Den här hjälpen beskriver hur man i företaget kan hantera inköpsfakturors cirkulationslistor för sakgranskare och godkännare. Cirkulationslistor kan skapas, väljas manuellt eller användas via inköpsfakturaautomation. Cirkulationslistor kan definieras både företags- och leverantörsspecifikt.

Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Inköp > Leverantörer > Hantering av cirkulationslistor eller via leverantörskortet.

INNEHÅLL

Företagets cirkulationslistor

Med hjälp av cirkulationslistor kan man definiera önskade sakgranskare och godkännare för inköpsfakturor. Cirkulationslistor kan köras på fakturor med hjälp av inköpsfakturaautomation eller väljas manuellt för fakturan.

Cirkulationslistan kan väljas manuellt för fakturan endast om användaren i rättigheterna för försäljnings- och inköpsreskontra har valt rättigheten "Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja".

Ny cirkulationslista

Skapandet av en ny cirkulationslista görs stegvis.

  1. Klicka på knappen "Luo uusi kiertolista".
  2. Ge cirkulationslistan ett beskrivande namn.
  3. Välj önskade sakgranskare för cirkulationslistan.
  4. Välj huvudsakgranskare genom att klicka på knappen med en stjärna på vid den önskade sakgranskarens rad.
    • Huvudsakgranskaren kan granska fakturan i sin helhet eller bara sin egen del.
  5. Markera vid behov rutan "Pakota tarkastusjärjestys asetetun mukaiseksi".
    • Då görs granskningen i samma ordning som personerna har valts till listan.
  6. Välj godkännare för cirkulationslistan.
    • Endast en person kan väljas som godkännare.
  7. Spara cirkulationslistan.

När cirkulationen har sparats visas cirkulationslistan i företagets cirkulationslistor.

Standardcirkulation 

Med hjälp av standardcirkulationen definieras vilken cirkulationslista som används som standard på företagets inköpsfakturor.

  1. Välj standardcirkulation vid den önskade cirkulationslistan.
    • Då används denna cirkulation som standard.
  2. Observera att det bara kan finnas en standardcirkulation vald åt gången i företaget.
    • Du kan byta standardcirkulation genom att välja en annan cirkulationslista som standard.
  3. Om ingen cirkulationslista är vald som standard måste cirkulationslistan väljas manuellt för fakturan.

När standardcirkulationen är aktiv visas den i cirkulationslistornas vy enligt följande:

I slutet av cirkulationslistans rad finns följande alternativ:

  • Ta bort cirkulationslistan.
  • Redigera cirkulationslistan.
  • Ta bort cirkulationslistan som standardcirkulation.
  • Visa för vilka leverantörer cirkulationslistan används.
  • Visa med vilka automationsregler cirkulationslistan används.

Om företaget använder inköpsfakturaautomationsregler för att välja cirkulationslistor, åsidosätter automationsregeln standardcirkulationen som har ställts in i hanteringen av cirkulationslistor. Då kommer cirkulationen enligt automationsregelns regler och villkor.

Leverantörens cirkulationslistor

Cirkulationslistan kan definieras leverantörsspecifikt. Cirkulationslistan kan också ställas in som leverantörens standardcirkulationslista.

Du kan öppna leverantörsspecifika cirkulationslistor genom att välja Inköp > Leverantörer och välja önskad leverantör.

I vyn för leverantörens cirkulationslistor kan du:

  • Söka en befintlig leverantör.
  • Visa vilka cirkulationslistor som är kopplade till leverantören.
  • Kontrollera vilka cirkulationslistor som är i bruk.
  • Kontrollera vilken cirkulationslista som är standard om det finns flera listor.

I exemplet nedan används tre listor och den med namnet "Haluttu kiertolista" är standardcirkulationen.

Obs! Om standardcirkulationsvalet inte är inställt, styrs inte fakturorna automatiskt utan cirkulationslistan måste väljas manuellt.

Listor kan också läggas till från leverantörskortet. (Inköp > Leverantörer)

I försäljnings- och inköpsreskontrans rättigheter är det möjligt att definiera för användare bl.a. sakgranskningsrättigheter för leverantörers fakturor. Eftersom sakgranskaren kan ges rättigheter för alla företagets leverantörers fakturor eller begränsas till endast vissa leverantörer, visas hens namn därefter på denna flik. Denna information finns i leverantörsinformationen.

Om du snabbt vill lägga till en sakgranskare som sakgranskare just för denna leverantörs fakturor, gör så här:

  1. Klicka på länken "Lisää uusi asiatarkastusoikeus".
  2. Välj sakgranskarens namn i den meny som öppnas.

Om en fördefinierad cirkulationslista ska användas för sakgranskning och godkännande av leverantörens fakturor, kan du ta den i bruk enligt följande:

  1. Välj länken "Kiertolistojen hallinta" på leverantörskortet.

Inställningen av leverantörens standardcirkulationslista görs enligt följande:

  1. Välj först punkten "Käytössä" på raden för den önskade listan bland de tillgängliga cirkulationslistorna.
  2. Välj därefter i åtgärdsknappen längst till höger på raden punkten "Aseta toimittajan oletuskiertolistaksi".

Vanliga frågor

F: Hur skapar jag en ny cirkulationslista för företaget?
S: Klicka på knappen "Luo uusi kiertolista", ge cirkulationslistan ett beskrivande namn, välj sakgranskare och huvudsakgranskare, definiera vid behov en tvingad granskningsordning, välj en godkännare och spara cirkulationslistan. Därefter visas cirkulationslistan i företagets cirkulationslistor.

F: Hur ställer jag in en cirkulationslista som företagets standardcirkulationslista?
S: Välj standardcirkulation vid den önskade cirkulationslistan. Det kan bara finnas en standardcirkulation åt gången i företaget, men du kan byta standardcirkulation genom att välja en annan cirkulationslista som standard. Om ingen standardcirkulation är vald måste cirkulationslistan väljas manuellt för fakturan.

F: Hur påverkar en inköpsfakturaautomationsregel standardcirkulationen?
S: Om företaget använder en inköpsfakturaautomationsregel för att välja cirkulationslistor, åsidosätter automationsregeln den standardcirkulation som har ställts in i hanteringen av cirkulationslistor. Då bestäms cirkulationen enligt automationsregelns regler och villkor.

F: Hur definierar jag en cirkulationslista leverantörsspecifikt?
S: Öppna leverantören genom att välja Inköp > Leverantörer, granska leverantörens cirkulationslistor och koppla önskade cirkulationslistor till leverantören. Du kan ställa in en lista som leverantörens standardcirkulationslista genom att välja "Käytössä" vid listan och därefter i åtgärdsknappen "Aseta toimittajan oletuskiertolistaksi".

F: Vad händer om ingen standardcirkulationslista har ställts in för leverantören?
S: Om ingen standardcirkulationslista har ställts in för leverantören, styrs fakturorna inte automatiskt till en cirkulationslista utan cirkulationslistan måste väljas manuellt för fakturan.

F: Hur lägger jag snabbt till en sakgranskare för en viss leverantörs fakturor?
S: Öppna leverantörsinformationen, klicka på länken "Lisää uusi asiatarkastusoikeus" och välj sakgranskarens namn i menyn. Sakgranskaren kan ges rättigheter för alla leverantörers fakturor eller begränsas till endast vissa leverantörer i försäljnings- och inköpsreskontrans rättigheter.

Nyckelord: cirkulationslistor, inköpsfaktura, sakgranskning, godkännande

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.