Den här guiden handlar om hantering av eScan-material i Netvisor. Den erbjuder detaljerade instruktioner om hur dokument som importeras via e-post eller Visma Scanner hanteras och administreras i Netvisors eScan-materialhanteringsvy. 

INNEHÅLL

Dokument som importeras via e-post eller Visma Scanner kommer i Netvisor till "Extensions > Netvisor eScan > eScan-materialhantering" -vyn.

Alla företagets användare har tillgång till eScan-materialhanteringsvyn. De visade materialen begränsas enligt företagshierarkins godkännande- och/eller sakgranskningsrättigheter. Var och en ser endast sina egna samt eventuella underordnades dokument. Med godkännande- och sakgranskningsrättigheter kan man se och hantera underordnades dokument.

Användarmanual: Företagshierarkier

 Om användaren har rollen som bokförare (KP), användaradministratör (KH) eller huvudadministratör för redovisningsbyrå (TPK), ser användaren alltid alla dokument. Det finns ingen begränsning på antalet, så många kvitton som har skickats framgångsrikt visas. 

"Ohanterade material" –listan visar dokument som ännu inte har bifogats till någon Netvisor-händelse. När materialet bifogas till exempelvis ett verifikat, flyttas det till hanterat "Hanterade material" -vyn. Vid behov kan hanterade material omdirigeras med samma funktioner som ohanterade material. Visma Scanners automatiskt skapade reseräkningar och verifikat går direkt till hanterade, där det är lätt att granska det skapade materialet.

"Ohanterade material" -vyn låter dig redigera det importerade kvittots Summa- och Beskrivningsfält via Penna/Anteckningsknappen.

Lägga till nytt eScan-material och bifoga kvitto

"Gör för valda" –rullgardinsmenyn låter dig:

  • Skapa ett nytt verifikat, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura från kvittot
  • Ta bort kvittot
  • Överföra kvittot till ett annat Netvisor-företag
  • Ange kvittots karaktär. Detta val påverkar för närvarande ingenting
  • Bifoga kvittot till en befintlig händelse, om den redan har skapats i Netvisor

         


I eScan-materialhanteringsvyn finns funktionerna i "Gör för valda" -rullgardinsmenyn radvis i den sista knappen på varje rad.

"Gör för valda > Skapa ny > Verifikat" öppnar en ny verifikatsinmatningssida och visar kvittot som ska hanteras vid bokföringen. Tilläggsinformation som matats in i Visma Scanner visas vid bokföringen. På motsvarande sätt kan du också lägga till en ny reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura. 
Att lägga till ett skannat kvitto till ett verifikat görs med hjälp av knappen "Bifoga till verifikat" på höger sida. Om det finns flera bilagor i hanteringen kan du navigera mellan olika bilagor med pilknapparna. 
Observera att informationen i Beskrivningsfältet som anges i Visma Scanner läggs till i den automatiska verifikatskapningen både i verifikatets "Radbeskrivning" -fält och "Beskrivning" -fält. Om verifikatet inte skapas automatiskt vid import av kvittot, sparas informationen i Beskrivningsfältet vid eScan-materialhanteringen i bilagans beskrivning, och informationen sparas inte i Beskrivning eller Radbeskrivning -fälten. Beskrivningen som anges i Visma Scanner måste i detta fall läggas till manuellt i verifikatets Beskrivning och Radbeskrivning -fält för att denna information ska visas på materialkopian.

Att bifoga ett skannat kvitto till en reseräkning görs först efter att raden har sparats. Klicka på "Matcha kvitto" -länken från önskad rad, så matchas den synliga bilagan till denna rad.

Att bifoga ett skannat dokument till en inköpsfaktura görs efter att inköpsfakturan har lagts till med hjälp av knappen "Bifoga till inköpsfaktura" på höger sida.

När ett verifikat, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura har skapats från det skannade dokumentet i Netvisor, låses materialet i kvittoskannern och kan inte längre redigeras via mobilappen. Före materialhanteringen är redigering helt möjligt.

Bifoga kvitto till befintligt verifikat, försäljningsfaktura, inköpsfaktura eller reseräkning

Det är möjligt att bifoga kvittot till befintliga händelser genom att starta hanteringen via eScan-materialhanteringsvyn genom att välja "Gör för valda > Lägg till befintligt".


Genom att välja en händelse från den öppnade menyn öppnas en bläddringsvy för användaren där man kan söka efter önskad händelse för att bifoga kvittot. 

Förutom eScan-materialhanteringsvyn kan det importerade eScan-dokumentet också bifogas direkt från verifikatet, försäljningsfakturan och inköpsfakturan. På verifikatet finns valet "Bifoga eScan-dokument" bland verifikatspecifika funktioner, där en lista över importerade eScan-material öppnas.

När ett verifikat, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura har skapats från det skannade dokumentet i Netvisor, låses materialet i kvittoskannern och kan inte längre redigeras via mobilappen. Före materialhanteringen är redigering helt möjligt.

Överföra material till annat företag

Om kvittot skannas av misstag till fel företag, kan kvittot överföras till ett annat företag via "Gör för valda" –knappen. Överföringen kräver användarrättigheter till båda företagen. Då överförs även grunden för Netvisors tjänstefakturering som skapats av eScan-dokumentimporten till det valda företaget. I hanteringshistoriken visas då från vilket företag materialet har överförts. 

I eScan-materialhanteringsvyn visas också antalet eScan-material för användarens andra administrerade företag. När kvittot har överförts visas information om detta i det ursprungliga företaget. Kvittobilden kan dock inte längre öppnas i det gamla företaget. Då uppstår inget problem om kvittot av misstag ursprungligen lades till fel företag. 

Ta bort material

Det valda materialet kan tas bort via "Gör för valda" –knappen, varvid även informationen om den importerade händelsen tas bort från "Materialhanteringens händelser" -menyn. Om kvittot importerades via Visma Scanner, tas kvittot också bort från mobilappen.

Om det fotograferade kvittot tas bort från Visma Scanner-appen och det inte har hanterats, dvs. kvittot finns i "Ohanterade material" -vyn, tas kvittot också bort från Netvisor.

Stäng e-Scan processer

Om något eScan-material har blivit kvar i hanteringen, kan nu bokföraren eller användaradministratören stänga öppna eScan-processer från företaget. Därefter kan den aktuella raden hanteras igen. Knappen stäng öppna eScan-processer visas inte om det inte finns några pågående escan-processer i företaget.

Förhindra materialimport

Import av eScan-material till företaget kan förhindras genom att stänga av eScan-tjänsten från företagets elektroniska tjänstekanaler. Mer detaljerade instruktioner finns i guiden: Elektroniska tjänstekanaler.

Nyckelord: eScan, Netvisor, dokument, hantering, e-post, Visma Scanner, användarrättigheter

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.