatusoikeudet reskontraoikeuksista, jotta hän voi maksaa palkkoja. Lue lisää: Käyttöoikeudet: Palkanlaskija-rooli

Esihenkilö -rooli (E)

Anna Esihenkilö -rooli esimerkiksi esihenkilönä toimivalle käyttäjälle. Aseta esihenkilölle palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista sekä "hyväksyjä" -profiilia vastaavat käyttöoikeudet että palkkojen hyväksynnän vaatimat toimintokohtaiset oikeudet. Määrittele esihenkilöiden käyttöoikeuksien laajuus yrityshierarkiassa. Tarkastele käyttäjänä palkansaajista vain niitä, joihin sinulla on yrityshierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksymisoikeus. Aseta Esihenkilö-rooli palkkojen hyväksyntää varten. Lue lisää: Käyttöoikeudet: Esihenkilö-rooli

Henkilötietojen hallinnoija -rooli (HH)

Hallitse palkansaajien tietoja Henkilötietojen hallinnoija -roolilla palkanlaskijan roolia rajoitetummin. Huomioi, että tällä roolilla et pääse palkanlaskentaprosessiin etkä lähtökohtaisesti palkansaajien palkkatietoja sisältäville sivuille. Määrittele HH-roolin käyttöoikeuksien laajuus yrityshierarkiassa. Tarkastele käyttäjänä palkansaajista vain niitä, joihin sinulla on yrityshierarkian kautta hyväksymisoikeus. Lue lisää: Käyttöoikeudet: Henkilötietojen hallinnoija -rooli

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä palkanlaskennan profiilit tarkoittavat?
Profiileilla tarkoitetaan toimintokohtaisten oikeuksien eri käyttöoikeusyhdistelmiä, jotka on valmiiksi koottu eri käyttötarkoituksia varten.

Voinko asettaa käyttöoikeuksia tai rooleja itselleni?
Et voi asettaa profiileja tai rooleja itsellesi. Oikeuksien asettamiseen muille tarvitset tilitoimiston pääkäyttäjän (TPK) tai käyttäjähallitsijan (KH) roolin.

Mitä teen, jos lukitsen palkkajakson vahingossa selausoikeus -profiililla?
Et voi purkaa lukitusta itse selausoikeudella. Pyydä toista käyttäjää, jolla on palkanlaskija-rooli ja palkanlaskentaan kaikki toimintokohtaiset oikeudet, käymään vapauttamassa lukitus.

Avainsanat: käyttöoikeudet, palkanlaskenta, profiilit, toimintokohtaiset oikeudet, roolit, Palkansaaja, Kaikki oikeudet, Hyväksyjä, Yrityksen johto, Selausoikeus, Palkanlaskija, Esihenkilö, Henkilötietojen hallinnoija, yrityshierarkia



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.