Maventa Nätlön

 Tack för att du har valt e-lön! Elektronisk leverans av lönespecifikationer minskar miljöpåverkan.

SAMMANFATTNING
I denna hjälp beskrivs ibruktagning av Maventa E-lön och leverans av lönespecifikationer. Hjälpen ger anvisningar för att öppna en elektronisk servicekanal och ställa in lönespecifikationens leveranssätt. Dessutom beskrivs hur du skickar en e-lönespecifikation, kontrollerar att sändningen lyckats samt behandlar tjänstens datasäkerhet och de vanligaste problemsituationerna. E-lönespecifikationer levereras direkt till löntagarnas nätbanker.

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Löntagare med annat medborgarskap än finskt
• Öppna elektronisk servicekanal
• Välj lönespecifikationens leveranssätt
• Skicka e-lönespecifikation
• Kontrollera att e-lön skickats
• E-lönespecifikationens synlighet för löntagaren
• E-lön-tjänstens datasäkerhet
• Vanliga frågor

Med hjälp av Maventa E-lön kan du skicka lönespecifikationen för granskning direkt till löntagarens nätbank. Öppna en elektronisk servicekanal och välj lönespecifikationens leveranssätt i löntagarens uppgifter. För ibruktagningen krävs Användaradministratörens (KH) -roll (behörighet att öppna en elektronisk servicekanal).

Om e-lönespecifikationen inte kan skickas till en viss löntagare, kontrollera löntagarens kontonummer, personbeteckning och anställningsförhållandets begynnelsedag. Om anställningsförhållandets begynnelsedag ligger i framtiden jämfört med löneperioden kan du inte skicka en e-lönespecifikation.

Observera att e-lön-tjänsten inte avbryts även om Maventa-kontot tas ur bruk. Om e-lön önskas avslutas, skickas en begäran om avaktivering på samma sätt som en aktiveringsbegäran ursprungligen skickades vid aktivering av e-lön.

Löntagare med annat medborgarskap än finskt

Vid en programvaruuppdatering den 14 december 2017 preciserades utländska löntagares personbeteckning. På grund av förändringen kan en utländsk löntagare inte längre visas i löneberäkningsprocessen under avsnittet "Olevererade lönespecifikationer" i listan "E-lön" även om hen har angivits som mottagare av "E-lön" under "Lönespecifikationens leveranssätt". I stället placeras hen på listan "Lokal utskrift".

Öppna elektronisk servicekanal

Så här kommer du till vyn eller utför åtgärden: Företagsmeny > Netvisor Store > Netvisor-tjänstepaket > Elektroniska servicekanaler > Maventa e-lön > Aktivera

Stäng vid behov E-lön-kanalen genom att på samma plats välja "Inaktivera".

Välj lönespecifikationens leveranssätt

Genom en massfunktion kan du redigera lönespecifikationens leveranssätt för alla valda löntagare på en gång. Så här kommer du till vyn eller utför åtgärden: Löner > Personal > Löntagarlista.

1. Välj önskade löntagare.
2. Välj Behandla x valda > Redigera löneberäkningens uppgifter > Ange lönespecifikationens leveranssätt
3. Välj E-lön som leveranssätt > Aktivera.
4. Efter ändringen får du ett meddelande om att uppdateringen lyckats.

Du kan lista lönespecifikationens leveranssätt i löntagarlistan. Välj fälten Löneberäkningens uppgifter > Lönespecifikationens leveranssätt i menyn "Visa kolumner".

Skicka e-lönespecifikation

Skicka e-lönespecifikationer i Löneberäkningsprocessen. Så här kommer du till vyn eller utför åtgärden: Löner > Löneberäkning > Lönespecifikationer och löneperioder.

1. Skicka e-lönespecifikationerna i skedet "Olevererade lönespecifikationer".
2. Välj löntagare.
3. Välj Skicka valda till e-lön-tjänsten
4. Förhandsgranska specifikationernas uppgifter i förhandsgranskningsvyn.
5. Välj Skicka och markera som utskriven.
6. När lönespecifikationen har skickats till e-lön-tjänsten sparas uppgiften i lönespecifikationens behandlingshistorik.
   
7. Öppna behandlingshistoriken genast efter att du har skickat e-lönespecifikationen genom att klicka på blocket med penna under rubriken "Uppgifter".

Kontrollera att e-lön skickats

Efter att en e-lön skickats står det "Överförd till e-lön-tjänsten" i lönespecifikationens behandlingshistorik. Om det står något annat i behandlingshistoriken har e-lönespecifikationen inte skickats till löntagaren.

1. Du kan öppna behandlingshistoriken i löneberäkningsprocessen genast efter att du har skickat e-lönespecifikationen genom att klicka på blocket med penna under rubriken "Uppgifter". Så här kommer du till vyn eller utför åtgärden: Löner > Löneberäkning > Lönespecifikationer och löneperioder > Visa alla löneperioder > Välj löneperiodens datumintervall > Uppgifter > Blocket med penna.
   
2. Efter att du kontrollerat inställningarna kan du skicka e-lönespecifikationen på nytt.

Bruksanvisning: Skriv ut och skicka lönespecifikation på nytt

E-lönespecifikationens synlighet för löntagaren

Anvisa löntagaren att logga in i sin egen nätbank för att se Maventa e-lönespecifikationer. Olika bankers vyer skiljer sig något innehållsmässigt, men det finns ett avsnitt i nätbanken som heter E-lön eller Löneuppgifter, där e-lönespecifikationer finns. Se exempel på olika bankers e-lönevyer i Communityns blogginlägg.

Anvisa löntagaren att välja Maventa som leverantör av lönespecifikation i e-lön-vyn.

Så här ser Maventa e-lön-vyn ut för löntagaren:

Öppna e-lönebeskedet genom att klicka på företagets namn (se bild nedan, punkt 1) och lönespecifikationens bilagssida genom att klicka på gemikonen (2).

E-lön-tjänstens datasäkerhet

Mellan löneberäkningssystemet och Maventa E-lön finns en krypterad HTTPS-förbindelse. Autentiseringen görs med hjälp av API-nycklar. Maventa processerar materialet i XML-format och lönespecifikationerna sparas i presentationstjänsten.

Elisa Appelsiinis servercentral i Esbo upprätthåller Maventa e-löns servrar. Tjänsten finns i ett serverrum som är försett med reservkraft. Maventa E-lön stöder XML-material som bygger på meddelandebeskrivningen payslipXML 2.0. Nätlöneoperatörerna har tillsammans utvecklat detta format.

Datakommunikationen mellan Maventa E-lön och bankerna är krypterad och integriteten hos överförda uppgifter säkras med en identifierare. Tillgång till Maventa e-löns presentationstjänst fås på ett liknande sätt som vid TUPAS-identifiering. Banken skickar löntagarens namn och personbeteckning till Maventa e-lön-tjänsten. Löntagarens uppgifter fördelas till lönespecifikationen på basis av personbeteckningen och lönespecifikationen visas endast på basis av den personbeteckning som erhållits från banken. Logga in i presentationstjänsten endast via banken. Ingen löntagare ens på tjänsteleverantörens sida kan logga in för att se andra lönespecifikationer än sin egen.

I administratörsgränssnittet för Maventa E-lön kan en användare med högsta behörighet ladda ner råmaterial för felsökningssituationer. Vid behov kan en lista med namn på personer med högsta behörighet i administratörsgränssnittet levereras. Personer med högsta behörighet i administratörsgränssnittet är bundna av tystnadsplikt och nedladdning av råmaterial är endast tillåten när det är nödvändigt för arbetsuppgifterna i fråga.

Observera som tilläggsinformation att användningen av e-lön är ännu säkrare än TUPAS. Personuppgifterna krypteras separat och dekrypteras i målsystemet (e-lön) endast för att identifiera användaren. Lönespecifikationerna binds endast till personbeteckningen.

Vanliga frågor

Vad gör jag om e-lönespecifikationen inte kommit fram?
Om e-lönespecifikationen inte har kommit fram till löntagarens e-lön-tjänst ska du i "Lönespecifikationens behandlingshistorik" kontrollera att lönespecifikationen säkert har skickats till e-lön-tjänsten. Om överföringen har lyckats enligt lönespecifikationens behandlingshistorik ska du skicka en stödbegäran till Netvisors kundtjänst och ange följande:

• Löntagarens namn
• Löneperiod
• Företagets namn
• E-lönespecifikationens sändningstid

Kan jag ångra och ta bort en skickad e-lönespecifikation så att den inte visas för löntagaren?
Du kan inte ta bort eller ångra en skickad e-lönespecifikation direkt från Netvisor. Vid behov kan vi mot timdebitering ta bort en skickad sändningspost för e-lön.

Kan två personer se e-lönespecifikationen om de har ett gemensamt bankkonto?
E-lönespecifikationerna skickas till bankens presentationstjänst, som visar varje löntagares e-lönespecifikation på basis av personbeteckningen. Med nätbankskoder som fördelats till löntagarens personbeteckning syns endast e-lönespecifikationer som skickats för hens egen personbeteckning. Du ser alltså inte din partners e-lönespecifikation trots att ni delar ett bankkonto.

Varför syns lönespecifikationen under titeln Utskriftstjänst fast jag valt E-lön som lönespecifikationens leveranssätt?
Programmet omdirigerar automatiskt en lönespecifikation till Utskriftstjänsten om det finns brister i inställningarna. Kontrollera att e-lönens elektroniska servicekanal är öppen och att löntagarens basuppgifter innehåller hens kontonummer. Med hjälp av e-lönens elektroniska servicekanal definierar du om material kan skickas från företaget i fråga till e-lön-tjänsten. På basis av löntagarens bankkonto säkerställs att banken i fråga mottar Maventa e-lönespecifikationer.

Varför syns lönespecifikationen under titeln Lokal utskrift fast jag valt E-lön som lönespecifikationens leveranssätt?
Programmet omdirigerar automatiskt en lönespecifikation till Lokal utskrift om löntagarens medborgarskap är något annat än finskt. Det är inte möjligt att leverera e-lönespecifikationer till utländska löntagare.

Varför syns företagets gamla namn i e-lön-tjänsten?
Företagets namn sparas i e-lön-tjänsten på basis av de uppgifter som anges vid registreringstidpunkten. Om företagsnamnet ändras därefter kan den elektroniska servicekanalen inaktiveras och aktiveras igen från Netvisor Store. Så här kommer du till vyn eller utför åtgärden: Företagsmeny (företagets namn) > Netvisor Store > Netvisor-tjänstepaket > Elektroniska servicekanaler > Maventa e-lön > Inaktivera > (Och vänta cirka 45 minuter) > Aktivera. På så sätt uppdateras företagets namn till det nya.

Varför lyckas inte sändning av e-lönespecifikationer och ger ett felmeddelande?

1. Kontrollera att anställningsförhållandets begynnelsedag har sparats för alla löntagare och inte är i framtiden jämfört med den behandlade löneperioden. Det ser du lätt i Löntagarlistan genom att i menyn "Visa kolumner" välja "Uppgifter om anställningsförhållandet" och "Begynnelsedatum". Anställningens begynnelsedatum är ett obligatoriskt fält och om det fattas kommer uppgifterna i e-lönespecifikationen att vara ofullständiga och kan därför inte skickas.
2. Kontrollera att alla löntagare har rätt format på personbeteckningen. Det ser du lätt i Löntagarlistan. Kontrollera att den sista bokstaven i personbeteckningen är en versal och att alla har rätt sekel-ID. Om personbeteckningen är felaktigt angiven, exempelvis med bokstaven A i stället för ett streck, tolkas löntagarens ålder 100 år framåt i tiden. Födelseåret kan ligga i framtiden, varvid åldern visas med ett minustecken i Löntagarlistan (se bilden nedan). Visa kolumnen "Ålder" genom att välja "Personuppgifter" och "Ålder" i menyn "Visa kolumner".
3. Om inte ovanstående hjälper kan du försöka skicka e-lönespecifikationer i lite mindre poster. Om posten åtföljs av ens en specifikation med felaktiga uppgifter kan ingen av de valda specifikationerna skickas. Välj därför alltid några löntagare i taget för sändningen, varvid du kan avgränsa vilken specifikation som inte kan skickas.
   • Kontrollera till exempel skattekortets uppgifter. Regeln att tilläggsprocenten måste vara högre än grundprocenten förhindrar att e-lönespecifikationen kan skickas om du har sparat samma procentsats i båda fälten.

Till vilken bank kan e-lönespecifikationer skickas?
Maventa e-lönespecifikationer kan levereras till alla de största bankerna. Nedan en förteckning över banker och BIC-koder som deltar i E-lön:

Hur snabbt kommer e-lönespecifikationen fram?
E-lönespecifikationen kan ses av löntagaren i hens egen nätbank inom en halvtimme efter att den skickats.

Vad måste löntagaren göra för att få en e-lönespecifikation?
Mottagandet av e-lönespecifikationer kräver inga förhandsåtgärder av löntagaren. Det räcker att löntagaren har personliga nätbankskoder till det bankkonto som lönen betalas till.

Vem är e-lönens leverantör?
E-lönens leverantör är Maventa.

Var hittar jag e-lönespecifikationer i min egen nätbank?
Här är några bildexempel från olika nätbankers webbsidor för e-lönespecifikationer (Nordea, Andelsbanken, S-banken och Oma Säästöpankki).

Nyckelord: E-lön, Maventa, Lönespecifikation, Elektronisk servicekanal, Leveranssätt, Nätbank, Datasäkerhet, Löneberäkning

Hjälpte det här svaret? Ja Nej