Den här instruktionen handlar om att bevara och kopiera material för företagets bokföring och löneadministration i Netvisor-tjänsten, särskilt vid uppsägning. Företaget ansvarar för att bevara sitt eget material, och det rekommenderas att en materialkopia tas innan tjänsten sägs upp. Materialkopian kan erhållas antingen automatiskt eller som självbetjäning, och båda alternativen har detaljerade instruktioner om nödvändiga användarrättigheter, nedladdningens tidsplan och kostnader. Instruktionen listar också innehållet i materialkopian.
INNEHÅLL
Allmänt
Företaget ansvarar alltid för att bevara materialet. Vid uppsägning rekommenderar vi att en materialkopia tas för den lagstadgade bevaringen av bokföringsmaterialet. Vänligen läs noggrant igenom instruktionen nedan samt vår uppsägningsinstruktion noggrant. Vid uppsägning ska användaren välja antingen en automatisk materialkopia (rekommendation) eller självbetjäning.
Automatiskt genererad materialkopia (rekommendation):
Beställningen görs automatiskt av systemet efter den sista användningsdagen och materialet börjar genereras. Den automatiska materialkopian är avgiftsbelagd och debiteringen är samma transaktionsavgift som vid självbetjäning via nedladdning av räkenskapsmaterial. (Länk till prislistan). När kopian är klar meddelas kontaktpersonen som angavs vid uppsägningen via e-post. Den automatiska materialkopian kan laddas ner från Netvisor-tjänsten i 30 dagar efter den sista användningsdagen. För att ladda ner bokföringsmaterialet behövs rollen Bokförare (KP), samt Accounting-profilen 'Alla rättigheter'. För att ladda ner löneinformationen behövs rollen Löneräknare (P), samt Löneberäkning-profilen 'Alla rättigheter'. Debiteringsgrunden bildas när valet bekräftas vid uppsägningen. Tjänsten debiteras enligt den gällande prislistan. I den automatiska materialkopian kommer även löneinformationen att inkluderas, om detta någon gång har varit i bruk i företaget, även om det inte längre är aktivt. Denna nedladdning kräver löneräknarens roll + alla rättigheter i profilen för löneberäkning.
Materialkopia som tas som självbetjäning:
Bokföringsmaterialet kan beställas och laddas ner genom att använda den nuvarande materialkopieringstjänsten (avgiftsbelagd), eller gratis direkt från Netvisor-tjänsten. Nedladdningen av materialet måste startas innan den sista användningsdagen och den färdiga materialkopian kan laddas ner från Netvisor-tjänsten i 30 dagar efter den sista användningsdagen. För att ladda ner bokföringsmaterialet behövs rollen Bokförare (KP), samt Accounting-profilen 'Alla rättigheter'. För att ladda ner löneinformationen behövs rollen Löneräknare (P), samt Löneberäkning-profilen 'Alla rättigheter'. Tjänsten debiteras enligt den gällande prislistan.
Med hjälp av Netvisors materialkopieringstjänst kan du ladda ner räkenskapsmaterial som finns i Netvisor till din egen arbetsstation. Vanligtvis behövs en materialkopia när användningen av Netvisor upphör. Materialkopieringstjänsten är tillgänglig för alla företag utan separat aktivering och för att nedladdningen ska kunna göras måste Netvisor-tjänsten vara aktiv vid nedladdningstillfället. I framtiden kommer även löneinformationen att inkluderas i materialkopian, om användaren har rättigheter att generera detta och löneberäkningen inte nu skulle vara i bruk. Men materialet kommer alltså med om detta någon gång har varit i bruk. Om företaget tidigare har varit i ett annat paket och tidigare har gjort inköpsfakturor med bilaga eller pdf-bild, kommer dessa att inkluderas i materialkopian även om den körs när företaget är i Light-paketet. Om företaget för närvarande endast har Payroll-paketet, kommer även bokföringsmaterialet med, om detta någon gång har varit i bruk. För att ladda ner bokföringsmaterialet
behövs rollen Bokförare (KP), samt Accounting-profilen 'Alla rättigheter'.
Användarrättigheter
Materialkopian är uppdelad i bokförings- och löneadministrationsmaterial. För att ladda ner bokföringsmaterialet behövs rollen Bokförare (KP), samt Accounting-profilen 'Alla rättigheter'. För att ladda ner löneinformationen behövs rollen Löneräknare (P), samt Löneberäkning-profilen 'Alla rättigheter'. Om användaren har alla ovan nämnda användarrättigheter kan han eller hon ladda ner både bokförings- och löneadministrationsmaterialet på en gång.
Räkenskapsperiodens status
Räkenskapsmaterialet sparas i det skick det är vid tidpunkten för materialkopiering. Observera att räkenskapsperioden måste vara minst förseglad och efter avslutningen av räkenskapsperioden måste materialet föras till räkenskapsperiodsarkivet för att rapporterna om sammanställningen av årsredovisningen automatiskt ska sparas i materialkopian. Om rapporterna om sammanställningen av årsredovisningen för en pågående räkenskapsperiod ska sparas i kopian måste rapporterna tas manuellt från Netvisor och läggas till i materialkopian i efterhand. Alternativt kan rapporterna sparas i räkenskapsperiodsarkivet innan materialkopian laddas ner, varifrån de automatiskt sparas i materialkopian vid nedladdningen. Du kan bekanta dig med det exakta innehållet i materialkopian nedan under Materialkopians innehåll.
Debitering
När den automatiska materialkopian väljs vid uppsägningen bildas debiteringsgrunden för den månad då valet gjordes. Företaget debiteras alltså för materialkopian på nästa tjänstefaktura. Den faktiska kopian genereras först efter uppsägningstiden (efter den sista användningsdagen).
Om materialkopian har tagits själv redan före uppsägningen och man väljer den automatiska kopian kan företaget få dubbel debitering. Vid självbetjäning debiteras materialkopian enligt prislistans transaktionsavgift per månad. Mer information finns i vår prislista. Materialkopian kan alltså beställas så ofta som behövs under en månad, till exempel en räkenskapsperiod i taget eller bokförings- och löneadministrationsmaterial i taget. Vem som gör materialkopian spelar ingen roll, det vill säga olika personer kan göra beställningen och transaktionsavgiften bildas endast en gång per månad. Debiteringen bildas när materialkopian är helt klar.
Materialkopians innehåll
Följande information sparas i materialkopian per räkenskapsperiod:
- Försäljningsfakturor (pdf)
- Inköpsfakturor (bild från skanningstjänsten, bilagor som användaren har bifogat eller bild av e-fakturan). Kopian inkluderar också obehandlade inköpsfakturor i nytt inköpsfaktura-läge.
- Bilagor till verifikationer
- Kontoutdrag (även kontoutdrag från för närvarande inaktiva bankkonton laddas ner till kopian, om de har haft kontoutdrag under kopians tidsperiod).
- Information om årsredovisningen (från räkenskapsperiodsarkivet):
- Huvudbok
- Dagbok
- Skuldförteckning
- Fordringsförteckning
- Balansspecifikation
- Förteckning över använda konton
- Resultaträkning
- Balansräkning
- Årsredovisningsdokument (förutsätter att detta har gjorts i räkenskapsperiodsarkivet).
- Andra sparade dokument av typen bilagor från räkenskapsperiodsarkivet.
- Periodisk skattedeklaration
- Momsdeklaration
- Arbetsgivarprestationer (om HRM har varit i bruk)
- Inkomstskattedeklaration
- Företagets inkomstskattedeklarationsformulär
- ??
- Byggbranschdeklarationer (tillagt från och med 8.3.2024)
- Årsdeklarationens sammanställning
- Årsdeklarationens mottagarspecifika specifikation
- HRM (Om det har varit i bruk)
- Löneintyg
- Lönekort
- Reseräkningar med bilagor
- Lönespecifikationer
- Lönelistor
- Företagsspecifika lönearter
- Arbetstidsrapport, Daglig arbetstidsrapport, Dagspecifikation
- Lönedeklarationer och Separata deklarationer
- Betalningslista för återkommande betalningar
- Avräkningar
- Löne- och reseförskott
- Bikostnadsperiodisering
- Semesterlöneskuld totalt och Semesterlöneskuld per anställd
- Semestertillväxt och Semesterperiodiseringens bikostnader per anställd
- Bilagor för anställda, vars typ är "Personuppgifter" eller "Ej personuppgifter".
- Meddelanden och bilagor i Netbox inkluderas i materialkopian, så länge meddelanden/bilagor inte har tagits bort. Dessa Netbox-meddelanden bildas i en separat zip-fil.
- Dokument för elektronisk signatur
- Offentliga dokument inkluderas i företagets materialkopia med valet Känslig information
- Personliga dokument inkluderas inte i materialkopian, eftersom nedladdaren kanske inte har rätt till dem. Personliga dokument måste sparas manuellt eller ändras till offentliga dokument, så att de inkluderas i materialkopian.
Arbetstidsregistreringar kommer med i materialkopian på lönespecifikationerna, om de inte har uteslutits från lönespecifikationerna med inställningen i lönemodellhanteringen. Registreringarna skrivs ut på sida 2 av lönespecifikationens PDF-utskrift.
Materialkopian inkluderar också företagets verifikationer till noter från räkenskapsperiodsarkivet. Dessa kommer som en egen mapp och är inte räkenskapsperiodspecifika.
Om formuläret har signerats elektroniskt och finns i företagets räkenskapsperiodsarkiv, kommer det med i materialkopian. Om företaget har andra elektroniskt signerade formulär, måste dessa först flyttas till räkenskapsperiodsarkivet för att de ska inkluderas i materialkopian.
Om materialet inte har körts till räkenskapsperiodsarkivet (men räkenskapsperioden är avslutad), kommer följande dokument från årsredovisningen med i kopian:
- Använda konton
- Dagbok
- Huvudbok
- Fordringsförteckning
- Balansräkning lång form
- Balansräkning kontospecifik form
- Balansspecifikation
- Verifikationstyper
- Resultaträkning lång form
- Resultaträkning kontospecifik form
- Skuldförteckning
Samma information kommer också med i kopian, även om räkenskapsperioden inte är avslutad. Då saknas bokföringen av räkenskapsperiodens vinst/förlust i huvud- och dagboken. Om räkenskapsperioden är öppen och pågående, kommer de verifikationer som finns på den aktuella räkenskapsperioden med i huvud- och dagboken.
Om företaget har bytt till Light-paketet, som inte inkluderar bland annat leverantörsreskontra. Om företaget tidigare har haft inköpssidan i bruk, kommer gamla inköpsfakturor med i materialkopian, även om materialkopian har gjorts från Light-paketet.
Materialkopian stöder följande filformat: .doc, .docx, .xls, .xlsx, .odt, .ods, .rtf, .jpg, .png, .tif, .gif, .pdf, .css, .html, .ppt, .pptx, .odp, .txt och .xml. Om bilagan är av någon annan filtyp, ändras filtypen till .dat. Nedladdningen av materialkopian hindras dock inte, även om något annat än de stödda filformaten används. Filändelsen kan då ändras manuellt genom att byta namn på filen från .dat till .zip. Därefter öppnas filen som en vanlig zip-mapp.
Exempel på mappstruktur för en räkenskapsperiod i den färdiga materialkopian:
Ladda ner materialkopian
Logga in på Netvisor och välj det företag som materialkopian ska göras från. Välj därefter företagsmenyn "Ladda ner räkenskapsmaterial":
I denna vy visas alla tidigare beställningar och deras status. Skapa en ny beställning genom att klicka på "Ny materialbeställning":
Alla företagets räkenskapsperioder visas i Ny materialbeställning-fönstret listade under varandra. Välj först det material som ska beställas (bokföringsmaterial och löneadministrationsmaterial) och därefter den räkenskapsperiod/räkenskapsperioder som ska kopieras genom att kryssa i kryssrutan framför räkenskapsperioden. När räkenskapsperioderna har valts, kontrollera att e-postadressen är korrekt, till vilken meddelandet om den färdiga materialkopian skickas, vid behov kan du ändra e-postadressen till önskad. Observera att debiteringen bildas för varje färdig beställning. Beställningen kan avbrytas vid behov i ett senare skede.
Användaren kan göra beställningen och nedladdningen endast från det material som han eller hon har tillräckliga användarrättigheter för:
När beställningen har bekräftats, flyttas materialkopiebeställningen först till kön och därefter till nedladdningen. Nedladdningens framsteg uppdateras i kolumnen Beställningens status.
Beställningen kan avbrytas innan den är klar, vilket innebär att det inte bildas någon debitering:
I Beställningar-vyn visas mer detaljerat vilka räkenskapsperioder varje beställning gäller och vilket material:
Under nedladdningen kan Netvisor användas som vanligt och du kan logga ut.
När beställningen är klar, skickas ett e-postmeddelande till den adress som angavs vid beställningen. Materialkopian laddas ner från Netvisors beställningsvy till din egen dator, där den sparas som en komprimerad zip-mapp. Materialkopian kan laddas ner till din egen dator i 60 dagar efter att den är klar så många gånger som behövs. Nedladdningen av den färdiga beställningen till datorn debiteras inte separat. Nedladdningen kan göras av de Netvisor-användare som har rätt att beställa det aktuella materialet (KP-roll för bokföringsmaterialet och P-roll för löneadministrationsmaterialet, se mer detaljerad information om användarrättigheter här).
I Beställningar-vyn kan du se vem som har laddat ner materialet tidigare och när nedladdningen gjordes.
Materialet bildas i zip-mappen räkenskapsperiod för räkenskapsperiod och räkenskapsperiodernas mappar är namngivna som de har skapats i Netvisor. Filer som har fel eller inte har laddats ner finns i en separat FailedFiles.txt-fil och dessutom visas felen i FileList.html-filen i rött. Filer som har fel måste laddas ner manuellt från Netvisor.
I den nedladdade materialmappen bildas en filelist.html, som kan öppnas med vilken webbläsare som helst. I filelist.html listas bland annat alla inköpsfakturor med verifikationsnummer. Innehållet i Finvoice e-fakturan finns i en .xml-fil, och formateringsinformationen i en xsl-fil. Vissa fakturor har också en hänvisning till en dtd-fil. Om dessa filer (Finvoice.xsl och Finvoice.dtd) av någon anledning saknas, kan de vid behov laddas ner från https://www.finanssiala.fi/aiheet/verkkolaskutus-finvoice/#/ , och därefter läggas till i e-fakturamappen manuellt.
Vanliga frågor
Hur lång är nedladdningstiden för materialkopian?
Materialkopian kan laddas ner i 30 dagar från den sista användningsdagen för automatiskt tagna kopior och i 60 dagar från att den är klar för självbetjäningstagna kopior.
Vilka är de nödvändiga användarrättigheterna för att ladda ner kopian?
Nedladdning av bokföringsmaterialet kräver rollen "Bokförare" och alla rättigheter i Accounting-profilen. Nedladdning av löneinformationen kräver rollen "Löneräknare" och alla rättigheter i Löneberäkning-profilen.
Vad händer om beställningen avbryts innan den är klar?
Avbrytande av beställningen innan den är klar innebär att det inte bildas någon debitering. Beställningen kan avbrytas från Beställningar-vyn innan materialkopian är klar.
nyckelord: uppsägning, materialkopia, nedladdning av räkenskapsmaterial, bevarande av material, hållbarhet av material, arkiv, Netvisor-material, bokföringsmaterial, löneadministrationsmaterial
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback