Ostolaskujen skannauspalvelu mahdollistaa laskujen vastaanoton sähköisesti Netvisorin järjestelmään. Ohjeessa käsitellään palvelun käyttöönottoa, hinnoittelua, laskujen vastaanottamista sähköpostitse ja postitse, alkuperäisen aineiston käsittelyä sekä skannauksessa tunnistettavia tietoja. Lisäksi ohjeessa opastetaan skannausvirheiden käsittelyssä ja skannauspalvelun sulkemisessa.

SISÄLTÖ

Jos skannauspalvelun sähköpostiosoitteeseen lähetettyyn laskuun ei tule laskun lähettäjän sähköpostiin vastaanottokuittausta ja lasku ei saavu Netvisoriin muutaman arkipäivän kuluessa:

  • Lähetä lasku uudestaan skannattavaksi.
  • Tarkista tältä ohjesivulta viestin ja liitteen vaatimukset.

Jos yksikään lähetetty viesti ei mene perille:

  • Pyydä yrityksen IT-osastoa tai henkilöä, jolla on pääsy yrityksen sähköpostipalvelimeen ja sen asetuksiin, tarkistamaan sähköpostin asetukset.
  • Hyödynnä tällä sivulla alempana olevia ohjeita sähköpostin asetuksista.

Palvelun käyttöönotto

Ostolaskujen skannauspalvelu mahdollistaa laskujen vastaanoton Netvisorin Ostot-osion Avoimet ostolaskut -osioon sähköisesti silloin, kun laskun toimittajalla ei ole mahdollisuutta verkkolaskun lähetykseen. Laskuja on mahdollista toimittaa skannattavaksi kahdella tavalla:

  • PDF-muodossa sähköpostin välityksellä
  • Paperilaskuna postitse

Skannauspalvelu on käyttövalmis, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Yritys on ottanut käyttöönsä Netvisorin Osto-osion.
  • Skannattuja aineistoja välittävä Maventa-yhteys on kytketty ja tilillä on vastaanotto päällä, sekä tilillä on skannauspalvelu avattuna. Skannauspalvelu aukeaa seuraavana yönä siitä, kun tilin vastaanotto tulee päälle.

Hinnoittelu

Skannauksesta ja laskun tietojen tunnistamisesta veloitetaan laskukohtainen tapahtumamaksu. Mikäli laskusta skannataan useita sivuja, lisäsivut veloitetaan kappalemäärän mukaan. Aineisto, jota ei tunnisteta ostolaskuksi, skannataan myös ja siitä veloitetaan normaali tapahtumamaksu. Skannattujen laskujen hinnoittelun perustana käytetään volyymiluokkaa, joka perustuu myynti- ja ostolaskujen määriin. Tapahtumamaksut veloitetaan kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti.

Laskujen vastaanotto sähköpostitse

Voit avata näkymän valitsemalla Netvisorissa Yrityksen tiedot ja asetukset > Laskutusosoitteet ja etsimällä yrityksen ostolaskujen vastaanotto-osoitteen.

Jokaisella Netvisorin asiakasyrityksellä on oma yksilöllinen ostolaskujen vastaanotto-osoite. Osoite on muotoa yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa@scan.netvisor.fi, esim. 76543212@scan.netvisor.fi. Osoite näkyy yrityksen laskutusosoitesivulla.

Kun lähetät laskuja sähköpostitse skannauspalveluun:

  • Kirjoita yrityksen skannausosoite sähköpostiviestin Vastaanottaja-kenttään (suositus). Voit käyttää myös Kopio-kenttää.
  • Älä käytä skannausosoitetta Piilokopio-kentässä, koska tällöin viestiä ei toimiteta eteenpäin skannattavaksi.

Ostolaskuja voidaan lähettää Netvisoria käyttävälle yritykselle seuraavin edellytyksin:

  • Yrityksellä, jolle lasku lähetetään, on oltava Netvisorin ostoreskontra käytössä.
  • Lähetä useita laskuja yhdessä sähköpostiviestissä vain, jos jokainen lasku liitteineen on sähköpostissa erillisenä PDF-tiedostona.
  • Anna jokaiselle tiedostolle eri nimi.
  • Varmista, että yhden sähköpostin maksimikoko on enintään 10 Mb.
  • Käytä aitoja PDF-dokumentteja (PDF-versio 1.3 tai uudempi).
  • Varmista, että PDF-tiedostot eivät ole lukittuja tai salasanalla suojattuja. Esimerkiksi turvapostilla lähetettyä laskua ei skannata.
  • Huolehdi, että dokumentin ulkomitta on enintään 210 x 297 mm.
  • Nimeä liitteet sallituilla merkeillä: a–z, A–Z, 0–9, ala- ja väliviivat sekä sulkumerkit ( ). Älä käytä muita erikoismerkkejä, koska tällöin lasku ei tule perille.
  • Voit liittää yhteen sähköpostiviestiin useita laskutiedostoja, kuitenkin enintään sata (100) tiedostoa.
  • Jätä halutessasi sähköpostin viestikenttä tyhjäksi, sitä ei liitetä laskulle mukaan.
  • Huomioi, että tyhjät tiedostot (0 kt) poistetaan.
  • Lähetä laskut sellaisesta osoitteesta, johon voidaan toimittaa vastausviestinä mahdolliset virheilmoitukset.
  • Varmista, että skannauspalveluun saapuva sähköpostiviesti saapuu palveluun uutena viestinä. Sähköpostien automaattiohjaus omasta sähköpostista skannauspalveluun ei toimi.
  • Huomioi, että jos viestissä on mukana ei-sallittuja liitteitä, niitä ei skannata. Jos viestissä on mukana validi PDF-tiedosto, tämä skannataan.
  • Lähetä skannaus-sähköpostiosoitteeseen vain laskun liite PDF-muodossa. Älä lähetä tähän osoitteeseen sähköpostin vahvistusviestejä. Jos lähettäjä vaatii osoitteen vahvistuksen ennen viestin lähetystä, tämä ei toimi skannausosoitteen kanssa.

Sähköpostin lähettäjä saa onnistuneesta vastaanotosta automaattisen kuittauksen. Sähköpostin lähettäjää informoidaan virheviestillä seuraavissa tapauksissa:

  • Vastaanotto-osoite on virheellinen.
  • Sähköpostilaskulla on useampi kuin yksi vastaanotto-osoite. Kopio-kentässä voi olla vastaanottajia, mutta näihin osoitteisiin ei mene vastaanotto- tai virhekuittausta.
  • Sähköpostin lopussa on automaattinen allekirjoituksen kuvatiedosto, kuten yrityksen logo .bmp-kuvana tai vastaavana muotona, joka ei täsmää pdf- tai tif-vaatimukseen.
  • Sähköpostilaskun liite on virheellinen:
    • Tiedostomuoto on väärä.
    • Tiedosto on liian suuri.
    • Liite on salasanasuojattu.
    • Liite on korruptoitunut (liite ei aukea).

Jos laskun lähettäjä skannaa useampia laskuja virheellisesti samaan tiedostoon, laskuja ei pystytä skannausprosessin edetessä erottamaan toisistaan. Näissä tilanteissa laskut saapuvat ostoreskontraan laskunipun ensimmäisen laskun tiedoilla.

Jos lähetät täsmälleen saman laskun useampaan kertaan skannausosoitteeseen, lasku saattaa jäädä saapumatta Netvisoriin skannauspalvelun sähköpostissa käytössä olevan duplikaattitarkastuksen vuoksi. Duplikaattitarkastuksen tarkoitus on poistaa tuplalaskut saapuvista sähköpostilaskuista.

Jos kuitenkin lähetät saman laskun useampaan kertaan ja lasku läpäisee duplikaattifiltterin, muodostuu jokaisesta lähetyskerrasta oma lasku ja jokaisesta laskusta syntyy tapahtumamaksu.

Yleisimmin duplikaattifiltteriin jäävät kuukausittaiset vuokralaskut, jotka ovat täsmälleen identtisiä keskenään eikä laskulla ole selkeää eräpäivää vaan lista eräpäivistä. Tällaisissa tilanteissa:

  • Lähetä vuokralaskut yksilöllisinä laskuina, joissa mainitaan tarkka eräpäivä, jolloin laskut eivät ole identtisiä, tai
  • Lähetä vuokralaskut paperisina skannauspalveluun, jolloin ne eivät jää duplikaattifiltteriin.

Kaikki skannaus-sähköpostiosoitteeseen lähetetyt PDF-tiedostot reititetään yrityksen ostoreskontraan. Jos tiedostot eivät ole laskuja, ne käsitellään skannaukseen kuulumattomana materiaalina. Myös skannaukseen kuulumattomista aineistoista syntyy tapahtumamaksu.

Sähköpostin asetukset

Jotta sähköpostilaskut saapuvat perille onnistuneesti ilman, että ne merkitään roskapostiksi, lähettäjän on tärkeää noudattaa tiettyjä sähköpostin todennusmenetelmiä. Lähettävän tahon tulee tarkastaa ja soveltaa seuraavia, sekä sähköpostien toimitettavuuden että turvallisuuden kannalta kriittisiä asetuksia:

  • SPF (Sender Policy Framework): SPF auttaa varmentamaan, että domainiltasi lähetetyt sähköpostit ovat valtuutettuja listaamalla postipalvelimet, jotka ovat hyväksytty lähettämään sähköposteja domainisi puolesta. Tämä estää domainisi luvattoman käytön ja vähentää sähköpostien roskapostiksi merkitsemisen mahdollisuuksia.
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM lisää sähköposteihin digitaalisen allekirjoituksen, joka vahvistaa sähköpostin todella lähetetyksi domainiltasi ja sen sisällön pysyneen muuttumattomana matkan aikana. Tämä todennusprosessi on keskeinen hyvän lähettäjän maineen ylläpitämisessä ja onnistuneen sähköpostitoimituksen varmistamisessa.
  • DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC antaa sähköpostipalveluntarjoajille ohjeet, miten käsitellä viestejä, jotka eivät läpäise SPF- tai DKIM-tarkistuksia. DMARC parantaa turvallisuutta varmistamalla, että vain todennetut sähköpostit toimitetaan.

Nämä asetukset ovat välttämättömiä, jotta sähköpostilaskuja ei merkitä roskapostiksi ja jotta voidaan välttää phishing-hyökkäykset sekä muut sähköpostipohjaiset uhat.

Voit tarkistaa domainisi tilan käyttäen ilmaista MX Toolbox -palvelua.

Laskujen vastaanotto postitse

Voit tarkistaa yrityksen skannausosoitteen Netvisorissa valitsemalla Yrityksen tiedot ja asetukset > Laskutusosoitteet.

Skannauspalvelua käyttävän yrityksen skannausosoite näkyy laskutusosoitesivulla. Skannausosoitteeseen kannattaa lähettää ainoastaan laskumateriaalia. Jos skannauspalveluun lähetettävät aineistot eivät ole laskuja, ne käsitellään skannaukseen kuulumattomana materiaalina. Myös skannaukseen kuulumattomista aineistoista syntyy tapahtumamaksu.

Skannauspalveluun lähetettävän materiaalin tulee olla vähintään A5-kokoista. Paperilaskut otetaan vastaan ja skannataan Joensuussa.

Jokaisella skannauspalveluun lähetettävällä laskulla tulee olla skannausosoite. Pelkkä osoite kirjekuoressa ei riitä. Kun laskut poistetaan kuoristaan skannausta varten, laskua ei enää pystytä kohdistamaan oikeaan yritykseen ilman täydellistä skannauspalvelun osoitetta laskulla.

Skannauspalvelun postiosoite on muodoltaan:

Yritys Oy Ab [Yrityksen nimi]
76543212 [yrityksen y-tunnus ilman lopun väliviivaa]
PL 100
80020 Kollektor Scan

Netvisorissa aiemmin käytetyt skannauspalvelun osoitteet (PL 72, 00521 Helsinki ja PL 10, 57090 VISMA SCAN) toimivat edelleen, mutta logistisista syistä uuteen osoitteeseen lähetetyt ostolaskut saapuvat nopeammin perille asiakkaan ostoreskontraan.

Kun käytät vanhan muotoista skannauspalvelun osoitetta PL 72, 00521 Helsinki, huomioi erityisesti, miten osoite sijoittuu kuoren osoiteikkunaan:

  • Kirjoita postilokero-tieto omalle rivilleen.
  • Varmista, että postilokero-tieto näkyy kuoren ikkunasta.

Jos postilokero-tieto ei näy, lasku menee Postin osoiteselvittelyyn ja laskun matka-aika skannauspalveluun pitenee muutamalla päivällä.

Alkuperäisen aineiston käsittely

Kaikki skannattu aineisto arkistoidaan 3 kuukauden ajan ja aineisto tuhotaan sen jälkeen. Mainoslehdet ja vastaavat toimitetaan paperinkeräykseen. Skannauspalveluun lähetettävän materiaalin tulee olla vähintään A5-kokoista. Tätä pienemmät materiaalit sekä sellaiset, jotka eivät sovellu skannattavaksi tietoturvasyistä tai fyysisiltä ominaisuuksiltaan, lähetetään kerran viikossa edelleen ja tämä on maksullista. Skannauspalvelun osoitteeseen saapuvia pakettilähetyksiä ei oteta vastaan lainkaan, vaan Posti jakaa ne lähettäjälle takaisin.

Jotta aineisto tulkitaan laskuksi, aineistolta tulee löytyä vähintään seuraavat tiedot:

  1. Laskun tyyppi (lasku, hyvityslasku, invoice, credit note jne.).
  2. Laskun numero.
  3. Tilinumero.
  4. Loppusumma.

Skannauksessa laskulta tunnistettavat tiedot

Skannauksessa tulkitaan laskuiksi ne aineistot, joiden otsikko on jokin seuraavista:

  • Lasku
  • Maksuaikalasku
  • Tullauksen jaksoerittely
  • Ajoneuvoverolippu
  • Maksulomake
  • Tilisiirto
  • Koontilasku
  • Välitystiliin saatava
  • Maksusuunnitelma
  • Kulutosite
  • Kulutuslasku
  • Hautausavustus
  • Maksuerittely
  • Kululasku
  • Maksuerälasku
  • Maksu
  • Maksut
  • Infrastruktuurimaksu
  • Ruuhkavero
  • Proforma lasku
  • Invoice
  • Commercial Invoice
  • Arve
  • Rechnung
  • Räkning
  • Faktura
  • Debit memo
  • TAX Invoice
  • Proforma Invoice
  • Travel Expense
  • Expense


Hyvityslaskuiksi tunnistetaan laskut, joiden otsikko on jokin seuraavista:

  • Hyvityslasku
  • Takuuhyvityslasku
  • Hyvitysmuistio
  • Credit note
  • Credit memo
  • Kreditnota
  • Kredit note
  • Kredit nota
  • Gutschrift
  • Kreeditaviis


Hyvityslaskuksi tunnistetun laskun summa skannataan negatiiviseksi, vaikka se laskulla olisi esitetty positiivisena.

Laskuilta tunnistetaan seuraavat tiedot:

  • toimittaja
  • toimittajan y-tunnus/VAT tunnus
  • pankkitilinumero
  • laskun numero
  • laskun päiväys
  • eräpäivä
  • pankkiviitenumero
  • Viitteenne
  • loppusumma
  • ALV summa
  • valuutta

Tiedot tunnistetaan suomen-, ruotsin-, englannin-, saksan- ja vironkielisiltä laskuilta.

Maksuehdon käsittely skannauksessa

Skannatulta laskulta ei tunnisteta maksuehtoa. Jos laskulla on merkittynä maksuehto ilman eräpäivää, laskulle muodostuu eräpäiväksi päiväys, jolloin lasku on tuotu Netvisoriin.

Pankkitilin muut tiedot

Skannauspalvelussa ei poimita laskulta Swift/Bic-koodia (tai muuta vastaavaa, esim. clearing-koodia). Käyttäjän on aina lisättävä nämä tiedot toimittajan pankkitilitietoihin.

Viitenumero

Jos laskulla on tekstimuotoinen viitenumero laskun viitenumero -kentässä, tätä ei skannata. Laskulle skannataan vain numeromuotoinen viitenumero. Laskun viestikentässä olevaa viestiä ei myöskään skannata, vaan käyttäjän tulee lisätä viesti laskulle itse.

Laskun loppusumma

Laskun loppusummasta muodostuu yksi laskurivi, jonka verokannaksi tulee toimittajan oletusverokanta (uuden toimittajan tapauksessa 25,5 %). Kaikki muut tiedot välittyvät vain laskun skannatussa kuvassa.

Viitteemme ja Viitteenne kenttä

Skannauspalvelussa luetaan Viitteenne-kentän arvo. Viitteemme-kenttää ei lueta.

Ulkomaanmaksujen tietojen tunnistaminen

Ulkomaanmaksuista jätetään lukematta y-tunnus ja viitenumero. Skannauspalvelussa ei poimita laskulta Swift/Bic-koodia (tai muuta vastaavaa, esim. clearing-koodia), vaan käyttäjän on se aina itse lisättävä toimittajan pankkitilitietoihin. Viitenumeron kohdalla olevaa viestiä ei skannata laskulle. Valuutta määritellään laskun tilinumeron perusteella, jos laskuaineistolla ei ole mainittu valuuttaa.

Miksi lähettäjän nimen tilalla on y-tunnus tai tilinumero?

Skannauspalvelu tulkitsee laskun kuvalta toimittajan y-tunnuksen, ja Maventa hakee y-tunnusta vastaavat nimitiedot omasta rekisteristään. Jos nimitietoja ei löydy, lähettäjän nimen tilalla ilmoitetaan y-tunnus. Jos lähettäjän y-tunnusta ei saada tulkittua laskulta lainkaan, lähettäjän nimen tilalla ilmoitetaan tilinumero, koska tieto ei voi olla tyhjä.

Jos laskulla näkyy toimittajan nimessä y-tunnus tai tilinumero, ole yhteydessä Netvisorin asiakastukeen. Netvisorin asiakastuki lisää toimittajan tiedot Maventan rekisteriin, jotta jatkossa toimittajan nimi tulee oikein laskulle.

Skannaukseen kuulumattoman materiaalin käsittely

Jos skannaukseen lähetettävää aineistoa ei tunnisteta laskuksi, aineisto luetaan skannaukseen kuulumattomana materiaalina. Skannaukseen kuulumattomaksi materiaaliksi tulkitaan seuraavat aineistot:

  • Tilaukset
  • Sopimukset
  • Maksumuistutukset
  • Maksukehotukset
  • Maksuhuomautukset
  • Perintäkirjeet
  • Tiliote-nimellä tulevat laskut
  • Suoramaksulaskut ja suoramaksun ennakkoilmoitukset

Skannaukseen kuulumattomaksi materiaaliksi luokiteltu aineisto reititetään Laskutusosoitteet-sivun skannauspalvelun palautusosoitteeksi merkittyyn sähköpostiosoitteeseen.

Skannauspalvelun palautusosoitteeksi tulee asettaa sähköposti, jota joku pääsee lukemaan. Älä aseta yrityksen skannauspalvelun osoitetta skannauspalvelun palautusosoitteeksi, koska tällöin skannauspalveluun kuulumaton materiaali kiertää loputtomasti skannauspalvelun kautta. Skannaukseen kuulumattomasta materiaalista veloitetaan ostolaskun skannauspalvelun tapahtumamaksu.

Skannauspalveluun toimitettu materiaali, joka ei mahdu skanneriin, lähetetään asiakkaalle postitse.

Kaikki skannauspalveluun saapuneet mainokset, katalogit yms. tuhotaan, jos materiaali saapuu postitse.

Matka- ja kululaskut sekä kulutositteet

Matka- ja kululaskujen tuomiseen ja näiden tositteiden luomiseen Netvisorissa suositellaan Visma Scanner -mobiilisovellusta.

Käyttöohje: Visma Scanner -mobiilisovellus

Visma Scannerista voidaan muodostaa automaattisesti matka- ja kululaskuja sekä niiden tositteet kirjanpitoon. Matkalaskuista saa lähetettyä palkkatietoilmoituksen tulorekisteriin.

Skannauspalvelu tunnistaa jossain määrin matkalaskuntapaisia tietoja, mutta Visma Scanner -mobiilisovelluksen avulla matka- ja kululaskut muodostuvat varmasti Netvisorin Matkat-osioon, kun kululle annetaan esikäsittelyssä kaikki tarvittavat lisätiedot.

Skannauspalvelu tunnistaa seuraavan tyyppisiä otsikoita matka- ja kululaskuihin liittyen:

  • Matkakulu
  • Kulutosite
  • Matkalasku
  • Matka- ja kululasku

Matkalaskujen käsittelemistä varten yrityksessä on oltava valittuna lisäpalveluna Matka- ja kululaskut.

Käyttöohje: Netvisor Store

Näin palkansaajaa ei tarvitse perustaa toimittajaksi.

Laskun kohdistuminen toimittajalle

Laskun kohdistus tapahtuu y-tunnuksen, nimen ja toimittajakoodin avulla. Tämä on kerrottu tarkemmin omalla ohjesivulla.

Jotta kohdistuminen tapahtuu oikealle toimittajalle eikä olemassa olevaa toimittajaa luoda uudelleen, lisää jokaisen toimittajan tietoihin kaikki toimittajan ilmoittamat tiedot, mukaan lukien pankkitilit, ja täytä toimittajan tiedot mahdollisimman kattavasti.

Skannauksen aikataulutus

Materiaalin kuljetuksen ja käsittelyn aikataulutus on seuraava:

  1. Asiakas postittaa kirjeen. Jos kirje ehtii saman päivän kuljetukseen, se on perillä skannauspalvelussa seuraavana arkipäivänä. Jos kirje ei ehdi saman päivän kuljetukseen, aikatauluun lisätään yksi arkipäivä.
  2. Kirje saapuu suurpostiosoitteeseen ”80020 Kollektor Scan” 2.–3. päivänä.
  3. Kirje kuljetetaan skannauspalveluun 2.–4. päivänä. Skannauspalvelussa ostolaskut puretaan kuoristaan, skannataan ja tulkitaan. Skannaus tapahtuu sinä arkipäivänä, kun kirje saapuu skannauspalveluun. Lasku ohjautuu Netvisoriin muutaman arkipäivän kuluessa skannauksesta.
  4. Laskut siirretään Netvisoriin 4.–5. päivänä. Jos vastaanottaja tunnistetaan automaattisesti, aineisto siirtyy suoraan vastaanottajan ostoreskontraan. Muussa tapauksessa lasku jää Netvisorissa manuaalikohdistukseen, joka tapahtuu seuraavana arkipäivänä.

Kaiken sujuessa normaalisti lasku on skannattuna asiakkaalla viimeistään viidentenä arkipäivänä laskun lähettämisestä. Laskun päiväys ei välttämättä ole sama kuin laskun konkreettinen lähetyspäivä. Lasku voidaan päivätä menneisyyteen tai tulevaisuuteen.

Käsittelyaikaan vaikuttavat tekijät:

  • Viikonloput ja muut pyhäpäivät, jolloin posti ei kulje.
  • Osoitemerkintöjen oikeellisuus ja selkeys sekä kirjeissä että varsinaisissa laskuissa.
  • Täydellisen skannausosoitteen näkyminen jokaisessa laskussa, ei pelkästään kuoressa.
  • Vanhan osoitteen (PL 72, 00521 Helsinki) käyttäminen pidentää käsittelyaikaa logistisista syistä.

Skannauksen reklamointi ja hyvitykset

Skannauspalvelussa tapahtuu sekä optisen tunnistuksen että manuaalisen tarkastuksen yhteydessä virheitä. Lopullinen vastuu aineiston oikeellisuudesta ja sen tarkastamisesta kuuluu ostolaskujen hyväksyjälle. Netvisor ei tee muokkauksia virheellisesti skannattujen tietojen osalta, vaan käyttäjä tai käyttäjän kirjanpitäjä korjaa aineiston.

Palvelun luonteesta johtuen Visma Solutions Oy ei vastaa skannausvirheiden aiheuttamista muista suorista tai epäsuorista kuluista muilta osin kuin korvaamalla skannauskustannuksen virhetilanteessa. Visma Solutions Oy hyvittää laskutapahtuman, jos reklamaatio on aiheellinen ja jos vahingoista ilmoitetaan kootusti sähköpostitse osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com 3 kuukauden sisällä tapahtuneesta ja jos skannauskustannusten yhteissumma nousee yli 50 € suuruiseksi.

Kun teet reklamaation:

  • Sisällytä sähköpostiviestiin yrityksen nimi ja y-tunnus.
  • Kuvaile virheet mahdollisimman tarkasti.
  • Lisää mukaan virheellisten laskujen laskunumerot.

Jos puuttuvien tietojen syynä on jokin alla mainituista asioista, laskutapahtumaa ei hyvitetä:

  • Skannatulta laskulta ei tunnisteta maksuehtoa. Jos laskulla on merkittynä maksuehto ilman eräpäivää, laskulle muodostuu eräpäiväksi päiväys, jolloin lasku on tuotu Netvisoriin.
  • Maksukehoitukset luetaan skannauspalvelussa ns. tyhjinä laskuina, jotka sisältävät ainoastaan:
    • Vastaanottajan tiedot
    • Toimittajan tiedot
    • nimi
    • y-tunnus
    • Laskun tiedot
    • valuutta
  • Suoraveloituksista ei skannata laskun summaa.
  • Ulkomaanmaksuista ei skannata y-tunnusta tai viitenumeroa.
  • Skannauspalvelussa ei poimita laskulta Swift/Bic-koodia (tai muuta vastaavaa, esim. clearing-koodia). Käyttäjän on lisättävä nämä tiedot toimittajan pankkitilitietoihin.
  • Laskun loppusummasta muodostuu yksi laskurivi, jonka verokannaksi tulee toimittajan oletusverokanta (uuden toimittajan tapauksessa 25,5 %). Kaikki muut tiedot välittyvät vain laskun skannatussa kuvassa.

Skannauspalvelun sulkeminen

Kun Netvisorin skannauspalvelu suljetaan, skannauspalvelun osoitteeseen lähetettyjä materiaaleja välitetään vielä 60 päivää skannitilin sulkemisesta yrityksen ostoreskontraan Netvisoriin.

Jos suljet skannauspalvelun Netvisor Storen kautta, vastaanotto ja skannauspalvelu sulkeutuvat Maventa-tililtä kokonaan, ei ainoastaan yhteys Netvisoriin. Jos haluat jättää vastaanoton avoimeksi toiseen järjestelmään, ole yhteydessä Netvisor-tukeen yhteyden sulkemiseksi Netvisoriin.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

  • Miten otan ostolaskujen skannauspalvelun käyttöön?
    Skannauspalvelu on käyttövalmis, kun yrityksellä on Netvisorin Osto-osio käytössä ja Maventa-yhteys on kytketty siten, että vastaanotto ja skannauspalvelu ovat tilillä avattuina. Skannauspalvelu aukeaa seuraavana yönä vastaanoton kytkemisestä.
  • Miten lähetän laskun skannattavaksi sähköpostitse?
    Lähetä lasku PDF-liitteenä yrityksen skannausosoitteeseen (muotoa y-tunnus ilman lopun väliviivaa@scan.netvisor.fi). Varmista, että liite on aito, ei-salattu PDF, liitteen nimessä ei ole kiellettyjä erikoismerkkejä ja sähköpostin koko on enintään 10 Mb.
  • Miksi en saa kuittausta sähköpostilla lähetetystä laskusta?
    Jos et saa vastaanottokuittausta etkä näe laskua Netvisorissa muutaman arkipäivän kuluessa, lähetä lasku uudestaan ja tarkista tämän ohjeen vaatimukset viestille ja liitteelle. Jos mikään viesti ei mene perille, pyydä yrityksen IT-osastoa tarkistamaan sähköpostin asetukset.
  • Mitä tapahtuu, jos lähetän saman laskun useaan kertaan?
    Skannauspalvelussa on duplikaattitarkastus, joka pyrkii estämään tuplalaskujen saapumisen. Jos sama lasku kuitenkin läpäisee duplikaattifiltterin, jokaisesta lähetyskerrasta muodostuu oma lasku ja jokaisesta syntyy tapahtumamaksu.
  • Mitä tietoja skannauspalvelu tunnistaa laskulta?
    Skannauspalvelu tunnistaa mm. toimittajan, toimittajan y-tunnuksen/VAT-tunnuksen, pankkitilinäytteen, laskun numeron, laskun päiväyksen, eräpäivän, pankkiviitenumeron, Viitteenne-kentän, loppusumman, ALV-summan ja valuutan.
  • Miksi toimittajan nimen tilalla näkyy y-tunnus tai tilinumero?
    Jos Maventan rekisteristä ei löydy y-tunnusta vastaavaa nimitietoa, toimittajan nimen tilalla näytetään y-tunnus. Jos y-tunnusta ei saada tulkittua, nimen tilalla näytetään tilinumero. Tällöin tulee olla yhteydessä Netvisorin asiakastukeen, jotta toimittajan tiedot lisätään Maventan rekisteriin.
  • Miten skannaukseen kuulumaton materiaali käsitellään?
    Skannaukseen kuulumattomaksi tulkittu materiaali (esim. sopimukset, maksumuistutukset, suoramaksulaskut) reititetään Laskutusosoitteet-sivulla määriteltyyn skannauspalvelun palautusosoitteeseen. Materiaalista veloitetaan ostolaskun skannauspalvelun tapahtumamaksu.
  • Miten voin reklamoida skannausvirheistä ja milloin saan hyvityksen?
    Voit reklamoida skannausvirheistä lähettämällä koonti-ilmoituksen osoitteeseen tuki.netvisor@visma.com 3 kuukauden sisällä tapahtuneesta. Viestiin tulee sisällyttää yrityksen nimi, y-tunnus, virheiden kuvaukset ja laskunumerot. Visma Solutions Oy hyvittää skannauskustannuksen, jos reklamaatio on aiheellinen ja skannauskustannusten yhteissumma ylittää 50 €.
  • Mitä tapahtuu, kun skannauspalvelu suljetaan?
    Kun skannauspalvelu suljetaan, skannausosoitteeseen lähetettyjä materiaaleja välitetään vielä 60 päivää skannitilin sulkemisesta yrityksen ostoreskontraan. Jos suljet palvelun Netvisor Storen kautta, Maventa-tilin vastaanotto ja skannauspalvelu sulkeutuvat kokonaan.

Avainsanat: skannauspalvelu, ostolaskut, vastaanotto



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.