En användare som behandlar inköpsfakturor kan sakgranska, kontera och godkänna inköpsfakturor om hen har tillräckliga behörigheter för försäljnings- och inköpsreskontrorna. Dessutom måste användaren ha åtminstone redigeringsbehörighet i inköpsreskontrans grundläggande funktioner och för listorna i inköpsreskontravyerna. Vi rekommenderar också redigeringsbehörighet i hanteringen av leverantörer ifall leverantörernas uppgifter behöver korrigeras.

Personen som sakgranskar fakturan ska kontrollera att fakturan i inköpsreskontran är befogad och inte innehåller fel.

Inköpsfakturor som kräver åtgärder kan listas i ett e-postmeddelande som skickas vid vald tidpunkt. En enklare inloggning via en snabblänk räcker för att godkänna och sakgranska inköpsfakturor. Mer information om kommunikation och enklare inloggning hittar du här: Kontrollera och godkänn inköpsfakturor via en genväg

Behandlingen av en inköpsfaktura börjar med sakgranskning och kontosättning (om användaren har behörighet att kontera fakturor). Inköpsfakturan kan behandlas antingen genom listning av öppna inköpsfakturor/inköpsfakturalistan eller genom gå till fakturans uppgifter genom att klicka på dess nummer.

Individuell behandling av fakturor

När du vill behandla en specifik inköpsfaktura kan du gå till fakturans uppgifter genom att välja dess nummer i fakturalistan. På vänstra sidan om fakturan finns Godkännandestatus (1), som är Ny faktura i början av behandlingen. Denna status ändras när behandlingen av fakturan fortskrider. På samma rad gå det också att se om fakturan är Kontosatt (2) och hur mycket av det totala fakturabeloppet som hittills har betalats (3).

Till höger på samma rad finns en grön knapp (4). Med knappen kan fakturan sakgranskas eller godkännas direkt, beroende på reskontrornas behörigheter. Du kan också avvisa en faktura med knappen. På samma rad finns dessutom knappen Inköpsfakturans funktioner (5).


Fakturadag: Den dag då fakturan är daterad.

Bokföringsdag: Som standard fakturadatumet, men med detta fält fås fakturan till bokföringen för önskat datum. Verifikationen skapas utifrån bokföringsdagen. 

Vår referens: Informationen läses från e-fakturameddelandet i fältet nedan, <SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier>

Er referens: Informationen läses från e-fakturameddelandet i fältet nedan: <OrderIdentifier>Er referens</OrderIdentifier


Referensnummer/Meddelande: Om e-fakturan innehåller ett giltigt referensnummer visas detta i referensnummerfältet. Om den mottagna fakturan har en ogiltig referens, ändras fakturans referensnummerfält till ett meddelandefält och informationen visas i det. En faktura kan inte ha både ett referensnummer och ett meddelandefält. Vid e-fakturering läses inte meddelandefältet. E-fakturans referens läses från meddelandets EpiRemittanceInfoIdentifier-fält.

Beräknad betalningsdag: Programmet visar här förfallodagen, enligt fakturans betalningsvillkor, som beräknad betalningsdag. Om förfallodagen gått ut, är den beräknade betalningsdagen denna dag. Om betalningsvillkoret inkluderar kassarabatt, visas förfallodagen för betalningsvillkoret som den beräknade betalningsdagen. Dagen kan redigeras manuellt och detta påverkar kassaflödesprognosen. Fältet försvinner när fakturan är betald. 

Längst till höger går det att spara bilagor till fakturorna. Fakturans behandlingshistorik lagrar alla steg i hanteringen av fakturan samt användarens egna eventuella kommentarer, som kan skrivas i ett fält som reserverats för det.

Fakturans tilläggsuppgift: I det här fältet går det att ange en intern kommentar om inköpsfakturan. För att detta fält ska visas bör följande punkt vara vald i reskontrans behörigheter: Person som ställer in godkännandecirkulationen för inköpsfakturor. Utan detta visas inte fältet för tilläggsuppgifter på fakturan. (med bokförarens behörighet kan den redigeras bakom länken). Fältet för tilläggsuppgifter visas också för en sakgranskare eller en person som har behörighet att godkänna fakturan ifråga.

Redigera faktura

I det här skedet kan du ännu redigera fakturans basuppgifter med hjälp av funktionen Redigera (6). Fakturan kan redigeras om

  • Fakturan har inte en verifikation för låst momsperiod eller låst räkenskapsperiod
  • Om fakturan inte har godkänts kan den dessutom redigeras enligt nedanstående villkor
    • Användaren är fakturans godkännare.
    • En godkännare för fakturan har inte angivits och användaren har behörighet att godkänna fakturor.
    • Användaren är fakturans sakgranskare.
    • Fakturans sakgranskare har inte ställts in men användaren har rätt att sakgranska fakturorna.
    • Användaren har rätt att ställa in cirkulation
    • Om fakturan har matats in manuellt kan den som skapade fakturan redigera den. För andra användare skulle redigering kräva bokförarbehörighet.
  • Med bokförarens behörighet kan en redan godkänd faktura redigeras.

Byte av bankkonto

Det går att byta bankkonto för en faktura om det finns flera bankkonton att välja mellan bakom leverantören. Dessutom gäller följande villkor:

1) Fakturan är obehandlad och fakturan har skapats antingen av användaren själv eller så är användaren bokförare.
2) Fakturan har behandlats men har inga avgifter och användaren är bokförare.

Det vill säga obehandlade egna fakturor eller bokförarbehörighet gör det möjligt att byta bankkonto för fakturan. Det går att byta bankkonto på en e-faktura och en faktura i skanningstjänsten utan bokförarbehörighet, om fakturan är obehandlad och personen har behörighet att sakgranska den ifrågavarande fakturan.

Det går inte att byta bankkonto för en faktura som finns i en låst period.

Sakgranska

Sakgranskningen av fakturorna börjar alltså från den gröna knappen med texten Sakgranska faktura. Om fakturan däremot ska avvisas vid sakgranskningen, väljs den mindre knappen. I menyn som öppnas väljs Avvisa faktura.

Sakgranskaren kan lägga till sina egna kommentarer i sakgranskningen. De kommer att framgå av fakturans behandlingshistorik. Det är inte obligatorisk att ange en kommentar. Det är möjligt att markera en faktura som kontosatt i samband med sakgranskningen, om fakturans kontosättningsuppgifter inte behöver ändras för sakgranskarens räkning och sakgranskaren har behörighet att kontosätta inköpsfakturor. I samband med att fakturan kontosättas får den en bokföringsverifikation. Det är också möjligt att kontosätta fakturan efter sakgranskningen. Det går också att kontosätta fakturan innan sakgranskningen. I detta fall kommer ingen verifikation att visas vid kontosättningen, utan det kommer att stå att fakturan har kontosatts preliminärt. Verifikationerna blir synliga när fakturan kontosättats och sakgranskats.

När inköpsfakturan har sakgranskats kommer den att få en markering i behandlingshistoriken till höger på skärmen. I markeringen kommer också sakgranskarens kommentar att synas, om en sådan antecknats.


När det gäller en inköpsfaktura är det möjligt att bygga upp en cirkulation för fakturan. Det gör det möjligt att välja flera sakgranskare för den. Cirkulationen kan även ställas in att fungera med hjälp av den automatiska hanteringen av inköpsfakturor enligt önskade villkor. Nedan följer ett exempel på en cirkulation med två sakgranskare. En stjärna framför en person betyder att personen är en s.k. huvudsakgranskare. Huvudsakgranskaren får om hen så önskar sakgranska inköpsfakturan när som helst i granskningscirkulationen. Hen har även möjlighet att granska fakturan i dess helhet för varje sakgranskares del.

Om rutan "Tvinga granskningsföljd enligt inställningarna" är markerad kan inköpsfakturan först kontrolleras av personen högst upp på listan och först därefter av nästa person på listan. Huvudsakgranskaren för inköpsfakturan finns längst ner på listan (märkt med stjärna). Om fakturan har en påtvingad sakgranskningsordning kommer huvudsakgranskaren att kunna granska fakturan sist och endast för sin egen del.

Om du är huvudsakgranskare för fakturan, kan du välja att granska fakturan för din egen del. Då måste alla sakgranskare granska fakturan och först efter det skickas den till godkännaren. Om du väljer att sakgranska fakturan i sin helhet, går den direkt till godkännandestadiet även om alla personer inte skulle ha sakgranskat fakturan. 

Om fakturor kontrolleras via en snabblänk, ingår inte valet att granska fakturan för egen del eller att granska den i sin helhet. Det här alternativet finns inte heller i Visma Manager. I båda fallen, om huvudsakgranskaren granskar fakturan, går den direkt till godkännaren, men en annan sakgranskare kan granska fakturan innan godkännande. 

Godkännande

En faktura kan endast godkännas av en person och fakturan kan godkännas efter att den sakgranskats. Om du har behörighet att både sakgranska och godkänna, kan du direkt godkänna fakturan och den blir samtidigt sakgranskad. Om du även har behörighet att kontosätta kan du på samma gång kontosätta fakturan. Fakturan blir kontosatt, om punkten Kontosätt faktura är vald. 

Kontosättningsrader

Kontosättningsraderna på en faktura kan användas för att påverka deras momsprocent (1), momsredovisningsnummer (2), bokföringskonton (3) samt för att fördela rader till specifika kostnadsställen (4). Bokföringens standardkonton hämtas direkt från leverantörens uppgifter. Men om du vill använda ett annat bokföringskonto går det att välja i detta skede.

Summan på fakturan som mottagits i Netvisor kan ändras genom att redigera kontosättningsraderna. Fakturans kontosättningsrader bestämmer fakturans summa i Netvisor. I samband med att fakturan godkänns ändras fakturans summa så att den motsvarar kontosättningsraderna.

Det går att uppdatera kontosättningen för en inköpsfaktura via en inköpsfakturarad.

Fakturans verifikation uppdateras i tre fall:
1) Fakturan sakgranskas
2) Fakturan godkänns
3) Fakturans uppgifter uppdateras efter godkännandet (kontosätt fakturan eller spara raderna)

Om fakturan är sakgranskad och raduppgifterna har uppdaterats + sparats --> uppdateras verifikatet först vid godkännande.

Rubriknivån för kontosättningsraderna har funktionsknappar:

Lägg till rad: Infogar en tom rad under befintliga rader.

Engångskontosätt fakturaraderna: Med den här funktionen kan du kombinera alla rader med samma momsprocent och momsnummer till en kontosättningsrad. Det gör det lättare att behandla fakturor som har många fakturarader. För att kunna göra en engångskontosättning krävs kontosättningsbehörighet. En engångskontosättning lyckas om fakturan är obehandlad eller sakgranskad. Den kan också redan vara kontosatt. En faktura som är godkänd och kontosatt kan inte längre engångskontosättas. Inte heller lyckas det om fakturan är i en period med låst moms eller inköpsreskontran är låst för den ifrågavarande månaden. Engångskontosättning kan inte göras via en snabblänk, utan du måste logga in normalt på Netvisor för att kunna engångskontosätta en inköpsfaktura.

Kopiera från första raden: Kopierar uppgifterna från fakturans första kontosättningsrad till de andra raderna. Det går att välja mellan bokföringens standardkonton, samt eventuellt räkenskapsobjekt och andra projekt, beroende på om de har sparats tidigare i företagets uppgifter.

Gör för valda:

  • Ta bort rader: Raderar valda rader.
  • Dela rader: Om du vill dela upp fakturans summa på flera rader, markera raden med ett kryss i rutan och ändra summan för den synliga raden. Tryck sedan på knappen Gör för valda och välj funktionen Dela rader. Systemet beräknar automatiskt skillnaden mellan den ändrade summan och den ursprungliga summan på den nya raden. Uppdelningen ska göras innan fakturan kontosätts.

  

  • Övervältra rader: Denna funktion låter dig specificera aktiviteten för räkenskapsobjekten på raden. Om du till exempel vill att raden i fråga ska delas i två delar för ett specifikt räkenskapsobjekt kan du göra det med den här funktionen. Detta måste göras innan fakturan kontosätts.
  • Periodisera raderna: Funktionen kan användas för att ställa in kontosättningsradspecifik periodisering. Det går att göra endera en fakturaspecifik eller radspecifik periodisering för fakturan. Om raden behöver raderas eller allokeras, måste periodiseringen först raderas. Mera information om radspecifik periodisering finns här.
  • Partiellt momsavdrag: Fakturaraden delas upp i två delar. Den ursprungliga momsprocenten blir kvar på en rad och den momsfria delen med en summa på 0 kommer på den andra raden. För delningen anges den momsfria delens andel av summan, till exempel 40 %. Som standard föreslår systemet delningens relationstal, som fastställts i bokföringens basuppgifter.
  • Länka till resehantering: Fakturaraden kan tilldelas en reseräkning som användaren gjort.

Kontosätt faktura


Du kan kontosätta en faktura om du har kontosättningsbehörighet i försäljnings- och inköpsreskontrorna. Om du till exempel har behörighet att godkänna en faktura kan du kontosätta den samtidigt som du godkänner den. Du kan också göra detta separat och enbart kontosätta fakturan i fråga. 

Om fakturan kontosätts före den blivit sakgranskad, kommer det vid punkten kontosatt att stå preliminärt kontosatt och ingen verifikation kommer ännu att synas. Verifikationen visas efter att fakturan har sakgranskats. Den resulterande verifikationen kan sedan ses under punkten kontosatt på fakturan. Via verifikationsnumret kommer du till det egentliga verifikationen. 

Inköpsfakturans funktioner

Funktionerna i den här menyn varierar beroende på statusen för fakturan som behandlas.

  • Skapa automatiseringsregel för leverantör: Om det ännu inte har skapats en automatiseringsregel för automatisk hantering av den ifrågavarande leverantörens inköpsfakturor, kan det göras här. Regeln namnges och kriterier kan definieras för den. När kriterierna uppfylls behandlas fakturan automatiskt. Om kriterierna uppfylls kan fakturan alltså sakgranskas och/eller godkännas automatiskt. Fakturor kan inte skickas till utbetalning via denna funktion. Automatiseringsregeln anges en månad efter vilken den inte längre är giltig.
  • Historik över automatiserade händelser: Om företaget använder automatisk hantering av inköpsfakturor, visar denna funktion vilka transaktioner som fakturan varit med om.
  • Kopiera en inköpsfaktura: En inköpsfakturan kan kopieras om fakturan har gjorts manuellt. En bokförare kan kopiera en inköpsfaktura som kommit från skanningstjänsten. En faktura mottagen via e-fakturering kan inte kopieras.
  • Fördela till eScan-dokument: En faktura kan läggas till ett eScan-material som skickats till Netvisor. Det ifrågavarande materialet kan också länkas till en inköpsfaktura från eScan-materialets behandlingskö.
  • Lägg till bilaga: En bilaga kan bifogas till fakturan. Samma sak kan göras i högra kanten av skärmen.
  • Ställ in periodiseringregel: Vid periodisering av en inköpsfaktura delas hela fakturan upp på önskade månader. I regeln väljs önskad starttid och sluttid. Om det är meningen att periodisera fakturan på flera räkenskapsperioder, bör räkenskapsperioderna vara skapade i Netvisor innan själva periodiseringen. Om det har gjorts en periodiseringsregel för en faktura, bildas det i samband med sakgranskningen och kontosättningen av fakturan en separat verifikation och periodiseringsverifikation för fakturan. Det är möjligt att redigera periodiseringsregeln på nytt i samma meny som öppnar sig via knappen Inköpsfakturans funktioner. Det är också möjligt att radera periodiseringsregeln som skapats. Om periodiseringen är gjord, men fakturan ännu inte har en verifikation för inköpsfakturan, visas texten Förperiodiserad på fakturan . Radspecifik periodisering kan göras separat via kontosättningsraderna.

Fördelningskurvan används i samband med budgetsektionen.

  • Visa betalningar: Visar betalningsmaterial som skickats till banken från inköpsreskontran samt de betalningar som gjorts i anslutning till fakturan.
  • Ta bort faktura: Raderar fakturan från inköpsreskontran. Om fakturan har behandlats (t.ex. har status Godkänd) måste fakturans status först returneras till obehandlad, för att det ska gå att radera den.
  • Leverantörens tidigare fakturor: Vyn återgår till listan över inköpsfakturor och listar alla leverantörens fakturor daterade före fakturan i fråga
  • Sammanslå leverantörsuppgifter: Om det i samband med importen av inköpsfakturor uppstått en situation där samma leverantör har skapats i systemet flera gånger, går det med denna funktion att kombinera leverantörsuppgifterna till en leverantör. Sammanfogningen av leverantörsuppgifterna behandlas i större detalj i denna anvisning.
  • Byt leverantör: Endast en person med bokförarens behörigheter kan byta leverantör på en e-faktura. Leverantören på en faktura kan ändras utan bokförarens behörighet om personen som gör ändringen har sakgranskningsbehörighet eller behörighet att godkänna fakturan eller behörighet att skicka den till utbetalning. Dessutom ska fakturan ha skapats manuellt eller ha kommit in via skanningstjänsten. Om fakturan redan har godkänts kan leverantören inte längre bytas trots existerande bokförarbehörigheter.
  • Exportera inköpsfakturaraderna till Visma Severa: Om mjukvarugränssnittet från Netvisor till Severa är öppet kan inköpsfakturaradernas uppgifter överföras härifrån. Detaljerade anvisningar finns här.
  • Fördela rader till en inköpsorder: Om företaget använder inköpsorder, kan en inköpsfaktura allokeras till en inköpsorder här. Detaljerade anvisningar finns här.
  • Allokerade inköpsorder: Visar om en inköpsfaktura har allokerats till en inköpsorder eller flera inköpsorder.
  • Länkade reseräkningar: Om reseräkningar länkats till inköpsfakturan kommer de att visas med hjälp av denna funktion. Inköpsfakturan måste vara obehandlad för att kunna länkas till en reseräkning. En sakgranskad eller godkänd inköpsfaktura kan inte allokeras till en löntagare.
  • Vidarefakturera inköpsfakturarader: Med den här funktionen går det att generera en försäljningsfaktura från en inköpsfaktura. Detaljerade anvisningar finns här.
  • Länka lagerhanteringsinformation: Om företaget har lagerhantering, kan denna meny användas för att bokföra produkter från inköpsfakturan till lagret. Produkten blir synlig om inköpsfakturans rubrikfält för produkter matchar en befintlig produkt. Bokföringen gör en anskaffningshändelse för lagret och dess status blir som standard behandlad.
  • Returnera som obehandlad: Återställer fakturan till dess ursprungliga status. Fakturans status ändras till Ny faktura. Om fakturan har en verifikation makuleras denna samtidigt. En person med rollen Bokförare kan ändra alla fakturor i en öppen period. Fakturans sakgranskare kan returnera sina egna sakgranskade fakturor. Om en och samma person har varit både sakgranskare och godkännare, kan hen returnera den godkända fakturan för handläggning.
  • Returnera som sakgranskad: Returnerar en godkänd faktura till sakgranskning. En person med rollen Bokförare kan ändra alla fakturor i en öppen period. Fakturans godkännare kan returnera sina egna godkända fakturor.
  • Ställ in betalningsförbud: Förhindrar betalning av den här leverantörens fakturor i Netvisor. Betalningsförbudet raderas i samma meny.
  • Visa innehållet i Finvoice: Om fakturan har anlänt som en e-faktura, ses här det e-fakturameddelande som mottagits och på grundval av vilket fakturan bildades.

När fakturan har kontosatts och sakgranskats kan den godkännas genom att klicka på den gröna Godkänn-knappen. Fakturan är klar för betalning.

Massbyte av sakgranskare/godkännare

Om du vill behandla fakturor direkt från listningen, markera rutorna (1) för de fakturor som ska behandlas, varefter den gröna knappen Behandla aktiveras. Om användaren trycker på knappen "Behandla... faktura" växlar vyn direkt till den faktura som ska behandlas, eller om flera fakturor har valts växlar vyn till den första av dem.

Med knappen bredvid behandlingsknappen kan fakturor behandlas som ett stort parti.

Massbyte av sakgranskare/godkännare

Sakgranskare/godkännare kan ändras för en faktura genom ett massbyte. Det här lyckas genom att välja önskade fakturor från listan. Bredvid knappen Behandla faktura går det att öppna en vy där det går att byta sakgranskare eller godkännare som ett massbyte.

Tre fakturor är valda på listan högre upp. Från vyn som öppnas går det först att välja den sakgranskare som ska bytas ut. När namnet är valt kommer listan att visa hur många fakturor denna ändring kommer att påverka. Om sakgranskaren som ska ersättas inte har varit med i fakturans cirkulering, kommer hen inte att ersättas av en ny sakgranskare.

Ny sakgranskare – välj ny sakgranskare. Knappen Byt sparar uppgifterna. Fakturans behandlingshistorik får ett meddelande om byte av sakgranskare/godkännare och vem som utfört bytet.

Du kan inte göra ett massbyte så att du själv blir sakgranskare eller godkännare av fakturor. Om detta önskas ska du en i taget byta fakturorna åt dig själv för behandling genom att öppna inköpsfakturan och redigera fakturans cirkulation.

Sakgranska faktura/massgodkänn fakturor

I samma meny kan du också sakgranska och godkänna inköpsfakturor som massa. Listan visar de valda fakturorna och det antal, som kan sakgranskas eller godkännas på en gång.

Personen blir synlig som sakgranskare eller godkännare, förutsatt att fakturan inte är i en låst period (det får inte finnas någon låsning av momsperiod, låsning av inköpsreskontra och räkenskapsperioden får inte vara stängd). Personen ska vara med i fakturans cirkulation eller om ingen cirkulation har valts, ha rätt att sakgranska/godkänna fakturorna ifråga.

Bokföring av separat momsfaktura

Om till exempel ett importköp åtföljs av en separat tull- eller fraktfaktura där endast momsandelen faktureras, kan den bokföras med momskoden 100 % skatt. Det går att göra på samma sätt när skattens andel bokförs med en memorialverifikation.

Radspecifik periodisering

Radspecifik periodisering för en inköpsfaktura görs genom att först välja de kontosättningsrader som ska periodiseras och sedan välja Gör för valda > Periodisera rader. Du kan periodisera en rad genom att välja Periodisera rad ur radmenyn för kontosättningsraden i fråga.
Det går att göra endera en fakturaspecifik eller radspecifik periodisering för fakturan, båda kan inte vara i användning samtidigt. Om en fakturaspecifik periodisering skapats för fakturan och du vill göra en radspecifik periodisering, måste du godkänna raderingen av den gamla periodiseringen i periodiseringsvyn som öppnas. Detsamma gäller om en rad redan har periodiserats och du vill lägga till den raden i en annan periodiseringsregel.
När periodiseringen har skapats förhindras borttagning och övervältring av kontosättningsrader för de periodiserade raderna samt i menyn "Gör för valda". Periodiseringen måste först raderas om du vill allokera eller ta bort periodiserade rader. Preliminär kontosättning är inte tillåten om fakturan är periodiserad. Uppföljningsobjekt i periodiseringar kan följas upp i vyn Ekonomiförvaltning > Bokslut > Uppföljningsobjekt för periodisering.



Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.