Palvelun käyttöönotto
Hinnoittelu
Laskujen vastaanotto sähköpostitse
Laskujen vastaanotto postitse
Laskuilta tunnistettavat tiedot
Skannaukseen kuulumattoman materiaalin käsittely
Laskun kohdistaminen toimittajalle
Skannauksen aikataulutus
Skannausvirheistä ilmoittaminen ja niiden käsittely


Palvelun käyttöönotto

Ostolaskujen skannauspalvelu mahdollistaa laskujen vastaanoton Netvisorin Ostot-osion Avoimet ostolaskut -osioon sähköisesti silloin, kun laskun toimittajalla ei ole mahdollisuutta verkkolaskun lähetykseen. Laskuja on mahdollista toimittaa skannattavaksi kahdella tavalla:

  • PDF-muodossa sähköpostin välityksellä
  • Paperilaskuna postitse

Skannauspalvelu on käyttövalmis, kun:

  • yritys on ottanut käyttöönsä Netvisorin Osto-osion
  • skannattuja aineistoja välittävä Maventa-yhteys on kytketty

Hinnoittelu

Skannauksesta ja laskun tietojen tunnistamisesta veloitetaan laskukohtainen tapahtumamaksu. Mikäli laskusta skannataan useita sivuja, lisäsivut veloitetaan kappalemäärän mukaan. Aineisto, jota ei tunnisteta ostolaskuksi, skannataan myös ja siitä veloitetaan normaali tapahtumamaksu. Skannattujen laskujen hinnoittelun perustana käytetään volyymiluokkaa, joka perustuu myynti- ja ostolaskujen määriin. Tapahtumamaksut veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Laskujen vastaanotto sähköpostitse

Jokaisella Netvisorin asiakasyrityksellä on oma yksilöllinen ostolaskujen vastaanotto-osoite ja se on muotoa yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa@scan.netvisor.fi, esim. 76543212@scan.netvisor.fi. Osoite löytyy yrityksen laskutusosoitesivulta.

Ostolaskuja voidaan lähettää Netvisoria käyttävälle yritykselle seuraavin edellytyksin:

  • Yrityksellä, jolle lasku lähetetään, on oltava Netvisorin ostoreskontra käytössä
  • Voit lähettää useita laskuja yhdessä sähköpostiviestissä, kunhan jokainen lasku liitteineen on sähköpostissa erillisenä PDF-tiedostona.
  • Kaikilla tiedostoilla tulee olla eri nimi.
  • Yhden sähköpostin maksimikoko on 10Mb. (13.9.2018 saakka maksimikoko oli 5Mb)
  • PDF-tiedostojen tulee olla aitoja PDF-dokumentteja (PDF- versio 1.3 tai uudempi).
  • PDF-tiedostot eivät saa olla lukittuja tai salasanalla suojattuja.
  • Dokumentin ulkomitta voi olla maksimissaan 210 x 297 mm.
  • Liitteen nimen sallitut merkit ovat tavallisia kirjoitusmerkkejä, a-z, A-Z, 0-9 ja välilyönnit/viivat.  Ethän käytä muita erikoismerkkejä liitteiden nimeämiseen.
  • Yksi sähköpostiviesti voi sisältää useita laskutiedostoja, kuitenkin maksimissaan sata (100) tiedostoa
  • Sähköpostin viestikenttä voi olla tyhjä, sitä ei liitetä laskulle mukaan
  • Tyhjät tiedostot (0kt) poistetaan
  • Laskut tulee lähettää osoitteesta, johon voi lähettää vastausviestinä mahdolliset virheilmoitukset
  • Skannauspalveluun saapuvan sähköpostiviestin on saavuttava skannauspalveluun uusina viesteinä eli käytännössä sähköpostien automaattiohjaus omasta sähköpostista skannauspalveluun ei toimi

Sähköpostin lähettäjää informoidaan virheviestillä seuraavissa tapauksissa:

  • Vastaanotto-osoite on virheellinen
  • Sähköpostilaskulla on useampi kuin yksi vastaanotto-osoite
  • Sähköpostilaskun liite on virheellinen:
    • Tiedostomuoto on väärä
    • Tiedosto on liian suuri
    • Liite on salasanasuojattu
    • Liite on korruptoitunut (liite ei aukea)

Mikäli laskun lähettäjä on skannannut useampia laskuja virheellisesti samaan tiedostoon, ei laskuja pystytä skannausprosessin edetessä erottamaan toisistaan. Näissä tilanteissa laskut saapuvat ostoreskontraan laskunipun ensimmäisen laskun tiedoilla.

Jos sama lasku lähetetään useampaan kertaan skannausosoitteeseen, muodostuu kaikista lähetyskerroista lasku. Jokaisesta laskusta syntyy tapahtumamaksu.

Kaikki skannaus-sähköpostiosoitteeseen lähetetyt PDF-tiedostot reititetään yrityksen ostoreskontraan. Mikäli tiedostot eivät ole laskuja, ne käsitellään skannaukseen kuulumattomana materiaalina. Myös skannaukseen kuulumattomista aineistoista syntyy tapahtumamaksu.

Laskujen vastaanotto postitse

Skannauspalvelua käyttävän yrityksen skannausosoite löytyy yrityksen laskutusosoitesivulta. Skannausosoitteeseen kannattaa lähettää ainoastaan laskumateriaalia. Mikäli skannauspalveluun lähetettävät aineistot eivät ole laskuja, ne käsitellään skannaukseen kuulumattomana materiaalina. Myös skannaukseen kuulumattomista aineistoista syntyy tapahtumamaksu. Skannauspalveluun lähetettävä materiaali tulee olla minimissään A5-kokoista. Paperilaskut otetaan vastaan ja skannataan Joensuussa. 

Jokaisella skannauspalveluun lähetettävällä laskulla tulee olla skannausosoite: ei riitä, että osoite on laskut sisältävässä kirjekuoressa. Kun laskut poistetaan kuoristaan skannausta varten, ei laskua enää pystytä kohdistamaan oikeaan yritykseen ilman täydellistä skannauspalvelun osoitetta.

Skannauspalvelun postiosoite on muodoltaan:

Yritys Oy Ab [Yrityksen nimi]
76543212 [yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa]
PL 100
80020 Kollektor Scan

Netvisorissa aiemmin käytetyt skannauspalvelun osoitteet (PL 72, 00521 Helsinki ja PL 10, 57090 VISMA SCAN) toimivat edelleen, mutta logistisista syistä uuteen osoitteeseen lähetetyt ostolaskut saapuvat nopeammin perille asiakkaan ostoreskontraan. Vanhan muotoista skannauspalvelun osoitetta PL 72, 00521 Helsinki käytettäessä on erityisen tärkeää huomioida, kuinka osoite sijoittuu kuoren osoiteikkunaan. Postilokero-tieto pitää olla omalla rivillään ja sen pitää näkyä kuoren ikkunasta. Jos tietoa ei näy, menee lasku osoiteselvittelyyn postin toimesta, ja laskun matka-aika skannauspalveluun pitenee muutamalla päivällä.

Alkuperäisen aineiston käsittely

Kaikki skannattu aineisto arkistoidaan 3 kuukauden ajan ja aineisto tuhotaan sen jälkeen. Mainoslehdet ja vastaavat toimitetaan paperinkeräykseen. Skannauspalveluun lähetettävä materiaali tulee olla minimissään A5-kokoista. Tätä pienemmät materiaalit, sekä ne jotka eivät sovellu skannattavaksi tietoturvasyistä tai fyysisiltä ominaisuuksiltaan, lähetetään kerran viikossa edelleen ja tämä on maksullista. Skannauspalvelun osoitteeseen saapuvia pakettilähetyksiä ei oteta vastaan lainkaan, vaan Posti jakaa ne lähettäjälle takaisin.

Skannauksessa laskulta tunnistettavat tiedot

Skannauksessa tulkitaan laskuiksi ne aineistot, joiden otsikko on:

  • Lasku
  • Maksuaikalasku
  • Tullauksen jaksoerittely
  • Ajoneuvoverolippu
  • Maksulomake
  • Tilisiirto 
  • Koontilasku
  • Välitystiliin saatava
  • Maksusuunnitelma
  • Kulutosite
  • Kulutuslasku
  • Hautausavustus
  • Maksuerittely
  • Kululasku
  • Maksuerälasku
  • Maksu
  • Maksut
  • Infrastruktuurimaksu
  • Ruuhkavero
  • Proforma lasku
  • Invoice
  • Commercial Invoice
  • Arve
  • Rechnung
  • Räkning
  • Debit memo
  • TAX Invoice
  • Proforma Invoice
  • Travel Expense
  • Expense


Hyvityslaskuiksi tunnistetaan laskut, joiden otsikko on

  • Hyvityslasku
  • Takuuhyvityslasku
  • Hyvitysmuistio
  • Credit note
  • Credit memo
  • Kreditnota
  • Kredit note
  • Kredit nota
  • Gutschrift
  • Kreeditaviis


Hyvityslaskuksi tunnistetun laskun summa skannataan negatiiviseksi, vaikka se laskulla olisi esitetty positiivisena.

Laskuilta tunnistetaan seuraavat tiedot:

  • toimittaja
  • toimittajan y-tunnus
  • pankkitilinumero
  • laskun numero
  • laskun päiväys
  • eräpäivä
  • pankkiviitenumero
  • loppusumma
  • valuutta

Tiedot tunnistetaan suomen-, ruotsin-, englannin-, saksan- ja vironkielisiltä laskuilta.

Maksuehdon käsittely skannauksessa

Skannatulta laskulta ei tunnisteta maksuehtoa. Mikäli laskulla on merkittynä maksuehto ilman eräpäivää, muodostuu laskulle eräpäiväksi päiväys, jolloin lasku on tuotu Netvisoriin.

Pankkitilin muut tiedot

Skannauspalvelussa ei poimita laskulta Swift/Bic -koodia (tai muuta vastaavaa, esim. clearing-koodia), vaan käyttäjän on se aina itse lisättävä toimittajan pankkitilitietoihin.

Viitenumero

Mikäli laskulla on tekstimuotoinen viitenumero laskun viitenumero -kentässä, tätä ei skannata. Laskulle skannataan vain numeromuotoinen viitenumero. Laskun viestikentässä olevaa viestiä ei myöskään skannata, vaan käyttäjän tulee itse lisätä tämä laskulle.

Laskun loppusumma

Laskun loppusummasta muodostetaan yksi laskurivi, jonka verokannaksi tulee toimittajan oletusverokanta (uuden toimittajan tapauksessa 24%). Kaikki muut tiedot välittyvät vain laskun skannatussa kuvassa.

Ulkomaanmaksujen tietojen tunnistaminen

Ulkomaanmaksuista jätetään lukematta y-tunnus ja viitenumero. Skannauspalvelussa ei poimita laskulta Swift/Bic -koodia (tai muuta vastaavaa, esim. clearing-koodia), vaan käyttäjän on se aina itse lisättävä toimittajan pankkitilitietoihin. Myöskään viitenumeron kohdalla olevaa viestiä ei skannata laskulle. Valuutta määritellään laskun tilinumeron perusteella, mikäli laskulla-aineistolla ei ole mainittu valuuttaa.

Skannaukseen kuulumattoman materiaalin käsittely

Mikäli skannaukseen lähetettävää aineistoa ei tunnisteta laskuksi, luetaan se ostoreskontraan ns. skannaukseen kuulumattomana materiaalina. Skannaukseen kuulumattomaksi materiaaliksi tulkitaan

  • Tilaukset
  • Sopimukset
  • Maksumuistutukset
  • Maksukehotukset
  • Maksuhuomautukset
  • Perintäkirjeet
  • Tiliote-nimellä tulevat laskut
  • Suoramaksulaskut ja suoramaksun ennakkoilmoitukset

Skannaukseen kuulumattomaksi materiaaliksi luokiteltu aineisto reititetään yrityksen ostoreskontran lisäksi myös Laskutusosoitteet-sivun skannauspalvelun palautusosoitteisin merkittyyn sähköpostiosoitteeseen. Skannauspalvelun palautusosoitteeksi tulee asettaa sähköposti, jota joku pääsee lukemaan. Älä aseta yrityksen skannauspalvelun osoitetta skannauspalvelun palautusosoitteeksi, sillä näin luodaan loputon kierto skannauspalveluun kuulumattomalle materiaalille. Skannaukseen kuulumattomasta materiaalista veloitetaan ostolaskun skannauspalvelun tapahtumamaksu.

Skannaukseen kuulumattomasta materiaalista yritetään tunnistaa:

  • Toimittajan y-tunnus
  • toimittajan tilinumero
  • laskun valuutta

Laskun päiväykseksi ja eräpäiväksi asetetaan laskun saapumispäivä ja lasku tuodaan reskontraan nollasummaisena. Laskun numeroksi kirjataan NOT_FOUND, ja mikäli y-tunnusta eikä tilinumeroa ei ole voitu tunnistaa, kirjataan toimittajaksi UNKNOWN_VENDOR. Mikäli taas y-tunnus/tilinumero on tunnistettu, mutta ko. tiedoilla ei löydy toimittajaa toimittajarekisteristä, luodaan näillä tiedoilla toimittaja
nimellä "Ei toimittajaa". Mikäli skannaukseen kuulumaton materiaali todetaan aiheelliseksi, laskun käsittelijän on tarkastettava laskun kuvasta muut tiedot ja lisättävä ne laskulle manuaalisesti.

Matka- ja kululaskut sekä kulutositteet

Matka- ja kululaskujen tuomiseen ja näiden tositteiden luomiseen Netvisorissa suosittelemme Visma Scanner -mobiilisovellusta.

Käyttöohje: Visma Scanner -mobiilisovellus

Visma Scannerista voidaan muodostaa automaattisesti matka- ja kululaskuja sekä niiden tositteet kirjanpitoon. Matkalaskuista saa lähetettyä palkkatietoilmoituksen tulorekisteriin.

Skannauspalvelu osaa jossain muodossa tunnistaa matkalaskuntapaisia tietoja, mutta Visma Scannerin -mobiilisovelluksen avulla saa varmasti matka- ja kululaskut muodostumaan Netvisorin Matkat -osioon, kun kululle annetaan esikäsittelyssä kaikki tarvittavat lisätiedot.

  • Matkakulu
  • Kulutosite
  • Matkalasku
  • Matka- ja kululasku

Matkalaskujen käsittelemistä varten yrityksessä on oltava valittuna lisäpalveluna Matka- ja kululaskut. 

Käyttöohje: Netvisor Store

Näin palkansaajaa ei tarvitse perustaa toimittajaksi. Matkalaskun maksamista varten suoritaan Matkat -osion käyttöönoton vaiheet.

Laskun kohdistuminen toimittajalle

Skannatun laskun ja verkkolaskuna tulleen laskun kohdistaminen toimittajalle tapahtuu seuraavalla prioriteetilla:

  1. Haetaan toimittajat, joissa tilinumero ja nimi täsmää saapuneen laskun kanssa ja Y-tunnus on sama kuin laskulla.
  2. Haetaan toimittajat, joissa tilinumero täsmää saapuneen laskun kanssa ja Y-tunnus on sama kuin laskulla.
  3. Haetaan toimittajat, joissa tilinumero ja nimi täsmää saapuneen laskun kanssa.
  4. Haetaan toimittajat, joissa nimi täsmää saapuneen laskun kanssa ja Y-tunnus on sama kuin laskulla.
  5. Haetaan toimittajat, joissa tilinumero täsmää saapuneen laskun kanssa ja Y-tunnus on toimittajalla tyhjä.
  6. Haetaan toimittajat, joissa tilinumero täsmää saapuneen laskun kanssa.
  7. Haetaan toimittajat, joissa Y-tunnus täsmää saapuneen laskun kanssa.
  8. Haetaan toimittajat, joissa nimi täsmää saapuneen laskun kanssa.

Mikäli mikään näistä ei täyty, luodaan järjestelmään uusi toimittaja. Uudelle toimittajalle täytetään nimi, y-tunnus ja pankkitili, jos nämä on tunnistettavissa laskulta.

Jotta kohdistuminen tapahtuu oikealle toimittajalle eikä olemassaolevaa toimittajaa luotaisi uudestaan, suosittelemme lisäämään jokaisen toimittajan kohdalle toimittajarekisteriin kaikki ko. toimittajan ilmoittamat pankkitilit, ja täyttämään toimittajan tiedot muutenkin mahdollisimman kattavasti.

Skannauksen aikataulutus

Materiaalin kuljetuksen ja käsittelyn aikataulutus on seuraava:

1.päivä: Asiakas postittaa kirjeen. Mikäli kirje ehtii saman päivän kuljetukseen, on se perillä skannauspalvelussa seuraavana arkipäivänä. Mikäli ei ehdi, lisätään aikatauluun yksi arkipäivä.

2.- 3.päivä: Kirje saapuu suurpostiosoitteeseen ”80020 Kollektor Scan”.

2.- 4.päivä: Kirje kuljetetaan skannauspalveluun, jossa ostolaskut puretaan kuoristaan, skannataan ja tulkitaan. Skannaus tapahtuu sinä arkipäivänä, kun kirje saapuu skannauspalveluun, ja palvelulupauksen mukaisesti aineiston tulee olla Netvisorissa kahden arkipäivän eli 48 tunnin kuluessa skannauksesta. 

4.- 5.päivä: Laskut siirretään Netvisoriin. Mikäli vastaanottaja on saatu tunnistettua automaattisesti, siirtyy aineisto suoraan vastaanottajan ostoreskontraan. Muussa tapauksessa lasku jää Netvisorissa manuaalikohdistukseen, joka tapahtuu seuraavana arkipäivänä.

Kaiken sujuessa normaalisti, lasku on skannattuna asiakkaalla viimeistään viidentenä arkipäivänä laskun lähettämisestä. Huomioithan, että laskun päiväys ei ole välttämättä se jolloin lasku on konkreettisesti lähetetty. Lasku on voitu päivätä menneisyyteen tai tulevaisuuteen.

Käsittelyaikaan vaikuttavat tekijät:

  • Viikonloput ja muut pyhäpäivät, jolloin posti ei kulje
  • Osoitemerkintöjen oikeellisuus ja selkeys sekä kirjeissä että varsinaisissa laskuissa 
  • Jokaisessa laskussa tulee olla täydellinen skannausosoite, ei pelkästään kuoressa.
  • Vanhaa osoitetta (PL 72, 00521 Helsinki) käytettäessä käsittelyaika on pidempi logistisista syistä johtuen.

Skannausvirheistä ilmoittaminen ja niiden käsittely

Virheellisestä skannauksesta voidaan tehdä reklamaatio Netvisorille käyttämällä järjestelmän sisäänrakennettua toiminnallisuutta. Skannausvirheistä ilmoittaminen tapahtuu laskunäkymässä "Ostolaskun toiminnot > Skannausvirhe" toiminnolla.

Kaikki reklamaatiot käsitellään Netvisor Helpdeskin toimesta, ja tieto laskuaineistosta säilyy virhelogissa. Voitte siis tehdä tarvittavat muokkaukset (toimittajan vaihto tai tietojen korjaus) jo ennen kuin virheilmoitus on käsitelty. Voitte myös poistaa virheellisesti reititetyt aineistot, kun virheilmoitus on tehty.

Johtuen palvelun luonteesta Visma Solutions Oy ei vastaa skannausvirheiden aiheuttamista muista suorista tai epäsuorista kuluista muilta osin kuin korvaten skannauskustannuksen virhetilanteessa.

Skannauspalvelussa tapahtuu sekä optisen tunnistuksen että manuaalisen tarkastuksen yhteydessä virheitä, ja lopullinen vastuu aineiston oikeellisuudesta ja sen tarkastamisesta kuuluu ostolaskujen hyväksyjälle.

Visma Solutions Oy hyvittää laskutapahtuman, mikäli reklamaatio on aiheellinen. Huomaattehan, että Netvisor Helpdesk ei tee muokkauksia virheellisesti skannattujen tietojen osalta, vaan käyttäjä tai käyttäjän kirjanpitäjä korjaa aineiston.

Skannausvirheilmoitus muodostetaan seuraavasti:

  1. Valitse virheen tyyppi (katso kuva alla, kohta 1)
  2. Valitse, skannataanko aineisto uudelleen skannauspalvelun toimesta (2)
  3. Kirjoita kuvaus virheestä (3)
  4. Rastita halutessasi valinta "Pyydän hyvitystä laskutapahtumasta" (4)
  5. "Lähetäreklamaatio"(5)

Virheen tyypit:

  • Reititysaika liian pitkä
    • Ylempää näet skannauksen aikataulut ja kuinka kauan reititys saa kestää.
  • Reititetty väärän yrityksen ostoreskontraan
    • Mikäli reskontrastanne löytyy yritykselle kuulumatonta materiaalia, reititämme sen virheilmoituksen perusteella oikeaan yritykseen.
  • Kohdistettu väärään toimittajaan
    • Mikäli lasku on kohdistettu väärään toimittajaan, voitte saada hyvityksen pyytäessänne, mikäli virhekohdistus on johtunut virheskannauksesta. Netvisor Helpdesk ei vaihda laskun toimittajatietoja, vaan käyttäjä tekee tämän itse.
  • Muu syy
    • Tälle virhetyypille kirjataan esimerkiksi skannauksen sisältövirheet, kuten virheelliset tai puuttuvat summat, päivämäärätiedot jne. Vapaatekstikenttään voit kertoa yksityiskohdat virheestä.

Huomaattehan, että mikäli puuttuvien tietojen syynä on jokin alla mainituista asioista, emme hyvitä laskutapahtumaa.

  • Skannatulta laskulta ei tunnisteta maksuehtoa. Mikäli laskulla on merkittynä maksuehto ilman eräpäivää, muodostuu laskulle eräpäiväksi päiväys, jolloin lasku on tuotu Netvisoriin.
  • Maksukehoitukset luetaan skannauspalvelussa ns. tyhjinä laskuina, jotka sisältävät ainoastaan
    • Vastaanottajan tiedot
    • Toimittajan tiedot 
    • nimi
    • y-tunnus
    • Laskun tiedot 
    • valuutta

  • Suoraveloituksista ei skannata laskun summaa.
  • Ulkomaanmaksuista ei skannata y-tunnusta tai viitenumeroa
  • Skannauspalvelussa ei poimita laskulta Swift/Bic -koodia (tai muuta vastaavaa, esim. clearing-koodia), vaan käyttäjän on se aina itse lisättävä toimittajan pankkitilitietoihin.
  • Laskun loppusummasta muodostetaan yksi laskurivi, jonka verokannaksi tulee toimittajan oletusverokanta (uuden toimittajan tapauksessa 24%). Kaikki muut tiedot välittyvät vain laskun skannatussa kuvassa.

Skannauspalvelun sulkeminen

  • Mikäli Netvisorin skannauspalvelu suljetaan, materiaalia lähetetään vielä 60 päivää yritykseen skannitilin sulkemisesta lähtien. 


Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Sorry we couldn't be helpful. Help us improve this article with your feedback.