Netvisorissa on mahdollista muodostaa palkanmaksuaineisto ulkoiseen järjestelmään ladattavana ISO 20022 pain.001.001.03 XML-tiedostona. Tässä ohjeessa opastetaan ulkoisen palkanmaksuaineiston käyttöönotto palkanlaskennan asetuksista sekä aineiston lataaminen palkkaprosessissa.
Huomaa: Jokaisesta aineistoon sisältyvästä palkkalaskelmasta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukainen transaktiomaksu.
Tärkeää ennen käyttöönottoa: Varmista, että yrityksen omiin perustietoihin (sekä myöhemmin palkansaajien tietoihin) on syötetty katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maakoodi (FI). Puutteelliset osoitetiedot voivat johtaa aineiston hylkäämiseen pankissa.
SISÄLTÖ
- 1. Toiminnon käyttöönotto ja asetukset
- 2. Palkanmaksuaineiston lataaminen palkkaprosessissa
- Usein kysyttyjä kysymyksiä
1. Toiminnon käyttöönotto ja asetukset
Ennen kuin voit ladata maksuaineistoja, toiminto täytyy aktivoida ja sille täytyy määrittää pakolliset maksutiedot palkanlaskennan asetuksista.
- Siirry valikkoon: Palkat > Palkanlaskennan asetukset.
- Etsi kohta "Salli ulkoisen palkanmaksuaineiston lataaminen" ja aseta valintaruutu aktiiviseksi (täppä päälle).
- Kun valinta on tehty, sivulle avautuu uusi osio, johon tulee täyttää seuraavat pakolliset maksutiedot:
- Pankkitili palkanmaksuaineistoon: Valitse tili, jolta palkat maksetaan.
- Maksutilin BIC: Kenttään haetaan automaattisesti oletuksena valitun pankkitilin BIC-koodi. Tarvittaessa koodin voi syöttää käsin.
- Palvelutunnus: Syötä pankilta saatu palvelutunnus.
- Kun kaikki tiedot on täytetty, paina Tallenna.
2. Palkanmaksuaineiston lataaminen palkkaprosessissa
Kun toiminto on aktivoitu asetuksista, palkkaprosessin Maksamattomat palkkalaskelmat -näkymään ilmestyy uusi painike/valinta: "Lataa ulkoinen palkanmaksuaineisto".
Voit valita tilanteeseen sopivan tavan edetä seuraavista kolmesta vaihtoehdosta:
| Vaihtoehto | Mitä tapahtuu? |
| Lataa, merkitse maksetuksi ja lähetä palkkatietoilmoitukset | Ohjelma muodostaa aineiston, merkitsee laskelmat maksetuiksi ja lähettää automaattisesti palkkatietoilmoitukset Tulorekisteriin. |
| Lataa maksuaineisto | Ohjelma muodostaa pelkän maksuaineiston. Laskelmien tila Netvisorissa ei muutu. |
| Lataa ja merkitse maksetuksi | Ohjelma muodostaa aineiston ja muuttaa palkkalaskelmat Netvisorissa tilaan "Maksettu". |
Tiedostomuoto
Kun klikkaat jotain yllä olevista vaihtoehdoista, maksuaineisto latautuu suoraan selaimesi Lataukset (Downloads) -kansioon.
- Tiedosto on standardimuotoinen XML-tiedosto (virallinen tyyppi: ISO 20022 pain.001.001.03 )
- Voit tämän jälkeen siirtää ladatun tiedoston käytettävään ulkoiseen maksujärjestelmään tai pankki-ohjelmistoon.
- Uudelleenlataus: Jo kerran muodostetun aineiston lataaminen uudelleen on maksutonta. Transaktiomaksu veloitetaan vain kerran.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mistä tiedän, onko aineisto siirtynyt pankkiin?
Ulkoinen palkanmaksuaineisto ladataan vain omalle tietokoneellesi XML-tiedostona. Netvisor ei lähetä tätä aineistoa automaattisesti pankkiin, vaan sinun tulee itse kirjautua omaan pankkiohjelmaasi tai maksujärjestelmääsi ja sisäänlukea tiedosto sinne.
Miksi "Lataa ulkoinen palkanmaksuaineisto" -painike ei näy palkkaprosessissa?
Varmista, että toiminto on kytketty päälle kohdasta Palkat > Palkanlaskennan asetukset ja että olet täyttänyt kaikki pakolliset tiedot (Pankkitili, BIC ja Palvelutunnus) ja tallentanut muutokset. Painike tulee näkyviin vasta, kun asetukset ovat kunnossa.
Veloitetaanko minulta uusi transaktiomaksu, jos korjaan palkkoja ja lataan aineiston uudelleen?
Jos huomaat virheen, korjaat palkkalaskelmia ja muodostat niistä kokonaan uuden maksuaineiston, kyseessä on uusi transaktio, josta menee hinnaston mukainen maksu. Vain täysin saman, jo kerran luodun tiedoston lataaminen uudelleen (esim. jos tiedosto katosi koneeltasi) on maksutonta.
Voinko maksaa tällä aineistolla palkkoja ulkomaisille tileille tai muussa valuutassa kuin euroina?
Et voi. Ominaisuus on rajoitettu vain Suomen sisäisiin palkanmaksuihin. Aineiston valuutta on aina kiinteästi EUR ja se noudattaa suomalaisia SEPA-sääntöjä.
Kuinka hyvissä ajoin aineisto pitää ladata ja toimittaa pankkiin?
Aineiston luontiaika (aikaleima) saa olla enintään 15 vuorokautta vanha, kun se toimitetaan pankkiin. Älä siis lataa aineistoa valmiiksi koneellesi viikkoja ennen varsinaista suoritusta, jotta pankki ei hylkää sitä liian vanhana.
Onko aineistossa rajoituksia palkansaajien määrälle?
Kyllä. Yksi maksuerä (eli sama maksupäivä) voi sisältää enintään 9 999 palkansaajan (tilisiirron) tiedot. Tätä suuremmat palkanlaskentaerät tulee jakaa useammalle eri maksupäivälle tai erillisiin ajoihin.
Miten palkat ryhmitellään, jos laskelmilla on eri maksupäiviä?
Netvisor ryhmittelee maksuerät automaattisesti maksupäivän mukaan. Jos lataat kerralla palkkoja, joissa on eri maksupäiviä, tiedostoon muodostuu oma lohkonsa (PmtInf) jokaiselle päivälle. Voit silti ladata ja siirtää tämän yhden tiedoston pankkiisi sellaisenaan.
Järjestelmä antaa virheen "Pankkitili palkanmaksuaineistoon (IBAN: Väärän muotoinen", miten korjaan tämän?
Järjestelmä ilmoittaa pankkitiliä tallentaessa, että tilinumero on väärän muotoinen. Tarkista, että tilinumero on varmasti IBAN-muodossa ja että se on muutenkin oikeellinen. Tarvittaessa tarkista pankistasi tilinumero.
Järjestelmä antaa virheen "Maksupäivä ei voi olla yli 30 päivän päässä tulevaisuudessa.", miten korjaan tämän?
Maksupäivä ei teknisesti voi olla yli 30 päivän päässä kuluvasta päivästä. Kyseinen virhe poistuu kun palkkalaskelmien palkanmaksupäivä muutetaan.
Järjestelmä herjaa puuttuvasta palvelutunnuksesta, miten korjaan tämän?
Palvelutunnus on pakollinen tieto ulkoista palkanmaksuaineistoa käytettäessä. Lisää palkanlaskennan asetuksiin puuttuva palvelutunnus. Mikäli et tiedä tai muista palvelutunnusta niin ole yhteydessä pankkiisi.
Avainsanat: ulkoinen palkanmaksuaineisto, ISO 20022 pain.001.001.03 XML-tiedosto, palkanlaskennan asetukset, palkanmaksuaineiston lataaminen, maksamattomat palkkalaskelmat
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback