Materialkopieringstjänsten

Allmänt
Materialets innehåll
Ladda ner materialkopia
Välj material som ska kopieras och skapa nedladdningskod
Använd gränssnittet för nedladdning av materialkopia
Den färdiga materialkopian
Möjliga fel

Allmänt

Företaget ansvarar alltid själv för lagringen av materialet. Vid uppsägning rekommenderar vi att man tar en materialkopia för lagstadgad lagring av bokföringsmaterial. Läs noggrant instruktionerna nedan och likaså våra uppsägningsanvisningar.

Netvisors materialkopieringstjänst låter dig ladda ner räkenskapsperiodernas material till din egen arbetsstation. Vanligtvis behövs en materialkopia när materialet som finns i Netvisor måste sparas på till exempel en diskett eller minnespinne. Materialkopieringstjänsten är tillgänglig för alla företag utan separat implementering.

För att ladda ner materialet behöver du rollen Användaradministratör (KH) och som Accounting-profil 'Alla rättigheter' ifall företaget aldrig har använt tjänsten Löner. Om företaget har betalat ut löner, krävs Löneprofilen 'Alla rättigheter' för att ladda ner materialet, samt antingen rollen Bokföringsbyråns huvudanvändare (TPK), rollen företagets huvudanvändare eller rollen KH + Löneräknare (P).

Tjänsten Netvisor måste vara påslagen när materialkopian laddas ner. Om till exempel ett företag har haft en HRM-sektion påslagen och den redan är stängd, behöver den inte öppnas på nytt för att inkludera uppgifterna från löneberäkningen i materialkopian.

Uppgifterna för de räkenskapsperioder som ska kopieras sparas i materialkopian i det skede som de är vid den tidpunkt då kopian tas. Om räkenskapsperioden inte är förseglad sparas inte sammanställningsrapporterna (exempelvis resultaträkning och balansräkning) i materialkopian. Observera att uppgifterna efter räkenskapsperiodens utgång bör exporteras till räkenskapsperiodsarkivet för att de automatiskt ska sparas i en materialkopia. Om du vill spara sammanställningsrapporterna av bokslutet för en pågående räkenskapsperiod i en kopia, måste du manuellt ta rapporterna från Netvisor och i efterhand bifoga dem till materialkopian. Alternativt kan rapporterna sparas i räkenskapsperiodsarkivet innan en materialkopia laddas ned. Därifrån sparas de automatiskt till materialkopian i samband med nedladdning. Du kan noggrannare bekanta mig med innehållet i avsnittet nedan, under Materialkopians innehåll.

En transaktionsavgift enligt prislistan debiteras för materialkopian och avgiften debiteras enligt företagets volymgrupp. Avgiften för materialkopieringen debiteras endast en gång per fakturerbar månad (t.ex. januari). Du kan alltså ladda ner materialkopian i delar så länge hela nedladdningen görs inom en månad, och detta kommer bara att kosta dig priset för en materialkopia. En länk till en mera detaljerad prislista finns här. Om det finns flera räkenskapsperioder och/eller det finns mycket material i miljön, rekommenderar vi att du laddar ner materialkopian en eller några räkenskapsperioder åt gången.

Ladda ner materialkopia

Följande uppgifter lagras i materialkopian räkenskapsperiodsvis:

• Försäljningsfakturor (pdf)
• Inköpsfakturor (skanningstjänstens bild, bilagor bifogade av användaren eller bild på e-faktura)
• Bilagor till verifikationer
• Kontoutdrag
• Bokslutets uppgifter (från räkenskapsperiodsarkivet):
  • Huvudbok
  • Journal
  • Skuldlista
  • Fordringslista
  • Balansspecifikation
  • Använda konton
  • Resultaträkning
  • Balansräkning
  • Bokslutsdokument (kräver att detta gjorts i räkenskapsperiodsarkivet).
  • Övriga sparade dokumentbilagor till räkenskapsperioden från räkenskapsperiodsarkivet.
• Periodskatteanmälan
  • Momsdeklaration
  • Arbetsgivarprestationer (om HRM använts)
• Inkomstskattedeklaration
  • Företagets inkomstdeklarationsblanketter
• Sammandragsdeklaration för moms
• Årsdeklarationens sammanfattning
• Årsdeklarationens mottagarspecifika specifikation
• HRM (om använts)
  • Löneintyg
  • Lönekort
  • Reseräkningar med bilagor
  • Lönespecifikationer
  • Lönelistor

Arbetstidsbokföringen kommer till materialkopian via lönespecifikationerna om inte den utelämnats från lönespecifikationerna i inställningarna för hantering av lönemallar. Posterna skrivs ut på sidan 2 av lönespecifikationens PDF-utskrift.

Materialkopian innehåller även företagets verifikationer till noter från räkenskapsperiodsarkivet. Dessa kommer att finnas i en egen mapp och är inte räkenskapsperiodsvisa.

Om en blankett är elektroniskt undertecknad och finns i företagets räkenskapsperiodsarkiv kommer den att finnas med i materialkopian.

Om materialet inte har förts in i räkenskapsperiodsarkivet (men räkenskapsperioden har avslutats), kommer följande av bokslutets dokument med i materialkopian:

• Använda konton
• Journal
• Huvudbok
• Fordringslista
• Balansspecifikation
• Verifikationsslag
• Skuldlista

Samma uppgifter kommer att finnas i kopian även om räkenskapsperioden inte är avslutad. I detta fall saknas räkenskapsperiodens vinst-/förlustredovisning i huvud- och dagboken. Om räkenskapsperioden är öppen och pågår kommer de verifikat som finns för den ifrågavarande räkenskapsperioden att föras in i huvud- och dagboken.

Materialkopian stöder följande filformat: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .rtf, .jpg, .png, .tif, .gif, .pdf, .css, .html, .ppt, .pptx, .odp, .txt och .xml. Om bilagan är av en annan filtyp ändras filtypen till .dat. Nedladdning av en materialkopia förhindras dock inte även om det finns andra än sådana filformat som stöds.

För kopieringstjänsten debiteras en transaktionsavgift per beställning i enlighet med prislistan.

Ladda ner materialkopia

Innan du tar en materialkopia från Netvisor, måste du ladda ner gränssnittet för Netvisors materialkopieringstjänst för ändamålet. Du kan ladda ner gränssnittet för nedladdning här: Setup1.6.msi (Programmets nuvarande version 1.6). Gränssnittet för nedladdning kräver operativsystemet Microsoft Windows. Dessutom måste arbetsstationen ha Microsoft .NET Framework och Framework 3.5. Du kan kontrollera och ställa in .NET Framework-inställningarna via menyn "Slå på eller av Windows-egenskaperna" (Turn Windows Features On or Off)

Om gränssnittet för nedladdning ger ett felmeddelande om att versionen är föråldrad när kopieringen inleds, måste det nuvarande gränssnittet för nedladdning tas bort från maskinen. Sedan måste gränssnittet installeras på nytt från den bifogade installationsfilen.

När installationspaketet för nedladdningsgränssnittet har laddats ner installerar du gränssnittet på din egen dator. Logga in på Netvisor efter att nedladdningsgränssnittet installerats och välj det företag för vilket materialkopian ska göras. Välj sedan i företagsmenyn "Ladda ner räkenskapsperiodens material":

Välj material som ska kopieras och skapa nedladdningskod

Företagets alla räkenskapsperioder listas på första fliken i materialkopieringstjänsten, och i denna vy väljs den räkenskapsperiod/de räkenskapsperioder som ska kopieras (se bilden nedan, punkt 1). Du väljer de räkenskapsperioder som ska kopieras genom att kryssa i rutan framför räkenskapsperioden. När räkenskapsperioderna har valts, beställer du en materialkopia med knappen "Beställ" (2) längst ner på sidan.

Beställningen visas på fliken "Beställningar" (se bilden nedan, punkt 2) och för att du ska kunna ladda ner materialet i beställningen bör du aktivera nedladdningskod genom att klicka på länken “Aktivera nedladdningskod" (2) som finns efter beställningen.

Det finns ingen tidsgräns för att aktivera beställningen, men efter att du aktiverat nedladdningskoden måste du inleda nedladdningen inom 2 timmar. Identifieraren går ut efter 2 timmar och är inte längre tillgänglig efter det. Deadline för att starta nedladdningen visas i slutet av beställningsraden (3). Aktivera därför beställningen först när du är redo att börja ladda ner materialet till din maskin.

Använd gränssnittet för nedladdning av materialkopia

Starta materialkopieringstjänstens gränssnitt för nedladdning och kopiera beställningens nedladdningsidentifierare på fliken "Beställningar" i Netvisors materialkopieringstjänst. Bifoga nedladdningsidentifieraren till gränssnittet för nedladdning i det avsedda fältet (se bilden nedan, punkt 1). Kontrollera att det inte finns några extra tecken såsom till exempel mellanslag i början eller slutet av nedladdningskoden.

Använd knappen "Bläddra" för att välja lagringsplats för materialet som ska kopieras (se bilden ovan, punkt 2). Programmet skapar själv en ny mapp för varje räkenskapsperiod i beställningen. Materialet för en räkenskapsperiod sparas i sin egen mapp. Du kan starta nedladdningen genom att klicka på knappen "Ladda ner" (3). Programmet börjar ladda ner materialet från Netvisor till den mapp du väljer. Observera att materialkopian måste laddas ner till den lokala hårddisken på arbetsstationen. Laddning kan inte göras direkt till en minnessticka eller nätverksenhet.

Användaren behöver inte vara inloggad på Netvisor under nedladdningen. Se dock till att datorn inte går i viloläge under nedladdningen av materialkopian, annars avbryts nedladdningen. Hur lång tid det tar att ladda ner materialet beror på mängden material som finns under de valda räkenskapsperioderna och nedladdningshastigheten.

Du kan följa nedladdningens förlopp med hjälp av förloppsbalken (4) och i "Ladda ner" (5) ser du antalet filer som ska laddas ner och materialet som laddats ner.

Den färdiga materialkopian

Låt programmet slutföra nedladdningen av materialet och kontrollera överföringarna när programmet meddelar att nedladdningen är klar. När nedladdningen är klar har det beställda materialet kopierats till den plats du valt på maskinen.

Om alla filer har laddats ned framgångsrikt kan du börja ladda ner en ny beställning eller stänga programmet antingen via rutan i det övre högra hörnet av fönstret eller i menyn "Fil" (6) med funktionen "Stäng program". Om programmet stängs medan nedladdningen pågår kommer detta att avbryta nedladdningen. Den ifrågavarande beställningen får statusen “Avbruten" på fliken “Beställningar" i materialkopieringstjänsten. Efter varje avbrott är nedladdningsidentifieraren giltig under de kommande 2 timmarna.

Om det har skett misslyckade överföringar under nedladdningen, kommer dessa att visas på fliken "Misslyckade överföringar" (7). Du kan börja ladda ner dessa filer på nytt genom att klicka på knappen "Försök ladda ner misslyckade på nytt" längst ned på sidan. Programmet börjar på nytt ladda ner filerna som misslyckades. Du kan upprepa nedladdningen så många gånger som behövs.

I det nedladdade materialets katalog skapas en fillista, tiedostoluettelo.xml. Fillistan kan öppnas i en webbläsare såsom till exempel Internet Explorer. Alla inköpsfakturor med verifikationsnummer finns uppräknade i fillistan. Inköpsfakturor i Finvoice-format kan också öppnas med Internet Explorer. Innehållet i en Finvoice e-faktura finns i en xml-fil och formateringsinformationen i en xsl-fil. Vissa fakturor har även en hänvisning till en dtd-fil. Om dessa filer av någon anledning (Finvoice.xsl och Finvoice.dtd) saknas, kan de vid behov laddas ner från https://www.finanssiala.fi/aiheet/verkkolaskutus-finvoice/#/ och sedan läggas till i e-fakturakatalogen manuellt.

Möjliga fel

Kunde inte starta nedladdningen – nedladdningskoden är felaktig
Kontrollera att identifieraren är kopierad i sin helhet i det angivna fältet och att det inte finns några extra tecken i nedladdningskoden, såsom till exempel mellanslag.

Efter att nedladdningen inletts kommer felmeddelandet: Nedladdningen misslyckades, fel: Det gick inte att ladda fillistan
Felet uppstår vanligtvis när ett företag har flera räkenskapsperioder och räkenskapsperioderna innehåller mycket material. Lösningen är att ta en materialkopia i omgångar, några räkenskapsperioder eller en räkenskapsperiod i taget.

Det finns misslyckade överföringar efter nedladdningen

• Ibland uppstår oväntade fel i dataöverföringsanslutningen, så att filerna inte kan laddas ner.
  
• Försök att ladda ner sådana filer igen genom att klicka på knappen på fliken Misslyckade överföringar
• Vid behov kan omladdningen upprepas så många gånger som behövs.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej