Maksumuistutus, maksuhuomautus ja manuaalinen perintä

Tässä ohjeessa kerrotaan, miten erääntyneistä myyntilaskuista luodaan ja lähetetään maksumuistutuksia, -huomautuksia ja perintäkirjeitä sekä käsitellään perintäkuluja. Ohje käsittelee myös manuaalista perintää ja perintäkulujen kirjaamista.

Kun myyntilasku on erääntynyt, eli laskun eräpäivä on menneisyydessä, voidaan laskusta muodostaa maksumuistutus. Lasku siirtyy automaattisesti avoimista erääntyneisiin, kun eräpäivä on mennyt. Maksumuistutuksella eräpäivä on sama, mitä se on alkuperäisellä laskulla.

Muistutukselle, huomautukselle ja perintäkirjeelle tulostuu päivämääräksi laskun alkuperäinen päivämäärä. Päivämäärän perusteella vastaanottaja tunnistaa, mistä laskusta perintäkirjeessä on kyse. Päivämäärä kertoo myös, kuinka kauan lasku on ollut maksamattomana. Netvisorissa maksuhuomautus on kopio alkuperäisestä laskusta, johon on mahdollisesti lisätty myöhästymiskuluja, ja siksi sillä säilyy alkuperäisen laskun päiväys. Vastaanottaja voi lisätä huomautuksen suoraan reskontraan, eikä alkuperäisen laskun kopiota tarvitse pyytää erikseen.

Maksumuistutuksen tekeminen

Huom! Korkolaskusta ei voi tehdä muistutusta, eikä korkolaskulle voi lisätä perintäkuluja.

Voit lähettää erääntyneestä laskusta maksumuistutuksen valitsemalla Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut.

Toimi näin, kun lähetät maksumuistutuksen Avoimet myyntilaskut -näkymässä:

1. Valitse lasku tai laskut, joista maksumuistutus muodostetaan.
2. Valitse sivun alalaidasta Käsittele erääntyneet > Lähetä muistutus, huomautus tai perintäkirje.

Kun otat erääntyneen laskun käsittelyyn, voit lisätä laskulle perintäkulun.

Jos valitset toiminnon Lisää perintäkulu, määritä seuraavassa vaiheessa perintäkulun määrä. Ehdotettava summa tulee Myynnin perustiedoissa määritetystä perintäkulun määrästä.

Voit lähettää laskut alkuperäisessä muodossa valitsemalla Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut, valitsemalla lasku/laskut ja Käsittele erääntyneet > Lähetä alkuperäisinä laskuina.

Kun lähetät maksumuistutuksia, -huomautuksia tai perintäkirjeitä, järjestelmä ehdottaa perintäkulun lisäämistä laskuille, joilla ei vielä ole perintäkulua tai maksusuunnitelmaa. Avoimet myyntilaskut -näkymässä on valittavana sarake, jossa näytetään perintäkulun määrä.

Mahdollisten henkilöasiakkaiden perintäkuluista informoidaan erikseen.

Voit lisätä perintäkulun yksittäiselle myyntilaskulle valitsemalla Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut > avaa myyntilasku > Myyntilaskun toiminnot.

Toimi näin, kun lisäät perintäkulun yksittäiselle laskulle:

1. Avaa haluttu myyntilasku.
2. Valitse Myyntilaskun toiminnot -valikosta perintäkulun lisäämiseen liittyvä toiminto.
3. Jos lähetät maksumuistutuksen suoraan myyntilaskulta kohdasta Lähetä lasku, hyväksy perintäkulun lisäämistä koskeva ehdotus, jos haluat lisätä perintäkulun.

Lähetysprosessinäkymässä lasku lähetetään asiakkaalle valitun kanavan kautta. Myyntilaskujen lähetyksestä on kerrottu tarkemmin täällä.

Voit lähettää laskun myös Visma dueton huomautuspalveluun. Tästä löytyy tarkemmat ohjeet täältä.
Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voida lähettää verkkolaskuina (kuluttajaverkkolasku), vaan nämä tulee lähettää esimerkiksi pdf-tulostuspalvelun kautta.

Perintäkulun poistaminen laskulta

Voit poistaa perintäkulun laskulta valitsemalla Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut > avaa myyntilasku > Myyntilaskun toiminnot > Muokkaa perintäkulua.

Toimi näin, kun poistat perintäkulun laskulta:

1. Varmista, ettei laskulle ole lisätty suoritusta. Perintäkulun poistaminen ei ole mahdollista, jos laskulle on kirjattu suoritus.
2. Avaa myyntilasku.
3. Valitse Myyntilaskun toiminnot > Muokkaa perintäkulua.
4. Poista perintäkulu ja tallenna muutokset.

Maksuhuomautuksen tekeminen

Kun myyntilasku on tilassa Muistutettu, voidaan siitä lähettää maksuhuomautus. Maksuhuomautuksen lähettäminen tapahtuu samalla tavalla kuin maksumuistutuksen lähettäminen erääntyneestä laskusta.

Muistutuslaskujen lähettäminen verkkolaskuina

Jotta maksumuistutukset ja -huomautukset sekä perintäkirjeet voidaan lähettää verkkolaskuna, järjestelmä muuttaa lähetysprosessissa näiden eräpäivän automaattisesti 5 pankkipäivää tulevaisuuteen lähetyspäivään nähden. Järjestelmä muuttaa eräpäivän vain laskuaineistolle, ja alkuperäinen eräpäivä säilyy itse laskulla ennallaan. Lähetysprosessissa voit muuttaa eräpäivän halutuksi. Verkkolaskua lähettäessä eräpäivän tulee kuitenkin olla vähintään 5 pankkipäivää tulevaisuudessa.

Manuaalinen perintäkirje

Kun lasku on tilassa Huomautettu, voidaan siitä lähettää perintäkirje. Manuaalista perintää käytettäessä perintäkirjeen perintätekstit muodostuvat Myynnin perustiedoissa määritellyistä perintäteksteistä.

Toimi näin, kun käytät manuaalista perintää:

• Valitse Myynti > Myynnin perustiedot ja asetukset > Perintätekstit.
• Tarkista, että perintätekstit ovat oikein ennen perintäkirjeen lähettämistä.

Perintäteksteistä ja niiden määrittelystä on kerrottu tarkemmin täällä.

Jos haluat käyttää Visma dueton sähköistä perintää, löydät siitä ohjeistuksen täältä.

Voit muodostaa maksumuistutuksen, -huomautuksen tai perintäkirjeen myös valitsemalla Korko ja perintä > Laskujen perintä. Tästä toiminnosta löytyy tarkemmat ohjeet täältä.

Perintätekstit

Alkuperäisen laskun tulostus

Voit tulostaa laskun alkuperäisessä muodossaan, vaikka lasku olisi jo muistutettu, huomautettu tai manuaalisessa perinnässä.

Toimi näin, kun tulostat alkuperäisen laskun:

1. Valitse Myynti > Myyntilaskut > Avoimet myyntilaskut.
2. Valitse lasku tai laskut, jotka haluat tulostaa.
3. Valitse Käsittele erääntyneet > Lähetä alkuperäisinä laskuina.

Korkolaskut

Korkolaskut muodostetaan järjestelmässä aina erikseen. Korkoa ei saa lisättyä maksuhuomautuksen, maksukehoituksen ja perintäkirjeen tulostuksien yhteydessä laskuille. Korkolaskuista löytyy ohjeistus täältä.

Perintäkulujen kirjautuminen suorituksen saapuessa

Kun laskulle saapuu suoritus, käsitellään laskun summalla saapuvat suoritukset normaalisti. Perintäkulujen kirjaukseen käytetään oletustileissä annettua asetusta. Oletustilit määritellään valitsemalla Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit. Oletustilejä voi tarvittaessa muokata.

Jos suoritukseen on lisätty myös perintäkulut, suoritus käsitellään samalla tavalla kuin normaali suoritus.

Esimerkki perintäkulujen käsittelystä suorituksen yhteydessä, kun laskun avoin summa on 100 € ja laskulle on lisätty perintäkulua 10 €:

1. Asiakas maksaa 110 € laskua vastaavalla viitteellä → Lasku on kokonaisuudessaan maksettu ja perintäkuluosa 10 € kirjataan korkotuottoihin.
2. Asiakas maksaa 100 € laskua vastaavalla viitteellä → Lasku on kokonaisuudessaan maksettu ja jää yrityksen päätettäväksi, haluavatko he jatkaa perintää kuluosan puolesta.
3. Asiakas maksaa ilman viitenumeroa x summan → Suoritus päätyy kohdistumattomiin viitesuorituksiin.
4. Asiakas maksaa laskua vastaavalla viitteellä, mutta maksettu summa on yli 110 € → Suoritus päätyy kohdistumattomiin viitesuorituksiin.
5. Asiakas maksaa laskua vastaavalla viitteellä, mutta maksettu summa on alle 100 € → Kyseessä on normaali osasuoritus; perintäkuluosa huomioidaan vasta, kun avoin summa on maksettu.

Onko perintäkulu maksettu vai ei?

Jos lasku on maksettu, voit tarkistaa perintäkulun maksutilanteen hakemalla myyntilaskuluettelon kautta kaikki maksetut laskut, joilla on perintäkulua.

Laskuluettelossa on kenttä Lisättävä perintäkulu. Jos kentässä näkyy huomio kolmio, perintäkulu on maksamatta.

Muistutuslaskujen lähettäminen sähköpostitse

Jotta maksumuistutukset ja -huomautukset voidaan lähettää sähköpostitse, varmista ensin, että Myynnin perustiedoissa on sallittu sähköpostilähetys maksumuistutuksille ja -huomautuksille.

Toimi näin, kun sallit muistutuslaskujen lähettämisen sähköpostitse:

1. Valitse Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot.
2. Ota käyttöön valinnat maksumuistutuksille ja maksuhuomautuksille sähköpostilähetystä varten.
3. Tallenna asetukset.
4. Lähetä laskut sähköpostitse normaalin lähetysprosessin mukaisesti.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Milloin voin tehdä maksumuistutuksen myyntilaskusta?
Vastaus: Voit tehdä maksumuistutuksen, kun myyntilasku on erääntynyt ja siirtynyt avoimista erääntyneisiin. Maksumuistutuksella eräpäivä on sama kuin alkuperäisellä laskulla.

Kysymys: Voinko lisätä perintäkulun mille tahansa laskulle?
Vastaus: Et voi lisätä perintäkulua korkolaskulle, eikä korkolaskusta voi tehdä muistutusta. Muille erääntyneille myyntilaskuille voit lisätä perintäkulun Avoimet myyntilaskut -näkymässä tai Myyntilaskun toiminnot -valikon kautta.

Kysymys: Miten lähetän maksuhuomautuksen?
Vastaus: Voit lähettää maksuhuomautuksen, kun myyntilasku on tilassa Muistutettu. Lähetys tapahtuu samalla tavalla kuin maksumuistutuksen lähettäminen erääntyneestä laskusta Avoimet myyntilaskut -näkymässä.

Kysymys: Miten tarkistan, onko perintäkulu maksettu?
Vastaus: Hae myyntilaskuluettelosta kaikki maksetut laskut, joilla on perintäkulua. Tarkista kenttä "Lisättävä perintäkulu": jos kentässä näkyy huomio kolmio, perintäkulu on maksamatta.

Kysymys: Voinko lähettää muistutuslaskut verkkolaskuina tai sähköpostitse?
Vastaus: Voit lähettää maksumuistutukset, -huomautukset ja perintäkirjeet verkkolaskuina, jolloin järjestelmä siirtää eräpäivän vähintään 5 pankkipäivää eteenpäin lähetysprosessissa. Voit lähettää maksumuistutukset ja -huomautukset myös sähköpostitse, kun olet sallinut sähköpostilähetyksen Myynnin perustiedoissa. Henkilöasiakkaiden muistutuksia ei voi lähettää kuluttajaverkkolaskuina.

Kysymys: Miten perintäkulut kirjautuvat, kun asiakas maksaa laskun?
Vastaus: Laskun pääoma käsitellään normaalina suorituksena. Perintäkulut kirjautuvat oletustileille, jotka on määritelty Taloushallinto > Kirjanpidon asetukset > Oletustiliöinneissä käytettävät tilit -näkymässä. Jos asiakas maksaa myös perintäkulut, perintäkuluosa kirjataan korkotuottoihin esimerkkien mukaisesti.

Kysymys: Miten voin muokata perintäkirjeen tekstejä?
Vastaus: Voit muokata maksumuistutuksella, -huomautuksella ja perintäkirjeellä käytettäviä perintätekstejä valitsemalla Myynti > Myynnin perustiedot ja asetukset > Perintätekstit.

Kysymys: Voinko tulostaa alkuperäisen laskun, vaikka se olisi jo perinnässä?
Vastaus: Voit tulostaa laskun alkuperäisessä muodossaan Avoimet myyntilaskut -näkymässä valitsemalla laskun ja toiminnon Käsittele erääntyneet > Lähetä alkuperäisinä laskuina, vaikka lasku olisi muistutettu, huomautettu tai manuaalisessa perinnässä.

Avainsanoja: Maksumuistutus, perintäkirje, perintäkulu, manuaalinen perintä, korkolasku, suorituksen kirjaaminen

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback