I denna guide lär du dig att behandla överbetalningar på försäljningsfakturor. Guiden förklarar hur du allokerar överbetalningen till en annan försäljningsfaktura och hur du återbetalar det överbetalda beloppet till kunden.
INNEHÅLL
- Faktura betald två gånger med två olika betalningar, överbetalning allokeras försäljningsfaktura
- Faktura har betalats för mycket, överbetalning allokeras försäljningsfaktura
- Faktura har betalats för mycket, överbetalning återbetalas till kunden
- Faktura betald två gånger med två olika betalningar, pengar återbetalas till kunden
- Överbetalningsverktyg
- Manuell allokering
- Automatisk allokering
- Att tänka på
- Manuell korrigering och borttagning av betalning
- Registrering av överbetalning med behandlingsmetoden Överbetalning
Faktura betald två gånger med två olika betalningar, överbetalning allokeras försäljningsfaktura
I detta exempel har fakturan betalats för mycket med två olika betalningar och överbetalningen allokeras kundens andra försäljningsfaktura. Om kunden redan har en faktura i reskontran som överbetalningen kan allokeras, kan överbetalningen allokeras direkt till den önskade fakturan i vyn "Unallocated reference payments". Gå via widgeten "Unallocated reference payments" eller via sidan Sales > Payments. Allokeringen startar från vyn "Allocate" -länken. Behandlingsmetoden som väljs är Normal.
Om det inte finns någon försäljningsfaktura i reskontran som överbetalningen kan allokeras, kan överbetalningen allokeras en befintlig faktura, vilket resulterar i en överbetalning på fakturan. Överbetalningen visas i överbetalningsverktyget (Sales > Payments > Overpayments), där den kan allokeras kundens andra faktura. Mer om användningen av överbetalningsverktyget finns längre ner i denna guide under avsnittet Överbetalningsverktyg.
Faktura har betalats för mycket, överbetalning allokeras försäljningsfaktura
I detta exempel har fakturan betalats för mycket med en betalning och den överbetalda delen allokeras kundens andra försäljningsfaktura. Om betalningen inte har allokerats automatiskt till försäljningsfakturan, kan den allokeras en befintlig faktura via widgeten "Unallocated reference payments" eller via sidan Försäljning > Betalningar. Allokeringen startar från vyn "Allocate" -länken. Behandlingsmetoden som väljs är Normal. Nu visas överbetalningen på försäljningsfakturan. Överbetalningen visas i överbetalningsverktyget (Försäljning > Betalningar > Överbetalningar), där den kan allokeras kundens andra faktura. Mer om användningen av överbetalningsverktyget finns längre ner i denna guide under avsnittet Överbetalningsverktyg.
Faktura har betalats för mycket, överbetalning återbetalas till kunden
I detta exempel har kunden betalat fakturan för mycket med en betalning och överbetalningen visas på försäljningsfakturan. Det överbetalda beloppet återbetalas till kunden. Om betalningen inte har allokerats automatiskt till försäljningsfakturan, kan den allokeras en befintlig faktura via widgeten "Unallocated reference payments" eller via sidan Försäljning > Betalningar. Allokeringen startar från vyn "Allocate" -länken. Behandlingsmetoden som väljs är Normal. Nu visas överbetalningen på försäljningsfakturan. När återbetalningen till kunden visas på kontoutdraget, registreras en negativ betalning på försäljningsfakturan via Försäljningsfakturans funktioner > Lägg till betalning > Välj det bankkonto från vilket kundens pengar har återbetalats. Ange betalningsdatumet som det datum då återbetalningen visas på kontoutdraget, behandlingsmetoden är normal. . Beloppet är i detta fall negativt eftersom det är en återbetalning av betalningen. Tryck slutligen på "Spara". Fakturan visar nu båda inkommande betalningar och det återbetalda beloppet till kunden. Notera verifikationsnumret för återbetalningen.
Gå sedan till kontoutdraget, öppna det för redigering och hitta transaktionsraden för återbetalningen. Välj ikonen för verifikationslänkning från knappen "Account" och länka verifikationen till kontoutdraget.
Faktura betald två gånger med två olika betalningar, pengar återbetalas till kunden
I detta exempel har kunden betalat fakturan två gånger med två olika betalningar och det överbetalda beloppet återbetalas till kunden. Kundens pengar återbetalas exempelvis genom att betala dem från Netvisor som en banköverföring, via leverantörsreskontran som en leverantörsfaktura eller alternativt från internetbanken.
Om betalningen har kommit som en maskinläsbar referensbetalning från banken, kan den allokeras en befintlig faktura via widgeten "Unallocated reference payments" eller via sidan Försäljning > Betalningar. Allokeringen startar från vyn "Allocate" -länken. Behandlingsmetoden som väljs är Normal. Nu visas överbetalningen på försäljningsfakturan.
När återbetalningen till kunden visas på kontoutdraget, registreras en negativ betalning på försäljningsfakturan via Sales invoice actions > Add payment > Välj det bankkonto från vilket kundens pengar har återbetalats. Ange betalningsdatumet som det datum då återbetalningen visas på kontoutdraget, behandlingsmetoden är normal. . Beloppet är i detta fall negativt eftersom det är en återbetalning av betalningen. Tryck slutligen på "Spara". Fakturan visar nu båda inkommande betalningar och det återbetalda beloppet till kunden. Notera verifikationsnumret för återbetalningen.
Gå sedan till kontoutdraget, öppna det för redigering och hitta transaktionsraden för återbetalningen. Välj ikonen för verifikationslänkning från knappen "Account" och länka verifikationen till kontoutdraget.
Överbetalningsverktyg
Verktygets huvudsyfte är att underlätta användarens manuella arbete i de fall då deras kunder har betalat fakturan dubbelt eller till exempel på grund av ett kommateckenfel har betalat för mycket på fakturan. Verktyget underlättar att hitta sådana fakturor i fakturalistan, baserat på en fördefinierad logik.
Listan visar fakturor vars öppna belopp är negativt och fakturan har betalats mer än fakturabeloppet. För att betalningen ska visas i överbetalningsverktyget måste betalningen ha behandlats med metoden normal. Om betalningsmetoden överbetalning har använts vid betalningsbehandlingen, vilket resulterar i att överbetalningen har registrerats på utredningskontot, kommer dessa fakturor inte att visas i denna överbetalningslista.
Från menyn Ekonomiförvaltning > Inställningar > Bokföringsinställningar> "Konton för standardkonteringar", måste det i förväg vara definierat ett konto som används vid allokering av överbetalningar. Om allokeringen kvittar hela det öppna fakturabeloppet, ändras statusen för den allokerade fakturan till betald. Fakturan skickas dock till kunden med nollbelopp om den vid allokeringstillfället var i status "Inte skickad".
Verktyget finns enligt följande: Försäljning > Betalningar > Överbetalningar.
Verktyget listar alla fakturor som har fått en för stor betalning i den vy som öppnas för användaren. En för mycket betald faktura känns igen på det negativa talet i kolumnen "öppna".
Betalningar kan allokeras genom att välja önskade fakturor från listan och välja hur fakturorna ska allokeras. Fakturorna kan allokeras antingen individuellt manuellt av användaren eller automatiskt av systemet.
Manuell allokering
Genom att välja "Allocate selected overpayments" öppnas en vy där alla valda överbetalningar ingår och de kan behandlas faktura för faktura. Användaren kan här definiera vilken öppen faktura överbetalningen ska allokeras. Om fakturans status är Under collection, kommer dessa inte att visas i allokeringsfakturorna, så fakturans status måste vara Unsent, Open, Overdue, Reminded eller Notified. Systemet föreslår automatiskt den äldsta fakturan eller de äldsta, om överbetalningen inte kvittas genom att allokera en faktura. Om användaren vill allokera betalningen till en annan faktura är det möjligt att ändra.
När användaren anser sig vara klar, räcker det att trycka på knappen "Allocate and create allocations" längst ner på sidan, vilket automatiskt skapar de nödvändiga verifikationerna och allokeringsraderna för båda fakturorna.
Invoice payments and processed payments -fliken visar allokeringsinformationen.
Automatisk allokering
Genom att välja "Allocate selected overpayments automatically", gör systemet allokeringarna av överbetalningar till den äldsta öppna fakturan och skapar de nödvändiga verifikationerna och anteckningarna på fakturorna. Användaren har då ingen möjlighet att påverka vilken faktura betalningen allokeras. Vid stora fakturamängder påskyndar denna funktionalitet användarens arbete avsevärt.
Att tänka på
- Allokering till kundens öppna, skickade faktura kan göras när som helst.
- Om information om den gjorda allokeringen önskas på fakturan, måste allokeringen göras innan fakturan skickas.
- Allokering kan inte göras till en faktura som har överförts till Duetos inkassotjänst.
Manuell korrigering och borttagning av betalning
Om betalningen har allokerats fel faktura, kan den manuella betalningen tas bort eller den maskinläsbara referensbetalningens allokering kan upphävas.
Öppna fakturan genom att trycka på fakturanumret. Från "Payment transactions" väljer du länken "Payments (x)"
Tryck på "Reference number"
Tryck på betalarens namn
Om betalningen behöver tas bort, tryck på "Delete" -knappen. Verifikationen som är kopplad till betalningen annulleras om inga andra betalningar har registrerats på verifikationen.
Om betalningsbeloppet ska ändras, ändra det önskade beloppet i "Amount"-fältet och välj "Save and go to voucher". Ändra också verifikationsbeloppet för att matcha betalningsbeloppet, detta görs via Voucher actions > Open for editing > Save changes
Om betalningen har kommit som en maskinläsbar referensbetalning, kan betalningen inte tas bort helt. Då väljer du "Undo allocation and cancel voucher". Att upphäva allokeringen annullerar betalningsverifikationen. Att upphäva allokeringen flyttar betalningen tillbaka till "Unallocated reference payments", där betalningen kan behandlas igen.
Registrering av överbetalning med behandlingsmetoden Överbetalning
Om du vill använda behandlingsmetoden Överbetalning, kontrollera att kontona som används i standardallokeringar (Financial management > Settings > Accounting settings > Accounts used in default allocations) är definierade för bokföringskontot för överbetalningsallokering.
Behandling av betalning från vyn "Unallocated reference payments"
Allokeringen startar från vyn "Allocate" -länken. Som standard begränsar vyn fakturorna med referensnummer, men i vyn kan betalningar också begränsas till exempel med kundens namn. Välj den faktura som ska allokeras och behandlingsmetoden Överbetalning > Process. Denna behandlingsmetod registrerar försäljningsfakturans öppna belopp som betalt och överbetalningen registreras på det bokföringskonto som är definierat i kontona som används i standardallokeringar. På försäljningsfakturan skapas två betalningar, en positiv och en negativ. I exemplet nedan är försäljningsfakturans belopp 37,20 och en betalning på 45,00 har kommit till försäljningsfakturan.
Lägg till betalning manuellt
Hitta den önskade fakturan och öppna fakturan. Välj sedan "Add payment" från försäljningsfakturans åtgärder. I vyn "New payment" väljer du det bankkonto där betalningen har kommit, betalningsdatumet och ändrar vid behov betalningsbeloppet. Välj behandlingsmetoden Överbetalning > Save. Denna behandlingsmetod registrerar försäljningsfakturans öppna belopp som betalt och överbetalningen registreras på det bokföringskonto som är definierat i kontona som används i standardallokeringar. På försäljningsfakturan skapas två betalningar, en positiv och en negativ (se exempel ovan)
Registrering av överbetalning till en annan försäljningsfaktura
Om en överbetalning behandlad med behandlingsmetoden Överbetalning ska allokeras en annan försäljningsfaktura, kan en helt ny betalningsmetod skapas via Sales basic information. I betalningsmetoden bör samma konto användas som det som är definierat i kontona som används i standardallokeringar (Financial management > Settings > Accounting settings > Accounts used in default allocations)
Hitta den önskade fakturan och öppna fakturan. Välj sedan "Add payment" från försäljningsfakturans åtgärder. I vyn "New payment" väljer du den skapade betalningsmetoden i fältet "Account", betalningsdatumet och ändrar vid behov betalningsbeloppet. Behandlingsmetoden är normal.
Återbetalning av överbetalning till kunden i pengar
Om en överbetalning behandlad med behandlingsmetoden Överbetalning återbetalas till kunden i pengar, återbetalas pengarna exempelvis genom att betala dem från Netvisor som en banköverföring, via leverantörsreskontran som en leverantörsfaktura eller alternativt från internetbanken. När återbetalningen visas på kontoutdraget, gå till kontoutdraget, öppna det för redigering och hitta transaktionsraden för återbetalningen. Välj ikonen för verifikationslänkning från knappen "Account" och välj "Create new voucher". Vid skapandet av verifikationen är bankkontot redan valt med beloppet från transaktionsraden och motkontot väljs som samma konto som är definierat i kontona som används i standardallokeringar (Financial management > Settings > Accounting settings > Accounts used in default allocations).
Nyckelord: överbetalning, försäljningsfaktura, allokering, återbetalning av pengar, överbetalningsverktyg
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback