Denna guide handlar om hur du kan granska, skriva ut och skicka meddelanden om företagets faktureringsadresser samt hantera returadresser för skanningstjänsten i Netvisor. Guiden innehåller också instruktioner för hantering av Maventas e-fakturaadresser.
INNEHÅLL
Företagets faktureringsadresser
Du hittar ditt företags faktureringsadresser genom att gå till Företagsmeny > Faktureringsadresser. I den här vyn kan du skriva ut ett faktureringsadressmeddelande eller skicka det till dina leverantörer via PDF eBrev-utskriftstjänsten eller e-post.
Det finns en separat guide för att uppdatera adressuppgifterna för Netvisors servicefakturering: Netvisors servicefaktureringsadress.
Maventas e-fakturaadress
Maventas e-fakturaadress skrivs alltid ut först på faktureringsadressmeddelandet som skapas av Netvisor, varefter banknätverkets adresser skrivs ut. Bankens e-faktureringsadresser som visas i faktureringsadresserna definieras i hanteringen av bankkonton. Mer om detta ämne: Hantering av bankkonton
Om du inte vill använda faktureringsadressmeddelandet som skapats av Netvisor kan du skapa ett eget meddelande. Exempelmallen i slutet av den här anvisningen bör konverteras till .pdf-format innan den importeras till Netvisor.
Skanningstjänstens returadress
Material som inte hör till skanningen dirigeras till de adresser som anges i skanningstjänstens returadresser. Returadressen för skanningstjänsten bör vara en e-post som någon kan läsa. Företagets egen adress för skanningstjänsten kan inte läggas till som returadress, eftersom samma faktura i det fallet skulle kunna cirkulera genom skanningstjänsten på obestämd tid. Du kan lägga till en e-postadress. Om adressen ändras, uppdateras detta i Maventa nästa natt. Mer om skanningstjänsten: Ta emot inköpsfakturor via skanningstjänsten
Material som inte hör till skanningstjänsten:
- postpaket som levereras till skanningsadressen dirigeras till postadressen
- e-postadressen (max. 1 adress) går det att få information om material som inte hör till inköpsreskontran men som kan skannas bl.a:
- Ordrar
- Avtal
- Anmälningar
- Betalningspåminnelser
- Betalningsanmärkningar
- Indrivningsbrev
Skicka faktureringsadressmeddelandet till leverantörerna
Om du själv vill skicka meddelandena själv klickar du på knappen "Skriv ut meddelande". Efter detta öppnas ett faktureringsadressmeddelande i standardformat som Netvisor genererat i pdf-format för dig. Du kan spara meddelandet på din egen dator eller skriva ut det. Det här kan du göra om du åtminstone har läsbehörighet när det gäller att hantera basuppgifter.
Om du vill skicka ett eget faktureringsadressmeddelande till dina leverantörer eller ett meddelande skapat av Netvisor via PDF eBrev-utskriftstjänsten ska du trycka på knappen "Skicka meddelande till leverantörer". Om du skickar ditt eget faktureringsadressmeddelande bör du observera att PDF-filer som skickas till utskriftstjänsten inte får innehålla icke-inbäddade fonter. Vi rekommenderar att du skannar bilagor som skickas till utskriftstjänsten i bildformat. Den högsta PDF-versionen, som stöds av utskriftstjänsten, är för närvarande 1.7. PDF-filen borde innehålla fonterna (Type1-, Type3-, CID- och systemfonter bör undvikas eftersom de ibland leder till fel eller oförutsägbara resultat i utskrifterna), den borde inte innehålla genomskinlighet, storleken på PDF-filen bör vara måttlig (helst inte mer än 1 MB/sida), överlappande grafik bör undvikas och i EPS-bilder bör det till exempel inte finnas överdrivet många styrpunkter.
För material med färg rekommenderar vi färgutskrift: i svartvit utskrift avvisas ibland färgbilagor. Det är också möjligt att skicka meddelandet till leverantörerna via e-post. I det fallet måste leverantören ha en e-postadress i punkten kontaktinformation och e-postadress.
Du kan också använda meddelandemallen i slutet av den här guiden som ett faktureringsadressmeddelande. I mallen berättas hur faktureringsadresserna skapas.
För att kunna använda PDF eBrev-kanalen, såväl som e-postöverföring, krävs att sektionen Försäljning är aktiverad. Dessutom ska korrekt adressinformation finnas bakom leverantören.
För att få skicka faktureringsadresser krävs åtminstone läsbehörighet till hantering av basuppgifter samt till inköpsreskontrans grundläggande funktioner. Om leverantörernas uppgifter behöver redigeras krävs redigeringsbehörighet i hantering av leverantörer.
Sök efter de leverantörer du vill ha (se bilden nedan, punkt 1), eller gör upp en lista över alla leverantörer genom att helt enkelt klicka på sök utan några sökkriterier. Välj leverantörer genom att kryssa för rutan i början av leverantörsraden (2). Om du vill skicka ett meddelande till alla leverantörer i ditt företag kan du välja alla leverantörer genom att klicka på data på rubrikraden (3).
När du har valt de leverantörer du vill ha, scrolla till botten av sidan och klicka på knappen Meddela faktureringsadresser (4). Om du vill skicka meddelandet via Itellas PDF eBrev-utskriftstjänst klickar du på Skicka faktureringsadresser som PDF eBrev eller så väljer du e-post som sändningsmetod. Om du vill skriva ut meddelandet själv, klickar du på Skriv ut faktureringsadresser.
Om du vill skicka ditt eget faktureringsadressmeddelande till dina leverantörer, välj ditt företags eget meddelande som meddelandemall. När du har hämtat ditt eget faktureringsadressmeddelande kan du spara det och skicka det eller skriva ut det. Om du använder Netvisors standardmall kan du välja formulärets språk: svenska, engelska eller finska.
Om du använder e-post kan du i sändningsvyn ange meddelandets innehåll, rubrik, avsändarens namn och e-post. Denna information går till alla leverantörer i samma sändningsprocess.
Meddelandets innehåll går som standard i en enda rad. Om du vill radbryta meddelandet bör du använda HTML-taggen <br> i slutet av raden.
Exempel nedan:
Synligheten av Maventas e-fakturaadress
Under rubriken E-fakturaadresser kan det i stället för Maventas e-fakturaadress stå att "Maventas e-fakturaanslutning pågår." Det beror på att öppningsprocessen av Maventas banknätverksanslutning fortfarande pågår. Maventas adress kommer att visas när bankens nätverksanslutning är klar.
Om det i vyn står "Maventa-kontot kan inte öppnas på grund av ett befintligt konto", innebär det att företaget redan har använt Maventa i en annan mjukvara. Detta meddelande raderas inte automatiskt. Det är nödvändigt att kontakta supporten för att Maventa-kontot ska kunna överföras till Netvisor. Detta kräver insatser både från Netvisors och Maventas support.
Vanliga frågor
Hur skriver jag ut och skickar faktureringsadressmeddelanden?
Gå till Företagsmenyn, välj leverantörer och använd knapparna "Skriv ut meddelande" eller "Skicka meddelande till leverantörer".
Hur ställer jag in skanningstjänstens returadress?
Ange en e-postadress som någon kan läsa.
Vad kan orsaka problem med synligheten av Maventas e-fakturaadress?
Öppningsprocessen för banknätverksanslutningen kan vara pågående, eller företagets Maventa-konto kan vara kopplat till en annan mjukvara.
Nyckelord: Netvisor, faktureringsadress, meddelande, skanningstjänst, Maventa, PDF eBrev, leverantörskommunikation, skanningstjänstens inställningar
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback