Denna hjälp täcker användningen av Netvisors elektroniska signaturtjänst, som har implementerats i samarbete med Visma Sign. Du lär dig hur du kan skicka dokument för signering, hantera signeringsprocesser, avbryta eller redigera inbjudningar och följa processens framsteg.

INNEHÅLL

Beskrivning av tjänsten och debiteringsgrunder

Öppna Elektronisk signatur genom att välja Elektronisk signatur i företagsmenyn.

I Netvisor-programmet kan du skicka .pdf-dokument för elektronisk signering. Tjänsten är skapad i samarbete med Visma Sign -programmet.

Välj önskat .pdf-dokument för signering i Elektronisk signatur-vyn i företagsmenyn.
Välj synlighet för inbjudningar som skickas via företagsmenyn antingen vid sändningstillfället eller senare:
- Personlig: syns endast för avsändaren.
- Offentlig: syns för alla företagets Netvisor-användare.

Observera tjänstens debitering:

Tjänsten är transaktionsbaserad: du betalar endast för skickade signeringsförfrågningar.
En undertecknare = en transaktion (t.ex. 2 undertecknare = 2 transaktioner).
Tjänsten har ingen separat månadsavgift.
Se priset för tjänsten i prislistan under Elektronisk signatur och SMS (om SMS används).
Priset beror på företagets volymklass.
Debitering sker för sändning av materialet, inte för om materialet slutligen signeras eller inte.
Om du också skickar ett SMS debiteras både elektronisk signatur och SMS.
Om inbjudan skickas endast via e-post debiteras endast elektronisk signatur.

Observera fakturering och Visma Sign-gränssnittet:

Faktureringen för signeringsinbjudningar som skickas via Netvisor kommer direkt med Netvisors fakturering.
Om ni också är direktkund hos Visma Sign faktureras elektroniska signaturer som skickas från Visma Signs gränssnitt separat.
Om ni har aktiverat elektronisk signering via Netvisor och vill ha användarkonton även i Visma Signs gränssnitt:
1. Fyll i fullmakten: Fullmakt för att lägga till huvudanvändare för Visma Sign-tjänsten.
2. Meddela Visma Signs kundtjänst att formuläret har fyllts i: tuki.sign@visma.com.

Säkerställ innan inbjudan skickas att företagets adressuppgifter har matats in i företagets grunduppgifter:

Namn
Fo-nummer
Gatuadress
Postanstalt
Postnummer

Observera namn och längdbegränsningar:

Namnet på det dokument som ska signeras kan vara högst 100 tecken långt.
Företagets namn kan vara högst 100 tecken långt.

Observera identifiering och inbjudans språk:

Elektronisk signatur kan göras:
- med finska bankkoder
- med mobilcertifikat
- med BankID (Sverige och Norge)
- med NemID (Danmark).
Språket för signeringsinbjudan kan vara finska, engelska eller svenska.

Behörigheter

Öppna Elektronisk signatur genom att välja Elektronisk signatur i företagsmenyn.

Elektronisk signatur-vyn kan nås med vilken som helst kombination av användarbehörighet.
Vyn kan nås även om profilen är "Inga rättigheter", men med denna profil kan inga inbjudningar skickas.
Inte heller med den färdiga profilen "Bläddringsrättighet" är det möjligt att skicka signeringsinbjudningar.
Avsändaren måste ha någon annan användarprofil i Netvisor än "Inga rättigheter" eller "Bläddringsrättighet". Inga separata roller behövs nödvändigtvis.

Skicka bokslut för signering:

Skicka bokslutet för elektronisk signering direkt via räkenskapsperiodsarkivet .
Inbjudningar som skickas via räkenskapsperiodsarkivet kan endast ses av de personer som har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet.

Elektronisk signatur

Alla dokument

Öppna vyn genom att välja Elektronisk signatur i företagsmenyn och fliken Alla dokument (om den finns).

Vyn visar en lista över redan skapade dokument.
Sök inbjudningar med följande uppgifter:
- namn
- beskrivning
- datum
- dokument
- inbjudare.

Visa i listan:

Välj vilka fält du vill visa i listan.
När du har gjort valen, välj Uppdatera vy.

Gruppera:

Välj i vilken ordning listan visar de skapade formulären.
När du ändrar gruppering, välj till slut Uppdatera vy.

Öppna informationen om ett enskilt dokument:

Välj dokumentets namn i fältet Dokumentnamn.
I vyn Dokument för signering ser du:
- information om dokumentet som ska signeras
- själva dokumentet som ska signeras
- information om inbjudna undertecknare
- information om inbjudaren.

Observera beskrivningar och meddelanden:

Intern beskrivning syns inte för mottagarna av inbjudan, utan endast internt.
I fältet Meddelande syns meddelandet som följer med inbjudan.

Dokumentstatus:

Utkast:
- Dokumentet har skapats men inte skickats ännu.
- Skicka utkastet genom att öppna det via dokumentnamnet (Dokument för signering-vyn) och skicka inbjudan.
Skickat:
- Dokumentet är i sändningskön.
- Sändningen sker vid nästa automatiska behandling.
Mottaget:
- Inbjudan har vidarebefordrats till undertecknaren eller undertecknarna.
- Mottagaren har ännu inte signerat dokumentet.
Signerad:
- Alla undertecknare har signerat dokumentet.
Arkiverad:
- Materialet har manuellt satts i arkiveringsläge.
- Arkivera inbjudan från triangeln nedåt i slutet av raden.
- Du kan inte arkivera inbjudan om den inte är signerad av alla.
- Om inbjudan inte signeras inom giltighetstiden går inbjudan till statusen Avvisad, varefter du kan arkivera den.
Avvisad:
- Om dokumentet inte signeras inom giltighetstiden går dokumentet till statusen Avvisad.
- En inbjudan i avvisad status kan inte redigeras.
- Skicka inbjudan på nytt till alla undertecknare.
- Om inbjudan har skickats från räkenskapsperiodsarkivet finns det två alternativ:
  - Spara det bokslut som ska signeras på datorn i pdf-format och skicka det via Elektronisk signatur som ett nytt dokument för signering (observera att alla företagets användare kan se dokumentet).
  - Bryt bokslutet, skapa det på nytt och skicka inbjudningarna igen.

Kategori:

För närvarande finns det två kategorier i tjänsten:
- Övriga dokument: material som skapas via företagsmenyn.
- Bokslut: material som skickas via räkenskapsperiodsarkivet.
Om en person inte har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet ser hen inte inbjudningar i kategorin Bokslut i listan.

Signaturstatus:

Vyn visar hur många personer som har signerat formuläret.
Färgen ändras till grönt när alla undertecknare har signerat formuläret.

Hantera inbjudan från den blå pilen i slutet av raden:

Öppna menyn från den blå pilen i slutet av raden.
Välj önskad funktion:
- Ta bort inbjudan: möjligt endast om inbjudans status är "Utkast". En skickad inbjudan kan inte tas bort.
- Arkivera inbjudan: inbjudan/dokumentet syns inte på startsidan. Du hittar en arkiverad inbjudan genom att välja "Arkiverad" under Visa i listan.
- Redigera inbjudans offentlighetsinformation: inbjudans skapare kan ändra dokumentet till offentligt eller personligt:
  - Offentlig: alla användare ser dokumentet.
  - Personlig: endast inbjudans skapare ser dokumentet.

Nytt dokument för signering

Skapa ett nytt dokument för signering i Elektronisk signatur-vyn.

Fält markerade med en stjärna är obligatoriska.

Ange information om dokumentet som ska signeras:

Dokumentnamn: högst 100 tecken.
Intern beskrivning: syns inte för mottagarna av formuläret.
Meddelande som skickas med dokumentet:
- Meddelandets teckenbegränsning är 840 tecken.
- Meddelandet överförs efter det personliga meddelandet.

Lägg till dokument för signering:

Välj dokumentet som ska signeras från datorn i den öppnade vyn.
Säkerställ att bilagan är i pdf-format.
Säkerställ att bilagans storlek är högst 15 MB eller 350 sidor.
- Om bilagans storlek överskrider den tillåtna storleksbegränsningen resulterar skapandet av inbjudan i ett fel.
- Signera då bilagan på annat sätt.
- Ett typiskt exempel på en för stor bilaga kan vara stora huvud- och dagbokfiler under bokslutstiden som överskrider 350 sidor.
Observera att bilagans namn inte syns för mottagaren, men själva bilagan syns.
Du kan lägga till en förklaring som intern kommentar.

Lägg till undertecknare:

Kontrollera undertecknarens e-postadress noggrant.
- Om det finns ett skrivfel i e-postadressen skickas inte inbjudan till den personen.
- E-postadressen kan inte redigeras efter att inbjudan har skickats.
- Skicka då en ny inbjudan till rätt adress.
Lägg till personen som undertecknare till inbjudan.
Redigera undertecknarens information eller ta bort undertecknaren från menyn i den blå rutan i slutet av raden innan inbjudan skickas.
Lägg till alla undertecknare på en gång:
- Det maximala antalet undertecknare på en inbjudan är 50.
Skicka inbjudan till en personlig e-postadress så att den går till rätt person.
- Använd inte allmänna e-postadresser.
Lägg vid behov till ett personligt meddelande:
- Det personliga meddelandet syns först för den personen.
- Dokumentets meddelande syns efter det personliga meddelandet.
- Det personliga meddelandet har en teckenbegränsning på 160 tecken.
- Meddelandet syns endast för den valda personen.
Ange vid behov telefonnummer:
- Telefonnumret måste vara finskt, antingen med internationell landskod eller utan.
- Om du vill skicka ett SMS måste telefonnumret vara angivet.
Välj vid behov Signering som organisation:
- Om detta alternativ är valt krävs att användaren lägger till information om den organisation hen representerar vid signeringen.
Välj SMS-inställningar:
- Ett meddelande kan innehålla 160 tecken inklusive både det personliga meddelandet och det allmänna meddelandet.
- Om meddelandet är längre skickas flera meddelanden till mottagaren.
- Om du väljer "Skicka inbjudan även som SMS" får mottagaren inbjudningslänken både via SMS och e-post.
Välj vid behov Tvinga signeringsordning enligt ovanstående:
- Inbjudan skickas till nästa person först när den föregående personen har signerat den.
Välj språk för signeringsinbjudan:
- finska
- engelska
- svenska.

Inbjudarens information:

Ett meddelande skickas till inbjudarens e-post när dokumentet har:
- signerats
- avvisats
- eller feedback har getts.

Inbjudans synlighet:

Ställ in dokumentets synlighet:
- Offentlig: syns för alla företagets Netvisor-användare.
- Personlig: syns endast för inbjudans skapare.
Du kan ändra synlighetsstatusen senare.

Skicka inbjudan till undertecknarna:

Ställ in inbjudans giltighetstid:
- När giltighetstiden går ut går dokumentet till statusen Avvisad om det inte har signerats.
- Efter giltighetstidens utgång kan inbjudan inte redigeras.
- Skicka då inbjudan helt på nytt till alla undertecknare.
- Ställ in en tillräckligt lång giltighetstid.
- Den aktuella dagen kan inte ställas in som giltighetstid.
Observera att skicka inbjudan på nytt:
- Om inbjudan ursprungligen har skickats via Elektronisk signatur-vyn måste en helt ny inbjudan göras.
- Om inbjudan har skickats från räkenskapsperiodsarkivet finns det två alternativ:
  - Spara det bokslut som ska signeras på datorn i pdf-format och skicka det via Elektronisk signatur som ett nytt dokument för signering (observera att alla företagets användare kan se dokumentet).
  - Bryt bokslutet, skapa det på nytt och skicka inbjudningarna igen.
Välj Skicka inbjudan när du vill skicka materialet till undertecknarna:
- Efter att materialet har skickats kan formuläret inte längre redigeras.
Välj Spara som utkast om du inte vill skicka materialet ännu:
- Inbjudan skickas inte till undertecknarna.
- Inbjudan kan redigeras innan den skickas.
- Skicka utkastet genom att öppna det i Elektronisk signatur-vyn (Dokument för signering-vyn) och skicka inbjudan.

Skicka påminnelse från Netvisor

Öppna funktionen för att skicka påminnelse genom att välja Elektronisk signatur i företagsmenyn och öppna önskad inbjudan.

Kontrollera vem av personerna i inbjudan som inte har signerat den inbjudan som skickats till dem.
Klicka på klockknappen framför den person som ännu inte har signerat inbjudan.
Skicka påminnelse:
- Påminnelsemeddelandet innehåller samma information som den ursprungliga inbjudan.
- Du kan skicka påminnelse så länge inbjudan är giltig.
- Om inbjudan går till Avvisad måste en helt ny inbjudan göras.
- Påminnelsen debiteras samma pris som den ursprungliga inbjudan.

Avbryt inbjudan

Öppna avbrytning av inbjudan genom att välja Elektronisk signatur i företagsmenyn och öppna önskad Dokument för signering-vy.

Välj funktionen Avbryt signeringsprocessen och börja om i Dokument för signering-vyn.
Observera effekterna av avbrytningen:
- Signeringslänken slutar fungera för dem som ännu inte har signerat dokumentet.
- Alla befintliga signaturer tas bort.
- När signeringsprocessen har avbrutits kan en ny signeringsinbjudan göras vid behov.
- I räkenskapsperiodsarkivet återgår signeringsstatusen till "Inbjud undertecknare..." utan att bokslutsmaterialet behöver skapas på nytt.

Markera delvis signerat dokument som signerat

Öppna det delvis signerade dokumentet genom att välja Elektronisk signatur i företagsmenyn och öppna önskad Dokument för signering-vy.

Välj funktionen Markera dokumentet som signerat för det delvis signerade dokumentet.

Säkerställ följande krav innan du markerar dokumentet som signerat:

Minst en godkänd signatur måste finnas.
Innan dokumentet markeras som signerat måste användaren säkerställa att signaturerna på det delvis signerade dokumentet är tillräckliga och lagliga.
Information om när dokumentet har markerats som signerat av användaren sparas i dokumentets information.

Följ signeringsprocessens framsteg från räkenskapsperiodsarkivet

Öppna räkenskapsperiodsarkivet genom att välja Räkenskapsperiodsarkiv (t.ex. Bokföring > Räkenskapsperiodsarkiv).

En kolumn har lagts till i räkenskapsperiodsarkivet där du kan se signeringsprocessens status utan att behöva gå till Elektronisk signatur-vyn.
Välj ikonen i kolumnen:
- Du ser en lista över personer som har signerat.
- Du ser vilka signaturer som fortfarande saknas.

Signaturens synlighet i Netvisor

Följ signaturens synlighet i Netvisor enligt följande:

När dokumentet har signerats syns informationen i Netvisor inom cirka en timme efter signeringen.
Tjänsten hämtar signaturer från servern ungefär en gång i timmen, så informationen uppdateras inte i realtid.
Dokumentet syns som signerat när alla personer i inbjudan har signerat dokumentet.
Följ signaturens status:
- i Elektronisk signatur-vyn
- i räkenskapsperiodsarkivet.
Avsändaren av signeringsinbjudan får ett e-postmeddelande när alla har signerat dokumentet.

Observera statusen Signerad:

Inbjudans Signerad-status baseras på e-postadresser, inte namn.
Om inbjudan har skickats till samma person på flera e-postadresser anses dokumentet som signerat först när det har signerats via alla e-postadresser.

Signeringsprocessen ur undertecknarens perspektiv

Observera e-postmeddelandet som undertecknaren får:

E-postmeddelandet kommer till undertecknaren med ämnet "Inbjudan att signera dokument xx".
E-postadressen som meddelandet kommer från är i följande form: "Inbjudarens namn" via domänen lyckas.fi.
Om signeringsinbjudan inte syns i inkorgen, även om det syns i systemet att inbjudan har skickats, kontrollera skräpposten.
Signeringsinbjudan syns också i Visma Sign-tjänsten om undertecknaren har tjänsten tillgänglig.

Steg för signering:

E-postmeddelandet innehåller ett lösenord och en länk till inbjudan. Att ange lösenordet och öppna dokumentet signerar inte inbjudan.

Granska dokumentet: Granska inbjudan och dokumentet.
Gå till identifiering: Identifiera dig med bankkoder eller mobilcertifikat. Själva identifieringen signerar inte inbjudan ännu.
Signera dokumentet: Välj knappen Signera dokumentet. Efter att dokumentet har signerats får undertecknaren en bekräftelse via e-post.

Om signeringen av inbjudan avbryts eller om inbjudan endast har granskats kan du återgå till den via länken i e-postmeddelandet.

Signaturernas synlighet i det signerade dokumentet

Granska signaturerna i det signerade dokumentet enligt följande:

Signaturerna kommer på en egen sida som den sista sidan i dokumentet.
Sidans rubrik är "SIGNATURER / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES".
Under rubriken listas undertecknarnas namn rad för rad.
Efter varje undertecknares namn syns:
- datum
- tidpunkt då dokumentet signerades
- UUID-koden (användarens signaturidentifiering, en lång rad bokstäver och siffror).
Undertecknarens organisation syns under namnet.
Om signaturerna inte syns i dokumentet, prova att öppna dokumentet i en annan webbläsare, t.ex. Chrome.

Exempel på signatursida:

SIGNATURER / UNDERSKRIVNINGAR / SIGNATURES

Maija Mallikas - 22.6.2017 9:33:02 - 2459j685-4575-9u65-4rt1b2548p9

Företag Ab

Matti Mallikas - 22.6.2017 9:34:00 - 9659j685-4575-2u65-4rt1r2548p9

Företag Ab

Asiakirjan vaatimukset

Säkerställ innan signeringsinbjudan skickas att dokumentet som ska signeras uppfyller följande krav:

Dokumentet ska vara i PDF-format.
Filnamnet får inte innehålla specialtecken som %&_@€”.
Filnamnets längd får vara högst 100 tecken.
PDF-filen får inte innehålla länkar.
PDF-filen får inte innehålla aktiva ifyllbara fält.
Filen måste vara en enda PDF/A-fil.
Filen får inte innehålla kombinationer av sidor i olika storlekar.

Sähköpostiosoitteen vaatimukset

Säkerställ vid skickande av signeringsinbjudan att undertecknarens e-postadress uppfyller följande krav:

E-postadressen får inte innehålla specialtecken.
Om e-postadressen innehåller specialtecken:
- välj sändningsmetoden "Endast SMS" eller
- be undertecknaren om en alternativ e-postadress som inte innehåller specialtecken.

Vanliga frågor

Måste man ha Netvisor-konton för att kunna skicka signeringsinbjudan?

Ja.

Om jag väljer att skicka inbjudan även via SMS, vilken information innehåller det?

SMS:et innehåller det personliga meddelandet som skickas med inbjudan, meddelandet som skickas med dokumentet, länken till inbjudan och lösenordet.

Signeringsförfrågan har inte kommit till en av undertecknarna, varför?

Kontrollera om signeringslänken har hamnat i skräppostmappen. Meddelanden skickas från Visma Signs e-postserver, vilket kan göra att de i vissa fall hamnar i skräpposten hos kunder.
Kontrollera om dokumentet har valts med tvingad signeringsordning. I så fall skickas signeringsinbjudan till nästa person först när den föregående undertecknaren har signerat inbjudan.
Kontrollera om undertecknarens e-postadress är korrekt skriven. Om den är felaktig måste en ny inbjudan skickas.
Om allt borde vara i ordning efter ovanstående åtgärder, kontakta vår kundtjänst.

Hur kan jag skicka signeringsförfrågan igen eller lägga till undertecknare?

När inbjudan har skickats för signering kan den inte längre redigeras i efterhand. Välj därför alla önskade undertecknare på en gång till inbjudan. Giltighetstiden för inbjudan bör väljas så att alla undertecknare säkert hinner signera inbjudan.

Inbjudan har gått till "Avvisad"-status, hur kan den skickas igen?

När inbjudan har skickats för signering kan den inte längre redigeras i efterhand. Alla undertecknare måste signera inbjudan inom dess giltighetstid. När inbjudan går till "Avvisad"-status måste inbjudan skickas om helt till önskade undertecknare. (Mer information under rubrikerna "Alla dokument" och "Nytt dokument för signering".)

Om det är ett dokument som skickats via räkenskapsperiodsarkivet finns det två alternativ för hur man kan agera:

Materialet kan sparas på datorn och en ny elektronisk signeringsinbjudan kan göras manuellt via Elektronisk signatur-vyn (under företagets namn > Elektronisk signatur). Det signerade dokumentet kan manuellt bifogas till räkenskapsperiodsarkivet som en bilaga till räkenskapsperioden. OBS! Om inbjudan skickas på detta sätt kan vem som helst av företagets användare se dokumentet. När det skickas via räkenskapsperiodsarkivet kan endast de personer som har tillgång till räkenskapsperiodsarkivet se dokumentet.
Om du vill skicka inbjudan igen via räkenskapsperiodsarkivet kan du bryta förseglingen från räkenskapsperiodsarkivet genom att välja "Ta bort bokslutsrapporter och försegling"-knappen. När förseglingen bryts tas alla tidigare gjorda signaturer bort. Därefter skapas bokslutsmaterialet på nytt och signeringsinbjudningarna skickas igen. OBS! Denna åtgärd skapar arkiveringsreferensnumret på nytt.

Hur signeras inbjudan?

Inbjudan signeras genom att identifiera sig med bankkoder via länken som kommer till e-postmeddelandet. Undertecknaren behöver inte ha Netvisor-konton. (Mer information under rubriken "Signeringsprocessen ur undertecknarens perspektiv".)

Kan bilagor läggas till i räkenskapsperiodsarkivet?

Ja. Bilagor kan läggas till i räkenskapsperiodsarkivet via knappen Bifoga fil. Detta är ett bra alternativ när man till exempel vill lägga till ett redan signerat dokument till räkenskapsperiodsarkivet tillsammans med något annat manuellt signerat dokument.

Kan en minderårig person göra en signatur via Visma Sign?

En minderårig person (under 18 år) kan signera formuläret via Visma Sign om hen har egna bankkoder.

Kan en person som inte har Netvisor-konton senare se det formulär hen har signerat?

Alla dokument som signeras med Visma Sign sparas automatiskt i Visma Sign-kontots arkiv. Personen kommer åt arkivet när hen registrerar sig för tjänsten, t.ex. som privatperson på https://sign.visma.net/fi/register. Registreringen kostar inget. Efter registreringen kan dokumentet laddas ner från kontots arkiv. Dokumenten tas bort av säkerhetsskäl från privatpersonens arkiv efter 30 dagar, om inte undertecknaren registrerar sig för tjänsten inom den tiden.

Signeringen lyckas inte, felaktigt ID meddelas

Om inbjudan har hamnat i skräpposten måste den först flyttas därifrån till inkorgen och sedan göras signeringen.

Hur gör jag när bokslutet ska skickas för signering först till styrelsen och sedan till revisorn?

När du skapar en elektronisk signeringsinbjudan är det möjligt att välja tvingad ordning för undertecknarna. Då skickas inbjudan till nästa person först när den föregående personen har signerat den.

Om tvingad ordning inte önskas kan du till exempel göra så här:

Skicka först bokslutet från räkenskapsperiodsarkivet till styrelsen för godkännande.
När styrelsens signaturer är klara sparas det signerade dokumentet på datorn.
Skicka dokumentet till revisorerna separat från företagsmenyn under "Elektronisk signatur".

I detta fall syns revisorns signatur inte i versionen i räkenskapsperiodsarkivet, men finns tillgänglig i Netvisor. Du kan vid behov senare bifoga den som bilaga till räkenskapsperiodsarkivet.

Observera också följande:

Du kan granska dokumentet i det skede då bokslutet ska signeras.
Om du lägger till alla undertecknare (inklusive revisorn) direkt i inbjudan ser revisorn de andra signaturerna när hen öppnar inbjudan.
Revisorn kan ladda ner dokumentet för granskning.
Du kan inte skriva ut bokslutet med signaturer från Netvisor om signeringsprocessen fortfarande pågår, om du inte markerar den delvis signerade inbjudan som signerad.
- I så fall kommer dock inga fler signaturer att läggas till i programmet.

Vad händer om ett redan signerat formulär skickas igen till någon annan för signering?

Detta kan göras från företagsmenyn under Elektronisk signatur. Detta skapar en ny sida i slutet av formuläret med den nya personens signatur. De gamla signaturerna syns före den nya sidan.

Nyckelord: Netvisor, elektronisk signatur, Visma Sign, signeringsinbjudan, räkenskapsperiodsarkiv, ibruktagning, dokumenthantering

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej