Den här instruktionen behandlar hur du aktiverar Visma Amili Oy:s indrivningstjänst, hanterar indrivning av fakturor och hanterar situationer relaterade till indrivning i Netvisor.

INNEHÅLL

Visma Amili Oy:s (tidigare Visma Financial Solutions Oy) indrivningstjänst Amili möjliggör elektronisk indrivning av fakturor. Indrivningen kan enkelt inledas som en del av Netvisors fakturahanteringsprocess.

Mer information om Visma Amili Oy:s anmärknings- och indrivningstjänst Amili finns på https://amili.fi/ och https://amili.fi/duetto-perintapalvelu-amili-perinta

Tjänstens ibruktagning och priser

Tjänsten kan tas i bruk genom att välja Netvisor Store > Netvisor Store > Amili indrivning.

För att aktivera tjänsten behöver du en av följande behörigheter:

  • Användaradministratör (KH)
  • Revisionsbyrås huvudanvändare (TPK)
  • Företagets huvudanvändare
  • Företagsanvändare-profil
  • Alla behörigheter-profil

I Egna grundinställningar ska följande uppgifter vara sparade:

  • På fliken Kommunikation en e-postadress
  • På fliken Egna grunduppgifter en e-postadress och ett telefonnummer

Att ta i bruk tjänsten kräver inte att Web Service-gränssnittet används.

Ta i bruk Amili indrivning via Netvisor Store enligt följande:

  1. Välj tjänsten Amili indrivning i Netvisor Store och klicka på Ta i bruk. I samband med ibruktagningen visas vilka uppgifter som överförs i tjänsten.
  2. Välj Gå till ibruktagande av Amili indrivningstjänst.
  3. Godkänn tjänstens användarvillkor och slutför aktiveringen i Netvisor KYC-tjänsten genom att klicka på den angivna länken.

Tjänsten aktiveras i Netvisor och fakturor överförs till Amili anmärknings- och indrivningstjänst.

Uppdrag som gjorts före aktiveringen av den nya Amili indrivningstjänsten kan fortfarande följas i Visma indrivningstjänsts (Duetto) portal. Dessa uppdrag hanteras i Duettos portal. Uppdrag som överförts till Amili indrivningstjänst visas i Amili-portalen. Inloggningsuppgifterna till Amili-portalen skickas efter att det första uppdraget har sänts.

Obs! Netvisor KYC, dvs. kundidentifiering, kommer att ske enligt följande:

Personen som svarar på informationsbegäran måste ha rätt att agera på organisationens vägnar baserat på sin position eller fullmakt. Om representationsrätten baseras på fullmakt, måste fullmakten bifogas formuläret. Om du inte är rätt person att svara på informationsbegäran enligt penningtvättslagen, kan du vidarebefordra meddelandet till rätt person.

För det material som skickas till Amili debiteras en avgift för överföring av e-faktura. Mer information finns i vår prislista. Tjänsten har ingen fast årsavgift, men Amili kan ta ut egna transaktionsavgifter. För frågor om Amilis kostnader, vänligen kontakta Amili.

Mer information om tjänsten finns på Amilis sidor Netvisor MarketPlace.

Om aktiveringen av tjänsten avbryts, går tjänsten till ett vänteläge för aktivering. Detta återställs inom 3 dagar och tjänsten stängs av, och aktiveringen kan startas om vid behov. Om det inte återställs inom tre dagar, bör du kontakta Amili och kontrollera med dem om all nödvändig information har lämnats och om situationen är korrekt på deras sida.

Obs! Amili-integrationen kan inte aktiveras från Store mellan kl. 22.00–05.00 på grund av Amilis underhållsavbrott.

Användning av Amili anmärkningstjänst

Du kan skicka material till Amili anmärkningstjänst genom att välja Försäljning > Öppna försäljningsfakturor.

Anmärkningsmaterial kan skapas av fakturan när den har status Förfallen. I vyn Öppna försäljningsfakturor kan fakturans indrivningsstatus ändras manuellt via länken Uppdatera status på fakturaraden. Om kunden har indrivningsförbud kan fakturan inte överföras till Amili indrivningstjänst.

Om tillfällig kund har använts på fakturan och du vill överföra fakturan till Amili indrivning, kan fakturan ändå överföras till Amili. Fakturauppgifterna uppdateras vid behov hos Amili om frivillig indrivning inte ger resultat. För användning av Amili indrivning rekommenderas framöver att individuella kunduppgifter används på fakturorna.

Skicka fakturor till Amili anmärkningstjänst enligt följande:

  1. Välj förfallna fakturor i vyn Öppna försäljningsfakturor.
  2. Välj Behandla förfallna längst ner i vyn.
  3. Välj Överför till Amili indrivningstjänst i rullgardinsmenyn.
  4. Kontrollera fakturor och material i den öppnade vyn.
  5. Kontrollera att sändningskanalen är Visma Amili anmärkningstjänst.
  6. Välj Skicka material till Visma Amili anmärkningstjänst.

I utskrifts- och sändningsprocessen blir Visma Amili anmärkningsstjänst automatiskt kanalen för att sända fakturorna. Skicka materialet till Amili genom att klicka på knappen Skicka material till Visma Amili anmärkningstjänst.

Användning av Amili indrivningstjänst

Materialet till Amili indrivningstjänst skickas från vyn Öppna försäljningsfakturor.

Material för indrivningsuppdrag kan skapas av fakturan när den har status Anmärkt. Det innebär att både en betalningspåminnelse och en betalningsanmärkning har skickats tidigare och indrivningsstatusen har uppdaterats enligt det. I vyn Öppna försäljningsfakturor kan fakturans indrivningsstatus ändras manuellt via länken Uppdatera status på fakturaraden.

Skicka fakturan till Amili indrivningstjänst enligt följande:

  1. Välj i vyn Öppna försäljningsfakturor en faktura som finns i delen Anmärkt.
  2. Välj Behandla förfallna.
  3. Välj Överför till Visma Amili tjänsten i rullgardinsmenyn.
  4. Kontrollera i sändningsprocessvyn att materialtypen är indrivningsbrev och att sändningskanalen är Visma Amili indrivningstjänst.
  5. Välj Skicka material till Visma Amili indrivningstjänst.

Amili indrivningstjänstens verksamhetsprinciper

Fakturor som skickas till Amili visas i vyn Öppna försäljningsfakturor under rubriken I Visma Amili tjänsten.

För det material som skickas till Amili debiteras en avgift för överföring av e-faktura.

Amili ser till att indrivningsstatusen för fakturor som skickats till Amili anmärknings- och indrivningstjänst uppdateras. När du öppnar en faktura visas det senaste indrivningssteget för fakturan i fakturans rubrikfält.

Netvisors standardinställningar för indrivningstexter är avsedda för manuell indrivning och behöver inte ändras för Amili indrivning. Amili har egna fakturamallar för fakturor som skickas till kunder. Om du vill lägga till särskilda texter i indrivningsbrev som skickas från Amili, kontakta Amili.

Amili indrivning stöder användning av en bifirma. Om en bifirma är vald på fakturan, kommer även Amili att få information om detta.

Amili indrivningstjänst är tillgänglig för både företags- och privatkunders fakturor. Indrivningstjänsten kan också hantera indrivning av utländska fakturor.

Om fakturan som skickats till Amili betalas, kommer en text att visas i listan Inkomna betalningar och i kontoutdragsvyn vid den ifrågavarande betalningen. Av texten framgår att en betalning inkommit till en faktura som skickats till Amili indrivningstjänst. Förbibetalningsmaterial skickas automatiskt till Amili för betalningar som gjorts i anslutning till fakturor som skickats till anmärkning eller indrivning. På detta sätt hålls indrivningssaldot hela tiden uppdaterat.

Betalningen redovisas automatiskt om den innehåller rätt fakturareferens och belopp och kommer som maskinläsbart referensmaterial till Netvisor.

Om fakturan felaktigt skickas till Amili för indrivning, ska indrivningen avbrytas genom direkt kontakt med Visma Amili Oy. Meddela efter det skriftligen Netvisors kundsupport vilket företag fakturan skickats från och fakturanumret så att fakturan kan återställas till förfallen.

Lägg en manuell betalning till en faktura som skickats till Amili indrivningstjänst

När du manuellt registrerar en betalning från kunden på en faktura som skickats till Amili indrivning, gör så här:

  1. Öppna fakturan och välj funktionen för att lägga till en manuell betalning.
  2. Ange betalningsuppgifterna.
  3. Ta bort markeringen i Betalningen är en avräkning från indrivningsbolaget.
  4. Spara betalningen.

Att ta bort markeringen i Betalningen är en avräkning från indrivningsbolaget meddelar Amili indrivning att det är fråga om en förbibetalning från kunden.

Observera även att om du lämnar rutan Betalningen är en avräkning från indrivningsbolaget markerad, kommer Amili alltid automatiskt att anges som betalare, trots att någon annan information skulle anges här när betalningen skapas.

Ingen information om Netvisors kreditförlusthantering går till Amili, så om detta används bör Amili kontaktas först.

Om en kreditfaktura tillämpas på en faktura som finns i Amili indrivningstjänst, skickas information om förbibetalningen till Amili.

Om kunden betalar direkt till det konto som kunden angett och referensen matchar kommer detta automatiskt att redovisas i Netvisor och Amili informeras automatiskt om förbibetalningen.

Observera vid hantering av fakturor som skickats till Amili indrivning:

När en faktura har skickats till Amili indrivning är det inte möjligt att ändra eller ta bort betalningar relaterade till den i Netvisor. Denna praxis finns för att säkerställa att betalningarna för fakturan är konsekventa både i Netvisor och Amili. Ändringar av betalningar i Netvisor överförs inte automatiskt till Amili, vilket kan orsaka skillnader i fakturainformationen.

Om du upptäcker att en felaktig betalning har registrerats i Netvisor för en faktura som skickats till Amili indrivning, gör så här:

  1. Kontakta Amilis kundtjänst och informera om den felaktiga betalningen.
  2. Registrera en minusbetalning för den felaktiga betalningen på samma faktura i Netvisor.

Kontaktpersonens uppgifter på kundkortet

För att underlätta indrivningsbyråns arbete är det bra att lägga till standardkontaktpersonens telefonnummer och e-postadress på kundkortet. Funktionen finns i det övre högra hörnet av kundkortets huvudvy.

Standardkontaktpersonens kontaktuppgifter ingår i överföringsfilen som skickas till indrivningsbyrån, vilket underlättar indrivningsprocessen.

När du skapar kontaktpersonen på kundkortet blir den automatiskt den ifrågavarande kundens standardkontaktperson.

I Försäljningens basuppgifter bör dessutom inställningen Hämta kundens standardkontaktperson till faktura vara vald för att standardkontaktpersonen ska överföras till fakturan.

Indrivningskostnader

Om påminnelse- eller indrivningskostnader har lagts till på fakturan i Netvisor, överförs dessa inte till Visma Amili. Vid behov bör du kontakta Visma Amilis support angående indrivningskostnader.

Amili indrivningstjänstens ID

Uppdrag som överförts till Amili indrivningstjänst kan följas från Amili portal, där ni får inloggningsuppgifter efter att första uppdraget skickats. Inloggningsuppgifterna aktiveras för användaren som har gjort aktiveringen av tjänsten via Netvisor Store. Denna användare kan sedan skapa inloggningsuppgifter för andra användare i Amili portal.

Valutafakturor

Amili indrivningstjänst kan inte ta emot valutafakturor, utan sändningen kommer att resultera i ett fel.

Om en verifikation har skapats för försäljningsfakturan kan dess valuta inte längre ändras, utan indrivningen måste utföras på annat sätt.

Hantering av räntefakturor

Den separata räntefakturan i Netvisor rapporteras inte till Amili, så Amili beräknar räntan enligt den ursprungliga fakturan.

Om Amili-tjänsten används och fakturan skickas dit, ska ingen separat räntefaktura skapas för denna faktura i Netvisor.

Betalningsplan med faktura

Om fakturan har en betalningsplan och kunden betalar fakturan delvis, kommer fakturans betalningar in som referensbetalningar.

Betalningarna allokeras automatiskt till fakturan om alternativet Allokera delbetalningar som standard är valt i Försäljningens basuppgifter. Detta måste väljas innan fakturan behandlas och vidarebefordras.

Manuell betalning av misstag till faktura i Amili

Om en manuell betalning görs till en faktura i Amili-tjänsten, kan den inte tas bort.

Korrigera situationen i Netvisor enligt följande:

  1. Öppna fakturan i Netvisor.
  2. Registrera en ny betalning med negativt belopp på fakturan som motsvarar den felaktiga betalningen.
  3. Kontakta Amili och meddela att indrivningen fortsätter normalt från deras sida.

Ta bort tjänsten

Amili indrivningstjänst kan stängas av genom att välja Netvisor Store > Amili indrivning > ta ur bruk. Tjänsten tas omedelbart ur bruk.

Ingen separat notifikation om att tjänsten tagits ur bruk skickas till Amili. Amili hanterar fortfarande fakturor som redan skickats dit.

Vi rekommenderar att du i samband med att tjänsten tas ur bruk även kontaktar Amili och informerar om att tjänsten har avslutats. Med Amili bör ni komma överens om vad som ska göras med fakturor som redan är under behandling i Amili och om indrivningen ska slutföras hos Amili eller avslutas samtidigt som tjänstens användning upphör.


Vanliga frågor

Fråga: Vilka behörigheter behöver jag för att ta i bruk Amili indrivningstjänst i Netvisor?
Svar: Ibruktagandet kan göras av en användare som har någon av följande behörigheter: Användaradministratör (KH), Revisionsbyrås huvudanvändare (TPK), Företagets huvudanvändare, Företagsanvändare-profil eller Alla behörigheter-profil.

Fråga: När kan jag skicka en faktura till Amili anmärkningstjänst?
Svar: En faktura kan skickas till Amili anmärkningstjänst när fakturan har status Förfallen. Fakturan väljs i vyn Öppna försäljningsfakturor och överförs till Amili indrivningstjänst med funktionen Behandla förfallna > Överför till Amili indrivningstjänst.

Fråga: När kan ett indrivningsuppdrag skapas av en faktura till Amili indrivningstjänst?
Svar: Ett indrivningsuppdrag skapas när fakturan har status Anmärkt. Detta förutsätter att både en betalningspåminnelse och en betalningsanmärkning har skickats och att indrivningsstatusen har uppdaterats.

Fråga: Kan jag ändra eller ta bort betalningar i Netvisor när fakturan har skickats till Amili indrivning?
Svar: Du kan inte ändra eller ta bort betalningar i Netvisor när fakturan har skickats till Amili indrivning. Om betalningen är felaktig, registrera en minusbetalning och kontakta Amilis kundtjänst.

Fråga: Överförs påminnelse- och indrivningskostnader som lagts till i Netvisor till Amili?
Svar: Påminnelse- och indrivningskostnader som lagts till på fakturan i Netvisor överförs inte till Visma Amili. Indrivningskostnaderna ska vid behov avtalas direkt med Visma Amilis support.

Fråga: Kan jag skicka valutafakturor till Amili indrivningstjänst?
Svar: Du kan inte skicka valutafakturor till Amili indrivningstjänst. Sändningen resulterar i ett fel om fakturan är i valuta. Om en verifikation redan har skapats för fakturan kan valutan inte ändras och indrivningen måste skötas på annat sätt.

Fråga: Hur gör jag om kunden betalar direkt till kontot och fakturan är i Amili indrivning?
Svar: Om kunden betalar direkt till kontot och referensen matchar, allokeras betalningen automatiskt till fakturan i Netvisor och information om förbibetalningen skickas automatiskt till Amili.

Fråga: Hur stänger jag Amili indrivningstjänst i Netvisor?
Svar: Du kan stänga tjänsten via Netvisor Store. Tjänsten tas omedelbart ur bruk och ingen automatisk notifikation skickas till Amili. Kontakta Amili separat och kom överens om hur fakturor som redan är under behandling i Amili ska hanteras.

Nyckelord: Amili indrivningstjänst, Netvisor Store, Öppna försäljningsfakturor, anmärkningstjänst, indrivningskostnader, manuell betalning, valutafakturor.

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.