Den här hjälpen behandlar import av eScan-material till Netvisor via e-post. Hjälpen ger detaljerade instruktioner om hur kvitton kan skickas som e-postbilagor för eScan-behandling i Netvisor och hur processen fungerar under ibruktagning. Den innehåller krav för att spara e-postadressen, debiteringsprinciper, särskilda instruktioner för hantering av PDF-filer, samt överväganden om eventuella utmaningar relaterade till vidarebefordran av e-post.

INNEHÅLL


Kvitton kan skickas till Netvisor som e-postbilagor, vilket gör att de kan behandlas i Netvisors eScan-materialhanteringsvy av användaren. Materialet kan behandlas färdigt från eScan-hanteringsvyn antingen som verifikat, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura.

Aktivering av e-postimport


  1. Lägg till din egen e-postadress i Netvisor. Du kan göra detta genom att välja Extensions > eScan-inställningar > eScan-materialimportens e-postadresser.
  2. Välj användarens namn från rullgardinsmenyn för e-postadressen.
  3. Observera att när e-postadressen har definierats i användarens systemkommunikationsinformation, kan den e-postadressen läggas till i "eScan-materialimportens e-postadresser" -vyn av en annan användare endast om de har samma grundföretag som e-postanvändaren.
    Material som tas emot via eScan-tjänsten tilldelas det företag som e-postadressen är definierad för.
  4. En e-postadress kan bara vara sparad för ett företag. Om e-postadressen behöver flyttas från ett företag till ett annat, ta bort e-postadressen från det gamla företaget och lägg till det i det nya företaget.
  5. En användare kan ha flera e-postadresser sparade i samma företag, vilket innebär att en användare kan vara användare av flera e-postadresser i samma företag. För att se e-postadresser som inte tillhör ditt grundföretag, måste du ha KH-rättigheter till företaget. Utan KH-rättigheter kan du bara se e-postadresser för personer med samma grundföretag.

Skicka e-post till eScan-tjänsten

Kvittot som ska importeras till eScan-tjänsten skickas till adressen escan@netvisor.fi. Vid skickandet av kvittot bör följande beaktas:

  • Bilagan i e-postmeddelandet ska vara i PDF-format
  • Det är bra att ge e-postmeddelandet en beskrivande rubrik. Rubriken fungerar som beskrivning av bilagorna när de kommer till Netvisor
  • Du kan bifoga flera filer i ett e-postmeddelande. Observera att en fil räknas som ett material när den kommer till Netvisor. Om en PDF-fil som anländer innehåller flera fakturor, kan dessa inte längre separeras till flera material i Netvisor, utan materialet tilldelas alltid en "hel" PDF-fil. Material som ska tilldelas olika händelser bör separeras i olika filer
  • Alla PDF-filer i e-postmeddelandet behandlas som eScan-dokument. Om e-postmeddelandet till exempel innehåller en bild av en signatur, läses även signaturen som ett dokument i eScan-materialhanteringsvyn
  • Storleken på ett eScan-material får inte överstiga 512 kilobyte. Vi förbehåller oss rätten att blockera större filer från att skickas
  • Meddelandet måste komma direkt som ett nytt meddelande från avsändarens adress, som har lagts till som eScan e-postadress och adressen måste matcha. Ingen vidarebefordran bör användas i bakgrunden.
  • Använd inte distributionslistor för att skicka meddelandet till eScan-adressen.
  • Den skickade PDF-filen får inte vara lösenordsskyddad (materialet kan komma igenom om det är en pdf, men det kan inte öppnas även om lösenordet är känt. Så i praktiken måste dessa skickas igen utan lösenordsskydd).

Om bilagan inte skickas i rätt format, ignoreras det skickade meddelandet och materialet importeras inte till Netvisors eScan-materialhanteringsvy. I detta fall skickas inte heller något felmeddelande till avsändaren av eScan-materialet om importen har ignorerats.

Debitering och överföring av material till ett annat företag

Samma eScan e-postadress kan bara läggas till ett företag. Materialet kan flyttas från ett företag till ett annat, och debiteringen flyttas till det företag som materialet flyttas till. Om materialet stannar längre tid i det ursprungliga företaget och faktureras, kan dubbeldebitering uppstå vid flytten. Om användaren har resursförvaltning (resor och arbetstid) tjänsten aktiv i målföretaget, ingår eScan-materialdebitering i den.

Vidarebefordran av skanningsadress

Fråga: Kan man göra vidarebefordran av meddelanden till e-scan e-postadressen?

Svar: Vi rekommenderar inte detta och om det görs, är det på användarens eget ansvar. I praktiken kommer meddelandet från den ursprungliga avsändaradressen, inte från den adress det har vidarebefordrats från. Om meddelandet skickas från adress A till adress B, där vidarebefordran är aktiv till adress C, som skulle vara Netvisors e-scan e-postadress, kommer meddelandet fram. Men det kommer från adress A. Om avsändaren från adress A inte har rätt att skicka meddelandet, kommer det inte fram. Eller om adress A leder till ett annat företag, går meddelandet dit. Vidarebefordran gör att meddelandet kommer från den ursprungliga avsändaradressen, inte från den vidarebefordrade adressen. Detta kan inte påverkas från Netvisors sida.


Nyckelord: eScan, Netvisor, e-post, kvitto, material, användare, företag, e-postadress

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.