Den här guiden handlar om hur ett företag kan hantera inköpsfakturors cirkulationslistor för granskare och godkännare. Cirkulationslistor kan skapas, väljas manuellt eller fungera genom automation. De kan också definieras både företags- och leverantörsspecifikt.
INNEHÅLL
Företagets cirkulationslistor
Med hjälp av cirkulationslistor kan man definiera önskade granskare och godkännare för inköpsfakturor. Dessa kan också tillämpas på fakturor med hjälp av inköpsfakturaautomation. Cirkulationslistor kan också väljas manuellt för fakturan om användaren har rättigheter i försäljnings- och inköpsreskontra att välja rättighet "
Ny cirkulationslista
Skapandet av en ny cirkulationslista börjar med knappen "Create new circulation list". Cirkulationslistan måste ges ett beskrivande namn.
Välj önskade granskare och den med stjärnknappen är fakturans huvudgranskare. Han kan, om han vill, granska fakturan i sin helhet eller bara sin del.
Om rutan "Force review order according to set" är markerad måste granskningen göras i den ordning som personerna har valts i listan. Endast en person kan väljas som godkännare.
När cirkulationen har sparats visas den i företagets cirkulationslista
Standardcirkulation
Om standardcirkulationen väljs, används denna cirkulation som standard. Det kan bara finnas en standardcirkulation vald åt gången i företaget, men den kan bytas. Om ingen cirkulation är vald som standard måste den valda cirkulationslistan väljas manuellt för fakturan. När standardcirkulationen är aktiv visas den så här
I slutet av cirkulationslistan finns alternativ för att ta bort cirkulationsraden, redigera den, ta bort den från standardcirkulationen, se vilka leverantörer den används för och vilka automationsregler den används för.
Om företaget använder inköpsfakturaautomationsregler för att välja cirkulationslistor, åsidosätter det standardcirkulationen från cirkulationslistans hantering och cirkulationen kommer enligt automationsregelns regler och villkor.
Leverantörens cirkulationslistor
Cirkulationslistan kan också definieras leverantörsspecifikt. Cirkulationslistan kan också sättas som leverantörens standardcirkulationslista.
Från vyn kan man söka en befintlig leverantör och visa vilka cirkulationslistor som är kopplade till den och om listan är aktiv och vilken cirkulationslista som är standard om det finns flera listor.
I exemplet nedan används tre listor och den med namnet "Desired circulation list" är standardcirkulationen. Obs! Om standardcirkulationsvalet inte är inställt, styrs inte fakturorna automatiskt utan cirkulationslistan måste väljas manuellt.
Listor kan också läggas till från leverantörskortet. (Purchases > Suppliers)
I försäljnings- och inköpsreskontra rättigheter är det möjligt att definiera användare bl.a. granskningsrättigheter för leverantörers fakturor. Eftersom granskaren kan ges rättigheter för alla företagets leverantörers fakturor eller begränsa rättigheterna till endast vissa leverantörer, visas hans namn därefter på denna flik. Detta finns i leverantörsinformationen
Om en granskare snabbt vill läggas till som just denna leverantörs granskare, kan det göras genom att klicka på länken "Add new review right" och välja granskaren från menyn.
Om en fördefinierad cirkulationslista ska användas för granskning och godkännande av leverantörens fakturor, kan den aktiveras genom att välja länken "Manage circulation lists".
Från de tillgängliga listorna väljs först punkten "Active" från listans rad, och sedan från åtgärdsknappen till höger på raden punkten 'Set as supplier's default circulation list'.
Nyckelord: cirkulationslistor, inköpsfaktura, granskning, godkännande
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback