Denna hjälp handlar om sakgranskning av inköpsfakturor, godkännandecirkulation, skapande och hantering av cirkulationslistor samt användarrättigheter. Innehållet ger instruktioner om hur inköpsfakturor sakgranskas och godkänns samt hur cirkulationslistor skapas, hanteras och redigeras.

INNEHÅLL

Användarrättigheter för hantering av cirkulationslistor

Du kan öppna hanteringen av cirkulationslistor när följande rättigheter är i bruk:

  • Kontrollera att du har minst redigeringsrättigheter till leverantörsreskontrans grundfunktioner i funktionsspecifika rättigheter.
  • Kontrollera att du har redigeringsrättigheter till leverantörsreskontrans vyer och listor i funktionsspecifika rättigheter.
  • Kontrollera att du har rättigheter som inställare av godkännandecirkulation för inköpsfakturor i försäljnings- och leverantörsreskontrorättigheter.

Vyn visar hanteringen av cirkulationslistor när ovan nämnda rättigheter är inställda.

Sakgranskning

Sakgranskarens uppgift är att kontrollera inköpsfakturans innehåll och jämföra det med den skannade bilden eller e-fakturan som eventuellt bifogas fakturan. Nödvändiga korrigeringar görs på fakturan i samband med sakgranskningen.

Huvudsakgranskare

Om mer än en sakgranskare väljs för fakturan, välj en av dem som huvudsakgranskare. Om det bara finns en sakgranskare är denne automatiskt huvudsakgranskare.

Huvudsakgranskaren kan sakgranska fakturan för andra sakgranskare som är definierade i cirkulationen, till exempel i en situation där någon av de definierade användarna i cirkulationen är förhindrad att göra sakgranskningen.

Om fakturan inte är konterad och sakgranskaren har konteringsrättigheter för inköpsfakturan, föreslår systemet automatiskt kontering av fakturan för denne. Om konteringen ändras efter sakgranskningen uppdateras ändringarna på fakturans verifikat i samband med godkännandet.

Vem kan sakgranska fakturan?

  • Fakturan kan sakgranskas av en användare som är inställd som sakgranskare i inköpsfakturacirkulationen.
  • Fakturan får sakgranskas av en användare som har rättigheter för sakgranskning av inköpsfakturor i försäljnings- och leverantörsreskontran.

Godkännandecirkulation och betalning av inköpsfakturor

I funktionen Purchases > Invoices > Circulation lists for invoices avser godkännandecirkulationen för inköpsfakturan att inköpsfakturan går genom vissa sakgranskare till en specifik godkännare och därifrån vidare till betalning.

Skapande av cirkulationslista

(Purchases > Invoices > Circulation lists for invoices)

  1. Tryck på relevant knapp i vyn för cirkulationslistor för att skapa en ny cirkulationslista.
  2. Ge cirkulationslistan ett namn.
  3. Definiera en eller flera sakgranskare för cirkulationslistan.
  4. Definiera en godkännare för fakturorna i cirkulationslistan.
  5. Om du ställer in fler än en sakgranskare, välj vid behov om granskningsordningen ska tvingas enligt den inställda ordningen genom att markera rutan ”Tvinga granskningsordning enligt den inställda ordningen”.
  6. Om ”Tvinga granskningsordning enligt den inställda ordningen” är markerad:
    • Kontrollera att personen som är först högst upp på listan sakgranskar inköpsfakturan först.
    • Kontrollera att nästa person på listan sakgranskar fakturan först efter den föregående.
  7. Kontrollera att inköpsfakturans huvudsakgranskare (stjärnmärke framför namnet) är sist längst ner på listan, så att huvudsakgranskaren i den tvingade sakgranskningsordningen kan sakgranska fakturan först sist.

  

Hanteringsvy för cirkulationslistor

I vyn Purchases > Invoices > Circulation lists for invoices sker hanteringen av cirkulationslistor via hanteringsvyn för cirkulationslistor.

  • Välj om alla cirkulationslistor för företaget ska visas eller cirkulationslistor enligt en specifik leverantör.

Vyn visar Standardcirkulation (1), som är inställd för företaget eller leverantören, samt möjligheten att redigera inställningen. Vyn visar dessutom cirkulationens namn (2), godkännare inställd för cirkulationen (3), sakgranskare inställda för cirkulationen (4) och deras ordning, om sådan är inställd, samt information om när ändringar senast gjordes i cirkulationen och av vem (4). Från den radbaserade funktionsknappen kan man utföra åtgärder på cirkulationslistan samt se leverantörer kopplade till cirkulationslistan.  

  

Leverantörens cirkulationslistor

I vyn Purchases > Invoices > Circulation lists for invoices kan en egen cirkulationslista skapas för leverantören, vilket innebär att fakturor från den specifika leverantören behandlas med hjälp av denna cirkulationslista.

  1. Skapa en cirkulationslista för leverantören enligt det normala skapandet av cirkulationslista.
  2. Ställ in cirkulationslistan som aktiv.
  3. Definiera cirkulationslistan som leverantörens cirkulationslista genom att välja den som standardcirkulation (kolumnen standardcirkulation markerad).  

När cirkulationslistan är aktiv och definierad som standardcirkulation för leverantören behandlas leverantörens fakturor med hjälp av denna cirkulationslista.

Användarrättigheter för sakgranskning och godkännande av inköpsfakturor

Sakgranskning eller godkännande av inköpsfakturor kräver följande rättigheter från användaren.

Från funktionsspecifika inställningar:

  • Grundfunktioner för leverantörsreskontran (redigering)
  • Vyer och listor för leverantörsreskontran (redigering)

Dessutom måste rättigheter för sakgranskning och/eller godkännande av inköpsfakturor samt vid behov användarspecifika begränsningar definieras från försäljnings- och leverantörsreskontrorättigheter.

För att ställa in godkännandecirkulation för inköpsfakturor och för att komma åt vyn Circulation lists for invoices krävs att punkten ”Godkännandecirkulationsinställare för inköpsfakturor” är vald i reskontrorättigheterna.

Redigering av cirkulationslista på inköpsfaktura 

Du kan redigera cirkulationslistan på inköpsfakturan när följande villkor uppfylls:

  • Du har rättigheten ”Godkännandecirkulationsinställare för inköpsfakturor”.
  • Du har inte loggat in i Netvisor via en snabb länk.
  • Fakturan är i status obehandlad eller sakgranskad. Om fakturan är avvisad vid sakgranskningen kan cirkulationslistan endast redigeras för godkännaren. Återställ fakturan till obehandlad för att även kunna redigera cirkulationslistan för sakgranskaren.
  • Om en huvudsakgranskare eller godkännare har ställts in för fakturan, välj åtgärden ”redigera cirkulation”. I annat fall väljer du åtgärden ”ställ in cirkulation”.

Om du har rättigheter att ställa in godkännandecirkulation:

  1. Ta först bort den gamla cirkulationen från inköpsfakturan.
  2. Ställ sedan in en ny cirkulation på fakturan.

Beroende på i vilket skede fakturan är i godkännandet kan du även behöva bokförarens rättigheter för att återställa fakturan till obehandlad och redigera cirkulationslistan.

Borttagning av cirkulationslista på inköpsfaktura

Om cirkulationen tas bort från inköpsfakturan annulleras samtidigt tidigare sakgranskningar av inköpsfakturan.

Speciellt om inköpsfakturan har flera sakgranskare och cirkulationen tas bort mitt i sakgranskningscirkulationen, det vill säga inköpsfakturan redan är delvis sakgranskad, annulleras tidigare gjorda sakgranskningar vid borttagning av cirkulationen. Inköpsfakturan måste sakgranskas igen för de annullerade sakgranskarnas del.

Vanliga frågor

Fråga: Vilka rättigheter behöver jag för att komma åt hanteringsvyn för cirkulationslistor?
Svar: Du behöver minst redigeringsrättigheter till leverantörsreskontrans grundfunktioner samt vyer och listor i funktionsspecifika rättigheter, och dessutom rättigheter som inställare av godkännandecirkulation för inköpsfakturor i försäljnings- och leverantörsreskontrorättigheter.

Fråga: Vem kan sakgranska en inköpsfaktura?
Svar: Fakturan kan sakgranskas av en användare som är inställd som sakgranskare i inköpsfakturacirkulationen. Fakturan får också sakgranskas av en användare som har rättigheter för sakgranskning av inköpsfakturor i försäljnings- och leverantörsreskontran.

Fråga: När behövs en huvudsakgranskare och vad kan denne göra?
Svar: En huvudsakgranskare behövs när mer än en sakgranskare väljs för fakturan. En av dem väljs till huvudsakgranskare, och denne kan sakgranska fakturan för andra sakgranskare som är definierade i cirkulationen, om någon av dem är förhindrad.

Fråga: Hur skapar jag en cirkulationslista och tvingar sakgranskningsordningen?
Svar: Skapa en cirkulationslista genom att välja Purchases > Invoices > Circulation lists for invoices, tryck på knappen för ny cirkulationslista, ge cirkulationslistan ett namn, definiera sakgranskare och godkännare och markera ”Tvinga granskningsordning enligt den inställda ordningen” om du vill att sakgranskningen ska göras i den ordning som listan anger.

Fråga: Hur definierar jag en egen cirkulationslista för en leverantör?
Svar: Skapa en cirkulationslista för leverantören, ställ in den som aktiv och definiera den som leverantörens cirkulationslista genom att välja cirkulationslistan som standardcirkulation (kolumnen standardcirkulation markerad) i leverantörens cirkulationslistor.

Fråga: Vad händer om jag tar bort cirkulationslistan från en inköpsfaktura?
Svar: När du tar bort cirkulationen från inköpsfakturan annulleras alla tidigare sakgranskningar. Om fakturan redan har varit delvis sakgranskad annulleras de tidigare sakgranskningarna och fakturan måste sakgranskas på nytt för de annullerade sakgranskarnas del.

Nyckelord: sakgranskning, huvudsakgranskare, godkännandecirkulation, cirkulationslista, inköpsfaktura


Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.