Denna instruktion handlar om att skicka försäljningsfakturor via e-post, aktivering av tjänsten och e-postinställningar. Instruktionen beskriver också hur man säkerställer e-postleverans med rätt inställningar.


INNEHÅLL

Ta i bruk tjänsten

Du kan skicka försäljningsfakturor via e-post när “Förmedling av försäljningsfakturor via e-post" är vald i Netvisor Store > Elektroniska tjänstekanaler.

Det kostar inget att ta tjänsten i bruk. För försäljningsfakturor som skickas via e-post debiteras en transaktionsavgift enligt prislistan. När tjänsten är aktiverad bör de transaktionstyper som ska kunna skickas via e-post väljas i försäljningens basuppgifter (Försäljning > Inställningar > Basinformation och inställningar > Försäljningens basuppgifter): 


Följebrevsmallar kan redigeras i Försäljning > Faktureringsinställningar > E-postmeddelandets följebrev:

  • Avsändarens e-postadress: I detta fält kan du ange företagets egen adress. Avsändarens e-postadress är alltid noreply@netvisor.fi och avsändarens namn är företagets namn. Om kunden svarar på meddelandet, kommer meddelandet till den adress som anges i detta fält. Även eventuella felmeddelanden om sändningen kommer till denna adress.
  • Meddelandets följebrev: Denna text kommer att bli en del av meddelandet och kommer att visas i meddelandet direkt efter faktureringsuppgifterna. Texten, som börjar med orden bästa kund, ovanför följebrevet går inte att redigera. 
  • Meddelandets följebrev på svenska: som ovan, om kundens faktureringsspråk är inställt på svenska på kundkortet. Observera att följebrevet själv bör skrivas på svenska. 
  • Meddelandets följebrev på engelska: som ovan, om kundens faktureringsspråk är inställt på engelska på kundkortet. Observera att följebrevet själv bör skrivas på engelska.
  • Tips: Radbrytning kan läggas till meddelandets följebrev med hjälp av HTML-koden <br>


Felkommunikation


Om leveransen av en försäljningsfaktura som skickats via e-post misslyckas, får fakturans avsändare ett felmeddelande via e-post. För att felmeddelandet ska kunna skickas måste företaget ha en egen e-postadress sparad som avsändaradress: Försäljning > Inställningar > Faktureringsinställningar > E-postmeddelandets följebrev

Meddelandets följebrev kan redigeras för försäljningsfakturan, offerten, försäljningsordern och inköpsordern. För betalningspåminnelsen, betalningsanmärkningen, kreditfakturan och räntefakturan skapas den första delen av meddelandet av systemet och meddelandets följebrev blir samma text som är definierad för försäljningsfakturan.

Valideringen av en faktura som skickats via e-post sker i två steg: Det första steget kontrollerar meddelandets metadata och deras korrekthet. Till exempel, om e-postadressen har fel format (t.ex. felaktig domän) eller innehåller specialtecken, avvisas den direkt. För dessa avvisningar skickas inget felmeddelande till kunden, och felet visas inte heller i försäljningsfakturans behandlingshistorik. I det andra steget vidarebefordras meddelandet till mottagarens server om det passerar det första stegets kontroller. Mottagarens server gör sina egna kontroller av det inkommande meddelandet, och meddelandet antingen når mottagaren eller fastnar i ett fel (t.ex. stavfel i mottagarens e-postadress men domänen är korrekt). För dessa fel får fakturans avsändare ett felmeddelande, förutsatt att företaget har definierat sin egen e-postadress i inställningarna för e-postfakturor. Felmeddelanden levereras inte om avsändaradressen är noreply@netvisor.fi.

Felmeddelandenas ankomst påverkas också av den mottagande servern och dess inställningar. Om till exempel e-postadressen är felaktigt skriven, men domänen efter @ -tecknet är korrekt, kommer inget felmeddelande från Netvisor om den mottagande domänen inte skickar det vidare till Netvisor. 

Netvisor visar inte på fakturan om e-postsändningen misslyckades.

E-postadresser som ska läggas till i kunduppgifterna

Kundens e-postadress för fakturering definieras i fältet "Redigera basinformation" på fliken E-postadress för fakturor på kundkortet:

Om du vill skicka fakturan via e-post till flera olika mottagare måste de enskilda e-postadresserna skiljas åt med semikolon (;) i det ifrågavarande fältet. Den sista adressen efterföljs inte av ett semikolon. Om fakturan har flera mottagare, ser inte mottagarna andra mottagare. 

I kundens uppgifter separeras adresser ifrån varandra med semikolon, men i sändningsprocessen och behandlingshistoriken visas semikolon som kommatecken. 

Skicka fakturor

Att skicka försäljningsfakturor via e-post sker i enlighet med den normala processen för att skicka normala försäljningsfakturor. I sändningsprocessen blir kanalen för överföring av fakturor "Förmedling via e-post". 

Fakturor skickade via e-post kommer att skickas i ankomstordningen antingen omedelbart eller med en liten fördröjning. Fakturor som skickas med e-post från Netvisor skickas som e-postbilaga i pdf-format. Bilagorna är inte krypterade. Material som skickats kan inte längre återkallas.

Bilagor

Mer information om att lägga till bilagor till fakturan och tillåtna filformat finns i denna instruktion.
Bilagor till fakturor som skickas via e-post kan läggas direkt till försäljningsfakturan under Fakturans bilagor. Om bilagan ska läggas till alla fakturor som ska skickas kan fakturorna först exporteras till sändningsprocessen genom att välja "Skicka fakturor" och lägga till bilagan i sändningsprocessen under "Lägg till bilaga". En bilaga som läggs till under sändningsprocessen skickas till alla fakturor i samma sändningsprocess. Fakturans sändning tillåter inte oskyddade bilagor. Fakturan och fakturans bilaga bildas i samma pdf-fil. När bilagor läggs till fakturan i sändningsprocessen, visas den tillagda bilagan inte på fakturan i efterhand. När fakturan skickas via e-post, kommer Pdf-länken i fakturans behandlingshistorik endast att visa fakturans bild och inte innehålla den bilaga som lades till i sändningsprocessen.

E-postinställningar

För att säkerställa att dina faktura-e-postmeddelanden når sina mottagare utan att markeras som skräppost är det viktigt att implementera vissa e-postautentiseringsmetoder. Du behöver inte hantera detta själv, men du kan be din IT-avdelning att kontrollera och tillämpa följande inställningar, som är kritiska för både e-postleverans och säkerhet:

1. SPF (Sender Policy Framework): SPF hjälper till att verifiera att e-postmeddelanden som skickas från din domän är auktoriserade genom att lista de e-postservrar som är godkända att skicka e-postmeddelanden för din domän. Detta förhindrar obehörig användning av din domän, vilket minskar risken för att dina e-postmeddelanden markeras som skräppost.

2. DKIM (DomainKeys Identified Mail): DKIM lägger till en digital signatur till dina e-postmeddelanden, vilket bekräftar att e-postmeddelandet verkligen skickades från din domän och att dess innehåll har förblivit oförändrat under transporten. Denna autentiseringsprocess är avgörande för att upprätthålla ett gott rykte som avsändare och säkerställa framgångsrik e-postleverans.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): DMARC ger e-postleverantörer instruktioner om hur man hanterar meddelanden som inte passerar SPF- eller DKIM-kontroller. Det hjälper till att hantera hanteringen av sådana e-postmeddelanden, förbättrar säkerheten genom att säkerställa att endast autentiserade e-postmeddelanden levereras.

Dessa mekanismer är nödvändiga för att skydda din e-postkommunikation från att markeras som skräppost och för att skydda mot phishing-attacker och andra e-postbaserade hot. Genom att uppmana din IT-avdelning att säkerställa att dessa inställningar är korrekt implementerade kan du uppnå en högre nivå av förtroende och säkerhet i din e-postkommunikation, samtidigt som du förbättrar leveransen till dina kunder och deras kunder.

Du kan kontrollera statusen för din domän med hjälp av den kostnadsfria tjänsten MX Toolbox.

Vanliga frågor

Varför har e-postfakturan inte kommit fram?
Om e-postfakturan inte har kommit fram, bör du kontrollera åtminstone följande saker:
- Kundens e-postadress är sparad på kundkortet under fliken "Redigera basinformation" i fältet "E-postadress för fakturor"
- Är mottagarens e-postadress korrekt skriven?
- Mottagarens e-postadress får inte innehålla åäö eller specialtecken (bindestreck och understreck är tillåtna)
- Försäljning > Basinformation och inställningar > E-postmeddelandets följebrev > Avsändarens e-postadress: I detta fält bör endast en e-postadress vara definierad, och inget extra.
- Om fakturan avvisas av mottagarens server kan detta bero på att mottagarens e-postlåda är full eller att fakturan har för stora bilagor (vi rekommenderar att bilagans storlek är max 5 MB/ bilaga och den sammanlagda storleken på bilagorna är max. 25 MB)
- Mottagaren bör också eventuellt lägga till noreply@netvisor.fi till tillåtna adresser


E-postfakturering bör betraktas på samma sätt som brevfakturering: ibland kan det uppstå en situation där meddelandet inte kommer fram och det kanske inte finns någon annan information om det än vid betalningspåminnelsen. Du kan förbättra fakturans genomströmning genom att se till att ovanstående saker är i ordning. För fakturor som skickas via e-post är säkerheten för att meddelandet har nått kunden generellt osäker. Detta beror till stor del på att mottagarens server kan kasta meddelandet i skräpkorgen och inte bekräfta något till avsändaren.


Nyckelord: försäljningsfaktura, e-postfaktura, elektronisk tjänstekanal, bilagor, SPF, DKIM, DMARC



This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.