Den här instruktionen handlar om att bevara och kopiera material för företagets bokföring och löneadministration i Netvisor-tjänsten. Instruktionen beskriver hur man erhåller en materialkopia automatiskt eller som självbetjäning, nödvändiga användarrättigheter, debiteringsgrunder samt innehållet i materialkopian.


INNEHÅLL

Allmänt

Se till att bevara materialet, eftersom ansvaret för att bevara materialet alltid ligger hos företaget självt. Vid uppsägning ska du ta en materialkopia för den lagstadgade bevaringen av bokföringsmaterialet. Bekanta dig noggrant med denna instruktion samt vår uppsägningsinstruktion.

Gör så här i samband med uppsägningen:

  • Välj om du tar en automatisk materialkopia (rekommendation) eller en materialkopia som tas som självbetjäning.
  • Observera att materialkopian inte kan laddas ner som sådan till en ny Netvisor-miljö.
  • Observera att materialkopian alltid genereras på finska.

Använd Netvisors materialkopieringstjänst särskilt när du avslutar användningen av Netvisor:

  • Ladda ner räkenskapsmaterialet som finns i Netvisor till din egen arbetsstation.
  • Se till att Netvisor-tjänsten är aktiv vid nedladdningstillfället.
  • Använd tjänsten utan separat ibruktagning, eftersom den är tillgänglig för alla företag.
  • Använd löneinformationen i materialkopian om du har rättigheter att generera den och löneberäkningen någon gång har varit i bruk i företaget.
  • Observera att om företaget tidigare har varit i ett annat paket och inköpsfakturor har haft bilagor eller bilder, kommer dessa att inkluderas i materialkopian även i Light-paketet.
  • Observera att i endast Payroll-paketet får du även med bokföringsmaterialet, om det har varit i bruk tidigare.

Schemalagd automatiskt genererad materialkopia (rekommendation):

Använd den schemalagda automatiska materialkopian i samband med uppsägningen enligt följande:

  1. Välj automatisk materialkopia i samband med uppsägningen.
  2. Ange kontaktpersonens e-postadress för notifikationer i samband med uppsägningen.
  3. Vänta på att systemet gör beställningen automatiskt efter den sista användningsdagen, då materialet börjar genereras.
  4. Se till att du har nödvändiga användarrättigheter till bokförings- och löneinformationen (se avsnittet Användarrättigheter).
  5. Ladda ner den automatiska materialkopian från Netvisor-tjänsten inom 30 dagar efter den sista användningsdagen.

Observera följande i den automatiska materialkopian:

  • Den schemalagda materialkopian är avgiftsbelagd (samma transaktionsavgift som vid självbetjäning). Se mer detaljerad information i prislistan.
  • Du får ett meddelande om att kopian är klar via e-post till den kontaktperson som angavs vid uppsägningen.
  • Se till att du har rollen Bokförare (KP) och Accounting-profilen "Alla rättigheter" för bokföringsmaterialet samt rollen Löneräknare (P) och Löneberäkning-profilen "Alla rättigheter" för löneinformationen.
  • Observera att debiteringsgrunden bildas när du bekräftar valet av automatisk materialkopia i samband med uppsägningen.
  • I den automatiska materialkopian kommer även löneinformationen att inkluderas, om löneberäkningen någon gång har varit i bruk i företaget. Denna nedladdning kräver löneräknarens rättigheter.

Materialkopia som tas som självbetjäning:

Du kan beställa och ladda ner bokföringsmaterialet som självbetjäning på två sätt:

  • Använd den nuvarande automatiska materialkopieringstjänsten (avgiftsbelagd).
  • Spara rapporter och information manuellt utan kostnad.

Gör så här med materialkopian som tas som självbetjäning:

  1. Starta nedladdningen av materialet innan den sista användningsdagen.
  2. Ladda ner den färdiga materialkopian från Netvisor-tjänsten inom 30 dagar efter den sista användningsdagen.
  3. Se till att du har rollen Bokförare (KP) och Accounting-profilen "Alla rättigheter" för bokföringsmaterialet samt rollen Löneräknare (P) och Löneberäkning-profilen "Alla rättigheter" för löneinformationen.
  4. Observera att tjänsten debiteras enligt den gällande prislistan.

Användarrättigheter

Materialkopian är uppdelad i bokförings- och löneadministrationsmaterial. Kontrollera att du har följande rättigheter:

  • Bokföringsmaterial: rollen Bokförare (KP) samt Accounting-profilen "Alla rättigheter".
  • Löneinformation: rollen Löneräknare (P) samt Löneberäkning-profilen "Alla rättigheter".

Gör så här med användarrättigheterna:

  • Ladda ner både bokförings- och löneadministrationsmaterialet på en gång om du har alla ovan nämnda användarrättigheter.

Räkenskapsperiodens status

Räkenskapsmaterialet sparas i det skick det är vid tidpunkten för materialkopiering.

Gör så här för att säkerställa att informationen är komplett:

  1. Försegla räkenskapsperioden åtminstone.
  2. För materialet till räkenskapsperiodsarkivet efter avslutningen av räkenskapsperioden, så att rapporterna om sammanställningen av bokslutet automatiskt sparas.
  3. Om du vill ha rapporterna om sammanställningen av bokslutet för en pågående räkenskapsperiod på kopian, gör på något av följande sätt:
    • Ta rapporterna manuellt från Netvisor och lägg till dem i materialkopian i efterhand.
    • Spara rapporterna i räkenskapsperiodsarkivet innan nedladdningen av materialkopian.

Bekanta dig med det exakta innehållet i materialkopian under Materialkopians innehåll.

Debitering

Observera debiteringen av materialkopian enligt följande:

  • När den automatiska materialkopian väljs vid uppsägningen bildas debiteringsgrunden för den sista tjänstefakturan. Den faktiska kopian genereras efter uppsägningstiden.

Observera följande i debiteringen:

  • Undvik dubbel debitering: Välj inte den automatiska kopian om du har tagit materialkopian själv precis innan uppsägningen.
  • Vid självbetjäning debiteras enligt prislistans transaktionsavgift per månad (se prislistan).
  • Materialkopians pris inkluderar hela företagets material inklusive alla räkenskapsperioder, vilket innebär att priset inte är räkenskapsperiodspecifikt.
  • Beställ materialkopian så ofta som behövs under en månad utan extra debitering (till exempel en räkenskapsperiod i taget).
  • Observera att debiteringen bildas endast en gång per månad oavsett vem som gör beställningen.
  • Observera att debiteringsgrunden bildas när materialkopian är helt klar.

Materialkopians innehåll

Följande information sparas i materialkopian per räkenskapsperiod:

  • Försäljningsfakturor (pdf), bilagor till försäljningsfakturor
  • Inköpsfakturor (bilder och bilagor). Inkluderar också obehandlade, nya inköpsfakturor och avvisade fakturor.
  • Bilagor till verifikationer
  • Kontoutdrag (även kontoutdrag från för närvarande inaktiva bankkonton under tidsperioden).
  • Information om bokslutet (från räkenskapsperiodsarkivet):
    • Huvudbok och Dagbok
    • Skuld- och fordringsförteckning
    • Balansspecifikation, Resultaträkning och Balansräkning
    • Förteckning över använda konton
    • Bokslutsdokument (om gjort i räkenskapsperiodsarkivet)
    • Andra dokument av typen bilagor från räkenskapsperiodsarkivet
  • Periodisk skattedeklaration (Momsdeklaration, Arbetsgivarprestationer)
  • Inkomstskattedeklarationsformulär
  • ??
  • Byggbranschdeklarationer (från och med 8.3.2024)
  • Årsdeklarationens sammanställning och mottagarspecifika specifikation
  • HRM (om det har varit i bruk):
    • Löneintyg, Lönekort, Lönespecifikationer, Lönelistor
    • Reseräkningar med bilagor
    • Företagsspecifika lönearter
    • Arbetstidsrapporter (inkl. dagspecifikation)
    • Lönedeklarationer och separata deklarationer
    • Betalningslistor, avräkningar, förskott, bikostnadsperiodisering
    • Semesterlöneskuldsrapporter och semestertillväxt
    • Bilagor för anställda (personuppgifter/ej personuppgifter)
    • Netbox-meddelanden och bilagor (som separat zip-fil)
  • Dokument för elektronisk signatur
    • Offentliga dokument (med valet Känslig information)
    • Obs: Personliga dokument inkluderas inte. Ändra dem till offentliga eller spara manuellt.

Observera följande i materialkopians innehåll:

  • Arbetstidsregistreringar skrivs ut på sida 2 av lönespecifikationens PDF-utskrift, om de inte har uteslutits i inställningarna.
  • Företagets verifikationer till noter från räkenskapsperiodsarkivet kommer som en egen mapp.
  • Elektroniskt signerade formulär inkluderas om de finns i räkenskapsperiodsarkivet. Flytta andra signerade formulär till räkenskapsperiodsarkivet först.

Om materialet inte har körts till räkenskapsperiodsarkivet (men räkenskapsperioden är avslutad), kommer följande dokument med i kopian:

  • Använda konton
  • Dagbok och Huvudbok
  • Fordrings- och Skuldförteckning
  • Balansräkning (lång och kontospecifik)
  • Balansspecifikation
  • Verifikationstyper
  • Resultaträkning (lång och kontospecifik)

Om räkenskapsperioden inte är avslutad, observera följande:

  • Samma information kommer med i kopian som för en avslutad räkenskapsperiod, men bokföringen av vinst/förlust saknas i huvud- och dagboken.
  • För en pågående räkenskapsperiod inkluderas de verifikationer som finns.
  • Gamla inköpsfakturor inkluderas även i Light-paketet, om inköpssidan har varit i bruk tidigare.

Observera följande om materialkopians filformat:

  • Materialkopian stöder de vanligaste filformaten (.doc, .pdf, .jpg, .xls osv.).
  • Andra filtyper ändras till .dat.
  • Du kan ändra filändelsen manuellt (till exempel .dat -> .zip), så öppnas filen normalt.

Exempel på mappstruktur för en räkenskapsperiod i den färdiga materialkopian:

Ladda ner materialkopian

Utför beställningen och nedladdningen av materialkopian enligt följande steg. Se till att du är inloggad i Netvisor och har valt rätt företag.

  1. Öppna vyn genom att välja Företagsmeny > Ladda ner räkenskapsmaterial.

  2. Skapa en ny beställning genom att klicka på "Ny materialbeställning".

  3. Välj först det material som ska beställas (bokföring och/eller löneberäkning) i det öppnade fönstret.

    • Välj önskade räkenskapsperioder genom att kryssa i kryssrutan framför räkenskapsperioden.

  4. Kontrollera att e-postadressen är korrekt för meddelandet.

    • Bekräfta beställningen.
    • Observera att du endast kan beställa material som du har användarrättigheter för.

  5. Följ beställningens framsteg i kolumnen Beställningens status.

    • Använd Netvisor normalt under nedladdningen.
    • Avbryt beställningen från denna vy innan den är klar om du inte behöver materialkopian (avbruten beställning debiteras inte).

  6. När beställningen är klar (du får ett e-postmeddelande), ladda ner materialet till din dator från Beställningsvyn.

    • Spara materialet som en zip-mapp.
    • Observera att nedladdningslänken är giltig i 60 dagar efter att den är klar.

Observera vid nedladdning och filer:

Gör så här med det nedladdade materialet:

  • Öppna filen filelist.html i den nedladdade materialmappen, där du bland annat ser inköpsfakturor med verifikationsnummer.
  • Kontrollera filen FailedFiles.txt, där du ser eventuella filer som har fått fel. Dessa visas i filförteckningen i rött.
  • Ladda ner filer som har fått fel manuellt från Netvisor.
  • Ladda vid behov ner Finvoice.xsl- och Finvoice.dtd-filerna för visning av Finvoice e-fakturor från Finanssialas webbplats, om de saknas.

Vanliga frågor

Hur lång är nedladdningstiden för materialkopian?

Den automatiska materialkopian kan laddas ner i 30 dagar från den sista användningsdagen. Självbetjäningstagna kopior kan laddas ner i 60 dagar från att de är klara. Om miljön har sagts upp kan materialkopian dock laddas ner i 30 dagar från den sista användningsdagen, även om materialkopian har beställts som självbetjäning.

Vilka är de nödvändiga användarrättigheterna för att ladda ner kopian?

Nedladdning av bokföringsmaterialet kräver rollen Bokförare (KP) och "Alla rättigheter" i Accounting-profilen. Nedladdning av löneinformationen kräver rollen Löneräknare (P) och "Alla rättigheter" i Löneberäkning-profilen.

Vad händer om beställningen avbryts innan den är klar?

Om du avbryter beställningen från Beställningar-vyn innan den är klar, bildas ingen debitering.

Hur många gånger kan materialkopian laddas ner?

Materialkopian kan beställas så ofta som behövs under en månad utan extra debitering (till exempel en räkenskapsperiod i taget). Debitering sker endast en gång per månad oavsett vem som gör beställningen och hur många gånger materialkopian laddas ner.

Kan jag ladda ner materialkopian till en ny Netvisor-miljö?

Du kan inte ladda ner materialkopian som sådan till en ny Netvisor-miljö. Materialkopian är avsedd för bevarande och arkivering av materialet.

Inkluderas löneinformationen alltid i materialkopian?

Löneinformationen inkluderas i materialkopian om löneberäkningen någon gång har varit i bruk i företaget och du har rollen Löneräknare (P) samt "Alla rättigheter" i Löneberäkning-profilen.

Hur undviker jag dubbel debitering för materialkopian?

Undvik dubbel debitering genom att inte välja automatisk materialkopia i samband med uppsägningen om du har tagit materialkopian själv precis innan uppsägningen.

Vad gör jag om det finns filer med fel i materialkopian?

Kontrollera filerna FailedFiles.txt och filelist.html. Ladda ner filer som har fått fel manuellt från Netvisor.

Vilket material får jag med om räkenskapsperioden inte är avslutad?

Du får samma information som för en avslutad räkenskapsperiod, men bokföringen av vinst/förlust saknas i huvud- och dagboken. För en pågående räkenskapsperiod inkluderas de verifikationer som finns.

Hur säkerställer jag att rapporterna om sammanställningen av bokslutet kommer med i materialkopian?

För materialet till räkenskapsperiodsarkivet efter avslutningen av räkenskapsperioden. Om räkenskapsperioden är pågående, ta rapporterna manuellt från Netvisor och lägg till dem i materialkopian eller spara rapporterna i räkenskapsperiodsarkivet innan nedladdningen av materialkopian.

nyckelord: uppsägning, materialkopia, nedladdning av räkenskapsmaterial, bevarande av material, hållbarhet av material, arkiv, Netvisor-material, bokföringsmaterial, löneinformation


Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.