Denna hjälp handlar om hur du allokerar bokföringens export till objektberäkningens kostnadsobjekt med hjälp av allokeringsregler. Hjälpen täcker allokering från verifikat, inköpsfaktura och kontosaldo-rapport samt hantering och tillägg av allokeringsregler.
Var kan allokeringen göras?
Från verifikatet
Du kan öppna allokeringsfunktionen genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokföring > Verifikat > välj verifikat.
- Gör allokering för en rad:
- Gå till verifikatet.
- Välj den verifikationsrad som ska allokeras.
- Öppna allokeringsfunktionen efter verifikationsraden.
- Utför allokeringen för raden enligt vald allokeringsregel.
- Gör allokering som massfunktion:
- Gå till verifikatet.
- Välj flera konteringsrader genom att kryssa i önskade rader.
- Välj Masshantera rader.
- Välj funktionen Allokera valda.
- Utför allokeringen för de valda raderna enligt vald allokeringsregel.
Från inköpsfakturan
Du kan öppna allokeringsfunktionen genom att välja Leverantörsreskontra > Inköpsfakturor > välj inköpsfaktura.
- Säkerställ att inköpsfakturan är högst sakgranskad:
- Observera att om fakturan är godkänd är allokeringsfunktionen inte aktiv.
- Utför allokering från inköpsfakturan:
- Gå till inköpsfakturan.
- Öppna menyn Gör för valda.
- Välj allokeringsfunktionen i menyn.
- Utför allokeringen för de valda raderna enligt vald allokeringsregel.
Från bokföringens kontosaldo-rapport
Du kan öppna allokeringsfunktionen genom att välja Ekonomiförvaltning > Rapportering och uppföljning > Bokföringsrapporter > Kontobalans.
Allokeringsregler
Listan över allokeringsregler visar befintliga allokeringsregler.
Du kan öppna allokeringsreglerna genom att välja Hantering av allokeringsregler i allokeringsverktyget. Gör så här:
- Öppna först allokeringsfunktionen från verifikat, inköpsfaktura eller kontosaldo-rapport.
- Välj länken Hantering av allokeringsregler.
Allokeringsregeln används för att tilldela bokföringens export till objektberäkningens kostnadsobjekt enligt en fördefinierad fördelningskurva.
- I vyn som öppnas:
- Ser du de allokeringsregler som redan finns.
- Redigera en regel genom att klicka på regelns namn.
- Ta bort en regel vid behov i denna vy.
Lägg till allokeringsregel
- Öppna allokeringsfunktionen när du är på ett verifikat, en inköpsfaktura eller en kontosaldo-rapport.
- Klicka på länken Hantering av allokeringsregler.
- Klicka på länken Lägg till allokeringsregel.
- Ge allokeringsregeln ett namn:
- Ge regeln ett tydligt namn så att du känner igen den senare.
- Välj rubriknivå som ska användas:
- Välj den rubriknivå du vill använda vid fördelning av kostnadsobjekt.
- Definiera delningsprocenter:
- Ange delningsprocent för varje rad.
- Välj önskat objekt för varje rad i listan som öppnas via förstoringsglaset.
- Lägg vid behov till fler rader via det gröna plustecknet.
- Säkerställ att den totala fördelningen är 100 %.
- Spara regeln:
- Klicka till sist på knappen Spara.
- Säkerställ att kostnadsobjekten är synliga:
- Observera att för att kostnadsobjekt och rubriker ska synas måste de först skapas i hanteringen av kostnadsobjekt.
Använd allokeringsfunktionen
- Öppna allokeringsfunktionen:
- Gå till inköpsfakturan, verifikatet eller bokföringens kontosaldo-rapport.
- Öppna allokeringsfunktionen från den aktuella vyn.
- Observera att om du kom till funktionen via kontosaldo-rapporten kan du allokera hela kontots transaktioner för önskat intervall (intervallet definieras när du tar ut rapporten).
- Välj allokeringsregel och dela rader:
- Välj önskad skapad regel i fältet Allokeringsregel.
- Välj de rader som ska allokeras.
- Klicka på knappen Dela valda rader.
- Systemet delar de valda raderna enligt den regel du skapat.
I vyn finns även alternativen Anpassa hela saldot till allokeringsregeln och Bokför endast för otilldelad andel (det vill säga ett kontosaldo som inte redan har ett kostnadsobjekt).
Netvisors allokeringsfunktion via kontosaldon beaktar endast två olika alternativ:
- Du kan välja att allokera hela bokföringskontots saldo.
- Du kan välja att allokera endast den del av kontosaldot som ännu inte har tilldelats något kostnadsobjekt.
Allokering från kontosaldon från kostnadsobjekt A till kostnadsobjekt B är för närvarande inte möjligt, utan kostnadsobjektsfördelningen måste göras på annat sätt.
Funktionen nollställer exporterna för beräkning av kostnadsobjekt enligt ditt val och bokför saldona på kontot i fråga enligt den regel du valt.
- När allokeringen görs via kontosaldo-rapporten:
- Verifikationen skapas för den sista dagen i det intervall du valt.
- Dessa val kan endast användas om du kommer till allokeringen från kontosaldo-rapporten.
Systemet gör ett nytt verifikat för allokeringen om du kom till vyn via kontosaldo-rapporten.
- Effekten av det nya verifikatet:
- Det eventuella tidigare saldot upphävs.
- Raderna allokeras till nya kostnadsställen.
- Själva inköpsfakturan eller försäljningsfakturan påverkas inte.
- Ur rapporteringssynvinkel:
- När du tar en kostnadsställe-rapport i slutet av månaden baseras kostnadsställena på denna kontosaldoallokering.
- När du tittar på tidigare dagar under samma månad baseras kostnadsobjekten på fakturaverifikaten.
En allokering som görs via en inköpsfaktura och ett verifikat redigerar den befintliga verifikationens kostnadsställen.
Använd en allokeringsregel för att lägga till samma kostnadsobjekt till långa verifikationer
Du kan använda en allokeringsregel när du bokför en lång verifikation med många kostnads- eller intäktsrader och alla rader hör till samma kostnadsobjekt.
- Förbered allokeringsregeln:
- Gör färdigt allokeringsregeln redan innan du bokför verifikationen.
- Följ anvisningarna tidigare på denna sida för att lägga till en allokeringsregel.
- Gör till exempel en 100 % regel där allt tilldelas ett kostnadsobjekt.
Här är ett exempel på en 100 % regel där allt tilldelas ett kostnadsobjekt:
- Registrera verifikatet och välj rader:
- Registrera först verifikatet normalt.
- Välj önskade verifikationsrader antingen:
- genom att kryssa för raderna en och en, eller
- genom att välja alla rader med den svarta triangeln i vänstra kanten och sedan kryssa bort balansräkningens konton om du inte vill allokera även dessa till kostnadsobjektet.
- Utför allokeringen som massfunktion:
- Öppna knappen Masshantera rader.
- Välj funktionen Allokera valda.
- Välj önskad Allokeringsregel.
- Dela valda rader:
- När regeln är vald, klicka på knappen Dela valda rader.
- Systemet allokerar de valda verifikationsraderna enligt den regel du valt.
I det här exemplet fanns en kort verifikation, men om det finns tiotals rader kan du på så sätt lägga till kostnadsobjektet på alla rader med rimlig ansträngning via allokeringsregeln.
Vanliga frågor
Fråga: Från vilka vyer kan jag göra allokeringen?
Svar: Du kan göra allokeringen från verifikat, inköpsfaktura och bokföringens kontosaldo-rapport med hjälp av allokeringsverktyget.
Fråga: Varför kan jag inte allokera en inköpsfaktura?
Svar: Du kan inte allokera en inköpsfaktura om fakturan redan är godkänd. Fakturan måste vara högst sakgranskad för att allokeringsfunktionen ska vara aktiv.
Fråga: Hur lägger jag till en ny allokeringsregel?
Svar: Öppna allokeringsfunktionen från verifikat, inköpsfaktura eller kontosaldo-rapport, välj Hantering av allokeringsregler och därefter Lägg till allokeringsregel. Namnge regeln, välj rubriknivå, definiera delningsprocenter och objekt, säkerställ att fördelningen är 100 % och spara.
Fråga: Hur påverkar allokering från kontosaldo-rapporten verifikaten?
Svar: En allokering som görs via kontosaldo-rapporten skapar ett nytt verifikat för den sista dagen i perioden, upphäver det tidigare saldot och allokerar raderna till nya kostnadsställen. De ursprungliga verifikaten för inköpsfakturan eller försäljningsfakturan ändras inte.
Fråga: Kan jag allokera saldot från kostnadsobjekt A till kostnadsobjekt B via kontosaldon?
Svar: Det kan du inte. Allokering från kontosaldon från kostnadsobjekt A till kostnadsobjekt B är för närvarande inte möjligt, utan en sådan fördelning av kostnadsobjekt måste göras på annat sätt.
Fråga: Hur använder jag en allokeringsregel när jag vill lägga till samma kostnadsobjekt på en lång verifikation?
Svar: Gör först en 100 % allokeringsregel för ett kostnadsobjekt, registrera verifikatet, välj alla önskade rader, öppna Masshantera rader, välj Allokera valda, välj regeln och klicka på Dela valda rader. Systemet lägger till kostnadsobjektet på alla valda rader enligt regeln.
Nyckelord: allokeringsregler, allokering, hantering av allokeringsregler
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback