INNEHÅLL

Det är möjligt att importera kvitton till Netvisor via e-postöverföring samt med Visma Scanner mobilapplikation. Applikationen kan laddas ner till iPhone från AppStore eller till Android-enhet från Googles Play-butik. Visma Scanner möjliggör mer detaljerade tilläggsuppgifter samt automation. Netvisor skapar automatiskt antingen ett verifikat eller en reseräkning från materialet, om användaren har angett nödvändig information vid kvittofotografering. Om all nödvändig information inte har angetts i mobilapplikationen, importeras kvittot till Netvisors eScan-materialhanteringsvy, där det måste behandlas av användaren.          

Användning av Visma Scanner mobilapplikation kräver Netvisor användarkonto. För att skapa Visma Scanner-konton behövs inga separata användarrättigheter eller roller, det räcker att personen är Netvisor-användare och kan logga in i företagets Netvisor-miljö. Detta räcker med Ingen rättighet-profil. Om personen som använder Visma Scanner har Tjänsten Resor aktiv, debiteras inte användningen av Visma Scanner separat. Annars används eScan-prissättning som debiteringsgrund. Om tjänsten resor läggs till mitt i månaden och kvitton redan har skickats via applikationen, debiteras dessa normalt per sändning. Efter ibruktagning av tjänsten resor ingår debiteringen i tjänstens pris. 

Obs. konton kan inte skapas av en annan person, utan det måste alltid göras själv. Användaren ser endast de kvitton som hen själv har skickat från Visma Scanner applikationen, materialhanteringen sker i Netvisors webbläsarversion.

Observera att om bilden i applikationen inte har kopplats till något material i Netvisor inom 6 månader från bildens datum, tas bilden automatiskt bort från applikationen. Detta medför att bilderna också tas bort från Netvisors Vy för Obehandlade material.

Visma Scannerin ibruktagning och funktioner

När du loggar in i applikationen, ska du först välja Netvisor som programvara. Logga in i kvittoskannern med användarnamn och lösenord. Innan du laddar ner applikationen ska användaren logga in i Netvisor och skapa ett användarnamn och lösenord för mobilapplikationen. Öppna vyn Tillägg > eScan-inställningar i Netvisor och skapa inloggningsuppgifter. Dessa måste göras själv, och kan inte göras av någon annan. 

Från vyn Tillägg > eScan-inställningar kan du också förnya det glömda lösenordet för mobilapplikationen genom att klicka på 'Uppdatera användarkonto' bredvid den skapade e-postadressen.

För inloggningsuppgifter ska användaren ha en befintlig e-postadress och lösenordet ska skapas enligt instruktionerna nedan:

  • Minst åtta tecken långt
  • Innehåller minst en siffra
  • Innehåller minst ett specialtecken
  • Innehåller minst en liten och stor bokstav

Efter att ha skapat konton, ladda ner mobilapplikationen till din telefon antingen från App Store eller Google Play-butik. Du hittar applikationen genom att klicka på ikonerna nedan. För tablet-enheter fungerar mobilapplikationen endast med iOS-operativsystemet.

Applikationens språk bestäms av telefonens operativsystems språk.

Efter att ha laddat ner applikationen, logga in i mobilapplikationen och välj det företag till vilket kvitton ska överföras. Om kvitton skannas till flera företag, måste användaren först logga ut från Visma Scanner och efter att ha loggat in igen välja det nya företag till vilket kvitton ska skickas.

Det är möjligt att ge följande information i samband med att en bild tas med Visma Scanner:

  • Betalningsdag
  • Tilläggsuppgifter:
    • Slutsumma
    • MOMSSATS (bruttosumma som inkluderar moms)
    • Valuta
    • Betalningssätt
    • Kostnadsslag
    • Beräkningsobjekt
  • Beskrivning/kommentar

Ge feedback om instruktionen

Visma Scannerin salasanan förnyelse

Det glömda lösenordet för Visma Scanner kan förnyas genom att logga in i Netvisor via webbläsaren. Under Tillägg > Netvisor eScan > eScan-inställningar klicka på länken "Uppdatera användarkonto" (bild nedan, punkt 1).

Spara ett nytt lösenord för dig själv i fälten "Lösenord" och "Bekräfta lösenord" (bild nedan, punkt 1). Klicka sedan på knappen "Uppdatera användarkonto" (bild nedan, punkt 2).

 Observera att lösenordet fortfarande måste skapas enligt den ursprungliga instruktionen:

  • Minst åtta tecken långt
  • Innehåller minst en siffra
  • Innehåller minst ett specialtecken
  • Innehåller minst en liten och stor bokstav

Visma Scannerin kostnadsslag/lönetyp

Kostnadsslag och lönetyp betyder samma sak. Hantering av kostnadsslag/lönetyp som visas i Visma Scanner sker i Netvisor. Om företaget har Netvisors Lönesektion i bruk, kommer kostnadsslag/lönetyp till Visma Scanner enligt lönetyper. Då kan nya kostnadsslag/lönetyp läggas till i vyn Löner > Löneberäkning > Lönemodellens hantering >Företagsspecifika lönetyper -flik > Lägg till ny lönetyp Observera att lönetypens "Källa" måste vara "Reseräkning - kostnadsrad" för att kostnadsslaget ska visas i Visma Scanner.

Om företaget inte har Lönesektion i bruk, kan kostnadsslag/lönetyp som visas i Visma Scanner hanteras från vyn "Tillägg > eScan-materialhantering" . Tryck på "Företagsspecifika funktioner" -knappen och välj "Kostnadsslagens hantering" från den öppnade menyn. Du kan lägga till kostnadsslag och standardkonto från länken "Lägg till nytt kostnadsslag" . Kostnadsslaget kan redigeras eller tas bort via pilknappen i den sista kolumnen på raden. Det använda bokföringskontot kommer från kostnadsslagsvalet. Detta kräver att användaren har minst "Redigeringsrättighet" i funktionella rättigheter i Accounting-sektionen för hantering av basinformation och import av basinformation.

Visma Scannerin utredningskonto 

För att använda Visma Scanner måste ett önskat utredningskonto definieras, om man vill att verifikat ska bildas automatiskt i Netvisor. Kvittoskannerns utredningskonto läggs till i Netvisor i vyn Standardkonton, mer detaljerade instruktioner finns via länken.


Visma Scanner betalningssätt 

Betalningssätt listan innehåller betalningssätt som har lagts till för det aktuella företaget i Netvisor. Betalningssätt kan läggas till från Försäljning > basinformation och inställningar > Betalningssätt -vy.

Verifikatets automatiska bildning

Netvisor försöker automatiskt skapa en bokföringspost från det skannade materialet, om minst följande information har angetts i mobilapplikationen:

  • Betalningssätt är något annat än "Bokför reseräkning". Fältet får inte heller lämnas tomt.
  • Kostnadsslag
  • Slutsumma
  • MOMSSATS
  • Betalningsdag

Systemets bildade verifikat bokförs på verifikattypen "Pump Importerade transaktioner". Bokföringskontot väljs baserat på kostnadsslaget som användaren har valt i mobilapplikationen. Motbokning görs alltid till kvittoskannerns (Visma Scanner) utredningskonto som har definierats i bokföringens standardkonton. Om utredningskontot inte har ställts in i Netvisor, kan systemet inte automatiskt skapa en bokföringspost, utan dokumentet måste hanteras manuellt.

Informationen i Beskrivning-fältet som ges i Visma Scanner (Kommentar-fältet på iPhone) läggs till både i fältet "Radförklaring" och i fältet "Förklaring" vid automatisk verifikatsbildning. Om verifikatet inte bildas automatiskt vid kvittoimport, sparas informationen i Beskrivning-fältet under eScan-materialhantering i bilagans beskrivning, och informationen sparas inte i Förklaring eller Radförklaring-fälten. Beskrivningen som ges i Visma Scanner måste i detta fall läggas till manuellt i verifikatets Förklaring och Radförklaring-fält för att denna information ska synas på materialkopian.

För att verifikatet ska bildas automatiskt, måste momsen specificeras korrekt i Scanner. Om bokföringskontot har en ALV-hantering och detta är i konflikt med den importerade materialets momssats, kan verifikatet inte bildas korrekt. Till exempel, om kontot har ALV-identifiering "Ingen ALV-hantering" räcker det inte för hantering av kvitto med ALV 0%, utan rätt momssats måste anges vid skanning. Om köpesumman är 100 e och momsen för alla rader är 0%, anges hela summan 100 e i "moms 0%"-fältet. I momsfältet anges alltid den summa som den aktuella momshanteringen tillämpas på. Om momsen som tillämpas är 25,5%, anges 100 e i "moms 25,5%"-fältet och Netvisor beräknar momsdelen för verifikatet baserat på detta. 

Om denna specifikation saknas, bildas inte verifikatet automatiskt och ett meddelande visas: "Verifikat kan inte skapas baserat på kvittots prisuppdelning.”

Betalningssätt kan hanteras i Netvisors gränssnitt i försäljningens basinformation, på fliken "Betalningssättens hantering". Du kan komma åt försäljningens basinformation från Försäljning > Basinformation och inställningar > Försäljningens basinformation.

Reseräkningens automatiska bildning

Netvisor skapar automatiskt en ny reseräkning från det importerade materialet, om minst följande information har angetts i mobilapplikationen:

  • Betalningssätt är "Bokför reseräkning". Fältet får inte heller lämnas tomt.
  • Kostnadsslag
  • Slutsumma
  • MOMSSATS (Momssumman måste anges helt korrekt eller samma summa som slutsumman.)
  • Beskrivning/Kommentar. Detta bildar reseräkningens rubrik.

I mobilapplikationen är det också möjligt att välja en obekräftad reseräkningsrad i Netvisor för att lägga till den i en redan befintlig obekräftad reseräkning och importera kvittot till den aktuella raden. 

Ta bort och Uppdatera -knappar

Ta bort -knappen kan användas för att ta bort material från applikationen. Obs! Om materialet är under rubriken Obehandlade material i Netvisor, tas materialet också bort från Netvisor. Om materialet däremot har behandlats, påverkar inte borttagning av material från applikationen de material som har gjorts i Netvisor.

Uppdatera -knappen kan användas för att uppdatera materialets information, och om materialet är under rubriken Obehandlade material i Netvisor, uppdateras informationen också i Netvisor. Om materialet däremot har behandlats, påverkar inte redigering av material i applikationen de material som har gjorts i Netvisor.

Om obehandlat material har tagits bort från Netvisor, uppdateras denna information också till scanner och det aktuella materialet tas bort från scannerns skickade vy.

Materialets hantering manuellt i gränssnittet

Om nödvändiga tilläggsuppgifter inte har angetts i mobilapplikationen för att uppnå automation, är det möjligt att hantera materialet färdigt även från eScan-hanteringsvyn antingen som verifikat, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura. Det fotograferade kvittot är alltid synligt under bokföringen och det är enkelt att göra bokföringen. 


Scannerinställningar

Du kan komma åt scannerinställningarna från menyn i det övre högra hörnet. Här visas följande information. 

Arkiv vyn visar skickade kvitton och historik. Skickad vy visar alla kvitton som har skickats till Netvisor och historik kvitton som redan har behandlats i Netvisor.

Företag menyn kan användas för att byta kvittoscanner till ett annat företag, om du har rättigheter till flera företag. 

Inställningar kan användas för att slå på eller av automatisk tolkning av kvitton och kan ta ställning till om applikationen ska skicka anonym information för vidareutveckling, vilket används för att uppdatera applikationen.

Ge feedback kan användas för att ge feedback om programmet.

Information visar bland annat avtalsinformation och vilken version av applikationen som används.

Logga ut. Från denna punkt kan du logga ut från applikationen, varefter du måste ange lösenordet igen för att logga in.


Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.